Peningkatan Layanan Knowledge Sharing Perpustakaan melalui WhatsApp

Derasnya arus informasi yang ditampilkan dan ditawarkan kepada users oleh search engine melaluiwebsite memberikan dampak yang cukup besar terhadap kreasi dan inovasi penyajian informasi dan ilmu pengetahuan. Untuk menjalankan fungsi informasi dengan baik di era modern ini menjadi tantangan berat bagi perpustakaan.Diantara permasalahan yang muncul adalah bagaimana sebuah perpustakaan mampu menjalankan misi untuk membangun "jembatan" antara Ilmu Pengetahuan/Informasi dan Pemustaka nya.Dengan hadir nya website penyedia informasi (web search engines), mungkinkah perpustakaan tidak perlukan lagi.Bagaimana caranya agar perpustakaan tetap eksis bertahan di era digital.Sebenarnya, permasalahan tersebut di atas tidak perlu dirisaukan karena komunikasi dan interaksi antara perpustakaan dan pemustaka sudah terjadi sejak hadirnya Internet dan Web Search Engine.Kehadiran nya tidak membuat keberadaan perpustakaan dan pustakawan menjadi tidak penting bahkan sebaliknya saling membutuhkan.Bagi pustakawan, global libraries menjadi tantangan tersendiri serta peluang untuk meningkatkan kemampuan diri dan bidang teknologi informasi serta dituntut mampu berkreasi dan berinovasi lebih baik bagi layanan pemustakanya. Pengembangan ilmu pengetahuan tidak terlepas dari perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi.Salah satu bentuknya yaitu media sosial sebagai alat yang digunakan untuk berbagi ilmu pengetahuan122.Social media (SM) menjadi platform penting untuk memfasilitasi kegiatan knowledge sharing (KS) bagi individu dan organisasi123.Hal ini menarik perhatian profesional dan akademis dalam pemanfaatan media sosial dalam pengembangan pengetahuan melalui aplikasi digital informasi. Perolehan ilmu pengetahuan atau informasi bisa diperoleh dari berbagai sumber baik dari sumber bahan tercetak (printed materials) maupun bahan non-cetak (non-printed materials).Kedua jenis sumber bahan tersebut dapat ditemukan atau diperoleh di perpustakaan yang menyediakan berbagai bidang disiplin ilmu sehingga dapat dikatakan bahwa perpustakaan sebagai information center atau gate of knowledge. Perpustakaan tidak hanya menyediakan bahan bacaan dalam bentuk media cetak maupun media non-cetak saja, akan tetapi perpustakaan harus menjadi garda ilmu pengetahuan (gate of knowledge), artinya perpustakaan harus mampu mampu menjawab segala pertanyaan atau permintaan users berkenaan dengan informasi yang dibutuhkan dan sekaligus menyediakannya secara cepat dan akurat. Perpustakaan sebagai garda ilmu pengetahuan menjadi fokus pembahasan yang penting dalam dunia digital atau elektronik.Layanan perpustakaan digital dapat diperluas untuk mendukung jaringan ilmu124.Perolehan informasi secara cepat dan akurat menjadi dambaan dan harapan setiap pemustaka. Di era teknologi informasi, meskipun sebagian besar koleksi perpustakaan yang ada di Indonesia masih didominasi oleh koleksi bahan monograf namun ketersediaan koleksi digital atau elektronik, berupa e-resources seperti e-book dan e-journal, di perpustakaan menjadi suatu keharusan atau keniscayaan. Ketergantungan pemustaka terhadap e-resources tidak bisa dipungkiri karena “lifestyle” mereka tidak terlepas dari penggunaan teknologi informasi berupa handphone yang menyediakan berbagai macam aplikasi seperti Whatsapp atau WA untuk memudahkan para penggunanya dalam berkomunikasi dan akses informasi. Fasilitas Whatsapp digunakan oleh masyarakat luas sebagai fasilitas komunikasi yang paling sering digunakan karena mudah dalam penggunaanya dan memiliki fitur-fitur yang dapat mewakili kebutuhan individu dan kelompok dalam berkomunikasi juga menyampaikan informasi penting dalam waktu yang singkat. Kehadiran sosial media (SM) mengubah gaya hidup, cara orang berkomunikasi dan berinteraksi baik antar personal maupun kelompok atau organisasi dan bahkan dalam hal bekerjasama atau kolaborasi. Ia juga melanjutkan pernyataannya bahwa saat ini media sosial dijadikan sebagai sarana atau media bahkan interface dalam hal berbagi ilmu pengetahuan atau informasi (knowledge sharing)125. Efisiensi waktu dalam proses transfer informasi, menjadikan Whatsapp pupuler penggunaannya tidak hanya pada kalangan remaja, namun juga pada kalangan orang dewasa. Hal ini menjadi perhatian bagi library dalam peningkatan knowledge sharing di dunia digital melalui media sosial Whatsapp.Pengguna dapat berkomunikasi dengan personal maupun kelompok atau group dalam perolehan informasi yang perlu diketahui oleh yang bersangkutan atau kelompoknya.Komunikasi melalui fasilitas ini juga bisa digunakan untuk mendapatkan informasi dari perpustakaan melalui pustakawan.

1. Gambaran Umum Perkembangan teknologi informasi melalui media sosial mampu mengubah (transformasi) dari perpustakaan physical menjadi virtual. Perpustakaan yang memiliki koleksi digital akan mudah diakses dengan menggunakan teknologi informasi melalui media sosial. Hal ini tidak dapat dipungkiri karena kebutuhan masyarakat luas akan informasi yang cepat dan terkini. Pengguna perpustakaan (pemustaka) harus bisa mengakses data koleksi yang ada di perpustakaan secara cepat dan akurat. Oleh karena itu perpustakaan perlu meningkatkan layanan dengan berbagai strategi, salah satu cara adalah dengan menggunakan Sosial Media berupa Whatsapp atau WA. Layanan perpustakaan sebagai sarana pengembangan pengetahuan secara luas kepada pengguna (masyarakat), menjadikan media sosial sebagai salah satu strategi pengembangan layanan kepada publik, sehingga kompetisi layanan perpustakaan di era teknologi informasi dapat dimanfaatkan ke arah produktif dan inovatif. Sosial Media berupa Whatsapp atau lebih dikenal dengan sebutan WA menjadi salah satu sarana yang dapat digunakan oleh perpustakaan dalam upaya meningkatkan layanan informasi kepada pemustaka secara online.Permintaan bahan bacaan atau bahan referensi oleh pemustaka bisa diberikan oleh pustakawan secara cepat dan tepat tanpa harus tatap muka secara langsung.Perpustakaan perlu membuat database atau pangkalan data informasi atau bahan bacaan yang sering bahkan sangat sering diminta oleh pemustaka.Content pangkalan data bisa berupa e-book, e-journal atau bahan bacaan berkenaan dengan topic atau subyek tertentu yang telah dikumpulkan oleh pustakawan berdasarkan disiplin ilmu yang dikelola oleh perpustakaan tersebut sebagai koleksi digital (digital collections). Koleksi dalam format digital mudah diakses dengan menggunakan teknologi informasi berupa handphone dengan aplikasi WA. Penyediaan informasi melalui WA merupakan salah satu cara perpustakaan meningkatkan layanan informasi kepada pemustaka. 2. Layanan Perpustakaan via WhatsApp WhatsApp (WA) sebuah aplikasi sosial media yang dapat diterapkan di perpustakaan dalam rangka meningkatkan layanan perpustakaan kepada pemustaka dalam upaya perolehan informasi. WA berupa sebuah aplikasi yang dipakai dalam samart phone dan harus terkoneksi dengan internet agar pesan teks, gambar, video, audio, lokasi pengguna, bisa dikirim ke pengguna lain. Sebelum perpustakaan menerapkan media sosial seperti WA untuk pelayanan pemustaka, perlu kiranya mengenal beberapa karakteristik nya. Disebutkan, ada sembilan karakteritik yang harus diketahui secara detil oleh pustakawan sehingga memudahkan pustakawan dalam memanfaatkan media sosial khususnya WA dalam memberikan pelayanan informasi kepada pemustaka. Kesembilan karakteristik dimaksud yaitu: 1. contentonline dengan mudah dibuat dan dibagikan kepada orang lain baik berupa texts, video, photo atau video ; 2. Online Collaboration, siapapun dengan mudah bisa ikut terlibat berkolaborasi dalam menulis content; 3. Sebuah dialog atau komunikasi secara real-time bisa di-share ke banyak orang; 4. Perkembangan masyarakat bermula dari bawah ke atas, artinya berbagai jenis kelompok masyarakat bisa dibangun dengan media sosial secara online tanpa harus berada dala sebuah forum atau ruang rapat ; 5. Belajar banyak hal dari banyak orang karena banyak orang yang terlibat dalam satu kamunitas, sehingga orang-orang tidak hanya bisa berkomunikasi, berkolaborasi, atau membentuk online community ; 6. Transparancy, bermakna bahwa sebuah perpustakaan bisa terkoneksi dengan users nya secara personal dan semua orang bisa mengetahui nya, dengan demikian tidak ada yang perlu ditutupi ke publik; 7. Perseorangan, dengan pengertian bahwa seseorang sangat dimungkinkan melanggan karya tulis ilmiah tertentu berdasarkan subyek yang kehendaki ; 8. Poratable, maksudnya semua orang bisa mengakses 24 jam dimana saja dan kapan saja karena sosial media terkoneksi dengan internet; 9. Tanpa batas waktu dan jarak, media sosial memberikan kemudahan dalam berkomunikasi dan kolaborasi dengan siapapun dan dimanapun dia berada 133. Setelah pustakawan mengenal karakteristik media sosial, termasuk di dalamnya WhatsApp, perlu kiranya menggunakan media tersebut di perpustakaan dalam memberikan layanan informasi secara online kepada pemustaka.Salah satu jenis layanan yang bisa diterapkan dan diberikan kepada pemustaka berupa reference service.Layanan rujukan menjadi bagian layanan perpustakaan yang berkembang pesat dengan hadirnya teknologi informasi dalam dunia perpustakaan. Dijelaskan bahwa layanan rujukan secara online sangat mungkin dilakukan dengan memanfaatkan media sosial seperti WhatsApp.Ia menambahkan, konsep Referensi 2.0 bisa diterapkan di perpustakaan secara efektif membangun komunikasi antara pemakai jasa layanan dan pustakawan rujukan. Konsep tersebut memiliki fungsi utama mempromosikan aktivitas rujukan dan koleksi rujukan, merespon pertanyaan pemustaka dan dipandu oleh pustakawan rujukan ke sumber informasi baik yang ada di dalam perpustakaan atau pun yang ada di luar perpustakaan134. Terkait penggunaan media sosial, khususnya WhatsApp dalam meningkatkan layanan perpustakaan, dikemukakan bahwa media sosial merupakan salah satu alat komunikasi dan informasi yang mampu menjembatani antara satu dengan lainnya. Berkembangnya teknologi informasi berdampak positif terhadap peningkatan kualitas layanan perpustakaan.Promosi koleksi perpustakaan kepada pemustaka bisa dilakukan dengan cepat, tepat dan mudah135. Strategi layanan perpustakaan menggunakan WhatsApp dapat digambarkan dalam bentuk "segi tiga", melibatkan tiga unsur utama: Pemustaka - Pustakawan - Koleksi Digital. WA dijadikan sebagai media penghubung (interface) antara pemustaka (user) dan pustakawan (librarian) dalam mengakses koleksi digital (digital collection). Pemustaka mengajukan permintaan/pertanyaan via nomor WA pustakawan.Pustakawan melakukan verifikasi permintaan pemustaka (topik harus jelas).Pustakawan mengakses topik yang diminta ke database koleksi.Pustakawan verifikasi hasil akses, jika ditemukan, pustakawan mengirim data/bahan ke pemustaka via WA.Pustakawan meminta konfirmasi kepada pemustaka jika bahan tersebut sesuai atau tidak. Jika sesuai, maka proses transaksi selesai, namun jika tidak sesuai, maka pustakawan harus melakukan penelusuran ulang ke database.

Kehadiran Teknologi Informasi bisa memberikan pengaruh positif atau negative bagi pemakainya. Jika teknologi tersebut dipakai untuk hal-hal yang positif maka banyak orang akan merasakan manfaatnya, demikian pula jika sebaliknya. Begitu juga halnya dengan penerapan teknologi informasi di perpustakaan untuk pelayanan informasi kepada pemustaka, memudahkan akses informasi secara online ke database perpustakaan dengan memanfaatkan media sosial berbasis web. Penggunaan media sosial seperti WhatsApp di perpustakaan tidak berarti bahwa pemustaka tidak boleh lagi berkunjung langsung ke perpustakaan, akan tetapi hanya memberikan kemudahan kepada pemustaka dalam mengakses informasi secara cepat. Teknologi informasi tidak bersifat statis tetapi dinamis, terus menerus berinovasi untuk kesempurnaan.Pustakawan dituntut mampu menguasai penggunaan teknologi informasi dengan terampil demi memberikan kepuasan kepada pemustaka.