IMPLEMENTASI KNOWLEDGE SHARING (BERBAGI PENGETAHUAN) DI KALANGAN PUSTAKAWAN

Beberapa tahun terakhir ini, konsep dan implementasi knowledge sharing mulai ramai dibicarakan di berbagai organisasi dalam berbagai skala. Implementasi knowledge sharing sebagai upaya untuk memenuhi tuntutan persaingan global dan ditambah dengan perkembangan teknologi informasi. Kikoski & Kikoski, 2004 (dalam Rodin) menuturkan bahwa pada abad 21 ini keberhasilan organisasi sangat bergantung dari knowledge yang mereka miliki dan bagaimana memanfaatkan knowledge yang telah ada. Knowledge yang dimiliki setiap personal berbeda satu dengan lainnya, dan pengetahuan tersebut lebih banyak tersimpan dalam masing-masing kepala individu. Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam: 42% dipikiran (otak) karyawan, 26% dokumen kertas, 20% dokumen elektronik, dan 12% knowledge base electronic. (Setiarso, 2006) Menurut Tobing (2007:9) knowledge sharing merupakan tahapan penyebaran dan penyediaan pengetahuan pada saat yang tepat untuk karyawan yang membutuhkan. Prinsipnya bahwa sebagian besar pengetahuan ada di dalam kepala manusia dalam bentuk tacit knowledge. bukan di sistem informasinya yang canggih (Tobing, 2007). Implementasi knowledge sharing adalah pada manusia yang didukung tentunya oleh teknologi. Penelitian yang dilakukan oleh Amalia Zulfa Nurbaiti (2013) mengenai Implementasi Knowledge Sharing Terhadap Kinerja Pustakawan Menyimpulkan Bahwa Kegiatan Knowledge Sharing sudah berlangsung sejak perpustakaan itu ada atau berdiri. Kegiatan Knowledge Sharing telah memberikan banyak manfaat terhadap perpustakaan dan pegawai. Utamanya dalam hal peningkatan kinerja dan tenaga teknis perpustakaan. Artinya bahwa berbagi pengetahuan meruapakan hal penting untuk memberikan manfaat pada banyak orang. Penulisan ini bertujuan untuk memberikan wawasan bagi para pustakawan khususnya mengenai pentingnya membagi pengetahuan, serta kegiatan apa saja yang dapat dilakukan untuk berbagi pengetahuan. MANFAAT KNOWLEDGE SHARING “Knowledge sharing merupakan suatu proses yang sistematis dalam mengirimkan, mendistribusikan, dan mendiseminasikan pengetahuan dan konteks multidimensi dari seorang atau organisasi kepada orang atau organisasi lain yang membutuhkan melalui metoda dan media yang variatif”. Knowledge sharing merupakan bagian dari proses knowledge management yang hakekatnya memberikan kesempatan yang luas untuk belajar (learning) kepada seluruh anggota organisasi sehingga dapat meningkatkan kompetensinya secara mandiri. (Tobing, 2007) Penulis menyarikan pelbagai manfaat knowledge sharing, yang secara garis besar seperti pada paparan berikut ini. Bahwa knowledge sharing bermanfaat untuk : Membangun kepercayaan Kepercayaan merupakan landasan budaya untuk berbagi, yaitu saling mempercayai antara pustakawan dengan manajemen, maupun antara pustakawan dengan pustakawan lainnya. Trust merupakan pondasi dari berbagai proses di dalam knowledge management. Kepercayaan merupakan modal membangun komunikasi yang efektif antar pustakawan, memperkecil kemungkinan terjadi mis komunikasi hinga mis persepsi. Kepercayaan dibentuk melalui interaksi dan pergaulan yang bersifat informal antar personel dan tindakan yang konsisten antara apa yang dikatakan dengan apa yang dilakukan. Membangun keterbukaan Keterbukaan terkait dengan budaya dan personality. Metode baru dalam menggali ide/gagasan atau knowledge seseorang salah satunya dengan interactive knowledge café. Lebih lanjut Tobing mengungkapkan bahwa kekuatan metode ini adalah membangun suasana yang santai dan informal seperti suasana di café. Metode ini juga menekankan pada keragaman ide, dengan membagi peserta dalam kelompok-kelompok kecil. Metode ini secara tidak langsung sudah diadop oleh perpustakaan pada umumnya, mereka membuat perpustakaan sebagai learning commons dengan suasana yang tidak kaku dan mengakomodir pemustaka. Bagi pustakawan, kelompok-kelompok diskusi kecil perlu lebih digalakkan untuk membangun keterbukaan antar pustakawan. Memberikan kesempatan Belajar dan mengakses pengetahuan Manfaat sharing salah satunya adalah memberikan kesempatan semua orang untuk mengakses pengetahuan, memberikan kesempatan yang sama bagi anggota organisasi untuk mengakses pengetahuan dan mempelajarinya. Dengan demikian, pengetahuan, tidak hanya dimiliki oleh per orangan saja, namun juga dapat dibagi oleh teman yang lain. Akses knowledge pustakawan di Pulau Jawa jauh lebih besar disbanding dengan pustakawan lain di luar Jawa. Meskipun perkembangan internet sudah sampai ke pelosok, namun knowledge yang terkait dengan kepustakawanan masih belum merata. Mempercepat penyelesaian tugas atau masalah. Melalui kegiatan sharing pengetahuan, membantu para individu dalam organisasi untuk menyelesaikan suatu permasalahan dan memperlancar penyelesaian tugas. Pekerjaan tidak menjadi tertunda, hanya karena salah seorang individu tidak mempunyai pengetahuan tertentu. Atau menjadi justifikasi orang untuk tidak menyelesaikan pekerjaannya. Dengan demikian, pekerjaan-pekerjaan akan lebih mudah dilakukan, permasalahanpun bisa diminimalisir sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Meningkatkan daya saing profesi dan organisasi Untuk meningkatkan kompetisi organisasi, diperlukan pengelolaan pengetahuan, serta pengelolaan keterampilan yang sesuai dengan kompetensi individu dalam organisasi. Menurut Nonaka dan Takaeuchi 2004 (dalam Nawawi, 2012), perusahaan di Jepang mempunyai daya saing karena memahami bahwa knowledge merupakan sumber dari daya saing. Sehingga harus dikelola direncanakan dan diimplementasikan dengan baik. METODA & MEDIA SHARING Media yang variatif baik yang bersifat offline maupun online dibutuhkan untuk membentuk budaya sharing tersebut. Secara garis besar, penulis membaginya dalam tiga fokus yakni : 1. Pertemuan non formal. Pertemuan non formal melibatkan komunikasi interpersonal yang tidak direncanakan 2. Pertemuan formal atau yang direncanakan. Kegiatan-kegiatan yang sejak awal direncanakan, seperti rapat, kegiatan pelatihan, seminar maupun workshop, maupun FGD. 3. Melalui teknologi informasi, seperti penggunaan media social(facebook, instagram, whatsapp), email, internet, faksimili IMPLEMENTASI KNOWLEDGE SHARING PUSTAKAWAN Nonaka dan Takeuchi (1995) mengkonversi dua jenis knowledge yakni tacit knowledge dan eksplisit knowledge melalui empat jenis proses yakni Socialization, Externalization, Combination dan Internalization atau yang dikenal dengan metode SECI. (Tobing, 2007). Sebelum membahas metode SECI, lebih dulu akan penulis kemukakan mengenai dua jenis knowledge yang disarikan dari beberapa sumber referensi. Tacit knowledge adalah pengetahuan terbatinkan atau pemikiran pengetahuan. Tacit merupakan knowledge yang diam dalam benak manusia dalam bentuk intuisi judgemen, skill, nilai, belief. Explisit knowledge adalah pengetahuan yang sudah dikodifikasikan dalam bentuk dokumen atau wujud lain sehingga mudah di transfer pada orang lain. Model SECI, Nonaka, 1995 Sosialisasi Pada tahap ini, proses sharing dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan pengalaman langsung. Atau tahap konversi pengetahuan tacit-tacit terjadi pada tingkat individu dan kelompok. Sosialisasi merupakan proses penyebaran pengalaman, dan penciptaan pengetahuan. Proses sosialisasi antar pustakawan disuatu lingkungan organisasi yang biasa dilakukan melalui pertemuan tatap muka, baik formal maupun informal. Untuk pertemuan formal dapat dilaksanakan saat rapat, maupun pertemuan rutin/bulanan. Pertemuan informal lebih pada diskusi yang sifatnya personal baik saat istirahat, saat bekerja maupun suasana lain yang tidak direncanakan sebelumnya. Contoh kegiatan knowledge sharing yang dilakukan oleh pustakawan yang selesai mengikuti diklat atau training diharuskan membagikan ilmu ataupun informasi yang didapatkan dari diklat atau training kepada pustakawan yang lain. Atau kegiatan inhouse training, seseorang yang memiliki keahlian tertentu di kantor, memberikan pelatihan pada rekannya yang tidak memiliki pengetahuan tersebut. Pelatihan (training) dengan mengubah tacit trainer menjadi tacit knowledge para peserta pelatihan. Diharapkan knowledge atau pengetahuan yang didapat saat pelatihan dapat ditransfer atau dipindahkan menjadi pengetahuan bersama. Semakin berkembang teknologi komunikasi, proses sosialisasi dapat dilakukan secara online, misalnya dengan grup di FB maupun di WAG (Whatsapp Grup). Berbeda dengan sosialisasi secara off line atau tatap muka, bentuk sosialisasi secara online ini menjaring pustakawan lebih heterogen dan tidak saling mengenal satu sama lain. Melalui pertemuan-pertemuan ini pustakawan dapat saling berbagai pengetahuan (knowledge) dan pengalaman yang dimilikinya sehingga tercipta pengetahuan baru bagi mereka. Tidak itu saja, melalui pertemuan-pertemuan ini pustakawan dapat mengemukakan apa yang menjadi permasalahan yang dihadapi di tempat kerjanya, hingga solusi bagi permasalahan pustakawan. Berikut adalah berbagai aktivitas proses sosialisasi dari metode SECI. Kegiatan Pelatihan Perpustakaan Kegiatan Forum Pustakawan Diskusi perpustakaan melalui WAG Eksternalisasi Proses eksternalisasi merupakan perubahan pengetahuan dari tacit knowledge ke explicit knowledge atau mengejawantahkan tacit knowledge dalam suatu konsep yang lebih riil. Beberapa bentuk eksternalisasi yang dapat dilakukan diantaranya dengan mendokumentasikan notulen rapat, hasil diskusi baik berupa tercetak maupun elektronik (yang merupakan hasil bentuk explicit dari knowledge yang tercipta pada saat diadakannya pertemuan) yang kemudian dapat dipublikasikan kepada mereka yang berkepentingan. Pada beberapa satuan kerja sudah diterapkan system pelaporan perjalanan dinas, artinya setiap yang melakukan perjalanan dinas baik itu seminar, diklat, rapat atau kunjungan harus membuatkan laporan secara tertulis. Untuk proses diskusi yang dilakukan secara online atau berbasis elektronik, hasil diskusi dapat disimpan dalam suatu repository serta dapat dipublikasikan melalui system informasi yang ada di organisasi tersebut. Tujuan proses ini, agar orang lain yang bukan peserta seminar atau pertemuan ilmiah juga mendapatkan pengetahuan. Pendokumentasian selain untuk keperluan dinas, sebagai bukti hasil kegiatan dan sebagai sarana lain yang mungkin dapat dipergunakan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Pendokumentasian bisa diserahkan ke bagian perjalanan dinas, atau di log book pribadi, maupun di blog personal. Notulensi rapat Laporan perjalanan dinas Modul pelatihan Tautan materi seminar yang di bagikan secara online Kombinasi Proses ini adalah mengkonversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge. Media untuk proses ini dapat dilakukan melalui pertukaran dokumen kerja antar pustakawan. Sederhananya, pengetahuan yang sudah terdokumentasikan melalui proses eksternalisasi seperti hasil diskusi, rapat maupun pertemuan, dan jenis lainnya dikemas ulang kembali yang kemudian dibagikan kepada rekan kerja lain untuk saling bertukar informasi atau pengetahuan. Contohnya hasil notulensi rapat yang diubah menjadi pengumuman yang bisa dibaca seluruh pegawai. Perpustakaan merupakan salah satu unit kerja yang memproduksi banyak eksplisit knowledge yang kemudian dapat diolah menjadi bentuk eksplisit knowledge yang disebarluaskan untuk pemustaka maupun untuk kalangan pustakawan. Istilah dalam dunia perpustakaan disebut kemas ulang informasi. Informasi-informasi tercetak yang dimiliki perpustakaan bisa diubah bentuknya menjadi direktori perpustakaan/pustakawan, bibiografi subyek, indeks artikel bahkan menjadi suatu tulisan/artikel baru. Seperti contoh dibawah ini, koleksi kliping di perpustakaan, bisa dikodifikasikan menjadi naskah ilmiah berupa analisis isi pemberitaan surat kabar. Berikut adalah contoh implementasi proses kombinasi di kalangan pustakawan Internalisasi Setelah melalui tiga proses diawal, terakhir adalah proses internalisasi. Proses ini sudah masuk proses pembelajaran yang dilakukan oleh seluruh anggota organisasi terhadap eksplisit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota organisasi. Wujud internalisasi adalah semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain. Sehingga terjadi peningkatan knowledge anggota organisasi maupun pustakawan. Sumber-sumber eksplisit knowledge saat ini bisa didapat dari sumber online seperti internet, serta sumber offline seperti papan pengumuman, surat kabar, surat-surat edaran/keputusan. Gambar berikut mengilustrasikan bahwa eksplisit knowledge yang berupa infografis maupun majalah menjadi tacit knowledge dari orang yang membacanya. TANTANGAN KNOWLEDGE SHARING Meskipun sharing ini sebenarnya sudah ada semenjak suatu organisasi maupun profesi tersebut berdiri, namun pada pelaksanannya tetap mengalami berbagai tantangan yang harus dilalui. Penulis membaginya dalam tiga kelompok besar yakni : Manusia Atau lebih pada hambatan personal, adalah hambatan yang berasal dari dalam diri orang yang memiliki knowledge tersebut. Seperti rendahnya keinginan untuk berbagi, kurang percaya diri dengan knowledge yang dimiliki, belum adanya hubungan positif antara penerima dan pengirim pengetahuan, tidak adanya pengetahuan tentang pengetahuan itu sendiri, kesulitan komunikasi, adanya gengsi atau rasa malu untuk mengakui ketidaktahuannya sendiri, rendahnya keterampilan mempresentasikan pengetahuan, kepribadian manusia, kurangnya kapasitas menyerap dari penerima. Budaya Setiarso (dalam Nawawi,2012) mengatakan bahwa factor budaya memegang peran yang sangat penting dalam mendukung proses knowledge managemen. Berbagi pengetahuan, berarti setiap anggota organisasi menyadari pentingnya pengetahuan bagi organisasi dan rela membagi ilmunya dengan anggota lain. Strategi yang dapat di tempuh diantaranya dengan memberikan penekanan mengenai kewajiban untuk menggali dan membagi knowledge,memberikan system reward karena adanya aktivitas berbagi dan memanfaakan pengetahuan, system rotasi kerja serta menyediakan sarana untuk aktivitas berbagi. Selain memberikan penekanan pada membentuk budaya organisasi, budaya masyarakat pun perlu mendapat perhatian khusus. Mengingat kesadaran untuk berbagi ini merupakan kebiasaan yang harus dibina sejak awal kita hidup berinteraksi dengan orang lain. Menyadarkan masyarakat bahwa pengetahuan itu bukan hanya miliki diri sendiri. Teknologi Teknologi bukan merupakan komponen utama dalam kegiatan knowledge managemen. Namun demikian, fungsinya sebagai pendorong atau supporting kegiatan ini. Semakin suatu organisasi besar sudah menerapkan Knowledge management, maka teknologi tersebut harus dibangun. Misalnya forum diskusi, maka hasil diskusi tersebut sebaiknya disimpan di repository organisasi untuk kemudian di share kepada yang lain. Robert Buckman (dalam Tobing 2007) mengatakan bahwa teknologi merupakan aspek yang mudah, tetapi yang sulit adalah mengubah budaya dan manusia.

Hakekatnya, knowledge sebagian besar berada dalam kepala manusia dalam bentuk tacit knowledge. Sehingga pendekatan-pendekatan yang bersifat people centered sudah menjadi keharusan untuk dilakukan. Salah satu upaya yang diakukan adalah dengan menumbuhkan budaya yang kondusif terhadap proses-proses Knowledge Manajemen , utamanya Knowledge Sharing. Pelbagai kegiatan sederhana yang dapat diimplementasikan seperti mengagendakan pertemuan secara rutin, dengan tema-tema yang dinamis mengikuti perkembangan saat ini, merancang program atau kegiatan yang bersifat team work , membuka layanan konsultasi untuk mengidentifikasi pelbagai permasalahan dalam organisasi, serta memberikan jawaban yang solutif. Memanfaatkan teknologi seperti media social untuk berdiskusi dan mendokumentasikan setiap hasil diskusi dalam sebuah repository (tempat penyimpanan berupa program/ aplikasi). Pada tahap lebih tinggi, knowledge management menggunakan teknologi untuk mempermudah sistemnya. Implementasi knowledge sharing pada tahap awal, pimpinan organisasi perpustakaan diharapkan memberikan advokasi yang memadai, memberikan wadah para pustakawan untuk saling berbagi pengetahuan. Langkah kecil yang sangat berarti karena dengan dibuka kran kesempatan untuk pustakawan, akan memotivasi pustakawan khususnya untuk terus menguatkan eksistensinya, memberikan dampak pada peningkatan kompetensi pustakawan pada organisasi, membantu mengembangkan profesinya dan menjadi pustakawan yang pembelajar sepanjang hayat.