Praktik Klasifikasi Arsip Audio pada Stasiun Radio LPP RRI Malang, Kalimaya Bhaskara FM dan City Guide FM

A. Pendahuluan Arsip menjadi sumber utama pelestarian sejarah, kebijakan, budaya, dan informasi penting lainnya bagi organisasi maupun individu. Namun, tidak semua dokumen dapat disebut sebagai arsip di kemudian hari. Oleh karena itu, adanya pengelolaan arsip yang terstruktur dan jelas agar dapat menentukan dokumen tersebut sebagai arsip. Menurut Ramudin (2020), terdapat tujuh tahapan pengelolaan arsip untuk memastikan arsip terorganisasi dengan baik dan terlindungi yaitu penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, akses dan temu kembali, pemanfaatan, serta retensi arsip. Salah satu dari tahapan pengelolaan arsip adalah klasifikasi arsip. Klasifikasi arsip menjadi salah satu tahapan krusial dalam pengelolaan arsip. Dikarenakan adanya klasifikasi yang konsisten mencegah terjadinya tumpang tindih, duplikasi, serta mempermudah akses dan temu kembali informasi. Sebagai contoh, penelitian Ummah (2018) di Unit Kearsipan Fakultas Universitas Sebelas Maret Surakarta menemukan bahwa kurangnya penerapan klasifikasi arsip mengakibatkan banyak arsip hilang, sehingga menyulitkan tenaga pendidik dan arsiparis. Hal serupa juga ditegaskan oleh Laila dan Mirmani (2020), yang menyatakan bahwa klasifikasi arsip yang terstruktur dapat meminimalisir risiko kehilangan arsip dan meningkatkan efisiensi pengelolaan. Klasifikasi arsip tidak hanya terbatas pada dokumen tekstual tetapi juga mencakup arsip non tekstual seperti arsip audio. Arsip audio memiliki karakteristik unik karena hanya menyimpan gelombang suara tanpa unsur visual lainnya. Meskipun demikian, arsip audio menghadapi tantangan teknis, seperti degradasi kualitas suara dan perubahan format penyimpanan. Menurut Charitidis, dkk (2023), rekaman suara yang umumnya disimpan dalam kaset atau pita magnetis memiliki masa simpan terbatas, sehingga membutuhkan strategi pengelolaan khusus. Penelitian oleh Alliata (2022) juga menunjukkan bahwa arsip audio, dapat digunakan dalam studi sosiologi untuk memahami pembentukan opini publik melalui media massa. Hal ini menegaskan pentingnya pengelolaan arsip audio untuk mendukung kajian ilmu pengetahuan. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa penerapan klasifikasi arsip masih menghadapi berbagai tantangan. Penelitian oleh Grataridarga, dkk (2020) di Lembaga Sertifikasi Profesi Universitas Indonesia (LSP UI) mengidentifikasi pentingnya klasifikasi arsip berdasarkan tingkat aksesibilitas dan sensitivitas informasi, seperti vital, important, useful, dan not essential. Namun, penelitian ini terbatas hanya dibahas pada arsip tekstual. Penelitian lain oleh Handayani (2020) di Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta dan Universitas Padjadjaran Bandung menunjukkan bahwa pedoman klasifikasi arsip didasarkan pada fungsi operasional organisasi sebagaimana yang di arahkan oleh ANRI. Sehingga mereka memiliki panduan dan tata cara pengelolaan arsipnya menjadi lebih baik dan tertata. Studi oleh Rizky, dkk. (2023) yang menerapkan klasifikasi arsip tekstual pada koleksi audio lagu di Museum Indonesia, mengungkap adanya potensi masalah dalam pendekatan tersebut. Hasil penelitian menunjukkan bahwa klasifikasi yang dihasilkan kurang optimal dan rentan terhadap tumpang tindih kategori. Ketidaksesuaian ini mengindikasikan bahwa karakteristik unik arsip audio tidak dapat diakomodasi secara memadai oleh sistem klasifikasi yang dirancang untuk arsip tekstual. Penggunaan cara ini juga tidak direkomendasikan oleh Ramayanti (2020) yang menekankan bahwa perbedaan mendasar antara kedua jenis arsip ini memerlukan pendekatan klasifikasi yang berbeda. Implikasi dari temuan ini adalah perlunya pengembangan pedoman klasifikasi yang lebih terstruktur dan seragam, yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan arsip audio, sehingga meningkatkan aksesibilitas dan pelestarian informasi yang terkandung di dalamnya. Arsip audio dari siaran radio merupakan salah satu bentuk arsip non tekstual yang berperan besar dalam memotret peristiwa, sejarah, dan budaya. Namun, klasifikasi arsip yang menjadi salah satu tahap pengelolaan arsip audio ini belum mendapatkan perhatian

B. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif untuk memahami fenomena secara mendalam dan kontekstual melalui interaksi langsung dengan partisipan, menggali wawasan dan pengalaman mereka mengenai konteks sosial dan budaya yang mempengaruhi praktik tersebut (Sugiyono, 2022). Pendekatan multiple studi kasus diterapkan karena penelitian ini menelaah lebih dari satu kasus, yaitu praktik klasifikasi arsip audio pada tiga stasiun radio: LPP RRI Malang, Kalimaya Bhaskara FM, dan City Guide FM. Setiap stasiun radio diperlakukan sebagai kasus individual untuk mengidentifikasi karakteristik, sistem pengelolaan, serta tantangan yang dihadapi dalam praktik klasifikasinya. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang lebih luas dan komparatif mengenai pengelolaan klasifikasi arsip audio, termasuk tantangan terkait penggunaan perangkat lunak pengelolaan arsip. Penelitian ini menggunakan literatur sebagai pembanding data lapangan yang berupa uraian deskriptif hasil wawancara semi-terstruktur mengenai implementasi klasifikasi arsip siaran di stasiun radio yang sudah memanfaatkan perangkat lunak sebagai tempat penyimpanan arsip audionya. Sumber data terdiri dari data primer yang diperoleh langsung dari narasumber yaitu staf yang bertanggung jawab penuh atas arsip audio dan data sekunder berupa dokumen atau gambar sebagai pelengkap atau perbandingan. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling, dimana informan dipilih berdasarkan pertimbangan pengetahuan, pengalaman, dan tanggung jawab mereka terhadap arsip audio di stasiun radio. Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis data spiral yang dikemukakan oleh Creswell. Metode ini melibatkan lima tahap yang saling terkait dalam menganalisis data kualitatif, yang dimulai dengan pengumpulan data, pengkodean, pencarian tema, penafsiran, dan akhirnya penulisan hasil penelitian. Untuk memastikan validitas data, penelitian ini menerapkan teknik member checking, yaitu dengan meminta konfirmasi dari informan terhadap temuan atau interpretasi data yang dihasilkan, guna menjamin akurasi dan kredibilitas informasi. Selain itu, peneliti juga berperan aktif sebagai instrumen utama dalam penelitian, yang terlibat langsung dalam proses pengumpulan, pencatatan, dan analisis data. Keterlibatan ini memungkinkan peneliti untuk menangkap konteks dan dinamika yang muncul selama proses wawancara maupun observasi, serta menjaga konsistensi interpretasi terhadap data yang diperoleh di lapangan.

C. Pembahasan Arsip Audio Arsip audio visual merupakan jenis arsip yang menggabungkan elemen gambar dan suara, memungkinkan informasi diterima melalui cara dilihat atau didengar. Menurut Sumrahyadi (2018), arsip ini terbagi menjadi empat kategori: arsip citra bergerak (film), arsip gambar statis (foto, poster), arsip rekaman suara (musik), dan arsip mikro (microfilm). Format penyimpanannya beragam, seperti DVD, hard drive, kaset, CD, hingga cloud storage yang lebih efisien namun kompleks. Pelestarian arsip audio visual menghadapi tantangan besar, terutama karena kerusakan fisik dapat menghilangkan informasi di dalamnya. Digitalisasi menjadi solusi penting, tetapi harus mempertimbangkan keutuhan informasi dan kondisi arsip fisik. Sebagai jejak rekam peristiwa atau sejarah, arsip audio visual tidak hanya berfungsi sebagai sumber informasi, tetapi juga sebagai memorabilia autentik yang bernilai tinggi (Masril & Christiani, 2016). Arsip audio, sebagai salah satu jenis arsip audio visual, menyimpan informasi melalui rekaman suara dalam format kaset, CD, atau file digital. Arsip ini dihasilkan dari berbagai program seperti radio, podcast, dan platform online, meliputi berita, wawancara, musik, iklan, dan program pendidikan yang bernilai historis. Ciri khas arsip audio adalah unsur suara tanpa teks dan visual. Sumrahyadi (2018) mengelompokkan arsip audio menjadi tiga format: phonographic recording (vinyl disc), magnetic tape recording (kaset, digital audiotapes), dan optical digital recording (CDs). Sebelum era digital, arsip audio disimpan dalam media fisik yang rentan rusak. Kini, teknologi memungkinkan penyimpanan digital seperti MP3 atau WAV yang lebih awet dan mudah diakses. Meski demikian, proses digitalisasi arsip audio perlu dilakukan dengan hati-hati untuk menjaga kualitas suara dan kelengkapan informasi. Klasifikasi Arsip Klasifikasi merupakan tahap penting dalam pengelolaan arsip yang berfungsi untuk mengorganisir dan menyimpan arsip secara sistematis agar mudah diakses kembali. Proses ini melibatkan pengelompokan arsip berdasarkan kategori tertentu, seperti fungsi atau aktivitas organisasi, guna menciptakan struktur yang logis dan efisien (Schellenberg, 1956). Misalnya, arsip departemen keuangan dapat dikelompokkan berdasarkan aktivitas seperti anggaran atau audit. Klasifikasi juga meningkatkan keamanan dan integritas data, melindungi informasi sensitif, dan mencegah kehilangan arsip (Nurhamidyah, dkk., 2020). Mokhtar dan Yusof (2017) menambahkan bahwa klasifikasi adalah alat manajemen sistematis yang mendukung pengaturan kegiatan bisnis, dan fleksibilitasnya penting untuk mengakomodasi perkembangan organisasi. Tanpa klasifikasi yang terstruktur, pengelolaan arsip dapat menjadi tidak efisien, menghambat pencapaian tujuan organisasi. Schellenberg (1956) menyebutkan dalam bukunya "Modern Archives" bahwasanya klasifikasi arsip perlu memperhatikan 3 hal yaitu Prinsip Klasifikasi, Unsur Klasifikasi, dan Skema Klasifikasi. Prinsip Klasifikasi Prinsip klasifikasi terdiri dari 3 poin yaitu (1) Klasifikasi arsip dilakukan dengan mempertimbangkan nilai guna arsip di masa depan, seperti nilai penelitian, hukum, atau bisnis, untuk membantu organisasi mempertahankan dokumen relevan dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan di masa depan. Memperhatikan pada arsip bernilai jangka panjang, organisasi dapat mengalokasikan sumber daya secara efektif untuk pemeliharaan dan penyimpanan, meningkatkan aksesibilitas, dan mengurangi resiko kehilangan atau kerusakan arsip penting. (2) Klasifikasi arsip harus sesuai dengan struktur organisasi dengan mengelompokkan arsip sesuai unit atau departemen yang memiliki tanggung yang memadai salah satu contohnya di stasiun radio. Penelitian oleh Puspa (2019) menyoroti tantangan digitalisasi di stasiun radio yang membutuhkan strategi pengelolaan arsip berkelanjutan. Digitalisasi arsip di stasiun radio menghadapi berbagai tantangan teknis dan manajerial yang kompleks, sehingga membutuhkan strategi pengelolaan arsip yang berkelanjutan dan sistematis agar arsip dapat terjaga kelestariannya serta mudah diakses oleh publik dan peneliti (Siti, dkk., 2022). Pemerintah Kota Malang mendukung digitalisasi informasi, termasuk pada stasiun radio yang berperan sebagai media informasi lokal dan nasional. Hingga tahun 2024, tercatat 15 stasiun radio berizin yang harus melakukan peralihan ke digital (Widianto, 2021). Peralihan ini menuntut stasiun radio untuk menerapkan sistem pengelolaan arsip audio yang lebih canggih. LPP RRI Malang, Kalimaya Bhaskara FM, dan City Guide FM, sebagai stasiun radio di Kota Malang yang telah beroperasi lebih dari setengah abad, tentu mengalami masa adaptasi yang panjang. Peneliti memilih ketiga stasiun ini sebagai lokasi penelitian untuk memahami bagaimana mereka mengelola arsip audio khususnya klasifikasi arsip mereka dalam menghadapi perkembangan teknologi. Penelitian ini bertujuan untuk menilai praktik penyesuaian klasifikasi arsip audio di ketiga stasiun radio tersebut, dengan mengacu pada konsep klasifikasi arsip audio dari Schellenberg (1956). Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan rekomendasi praktis untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip audio di industri penyiaran, khususnya pada klasifikasi arsip audionya sebagai asset utama di stasiun radio jawab spesifik, sehingga meningkatkan akuntabilitas, transparansi, dan pengawasan penyimpanan dokumen. (3) Selain itu klasifikasi arsip dibagi berdasarkan fungsi arsip, seperti administrasi, keuangan, atau pemasaran, membantu organisasi merancang sistem pengelolaan yang lebih efektif, memenuhi kebutuhan operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi serta kebijakan internal, yang pada gilirannya meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan. Bagan 1. Prinsip Klasifikasi Arsip Audio Sumber: Schellenberg (1956) Unsur Klasifikasi Klasifikasi arsip memiliki tiga unsur utama yang mendukung tujuan aksesibilitas dan pengorganisasian informasi, yaitu (1) fungsi, aktivitas, dan transaksi. Fungsi sendiri dibagi menjadi dua kategori yaitu fungsi substantif yang berhubungan langsung dengan aktivitas organisasi, seperti pengambilan keputusan sebuah organisasi, dan fungsi fasilitatif yang mendukung fungsi substantif atau operasional organisasi, contohnya absensi kegiatan. Aktivitas adalah pemecahan dari fungsi yang melibatkan tindakan organisasi untuk mencapai tujuannya, sementara transaksi adalah langkah spesifik yang diambil dalam aktivitas, seperti pemilahan dan pemusnahan arsip. Ketiga elemen ini memungkinkan klasifikasi arsip yang efektif dan fleksibel, mengikuti perubahan kebijakan organisasi. (2) Selain itu, struktur organisasi yang sistematis juga mempengaruhi klasifikasi arsip, di mana setiap bagian atau divisi mengelompokkan arsip sesuai fungsinya untuk menghindari penumpukan atau duplikasi. (3) Klasifikasi arsip juga harus mengacu pada pedoman yang ditetapkan oleh organisasi maupun standar yang berlaku. Pedoman yang dimaksudkan mencakup kebijakan, prosedur, dan metode pengelolaan arsip untuk memastikan pengelolaan yang terstruktur dan mengurangi kesalahpahaman antar pihak yang terlibat. Bagan 2. Unsur Klasifikasi Arsip Audio Sumber: Schellenberg (1956) Skema Klasifikasi Sedangkan untuk penyusunan skema klasifikasi, Schellenberg (1956) menyebutkan ada lima poin yang perlu diperhatikan ketika membuat skema klasifikasi arsip. (1) Klasifikasi arsip harus didasarkan pada pendekatan posteriori, yang mengelompokkan arsip berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan, bukan berdasarkan asumsi atau rencana organisasi. Pendekatan ini mengutamakan penggunaan data dan pengalaman yang ada, sehingga arsip dapat disusun dengan fleksibel mengikuti perkembangan aktivitas organisasi. (2) Konsistensi dalam setiap unsur klasifikasi sangat penting agar arsip dapat disusun seragam sesuai prosedur yang berlaku, memudahkan penyimpanan, dan mempercepat pencarian kembali arsip. (3) Klasifikasi juga memisahkan fungsi substantif dan fasilitatif, dengan tujuan untuk menjaga arsip yang penting dan memiliki nilai hukum. (4) Setiap organisasi pasti memiliki arsip vital yang sangat penting untuk keberlangsungan organisasi. Maka dari itu, arsip vital memerlukan skema klasifikasi khusus untuk memastikan keamanannya. (5) Terakhir, klasifikasi arsip harus diperbarui secara berkala untuk menyesuaikan dengan perubahan dalam organisasi, memastikan pengelolaan arsip yang optimal dan mencegah penumpukan arsip. Bagan3. Skema Klasifikasi Arsip Audio Sumber: Schellenberg (1956) Klasifikasi Arsip Audio 1. Prinsip Klasifikasi a. Klasifikasi diterapkan pada arsip yang memiliki potensi nilai guna dimasa depan seperti nilai penelitian, hukum, bisnis, atau lainya Bagan 4. Hasil Prinsip Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Semua audio yang disimpan oleh stasiun radio merupakan arsip yang sudah ditentukan berdasarkan nilai guna arsipnya yang dipertimbangkan berdasarkan tujuan organisasi dalam penyiaran, termasuk untuk mendukung program siaran, promosi, atau dokumentasi penting lainnya. Contohnya pada PRO 4 LPP RRI Malang yang berfokus pada penyiaran budaya lokal merupakan bukti konkrit pelestarian budaya Malang melalui siaran radio. Siaran yang diciptakan tidak jauh pada nilai budaya ataupun sejarah historis. Hal ini didukung oleh Raveendran & Muhammadali (2016) yang menjadikan audio sebagai alat dokumentasi dalam mempertahankan nilai historis dari organisasi pencipta. Konten siaran yang berupa audio di radio Kalimaya Bhaskara FM diciptakan sesuai dengan minat anak muda yang selalu berubah mengikuti tren. Radio berinteraksi dengan audiens melalui media sosial instagram. Hal ini menunjukkan fungsi lain penggunaan media sosial selain sebagai tempat promosi juga sebagai alat untuk mendapatkan setiap pembaruan informasi ini mencerminkan pentingnya fleksibilitas dalam pengelolaan arsip siaran (Kumar, dkk., 2023). Sedangkan pada radio City Guide FM sebagai media informasi masyarakat Malang, juga menciptakan siaran yang relevan seperti pemilihan lagu dipilih berdasarkan popularitasnya agar sesuai dengan karakteristik pendengarnya. Bahuleyan (2018), menjelaskan bahwa penekanan relevansi konten menunjukkan pemilihan konten sesuai dengan audiens meningkatkan nilai strategis organisasi. Secara keseluruhan, ketiga stasiun radio sudah mempedulikan nilai guna arsip di masa depan, yang selaras dengan tujuan organisasi masing-masing sebagai pondasi klasifikasi arsipnya. Baik pelestarian budaya lokal, mengikuti tren anak muda, maupun penyediaan informasi yang relevan bagi masyarakat. Temuan ini menegaskan pentingnya klasifikasi yang adaptif dan responsif terhadap kebutuhan organisasi dan audiens, serta relevansi arsip audio sebagai sumber informasi dan dokumentasi yang berharga. Sebagaimana ditekankan bahwa arsip audio memiliki peran khusus dalam melestarikan suatu peristiwa serta ketertibannya pada pengelolaan arsip berbasis perangkat lunak (Karunakaran & Arya, 2018) b. Arsip mampu diklasifikasikan berdasarkan organisasi dalam membagi tugas dan tanggung jawabnya Bagan 5. Hasil Prinsip Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Klasifikasi arsip audio di ketiga stasiun radio menggunakan sistem sentralisasi pada masing-masing divisi yang bertanggung jawab atas audionya yang terintegrasi pada satu platform atau perangkat utama. Afsharian, dkk (2021), menjelaskan bahwa sistem terpusat lebih memudahkan dalam hal koordinasi antar divisi dan memastikan integritas metadata arsip yang dimiliki serta mengurangi kemungkinan resiko kesalahan saat pencatatan hingga penyiaran studionya (Kumar, dkk, 2023). Pengelolaan arsip audio oleh LPP RRI Malang melalui perangkat lunak Aircast, tersistem dengan memfasilitasi koordinasi antar divisi misalnya divisi LPU dan Music Director (MD) untuk memastikan jadwal iklan tidak bentrok dengan siaran lainnya. Hal serupa pada radio Kalimaya Bhaskara FM yang juga mengadopsi perangkat lunak sebagai sistem pengelolaan arsipnya yang tersentralisasi pada divisi produksi. Semua audio yang diterima maupun diciptakan terkelola dalam perangkat lunak yaitu Jazler. Pendekatan ini mempermudah pengendalian arsip audio terhadap klasifikasi dan distribusi data yang terstruktur dan seragam untuk menghasilkan alur kerja yang lebih efisien dan terorganisir (Fu, dkk., 2022); (Lukashevich, dkk., 2023). Disisi lain pada City Guide FM melibatkan dua divisi dalam pengelolaan audionya, dimana iklan yang diterima dari klien bukan tanggung jawab Music Director (MD) maupun divisi on air sebagai produktor siaran, tetapi menjadi tanggung jawab divisi new media. Bartelt, dkk (2015) menambahkan praktik integrasi antar divisi tersebut kemungkinan dapat meningkatkan kolaborasi lintas fungsi untuk efisiensi pengelolaan arsip. Perlibatan ini tetap terpusat melalui sistem Radioboss untuk mempertahankan keragaman klasifikasinya dan jadwal siarannya. Radioboss berbeda dengan Aircast dan Jazler, dimana mereka juga berperan sebagai penyimpanan audio. Radioboss merupakan perangkat lunak hanya untuk penyiaran radio. Meskipun tidak memiliki kemampuan seperti Aircast dan Jazler, Radioboss juga ikut berperan dalam pengelolaan audio yang dimiliki oleh radio City Guide FM. Ketiga stasiun radio juga telah memperhatikan titik temu berkumpulnya audio yang mereka miliki. Hal ini menunjukkan bahwa klasifikasi arsip audio akan dilakukan secara seragam dan terstruktur. Sesuai dengan pendapat Schellenberg (1956), yang mengungkapkan bahwa dalam satu struktur organisasi sebaiknya tidak memiliki lebih dari satu penyeragaman. c. Klasifikasi arsip berdasarkan fungsi arsip tersebut Bagan 6. Hasil Prinsip Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Audio pada LPP RRI Malang yang tersimpan dalam Aircast telah dikelompokkan menjadi dua yaitu lagu dan sound. Kelompok lagu berisi semua musik yang mereka dapatkan dari produktor lagu maupun produksi mereka sendiri. Lalu untuk kelompok sound berisi iklan, podcast, opening, dan lain sebagainya. Sayangnya pemahaman staf masih terbatas hanya pada kinerja fitur dan kurang dalam bidang kearsipannya, sehingga mereka tidak dapat membedakan fungsi audionya yang dimana seharusnya audio dapat dibedakan berdasarkan fungsi substantive dan fasilitatifnya untuk membedakan perlakuan penyimpanan hingga perawatannya. Pengelompokan ini dimaksudkan untuk meningkatkan aksesibilitas arsip sesuai dengan kebutuhan organisasi (Wei, dkk., 2020). Radio Kalimaya Bhaskara FM mengadopsi pengelompokan audio berdasarkan fungsi substantif (song) dan fasilitatifnya (spot). Sedikit berbeda dengan LPP RRI Malang, kategori song pada radio Kalimaya Bhaskara FM berisi musik dan siaran. Sedangkan untuk kategori spot berisi iklan, jingle, efek audio, dan lain sebagainya yang berfungsi sebagai pendukung siaran. Mereka memahami perbedaan diantara keduanya. Seperti contoh, siaran dan lagu merupakan audio paling penting, karena pada dasarnya radio selain menyiarkan informasi juga memutarkan musik utnuk menarik pendengar. Tindakan ini relevan dengan Pratiwi (2019) yang menyebutkan bahwa pengklasifikasian berdasarkan fungsi atau aktivitas organisasi dapat memberikan kerangka kerja yang lebih stabil dan efisien. Sedangkan pada City Guide FM memiliki sistem klasifikasi yang dilakukan secara manual dan belum terstruktur. Mereka mengelompokkan secara subjektif berdasarkan nama program acara atau jenis audio. Hal ini disinggung oleh Laila & Mirmani (2020) bahwa pengelompokan berdasarkan subjek ini berkaitan dengan masalah khusus yang ada setiap harinya, lalu dikelompokkan menjadi satu subjek. Seperti yang dilakukan oleh City Guide FM, setiap hari mereka menyiarkan beberapa materi penyiaran dimana didalamnya terdapat beberapa jenis masalah (Vergne, 2020). Contohnya pada acara Idjen Talk yang nanti akan terbagi menjadi beberapa kelompok tema siaran (masalah) lagi. Saat ini, pengelompokan ini belum menjadi permasalahan serius bagi mereka, namun dapat dibayangkan perkiraan 10 tahun kedepan. Dikarenakan volume arsip audio yang akan semakin banyak dan subjek yang sama, sehingga pasti menyebabkan adanya tumpang tindih. Temuan tiga radio diatas menunjukkan variasi yang beragam. Secara teoritis, hanya radio Kalimaya Bhaskara FM yang berhasil mengimplementasikan argumentasi Schellenberg secara komprehensif untuk membedakan fungsi subtantif dan fasilitatif arsip. Namun setelah analisis lebih lanjut, ditemukan bahwa LPP RRI Malang juga telah memenuhi kriteria Schellerberg. Perbedaan utamanya terletak pada kurangnya pemahaman konseptual mereka terhadap teori kearsipan, yang menyebabkan kurangnya diferensiasi yang jelas dalam pengarsipan audio mereka. Jika dibandingkan, radio City Guide FM perlu mengembangkan perencanaan strategis untuk mengadopsi perangkat lunak kearsipan guna mengelola volume arsip yang terus meningkat (Jiang, 2022). Penerapan teknologi ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan arsip audio di masa mendatang terutama pada klasifikasi arsip yang berfungsi sebagai alat temu kembali. 2. Unsur Klasifikasi a. Tindakan Arsip Bagan 7. Hasil Unsur Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Pada klasifikasi arsip dokumen, tindakan arsip dibagi menjadi tiga yaitu fungsi, aktivitas, dan transaksi dimana tingkatan ini digunakan untuk memberikan konteks yang lebih jelas mengenai proses pengelolaan dan pemanfaatan arsip sebagai pendukung operasional organisasi. LPP RRI Malang, Kalimaya Bhaskara FM, dan City Guide FM hanya melakukan klasifikasi arsip audionya berdasarkan fungsinya dikarenakan jenis arsip yang dikelola adalah audio yang tidak memiliki subjek utama seperti halnya arsip dokumen. Contohnya dalam dokumen, diklasifikasikan menjadi surat masuk dan surat keluar, sedangkan pada lagu memiliki beberapa subjek seperti penyanyi, judul lagu, genre lagu yang tidak bisa menjadi subjek utama. Menurut Asim & Ahmed (2017) penyimpanan arsip audio visual tentu berbeda dengan arsip kertas, karena arsip audio visual mengandung kemungkinan tidak mengandung unsur aktivitas maupun tindakan. Seperti contoh sistem penyimpanan musik lebih mudah jika berdasarkan genrenya bukan aktivitas didalamnya (Sun, dkk., 2024). Pengkategorian pada LPP RRI Malang dan Kalimaya Bhaskara FM memiliki beberapa persamaan seperti tempo, genre, dan tahun rilis lagu yang disusun berdasarkan metadata audio. Perbedaanya terletak pada pengisian metadata audio. LPP RRI Malang mengisi metadata terlebih dahulu ketika akan mengimpor audio ke Aircast. Berbeda dengan radio Klaimaya Bhaskara FM, dimana metadata otomatis terekam oleh Jazler ketika proses ekspor audio ke Jazler. Oleh karena itu, penamaan file audio milik radio Kalimaya Bhaskara FM lebih kompleks dan terstruktur daripada LPP RRI Malang, dikarenakan Jazler membaca metadata dari nama penamaan file audionya. Untuk metadata yang digunakan tentu menyesuaikan kebutuhan masing-masing radio. Selain sebagai pengkategorian, metadata juga berfungsi meningkatkan efisiensi pengelolaan audionya (Bahuleyan, 2018). Tabel 1. Kategori LPP RRI Malang Sumber: Olahan Peneliti (2025) Tabel 2. Kategori Audio Kalimaya Bhaskara FM Sumber: Olahan Peneliti (2025) Radio City Guide FM melakukan pengkategorian tidak dengan memanfaatkan metadata, tapi dengan mengandalkan pemahaman staf divisi on air sebagai penanggungjawab siaran radio yang masih dilakukan dengan sederhana dan manual didalam perangkat keras atau komputer seperti halnya menyimpan file pada File Explorer. Sayangnya hal ini memiliki kesulitan dalam penemuan kembali audio. Karena tidak memiliki metadata yang bisa dipanggil dengan mudah, menyebabkan pencarian audio dilakukan secara manual dan lebih memakan waktu. Menurut Matongo (2020), faktor utama yang menyebabkan sulitnya penemuan arsip audio visual adalah penyimpanan arsip yang tidak sesuai dengan perhatian yang seharusnya didapatkan. Setiap organisasi juga memiliki sistem pengelolaan arsip audio visual yang berbeda-beda dan sebagian besar mereka mengelola arsip audio visual dengan cara yang sama seperti arsip format kertas. Hal ini mengakibatkan sulitnya mencocokkan dan melakukan pencarian arsip dengan hanya menggunakan satu cara. b. Struktur Organisasi Lembaga Bagan 8. Hasil Unsur Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Secara keseluruhan, audio yang dimiliki masing-masing radio sudah dikelola pada satu divisi dengan baik. Penyesuaian klasifikasi terhadap divisi ini merupakan tindakan tepat dalam proses pengelolaan arsipnya yang mencerminkan keselarasan antara arsip dengan pengelolanya. Struktur organisasi dalam klasifikasi arsip membantu memastikan arsip tetap relevan dengan tujuan organisasi (Olexandr, 2020). Pemisahan tanggung jawab pada stasiun radio ini berperan untuk memastikan konsistensi radio terhadap kebutuhan pendengarnya dan pengelolaan audionya. Contohnya pada LPP RRI Malang yang memiliki banyak saluran radio salah satunya PRO 2 yang berfokus pada anak muda, sedangkan PRO 4 pada kebudayaan daerah lokal. Perbedaan ini menunjukkan bahwa dibutuhkannya klasifikasi arsip audio untuk pemetaan penyimpanan audionya. Maka dari itu, Shellernberg (1956) menyatakan bahwa klasifikasi arsip harus mencerminkan divisi pencipta agar mudah saat melakukan pencarian arsip. Klasifikasi audio harus mencerminkan divisi produksi sebagai produktor siaran di LPP RRI Malang maupun Klaimaya Bhaskara FM dan City Guide FM. Selain itu, hal ini dapat membantu memastikan audio akan terkelola dengan baik karena tidak bercampur aduk dengan divisi lain dan menjamin semua audio yang mereka miliki tersimpan rapi dan siap untuk digunakan kapannpun. Hal ini diperkuat dengan pendapat Mazur (2021) yang menjelaskan bahwa struktur organisasi dapat mempercepat aksesibilitas dan mendukung efisiensi operasional yang merupakan salah satu tujuan adanya klasifikasi pada arsip. c. Materi Pokok (Pedoman) Klasifikasi Arsip Bagan 9. Hasil Unsur Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) LPP RRI Malang dan Kalimaya Bhaskara FM tidak memiliki aturan tertulis mengenai klasifikasi arsip audio, kedua lembaga ini berhasil menjaga konsistensi dalam pengelolaan arsip mereka melalui mekanisme yang berbeda. Pada LPP RRI Malang, klasifikasi audio didasarkan pada kebiasaan kerja dan pemahaman lisan yang diturunkan secara informal di antara staf operasional. Keterpaduan antara sistem dan staf, ditambah dengan penggunaan Aircast yang mampu mendeteksi kesalahan impor audio, memungkinkan staf untuk secara mandiri memastikan input sesuai dengan standar sistem. Serupa dengan LPP RRI Malang, radio Kalimaya Bhaskara FM mengandalkan skema klasifikasi yang sudah mapan secara turun-temurun sejak penggunaan Jazler. Sistem Jazler secara otomatis memastikan bahwa arsip dikelompokkan sesuai dengan perintah yang telah ditetapkan, sehingga tidak memerlukan pengecekan manual. Kedua pendekatan ini, meskipun tanpa dokumentasi tertulis, menunjukkan bahwa konsistensi staf memegang peranan krusial dalam keberhasilan implementasi skema klasifikasi arsip audio (Afsharian, dkk., 2021). Berbeda dengan kedua stasiun radio tersebut, City Guide FM menerapkan aturan klasifikasi audio yang lebih informal, mengandalkan kesepakatan bersama sejak awal berdirinya. Meskipun fleksibilitas ini mempermudah penyesuaian operasional, kurangnya dokumentasi tertulis berpotensi menjadi kendala serius dalam menjaga kesinambungan sistem pengelolaan arsip di masa mendatang (Asim & Ahmed, 2017). Hal ini mengindikasikan pentingnya dokumentasi formal, terutama seiring dengan pertumbuhan volume arsip, untuk memastikan keberlanjutan dan efisiensi pengelolaan. Keputusan ini memiliki kekurangan dan kelebihannya masing-masing. Kelebihannya terdapat pada fleksibilitas operasional yang memungkinkan untuk penyesuaian cepat terhadap perubahan kebijakan organisasi dan integrasi teknologi yang otomatis memastikan konsistensi arsip di dalamnya. Sedangkan, tidak adanya aturan tertulis dikhawatirkan terjadi kesalahpahaman terhadap konsistensi klasifikasi arsip saat pergantian atau rotasi staf baru (Kurniatun, 2019). Maka dari itu, mungkin bisa diperimbangkan kembali untuk merancang aturan khusus untuk klasifikasi arsip siarannya untuk ketiga radio dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan meminimalisir resiko di masa depan. 3. Skema Klasifikasi a. Kelas Klasifikasi Harus Berdasarkan Posteriori Bukan Priori Bagan 10. Hasil Skema Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) LPP RRI Malang, Kalimaya Bhaskara FM, dan City Guide FM memiliki pendekatan yang konsisten dalam pengelolaan arsip audio mereka yaitu hanya materi yang telah dipastikan akan ditayangkan yang akan disimpan dan arsipkan secara permanen. Ini berarti audio yang masih bersifat priori seperti ide atau rencana yang belum terealisasi, atau materi yang belum final tidak disimpan di penyimpanan mereka (Aircast, Jazler, dan komputer) sebagai arsip definitif. Pendekatan ini secara fundamental bertujuan untuk memastikan bahwa arsip yang tersimpan memiliki relevansi operasional dan nilai guna yang tinggi, karena salah satu fungsi adanya klasifikasi arsip adalah untuk meminimalisir adanya penumpukan arsip dan menata arsip yang dimiliki suatu organisasi. LPP RRI Malang, proses pengarsipan audio sangat terintegrasi dengan siklus evaluasi program siaran. Setiap audio yang diarsipkan merupakan hasil dari proses evaluasi rutin yang memungkinkan stasiun untuk mengidentifikasi dan menyimpan materi yang benar-benar dibutuhkan. Strategi ini tidak hanya memastikan kualitas dan relevansi arsip, tetapi juga secara efektif mengurangi potensi penumpukan arsip yang tidak perlu, sebuah praktik yang selaras dengan prinsip manajemen informasi yang efisien (Dao & Do, 2024). Sementara itu, untuk audio yang masih dalam tahap produksi atau belum mencapai status "siap tayang," tanggung jawab penyimpanannya berada pada penanggung jawab masing-masing bagian. Hal ini memastikan bahwa materi mentah atau belum final tidak langsung masuk ke dalam sistem arsip utama, melainkan disimpan di tingkat operasional hingga memenuhi standar yang ditetapkan. Sebagai contoh di Kalimaya Bhaskara FM, Music Director (MD) tidak akan menerima lagu yang formatnya belum sesuai untuk diproses ke dalam sistem Jazler. Proses pra-unggah ini, meskipun seringkali memerlukan verifikasi manual, sangat krusial untuk memastikan bahwa setiap audio yang akan diarsipkan memenuhi standar kualitas dan relevansi operasional yang telah ditentukan (Olexandr, 2020). Penekanan pada proses gatekeeping ini menunjukkan komitmen stasiun-stasiun radio ini terhadap integritas dan efisiensi arsip audio mereka. b. Semua Tingkat Unsur Klasifikasi Harus Konsisten Bagan 11. Hasil Skema Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Klasifikasi audio di masing-masing radio memanfaatkan metadata audio seperti yang telah dijelaskan diatas, maka dari itu LPP RRI Malang, Kalimaya Bhaskara FM, dan City Guide FM harus menjaga kekonsistenan metadata yang dimiliki setiap audionya. LPP RRI Malang menjaga konsistensi melalui Music Director (MD) masing-masing PRO yang bertanggungjawab dari proses pengimporan audio hingga penggunaannya pada siaran. Music Director (MD) menjaga konsistensi ini melalui metadata pada Aircast. Beberapa metadata harus diisi untuk melengkapi kategori audionya. Metadata yang seragam setiap PRO dan diisi dengan benar berguna dalam minimalisir kesalahan pemilihan audio saat penyusunan playlist siaran. Kumar, dkk (2023) menjelaskan, bahwa penggunaan metadata untuk klasifikasi arsip yang konsisten akan mengurangi terjadinya human eror. Terintegrasinya perangkat keras komputer dengan perangkat keras Jazler pada radio Kalimaya Bhaskara FM juga berfungsi untuk menjaga konsistensi klasifikasi arsip audionya. Music Director (MD) juga menjadi penentu konsistensi klasifikasi arsip audio melalui penamaan file audionya. Jika penamaan filenya salah, kemungkinan besar metadata file tersebut juga salah dan sering terjadi otomatis tidak tereksplor ke Jazler. Maka dari itu, Music Director (MD) dapat memperbarui penamaan file lalu mengupload ulang file tersebut untuk menggantikan file yang salah di Jazler. Hal ini sejalan dengan pendapat Deng (2022) yang menyebutkan bahwa fitur dan metadata dalam Jazler dapat membantu menjaga konsistensi klasifikasi arsip. Secara umum, Aircast dan Jazler memiliki fungsi yang sama yaitu sebagai penayangan siaran radio. Selain itu, keduanya berkemampuan sebagai tempat penyimpanan audio hingga dapat dilakukannya pengelolaan audionya secara langsung disana. Berikut perbedaan antara Aircast dan Jazler dalam melakukan klasifikasi audionya: Tabel 3. Kelebihan dan Kekurangan Praktik Klasifikasi Arsip Audio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Sedangkan pada City Guide FM memanfaatkan Radioboss untuk konsistensi klasifikasi arsip audionya, namun sayangnya proses ini memerlukan perhatian lebih yang harus dilakukan secara manual oleh Music Director (MD). Radioboss hanya mendeteksi kesalahan saat penayangan berlangsung, sehingga konsistensi bergantung pada ketelitian Music Director (MD) untuk memastikan alamat audio tidak berubah setelah dijadwalkan pada radioboss. Kolaborasi kontrol manual dan sistem dapat meningkatkan konsistensi klasifikasi arsip, terutama untuk organisasi dengan pendekatan hybrid pada arsipnya (Kacprzak, dkk., 2017). Meskipun demikian, Music Director (MD) radio City Guide FM berhasil menjaga konsistensi tersebut selama mengelolah jadwal siaran sehari-hari. c. Judul Fungsi Substantif dan Fasilitatif Dipisah Bagan 12. Hasil Skema Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Berdasarkan hasil wawancara ketiga radio LPP RRI Malang, Kalimaya Bhaskara FM, dan City Guide FM terdapat perbedaan pada susunan klasifikasi berdasarkan fungsi substantif dan fasilitatif. Perbedaan ini menunjukkan adanya perbedaan interpretasi dan implementasi terkait prinsip pengelolaan arsip audio pada ketiga stasiun radio tersebut. LPP RRI Malang tidak membedakan fungsi substantif dan fasilitatifnya pada klasifikasi audionya dengan alasan semua audio yang disiarkan sama-sama memiliki peran penting dalam mendukung siaran dan kepemilikan audio, sehingga tidak ada pembeda fungsi pada audionya. Hal ini menandakan bagaimana LPP RRI Malang memiliki strategi peningkatan brand awareness melalui penyiaran identitas stasiun (Mazur, 2021). Meskipun demikian, hal ini berpotensi mengalami kesulitan saat pelacakan audio dan pengelompokan berdasarkan peran spesifiknya. Berbeda dengan LPP RRI Malang, radio Kalimaya Bhaskara FM secara eksplisit membagi arsip audio mereka berdasarkan fungsi substantif dan fasilitatif sesuai dengan arahan Schellenberg. Fungsi substantif Kalimaya Bhaskara FM mencakup lagu yang dipilih berdasarkan daya tarik dan preferensi pendengar yaitu lagu dan siaran yang dibawakan oleh penyiar. Sedangkan untuk fungsi fasilitatif mencakup jingle dan spot yang berperan sebagai variasi konten atau pendukung siaran. Strategi pengelompokan berdasarkan fungsi ini mempermudah pelacakan arsip berdasarkan perannya, sekaligus memastikan bahwa setiap audio digunakan sesuai kegunaannya (Prasetyo & Widiyawati, 2022). Proses operasional Radio City Guide FM secara praktis membedakan fungsi substantif dan fasilitatif audio mereka, sayangnya mereka tidak memanfaatkan pembeda ini sebagai kelompok klasifikasi arsip siarannya. Berbeda dengan radio Kalimaya Bhaskara FM secara aktif mengelompokkan audionya berdasarkan fungsi tersebut. Pembeda untuk cakupan audio pada kedua fungsi sama dengan yang ada di Kalimaya Bhaskara FM. Hanya saja kemungkinan hal ini berpotensi menimbulkan kendala terutama ketika jumlah arsip semakin bertambah (Wu & Zhao, 2023). Maka dari itu, City Guide FM perlu mempertimbangkan integrasi teknologi untuk membantu pemisahan fungsi tersebut atau mulai memperhatikan perbedaan tersebut untuk menjaga efisiensi operasional. d. Judul Khusus untuk Arsip Vital Bagan 13. Hasil Skema Klasifikasi Arsip Audio di Stasiun Radio Sumber: Data Primer Olahan Peneliti (2025) Bukti arsip vital pada LPP RRI Malang salah satunya adalah pembatasan akses dan tanggung jawab pengelolaannya. Yang bertanggung jawab pada setiap PRO adalah Music Director (MD) dengan akses terbatas pada masing-masing PRO, contohnya Music Director (MD) PRO 1 tidak bisa mengakses bahkan ikut campur pada pengelolaan siaran PRO lainnya. Tindakan ini mencerminkan prinsip Schellenberg pada kelas khusus untuk arsip vital guna melindungi kerahasiaan dan keutuhan informasinya (Olexandr, 2020) Sedangkan pada radio Kalimaya Bhas

D. Kesimpulan Penelitian ini menganalisis praktik klasifikasi arsip audio pada tiga stasiun radio yaitu LPP RRI Malang, Kalimaya Bhaskara FM, dan City Guide FM yang ditemukan bahwasannya mereka memiliki pendekatan yang beragam dalam proses pengelolaan arsip audionya dengan memanfaatkan perangkat lunak. Meski demikian, terdapat perbedaan signifikan dalam fungsionalitas dan pemanfaatannya. LPP RRI Malang dan Kalimaya Bhaskara FM menggunakan perangkat lunak seperti Aircast dan Jazler yang tidak hanya berfungsi untuk penyiaran tetapi juga dilengkapi dengan fitur penyimpanan dan klasifikasi arsip audio. Namun, studi ini menemukan adanya kurangnya pemanfaatan fitur pendukung secara optimal oleh sumber daya manusia. Akibatnya, klasifikasi audio seringkali hanya terbatas pada pengelompokan jenis yang kurang terstruktur, padahal perangkat lunak tersebut memiliki kapabilitas yang lebih canggih. Hal ini mengindikasikan bahwa digitalisasi arsip melalui perangkat lunak yang mendukung pengelolaan arsip belum sepenuhnya dimanfaatkan untuk klasifikasi yang mendalam, dan lebih berfokus pada fungsi penyiaran semata. Sebaliknya, City Guide FM hanya menggunakan Radioboss untuk pengelolaan siaran tanpa fitur penyimpanan audio terintegrasi. Proses klasifikasi di City Guide FM masih dilakukan secara manual dan sepenuhnya bergantung pada kesepakatan informal tanpa adanya aturan atau standar yang terdokumentasi. Meskipun fleksibel, pendekatan ini berpotensi menimbulkan tantangan signifikan di masa depan seiring dengan peningkatan volume arsip, karena dapat menyebabkan inkonsistensi dan kesulitan dalam penemuan kembali informasi. Secara keseluruhan, ketiga stasiun radio ini telah melakukan kegiatan pengelolaan dan klasifikasi arsip audio berdasarkan fungsi operasionalnya sebagai aset siaran, namun sayangnya keterbatasan pemahaman konseptual terhadap bidang kearsipan menghambat mereka untuk melakukan pengarsipan audio secara optimal. Optimalisasi praktik klasifikasi arsip audio di masa mendatang memerlukan peningkatan pemahaman akan teori kearsipan, pemanfaatan penuh fitur perangkat lunak yang tersedia, serta pengembangan standar dan aturan yang jelas, terutama bagi stasiun yang masih mengandalkan proses manual.