Urgensi koleksi tandon dan serial sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi mahasiswa di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya

Perpustakaan sebagai pusat sumber informasi dan sumber belajar harus mampu memenuhi ekspektasi para pemustaka dalam pemenuhan kebutuhannya yakni informasi. Informasi ini sangat penting bagi seseorang, bukan hanya sebagai sarana menambah ilmu dan pengetahuan semata namun juga menjadikan hidup lebih bermakna.(Rifai, 2002:15) Informasi akan dapat memecahkan segala persoalan dalam hidup sekaligus menghilangkan kesenjangan yang terjadi. Karena informasi bukan hanya berguna untuk menambah pengetahuan dan wawasan saja, namun juga merupakan komoditas luar biasa pada bidang bisnis dan ekonomi.(Yusup, 2009:345) Berbagai strategi dilakukan oleh perpustakaan agar tujuan tersebut dapat tercapai, mulai dari pengelolaan yang baik dan benar, tersedianya sumber daya manusia yang professional, hingga adanya variasi layanan dan koleksi. Salah satunya adalah dengan tersedianya koleksi Tandon dan Serial. Tandon dan Serial bisa disebut juga sebagai miniatur perpustakaan karena menyajikan hampir seluruh judul yang dimiliki oleh perpustakaan, meskipun hanya berjumlah satu eksemplar. Adapun komposisi koleksi Tandon dan Serial ini cukup beragam, yakni mulai dari buku, jurnal, kliping, dan juga tersedia prosiding. Kelengkapan jenis dan judul inilah, barangkali yang membuat Tandon dan Serial tidak pernah sepi dari pemustaka. Hampir bisa dipastikan semua koleksi yang ada di perpustakaan dapat ditemukan di Tandon dan Serial, tentu saja di luar koleksi khusus (local content) dan Referensi (rujukan). Koleksi Tandon dan Serial juga merupakan satu-satunya layanan yang dilakukan secara tertutup, yakni pemanfaatan koleksi hanya melalui petugas. Mulai dari mencari dan mengambilkan buku di rak, memberikan kepada pemustaka, sekaligus mengembalian buku di rak dilakkan oleh petugas. Pemustaka tidak diperkenankan mencari dan mengambil koleksi langsung dari rak. Dengan sitem tertutup ini memberikan jaminan bahwa setiap judul buku yang ada dalam database (katalog) bisa dipastikan tersedia di rak dan dapat dimanfaatkan oleh setiap pemustaka.(Syawal, 2016:6) Keberadaan koleksi ini sangat membantu sekali dalam pemenuhan kebutuhan informasi terutama bagi mahasiswa dengan tugas akhir. Hal ini bisa dimaklumi, karena selain tersedianya buku yang lengkap, juga karena layanan ini didukung oleh sarana prasarana yang memadai seperti ruang baca, pencahayaan yang baik, juga suasana ruangan yang memadai. Kelengkapan koleksi dan suasana nyaman inilah yang menjadikan mahasiswa melakukan kunjungan dan berlama-lama dalam memanfaatkan koleksi tandon dan serial. Rumusan masalah penelitian Ada dua permasalahan yang dimunculkan dalam kajian ini, yakni: 1. Bagaimana peosedur pemanfaatan layanan koleksi tandon dan serial di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya? 2. Bagaimana persepsi mahasiswa terhadap pemanfaatan koleksi tandon dan serial sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya? Tujuan penelitian 1. Untuk mengetahui prosedur pemanfaatan layanan koleksi tandon dan serial di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya. 2. Untuk mengetahui persepsi mahasiswa terhadap pemanfaatan koleksi tandon dan serial sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya. Manfaat penelitian Beberapa manfaat yang bisa diambil dari hasil kajian penelitian ini diantaranya adalah: 1. Untuk Perpustakaan, agar lebih meningkatkan layanan, memberikan kenyamanan dalam pemanfaatan, dan senantiasa menjaga eksistensi koleksi Tandon dan Serial sebagai miniatur perpustakaan dengan menjamin keberadaan koleksi pada tempatnya. 2. Untuk Pemustaka dan masyarakat, agar lebih memahami tentang beragam jenis koleksi yang tersedia di koleksi Tandon dan Serial sekaligus prosedur pemanfaatannya. Pengertian koleksi tandon Secara Bahasa, arti tandon adalah barang persediaan atau cadangan. Sedangkan Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.(UURI No. 43 tahun 2007:2) Dengan demikian dapat disimpulakan bahwa koleksi tandon adalah karya tulis, karya cetak, dan karya rekam yang dijadikan cadangan/persediaan dan dilayankan. Koleksi tandon terpisah dengan koleksi utama dan biasanya hanya berjumlah satu eksemplar. Koleksi Tandon merupakan kumpulan eksemplar yang diambil dari setiap judul koleksi perpustakaan. Setiap judul dari koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan diambil/disisihkan satu eksemplar untuk dijadikan koleksi tandon.(Buwana, 2014:165) Bisa juga eksemplar diambil dari juduljudul yang dianggap unik, langka, mahal, atau paling banyak dibutuhkan/cari oleh Pemustaka. Koleksi tandon ditempatkan secara terpisah dan dilayankan dengan perlakukan khusus, biasanya dengan system tertutup. Koleksi tandon juga memiliki peraturan tersendiri dalam pelayanannya. Ada batasan waktu dan jumlah eksemplar dalam pemanfaatannya. Dan yang pasti, koleksi tandon tidak bisa dipinjam untuk dibawa pulang. Koleksi tandon dimaksudkan untuk memberikan jaminan ketersediaan informasi/koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan kepada para Pemustakanya. Dengan keberadaan koleksi tandon, diharapkan setiap pemustaka dapat membaca dan memanfaatkan setiap koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Pengertian kebutuhan informasi Kebutuhan bisa diartikan sebagai sesuatu yang diperlukan.(KBBI ed. V Aplikasi Luring) Sedang informasi memiliki makna kabar atau berita tentang sesuatu. Informasi juga bisa diartikan sebagai suatu rekaman fenomena yang diamati atau putusan-putusan yang dibuat.(Yusup, 2010:1) Pengertian tentang informasi secara detail adalah: ”Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non elektronik”.(UU RI No. 14 tahun 2008:2) Dengan demikian, kebutuhan informasi adalah keperluan seseorang untuk mengetahui berita tentang sesuatu baik berupa keterangan, pernyataan, gagasan, atau pesan yang berupa data dan fakta yang tersaji dalam bentuk cetak maupun diital. Informasi merupakan kebutuhan dasar bagi setiap orang dalam hidupnya seperti makan, minum, tidur, dan lain sebagainya. Dengan informasi, persoalan hidup dapat terselesaikan. Adapun jenis informasi yang dibutuhkan seseorang beragam, yakni: 1. Kebutuhan informasi tentang hasil-hasil, baik dibidang sendiri maupun di bidang-bidang lain, 2. Kebutuhan informasi untuk pekerjaan sehari-hari yang berupa gambar-gambar, metode-metode dan rancangan-rancangan, 3. Kebutuhan informasi untuk memulai proyek atau permasalahan baru melalui suatu penelusuran.(Rifai, 2002:15) Pemenuhan kebutuhan informasi sangat erat kaitan dengan status seseorang. Seorang mahasiswa akan memiliki kebutuhan akan informasi yang tentu saja berbeda dengan Nelayan, Petani, Pengusaha, Guru, dan profesi lainnya. Secara praktis, informasi yang dibutuhkan mahasiswa adalah informasi ilmiah atau informasi berkaitan dengan ilmu pengetahuan yang berasal dari buku, artikel jurnal, ensiklopedi, kamus, dan buku ilmiah lainnya dalam upaya penyelesaian tugas akademik seperti makalah atau tugas akhir.(Soeatminah, 1992:49) Informasi yang diperoleh akan memiliki nilai baik atau berkualitas jika memiliki prinsip keluasan, kepadatan, frekuensi, waktu, dan sumber.(Ati, 2014:10)

Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif yakni menampilkan angka-angka yang dimulai dari penyajian data, analisa, dan hasil.(Arikunto, 2006:12) Adapun pendekatan yang digunakan adalah survey dengan teknik sampling atau pengambilan sebagian dari populasi sebagai sumber data atau informasi terkait dengan variable.(Noor, 2012:38) Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah dokumentasi, observasi, dan Kuesioner. 1. Dokumentasi adalah penelusuran data berdasarkan pada catatat, buku, laporan layanan, dan lain sebagainya yang terkait dengan penelitian.(Sugiyono, 2005:82) 2. Observasi dilakukan dengan cara mengamati fenomena yang ada di lapangan untuk dipelajari dan diambil maknanya, dalam hal ini mengamati dan mempelajari segala kegiatan yang terjadi di layanan Koleksi Tandon.(Sanjaya, 2010,86) 3. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan penyebaran beberapa pertanyaan kepada responden agar diperoleh tanggapan sesuai tema terkait pemanfaatan koleksi tandon dan serial sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi. Kuesioner diberikan secara tertutup yakni pemberian pertanyaan dengan disertai pilihan jawaban yang telah ditentukan oleh peneliti.(Noor, 2012:139) Kuesioner atau angket akan diberikan kepada sepuluh orang yang pernah berkunjung ke Koleksi Tandon dan Setrial secara acak melalui tautan http://bit.ly/kuistandon. Data yang terkumpul selanjutnya akan dianalisa menggunakan angka untuk memperoleh hasil yang akurat dengan menggunakan rumus: : F N Keterangan rumus: P : persentase jawaban F : frekuensi jawaban responden N : total frekuensi Selanjutnya, skor hasil akhir persentase akan dikomunikasikan menggunakan skala kategori berikut: 1. 0 - 25% = Buruk 2. 26 - 50% = Sedang 3. 51 - 75% = Baik 4. 76 - 100% = Sangat Baik

Profil Ruang koleksi tandon Perpustakaan UIN Sunan Ampel Koleksi Tandon dan Serial Perpustakaan UIN Sunan Ampel berada di lantai satu gedung sebelah timur. Ruangan ini memiliki luas 140 meter yang 30 meter diantaranya digunakan sebagai ruang baca. Fasilitas lainnya yang ada di ruangan ini adalah sebagaimana berikut: Tabel 1. Inventarisasi barang di Ruang Koleksi Tandon dan Serial No. Nama Barang Jumlah Kondisi 1 Meja Baca Lesehan 3 Baik 2 Karpet lesehan 4 Baik 3 Rak koleksi 23 Baik 4 Meja layanan petugas 2 Baik 5 Meja layanan pemustaka 1 Baik 6 AC 3 Baik 7 Komputer 1 Baik 8 Printer 1 Baik 9 Jam Dinding 1 Baik 10 Rak Sepatu 1 Baik 11 Tempat Sampah 3 Baik Adapun untuk jam layanan pemanfaatan koleksi yakni mulai hari Senin sampai dengan Jum’at dengan ketentuan tutup tiga puluh menit lebih awal dari jam layanan yang berlaku. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi jika terjadi antrian di layanan foto copy. Detail hari dan jam layanan koleksi Tandon dan Serial sebagai berikut: (http://library.uinsby.ac.id/?page_id=179) Tabel 2. Hari dan Jam Layanan Koleksi Tandon dan Serial Hari Jam Layanan Senin - Kamis Buka: 08.00 – 15.30 WIB (Istirahat: 12.00 - 17.30 WIB) Jum’at Buka: 08.30 – 16.00 WIB (Istirahat: 11.00 - 17.00 WIB) Selama jam layanan ini, pemustaka bebas melakukan transaksi pinjam kembali dengan petugas sebanyak-banyaknya, dengan catatan setiap transaksi koleksi dibatasi hanya dibatasi maksimal 2 koleksi dan durasi maksimal selama dua jam. Peminjaman koleksi yang melebihi batas waktu maksimal akan dikenakan denda uang sebesar dua ribu rupiah untuk satu jamnya. Koleksi yang dilayanankan pada koleksi tandon dan serial terdiri dari lima jenis yakni tandon, jurnal, majalah, prosiding, dan cliping. Adapun rincian koleksi selengkapnya hingga tanggal 2 April 2021 adalah sebagai berikut: Tabel 3. Rincian Jenis dan Jumlah Koleksi Tandon dan Serial No. Jenis Kode Koleksi Jumlah 1 Tandon T 17.523 2 Jurnal J 283 3 Majalah M 41 4 Prosiding P 11 5 Cliping C 4.284 Prosedur pemanfaatan layanan koleksi tandon dan serial di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya Pemanfaatan seluruh koleksi yang ada di perpustakaan harus diawali dari Online Public Access Catalog (OPAC), yakni mesin telusur koleksi secara online yang tersedia pada laman http://catalog.uinsby.ac.id, tidak terkecuali koleksi Tandon dan Serial. Koleksi tandon dan serial disajikan dengan menggunakan kode T (Tandon), J (Jurnal), M (Majalah), P (Prosiding), dan C (Cliping) pada database dan juga fisik koleksi yang menempel pada nomor punggung buku. Dengan demikian, jika hasil penelusuran terdapat kode tersebut, maka dipastikan koleksi tersebut merupakan bagian koleksi Tandon dan Serial. Semua koleksi di ruangan ini hanya tersedia dengan jumlah satu eksemplar untuk tiap judulnya. Oleh karnanya cara pemanfaatannya (pinjam) hanya bisa dibaca dan foto copy di area gedung perpustakaan. Semua transaksi dilakukan secara tertutup melalui petugas, kecuali koleksi dengan kode M (Majalah). Koleksi majalah bebas dimanfaatkan tanpa harus melakukan transaksi karena disajikan di rak display bersebelahan dengan ruang baca. Untuk setiap transaksi peminjaman koleksi Tandon dan Serial hanya dibatasi sebanyak dua judul untuk semua kode, tanpa ada pembatasan jumlah transaksi setiap harinya. Sebagai gambaran adalah, pemustaka tidak dilarang untuk melakukan peminjaman berulang-ulang dalam sehari, namun dibatasi hanya dua eksemplar untuk setiap transaksinya. Adapun tahapan prosedur pemanfaatan koleksi Tandon dan Serial adalah sebagai berikut: 1. Pemustaka menelusur koleksi yang dibutuhkan pada katalog online (OPAC) yang tersedia; 2. Pemustaka menuliskan nama, NIM, judul koleksi, nomor klasifikasi koleksi, dan tanda tangan pada formulir yang tersedia sesuai jenis koleksi; 3. Pemustaka menyerahkan formulir kepada petugas; 4. Petugas mencari dan mengambilkan koleksi di rak; 5. Petugas menyerahkan koleksi dan menerima kartu identitas (KTM atau KTA) dari pemustaka sebagai alat transaksi atau jaminan; 6. Pemanfaatan koleksi (baca atau foto copy) oleh pemustaka; 7. Selesai pemanfaatan, pemustaka menyerahkan/mengembalikan koleksi kepada petugas dan mengambil kartu identitas; 8. Petugas mengembalikan dan menata koleksi di rak sesuai urutan atau posisi semula. Data transaksi peminjaman koleksi tandon dan serial Koleksi Tandon dan Serial merupakan satu-satunya layanan tertutup yang ada di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya. Dengan demikian, setiap transaksi pinjam baca dan foto copy yang dilakukan harus melalui bantuan petugas karena pemustaka tidak diperkenankan untuk mengambil koleksi secara langsung di rak. Pemustaka hanya perlu menuliskan koleksi yang dibutuhkan pada formulir yang tersedia, untuk selanjutnya petugas yang akan mencarikan di rak dan mengambilnya untuk diserahkan ke pemustaka. Berikut adalah data pemanfaatan koleksi Tandon dan Serial selama enam bulan terakhir sebelum tutup layanan karena adanya pandemi Covid-19, yakni mulai bulan September 2019 sampai dengan Februari 2020 dalam hitungan eksemplar: Tabel 3. Transaksi Koleksi Tandon dan Serial Bulan September 2019 -Februari 2020 No Bulan KOLEKSI Tandon Jurnal Cliping Jumlah 1 September 2019 344 141 1 486 2 Oktober 2019 313 111 1 425 3 November 2019 254 85 2 341 4 Desember 2019 195 54 3 252 5 Januari 2020 41 22 0 63 6 Februari 2020 261 97 2 360 Persepsi mahasiswa terhadap pemanfaatan koleksi tandon sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya Metode pengumpulan data yang digunakan untuk mengukur tingkat persepsi mahasiswa terhadap pemanfaatan koleksi Tandon dan Serial adalah kuesioner atau angket melalui tautan http://bit.ly/kuistandon yang diberikan secara acak kepada lima puluh mahasiswa yang pernah berkunjung. Setiap orang akan diberikan sepuluh soal dengan disertai tiga pilihan jawaban untuk masing-masing pertanyaan. Dengan demikian, jika jumlah responden adalah lima puluh orang, maka masing-masing soal memiliki skor maksimal seratus lima puluh, dengan catatan skor maksimal tiap soal adalah tiga. Berikut adalah nilai skor untuk masing-masing soal kuesioner dengan jumlah responden sebanyak lima puluh orang mahasiswa: Melihat skor yang ada pada table 4, dapat dilakukan analisa dan pemahaman sebagai berikut: 1. Skor 92 atau enam puluh dua persen (62%) responden melakukan sekali atau lebih dari satu kali kunjungan dalam seminggu. Disamping keperluan pemanfaatan koleksi, alasan lain kunjungan ke layanan koleksi Tandon dan Serial dikarenakan alasan ruang baca yang nyaman, keramahan petugas, dan pencahayaan yang bagus. 2. Skor 138 atau sembilan puluh dua persen (92%) responden setuju bahwa koleksi Tandon dan Serial merupakan alternatif sumber informasi ketika koleksi tidak ditemukan di Koleksi Umum. 3. Koleksi dengan kode T (Tandon) lebih banyak dimanfaatkan, yakni lima puluh sembilan persen (59%) dibandingkan koleksi berkode J (Jurnal) dengan jumlah lima puluh empat persen (54%). 4. Setiap pemustaka bisa dikatakan selalu menemukan/mendapatkan koleksi yang dibutuhkan. Tingkat ketersediaan koleksi ketika dibutuhkan oleh pemustaka cukup tinggi, yakni untuk koleksi tandon sejumlah delapan puluh empat persen (84%) dan koleksi jurnal dengan jumlah tujuh puluh enam persen (76%). Tabel 4. Skor Kuesioner Berdasarkan Nomor Soal dengan Jumlah Responden 50 Orang No. Pertanyaan Skor 1 Pernah melakukan kunjungan ke Koleksi Tandon dan Serial 126 2 Pernah pinjam koleksi kode T 88 3 Pernah pinjam koleksi kode J 80 4 Koleksi Tandon cukup lengkap dan selalu ada ketika dibutuhkan 125 5 Koleksi Jurnal cukup lengkap dan selalu ada ketika dibutuhkan 113 6 Koleksi Tandon dan Serial sebagai alternatif buku referensi jika tidak tersedia di Koleksi Umum 138 7 Ruang baca Koleksi Tandon dan Serial cukup memadai dan sesuai standar 142 8 Pencahayaan Ruang Koleksi Tandon dan Serial cukup memadai dan sesuai standar 125 9 Petugas ruang Koleksi Tandon dan Serial cukup komunikatif dan membantu dalam penelusuran referensi 134 10 Kunjungan ke ruang Koleksi Tandon dan Serial dalam seminggu 92 Selanjutnya adalah penjumlahan skor dari keseluruhan soal yang ada. Berdasarkan skor masingmasing soal diatas, dapat diketahui jumlah total skor untuk sepuluh soal kuesioner adalah 1.163. Hasil ini selanjutnya dianalisa menggunakan rumus, dan hasilnya adalah sebagai berikut: 1.163 1.500 Hasil penghitungan rumus dengan jumlah tujuh puluh delapan persen (78%) ini selanjutnya akan dikonsultasikan dengan table skala kategori. Sesuai table kategori, maka untuk hasil akhir rumus dengan jumlah tujuh puluh delapan persen (78%) termasuk dalam kategori SANGAT BAIK, karena berada pada kisaran angka 76 – 100. Dengan demikian, bisa dikatakan bahwa persepsi mahasiswa terhadap pemanfaatan koleksi Tandon dan Serial sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan UIN Sunan Ampel adalah sangat baik.

Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini yaitu: 1. Prosedur pemanfaatan koleksi tandon dan serial di Perpustakaan UIN Sunan Ampel secara singkat diawali dengan penelusuran koleksi melalui OPAC dan mengisi formulir koleksi sesuai ketentuan. Langkah selanjutnya adalah menyerahkan formulir dan kartu identitas anggota kepada petugas untuk pengambilan dan pemanfaatan koleksi. Koleksi pinjaman hanya bisa dibaca dan foto copy dengan durasi maksimal selama dua jam di dalam gedung perpustakaan. 2. Berdasarkan respon angket yang disebar kepada lima puluh mahasiswa, diperoleh hasil tujuh puluh delapan persen (78%), yang berarti persepsi mahasiswa terhadap pemanfaatan koleksi Tandon dan Serial dalam pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan UIN Sunan Ampel termasuk kategori sangat baik.