Peran Alih Media dalam Melestarikan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

Perpustakaan merupakan pusatnya informasi dan penyedia segala referensi yang diperlukan oleh masyarakat. Informasi yang ada di perpustakaan bisa dipastikan relevan dan terjamin kebenarannya. Perpustakaan merupakan pusat informasi yang didalamnya berisi banyak sekali bahan pustaka baik yang tercetak maupun terekam. Banyaknya bahan pustaka yang ada di perpustakaan maka diperlukan adanya kegiatan pelestarian agar bahan pustaka tersebut dapat terawat dan terjaga baik fisik maupun kandungan informasinya. Pelestarian bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang penting di lakukan di dalam lingkungan perpustakaan guna untuk melindungi, memelihara, dan menjaga bahan pustaka baik dari segi isi kandungan ataupun fisik supaya dapat terus di pakai dalam jangka waktu yang lama. Pengertian dari pelestarian sendiri ialah usaha yang dilakukan untuk melindungi banpus agar tidak cepat rusak. Bahan pustaka yang dibeli dengan mahal, diusahakan agar tetap awet dan terjaga, sehingga bisa dipakai dalam kurun waktu yang lebih lama dan dapat menjangkau lebih banyak pembacanya. (Martoatmodjo, 2014) Dalam perkembangan teknologi dan informasi bahan pustaka tidak hanya berbentuk buku saja tetapi sudah bertransformasi menjadi buku digital yang artinya berbentuk non fisik yang dapat diakses dengan alat bantu, computer atau smart phone. Lalu bagaimana buku - buku lama yang tergolong langka , apakah dapat bertransformasi menjadi buku digital juga?, tentu saja iya, buku - buku yang sudah lama dan tergolong langka dapat di alih mediakan kedalam bentuk digital hal ini diupayakan agar dapat menyelamatkan dan melestarikan isi kandungan buku tersebut agar bisa diakses oleh pemustaka dalam jangka waktu yang lama. Alih media ini jelas menguntungkan berbagai pihak, dilihat dari pihak perpustakaan maka alih media ini bisa mengatasi kurangnya ruangan di perpustakaan, melindungi fisik dari bahan pustaka dan melestarikan isi kandungan dari bahan pustaka terutama bahan pustaka langka sedangkan dari pihak pemustaka maka alih media ini menguntungkan karena dapat diakses dengan mudah serta bisa dipakai kapan saja dan dimana saja. Adanya alih media bahan pustaka ini membuat penyimpanan file digital lebih efisien dibandingkan dengan penyimpanan fisik atau cetaknya. Ketersediaan informasi dan penyebarannya yang lebih cepat kepada pemustaka. Informasi dalam bentuk digital ini akan lebih cepat dilayankan dan diakses pemustaka, tanpa harus mendatangi lokasi perpustakaan secara langsung. Hal ini memungkinkan untuk konfirmasi bentuk layanan bahan perpustakaan karena dapat memberikan tampilan yang lebih menarik, halaman yang tidak terbatas, dapat dipakai kapan saja , interaktif dan berkesinambungan. (Hermawan, 2021) Dilihat dari banyaknya manfaat dari alih media ini maka perpustakaan berbondong - bondong untuk melakukan alih media guna untuk mengikuti perkembangan zaman, memenuhi kebutuhan pemustaka dalam segi digital, dan juga dalam melestarikan isi kandungan yang ada di dalam buku tersebut. Salah satu perpustakaan yang melakukan alih media bahan pustaka ini ialah UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Satu - satunya kegiatan pelestarian yang dilakukan oleh perpustakaan ini ialah kegiatan alih media bahan pustaka , dilihat dari banyaknya koleksi lama terutama yang berbahasa jawa maka pihak Perpustakaan mengupayakan koleksi - koleksi lama tersebut untuk di alih mediakan terlebih dahulu. Berdasarkan hasil wawancara yang sudah dilakukan oleh penulis di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, kegiatan alih media ini berperan penting di perpustakaan tersebut karena dapat melestarikan isi kandungan koleksi, menyelamatkan fisik koleksi dari tangan manusia, menghemat ruang penyimpanan, dan mempermudah pemustaka dalam temu kembali melalui digital library UNY. B. TINJAUAN PUSTAKA Alih Media Alih media merupakan kegiatan mengonversi bentuk bahan pustaka dari bentuk buku menjadi bentuk digital guna melestarikan informasi bahan pustaka dan melindungi keaslian dari informasi yang terkandung di dalamnya (Leyginawati & Hanum, 2020) . Alih media bahan pustaka merupakan proses pendigitalisasian dari media tercetak seperti buku, koran, majalah, foto, gambar ke dalam bentuk digital yang dapat direkam, disimpan dan diakses melalui alat bantu komputer maupun alat elektronik lainnya (Fadhlullah, 2017) . Dari pemaparan diatas bisa diambil kesimpulan bahwa alih media bahan pustaka merupakan suatu upaya pendigitalisasian yang dilaksanakan oleh seorang pustakawan guna untuk melestarikan isi kandungan bahan pustaka tersebut dan mempermudah pemustaka untuk mengaksesnya melalui media computer maupun smartphone . Alih media bahan pustaka ini perlu diterapkan di lingkungan perpustakaan, karena ada banyak sekali keuntungan yang didapat bila perpustakaan menerapkan alih media ini. Ada beberapa hal yang menjadi alasan kegiatan alih media bahan pustaka ini diantaranya pertama, dapat menghemat ruang perpustakaan , perkembangan koleksi perpustakaan yang semakin membludak tidak dapat diimbangi dengan perluasan ruang di perpustakaan. Alhasil rak buku yang disediakan di perpustakaan penuh sesak dan bisa mengakibatkan rusaknya pada bahan pustaka itu sendiri . Salah satu usaha yang bisa dilakukan dalam mengatasi kendala ruangan ini ialah dengan melaksanakan alih media . Kedua, untuk mencegah kerusakan fisik pada bahan pustaka , koleksi yang ada diperpustakaan biasanya berbentuk cetak seperti buku, majalah, tabloid, arsip, skripsi, tesis, surat kabar, kamus, bahkan naskah kuno . Dalam upaya untuk menyelamatkan isi kandungan yang ada pada bahan pustaka tersebut maka harus melakukan kegiatan alih media. Ketiga, kelangkaan , bahan pustaka yang jumlahnya sangat banyak bahkan tak terhingga bisanya ada koleksi yang bernilai sejarah dan langka yang perlu dilestarikan baik dari segi fisik maupun segi isinya. Salah satu usahanya adalah dengan melakukan kegiatan alih bentuk dari bentuk fisik ke digital . Keempat, perkembangan teknologi informasi , dalam perkembangannya teknologi dan informasi membawa pengaruh yang baik dalam kegiatan di dunia perpustakaan. Sehinngga hal ini dapat mempermudah kegiatan - kegiatan yang ada diperpustakaan dengan alat bantu teknologi tersebut. Terdapat beberapa pertimbangan dalam pemilihan bahan p uataka yang akan di alih mediakan diantaranya isi dari bahan pustaka mengandung tentang sejarah atau kebudayaan, sifatnya unik atau langka, banyak diminati oleh pengguna, koleksi yang sudah tidak memiliki hak cipta atau yang sudah diberi izin untuk mendigitalisasikannya, pembatasan akses ke koleksi aslinya dengan mempertimbangkan koleksi tersebut yang memiliki nilai sejarah tinggi, rentan, dan kondisi fisik yang rapuh sehingga dengan dibatasinya akses ke koleksi aslinya dapat mebuat koleksi terawat dan tidak cepat rusak, memudahkan pemustaka untuk bisa mengaksesnya secara online (Perpustakaan Nasional RI, 2014) . Selain perlu pertimbangan juga terdapat kriteria dalam memilih bahan pustaka yang akan di digitalkan, diantaranya adalah naskah nusantara, koleksi langka, peta kuno, gambar dan foto bersejarah, majalan serta surat kabar, kriteria lainnya ialah koleksi yang banyak diminati oleh pemustaka, koleksi yang tidak dikenal sehingga ketika telah di digitalkan diharpkan mampu menarik minat pemustaka, koleksi mengenai sejarah terbentuknya zaman kolonial, kemerdekaan dan lain sebagainya di prioritasskan dan kriteria terakhir adalah tingkat keterpakaian. Pelestarian Kegiatan pelestarian bahan pustaka ini perlu dilakukan di lingkungan perpustakaan untuk menjaga bahan pustaka agar tetap terjaga keasliannya. Pelestarian merupakan suatu upaya yang dilaksanakan guna untuk menyimpan informasi yang terkandung di dalam sebuah dokumen aslinya dengan cara alih media (Engla & Marlini, 2012) . Pengertian pelestarian menurut Sudarsono kegiatan - kegiatan yang meliputi semua upaya untuk melestarikan banpus dan arsip yang termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, ketenagakerjaan, metode dan teknik penyimpanannya (Absor, 2018) . Dari penjelasan diatas bisa ditarik kesimpulan bahwa Pelestarian ialah suatu upaya untuk menyelamatkan informasi yang terkandung di dalam bahan pustaka dan arsip dan pelestarian ini juga mencakup kegiatan kebijakan pengelolaan, ketenagakerjaan, metode dan teknik penyimpanan bahan pustakanya. Menurut Sudarsono kegiatan pelestarian ini memiliki tujuan yang diantaranya untuk melestarikan informasi yang ada di dalam bahan pustaka dan arsip dengan melakukan alih media , dan untuk melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk bisa dipakai secara optimal (Cahyani, 2015) . Tujuan lain dari pelestarian bahan pustaka ini diantaranya ialah untuk mejaga agar bahan pustaka tidak cepat mengalami kerusakan. Bahan pustaka yang dibeli dengan mahal, diupayakan agar dapat dimanfaatkan cukup lama, dan awet sehingga dapat mengjangkau lebih banyak pembacanya (Absor, 2018) . Selain itu juga terdapat fungsi dari pelaksanaan pelestarian bahan pustaka, yang diantaranya yang pertama melindungi, bahan pustaka hendaknya dilindungi dari gangguan serangga, manusia, jamut, suhu ruang, dan hal - hal lainnya. Dengan kegiatan perawatan dan pelestarian yang baik dan benar serangga dan gangguan lainnya tidak akan dapat merusak bahan pustaka yang ada. Kedua pengawetan, bahan pustaka dirawat dengan baik dan benar, dengan begitu bahan pustaka akan menjadi lebih awet, dan bisa di pakai dalam jangka waktu yang lebih lama, serta diharapkan lebih banyak pembaca yang dapat mempergunakannya. Ketiga kesehatan, bahan pustaka yang dirawat dan dilestarikan dengan baik, maka bahan pustakanya akan menjadi bersih, bebas dari debu, jamur, serangga, dan sumber dari sarang berbagai penyakit. Sehingga pengguna maupun pustakawan menjadi lebih sehat dan pembaca menjadi lebih semangat dalam membaca dan menggunakannya. Keempat pendidikan, pemustaka serta pustakawan harus belajar cara memakai dan merawat bahan pustaka agar tetap awet (Martoatmodjo, 2014) . Bahan Pustaka Bahan pustaka ialah semua pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan kemudian disebarluaskan kepada perngguna perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunaya . (Ilhami & Effendi, 2022) Menurut Sumanja (di dalam Andi) bahan ialah koleksi - koleksi yang berada di perpustakaan, yang diantaranya terdiri dari, pertama, karya cetak (buku teks, buku penunjang kurikulum, buku bacaan dan buku referensi). Kedua, terbitan berkala (majalah, koran atau surat kabar, tabloid), koleksi audio visual, rekaman suara, rekaman video, dan sumber elektronik (R. Andi AG & dkk, 2020) . Menurut Bafadal menyatakan bahwa bahan pustaka ialah koleksi yang ada di perpustakaan berupa karya cetak seperti buku teks (buku pengunjung/kunjungan), buku fisik, dan buku referensi yang dikumpulkan, diolah, disimpan kemudian disuguhkan kepada pengguna perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi (Saputri & dkk, 2017) . Berdasarkan paparan diatas dapat disimpulkan bahwa bahan pustaka ialah koleksi yang berada di perpustakaan berupa karya cetak maupun non cetak yang telah dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada pemustaka untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Bahan pustaka ini menjadi unsur penting di dalam perpustakaan, jika di perpustakaan tidak memiliki bahan pustaka satupun maka perpustakaan tidak akan dapat berdiri. Bahan pustaka juga harus diolah terlebih dahulu sebelum dilayankan kepada pemustaka, pustakawan memilih terlebih dahulu bahan pustaka mana saja yang diminati pemustaka, lalu diberi nomor inventarsi, nomor klasifikasi, kemudian diinput ke slims, setelah itu dicap stempel dan si sampul, setelah itu baru dapat disajikan kepada pemustaka.

Pada penelitian ini penulis memakai pendekatan deskriptif kualitatif. Pendekatan ini dipakai untuk mengungkapkan peran dari alih media dalam melestarikan bahan pustaka yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta . Menurut Bogdan dan Taylor (didalam Sujarweni , 2023 ) , penelitian kualitatif merupakan salah satu prosedur dari penelitian yang hasilnya berupa data deskriptif seperti ucapan, tulisan, maupun perilaku individu ataupun kelompok yang sedang diamati. Pendekatan ini diharapkan bisa memberikan hasil yang mendalam mengenai ucapan, tulisan dan perilaku yang diamati dari suatu individu, kelompok, masyarakat ataupun organisasi tertentu (Sujarweni, 2023) . Pendekatan deskriptif kualitatif bermaksud untuk memaparkan , menggambarkan, mendeksripsikan serta memberi jawaban secara detail dari permasalahan di lapangan yang akan diteliti dengan memahami semaksimal mungkin seorang individu, suatu kelompok ataupun suatu kejadian yang ada dilapangan (Sugiyono, 2014) . Pada penelitian deskriptif kualitatif ini hasilnya berupa kata - kata atau pernyataan yang sesuai atau sebenar - benarnya dari suatu keadaan yang terjadi dilapangan tanpa dibuat - buat atau dilebih - lebihkan. Penelitian ini dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta yang beralamatkan di Jl, Karang Malang, Caturtunggal, Kecamatan Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Penelitian ini dilaksanakan pada 9 Agustus 2023.

Koleksi - koleksi yang ada di UPT Perpustakaan UNY di antaranya ialah koleksi buku, majalah, Koran, jurnal, tabloid, ensiklopedia, kamus, dan kitab. Di dalam UPT Perpustakaan UNY ini ada banyak koleksi kuno. Untuk menjaga nilai historis yang terkandung di dalam koleksi kuno tersebut UPT Perpustakaan UNY berupaya untuk mengalih mediakannya ke bentuk digital dengan cara mengscan koleksi tersebut. Pustakwan mengupayakan koleksi yang berbahasa jawa terlebih dahulu untuk di alih mediakan, koleksi lainnya ialah buku mengenai metode penelitian. Adapun proses dalam mengalih mediakan bahan pustaka di UPT Perpustakaan UNY diantaranya ialah pertama , penarikan koleksi dari rak buku , pustakawan memilih koleksi kuno yang berbahasa jawa, terutama koleksi yang sudah tidak layak untuk di layankan kepada pemustaka, kemudian mengeluarkan koleksi yang telah dipilih dari rak buku. Setelah mengeluarkan koleksi kuno tersebut pustakawan akan melepas sampul buku guna untuk mempermudah dalam proses scan buku . Kedua , penyerahan koleksi ke bagian Digital Library , setelah dikeluarkan dari rak dan sudah dilepas sampul bukunya, pustakawan akan menyerahkan koleksi tersebut kebagian digital library yang mana gedung UPT dengan gedung digital library ini berbeda namun tetap bersebelahan. Setelah diserahkan ke petugas bagian digital library maka akan diproses. Gambar 1 . Penarikan koleksi dari rak dan peyerahan ke Digital Library Sumber: Peneliti, 2023 Ketiga , pengscanan koleksi , kegiatan scan koleksi di UPT Perpustakaan UNY ini menggunakan alat scan snap sv600 , langkahnya menghidupkan computer , setelah hidup buka aplikasi scan snap praganizer, lalu aka nada notifikasi scan snap is ready , siapkan koleksi yang akan di scan, lalu tekan scan di alat scan untuk memulai proses scanning . Setiap selesai mengscan satu lembar buku klik continue scanning untuk melanjutkan scaning hingga akhir. Setelah selesai mengscan semua halaman tekan tombol finnish scanning, lalu akan muncul select the document type to save to save as , untuk memilih penyimpanan tipe dokumen . Gambar 2. Kegiatan Scan Koleksi Sumber: Peneliti, 2023 Keempat , pengeditan hasil scan koleksi , proses selanjutnya ialah mengedit hasil scan, koleksi yang telah di scan di rapikan terlebih dahulu agar terlihat rapi dan enak dilihat. Berikut tahapan mengedit koleksi yang telah selesai di scan tahap pertama untuk mengedit sampul buku pilih pada bagian kanan atas [1] , jika untuk isi buku pilih [1][2] pada bagian kanan atas , untuk mengeditnya geser kursor sesuai ukuran buku pada setiap ujung bukunya , jika sudah di edit semua klik save and exit . Kelima , penyimpanan hasil scan , setelah selesai melalui proses scan dan edit maka simpan hasil scan dan editan tersebut ke data D di folder Scanning kemudian namai berkas tersebut sesuai dengan nomor inventarisnya yang ada pada barcode di buku. Keenam , membuat daftar isi , buka berkas yang sudah di scan kemudian klik OCR, lalu klik pada view all bookmark , gunakan tool hand untuk membuat daftar isinya dengan cara mengklik judul tiap bab lalu klik kanan pada bagian bookmark dan ketik judul bab tersebut, pastikan bookmark sesuai dengan lembar daftar isi pada buku. Ketujuh , mengupload ke Slims , proses akhir ialah dengan mengupload hasil scan yang telah diedit ke SLIMS , masukan judul, nama pengarang, tahun terbit, fisik buku, dan kemudian masukkan berkas yang telah discan tadi, kemudian klik simpan dan tunggu hingga selesai. Alih media bahan pustaka ini sangat berperan penting di UPT Perpustakaan UNY karena dapat menjaga keutuhan informasi yang terkandung didalam koleksi. Kegiatan alih media ini telah di laksanakan sejak tahun 2018. Banyaknya pemustaka yang berkunjung dan meminjam koleksi yang ada di UPT Perpustakaan UNY ini membuat koleksi kuno yang ada menjadi cepat rusak dan jumlahnya terbatas sehingga untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya UPT Perpustakaan UNY mengalih mediakan koleksi kuno tersebut sehingga koleksi kuno dapat tetap terawat dan pemustaka dapat membaca dan mengasesnya di gedung digital library dengan menggunakan imac yang tersedia di gedung tersebut. Alih media ini berperan dalam Gambar 2 . Mengupload koleksi ke Slims Sumber: Peneliti, 2023 melestarikan bahan pustaka dengan menjaga isi kandungan koleksi, meneylamatkan koleksi dari kerusakan fisik, menghemat ruang penyimpanan, serta mempermudah dalam temu balik informasi. Koleksi yang telah di alih mediakan hanya dapat di akses di lingkungan gedung digital library karena berbasis intranet. Untuk mengaksesnya pemustaka dapat meminjam keyboard dan mouse yang tersedia kemudian masukan password dan email mahasiswa di komputer imac tersebut. Adanya Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi ini akan memudahkan sumber daya manusia di perpustakaan yaitu pustakawan untuk menjalankan tugasnya dan mempercepat layanannya, sehingga akan meningkatkan eksistensi perpustakaan di mata Masyarakat (Suryani & Indah, 2020). Kendala yang dihadapi dalam proses alih media bahan pustaka ini ialah kurangnya sumber daya manusia ( SDM ) yang kurang memadai . Banyaknya pegawai yang telah pensiun membuat sdm di UPT Perpustakaan UNY ini berkurang , sehingga dalam kegiatan alih media ini dapat dilakukan jika petugas perpustakaan sedang tidak banyak pekerjaan. Banyaknya pekerjaan seperti layanan pinjam dan pengembalian keyboard , acc berkas bebas pustaka, serta penerimaan sumabangan buku bebas pustaka membuat petugas cukup kewalahan sehingga kegiatan alih media ini cukup terhambat.

Dari materi yang telah dipaparkan diatas maka didapatkan simpulan dari hasil penelitian yang sudah dilakukan mengenai peran alih media dalam melestarikan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Negeri yaitu UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta sudah melakukan kegiatan alih media bahan pustaka sejak tahun 2018, bahan pustaka yang dialihmediakan diantaranya ialah koleksi kuno, buku metodologi penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi. Bahan pustaka yang diprioritaskan untuk dialih mediakan ialah koleksi kuno yang berbahasa jawa. Tahapan dalam proses alih media bahan pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta diantaranya sebagai berikut: penarikan koleksi dari rak buku, penyerahan koleksi ke bagian Digital Library , pengscanan koleksi, pengeditan hasil scan koleksi, penyimpanan hasil scan, membuat daftar isi, mengupload ke Slims . Alih media bahan pustaka ini berperan penting dalam melestarikan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta karena dapat menjaga isi kandungan koleksi, menyelamatkan koleksi dari kerusakan fisik, menghemat ruang penyimpanan, serta mempermudah dalam temu balik informasi oleh pemustaka . Kendala yang dihadapi dalam kegiatan alih media ini ialah kurangnya SDM yang memadai, akibatnya kegiatan alih media ini cukup terhambat dan dapat di lakukan ketika petugas sedang tidak banyak pekerjaan.