TAHAPAN PENGEMBANGAN PORTAL DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Perkembangan teknologi mengalami perkembangan yang sangat pesat seiring dengan meningkatnya Memasuki dunia globalisasi, manusia mengenal teknologi yang semakin maju untuk mempermudah melakukan aktivitas dalam kehidupan sehari-hari. Dewasa ini, manusia telah mengenal teknologi yang dinamakan dengan internet. Akibat perkembangan infrastruktur yang cukup pesat seperti internet menyebabkan banyak website yang berkembang di internet. Website bukan lagi menjadi barang mewah untuk suatu organisasi maupun pribadi tetapi sudah merupakan keharusan bagi mereka yang siap go public, siap untuk memulai perluasan dan pengembangan usaha dalam bidangnya. Kelebihan yang ditampilkan oleh website seperti dapat menghemat biaya dalam penyampaiannya dan dapat diakses oleh semua pengguna dengan jaringan internet dalam penampilan yang menarik sehingga pengguna tertarik dan lebih nyaman dalam membaca informasi yang disajikan. Internet telah mengubah peranan yang tadihanya digunakan untuk menghitung dan mengolah data, kini menjadi pusat informasi dan hiburan, pusat kegiatan ekonomi, teknologi, bisnisdan lain-lainnya. Sehingga peranan web sebagai media penyebaran informasi sangat diperlukan. Perwujudan media informasi tersebut seperti portal. Pemanfaatan portal ini tidak dapat dibatasi oleh jangkauan dari sisi tempat karena internet dapat diakses dimana saja. Portal merupakan pintu, gerbang atau sarana masuk. Portal mengacu kesitus web yang menawarkan array yang luas dari sumber daya dan jasa, seperti e-mail, forum, mesin pencari dan took belanja online.1 Sebagian besar organisasi seperti institusi pemerintahan, perusahaan ataupun institusi pendidikan yang ada di Indonesia memanfaatkan layanan portal. Layanan portal sendiri semakin mengalami banyak kemajuan baik dari segi pengembangan isi maupun teknologi. Perpustakaan merupakan salah satu sarana pendidikan yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa. Perpustakaan berfungsi sebagai salah satu faktor yang mempercepat akselerasi transfer ilmu pengetahuan, oleh karenanya perpustakaan merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam sistem pendidikan suatu lembaga. Pepustakaan perguruan tinggi berfungsi dalam rangka melaksanakan Tri Dharma PerguruanTinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai ”jantung universitas” sebagai penunjang informasi di Perguruan Tinggi2 karena tanpa sebuah perpustakaan maka proses belajar di suatu universitas akan terasa kurang optimal. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi yang memuat ketentuan mengenai perpustakaan yang menyatakan bahwa perpustakaan adalah unsur yang perlu ada pada semua bentuk perguruan tinggi mulai dari universitas, instansi, sekolah tinggi, politeknik dan akademik (Qalyubidkk, 2003). Perpustakaan perguruan tinggi sebagai salah satu pusat informasi yang bertugas menghimpun, mengelola, menyipman, melestarikan dan menyajikan serta memberdayakan informasi. Pertimbangan terhadap kebutuhan pengguna informasi dalam kaitannya dengan pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan, penelitian maupun kegiatan ilmiah lainnya. Portal merupakan salah satu sarana penting bagi sebuah institusi perguruan tinggi termasuk perpustakaan. Sarana ini akan membantu dan memudahkan pemustaka dalam mencari informasi di dalam sebuah perpustakaan perguruan tinggi tersebut. Dengan fasilitas pada portal maka perpustakaan bisa diakses dimanapun, kapanpun asalkan terdapat jaringan internet. Pustakawan tidak perlu lagi untuk memberikan informasi tentang perpustakaan kepada setiap pengguna, hal ini telah dijembatani oleh fitur-fitur dalam portal yang dirancang untuk bisa saling berkomunikasi. Dalam tulisan ini akan dibahas bagaimana tahapan pengembangan portal di perpustakaan perguruan tinggi. Kajian Teori Sebuah portal adalah pintu, gerbang, atau sarana masuk. Misalnya, perpustakaan adalah gerbang untuk menuju pengetahuan. Dalam usia internet ini, portal megacu pada situs web yang menawarkan susunan yang luas dari sumber daya dan jasa, seperti e-mail, forum, mesin pencari, dan online shop.3 1. Pengembangan Portal Pengembangan portal di perpustakaan perguruang tinggi ditentukan oleh kebijakan dan penggunaan portal itu sendiri. Penggunaan portal dapat dilihat dari seberapa banyak penggunanya dan frekuensi penggunaan portal tersebut. Dalam melakukan proses pengembangan portal, diperlukan sebuah konsep yang menjelaskan tahapan yang harus dilalui, sehingga akan menghasilkan sebuah protal yang berkualitas dan sesuai kebutuhan. System Development Life Cycle (SDLC) merupakan metodologi yang digunakan untuk merancang, membangun, memelihara, dan mengembangkan suatu sistem.4 Chan (2007) dalam Encyclopedia of Portal Technologies and Applications menguraikan beberapa tahap yang harus diperhatikan didalam pembangunan portal pada sebuah perguruan tinggi mencakup, Perencanaan dan strategi; Analisis kebutuhan; Desain dan arsitektur; Implementasi dan alternatif; Pemilihan bangunan; Pemilihan pembelian; Pemeliharaan dan dukungan.

1. Analisis Sistem. Analisis sistem adalah proses mempelajari berbagai masalah dalam bisnis yang direncanakan perusahaan dapat diatasi melalui sistem informasi.5 Portal perpustakaan perguruan tinggi dapat menjadi alat yang efektif untuk komunikasi, transaksi antara mahasiswa, dosen, alumni serta mitra lainnya. Menurut Thayer dalam Chan (2007) mendefenisikan perencanaan perangkat lunak untuk menentukan tujuan dan sasaran sebuah pekerjaan; startegi, kebijakan, rencana dan prosedur untuk mencapainya. Memberikan barang/jasa yang sukses membutuhkan perencanaan yang matang dan perlunya strategi yang jauh dari proses sederhana. Sebuah portal yang sukses harus disesuaikan dengan budaya khusus suatu lembaga, harus menyesuaikan mahasiswa, dosen, dan alumni suatu lembaga, memungkinkan penyebaran informasi masyarakat kampus. Portal adalah sebuah layanan bukan hanya sebuah produk. Perencanaan portal yang tepat harus mencakup jaminan kualitas, pelatihan, upgrade, feedback, dan dukungan dari pengguna dalam suatu lembaga. Beberapa komponen dalam analisis sistem yaitu sebagai berikut: a. Studi Kelayakan Menurut Soekartawi (2003) penilaian studi kelayakan meliputi komponen sebagai berikut:6 1) Technically Feasible (apakah secara teknis layak). Kelayakan secara teknis ini menjadi faktor penentu dalam pembangunan portal di perpustakaan perguruan tinggi, karena portal perpustakaan perguruan tinggi memerlukan infrastruktur dan tenaga yang memadai seperti adanya provider untuk internet, hardwae, software, listrik serta tidak kalah penting adalah tersedianya tenaga teknis yang dapat mengoperasikannya. 2) Economically Profitable (apakah secara ekonomi menguntungkan). Ukuran yang dipakai dalam perhitungan aspek ekonomi tidak harus dihitung dari beberapa laba yang akan diperoleh, melainkan sejauh mana pengaruh portal di perpustakaan perguruan tinggi yang akan dibangun terhadap efektifitas dan efisiensi layanan perpustakaan perguruan tinggi. 3) Socially Acceptable (secara sosial dapat diterima). Apakah secara sosial pembangunan portal di perpustakaan perguruan tinggi tersebut dapat diterima oleh pengguna dan staf perpustakaan?. Sekalipun secara teknis layak dan secara ekonomis menguntungkan belum ada jaminan bahwa pelaksanaan pembangunan portal di perpustakaan perguruan tinggi berhasil tanpa memperhitungkan aspek sosial. Oleh karen itu sebelum program portal di perpustakaan perguruan tinggi dijalankan sebaiknya ada program sosialisasi terlebih dahulu. b. Analisis Kebutuhan Portal harus menjadi kendaraan yang menyediakan semua alat yang berbeda yang diperlukan setiap hari dalam satu wilayah umum. Strauss dalam Chan (2007) menyatakan bahwa ada beberapa fitur wajib portal perpustakaan perguruan tinggi seperti personalisasi, pencarian, saluran, link dan beberapa elemen yang diinginkan seperti kustomisasi, dan alur kerja. Secara umum portal harus memiliki prosedur log in, pengguna harus dapat menentukan dan memilih saluran, isi pencarian dan mengakses chat room, email pribadi. Pengguna saat ini harus dapat mengakses katalog, mendaftar, mengajukan permintaan koleksi, berkomunikasi dengan rekan-rekan, membaca pengumuman/berita, dan mengubah pesan pribadi. Perpustakaan Perguruan Tinggi harus dapat memposting koleksi terbarunya, informasi terbaru. Dengan visi yang jelas dan kebutuhan yang dijelaskan dengan baik, perpustakaan perguruan tinggi dapat membuat sebuah portal yang digunakan oleh semua pengguna perpustakaan perguruan tinggi. Perencanaan yang tepat berdasarkan kebutuhan dan prioritas memungkinkan untuk kelancaran dalam membangun portal. 2. Desain Sistem Desain sistem menjelaskan bagaimana sistem tersebut akan melakukan pekerjaan yang ada pada analisis sistem. Desain dan arsitektur menjadi masalah di pengembangan portal perpustakaan di perguruan tinggi. a. Perancangan Konseptual Tahap inilah data yang dibutuhkan oleh perpustakaan perguruan tinggi dikelompokkan menurut kriteria tertentu. Kemudia antara grup data dengan grup lainnya dilengkapi dengan hubungan.fungsinya, dengan spesifikasi fisik yang sesung- guhnya. Spesifikasi desain fisik meliputi desain pranti keras, peranti lunak, basis data, teleko- munikasi, dan prosedur (Turban, 2006) 3. Implementasi Sistem Implementasi adalah proses konversi dari sistem lama ke sistem baru. Terdapat empat jenis konversi: paralel, langsung, percobaan awal, bertahap9 (Turban, 2006). Konversi paralel maksudnya adalah sistem lama dan sistem baru diimplementasikan dalam waktu yang bersamaan. Di sini dapat dibandingkan hasilnya, sistem mana yang paling banyak di gunakan oleh pemustaka. Konversi langsung, maksudnya sistem yang lama akan dimatikan ketika sistem yang bari dinyalakan pada waktu tertentu. Konversi percobaan awal, akan memperkenalkan sistem baru pada satu bagian perpustakaan, contohnya perpustakaan universitas menerapkan sistem baru pada salah satu perpustakaan fakultasnya. Sistem baru tersebut akan beroperasi dalam jangka waktu tertentu dan dinilai. Setelah sistem baru tersebut bekerja dengan baik, maka akan digunakan dibagian lainnya di perpustakaan. konversi bertahap, memerkenalkan berbagai komponen dari sistem baru, contohnya sebuah modul, dalam bebrapa tahapan. Tiap modul-modul lainnya akan diperkenalkan sampai keseluruhn sistem baru dapat beroperasi a. Pemrograman 1) Client Side Scripting (CSS). Client Side Scripting adalah salah satu jenis bahasa pemrograman web yang proses pengolahannya dilakukan sisi client. Proses pengolahan CSS dilakukan oleh web browser sebagai client-nya (Arief, 2011). 2) Server Side Scripting (SSS). Server Side Scripting (SSS) adalah bahasa pemrograman web yang pengolahannya dilakukan di sisi server. Maksudnya web server yang di dalamnya telah mengintegrasikan komponen web engine (Arief, 2011). 3) Hypertext Markup Language (HTML). Hypertext Markup Language (HTML) merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web (Arief, 2011). 4) Hypertext Processor (PHP). PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML10 (Arief, 2011). b. Pengujian Menurut Purwita (2011) untuk mengetahui keberhasilan suatu portal maka dilakukan pengujian pada sistem yang telah dibuat. Pengujian ini terdiri dari uji coba program dan uji coba sistem. 1) Uji Coba Program. Uji coba program dilakukan untuk mengetahui apakah program dapat berinteraksi dengan baik. Selain itu, pengetsan program bertujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahn dalam program sebelum program tersebut diterapkan dalam sistem yang resmi. Kesalahan yang diperiksa terdiri dari tiga bagian yaitu kesalahan bahasa yaitu penulisan kode program, kesalahan logika yaitu penentuan logika program dan kesalahan proses yaitu kondisi tertentu yang dibutuhkan program. 2) Uji Coba Sistem. Uji coba sistem bertujuan untuk mengetahui semua komponen pada sistem telah siap digunakan dan berfungsi sesuai yang diharapkan. Pengujian dilakukan pada kemungkinan logika mengembalikan nilai benar dan salah, perulangan pada batasan tertentu serta validitas data. c. Pelatihan Kepada Pemakai Pelatihan pada pemakai di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi bisa dengan cara melakukan kegiatan user education. Kegiatan ini akan membimbing mahasiswa dalam menggunakan sistem yang ada diperpustakaan. Biasanya kegiatan user education dilakukan kepada mahasiswa baru yang akan melanjutkan kuliah di universitas tempat perpustakaan tersebut berada. d. Pembuatan Dokumentasi. Untuk memudahkan dalam memeriksa suatu kesalahan suatu program ataupun memahami jalannya program, perpustakaan perguruan tinggi peru membuat suatu dokumentasi dari program yang dibuat. Dokumentasi tersebut berisi informasi mulai dari tujuan dan fungsiprogram, algoritma, serta cara penggunaannya.11 (Laugu, 2008). 4. Operasi dan Pemeliharaan Setelah konversi, sistem akan beroverasi dalam jangka waktu tertentu. Begitu proses sistem baru stabil, audit akan dilakukan selama masa operasi untuk menilai kemampuan apakah sistem tersebut digunakan dengan benar. Sistem membutuhkan pemeliharaan. Jenis pertama pemeliharaannya (Turban, 2006) adalah: a. Debuggingprogram, yaitu proses yang terus berlanjut sepanjang umur hidup sistem. Proses ini seperti memasukkan informasi atau berita ke dalam portal, layanan interaktif antara pemustaka dan pustakawan, up date koleksi tebaru dan kegiatan rutinitas lainnya. b. Pembaruan sistem, untuk megakomodasi berbagai perubahan dalam kondisi perpustakaan. contohnya adalah menyesuaikan dengan berbagai peraturan baru perpustakaan (seperti perubahan jam layanan) c. Menambah fungsi baru ke sistem, yaitu menambahkan fitur baru ke sistem yang ada tanpa menganggu operasinya. Seperti menambahkan fitur khusus untuk pengguna difabel.

Sebuah portal adalah pintu, gerbang, atau sarana masuk. Misalnya, perpustakaan adalah gerbang untuk menuju pengetahuan. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam mengembangkan dan mengadakan desain dan arsitektur menjadi masalah di pengembangan portal perpustakaan di perguruan tinggi yaitu: analisis kebutuhan (studi kelayakan dan analisis kebutuhan), desain sistem (perencanaan konseptual dan perencanaan fisik), implementasi sistem (pemrograman, pengujian, pelatihan kepada pemakai, pemeriksaan dokumen), dan operasi dan pemeliharaan.