Konsep Pengelolaan Arsip Elektronik

1. Pengertian Arsip Elektronik Arsip elektronik adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, di mana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik ini seringkali dikatakan sebagai machine readable record (arsip terbacakan mesin). Arsip elektronik ini pada dasarnya juga harus dikelola di dalam suatu sistem yang didasarkan pada prinsip-prinsip manajemen rekod.1 Pengertian sederhana tentang manajemen arsip elektronik adalah suatu tata kelola pengarsipan yang sudah dilakukan secara elektronik dengan menggunakan perangkat komputer dan alat elektronik pendukung lainnya. Pengelolaa arsip elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi bertujuan untuk menunjang pekerjaan agar menjadi lebih efektif dan efisien. Arsip elektronik juga dapat dipahami sebagai arsip yang dibuat, dikomunikasikan, disimpan, dan dapat diakses melalui perangkat elektronik. Beberapa dekade ini kemajuan teknologi telah mengubah operasi agensi, menciptakan tantangan, dan kesempatan untuk agensi pengelolaan arsip. Ketergantungan yang lebih besar yaitu pada komunikasi elektronik dan sistem telah secara radikal meningkatkan volume dan keragaman informasi yang harus dikelola oleh agensi. Dengan perencanaan yang tepat, teknologi bisa membuat rekaman ini tidak memberatkan untuk mengelolnya dan lebih mudah digunakan dan dibagikan.2 Rekod elektronik adalah arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan dikelola secara elektronik serta menggunakan teknologi komputer. Rekod elekronik ini merupakan hasil alih media dari arsip konvensional ataupun suatu proses yang diciptakan secara elektronik.3 Arsip elektronik yang telah tercipta, tentunya perlu untuk dikelola dan selanjutnya untuk dapat dilayankan bagi pengguna. Untuk itu sangat diperlukan sistem manajemen yang baik untuk dapat mengelola arsip elektronik tersebut. Dokumen atau arsip berupa kertas, microfilm, dan lain-lain seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, kini telah banyak yang dialihmediakan menjadi format digital maupun file tipe doc, xls, pdf dan lain sebagainya. Untuk pengelolaan arsip elektronik, dokumen yang telah dialihmediakan akan di upload ke dalam software document management sistem tertentu. Dokumen yang sudah di upload kemudian dapat diakses, dicari, dan ditampilkan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Berdasarkan pengertian dari arsip elektronik diatas, dapat diketahui bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diolah di dalam sistem, dikomunikasikan, disimpan dan dapat diakses dengan menggunakan peralatan elektronik. Pemanfaatan komputer dapat menjadikan arsip konvensional menjadi terkomputerisasi atau juga dapat menciptakan arsip elektronik. 2. Penciptaan Arsip Elektronik Proses penciptaan arsip elektronik dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:4 a. Penciptaan secara elektronik Penciptaan secara elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti kamera digital, perekam suara, perekam vidio, dan khususnya komputer. b. Penciptaan arsip dengan transformasi digital Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi. Secara umum, digitalisasi mempunyai arti sebagai proses penciptaan arsip elektonik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. Dalam penciptaan arsip elektronik, arsip yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialih mediakan. Jika dilihat dari tujuan dilakukannya alih media arsip yaitu untuk mempercepat layanan akses arsip (aktif dan inaktif) dan untuk pelestarian arsip (statis). Setelah arsip elektronik diciptakan atau proses arsip cetak telah di digitalkan dan dimasukkan kedalam sistem penyimpanan, maka harus dipastikan arsip tersebut disimpan secara benar pada sistem penyimpanan arsip yang biasanya dengan memanfaatkan software tertentu. 3. Software untuk Arsip elektronik Di negara-negara berkembang teknologi, kemajuan dalam jaringan dan pengembangan perangkat lunak yang mendukung arus informasi dan kerja kolaboratif memungkinkan semakin banyak organisasi berkesempatan mengadopsi sistem yang tidak hanya proses dan penyimapanan informasi, tapi juga menjaga arsip organisasi.5 Pengembangan arsip elektronik yang beredar, salah satunya adalah dengan berdirinya DSpace di Massachusetts Institute of Technology (MIT). DSpace dirancang untuk melestarikan dan mendistribusikan teks, audio, video, gambar dan kumpulan data. Organisasi yang menyediakan arsip digital, dapat menentukan siapa yang dapat mengaksesnya. 6 Dspace adalah aplikasi repositori open source yang memungkinkan untuk menangkap, menyimpan, mengindeks, melestarikan dan mendistribusikan materi digital termasuk teks, video, audio dan data. Dspace menyediakan cara untuk mengelola materi dan publikasi secara profesional. Memelihara repositori untuk memberi visibilitas yang lebih besar dan aksesibilitas dari waktu ke waktu. Dspace memiliki empat peran utama: 7 a. Menciptakan visibilitas global. b. Memfasilitasi penangkapan dan penyerapan bahan, termasuk metadata tentang materi. c. Memfasilitasi akses mudah ke materi, menyediakan daftar koleksi dan pencarian. d. Memfasilitasi pelestarian jangka panjang. Selain software Dspace, juga terdapat sistem yang dibuat sendiri oleh lembaga arsip yang bersangkutan dan disesuaikan dengan kebuthannya masingmasing. Contoh sistem untuk pengelolaan arsip elektronik yang diciptakan sendiri oleh lembaga arsip yang bersangkutan yaitu Sistem Elektronik Kearsipan (SEKAR). SEKAR, Sistem Elektronik Kearsipan Universitas Indonesia adalah sistem yang dibuat untuk membantu arsiparis UI dalam pengelolaan arsip statis di lingkungan Universitas Indonesia. DIkembangkan oleh Bidang Layanan dan Pengembangan Kearsipan Kantor Arsip Universitas Indonesia dan komitmen arsiparis UI dalam mengelola informasi organisasi (memori kolektif Universitas Indonesia) SEKAR menjadi alat bantu bagi arsiparis dalam menyediakan layanan informasi ke seluruh civitas akademika UI.SEKAR dibuat dengan basis webbased sehingga memungkinkan pencari informasi menemukan arsip yang kami simpan dengan cepat.Berbagai koleksi dan media simpan informasi arsip yang bernilai bagi publik dan masyarakat akan dikelola secara digital dan memudahkan bagi civitas akademika dan masyarakat untuk mengakses informasi arsip tersebut. Dengan standar deskripsi internasional ISAD-(G), ISAAR-CPF, ISDIAH diharapkan SEKAR mampu memberikan konten yang bernilai informasi tinggi.8 Contoh penerapan software untuk arsip elektronik yang lainya yaitu dari BAKK UNNES merupakan sistem yang dibuat untuk melakukan proses pengarsipan secara digital (e-arsip) melalui media online (internet). Arsip yang dikelola oleh Bagian Akademik, Kemahasiswaan dan Kerja sama BAKK UNNES akan discan kemudian ditata secara sistematis di dalam gudang arsip masing-masing bagian dan dicatat letaknya dalam SIADIG ini. SIADIG diharapkan bisa mengantisipasi dari terjadinya kerusakan arsip fisik yang disebabkan oleh berbagai faktor dan dapat mendukung layanan prima sekaligus secara langsung dapat memberikan data informasi arsip yang dibutuhkan secara cepat, akurat dan transparan. Tujuan dari penggunaan sistem ini adalah untuk mempermudah proses pencarian/penelusuran dokumen arsip ketika dibutuhkan. Manfaat dari sistem informasi ini adalah banyaknya data dan banyaknya kelompok data sehingga dapat membantu dalam penemuan kembali, menunjukkan keterkaitan antara arsip satu dengan arsip yang lain. Arsip-arsip lama yang memiliki nilai guna informasi sejarah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip dan dicari dalam tumpukan yang banyak, kini dengan mudah dapat diakses secara online. 9 4. Pengelolaan Arsip Elektronik Dalam mengelola arsip elektronik, tentu membutuhkan pengetahuan dan kemampuan khusus dalam tata kelola kearsipan yang secara otomatis sangat berhubungan dengan teknologi informasi untuk itu perlu ditambah dengan pengetahuan komputer. Tentu saja hal tersebut tidak dapat berjalan tanpa beriringan dengan tenaga programer. Oleh karena itu perlu adanya kolaborasi yang baik antara arsiparis sebagai tenaga profesional kearsipan dengan programer sebagai tenaga profesional komputer untuk menciptakan sistem pengelolaan arsip elektronik yang baik. Sistem informasi berbasis komputer dan internet selalu merevolusi rekod elektronik dan penciptaan arsip, pengelolaan dan akses. Ini telah menyebabkan perkembangan yang pesat dan belum pernah terjadi sebelumnya perkembangbiakan teks dan file data dan sulitnya inventarisasi, penilaian dan pelestarian file-file.10 Pengelolaan arsip elektronik dimulai dengan pencintaptaan arsip. Setelah arsip elektronik diciptakan atau proses arsip cetak telah di digitalkan kemudian disimpan dalam media penyimpanan, maka harus dipastikan arsip tersebut disimpan secara benar dan harus support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun dipindah ke hadware dan software yang lain. Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up. Back-up harus dilakukan secara rutin karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media penyimpanan. Untuk menjamin perlindungan yang berkelanjutan dari arsip elektronik, cara yang efektif untuk menjaga, penanganan, dan menyimpan arsip elektronik baik aktif dan in-aktif dari waktu ke waktu dapat dilakukan dengan 3 cara:11 a. Online : disimpan dalam media penyimpanan online, misalnya mainframe, dan jaringan terpasang penyimpanan. Media ini dapat dimanfaatkan untuk mem-backup arsip elektronik yang sewaktuwaktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Umumnya, arsip yang disimpan secara online adalah arsip elektronik aktif yaitu arsip yang teratur diperlukan. b. Offline: arsip elektronik yang disimpan pada sistem atau perangkat penyimpanan yang tidak langsung dapat diakses melalui jaringan. Media penyimpanan removable (misalnya pita magnetik, CD, DVD) dan arsip elektronik yang disimpan umumnya arsip in-aktif yang tidak diperlukan untuk kegiatan sehari-hari. c. Nearline: arsip elektronik disimpan di removable media penyimpanan digital, tetapi tetap relatif dapat diakses melalui sistem otomatis yang terhubung ke jaringan. Media yang tepat untuk menyimpan arsip elektonik tersebut adalah hardisk eksternal dan flasdisk. Arsip elektronik yang disimpan umumnya arsip dinamis in-aktif yaitu arsip elektonik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun frekuensi penggunaanya sudah mulai berkurang. Dalam menangani arsip elektronik yang harus diperhatikan adalah keaslian dan keotentikan dari materi arsip yang disimpannya. Sistem yang digunakan untuk peyimpanan harus mampu mengamankan dan melestarikan materi arsip serta arsip juga harus dalam keadaan utuh, konteks dan strukturnya. Metadata adalah data yang menggambarkan konteks, isi dan struktur arsip. Metadata memungkinkan untuk mengontrol, mengelola, mencari, memahami dan melestarikan arsip dari waktu ke waktu. Beberapa contoh metadata adalah: 12 a. Judul rekor b. Subjek mencakup c. format d. Tanggal catatan dibuat e. Sejarah penggunaannya Adapun yang perlu diperhatikan selanjutnya yaitu tentang kebijakan dalam mengelola metadata adalah sebagai berikut:13 a. Menetapkan peran dan tanggung jawab untuk menangkap dan mengelola metadata. b. Mengidentifikasi elemen metadata yang akan diambil. c. Menetapkan kapan dan bagaimana metadata harus ditangkap. d. Menentukan berapa lama metadata perlu dipertahankan. e. Rinci bagaimana metadata akan disimpan. f. Pastikan penyimpanan yang aman dan jejak audit akses, penggunaan, dan perubahan atau penambahan untuk memantau integritas dan keaslian metadata. g. Termasuk prosedur backup yang memadai dan mekanisme pemulihan dan pertimbangan manajemen bencana. h. Menyediakan untuk pelestarian metadata selama diperlukan. Tahap yang paling penting dalam pengelolaan arsip lektronik yaitu mengenai pemeliharaan arsip. Mengingat arsip elektronik masih tergolong jenis arsip baru dan bentuk arsip elektronik yang berbeda jauh berbeda dengan arsip cetak maka pemeliharaanya pun tentunya berbeda. Pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut. Kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:14 a. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak. Penegelola arsip elektronik dapat memproteksi dengan mengunci arsip elektronik vital. Arsip vital adalah arsip yang dianggap penting bagi kegiatan badan korporasi. Pemroteksian ini bertujuan untuk menghindari penyalahgunaan dan pengerusakan arsip elektronik. b. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian terhadap perkembangan teknologi secara berkala. c. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan memastikan sofware dapat dijalankan pada teknologi terbaru. 5. Tantangan Pengelolaan Arsip Elektronik Pengelolaan arsip elektronik dalam organisasi mungkin tidak sukses jika kebijakan dan prasarana tidak didukung oleh pengelola arsip yang berpengalaman dan memenuhi syarat, dan adanya pelatihan yang memadai dan secara teratur bagi petugas.15 Dalam pengelolaan arsip elektronik tentunya membutuhkan sumberdaya manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dan teknologi informasi, hal ini menjadi tantangan bagi setiap kantor arsip dalam memilih sumberdaya untuk pengelolaan arsip elektronik. Sementara teknologi informasi membawa banyak manfaat dan secara bersamaan memperkenalkan sejumlah tantangan yaitu risiko kehilangan data dan rekod, risiko terhadap keandalan dan keaslian e-record, kehilangan keamanan dan privasi, meningkatkan biaya pengelolaan rekod dan desentralisasi informasi, meningkatnya kebutuhan akan spesialis teknologi informasi, dan sebagainya. 16 Arsip elektronik yang sangat erat hubungannya dengan teknologi informasi tentunya harus memperhatikaan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan. Memperhatikan umur teknologi yang digunakan, apakah dapat bertahan lama atau mudah rusak. Masa pakai perangkat keras dan perangkat lunak yang relatif singkat memiliki implikasi penting pelestarian jangka panjang catatan elektronik di negara berkembang karena keterbelakangan dalam perkembangan teknologi. Organisasi mengganti sistem mereka ketika pemasok mereka berhenti mendukung sistem atau kapan produk baru ditawarkan. Mentransfer rekaman dari sistem ke sistem yang lainnya mungkin juga memerlukan pemformatan ulang yang substansial dan restrukturisasi arsip.17 Catatan elektronik rentan terhadap kerugian dan kerusakan karena:18 a. Kerapuhan media yang digunakan untuk merekamnya. b. Ketergantungan pada teknologi yang berubah sepanjang waktu. c. Tidak adanya akuntabilitas yang ditugaskan untuk pengelolaan arsip yang tepat. Selain itu, tantangan yang berkaitan dengan biaya. Penerapan arsip elektronik tentunya diperlukan sistem yang cukup mahal. Keterlibatan bidang keuangan juga diperlukan untuk memelihara arsip, perangkat lunak dan perangkat keras, krena sumberdaya menggunakan dan mengembangkan arsip elektronik sehingga akan tetap dapat diakses di masa depan. 6. Keuntungan Pengelolaan Arsip Elektronik Dengan adanya arsip elektronik, pelestarian fisik menjadi tidak masalah. Semua catatan disalin dari waktu ke waktu dan dipertahankan dalam format independen perangkat lunak yang tepat untuk membacanya. Semua salinan memiliki nilai bukti yang sama.19 Keuntungan lainnya yaitu proses pencarian atau temu balik informasi lebih cepat. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor dan kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Arsip elektronik juga dapat menghemat tempat 19David Bearman dan Margaret Hedstrom, “Reinventing Archives for Electronic Records: Alternative Sewice Delivery Options”, dalam jurnal Electronic Records Management Program Strategies, 1993, 88. penyimpanan karena menggunakan media penyimpanan elektonik.

Arsip elektronik merupakan arsip dengan format baru yang memanfaatkan teknologi informasi sebagai media pengelolaannya. Arsip elektronik yaitu arsip yang dibuat, dikomunikasikan, disimpan, dan dapat diakses melalui perangkat elektronik. Salah satu solusi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen arsip atas persoalan arsip yang semakin hari semakin bertambah banyak pada suatu organisasi adalah dengan menerapkan sistem pengelolaan arsip elektronik. Konsep yang dipersiapkan untuk pengelolaan arsip elektronik harus dipikirkan dengan matang, mulai dari proses penciptaan hingga penyimpanannya. Pengelolaan arsip elektronik dinilai lebih efektif dibandingkan dengan arsip cetak ditinjau dari segi kepraktisan dalam penciptaan dan penyimpananya. Jika dilihat dari tujuan sistem pengelolaan arsip elektronik yaitu untuk mempercepat layanan akses arsip (aktif dan inaktif) dan untuk pelestarian arsip (statis). Pengelolaan arsip secara elektronik memiliki banyak kelebihan baik dari segi waktu, biaya, maupun tenaga. Keamanan arsip elektonik lebih terjaga dibanding dengan arsip cetak karena dapat di backup kedalam berbagai media penyimapanan yang compatible. Penyimpanan pembackup-an arsip elektonik dapat dilakukan secara online, offline dan nearline yang dapat disimpan dalam beberapa media penyimpanan elektronik seperti hardisk, flashdisk, CD, DVD, dsb. Dalam pengelolaan arsip elektronik tentunya membutuhkan sumberdaya manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dan teknologi informasi, hal ini menjadi tantangan bagi setiap kantor arsip dalam memilih sumberdaya untuk pengelolaan arsip elektronik.