KETERLIBATAN PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN PERTANIAN DALAM PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK

Dalam rangka meningkatkan transparansi informasi badan publik, Pemerintah Indonesia mengesahkan Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP). Undang-undang ini lahir sebagai upaya pemerintah mengatur Badan Publik yang dapat mengelola informasi publik lebih efisien sehingga masyarakat mudah mengakses informasi publik yang dimiliki oleh Badan Publik. UU KIP bertujuan untuk mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara yang berakibat pada kepentingan publik. Pengelolaan informasi publik yang profesional adalah upaya mengembangkan layanan informasi publik kepada masyarakat. Selain itu, pengelolaan informasi publik yang profesional dapat membantu suatu Badan Publik terhindar dari sengketa informasi publik, sebagai salah satu akibat dari tidak terlayaninya informasi yang dimohon masyarakat. Sebagai pengelola informasi publik, pada UU KIP disebutkan adanya kewajiban setiap Badan Publik menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) serta membuat sistem penyediaan layanan informasi sesuai petunjuk teknis standar layanan informasi publik dengan dibantu oleh pejabat fungsional yang salah satunya merupakan pustakawan (Republik Indonesia, 2010). Dengan lahirnya Undang-undang ini, hampir semua Badan Publik di Indonesia membentuk 172 unit baru di instansinya yaitu Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan membuat prosedur layanan informasi publik sesuai dengan yang tercantum dalam Undang-undang tersebut. Dengan demikian, alur permohonan informasi publik di badan publik menjadi lebih jelas dan efektif. Menurut Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Pasal 1 ayat 3 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Badan Publik adalah adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri (Republik Indonesia, 2008). Informasi publik di Kementerian Pertanian diklasifikasikan menjadi (1) informasi publik yang harus diumumkan secara berkala (IBK); (2) informasi publik yang hrus disediakan secara serta-merta (ISM); (3) informasi publik yang harus tersedia setiap saat (ISS); (4) informasi publik yang dikecualikan (IDK), dan (5) informasi publik yang harus diuji konsekuensi (IUK). (Ningtyas, 2017). Perpustakaan Nasional RI menjadikan agar di era keterbukaan informasi sebagai momentum untuk lebih mengoptimalkan peran dan fungsi perpustakaan, karena perpustakaan adalah lembaga yang tepat sebagai fasilitator bagi sebuah organisasi untuk memberikan dan menyebarkan informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Dengan adanya UU KIP tesebut akan menambah tugas baru bagi perpustakaan dan akan memberikan pemahaman baru bagi seluruh stakeholder akan pentingnya perpustakaan sebagai penyimpan dan pengelola informasi sehingga dapat dimanfaatkan. Pustakawan pun akan mempunyai tanggung jawab yang besar dengan adanya UU tersebut, karena pustakawan adalah orang terdepan dalam mengolah informasi, memilah informasi yang dapat disampaikan maupun yang tidak serta memberikan informasi yang dibutuhkan, oleh karena itu perpustakaan harus mulai melakukan pembenahan. Semua jenis perpustakaan menurut beliau sudah sepatutnya memberikan respon positif dalam menyikapi UU KIP. (Sularsih, 2010). Perpustakaan pada Badan Publik Negara/Lembaga Pemerintah dapat disebut Perpustakaan Khusus. Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain. Sesuai dengan cakupan tersebut, Perpustakaan pada Badan Publik Negara/Lembaga Pemerintah merupakan Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah, yaitu salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga pemerintah yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan materi perpustakaan/informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pencapaian misi instansi induknya (PNRI, 2017). Perpustakaan Khusus VISI PUSTAKA, Vol 20 No. 2 Agustus 2018 Perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain. Menurut Aziz (2006) dalam Siregar (2015) pustakawan adalah merupakan tenaga profesi dalam bidang informasi, khususnya informasi publik, informasi yang disediakan merupakan informasi publik melalui lembaga kepustakawanan yang meliputi berbagai jenis perpustakaan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia kata pengelola perpustakaan adalah orang yang mengelola perpustakaan atau yang biasa disebut staf perpustakaan. Departemen Pendidikan Nasional RI (2004) dalam Mangapeng (2016) menyatakan bahwa staf perpustakaan terdiri atas pustakawan, asisten pustakawan, tenaga administrasi, dan tenaga fungsional lainnya. Menurut Andriaty (2016), pengelola perpustakaan terdiri atas tenaga pustakawan (fungsional khusus) dan/atau tenaga teknis (fungsional umum). Pustakawan di perpustakaan khusus adalah seorang pustakawan di perpustakaan khusus mempunyai kompetensi khusus. Kompetensi khusus tersebut bersifat unik dan saling mempengaruhi satu sama lain, yaitu pengetahuan (knowledge), pemahaman (understanding), keahlian (skills), dan perilaku (attitudes) (Murphy dalam Rufaidah 2009). Kompetensi khusus dan unik tersebut termasuk di dalamnya penguasaan secara mendalam pengetahuan berbagai informasi khusus sesuai subyek spesialisnya, berbagai informasi atau pengetahuan baik tercetak maupun elektronik yang dapatmempertemukan useratau pengguna dengan informasi yang dibutuhkannya. Penerapan jabatan fungsional pustakawan merupakan salah satu upaya pemerintah untuk meningkatkan kesejahteraan pustakawan dan mengukur kompetensinya melalui sistem penilaian pelaksanaan pekerjaan. Jenjang jabatan diukur berdasarkan kompetensi yang dimiliki, yang dicerminkan oleh nilai kredit kumulatif yang dicapai oleh pustakawan yang bersangkutan (Saleh, 2004). Dalam hal peran pustakawan membantu PPID pada Badan Publik, perlu diketahui definisi Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan (PNRI, 2014) Di samping kompetensi, beberapa hal lain yang diperlukan dalam memaksimalkan peran Pustakawan adalah adanya dukungan Pimpinan Instansi/Pimpinan PPID terhadap pengelolaan Unit Perpustakaan yang sebaiknya dalam struktur organisasi bersama dengan Unit Layanan Informasi Publik serta adanya koordinasi antar Pimpinan dalam mensinergiskan sumber daya informasi di lembaganya agar dapat maksimal dalam melayani publik. Perpustakaan sebagai unit yang telah lama ada di badan publik, salah satu tugasnya juga mengelola dan melayani permintaan informasi dari masyarakat, seharusnya memiliki kerja sama yang baik dengan layanan informasi publik PPID. Namun, pada kenyataannya, banyak perpustakaan di badan publik yang masih belum bersinergi dengan layanan informasi publik yang diselenggarakan oleh PPID lembaganya. Dalam hal peningkatan kinerja PPID untuk melaksanakan tugasnya yang dibantu oleh Pejabat Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi, salah satunya adalah Pustakawan. Ada keterkaitan antara tugas PPID dengan tugas perpustakaan pada instansinya. TUJUAN Berdasarkan latar belakang dan permasalahan, penenelitian ini bertujuan mengetahui seberapa besar keterlibatan perpustakaan Kementerian Pertanian dalam pengelolaan informasi publik. Hasil kajian diharapkan dapat memberikan masukan dan evaluasi kepada Biro Humas dan Informasi Publik tentang pengelola informasi publik Kementerian Pertanian.

Penelitian dilaksanakan pada bulan Februari-Mei 2018 dengan menggunakan metode deskriptif kuantitatif dari data responden pustakawan/pengelola perpustakaan Kementerian Pertanian. Variabel yang diamati meliputi variabel Tingkat keterlibatan responden (X2) terhadap PPID yang dianalisis meliputi sistem penyedia layanan; struktur organisasi; akses informasi; peran; keterlibatan; koordinasi sistem informasi; kerjasama; pelayanan informasi; dan ikut bimbingan/kegiatan teknis. Tingkat kompetensi (X3) meliputi pengetahuan, pemahaman, dan perilaku terhadap Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi. Data variabel-variabel tersebut dikumpulkan melalui metode survei dengan menggunakan kuesiner melalui google form yang disebar melalui fasilitas Whatsapp dan email ke masing-masing responden. Data yang terkumpul berjumlah 48 responden dari 166 UK/UPT pustakawan/ pengelola perpustakaan lingkup Kementerian Pertanian. Data yang terkumpul selanjutnya ditabulasi dan dianalisis menggunakan uji korelasi Rank Spearman's untuk mengetahui hubungan tingkat keterlibatan dan tingkat kompetensi pustakawan/pengelola perpustakaan di PPID. Selain menggunakan analisis statistik, data dianalisis secara deskriptif pada variabel karakteristik responden, dan tingkat keterlibatan & tingkat kompetensi melalui rataan skors.

Deskripsi karakteristik responden adalah menguraikan atau memberikan gambaran mengenai identitas responden dalam pengkajian ini, sebab dengan menguraikan identitas responden yang menjadi sampel maka akan dapat diketahui sejauh mana identitas responden diuraikan. Oleh karena itulah deskripsi karakteristik responden pustakawan/ pengelola perpustakaan dalam kajian ini dikelompokkan menjadi beberapa kelompok yaitu: jenis kelamin, usia, jabatan, masa kerja, dan instansi responden. Berdasarkan analisis deskriptif didapat bahwa setengahnya dari responden berjenis kelamin perempuan, rentang usia 30-50 tahun dengan jabatan fungsional 33,30% pustakawan pertama dengan masa kerja >10 tahun didominasi dari Instansi Pusat Penelitian, Balai Besar dan BPTP. Kementerian Pertanian memiliki lebih dari 160 Unit Kerja/Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) yang tersebar di seluruh provinsi, namun tidak setiap UK/UPT memiliki pustakawan (Andriaty, 2016). Tabel Karakteristik responden selengkapnya disajikan pada Tabel 1. Tabel 1 Karakteristik Responden No. Karakteristik Responden Jumlah % 1. Jenis Kelamin Laki-laki Perempuan 2. Usia >50 30-50 <30 22 45,80 26 54,20 12 25,00 31 64,60 5 10,40 3. Jabatan Pustakawan Madya 1 2,10 Pustakawan Muda 12 25,00 Pustakawan Pertama 16 33,30 Pustakawan Penyelia 4 8,30 Pustakawan Mahir 2 4,20 Pustaawan Terampil 4 8,30 Pengelola Perpustakaan 9 18,80 4. Masa Kerja >10 25 52,10 5-10 13 27,10 <5 10 20,80 5. Instansi Itjen/Ditjen/Badan/Setjen 7 14,60 Puslit 10 20,80 Balai Besar 10 20,80 Balit 9 18,80 BPTP 10 20,80 STTP/SMK 2 4,20 Badan Publik Kementerian Pertanian wajib membangun dan mengembangkan sistem pendokumentasian informasi yang dapat mengelola informasi publik secara efisien agar dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat. Menurut Mirmani (2013) badan publik harus mengelola dan mengembangkan informasi secara sistematis, cermat, cepat, dan akurat berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Keterlibatan Perpustakaan Kementerian Pertanian Pustakawan pada instansi pemerintah adalah bagian tidak terpisahkan dari pengelolaan informasi publik di instansinya. Hal ini karena pustakawan berfungsi sebagai pengelola informasi mengenai terbitan lembaganya, menjadi jembatan akses informasi baik antara personil di lembaga maupun dengan pemakai informasi. Berdasarkan analisis didapat bahwa hampir semua perpustakaan responden terlibat dalam kegiatan PPID karena sudah adanya sistem penyediaan layanan informasi di tiap-tiap perpustakaan lingkup Kementerian Pertanian, namun belum adanya koordinasi antara sistem informasi perpustakaan dengan unit layanan informasi publik dan tidak adanya keterlibatan perpustakaan dalam mengikuti bimbingan teknis/ kegiatan yang diselenggarakan oleh PPID. Rataan skors tingkat keterlibatan Perpustakaan Kementerian Pertanian dalam kegiatan PPID selengkapnya tersaji pada Tabel 2. Tabel 2. Rataan skors tingkat keterlibatan Perpustakaan Kementerian Pertanian dalam kegiatan PPID Tingkat Keterlibatan Perpustakaan Rataan Skors 1. Adanya sistem penyediaan layanan informasi 1,98 2. Berada dalam struktur organisasi dengan Unit Layanan Informasi Publik 1,79 3. Jembatan akses informasi bersama dengan Unit Layanan Informasi Publik 1,83 4. Peran pustakawan/pengelola perpustakaan dalam membantu PPID 1,81 5. Keterlibatan Pustakawan/ Pengelola perpustakaan dalam kegiatan PPID 1,69 6. Mengkoordinasikan sistem informasi dengan Unit Layanan Informasi Publik. 1,67 7. Memiliki kerjasama dengan layanan informasi publik PPID 1,77 8. Pelayanan informasi terhadap pengguna Layanan Informasi Publik 1,79 9. Mengikuti bimbingan teknis/kegiatan yang diselenggarakan PPID 1,48 Kompetensi Kompetensi personal dan profesional mutlak dikembangkan, pustakawan disamping harus menyesuaikan dirinya untuk mengemban fungsi pengelolaan informasi publik yaitu dengan (1) mempelajari peraturan perundang-undangan di bidang Informasi Publik; (2) mengikuti bimbingan teknis/kegiatanyangdiselenggarakan PPID; (3)mengikutiperkemban gan pengelolaan informasi publik pada lembaganya; (4) menyediakan dokumen terbitan lembaganya yang berjenis informasi publik terbuka; (5) menjadi jembatan koordinasi antara Unit Perpustakaan dengan Unit Layanan Informasi Publik; (6) mengkomunikasikan sarana prasarana, anggaran, dan sistem informasi di Unit Perpustakaan yang dapat mendukung kinerja Unit Layanan Informasi Publik; serta (7) mengkoordinasikan sistem informasi yang dikembangkan oleh Unit Perpustakaan dengan Unit Layanan Informasi Publik (Republik Indonesia. 2008). Murphy (1991) dalam Rufaidah (2008) mendefinisikan pustakawan di perpustakaan khusus lebih spesifik karena mempunyai kompetensi khusus. Kompetensi khusus tersebut bersifat unik dan saling mempengaruhi satu sama lain, yaitu pengetahuan (knowledge), VISI PUSTAKA, Vol 20 No. 2 Agustus 2018 pemahaman (understanding), keahlian (skills), dan perilaku (attitudes). Berdasarkan Tabel 3 di dapat bahwa pustakawan/pengelola perpustakaan Kementerian Pertanian pada hal tingkat pengetahuan, tingkat pemahaman dan tingkat keahlian terhadap PPID mayoritas tinggi; namun pada tingkat perilaku cenderung sedang. Berdasarkan pernyataan Murphy (1991) dalam Rufaidah (2008) kompetensi khusus dan unik yang dimiliki pustakawan di perpustakaan termasuk di dalamnya penguasaan secara mendalam pengetahuan berbagai informasi khusus sesuai subyek spesialisnya, berbagai informasi atau pengetahuan baik tercetak maupun elektronik yang dapat mempertemukan user atau pengguna dengan informasi yang dibutuhkannya. Tabel 3. Rataan skor Kompetensi Pustakawan/pengelola perpustakaan Kementerian Pertanian terhadap PPID Kompetensi Tingkat Pengetahuan Tingkat Pemahaman Tingkat Keahlian Tingkat Perilaku Rataan Skors 1,93 1,80 1,80 1,69 Hubungan Tingkat Kompetensi dengan Tingkat Keterlibatan Pustakawan/ Pengelola Perpustakaan di PPID Berdasarkan analisis korelasi Spearman's didapat bahwa terdapat hubungan signifikan kompetensi pustakawan/pengelola perpustakaan Kementerian Pertanian dengan keterlibatan di PPID sebesar a <99%. Hal ini terbukti pustakawan/pengelola perpustakaan Kementerian Pertanian mampu pengelolaan informasi dan dokumentasi; informasi mudah diakses; tersedia prosedur layanan; mampu mengembangkan layanan informasi publik kepada masyarakat; dan mampu mengelola dokumen terbitan. Pernyataan lain berdasarkan wawancara dengan para responden bahwa pengelolaan PPID lebih terkoordinir dan pustakawan lebih diberdayakan sehingga bisa saling tukar-menukar informasi di masingmasing UK/UPT seluruh Kementerian Pertanian dan sosialisasi dan pelatihan secara kontinue pelayanan pengelolaan PPID dengan melibatkan perpustakawan. Berdasarkan uraian yang telah disampaikan penulis, Pustakawan berperan dalam membantu PPID lembaga induknya dengan mengimplementasikan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Pustakawan menghadapi tantangan tidak hanya dalam pengelolaan perpustakaan tetapi juga dalam pengelolaan informasi publik sehingga sudah seharusnya ushendi & Ceria Isra Ningtyas, Keterlibatan Perpustakaan Kementerian Pertanian Dalam Pengelolaan Informasi Publik Pustakawan terus mengembangkan kompetensi dirinya. Tabel Hubungan Tingkat Kompetensi Pustakawan dengan tingkat Keterlibatan Pustakawan/ pengelola perpustakaan di PPID tersaji pada Tabel 4. Tabel 4. Hubungan Tingkat Kompetensi Pustakawan dengan tingkat Keterlibatan Pustakawan/ pengelola perpustakaan di PPID Kompetensi Tingkat Keterlibatan Pengetahuan Pemahaman Keahlian Perilaku Correlation Coefficient 0,498" 0,479" 0,881" 0,760" Spearman's rho Sig. (2-tailed) 0,000 0,001 48 48 48 0,000 0,000 N 48 **. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed). *. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).

Keterlibatan Perpustakaan Kementerian Pertanian dalam kegiatan PPID didasarkan adanya sistem penyediaan layanan informasi di tiap-tiap perpustakaan, namun belum adanya koordinasi antara sistem informasi perpustakaan dengan unit layanan informasi publik serta tidak adanya keterlibatan perpustakaan dalam mengikuti bimbingan teknis/kegiatan yang diselenggarakan oleh PPID. Kompetensi Pustakawan/pengelola perpustakaan Kementerian Pertanian pada hal tingkat pengetahuan, tingkat pemahaman dan tingkat keahlian terhadap PPID mayoritas tinggi; namun pada tingkat perilaku cenderung sedang. Kompetensi pustakawan/pengelola perpustakaan mampu pengelolaan informasi dan dokumentasi; informasi mudah diakses; tersedia prosedur layanan; mampu mengembangkan layanan informasi publik kepada masyarakat; dan mampu mengelola dokumen terbitan. Supaya pengelolaan informasi dan dokumentasi berjalan dengan baik diharapkan PPID bersinergi dalam pengelolaan informasi melalui pendokumentasikan informasi melibatkan dan berkoordinasi dengan pustakawan/pengelola perpustakaan sehingga dapat melayani dengan cepat sesuai harapan dan menjadikan prioritas dalam mencerdaskan masyarakat. Lebih ditingkatkan lagi peran PPID terutama jabatan fungsional Pustakawan sebagai penyedia informasi, pengolah dan penyebar informasi kepada pengguna dengan cara mengikuti sosialisasi, workshop ataupun diklat PPID yang ada pada Kementerian Pertanian.