Evaluasi Hasil Digitalisasi Tugas Akhir Mahasiswa di UPT Perpustakaan Universitas Andalas

Perpustakaan perguruan tinggi sebagai jantung institusi akademik, memiliki mandat stategis dalam mengelola, menyimpan, serta mendiseminasikan pengetahuan ilmiah secara berkelanjutan (Kamariah, 2024; Manaf, 2020). Peran ini menjadikan perpustakaan perguruan tinggi mengalami redefinisi, tidak lagi hanya sebagai tempat penyimpanan fisik koleksi tercetak, tetapi sebagai pusat data ilmiah berbasis teknologi informasi yang mendukung prinsip keterbukaan akses dan transparansi akademik (Toya, 2023). Dalam konteks ini, digitalisasi menjadi agenda krusial dan mendukung pengelolaan, karena menyangkut aspek preservasi dan infrastruktur pengetahuan berbentuk repositori institusi (Kusnandar et al., 2025). Repositori institusi sebagai sistem pengelolaan karya ilmiah digital merupakan manifestasi konkret dari perubahan paradigma perpustakaan (Pramudyo & Perdani, 2022). Melalui repositori memungkinkan perpustakaan untuk memainkan peran yang lebih aktif dalam siklus publikasi ilmiah internal, dan memperkuat peran perpustakaan sebagai penghubung antara penghasil ilmu pengetahuan (dosen, mahasiswa, peneliti) dengan pengguna akhir, baik dari kalangan akademisi maupun publik luas (Ibrahim et al., 2023; Pramudyo & Perdani, 2022). Salah satu bentuk konkret implementasi peran terlihat dari inisiatif yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan Universitas Andalas, yang sejak tahun 2016 telah melaksanakan program digitalisasi tugas akhir mahasiswa. Program ini tidak hanya bertujuan untuk mengurangi beban fisik penyimpanan koleksi tercetak, tetapi juga sebagai upaya strategis dalam memperkaya konten digital repositori institusi (scholar.unand.ac.id), meningkatkan aksesibilitas terhadap karya ilmiah mahasiswa, serta mendukung kebijakan open access yang tengah digencarkan di lingkungan pendidikan tinggi (Yassin, 2022). Namun, berdasarkan temuan lapangan, praktik digitalisasi di Perpustakaan Andalas (Unand) masih menghadapi sejumlah kendala, baik dari aspek teknis, kebijakan, maupun sumber daya. Misalnya, kualitas hasil digitalisasi belum sepenuhnya seragam, metadata yang dihasilkan belum sesuai standar, perangkat yang digunakan relatif sudah lama, hingga beban kerja staf yang sering bergeser karena belum adanya kebijakan resmi universitas yang mengatur prioritas digitalisasi. Bahkan, proses unggah ke repositori terkadang memerlukan waktu yang panjang karena ukuran file yang besar dan jumlah dokumen yang banyak. Kondisi ini menunjukkan bahwa meskipun digitalisasi di Unand telah berjalan sistematis, evaluasi terhadap hasil digitalisasi perlu dilakukan untuk menilai sejauh mana tujuan preservasi, aksesibilitas, dan pengelolaan pengetahuan benar-benar tercapai. Evaluasi ini penting bukan hanya untuk mengetahui kelemahan yang ada, tetapi juga untuk memberikan rekomendasi strategis bagi penguatan kebijakan, peningkatan kualitas hasil digitalisasi, serta pengembangan repositori institusi agar dapat berfungsi optimal sebagai sarana diseminasi ilmiah jangka panjang (Rasmanah et al., 2024; Novianti et al., 2023). Evaluasi hasil digitalisasi juga memiliki nilai strategis karena berfungsi sebagai mekanisme refleksi institusional untuk mengukur konsistensi antara visi perpustakaan sebagai pusat pengetahuan dengan praktik yang dijalankan di lapangan (Marginingsih et al., 2025). Tanpa adanya evaluasi yang terukur, digitalisasi berisiko terjebak pada sekadar rutinitas teknis tanpa memberikan dampak signifikan bagi pengembangan repositori institusi (Zohriah, 2023). Di sisi lain, evaluasi memungkinkan identifikasi praktik baik (best practices) yang dapat dijadikan acuan dalam pengembangan standar operasional, serta membuka peluang inovasi dalam aspek teknis maupun manajerial (Abdullah et al., 2023). Dengan demikian, penelitian ini memiliki urgensi akademik maupun praktis, yakni memastikan bahwa digitalisasi tidak hanya berfungsi sebagai proses preservasi, tetapi juga sebagai strategi keberlanjutan pengetahuan yang mendukung pencapaian indikator kinerja perguruan tinggi dan kebutuhan akses informasi masyarakat akademik secara luas. Berpijak dari latar belakang tersebut maka dapat dirumuskan pertanyaan penelitian terkait: (1) Apa yang menjadi tujuan dilaksanakannya digitalisasi di Perpustakaan Universitas Andalas?, (2) Koleksi apa yang di digitalisasi di Perpustakaan Universitas Andalas?, (3) Apakah terdapat kebijakan digitalisasi di Perpustakaan Universitas Andalas?, (4) Bagaimana kriteria pemilihan koleksi yang akan didigitalisasi di Perpustakaan Universitas Andalas? dan (5) Bagaimana prosedur digitalisasi di Perpustakaan Universitas Andalas? serta (6) Apa kendala dan hambatan yang ditemukan dalam digitalisasi di Perpustakan Universitas Andalas?. Berbagai penelitian terdahulu telah membahas praktik digitalisasi koleksi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi. Utomo (2019), dalam penelitiannya “Digitalisasi Koleksi Local Content di Perpustakaan Perguruan Tinggi”, menekankan pentingnya digitalisasi untuk meningkatkan aksesibilitas dan kualitas sumber daya informasi elektronik, khususnya terhadap koleksi literatur seperti tugas akhir, disertasi, prosiding, dan laporan penelitian. Penelitian ini menggunakan metode studi literatur dan belum mengulas secara mendalam kebijakan institusional, alur prosedural, maupun tantangan implementasi di lapangan. Penelitian selanjutnya dilakukan oleh Vitriana & Hermansyah (2021), dengan judul “Digitalisasi Grey Literature sebagai Strategi Pengembangan Koleksi pada Perpustakaan Fakultas Hukum Universitas Sriwijaya”. Penelitian ini menunjukkan tahapan digitalisasi mulai dari identifikasi dan pemindaian koleksi, hingga proses unggah ke repositori dan penghapusan dokumen fisik, serta mencatat penerapan sistem unggah mandiri sejak 2018. Namun, penelitian ini hanya terbatas pada lingkup fakultas dan belum membahas keterkaitan antara digitalisasi dan sistem repositori institusi secara lebih luas. Selain itu, penelitian ini bersifat non-partisipatif, sehingga data diperoleh hanya dari wawancara dan observasi, tanpa keterlibatan langsung peneliti dalam praktik digitalisasi. Sementara itu, Fadilah & Masruri, (2024) dalam penelitiannya berjudul “Digitalisasi Koleksi Realia Berbasis Konten Grafis di Perpustakaan Institut Pertanian STIPER Yogyakarta” menawarkan pendekatan inovatif dengan menekankan aspek visual dan interaktif dalam digitalisasi koleksi realia. Penelitian ini menunjukkan bahwa digitalisasi dapat meningkatkan keterlibatan pengguna dengan cara yang lebih menarik secara visual. Namun demikian, fokus utamanya adalah pada koleksi non-tekstual dan bukan pada dokumen akademik seperti tugas akhir, sehingga relevansinya terhadap pengembangan repositori institusi masih terbatas. Jika dibandingkan dengan ketiga penelitian tersebut, penelitian ini memiliki keunggulan metodologis yang membedakannya. Penelitian ini berfokus secara khusus pada digitalisasi tugas akhir mahasiswa sebagai bagian dari pengembangan repositori institusi di tingkat universitas, bukan sekadar unit atau fakultas. Lebih lanjut, pendekatan yang digunakan bersifat partisipatif, dimana peneliti terlibat langsung dalam praktik digitalisasi di UPT Perpustakaan Universitas Andalas. Keterlibatan ini mencakup seluruh tahapan digitalisasi, mulai dari proses identifikasi koleksi, pemindaian, penyuntingan file, hingga unggah dokumen ke repositori institusi dan pengelolaan metadata. Dengan pendekatan tersebut, penelitian ini memiliki kedalaman empiris yang lebih kuat serta mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan penelitian. Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi praktik digitalisasi yang telah dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Andalas, meliputi tujuan kegiatan digitalisasi, jenis koleksi yang didigitalisasi, dasar kebijakan yang digunakan, kriteria pemilihan koleksi, prosedur kerja digitalisasi, serta kendala dan hambatan yang muncul dalam praktiknya. Penelitian ini diharapkan memberikan kontribusi yang signifikan, baik secara teoretis maupun praktis. Secara teoretis, penelitian ini dapat memperkaya kajian di bidang manajemen perpustakaan digital, khususnya dalam aspek preservasi dokumen akademik dan pengembangan repositori institusi. Secara praktis, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai acuan bagi pengelola perpustakaan dalam merumuskan kebijakan, menyusun prosedur operasional standar (SOP), serta meningkatkan efisiensi dan kualitas proses digitalisasi koleksi. Penelitian ini juga diharapkan dapat memperkuat dukungan terhadap kebijakan open access di perguruan tinggi dan memperluas ketersediaan informasi ilmiah bagi masyarakat, sehingga berdampak positif pada ekosistem riset dan literasi informasi di Indonesia, serta diharapkan dapat menjadi model bagi perpustakaan perguruan tinggi lain yang tengah mengembangkan sistem informasi akademik berbasis digital.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Pendekatan ini dipilih karena memungkinkan peneliti untuk menggambarkan dan memahami secara mendalam praktik digitalisasi tugas akhir mahasiswa di Perpustakaan Universitas Andalas, mencakup konteks tujuan, kebijakan, pelaksanaan teknis, serta kendala-kendala yang dihadapi di lapangan. Fokus penelitian tidak hanya pada hasil akhir, melainkan pada proses dan dinamika yang menyertainya (Abdussamad, 2021). Data diperoleh melalui wawancara dengan lima responden, terdiri atas tiga pustakawan yang terlibat langsung dalam pelaksanaan digitalisasi dan dua mahasiswa yang pernah menggunakan serta mengunggah tugas akhirnya ke sistem repositori. Pemilihan responden didasarkan pada keterlibatan dan pengalaman mereka baik sebagai pelaksana maupun pengguna. Objek penelitian ini adalah praktik digitalisasi tugas akhir mahasiswa, sedangkan subjeknya adalah pustakawan pelaksana dan mahasiswa pengguna repositori yang berasal dari Universitas Andalas. Materi wawancara difokuskan pada aspek tujuan, kebijakan, kriteria pemilihan koleksi, prosedur digitalisasi, kendala pelaksanaan, serta pengalaman pengguna, sehingga menghasilkan data yang komprehensif untuk mengevaluasi praktik digitalisasi. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui tiga metode utama. Pertama, observasi partisipatif, yaitu peneliti secara langsung terlibat dalam seluruh proses digitalisasi mulai dari identifikasi koleksi, proses pemindaian, pengolahan file digital, hingga pengunggahan dan pengisian metadata ke dalam sistem repositori. Kedua, wawancara mendalam yang dilakukan terhadap tiga pustakawan yang terlibat langsung dalam pelaksanaan digitalisasi dan dua mahasiswa. Ketiga, studi dokumentasi digunakan untuk melengkapi data melalui telaah terhadap pedoman kerja, SOP, dan laporan kegiatan. Data yang diperoleh dianalisis menggunakan teknik analisis tematik. Analisis dimulai dengan reduksi data melalui proses penyaringan informasi yang relevan, kemudian disajikan dalam bentuk kategorisasi tematik berdasarkan pertanyaan penelitian. Selanjutnya, dilakukan penarikan kesimpulan dengan pendekatan induktif berdasarkan kecenderungan data yang muncul (Sumilih et al., 2025; Rosmita et al., 2024). Prosedur pelaksanaan penelitian meliputi beberapa tahap, yakni: (1) tahap persiapan berupa penyusunan instrumen observasi dan wawancara, serta pengurusan izin penelitian; (2) tahap pengumpulan data, yang dilakukan secara intensif selama enam bulan dengan observasi dan wawancara mendalam; dan (3) tahap analisis data, yang dilaksanakan setelah seluruh data terkumpul, untuk disusun menjadi kesimpulan yang menjawab fokus dan tujuan penelitian.

Tujuan Kegiatan Digitalisasi Digitalisasi tugas akhir mahasiswa di Perpustakaan Universitas Andalas tidak hanya dipahami sebagai kegiatan teknis alih media dari bentuk cetak ke bentuk digital, tetapi merupakan manifestasi dari pergeseran paradigma pengelolaan pengetahuan di lingkungan perguruan tinggi. Dengan mengacu pada teori preservasi digital (Wijayanti, 2024) dan manajemen repositori institusi (Hamim, 2019), digitalisasi menjadi upaya sistematis dalam melestarikan, mengorganisasi, dan mendiseminasikan hasil karya ilmiah sivitas akademika. Penelitian ini memosisikan digitalisasi sebagai proses strategis perpustakaan dalam mendukung transparansi akademik, efisiensi manajemen koleksi, dan pembangunan sistem informasi ilmiah yang berkelanjutan. Hasil wawancara mengungkap bahwa tujuan awal digitalisasi tugas akhir di UPT Perpustakaan Universitas Andalas berakar pada permasalahan keterbatasan ruang fisik penyimpanan. Penambahan koleksi setiap tahunnya mencapai kisaran 5.000–6.000 eksemplar, setara dengan rata-rata jumlah lulusan universitas. Jika dihitung secara kumulatif, penambahan beban fisik mencapai 2,5–3 ton per tahun, dengan asumsi rata-rata berat setiap skripsi adalah 0,5 kg. Kondisi ini menjadi risiko struktural yang signifikan mengingat koleksi ditempatkan di lantai 4 gedung perpustakaan yang pernah terdampak gempa pada tahun 2008, sementara Kota Padang sendiri tergolong wilayah rawan gempa. Sebagaimana disampaikan narasumber: "Pada awalnya, kegiatan digitalisasi dilakukan untuk menghemat ruang penyimpanan di perpustakaan… penambahan beban perpustakaan akibat koleksi tugas akhir per tahun berkisar antara 2,5 s/d 3 ton pertahun… koleksi tugas akhir ditempat di lantai 4 gedung perpustakaan yang pernah terkena gempa tahun 2008, dan Padang rawan gempa." (N1, 2025). Temuan ini selaras dengan pandangan Corona (2023), yang menegaskan bahwa digitalisasi dapat menjadi strategi mitigasi risiko terhadap ancaman kerusakan fisik koleksi, sekaligus mendukung prinsip sustainable collections management. Dalam konteks Perpustakaan Universitas Andalas, digitalisasi bukan hanya upaya modernisasi layanan, tetapi juga langkah strategis untuk memperpanjang umur informasi melalui digital preservation Selain aspek fisik, tujuan digitalisasi juga mencakup peningkatan aksesibilitas informasi ilmiah bagi mahasiswa dan peneliti. Koleksi digital memungkinkan pengguna memperoleh informasi dengan lebih cepat tanpa hambatan lokasi atau waktu. Digitalisasi juga diarahkan sebagai bagian dari fungsi diseminasi pengetahuan, mengacu pada peran perpustakaan sebagai knowledge hub yang tidak hanya menyimpan, tetapi juga menyebarluaskan informasi untuk pengembangan ilmu pengetahuan. "Digitalisasi juga dilakukan untuk mempermudah mahasiswa dalam mengakses tugas akhir… sebagai bentuk preservasi, untuk mengantisipasi kehilangan informasi akibat kerusakan pada koleksi fisik, dan untuk penyebarluasan informasi." (N2, 2025). Oleh karena itu, temuan penelitian ini memperlihatkan bahwa tujuan awal digitalisasi di Perpustakaan Universitas Andalas adalah untuk mengatasi keterbatasan ruang penyimpanan fisik sekaligus mengurangi risiko kerusakan akibat kondisi bangunan dan faktor geografis. Seiring berjalannya waktu, tujuan tersebut kemudian berkembang, tidak hanya sekadar solusi teknis, tetapi juga menjadi strategi jangka panjang untuk memastikan karya ilmiah mahasiswa tetap lestari dalam bentuk digital. Digitalisasi memungkinkan perpustakaan mengurangi ketergantungan pada media fisik yang rentan terhadap kerusakan dan kehilangan, serta menghadirkan alternatif yang lebih efisien dalam pengelolaan koleksi. Selain itu, keberadaan koleksi digital juga membuka peluang bagi perpustakaan untuk memperluas layanan berbasis open access, sehingga karya ilmiah mahasiswa dapat diakses tidak hanya oleh sivitas akademika Universitas Andalas, tetapi juga oleh masyarakat akademik yang lebih luas. Dengan demikian, digitalisasi tidak hanya berfungsi sebagai solusi preservasi, tetapi juga sebagai instrumen penting dalam mendukung diseminasi pengetahuan. Jenis Koleksi yang Didigitalisasi Digitalisasi yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan Universitas Andalas secara khusus menargetkan koleksi tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, dan disertasi), khususnya yang diterbitkan sebelum tahun 2017. Fokus pada tahun tersebut bukan tanpa alasan, sebab sejak tahun 2017, Universitas Andalas telah mewajibkan mahasiswa menyerahkan versi digital tugas akhir melalui sistem repositori institusional, yaitu scholar.unand.ac.id. Oleh karena itu, koleksi yang didigitalisasi secara aktif adalah naskah-naskah tercetak dari periode sebelum kebijakan unggah mandiri diberlakukan. Hal ini ditegaskan oleh pustakawan pelaksana: “Tugas akhir yang didigitalisasi adalah terbitan sebelum tahun 2017 (sebelum repositori Unand ada), karena setelah tahun 2017, mahasiswa diwajibkan mengumpulkan e-skripsi melalui repositori.” (N2, 2025). ”Fokus kami adalah pada skripsi, tesis, dan disertasi yang terbit sebelum tahun 2017, yaitu sebelum adanya kebijakan unggah mandiri ke repositori institusi.” (N3, 2025). Praktik ini memperkuat argumen Utomo (2019), yang dalam penelitiannya di Universitas Diponegoro menunjukkan bahwa digitalisasi terhadap local content seperti tugas akhir dan laporan penelitian merupakan langkah penting untuk meningkatkan keteraksesannya serta mengurangi keterbatasan fisik ruang simpan. Dengan digitalisasi, perpustakaan mampu memperpanjang siklus hidup informasi dan mengantisipasi risiko kehilangan dokumen penting akibat kerusakan fisik atau degradasi bahan kertas. Menurut (Walters et al., 2020; Ashikuzzaman, 2013), pendekatan ini selaras dengan prinsip value-based selection, yaitu pemilihan koleksi berdasarkan potensi penggunaan jangka panjang dan kontribusinya terhadap khasanah ilmu pengetahuan. Dengan demikian, fokus digitalisasi terhadap koleksi pre-2017 di Universitas Andalas bukan hanya bersifat teknis, melainkan juga mencerminkan upaya strategis perpustakaan dalam memperkuat peranannya sebagai pengelola pengetahuan institusional yang berkelanjutan. Kebijakan Digitalisasi Dalam praktiknya, belum terdapat kebijakan resmi dari pimpinan universitas mengenai digitalisasi tugas akhir. Proses digitalisasi berjalan berdasarkan kesepakatan internal antara kepala dan staf perpustakaan, dan dilaksanakan sesuai panduan teknis berupa buku panduan digitalisasi. Panduan ini tidak hanya menjadi acuan kerja, tetapi juga sebagai wujud kemandirian institusi dalam mengelola perubahan secara bertahap. Hal ini ditegaskan oleh pustakawan yang menyatakan: “Tidak ada kebijakan tertulis dari rektor tentang digitalisasi tugas akhir sampai dengan saat ini. Digitalisasi dilakukan atas kesepakatan rapat kepala dan staf perpustakaan saja.” (N2, 2025). Temuan ini sejalan dengan penelitian Vitriana & Hermansyah, (2021) yang menemukan bahwa di Perpustakaan Fakultas Hukum Universitas Sriwijaya, kegiatan digitalisasi grey literature juga berjalan tanpa regulasi tertulis yang menyeluruh, melainkan berangkat dari kesepakatan teknis dan kebutuhan preservasi koleksi. Meskipun tidak ada kebijakan tertulis yang mengatur secara rinci, proses digitalisasi tetap memiliki landasan hukum dari sisi hak cipta. Setiap mahasiswa yang menyerahkan tugas akhir wajib melampirkan surat pernyataan publikasi. Surat ini memberikan otorisasi kepada perpustakaan untuk menyimpan dan mengelola naskah, termasuk mendigitalisasikannya. Namun, terdapat pengecualian untuk mahasiswa yang tidak memberikan izin publikasi, di mana koleksi tersebut tetap disimpan secara internal tanpa diunggah ke repositori publik. Hal ini ditegaskan oleh pustakawan yang menyatakan: “Sudah, karena seluruh tugas akhir mahasiswa yang dikumpulkan ke perpustakaan sudah disertai dengan surat pernyataan... Ada juga yang tidak mengizinkan dipublikasikan, untuk yang ini tidak diunggah di repositori.” (N1, 2025). Berdasarkan hasil observasi langsung selama peneliti terlibat dalam proses digitalisasi di UPT Perpustakaan Universitas Andalas, ditemukan bahwa meskipun sudah ada SOP internal, ketiadaan kebijakan resmi di tingkat universitas membuat pekerjaan digitalisasi belum sepenuhnya terarah. Prioritas pekerjaan sering kali berubah mengikuti kebutuhan, bukan berdasarkan target jangka panjang. Contohnya, kegiatan digitalisasi bisa tertunda karena staf harus membantu layanan sirkulasi atau kegiatan lain yang tidak berhubungan langsung dengan digitalisasi. Namun, dengan adanya SOP internal dan prosedur kerja yang telah disusun menunjukkan bahwa perpustakaan telah memiliki komitmen awal untuk menjalankan program digitalisasi secara terstruktur. Kondisi ini selaras dengan temuan Vitriana & Hermansyah (2021), yang menyatakan bahwa meskipun kebijakan formal sangat penting, keberhasilan awal program digitalisasi sering kali berawal dari inisiatif praktis di tingkat unit kerja. Dalam konteks UPT Perpustakaan Universitas Andalas, inisiatif tersebut terlihat dari adanya landasan legal berupa surat pernyataan publikasi dari mahasiswa saat menyerahkan tugas akhir, serta prosedur pembatasan akses terhadap koleksi digital untuk melindungi hak cipta. Kriteria Pemilihan Koleksi Berdasarkan hasil wawancara dan keterlibatan langsung peneliti dalam proses digitalisasi di UPT Perpustakaan Universitas Andalas, kriteria utama dalam pemilihan koleksi yang akan didigitalisasi adalah prioritas pada tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, dan disertasi) yang diterbitkan sebelum tahun 2017. Penentuan tahun ini didasari oleh perubahan kebijakan universitas yang sejak 2017 telah mewajibkan mahasiswa mengunggah versi digital tugas akhirnya ke repositori institusi (scholar.unand.ac.id). Dengan demikian, koleksi tercetak dari periode sebelumnya menjadi fokus utama digitalisasi untuk melengkapi dan memperkaya isi repositori. Hal ini ditegaskan oleh salah satu pustakawan pelaksana yang menyatakan: “Tugas akhir yang didigitalisasi adalah terbitan sebelum tahun 2017 (sebelum repositori Unand ada), karena setelah tahun 2017, mahasiswa diwajibkan mengumpulkan e-skripsi melalui repositori.” (N3, 2025). Hasil observasi juga menunjukkan bahwa pemilihan koleksi tidak hanya mempertimbangkan faktor internal perpustakaan, tetapi juga kebijakan akses. Koleksi dengan batasan hak cipta atau permintaan khusus dari penulisnya, seperti yang disampaikan narasumber berikut, tetap diproses digitalisasi namun diatur pembatasan aksesnya. “Ada beberapa mahasiswa yang tidak mengizinkan tugas akhirnya untuk dipublikasikan. Untuk kasus ini perpustakaan tidak mempublikasikannya di repositori.” (N1, 2025) Pendekatan ini selaras dengan panduan IFLA Rare Book and Special Collections Section (2015), yang menyarankan agar pemilihan koleksi mempertimbangkan aspek hukum, nilai historis, dan kebutuhan pengguna. Dengan demikian, strategi seleksi koleksi di Perpustakaan Universitas Andalas sudah mengacu pada prinsip internasional meskipun belum diformalkan dalam dokumen kebijakan resmi universitas. Prosedur Digitalisasi Perpustakaan Universitas Andalas telah menerapkan alur kerja digitalisasi yang relatif sistematis dan terdokumentasi. Hal ini mengindikasikan bahwa institusi telah menerapkan pengelolaan tugas akhir mahasiswanya secara berkelanjutan. Keberadaan sistem scholar.unand.ac.id sebagai repositori institusi memperkuat posisi perpustakaan sebagai gerbang diseminasi ilmiah kampus. Seperti diungkapkan oleh salah satu staf pelaksana digitalisasi: “Kami biasanya mulai dari scan dokumen, edit file PDF-nya, lalu input metadata, dan terakhir upload ke scholar. Proses ini harus teliti, karena kesalahan satu saja bisa bikin dokumen tidak terbaca di sistem.” (N3, 2025). Proses digitalisasi tugas akhir di UPT Perpustakaan Universitas Andalas dilakukan melalui beberapa tahapan yang terstruktur, dimulai dari tahap persiapan, proses digitalisasi, pengeditan, unggah file ke repositori, sinkronisasi data, hingga penyusunan laporan hasil digitalisasi. Tahap persiapan dimulai dengan menyiapkan koleksi tugas akhir yang akan didigitalisasi. Koleksi tersebut dikeluarkan dari rak, kemudian dikumpulkan di ruang update status koleksi. Status eksemplar pada sistem SLiMS diubah dari No Loan menjadi Delete untuk menandakan bahwa koleksi tersebut sudah masuk proses digitalisasi dan tidak lagi dipinjamkan. Setelah itu, tugas akhir didistribusikan ke ruang digitalisasi, disusun rapi sesuai jurusan, program studi, dan tahun, serta diberi kode pengelompokan koleksi. Selain menyiapkan koleksi, pustakawan juga mempersiapkan perangkat kerja seperti komputer, mesin pemindai (scanner) Fujitsu Fi 7160, mesin potong kertas, meja dan kursi kerja, serta perangkat pendukung seperti cutter, kuas pembersih, karung, masker, dan tali pengikat. Software yang digunakan meliputi sistem operasi Windows 10, aplikasi Nitro Pro 9 untuk pengeditan dokumen, serta peramban web Google Chrome untuk unggah file ke repositori. Proses digitalisasi dimulai dengan membuka bagian cover tugas akhir, melepaskan pita pembatas, dan memotong pinggiran kertas sesuai standar 2 cm agar hasil pindai rapi. Kemudian, kertas pembatas antar bab dipisahkan sebelum dokumen dipindai menggunakan scanner. Selama proses pemindaian, petugas memastikan setiap halaman terbaca dengan jelas, tidak terbalik, dan bebas dari halaman ganda. Jika ditemukan kesalahan, halaman tersebut dipindai ulang, diputar, atau dihapus sesuai kebutuhan. Hasil pemindaian kemudian disimpan dalam format PDF atau JPG. Tahap berikutnya adalah proses pengeditan yakni pengeditan file hasil pindai. File diberi nama dengan urutan fakultas, program studi, tahun, nama mahasiswa, dan nomor BP. Cover lama diganti dengan cover baru yang telah disesuaikan informasinya menggunakan Nitro Pro 9, kemudian cover lama dihapus. Setelah pengeditan selesai, jangan lupa untuk disimpan kembali. Selanjutnta proses unggah file ke repositori. File diunggah ke repositori institusi scholar.unand.ac.id melalui akun admin. Petugas mengisi metadata lengkap, termasuk judul, jenis tugas akhir, nama penulis, program studi, kata kunci, nama pembimbing, hingga tanggal ujian komprehensif. Sesuai kebijakan akses, file full text hanya dapat diakses oleh staf repositori, sementara publik hanya dapat melihat bagian tertentu seperti abstrak, bab pendahuluan, dan kesimpulan. Setelah diunggah, dilakukan sinkronisasi antara data di repositori dan katalog perpustakaan (katalog.pustaka.unand.ac.id). Sinkronisasi ini memungkinkan tautan menuju file digital di repositori dicantumkan pada katalog, sehingga pemustaka yang mengakses data di katalog dapat mengetahui keberadaan versi digitalnya. Proses sinkronisasi melibatkan penambahan lampiran berkas pada entri katalog, termasuk judul, tautan file, dan keterangan akses. Tahap terakhir adalah penyusunan laporan hasil digitalisasi. Laporan memuat informasi rinci seperti judul laporan, waktu pengerjaan, daftar petugas yang terlibat, serta tabel berisi nama mahasiswa, nomor BP, fakultas, nomor ID unggahan, dan judul tugas akhir yang telah didigitalisasi. Laporan ini menjadi bukti fisik dan dokumentasi resmi yang menunjukkan progres pekerjaan digitalisasi di perpustakaan.Kendala dan Hambatan dalam Digitalisasi Berdasarkan hasil wawancara dan observasi langsung selama peneliti terlibat dalam proses digitalisasi di UPT Perpustakaan Universitas Andalas, dapat disimpulkan bahwa meskipun kegiatan digitalisasi sudah berjalan dengan adanya SOP internal, terdapat sejumlah kendala dan hambatan yang masih dihadapi, diantaranya: a. Ketiadaan kebijakan resmi di tingkat universitas. Berdasarkan hasil observasi langsung selama peneliti terlibat dalam proses digitalisasi di UPT Perpustakaan Universitas Andalas, ditemukan bahwa meskipun sudah ada SOP internal, ketiadaan kebijakan resmi di tingkat universitas membuat pekerjaan digitalisasi belum sepenuhnya terarah. Prioritas pekerjaan sering kali berubah mengikuti kebutuhan. Hal ini sejalan dengan hasil wawancara dengan salah satu staf pelaksana yang menyampaikan: “Kadang digitalisasi bisa tertunda karena staf juga harus membantu layanan sirkulasi atau pekerjaan lain yang mendesak. Jadi pekerjaan digitalisasi tidak selalu bisa berjalan sesuai target.”(N2, 2025). b. Kendala teknis dan perangkat Hambatan lain yang ditemui adalah keterbatasan perangkat yang digunakan. Sejumlah peralatan seperti scanner dan mesin pemotong kertas sudah relatif lama, sehingga proses digitalisasi menjadi lebih lambat dan membutuhkan tenaga ekstra. Hal ini diakui oleh salah satu staf digitalisasi: “Mesin scanner kadang terlalu lama bekerja, jadi kalau skripsinya tebal prosesnya bisa memakan waktu. Serta, dikarenakan alat pemotong sudah berkarat, jadi perlu dilakukan pengasahan pada alat potong.” (N3, 2025). c. Kendala infrastruktur dan ukuran file Jumlah koleksi yang harus didigitalisasi setiap tahun sangat besar, sebanding dengan jumlah lulusan Universitas Andalas. Proses digitalisasi menghasilkan file berukuran besar, terutama untuk dokumen dengan ratusan halaman. Hal ini sering memperlambat proses unggah ke repositori scholar.unand.ac.id. Seorang mahasiswa menjelaskan: “Kalau file skripsi terlalu besar, proses upload bisa gagal di tengah jalan, jadi kami harus kompres ulang atau mengulang dari awal.”(N3, 2025). Permasalahan ini sejalan dengan Mulyadi (2023), yang menyebutkan bahwa pengelolaan file berukuran besar merupakan salah satu tantangan utama dalam digitalisasi perpustakaan, terutama jika infrastruktur jaringan dan server tidak memadai. Oleh karena itu, standar resolusi pemindaian yang seimbang serta peningkatan kapasitas server menjadi hal penting untuk diperhatikan. d. Kendala sumber daya manusia (SDM) Selain masalah teknis dan infrastruktur, kendala juga muncul dari keterbatasan kompetensi staf. Berdasarkan wawancara, sebagian staf belum pernah mendapatkan pelatihan khusus terkait digitalisasi. Mereka lebih banyak belajar secara mandiri melalui pengalaman kerja sehari-hari. Akibatnya, hasil digitalisasi kadang tidak konsisten karena minimnya standar pedoman yang baku serta lemahnya pengawasan. Seorang staf menyampaikan: “Kami belajar sambil jalan, belum ada pelatihan khusus soal digitalisasi. Jadi kalau ada masalah biasanya diatasi sesuai pengalaman saja.” (N3, 2025). Hal ini menguatkan temuan penelitian Humolungo, dkk (2025), bahwa kualitas digitalisasi sangat dipengaruhi oleh keterampilan SDM. Tanpa pelatihan dan pengawasan yang baik, kualitas hasil digitalisasi bisa berbeda-beda dan tidak sesuai standar internasional. Selain kendala yang muncul dari sisi pustakawan pelaksana, penting juga untuk meninjau hambatan dari perspektif pengguna. Analisis terhadap pengalaman pengguna merupakan bagian krusial dalam proses evaluasi, karena dapat menunjukkan sejauh mana hasil digitalisasi benar-benar memenuhi tujuan aksesibilitas dan kemudahan pemanfaatan sistem (Hajizah, 2024; Kurnia & Nawaningtyas, 2024). Dengan menggabungkan temuan dari kedua sisi, penelitian ini dapat memberikan gambaran yang lebih komprehensif mengenai tantangan yang dihadapi, sekaligus memperkuat dasar rekomendasi untuk pengembangan repositori institusi di masa mendatang. Seorang mahasiswa menyampaikan pengalamannya terkait kendala teknis yang dialaminya: “Disaat saya upload skripsi mandiri, prosesnya lumayan lama. Kadang sudah menunggu lama, tapi file tidak kunjung terunggah. Malah saat dicek ulang file yang sudah saya upload ternyata error dan tidak bisa dibuka. Jadi harus upload ulang, itu cukup merepotkan. Tetapi di satu sisi juga sistem ini memberikan kemudahan, dimana kalau kating terdahulu harus datang ke perpustakaan secara langsung untuk mencari skripsi fisik, sekarang bisa langsung menggunakan website.” (N4, 2025). Pernyataan ini menunjukkan bahwa meskipun sistem repositori memberikan manfaat dalam hal efisiensi akses, namun keterbatasan infrastruktur jaringan dan kapasitas server masih menjadi kendala utama. Hambatan lain juga diungkapkan oleh mahasiswa pengguna repositori yang menekankan pada masalah kecepatan akses dan keterbatasan fitur pencarian: “Kalau saya pribadi sering terkendala saat pakai repository, terutama soal kecepatan akses. Kadang lama sekali loading-nya. Selain itu, hasil pencarian tidak selalu sesuai dengan kata kunci yang saya masukkan, jadi agak menyulitkan.” (N5, 2025) Temuan ini sejalan dengan penelitian Utomo (2019), yang menegaskan bahwa keberhasilan digitalisasi tidak hanya ditentukan oleh proses teknis alih media, tetapi juga oleh kesiapan infrastruktur teknologi dan sistem manajemen repositori. Demikian pula, penelitian Vitriana & Hermansyah (2021) menunjukkan bahwa salah satu kendala utama digitalisasi di perpustakaan perguruan tinggi terletak pada lemahnya dukungan sistem repositori dalam menjamin akses cepat, stabil, dan akurat bagi pengguna. Jika ditinjau secara menyeluruh, hambatan yang dihadapi oleh Perpustakaan Universitas Andalas mencakup aspek kebijakan, infrastruktur, teknis, dan sumber daya manusia. Sementara itu, dari sisi pengguna, kendala yang paling banyak dirasakan berkaitan dengan aspek teknis sistem repositori. Mahasiswa mengeluhkan lamanya proses unggah mandiri, kegagalan file yang tidak terbaca, hingga kesulitan pencarian informasi yang tidak selalu sesuai dengan kata kunci. Namun demikian, adanya SOP internal, surat pernyataan publikasi dari mahasiswa, serta repositori scholar.unand.ac.id menunjukkan bahwa upaya digitalisasi ini sudah memiliki fondasi yang cukup kuat. Kendala yang ada sebaiknya dipandang sebagai peluang untuk meningkatkan kualitas layanan, misalnya dengan menyusun kebijakan digitalisasi di tingkat universitas, memperbarui perangkat kerja, memperluas kapasitas penyimpanan data, peningkatan kapasitas server, penyempurnaan sistem pencarian berbasis metadata, serta peningkatan kompetensi staf agar mampu memberikan dukungan teknis yang optimal. Dengan langkah-langkah ini, UPT Perpustakaan Universitas Andalas dapat memperkuat posisinya sebagai pusat preservasi dan diseminasi karya ilmiah mahasiswa secara berkelanjutan.

Penelitian ini mengevaluasi praktik digitalisasi tugas akhir mahasiswa di UPT Perpustakaan Universitas Andalas dengan fokus pada tujuan, jenis koleksi, kebijakan, prosedur, serta kendala yang dihadapi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa digitalisasi pada dasarnya lahir dari kebutuhan mendesak untuk mengatasi keterbatasan ruang penyimpanan fisik sekaligus meminimalkan risiko kerusakan koleksi akibat kondisi bangunan dan faktor geografis. Selain itu, digitalisasi diposisikan sebagai strategi preservasi digital, peningkatan aksesibilitas, serta upaya memperkuat peran perpustakaan dalam mendukung diseminasi pengetahuan ilmiah. Jenis koleksi yang diprioritaskan berfokus pada tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, dan disertasi) sebelum tahun 2017, ketika repositori institusi scholar.unand.ac.id belum diberlakukan secara wajib. Dari sisi kebijakan, kegiatan ini masih ditopang oleh SOP internal tanpa adanya regulasi resmi di tingkat universitas, sehingga arah kebijakan sering kali bergantung pada prioritas jangka pendek. Prosedur digitalisasi telah berjalan sistematis mulai dari identifikasi koleksi, pemindaian, penyuntingan file, konversi ke format PDF/A, penyusunan metadata, hingga unggah ke repositori. Namun, pelaksanaannya masih menghadapi hambatan berupa ketiadaan kebijakan resmi di tingkat universitas, keterbatasan perangkat, kapasitas server, ukuran file besar, serta kurangnya pelatihan khusus bagi staf. Dari sisi pengguna, mereka masih mengalami kendala teknis berupa lambatnya unggah, error file, dan pencarian yang kurang relevan. Kondisi ini memperlihatkan bahwa keberhasilan digitalisasi bukan hanya bergantung pada aspek teknis alih media, tetapi juga pada kesiapan infrastruktur, sistem repositori, dan dukungan kebijakan yang memadai. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa tujuan penelitian telah tercapai, yaitu mengevaluasi praktik digitalisasi di Perpustakaan Universitas Andalas secara komprehensif. Kegiatan digitalisasi memiliki fondasi yang cukup kuat, namun masih memerlukan perbaikan di aspek kebijakan, teknis, dan pengembangan kompetensi sumber daya manusia. Oleh karena itu, penelitian ini merekomendasikan perlunya integrasi kebijakan digitalisasi dalam dokumen resmi universitas, peningkatan kapasitas server dan perangkat kerja, penyempurnaan sistem pencarian berbasis metadata, serta pelatihan staf secara berkelanjutan. Adapun keterbatasan penelitian ini terletak pada lingkup subjek yang terbatas, yaitu hanya melibatkan tiga pustakawan dan dua mahasiswa sebagai responden, sehingga temuan belum sepenuhnya mewakili keseluruhan pengalaman pengguna repositori. Oleh karena itu, penelitian selanjutnya diharapkan dapat memperluas jumlah responden, membandingkan praktik digitalisasi di beberapa perguruan tinggi, serta mengkaji dampak langsung digitalisasi terhadap peningkatan sitasi dan keterpakaian koleksi digital. Oleh karena itu, penelitian ini merekomendasikan perlunya kebijakan resmi di tingkat universitas, penguatan kapasitas staf melalui pelatihan, serta pembaruan infrastruktur teknologi agar kualitas dan keberlanjutan repositori institusi dapat terjamin.