ANALISIS KONTEN DAN KEBIJAKAN AKSES INSTITUTIONAL REPOSITORY

Perkembangan zstitutional respository di seluruh dunia telah menjadi perhatian terutama bagi perguruan tinggi yang banyak menghasilkan karya penelitian dan karya ilmiah. Dampak ini berpengaruh secara langsung terhadap upaya untuk mengelola karya tersebut agar dapat disimpan, disebarluaskan dan diakses oleh sivitas akademika dan masyarakat secara luas. Perguruan tinggi tidak lagi merupakan menara gading yang eksklusif dan hanya dapat diakses dalam lingkungan terbatas. Kekayaan intelektual yang dihasilkan oleh perguruan tinggi sebagai hasil proses pembelajaran dan penelitian tidak hanya tersimpan di perpustakaan, tetapi juga telah dilakukan upaya desiminasi secara terbuka. Faktor pendorong perkembangan zustitutional repository yaitu upaya untuk melestarikan kekayaan intelektual yang dimiliki oleh sebuah institusi, membuka akses informasi dengan jangkauan yang lebih luas, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta adanya kesadaran dari pemilik karya ilmiah untuk berbagi untuk orang lain. Keadaan ini tentu membutuhkan seperangkat kebijakan yang menjadi landasan dalam penerapan sistem /nstitutional repository di masingmasing perguruan tinggi. Dilain pihak, adanya “kompetisi” pemeringkatan web of repositories yang dilakukan oleh rbe Cybermetrics Lab juga merupakan faktor pendorong eksternal bagi institusi untuk berlomba masuk dalam pemeringkatan tersebut. Sistem pemeringkatan yang dimulai tahun 2008 ini, mengeluarkan hasil pemeringkatan dua kali dalam setahun dengan menggunakan metodologi pengukuran indikator berupa size, visibility, altmetrics, rich iles dan scholar. Keberhasilan sebuah nstitutional repository masuk dalam peringkat tersebut merupakan suatu pencapaian kinerja yang dapat dijadikan salah satu materi promosi bagi lembaga tersebut. Perguruan tinggi di Indonesia mulai banyak membangun institutional repository sebagai bagian dalam mengelola karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademika. Pola pengelolaan karya ilmiah saat ini masih menjadi bagian fungsi perpustakaan, akhirnya menjadikan tambahan peran perpustakaan yang memang selama ini telah mengerjakan pengelolaan dan penyebarluasan karya yang dihasilkan oleh sivitas akademika. Bentuk penyebarluasan informasi yang dilakukan oleh perpustakaan pada awalnya berupa katalog ow/ine dan perpustakaan digital, kemudian berkembang dengan menambahkan fungsinya menjadi sebuah nstitutional repository. Perkembangan teknologi informasi mendorong terciptanya berbagai aplikasi untuk membangun sebuah sistem pengelolaan institutional - repository. Aplikasi yang berbasis gper sonrce maupun propietary menjadi pertimbangan untuk membangun sebuah aplikasi institutional repository. Kebijakan perguruan tinggi juga memegang peranan penting dalam menentukan pilihan dalam aplikasi yang akan diterapkan. Institutional repository sebagai media penyimpanan karya ilmiah sivitas akademika akan memberikan kemudahan bagi anggota institusi untuk menyimpan dan menemukan kembali karyanya dengan mudah. Sementara itu, znstitutional repository juga dapat menjadi media publikasi dan promosi perguruan tinggi yang dapat menunjukkan visibilitas terhadap publik. Pengembangan zustitutional repository dengan berbagai aplikasi yang tersedia juga dapat memiliki fungsi interoperabilitas yang berguna dalam hal pertukaran data dengan institutional repository lainnya. Universitas Surabaya adalah salah satu perguruan tinggi di Surabaya telah mengembangkan zustitutional repository sejak tahun 2011 dengan menyerahkan pengelolaanya kepada perpustakaan. Dengan ditetapkannya Peraturan Rektor Universitas Surabaya No. 383 Tahun 2012 Tentang Wajib Serah Simpan Karya Ilmiah memperkuat tugas perpustakaan Universitas Surabaya sebagai unit penunjang akademik yang mendapatkan tanggungjawab untuk merawat, melestarikan, mengelola dan mendayagunakan semua karya ilmiah®. Fungsi perpustakaan sebagai pengelola yang menyebarluaskan informasi ilmiah dapat lebih maksimal dengan memanfaatkan aplikasi untuk institutional repository. Berbagai konten yang tersedia dapat dimanfaatkan oleh sivitas akademika dan publik baik untuk karya ilmiah yang tersedia secara fullfext maupun hanya sebatas abstrak sebagai sumber rujukan dalam pembelajaran dan penelitian. Berdasarkan kondisi tersebut, maka perlu dilakukan kajian untuk mengetahui dan menganalisa konten serta kebijakan akses sejauhmana telah sesuai dengan kebijakan dan rencana awal dalam membangun sebuah zustitutional repository.

Metode penelitian yang digunakan dalam kajian ini adalah pendekatan kualitatif institutional repository dengan melakukan observasi Universitas ~ Surabaya. terhadap Tinjauan — pustaka dipergunakan untuk mengetahui pendekatan dalam menjelaskan analisis konten dan kebijakan akses terhadap institutional repository di Universitas Surabaya.

Kebijakan =~ Universitas ~ Surabaya untuk mengembangkan institutional repository pada tahun 2011 tidak terlepas dari adanya Surat Edaran Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi nomor 2050/E /T /2011 perihal Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Jumnal yang menetapkan kebijakan setiap karya ilmiah untuk dapat diakses secara on/ine. Hal ini membuat hampir semua perguruan tinggi mulai untuk mengon/inekan karya ilmiah yang dimiliki melalui media on/ine (internet). Pada saat itu perpustakaan Universitas Surabaya yang mendapatkan tugas untuk mengkaji kebijakan tersebut melakukan analisa terhadap fungsi yang telah dijalankan untuk menyimpan dan mengelola karya ilmiah yang diserahkan oleh dosen sebagai salah satu persyaratan penyerahan karya penelitian. Analisa awal secara teknis menunjukkan bahwa aplikasi yang dimiliki oleh perpustakaan pada saat itu belum memiliki fungsi interoperabilitas, dimana pada saat itu DIKTT menyediakan portal GARUDA sebagai alternatif dalam mengon/inekan karya ilmiah. Dalam hal ini portal GARUDA memiliki dua cara untuk komunikasi dan pertukaran data dengan perguruan tinggi penyedia data karya ilmiah yaitu melalui #pload database yang dimiliki universitas setempat atau dengan mekanisme interoperabilitas melalui sistem Open Archive Tnitiative (OAI). Berdasarkan temuan tersebut maka diupayakan untuk mengembangkan aplikasi khusus untuk menampung semua karya ilmiah yang dihasilkan sivitas akademika dalam sebuah znstitutional repository. Melalui kajian penelitian akhirnya pada bulan November 2011 ditetapkan untuk menggunakan Eprints sebagai aplikasi untuk ‘manajemen institutional repository”. Perkembangan selanjutnya adalah dengan mendaftarkan institutional repository Universitas Surabaya ke Portal GARUDA, Registry Open Acces Repository, Open DOAR (Directory of Open Acces Repository), Webometrics web of Repository. Sejalan dengan perkembangan sebuah national repository yang diprakarsai oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia melalui portal Onesearch, institutional repository Universitas Surabaya juga bergabung dan berkontribusi dengan memanfaatkan interoperabilitas OAI. 1. Analisa konten Dalam kebijakan unggah karya ilmiah yang ditetapkan pengelompokkan karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademika. Pada tahap awal, perpustakaan melakukan migrasi database dari sistem otomasi perpustakaan ke sistem /nstitutional repository. Tujuan migrasi ini agar database yang berada di Eprints dapat langsung dilakukan proses harvest oleh portal GARUDA. Hasil dari proses tersebut menunjukkan jumlah rewrd untuk karya ilmiah berupa skripsi (#ndergraduate thesis) dan tesis (thesis) menunjukkan perkembangan yang cukup signifikan. Pada tahun 2012, Universitas Surabaya menerbitkan Peraturan Rektor nomor 383 Tahun 2012 tentang Wajib Serah Simpan Karya Timiah Di Lingkungan Universitas Surabaya'’. Hal ini mendorong sivitas akademika terutama dari Dosen yang pada saat itu belum banyak menyerahkan publikasinya ke perpustakaan dapat berkontribusi dalam peningkatan konten ins ional - repository. Sementara itu perpustakaan dalam hal ini bersikap pasif karena fungsi dokumentasi hanya sebatas menerima karya ilmiah yang diberikan ke perpustakaan. Dengan kondisi ini maka tidak banyak karya ilmiah terutama yang dihasilkan oleh Dosen ke perpustakaan. Sedangkan karya ilmiah yang dihasilkan mahasiswa khususnya skripsi dan tesis yang memang diwajibkan untuk diserahkan ke perpustakaan sebagai persyaratan dalam kelulusan jumlahnya lebih banyak dibandingkan jenis konten lainnya. Data jenis dan jumlah konten yang tersedia di imstitutional repository Universitas Surabaya hingga April 2016 adalah sebagai berikut' : Tabel 1. Data Jenis dan Jumlah Konten Pada Institutional Repository Universitas Surabaya Berdasarkan data tersebut sebenarnya masih jauh dari jumlah ketersediaan karya ilmiah yang seharusnya dapat dikelola dalam institutional repository. Sesuai dengan kebijakan Peraturan Rektor tersebut diatas, masih terdapat beberapa jenis koleksi yang belum terdapat di /nstitutional repository atau masih dalam jumlah yang sangat sedikit, yaitu : a. Buku/Modul Ajar b. Orasi ilmiah c. Pidato pengukuhan d. Buku pedoman praktikum e. Hasil lomba karya tulis ilmiah mahasiswa juara I s.d III di tingkat universitas/ regional /nasional /internasional Sesuai dengan kebijakan tersebut bahwa perpustakaan memegang peranan penting dalam pengelolaan karya ilmiah tersebut sekaligus dalam penyebarluasan melalui znstitutional repository. Dengan demikian maka menjadi tugas perpustakaan untuk lebih aktif dalam melakukan sosialisasi peraturan tersebut, serta dapat proaktif untuk jemput bola bekerjasama unit-unit serta fakultas yang menghasilkan karya ilmiah sehingga akan timbul kesadaran untuk menyerahkan setiap karya yang dihasilkan sivitas akademikanya. 2. Analisa Kebijakan Akses Keberadaan sebuah institutional repository untuk membuka akses karya ilmiah dan koleksi lokal yang dihasilkan oleh sebuah institusi secara terbuka dan fulltext agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pengguna. Ketersediaan informasi dalam institutional repository membuka akses informasi dengan jangkauan lebih luas. Hal ini terbukti dengan sejumlah permintaan informasi yang diterima perpustakaan Universitas Surabaya melalui fitur request a copy yang disediakan oleh Eprints. Fitur ini biasanya dipergunakan oleh pengguna ketika mengakses karya ilmiah yang tidak tersedia dalam Julltext sementara pengguna ingin membaca atau mengunduh file karya tersebut. Data permintaan dari pengguna luar yang melakukan akses zustitutional repository karena tidak tersedia fulltext pada tahun 2014 berjumlah 911 permintaan dan pada tahun 2015 sebanyak 1196 permintaan®. Sebenarnya ini menjadi dilema bagi pengelola institutional repository, karena pemilik karya ilmiah dan perpustakaan selaku pengelola masih terikat dengan hak cipta yang melekat dari karya tersebut, misalnya artikel yang masih dalam masa publikasi oleh jurnal komersial. Sementara itu, sebagai upaya antisipasi dari pihak perpustakaan adalah dengan menyediakan form serah simpan karya ilmiah, yang memberikan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif —(Non-exdusive Royalty-Free Righf). Dengan demikian perpustakaan berhak menyimpan, mengalih-media/format-kan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikannya, dan menampilkan/mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin selama tetap mencantumkan bersangkutan. penulis/pencipta dan atau penerbit yang Dalam penerapannya, perpustakaan menyediakan dua kategori form wajib serah simpan, yaitu ; 1) form persetujuan publikasi karya ilmiah untuk kepentingan akademis terdiri dari kesediaan untuk membuka seluruh konten karya ilmiah (filltext) dan atau hanya abstrak saja, 2) form penyerahan publikasi karya ilmiah yang hanya untuk disimpan di perpustakaan. Untuk kategori kedua, hal ini terjadi karena karya ilmiah tersebut tidak diperkenankan dipublikasikan oleh penulis/peneliti karena masalah hak cipta menjadi milik penerbit lain, obyek penelitian merasa keberatan hasil penelitian untuk dipublikasikan, atau karya tersebut akan dipublikasikan pada jurnal, seminar, konferensi dan sejenisnya. Gambar 1. Contoh tampilan permintaan akses fulltext karya ilmiah Kebijakan akses terkait dengan aplikasi Eprints dan konten institutional repository telah ditetapkan dalam menu Policies yang terdiri dati; metadata policy, data policy, content policy, submission policy, dan preservation policy. Metadata policy berhubungan dengan penggunaan metadata yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Daza policy mendeskripsikan ketersediaan data dalam institutional repository termasuk kebijakan untuk memanfaatkan ulang konten dari repository ini. Content policy mendefinisikan jenis dan berbagai konten yang terdapat dalam institutional repository. Submission policy berkaitan dengan kebijakan bagi penulis yang mengirimkan karya ilmiah serta ketentuan hak cipta. Preservation Policy merupakan ketentuan zustitutional repository dalam mengelola karya ilmiah hingga terdapat siklus sebuah konten ketika terjadi penarikan, penghapusan atau perubahan terkait dengan metadata. Gambar 2. Kebijakan akses institutional repository Universitas Surabaya Setiap institusi dapat menetapkan kebijakan tersebut sesuai dengan ketentuan dan kondisi masing-masing. Pengguna dapat memanfaatkan pertunjuk kebijakan ini sebagai pedoman dalam melakukan akses terhadap znstitutional repository Universitas Surabaya. Berdasarkan pengamatan, belum banyak pengguna yang memanfaatkan penjelasan kebijakan ini sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan akses atau ketika mendapatkan karya yang tersedia secara firlltext maupun hanya sekedar abstrak saja. Secara teknis sistem akses ke institutional repository untuk sivitas akademika Universitas Surabaya dihubungkan dengan sistem single sign on. Meskipun demikian untuk konten yang tersedia dalam format Julltext tetap dapat diakses oleh publik umum secara langsung. Sedangkan untuk konten yang hanya tersedia dalam format abstrak saja, pengguna dapat melakukan reguest a cpy dimana secara otomatis permintaan tersebut akan diterima oleh penulis atau pemilik karya ilmiah melalui ewai/ dan perpustakaan sebagai pengelola znstitutional repository. Penciptaan sebuah zustitutional repository pada dasarnya merupakan upaya untuk membuka akses seluas-luasnya hasil karya sivitas akademika tanpa batasan apapun. Gerakan open access yang mendasari setiap aplikasi /ustitutional repository, seharusnya menjadi semangat bagi setiap institusi untuk terlibat dalam keterbukaan. Sehingga penetapan kebijakan yang dilakukan oleh setiap institusi untuk memberikan keterbukaan akses terhadap karya ilmiah yang dimiliki sangat menentukan kontribusi sebagai bagian dari gerakan gpen access dengan tetap memperhatikan kepentingan hak cipta pada karya tersebut.

Analisa dalam kajian ini menunjukkan bahwa perlunya konsistensi bagi pengelola institutional repository agar dapat berperan secara maksimal. Perkembangan saat ini pada sstitutional repository Universitas Surabaya sejak tahun 2011 sudah menunjukkan peningkatan peranan hingga adanya kontribusi dalam mendukung gerakan open access melalui penyediaan konten karya ilmiah yang dapat diakses secara fulltext. Keberadaan znstitutional repository yang —memanfaatkan sistem interoperabilitas dengan melakukan interkoneksi dengan portal Garuda dan Onesearch akan meningkatkan visibilitas melalui akses yang terpadu di tingkat nasional. Beberapa kekurangan yang masih terjadi hingga saat ini dalam penyediaan jenis konten yang masih terbatas berdasarkan peraturan wajib serah simpan karya ilmiah tetap dapat diupayakan secara maksimal oleh perpustakaan. Dengan makin beragam jenis konten yang dimiliki dan dapat diakses fi//text maka akan memudahkan sivitas akademika maupun publik untuk mendapatkan karya ilmiah yang tersedia pada institutional repository Universitas Surabaya.