EVALUASI PENGEMBANGAN KOLEKSI SEBAGAI DASAR MEMAHAMI PROBLEMATIKA DALAM PERPUSTAKAAN (STUDI KASUS DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI GORONTALO)

Pengembangan koleksi merupakan suatu unsur penting yang mempengaruhi kepuasan pengguna dan bagaimana perpustakaan tersebut dapat mempertahankan keberadaanya di kalangan masyarakat. Kegiatan ini akan sangat bergantung pada kebijakan yang dimiliki perpustakaan, baik para staf hingga kebutuhan apa saja yang diinginkan oleh pengguna perpustakaan itu sendiri, khususnya pada pemanfaatan koleksi yang ada. Tugas penting yang harus dikembangkan oleh pihak perpustakaan adalah harus bisa mengembangkan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin demi memenuhi kebutuhan para pengguna. Kegiatan ini akan mencakup dan menfokuskan pada bagaimana cara memperluas koleksi yang ada di perpustakaan baik dengan memaksimalkan kebijakan dalam seleksi bahan pustaka ataupun melalui kegiatan evaluasi. Kedua kegiatan tersebut merupakan faktor penting dalam penyelenggaraan kegiatan pengembangan koleksi. Pustakawan yang nantinya akan bertanggung jawab dalam kegiatan pengembangan ­koleksi sudah sepatutnya memiliki skill yang sesuai untuk dapat melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi dengan baik. Sehingga, apa yang diharapkan oleh pengguna dapat terealisasikan dengan baik. Pustakawan harus mampu mengenal koleksi apa saja yang dibutuhkan sekaligus mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Dalam penerapannya, baik perpustakaan sekolah, perguruan tinggi ataupun perpustakaan umum, pasti akan mengalami berbagai macam kendala dalam melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi, baik dari segi anggaran hingga masalah staf yang tidak terlatih dengan baik. Anggaran sudah menjadi kendala utama yang dihadapi oleh perpustakaan, sebagai contoh perpustakaan sekolah yang tidak mendapat perhatian lebih oleh pihak sekolah itu sendiri yang berakibat pada banyaknya perpustakaan sekolah di Indonesia yang terbengkalai begitu saja. Berdasarkan hasil seminar Pre-Session IFLA tahun 1993 mengenai isu-isu internasional tentang perpustakaan sekolah, isu-isu di negara berkembang biasanya akan menghadapi masalah yang berkaitan dengan staf. Yang bertanggung jawab mengelola perpustakaan biasanya tidak memiliki backround ilmu perpustakaan, atau guru yang sudah memiliki beban mengajar yang banyak. Pengetahuan guru dalam hal perpustakaan pun sangat terbatas. Marry Fasheh mengemukakan, isu utama yang dihadapi oleh masyarakat di negara berkembang adalah masalah minat baca yang kurang. Media audiovisual (koleksi) merupakan media komunikasi yang lebih cocok, tetapi untuk merealisasikannya akan sulit karena mengingat dana yang dimiliki sangatlah terbatas. Di perpustakaan perguruan tinggipun mengalami hal yang serupa, baik dari segi pendanaan maupun kinerja staf yang belum maksimal. Banyak keluhan yang datang dari pustakawan bahwa lembaga induknya sangat sulit mengeluarkan dana untuk kepentingan perpustakaan. Untuk membeli buku dan berlangganan jurnal yang sudah menjadi kebutuhan mahasiswa dan staf sudah sangat sulit. Oleh karena itu, penulis akan lebih memfokuskan bagaimana penerapan pengembangan koleksi khususnya pada penerapan evaluasi dalam pengembangan koleksi sebagai salah satu solusi untuk meminimalisir segala permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan tersebut. Makalah ini merupakan makalah konseptual dengan menggunakan pendekatan secara teoritis mengenai kegiatan evaluasi pengembangan koleksi dengan menggabungkan beberapa teori dari beberapa pakar untuk menjawab seperti apa kegiatan evaluasi koleksi yang benar, metode yang digunakan, serta bagaimana menjawab problematika yang penulis jumpai secara rill maupun permasalahan yang dijelaskan dalam beberapa jurnal. Untuk lebih jelasnya, makalah ini akan membahas beberapa konsep dengan rumusan masalah tentang evaluasi pengembangan koleksi sebagai dasar memahami problematika dalam perpustakaan yakni: 1. Bagaimana pengembangan koleksi itu? 2. Bagaimana kegiatan evaluasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo?

A. Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi pada dasarnya merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan koleksi perpustakaan termasuk seleksi, penentuan kebijakan seleksi, penilaian terhadap kebutuhan para pengguna dan pengguna potensial, analisis koleksi, kajian pengguna koleksi, pengaturan anggaran yang dimiliki, evaluasi koleksi, identifikasi pada koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, hingga rencana untuk bekerjasama. Kegiatan ini bukan hanya sekadar pengadaan buku biasa, tetapi merupakan rangkaian atau tahapan yang panjang guna menentukan koleksi yang nantinya akan benar-benar bermanfaat bagi pengguna perpustakaan. Evans menjabarkan 6 kegiatan pengembangan koleksi sebagai berikut: 1. Analisis masyarakat (pengguna) 2. Kebijakan seleksi 3. Seleksi 4. Pengadaan 5. Penyiangan 1. Evaluasi Keenam tahapan tersebut membentuk siklus yang akan terus berkesinambungan antara satu dan lainnya selama perpustakaan masih dianggap sebagai pusat informasi tetap dan tentunya masih sangat dibutuhkan oleh penggunanya. Analisis pengguna dapat dijadikan salah satu tolok ukur dalam menentukan koleksi di perpustakaan agar nantinya informasi yang disediakan tepat dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Pihak perpustakaan selalu mempertimbangkan kebutuhan pengguna bukan hanya pada pengguna yang aktif saja, melainkan seluruh komunitas yang menjadikan perpustakaan tersebut sebagai pusat untuk mencari informasi yang mereka butuhkan. Intinya, tujuan perpustakaan dibentuk adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi perpustakaan dengan semaksimal mungkin. Tanpa adanya analisis komunitas atau masyarakat yang turut aktif berpartisipasi dalam kegiataan perpustakaan dalam hal pemenuhan kebutuhan informasi, maka sulit bagi perpustakaan tersebut dapat bertahan dan berkembang. Kebijakan seleksi merupakan suatu aturan yang sudah ditetapkan dan dilegalkan oleh perpustakaan yang menerapkan dan mengimplementasikan pengembangan koleksi dan aturan tersebut merupakan pedoman yang mutlak dan harus diikuti oleh staf khususnya staf yang bekerja dan bertanggung jawab atas kegiatan pengembangan koleksi. Dalam tahap ini, setiap perpustakaan maupun lembaga yang menaungi memiliki kebijakan yang berbeda-beda tergantung pada pihak yang bertanggung jawab serta kebutuhan informasi oleh pengguna itu sendiri. Seleksi merupakan tahap di mana kita memutuskan koleksi apa saja yang akan dibeli, koleksi apa saja yang akan “dihilangkan” yang tentunya sesuai dengan kebijakan seleksi yang sudah ditetapkan sebelumnya. Kegiatan seleksi dapat disebut sebagai “jantung” dan passion bagi para pengembang koleksi, karena jika kita menyebutkan kata “pengembangan koleksi” maka para staf, pustakawan akan merujuk pada suatu “proses untuk menyeleksi bahan pustaka”. Setelah tahap seleksi selesai, tahapan selanjutnya adalah pengadaan untuk koleksi yang telah diseleksi sebelumnya, lalu tahapan berikutnya adalah menetukan koleksi apa saja yang akan dikeluarkan (penyiangan) di mana proses ini akan sangat menguntungkan bagi penggunaan ruang yang nantinya akan lebih maksimal dan tahap terakhir adalah evaluasi di mana kegiatan ini akan menilai seberapa baik keberhasilan perpustakaan tersebut dalam melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi. Kegiatan Evaluasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo 1. Alur kegiatan evaluasi koleksi bahan pustaka Evaluasi merupakan proses untuk menentukan apakah koleksi tersebut dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan dan seberapa baik koleksi tersebut mampu melayani kebutuhan para pengguna. Kegiatan ini meliputi berbagai macam strategi khusus yang digunakan oleh perpustakaan untuk menilai sekaligus menentukan seberapa baik koleksi tersebut mampu mencapai suatu tahap ataupun tujuan maupun kebijakan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga apa yang dibutuhkan oleh para komunitas perpustakaan tersebut dapat terpenuhi dengan baik. Dengan adanya evaluasi, kita mampu merubah kebijakan-kebijakan sebelumnya dan strategi apa saja yang dapat membantu kegiatan pengembangan koleksi serta bagaimana mengatur dan mengorganisir koleksi yang ada. Kita mampu menilai apakah kebijakan maupun strategi sebelumnya sudah sesuai dengan apa yang ingin kita capai dalam kegiatan pengembangan koleksi tentunya melalui kegiatan evaluasi, karena evaluasi merupakan seperangkat metode yang digunakan untuk menjawab segala permasalahan yang ada di perpustakaan. Permasalahan maupun tantangan yang sebagian besar dihadapi oleh perpustakaan baik perpustakaan umum, khusus, perguruan tinggi (swasta, negeri), dan sekolah ialah keterbatasan dana, sumber daya manusia yang belum memadai, masalah ICT (komputer, koneksi internet), serta fasilitas yang belum sesuai dengan harapan para pengguna perpustakaan tersebut. Maka akan muncul pertanyaan seperti “mengapa hampir seluruh jenis perpustakaan mengalami kesulitan dana?”, “bagaimana bisa sumber daya manusia dapat menjadi masalah?”, “fasilitas seperti apa yang dibutuhkan oleh pengguna?”, maka solusi yang digunakan untuk menjawab segala macam pertanyaan tersebut adalah melalui kegiatan evaluasi secara menyeluruh diberbagai aspek kegiatan pengembangan koleksi. Dari uraian tersebut sudah dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pengembangan koleksi perpustakaan. Kita mampu menentukan kebijakan yang sesuai dan dapat diterapkan tentunya harus melewati tahap evaluasi terlebih dahulu agar apa yang direncanakan, apa yang diharapkan akan sesuai dengan ekspetasi yang kita harapkan yakni mengenai pencapaian maksimal terhadap kepuasaan pengguna. Tujuan dari pengembangan koleksi dapat dibagi menjadi dua kategori yakni faktor eksternal dan faktor internal. Inilah beragam list pertanyaan yang digunakan dalam menentukan tujuan dari pengembangan koleksi: Faktor internal Kebutuhan dalam pengembangan koleksi: a. Apa saja cakupan dalam koleksi tersebut? (apa subjeknya?) b. Apa esensi/kedalaman dari koleksi tersebut? (berapa jumlah dan tipe material yang seperti apa yang membentuk koleksi tersebut?) c. Bagaimana pola komunitas menggunakan koleksi yang disediakan? (seperti apa sirkulasi dan penggunaan koleksi di perpustakan?) d. Apa keunggulan dari koleksi tersebut? (dalam istilah kuantitatif dan kualitatif?) e. Apa kelemahan dari koleksi tersebut? f. Masalah apa saja yang ada dalam kebijakan dan program pengembangan koleksi? g. Perubahan apa saja yang dilakukan dalam program pengembangan koleksi? h. Seberapa baik staf pengembangan koleksi dalam mengerjakan pekerjaan mereka? i. Menyediakan data untuk kegiatan penyiangan. j. Menyediakan data untuk suatu kegiatan tertentu. Kebutuhan anggaran: a. Membantu dalam menentukan alokasi anggaran untuk memperkuat subjeksubjek yang lemah. b. Membantu dalam menentukan alokasi anggaran yang dibutuhkan dalam mempertahankan subjek-subjek yang unggul. Faktor eksternal Kebutuhan lembaga: a. Apakah performa perpustakaan tersebut adalah rendah, memadai, atau di atas rata-rata? b. Apakah dana yang diminta sesuai? c. Apakah perpustakaan tersebut dapat dibandingkan dengan komunitas sejenis? d. Apakah koleksinya sudah outdated? e. Apakah dana yang dikeluarkan sesuai dengan rasio keuntungan yang didapatkan? Kebutuhan dari pihak luar (organisasi): a. Menyediakan data untuk akreditasi grup. b. Menyediakan data dana untuk agensi. c. Menyediakan data untuk jalinan kerja sama. Dengan adanya list pertanyaan maupun tindakan yang harus dilakukan dalam menentukan tujuan pengembangan koleksi ini, diharapkan perpustakaan akan lebih terarah dalam menentukan kebijakan kedepannya. Daftar tersebut akan sangat membantu kita dalam menargetkan apa saja kegiatan yang harus dilakukan, dan sudah dibagi dalam dua bagian yakni faktor eksternal dan internal itu tadi yang nantinya akan sangat membantu. Dalam praktiknya, kegiatan evaluasi untuk pengembangan koleksi memiliki alur-alur ataupun tahapan tertentu seperti kapan kita akan memulai kegiatan evaluasi koleksi, apa tujuan yang ingin dicapai dalam evaluasi koleksi, apa saja yang dilakukan ketika memulai kegiatan evaluasi, hingga teknik atau metode apa saja yang perlu dilakukan dalam evaluasi koleksi. Gambar 1 Tahapan atau Alur Kegiatan Evaluasi Koleksi EVALUASI PENGEMBANGAN KOLEKSI Kapan memulai kegiatan evaluasi Tujuan yang ingin dicapai Memulai kegiatan evaluasi Metode/teknik yang digunakan Kebijakan, rencana, kebutuhan akan informasi Mendefinisikan tujuan, menentukan data yang ingin dikumpulkan, memilih teknik, dan mendokumentasikan hasil. Berdasarkan koleksi, berdasarkan pengguna. Berdasarkan bagan tersebut, dapat dijelaskan bahwa tahapan awal dalam evaluasi pengembangan koleksi adalah menentukan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan evaluasi. Pada tahap ini, kita harus mempertimbangkan kebijakan apa saja yang diterapkan oleh perpustakaan seperti masalah mengejar akreditasi, serta siklus anggaran yang nantinya akan berpengaruh pada saat kita menentukan kapan akan memulai kegiatan ini. Kita juga harus merencanakan proses pengembangan koleksi, dan mampu menentukan apakah kegiatan pengembangan koleksi akan dilakukan dalam jangka waktu yang panjang atau hanya dalam jangka waktu yang singkat. Selanjutnya adalah mempertimbangkan kebutuhan informasi, karena dengan adanya kegiatan evaluasi koleksi kesemuanya itu didasarkan pada kebutuhan informasi oleh komunitas yang berada di lingkungan perpustakaan. Kebutuhan akan informasi dapat dijadikan salah satu motivasi utama dalam pelaksanaan evaluasi pengembangan koleksi. Tahapan selanjutnya adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai. Dengan adanya tujuan, maka kita dapat menargetkan apa saja yang ingin dicapai dalam kegiatan pengembangan koleksi, tanpa adanya tujuan, maka kegiatan pengembangan koleksi tidak akan terarah dengan baik sehingga permasalahan yang ada di perpustakaan tidak dapat dipecahkan dengan benar. Oleh karena itu, evaluasi mengenai planning atapun rencana ke depan sangat dibutuhkan. Rencana ke depan merupakan landasan utama akan keberhasilan dari kegiatan pengembangan koleksi perpustakaan, rencana seperti apa yang dimaksud? Yakni perencanaan mengenai alokasi anggaran, analisis pengguna, penyelesaian masalahmasalah atau faktor penghambat kegiatan, hingga memilih teknik yang sesuai dalam melaksanakan kegiatan evaluasi. Setelah menentukan tujuan, tahapan selanjutnya adalah proses di mana kita dapat memulai kegiatan evaluasi koleksi perpustakaan. Ada empat tahapan yang perlu diperhatikan dalam memulai kegiatan evaluasi yakni pertama adalah mendefinisikan tujuan yang ingin dicapai dalam evaluasi koleksi, kedua ialah memutuskan data yang perlu dikumpulkan serta bagaimana cara mengumpulkanya, ketiga memilih teknik ataupun metode yang ingin digunakan, dan yang keempat adalah mendokumentasikan hasil yang didapatkan ketika melakukan kegiatan evaluasi koleksi. Sudah dijelaskan sebelumnya bahwa tujuan merupakan tahapan yang menjadi dasar dalam melakukan evaluasi agar apa yang dicari sesuai dengan apa yang diharapkan. Lebih jelasnya, kita dapat membuat hipotesis agar kita bisa membuktikan seberapa jelas tujuan yang kita tetapkan, seperti menggunakan hipotesis sebabakibat atau hubungan antara variable A dan B. Setelah tahapan di atas telah terlaksana, kita perlu menetukan bagaimana cara mengumpulkan data-data dalam menunjang kegiatan evaluasi koleksi, entah dengan menggunakan teknik pengumpulan data kualitatif maupun kuantitatif untuk menjawab hipotesis awal mengenai tujuan yang ingin dicapai dan telah kita tetapkan sebelumnya. Dalam hal ini, kegiatan evaluasi pengembangan koleksi terbagi atas dua metode. Pertama yaitu metode yang terpusat pada koleksi dan yang kedua adalah metode yang terpusat pada pengguna. Kedua metode tersebut memilki cara yang berbeda dalam mengevaluasi suatu kegiatan pengembangan koleksi. Evans menjelaskan, unsur-unsur yang dapat digunakan dalam mengevaluasi koleksi dengan metode terpusat pada koleksi adalah daftar pencocokan (checking list), pendapat para pakar, perbandingan dengan data statistik, dan berbagai standar koleksi. Sedangkan untuk metode yang terpusat pada pengguna, terdiri dari kajian sirkulasi, pendapat para pengguna, analisis terhadap statistik, pinjaman antar perpustakaan, kajian penggunaan di tempat (ruang baca), ketersediaan koleksi dalam rak, kajian simulasi penggunaan, dan uji penyampaian dokumen. Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai metode terpusat pada koleksi yakni checking list, bahwa metode ini dapat bersifat fleksibel yakni dapat dikombinasikan dengan teknik lain. Biasanya, dalam pencocokan list tersebut para staf akan menggunakan bibliografi standar sebagai bahan acuan. Untuk metode dengan menggunakan pendapat para pakar, yang mengevaluasi bahan koleksi adalah para ahli yang berpengalaman dan ahli di bidang ini yang biasanya berasal dari badan akreditasi. Perbandingan data statistik merupakan metode yang membandingkan suatu pangkalan data yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan pangkalan data yang dimiliki oleh perpustakaan lain, atau membandingkan dengan data klasifikasi Library of Congress. Terakhir adalah berbagai standar koleksi, metode ini menggunakan berbagai macam standar yang diterbitkan oleh perpustakaan, di mana kegiatan evaluasi koleksi akan menggunakan standar yang sudah ditetapkan oleh perpustakaan sebagai pedoman dalam melaksanakan evaluasi. Metode yang terpusat pada pengguna terdiri dari kajian sirkulasi, di sini kegiatan evaluasi akan mengkaji koleksi apa yang populer dan apa yang tidak popular dengan melihat data sirkulasi yang ada. Untuk metode survei pengguna, pihak perpustakaan biasanya melakukan survei pada komunitas pengguna jasa perpustakaannya sebagai dasar penentu kecukupan maupun kelayakan koleksi yang dimiliki. Akan berbeda dengan penggunaan metode pemanfaatan perpustakaan lain (ILL), teknik ini menggunakan analisis terhadap pengguna yang lebih cenderung menggunakan atau mengakses sumber informasi (koleksi) yang dimiliki oleh perpustakaan lain ketimbang perpustakaan itu sendiri. Selanjutnya, metode kajian sitiran ini akan mengkaji seberapa baik pengguna perpustakaan dalam mengakses publikasi penelitian yang dimiliki oleh perpustakaan. Metode terakhir yang ingin penulis jelaskan adalah mengenai metode kajian pengguna di tempat. Metode ini akan menganalisis bagaimana pola pengguna dalam menggunakan informasi langsung di perpustakaan, seperti mengkaji setiap beberapa jam sekali tentang koleksi yang telah atau yang sedang dibaca/diakses oleh para pengguna perpustakaan. Adapun metode lain menurut Nisonger (2003) dalam Agee, ada tiga metode yang dapat digunakan, metode yang dimaksud adalah evaluasi terpusat pada pengguna, penilaian fisik, dan penilaian terhadap subjek khusus. Evaluasi terpusat pada pengguna pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan apa yang telah dibahas sebelumnya, bahwa kegiatan evaluasi memusatkan perhatianya pada pengguna perpustakaan sebagai sumber informan maupun data yang nantinya akan dibutuhkan dalam pengembangan kebijakan koleksi. Metode ini cukup baik untuk digunakan dalam menentukan seberapa baik perpustakaan mempertemukan sumber informasi dengan para pencari informasi tersebut. Untuk ukuran perpustakaan yang lebih maju dan berbasis digital, metode ini akan menjadi alat yang cukup kuat dalam membantu suatu sistem manajemen perpustakaan yang berbasis online. Karena kebanyakan hasil data pada sirkulasi sistem akan menunjukan seberapa banyak atau seberapa sering pengguna menggunakan koleksi yang dimiliki khususnya dalam bentuk peminjaman koleksi. Dari sini kita dapat mendata subjek apa saja yang paling banyak diminati dan mana subjek yang kurang diminati, hal ini akan berpengaruh pada kebijakan evaluasi koleksi, khususnya pada tahap penyiangan maupun pengadaan koleksi nanti. Teknik penilain fisik merupakan teknik yang memfokuskan penilaian terhadap bentuk fisik dari koleksi yang ada. Bentuk fisik yang dimaksud adalah staf bagian pengembangan koleksi akan mendata informasi-informasi serta isi apa saja yang berkaitan dengan kondisi fisik koleksi tersebut. Jadi, yang akan dievaluasi adalah isi konten buku seperti halaman buku, tanggal hak cipta, bahasa, jumlah ketersediaan buku, identitas kelas klasifikasi, dan berbagai macam detail khusus lainnya. Unsur-unsur fisik tersebut akan sangat mempengaruhi evaluasi untuk kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Contohnya dengan memeriksa kondisi buku dengan saksama kita dapat menentukan apakah koleksi tersebut masih layak untuk ditempatkan di rak atau layak dikeluarkan. Dalam hal tahapan penyiangan, kita dapat memperhatikan keadaan buku tersebut apakah sudah rusak dan jika memang memungkinkan kita masih dapat melakukan perbaikan pada koleksi tersebut. Tidak jauh berbeda dengan Evans, Disher mengemukakan bahwa ada dua metode yang dapat digunakan dalam kegiatan evaluasi koleksi yakni terpusat pada koleksi dan terpusat pada pengguna. Adapun kelebihan dan kekurangan dari unsur-unsur metode evaluasi koleksi akan dijabarkan dalam table berikut. Tabel 1 Kelebihan dan Kekurangan dalam Metode Evaluasi Metode/Teknik Evaluasi Kelebihan Kekurangan Terpusat pada koleksi (1) Dapat digabungkan dengan metode kuantitatif dan kualitatif, (2) Banyak list/daftar yang dapat ditemukan secara online, (3) Dapat menghasilkan list khusus yang tidak dimiliki perpustakaan sebelumnya. (1) Staf harus benar-benar memastikan bahwa ia telah memilih list yang tepat (2) Listlist tersebut mungkin meiliki representatif yang berbeda dengan tujuan perpustakaan (3) List yang outdated. Daftar pencocokan (Checking list) Memindai rak (Scanning Shelves) (1) Cukup populer untuk perpustakaan yang memiliki koleksi yang relatif kecil, (2) On-the-spot proses yang dapat memberikan data yang instan mengenai kelemahan dan kelebihan koleksi. (1) Staf yang berkerja harus benar-benar ahli dalam mengenali subjek, (2) Perbedaan pendapat terhadap penilaian sebjek tertentu, (3) Hanya dapat mengevaluasi koleksi yang saat ini berada di rak. Perbandingan data statistik (1) Para staf dapat dengan mudah memperoleh data untuk beragam tipe dari evaluasi, (2) Sangat baik bagi yang menginginkan data yang diolah dengan kuantitatif, (3) Dapat memotivasi perpustakaanperpustaakan untuk dapat bersaing, (4) Mudah dicari di internet (situs web). (1) Staf harus memahami bahwa data yang digunakan benarbenar valid, (2) Human error, (3) Kurang memperhatikan detail, (4) Perbedaan dalam mendefinisikan istilah dapat mengakibatkan data yang diperoleh tidak benar/tidak sesuai. Penggunaan standar/ Berbagai standar (1) Standar berisi banyak informasi mengenai alokasi anggaran, (2) Masalah akreditasi dan hibah. Banyak agensi yang mengadopsi standar perpustakaan umum yang mana kurang disetujui keakuratannya dan kemudahan dalam mengaplikasikan standar tersebut. Terpusat pada Pengguna Karena kebanyakan perpustakaan sudah familiar dengan teknik ini, maka metode ini akan sangat nyaman diaplikasikan. Tidak semua koleksi yang digunakan oleh pengguna terdata dalam sirkulasi. Analisis data sirkulasi Survei pengguna Dapat memperoleh data yang belum kita ketahi sebelumnya dan menghasilkan data baru yang tidak kita sadari. Sulit dilakukan dan membutuhkan pengeluaran untuk diimplementasikan, sulit menghasilkan data yang valid. Antar-pinjam perpustakaan Data yang ada mampu memberikan informasi yang spesifik mengenai topik, judul, pengarang tertentu Relevansi antara data yang diperoleh dengan teknik ini akan sulit disimpulkan. Sumber: Disher (2007: 32-43) Kegiatan evaluasi koleksi perpustakaan pada dasarnya memiliki tujuan yang sama dalam penerapannya yakni mengetahui seberapa baik konten informasi serta hal hal yang mendukung konten tersebut mampu mempertemukan minat ataupun keinginan akan informasi yang dimiliki oleh para pengguna. Kegiatan evaluasi memiliki metode ataupun teknik yang digunakan sebagai alat dalam mengukur indikator maupun tujuan yang ingin dicapai dalam mengembangkan proses pengembangan koleksi perpustakaan. Metode yang digunakan juga memiliki tipe-tipe berbeda, tergantung objek maupun subjek yang akan diteliti (evaluasi). Setiap perpustakaan akan memiliki kebijakan berbeda-beda dalam menentukan metode apa yang ingin diambil dalam mengevaluasi koleksi yang ada. Perpustakaan harus dapat menyesuaikan serta memilih metode yang tepat agar tujuan yang ingin dicapai dapat diraih dengan baik dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Teknik yang akan digunakan harus sesuai dengan konten yang ingin dievaluasi seperti jumlah koleksi yang dimiliki, subjek, staf yang ada hingga bagaimana pola karakteristik dari pengguna perpustakaan tersebut. 2. Evaluasi Koleksi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan pustakawan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo pada tanggal 23 Desember 2017 yakni bersama Dra. Yuslina Utina, menjelaskan bahwa metode evaluasi yang digunakan dalam mengevaluasi kegiatan pengembangan koleksi adalah dengan berpusat pada pengguna dimana metode ini dapat menghasilkan data-data baru yang kita inginkan tanpa kita sadari sebelumnya. Langkah pertama yang dilakukan oleh pihak perpustakaan adalah dengan menyediakan kotak saran untuk para pengunjung yang sekiranya membutuhkan koleksi yang mereka inginkan yang tidak tersedia di perpustakaan, perpustakaan akan berusaha mengadakan bahan koleksi yang dibutuhkan tersebut. Kotak saran sangat bermanfaat sekaligus berpengaruh dalam proses menyeleksi bahan pustaka yang ingin diadakan. Langkah kedua yang dilakukan perpustakaan dalam mengevaluasi bahan pustaka, adalah dengan menggunakan daftar katalog buku-buku terbaru yang sekaligus diminati oleh pengguna perpustakaan dan mengadakan bahan pustaka tersebut. Langkah ketiga yang dilakukan dalam mengevaluasi koleksi bahan pustaka di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo adalah dengan melakukan survei ke perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi di provinsi Gorontalo. Hal ini dikarenakan pustakawan tersebut menjelaskan bahwa pengunjung terbanyak dan yang selalu menggunakan bahan pustaka adalah kebanyakan dari kalangan mahasiswa. Oleh karena itu, saran dan masukan mereka merupakan data utama dalam melakukan evaluasi bahan pustaka di perpustakaan. Koleksi yang paling banyak diminati oleh para pengguna adalah kebanyakan koleksi dengan subjek kesehatan dan olahraga. Pustakawan juga menyatakan bahwa selama ini tidak ditemukan masalah yang cukup signifikan dalam melaksanakan kegiatan evaluasi bahan pustaka di perpustakaan tersebut. Jika menganalisis teori yang sudah dijelaskan dengan realitas di Dinas Kerasipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo, maka perpustakaan tersebut telah melakukan kegiatan evaluasi sesuai dengan alur yang ada yakni dengan menentukan kapan kegiatan evaluasi akan dilaksanakan, menentukan tujuan, memulai kegiatan evaluasi dengan memilih teknik yang digunakan. Adapun teknik yang digunakan adalah dengan berpusat pada pengguna perpustakaan yakni kebanyakan dari kalangan mahasiswa. Perpustakaan melaksanakan metode ini karena dinilai dapat menjadi alat ukur yang pas dalam mengevaluasi bahan pustaka. Untuk keseluruhan kegiatan pengembangan koleksi di perpustakaan ini sudah berjalan dengan maksimal. Mereka sudah memiliki buku panduan, serta SOP tertulis yang sangat detail alurnya. Buku panduan serta SOP tersebut menjelaskan bagaimana tahapan alur pengembangan koleksi secara runtut dan jelas. Sehingga, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo sudah melakukan keseluruhan tahapan pengembangan koleksi yang tentunya sudah disesuaikan dengan kebijakan perpustakaan tersebut.

Pengembangan koleksi pada dasarnya merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan koleksi perpustakaan termasuk seleksi, penentuan kebijakan seleksi, penilaian terhadap kebutuhan para pengguna dan pengguna potensial, analisis koleksi, kajian pengguna koleksi, pengaturan anggaran yang dimiliki, evaluasi koleksi, identifikasi pada koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, hingga rencana untuk bekerja sama. Jika menganalisis teori yang sudah dijelaskan dengan realitas di Dinas Kerasipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo, maka perpustakaan tersebut telah melakukan kegiatan evaluasi sesuai dengan alur yang ada yakni dengan menentukan kapan kegiatan evaluasi akan dilaksanakan, menentukan tujuan, serta memulai kegiatan evaluasi dengan memilih teknik yang digunakan dalam mengevaluasi koleksi. Diharapkan pihak perpustakaan dapat terus mengimplementasikan kegiatan evaluasi dengan benar agar permasalahan yang berkaitan dengan ketersediaan informasi yang dibutuhkan beserta faktor-faktor pendukunng lainnya dapat terselesaikan dengan baik. Evaluasi dapat dijadikan pedoman dalam menyelesaikan permasalahan yang ada di perpustakaan yang apabila proses kegiatan ini berhasil maka hasil yang didapatkan dapat menjadi dasar penentu dari eksistensi perpustakaan itu sendiri dalam menghadapi kemajuan informasi yang kian lama terus meningkat dengan pesatnya.