PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARI MUTIARA INDONESIA

Dalam konsep organisasi informasi koleksi perpustakaan merupakan unsur penting dalam keberhasilan sebuah perpustakaan. Tanpa adanya koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang baik kepada penggunanya. Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk dilayankan kepada pengguna dalam upaya memenuhi informasi yang dibutuhkan. Implikasinya, pengembangan koleksi merupakan kegiatan vital bagi lembaga perpustakaan dalam upaya memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang selalu berkembang. Apabila pegembangan koleksi tidak dilakukan, informasi yang tersedia tidak up to date lagi. Berbagai pengembangan koleksi terus dilakukan agar kualitas informasi dapat terjaga dan koleksi bahan perpustakaan dapat diperluas aksesnya sesuai kebutuhan informasi bagi pemustaka. Pengembangan koleksi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari suatu koleksi, sehingga koleksi yang tersedia di perpustakan sesuai dengan pengguna. Proses pengembangan koleksi terjadi berdasarkan beberapa tahap, mulai dari analisis kebutuhan, kebijakan seleksi, seleksi, pengadaan, seleksi final dan evaluasi. Pengadaan bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan yang ada di perpustakaan, mulai dari persiapan pemilihan suatu koleksi, pemesanannya dan penerimaan bahan pustaka tersebut di perpustakaan untuk diproses dipengolahan. Pengadaan bahan pustaka atau akuisisi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan berbagai macam sumber informasi. Bagi perpustakaan yang baru berdiri, kegiatan pengadaan bahan pustaka terdiri dari menentukan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berproses, kegiatan pengadaan bahan pustaka untuk meningkatkan jumlah koleksi dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM-Indonesia) adalah salah satu perpustakaan yang menunjang tercapainya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan USMIndonesia menjadi gudang informasi bagi para sivitas akademika yang berada dilingkungan Universitas Sari Mutiara Indonesia itu sendiri. Ini dilihat dari jumlah pemustaka± 200 orang pemustaka setiap hari. Jumlah koleksi yang tersedia di perpustakaan USM-Indonesia sebanyak 18.033 eksemplar terdiri dari 9.690 judul dan dimanfaatkan secara maksimal oleh para civitas akademika Universitas Sari Mutiara Indonesia. Dalam merealisasikan pengadaan bahan pustaka banyak hal yang perlu dilakukan. Saat ini, perpustakaan USM-Indonesia kurang melengkapi koleksi tentang ekonomi, ilmu pendidikan, ilmu komunikasi, ilmu perpustakaan, sistem informasi dan psikologi. Penulis melihat peran aktif seorang pustakawan dalam mengambil kebijakan teutama dari segi pengadaan dan kesesuai koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna. Berdasarkan pemaparan latar belakang diatas, maka yang menjadi rumusan masalah pada makalah ini adalah, bagaimana proses pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan USM-Indonesia? Makalah ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses pengadaan bahan pustaka yang diterapkan oleh Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia. Metode penelitian yang digunakan pada makalah ini adalah menggunakan metode deskriptif, dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dengan cara wawancara. TINJAUAN PUSTAKA Pengadaan bahan pustaka merupakan bagian dari manajemen pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka mempunyai peran yang sangat vital untuk mutu dan kapasitas di dalam perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka adalah proses mengumpulkan bahan pustaka yang hendak dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang akan disediakan oleh perpustakaan sebaiknya sesuai dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan pengguna yang dilayani. Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang merujuk kepada mekanisme setelah proses pemilihan bahan pustaka untuk memperoleh bahan pustaka, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau kumpulan bahan pustaka yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna serta untuk mencapai sasaran suatu unit perpustakaan. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat/sarana untuk mengarahkan segala aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan, pendanaan, pemilihan, dan pengadaan bahan pustaka. Koleksi perpustakaan bertujuan untuk membina koleksi secara terpadu dan terencana yang sinkron dengan tujuan, program, anggaran yang tersedia. Proses Pengadaan Koleksi Dalam proses pengadaan koleksi pada sebuah perpustakaan memegang peranan yang sangat penting, karena produk utama yang ditawarkan oleh sebuah perpustakaan adalah ketersediaan koleksi yang relevan dengan kebutuhan penggunanya. Pustakawan memilih dari sekian banyak bahan pustaka untuk dijadikan koleksi. Proses ini dikenal dengan nama seleksi bahan pustaka dan merupakan langkah awal dari pembinaan bahan pustaka. Kegiatan seleksi bahan pustaka disebabkan karena adanya keterbatasan dana, banyaknya publikasi yang diterbitkan dan berkembangnya ilmu teknologi. Pengadaan bahan pustaka mencakup: 1) penerimaan bahan pustaka melalui pembelian, hadiah dan pertukaran, 2) pembayaran atau tanda terima pembayaran, 3) memelihara disposisi yang berkaitan dengan pengadaan. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian Di perpustakaan pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dapat dilakukan dengan beberapa cara teergantung besarnya dana dan asal sumber dana. Pembelian adalah pengadaan bahan pustaka yang diperoleh melalui transaksi jual beli. Perpustakaan dapat membuat daftar pemesanan bahan perpustakaan pada agen dan penerbit. Selain itu, pustakawan juga dapat terjun langsung ke toko buku untuk melihat koleksi yang benar-benar dapat bermanfaat bagi pemustaka. Pembelian bahan pustaka bisa dilakukan melalui metode yaitu dengan mengajukan permintaan langsung kepada penerbit,membeli bahan pustaka melalui toko buku atau supplier buku. Pembelian bahan pustaka dilaksanakan setelah perpustakaan menentukan buku apa yang hendak dibeli, bahan pustaka harus sinkron dengan bahan pustaka yang menjadi prioritas yang ditetapkan. Terlepas bagaimana cara pengadaan maka pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai saluran yang ada yaitu: 1) Toko buku, 2) Penerbit dalam dan luar negeri, dan 3) agen buku dalam dan luar negeri. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah Hadiah adalah pengadaan bahan pustaka yang diperoleh secara cuma-cuma, sehingga perpustakaan tidak perlu mengeluarkan dana untuk menambahkan bahan perpustakaan. Dengan kata lain penambahan bahan pustaka di perpustakaan melalui hadiah dapat mengurangi anggaran dana. Perpustakaan yang mendapat hadiah secara langsung perlu: 1) Memeriksa semua kiriman bahan pustaka dan menyesuaikannya dengan surat pengantarnya, 2) Menyeleksi bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan, dan 3) Memisahkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Ada beberapa metode mendapatkan hadiah, yaitu sebagai berikut: 1. Hadiah atas permintaan a. Menyiapkan pengajuan daftar donatur yang hendak diminta sumbangannya. b. Membuat daftar list buku yang hendak diajukan kepada pihak lain c. Melayangkan surat permohonan serta melampirkan daftar list buku yang dibutuhkan d. Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya e. Mengecek buku yang diterima dan menyesuaikan dengan daftar pengantar f. Melayangkan surat ucapan terima kasih g. Mengolah buku sumbangan sesuai dengan prosedur 2. Hadiah tidak atas permintaan a. Buku yang diterima disesuaikan dengan surat pengantar b. Melayangkan surat ucapan terima kasih c. Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses d. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali pada pihak lain. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran Pengadaan bahan perpustakaan dilakukan secara terarah karena biasanya pertukaran dilakukan berdasarkan kerjasama antarperpustakaan. pertukaran bahan pustaka bisa dilaksanakan jika perpustakaan memiliki jumlah kolesksi dalam bentuk eksemplar yang terlalu banyak dan jumlah koleksi yang tidak dapat dibutuhkan lagi, tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Kegiatan tukar menukar bahan pustaka umumnya dilakukan dengan saling memberi terbitan antar perpustakaan, namum bisa juga dilakukan perpustakaan yang memiliki koleksi yang kemungkinan jumlah eksemplarnya banyak pada setiap judulnya. Unit yang biasa melakukan proses tukar menukar yakni adalah unit pengadaan. Pada umumnya pertukaran bahan pustaka yang dilaksanakan perpustakaan adalah untuk koleksi terbitan berseri karena setiap instansi pelaksana sudah memiliki terbitan yang secara rutin terbit sebagai bahan pertukarannya. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Titipan Perpustakaan dapat meningkatkan jumlah koleksi dengan cara menerima titipan dari lembaga ataupun perorangan. Penerimaan titipan sebaiknya bahan pustaka yang sangat dibutuhkan oleh pengguna dan harus ada persetujuan antara kedua belah pihak. Perpustakaan bertanggung jawab penuh atas segala bahan pustaka yang dititipkan, karena bahan pustaka tersebut bukan seutuhnya milik perpustakaan. Penerimaan penitipan bahan pustaka hendaknya bahan pustaka yang sangat diperlukan oleh pengguna perpustakaan dan harus ada kesepakatan antara kedua belah pihak. Misalnya, batas jangka waktu koleksi tersebut dititipkan di perpustakaan dan pengolahan bahan pustaka tersebut dan persyaratan lainnya. Bahan pustaka titipan umumnya mempunyai ruangan dan pelayanan khusus. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Terbitan Sendiri Pengadaan bahan pustaka dengan terbitan sendiri bisa dilaksanakan perpustakaan melalui cara menerbitkan indeks, bibliografi dan terbitan berkala (buletin) perpustakaan. Penerbitan koleksi yang dilakukan oleh instansi yang bersangkutan atau unit-unit yang membidanginya. Tugas pustakawan sama halnya dengan seperti pengadaan bahan pustaka melalui hadiah, yaitu perpustakaan harus objektif dalam menyeleksi perpustakaan khususnya melalui terbitan sendiri. Jenis koleksi ini umumnya disimpan di pusat deposit, yaitu tempat yang menyimpan hasil karya manusia bersifat grey literatur contohnya skripsi, tesis, disertasi, makalah, seminar prosiding, dan lainlain. Pengadaan Bahan Pustaka di Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia awalnya merupakan perpustakaan Sekolah Perawat Kesehatan Sari Mutiara yang didirikan pada tahun 1987. Namun seiring berjalannya waktu Sekolah Perawat Kesehatan Sari Mutiara berubah menjadi Universitas Sari Mutiara Indonesia dan Perpustakaan berubah menjadi Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia. Adapun tujuan didirikannya perpustakaan USM-Indonesia adalah untuk menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Setiap barang/jasa yang diadakan oleh suatu instansi dipastikan terlebih dahulu memiliki anggaran. Tujuannya adalah agar pelaksanaan pengadaan tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan maupun manfaatnya bagi kelancaran suatu instansi. Perpustakaan USM-Indonesia juga memiliki anggaran dalam melakukan pengadaan bahan pustaka. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada pustakawan disebutkan bahwa anggaran perpustakaan diperoleh dari mahasiswa yang wajib membayar uang perpustakaan Rp. 200.000; setiap semester. Dengan anggaran dana tersebut pihak perpustakaan tidak memiliki hambatan, pihak perpustakaan apabila suatu saat perpustakaan kekurangan dana atau membutuhkan dana untuk keperluan perpustakaan yaitu untuk pengadaan koleksi dan meyediakan fasilitas lainnya maka kepala perpustakaan dapat mengajukan proposal pada pihak yayasan. Proposal dipertimbangkan oleh pihak yayasan dan menyetujui apabila berhubungan untuk keperluan perpustakaan. Untuk melaksanakan pengadaan koleksi perpustakaan secara terarah, sudah tentu memiliki kebijakan pengadaan yang isinya meliputi keputusan mengenai prioritas, penolakan dan persetujuan bahan pustaka yang dipilih. Namun di sini perpustakaan USM-Indonesia belum memiliki kebijakan pengadaan bahan pustaka secara tertulis. Kebijakan pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan USM-Indonesia dilaksanakan kepala perpustakaan, kebijakan pengadaan dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: bagian pengadaan membuat daftar koleksi yang akan dibeli oleh perpustakaan dengan menjumlahkan semua total harga yang telah ditetapkan di dalam daftar pengajuan koleksi, lalu di disposisikan ke pihak yayasan untuk disetujui. Perpustakaan USM-Indonesia melibatkan penggunanya untuk menganalisis kebutuhan pengguna dalam pengadaan koleksi bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka perpustakaan USM-Indonesia adalah menyediakan formulir yang diberikan kepada seluruh staf pengajar/ dosen di seluruh lingkungan USM-Indonesia untuk mendaftarkan jenis buku apa yang mereka paling butuhkan. Pembagian formulir ini biasanya dilakukan melalui fakultas dan kemudian diteruskan ke masing-masing program studi. Setelah formulir yang dibagikan tersebut kembali ke perpustakaan, maka staf perpustakaan akan melakukan pengecekan koleksi menganalisis kebutuhan pengguna, dan perpustakaan telah mendapat daftar usulan jenis koleksi yang dibutuhkan pengguna, perpustakaan tidak langsung melakukan pengadaan pada koleksi-koleksi tersebut. Perpustakaan menyerahkan disposisi daftar usulan jenis koleksi tersebut ke pihak yayasan. Pihak yayasan yang menentukan apakah daftar usulan jenis koleksi tersebut disetujui atau tidak. Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia meliputi metode pengadaan bahan pustaka yaitu pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, pengadaan bahan pustaka melalui hadiah dan pengadaan bahan pustaka melalui terbitan sendiri. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian Pelaksanaan pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dilakukan setahun sekali sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sebagian besar pengadaan koleksi perpustakaan USM-Indonesia berasal dari pembelian, ini dilakukan karena berorientasi kepada pengguna perpustakaan. Sebelum pembelian bahan pustaka dilakukan, perpustakaan terlebih dahulu mengirimkan formulir yang diedarkan kepada seluruh staf pengajar/ dosen di seluruh lingkungan USM-Indonesia untuk mendaftarkan jenis buku apa yang mereka paling butuhkan. Setelah perpustakaan menentukan daftar list bahan pustaka yang ingin diadakan, pihak perpustakaan melakukan disposisi ke pihak yayasan untuk menyetujui atau tidak apakah usulan pengadaan bahan pustaka tersebut dilakukan atau tidak. Apabila pihak yayasan menyetujui maka pihak perpustakaan menghubungi pihak penerbit dan menyerahkan daftar list pemesanan. Kemudian pihak penerbit memproses pemesanan. Setelah proses pemesanan selesai, pihak penerbit menyerahkan pesanan tersebut ke perpustakaan. Apabila ada bahan pustaka yang tidak sesuai dengan daftar list yang diberikan perpustakaan, maka pihak perpustakaan mempunyai hak untuk mengembalikan ke penerbit untuk ditukar sesuai dengan list pemesanan. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah diberlakukan di pepustakaan USM-Indonesia. Kegiatan pengadaan bahan pustaka yang berasal dari mahasiswa sesuai dengan kebijakan yang diberlakukan pihak perpustakaan yaitu mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di USM-Indonesia wajib menyumbangkan buku yang sesuai dengan permintaan yang diusulkan perpustakaan. usulan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan USM-Indonesia. Misalnya mahasiswa program studi Ilmu Perpustakaan wajib menyumbangkan buku tentang ilmu perpustakaan ke perpustakaan apabila masa mahasiswa yang bersangkutan telah diwisuda. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Terbitan Sendiri Perpustakaan USM-Indonesia sudah melakukan penerbitan sendiri untuk penambahan koleksinya. Adapun penerbitan sendiri yang dilakukan oleh perpustakaan USMIndonesia yaitu: (a) Karya Tulis Ilmiah yang diselesaikan oleh staf pengajar/dosen seperti laporan penelitian, (b) Skripsi dan Tesis yang dihasilkan oleh mahasiswa (c) Jurnal Mutiara Indonesia yang memiliki waktu terbit 2 (dua) kali setahun. Proses pengadaan bahan pustaka melalui terbitan sendiri yang dilaksanakan oleh perpustakaan USM-Indonesia adalah perpustakaan mewajibkan setiap staf pengajar/ dosen yang telah menyelesaikan laporan penelitiannya untuk menyerahkan draft penelitian yang telah selesai ke perpustakaan baik itu dalam hard copy ataupun soft copy, begitu juga dengan mahasiswa yang telah menyelesai studinya wajib menyerahkan skripsi atau thesis ke perpustakaan USM-Indonesia dalam bentuk hard cover dan soft copy, yang nanti akan diterbitkan di perpustakaan serta di publikasikan melalui repository perpustakaan.

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan maka dapat disimpulkan proses pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan USM-Indonesia adalah : 1. Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan USM-Indonesia disesuaikan dengan kebutuhan civitas akademika. 2. Sistem pengadaan bahan pustaka yang digunakan oleh perpustakaan USMIndonesia adalah : a. Pembelian, dilakukan setahun sekali dengan bekerja sama dengan penerbit yang sudah menjadi langganan perpustakaan USM-Indonesia. b. Hadiah, dilakukan dengan cara mewajibkan mahasiswa yang telah menamatkan kuliahnya menghibahkan buku yang disesuaikan dengan ketentuan dari perpustakaan. c. Terbitan Sendiri, perpustakaan mewajibkan setiap staff pengajar/ dosen dan mahasiswa yang telah menyelesaikan penelitian, skripsi ataupun tesis untuk menyerahkan hard copy dan soft copy ke perpustakaan untuk diterbitkan dan dipublikasi. 3. Sistem pengadaan bahan pustaka yang sering digunakan oleh perpustakaan USM-Indonesia adalah pembelian karena berorientasi kepada kebutuhan civitas akademika USM-Indonesia. SARAN Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan kesimpulan diatas, penulis memberikan beberapa saran sebagai masukan untuk perpustakaan USM-Indoneisa antara lain : 1. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah yaitu menyumbangkan buku yang sudah menjadi kewajiban bagi mahasiswa yang sudah menyelesaikan studinya sebaiknya diganti menjadi menyumbangkan uang, karena dapat digunakan untuk pembelian bahan pustaka. 2. Pihak perpustakaan sebaiknya banyak melakukan kerjasama dengan perpustakaan lain, kepada instansi-instansi tertentu baik pemerintah ataupun swasta agar pengadaan koleksi bukan saja berorientasi dari pembelian dan sumbangan dari mahasiswa yang sudah tamat, namun dari pihak yang bekerja sama mengadakan tukar-menukar atau titipan bahan pustaka untuk pengadaan bahan pustaka di perpustakaan USMIndonesia. REKOMENDASI Rekomendasi penulis kepada perpustakaan USM-Indonesia adalah sebaiknya perpustakaan USM-Indonesia membuat kebijakan pengadaan bahan pustaka tertulis sebagai landasan untuk melakukan pengadaan bahan pustaka di perpustakaan USM-Indonesia.