KEGIATAN PENYIANGAN (WEEDING) BUKU, PASCA INTEGRASI PERPUSTAKAAN FAKULTAS DENGAN UNIT PELAKSANA TEKNIS PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

Kebutuhan pengguna perpustakaan semakin berkembang seiring dengan berkembangya ilmu pengetahuan dan teknologi.Perkembangan kebutuhan pemustaka menuntut perpustakaan untuk selalu meningkatkan koleksinya baik kualitas maupun kuantitasnya dengan melakukanan kegiatan pengembangan koleksi. Kegiatan pengembangan koleksi menurut Evans salah satunya adalah deselection (penyiangan). Kegiatan penyiangan diperlukan karena adanya kegiatan pengadaan koleksi perpustakaan yang dilakukan sebagai salah satu upaya untuk mengembangkan koleksi perpustakaan, selain akan menambah keragaman jumlah koleksi yang ada, di sisi lain kegiatan ini akan membawa permasalahan tersendiri antara lain, ruangan yang tersedia terbatas, kekurangan tenaga pengelola, perlunya biaya untuk pemeliharaan, serta banyak koleksi yang sudah tidak terpakai, terjadinya duplikasi dalam penyediaan bahan pustaka. Kegiatan penyiangan koleksi perlu dilakukan oleh perpustakaan untuk memilah koleksi yang daya gunanya sudah menurun sehingga perpustakaan dapat menyediakan koleksi-koleksi yang daya gunanya masing tergolong tinggi atau masih sering dimanfaatkan. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta melakukan penambahan koleksi secara rutin. Penambahan ini dilakukan dengan cara membeli buku dan menerima hadiah/ sumbangan baik dari perorangan maupun dari instansi lain. Bertambahnya koleksi dari tahun ke tahun mengakibatkan buku tersebut tidak dapat ditampung lagi dalam rak. Oleh karenanya maka UPT perpustakaan UNS, melakukan kegiatan penyiangan. Semenjak awal berdirinya tahun 1976, UPT Perpustakaan telah melakukan kegiatan stok opname 5 kali, terhitung mulai tahun 2002 sampai dengan tahun 2012. Penyiangan dilakukan lagi pada tahun 2016 dengan adanya kebijakan dari Kepala UPT Perpustakaan UNS untuk melakukan integrasi perpustakaan Fakultas dengan UPT Perpustakaan UNS. Bergabungnya perpustakaan tersebut selain menambah kekayaan koleksi yang dimiliki, sekaligus mengakibatkan masalah yang besar khususnya terkait dengan penyimpanan dan pengelolaan koleksi. Berdasarkan latar belakang tersebut maka makalah ini disajikan dengan mengambil pokok bahasan tentang bagaimana kegiatan penyiangan (weeding) koleksi pasca integrasi perpustakaan fakultas dengan UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta? Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam makalah ini adalah : 1. Bagaimanakah kegiatan penyiangan koleksi buku pasca integrasi perpustakaan Fakultas dengan UPT Perpustakaan di Universitas Sebelas Maret? 2. Apa sajakah hambatan yang dihadapi dalam kegiatan penyiangan koleksi buku pasca integrasi perpustakaan Fakultas dengan UPT Perpustakaan di Universitas Sebelas Maret?

Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data yang dipakai adalah studi pustaka dan metode observasi parsipatif.

1. Studi Pustaka Deselection or weeding (penyiangan) adalah “removing the noncore collection from the primary collection area [open stack area]”. Definisi lain dari penyiangan (weeding) adalah kegiatan mengidentifikasi, memilih, dan mengeluarkan bahan perpustakaan dari jajarannya sesuai kebijakan pengembangan koleksi. Sedangkan menurut Rusmana dkk, definisi penyiangan adalah suatu kegiatan membuang atau memindahkan koleksi ke tempat penyimpanan yang disebabkan karena buku tersebut kurang digunakan atau dimanfaatkan. Tujuan penyiangan yaitu untuk membina dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan, memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan, dan meningkatkan daya guna dan hasil guna ruang dan koleksi. Bahan perpustakaan yang perlu disiangi yaitu: (1) bahan pustaka tentang isinya sudah tidak relevan dengan program perguruan tinggi, (2) bahan perpustakaan yang isinya sudah usang, (3) bahan perpustakaan yang sudah ada edisi barunya, (4) bahan perpustakaan yang isinya tidak lengkap dan tidak dapat dilengkapi atau diganti lagi, (5) bahan perpustakaan yang jumlah eksemplar terlalu banyak, (6) bahan perpustakaan yang fisiknya sudah sangat rusak. Alasan dilakukan kegiatan penyiangan adalah untuk menghemat tempat, meningkatkan akses pada koleksi, menghemat dana, dan menyisihkan tempat untuk materi baru. Faktor pendorong dilakukannya penyiangan koleksi adalah (1) Bahan pustaka telah rusak berat, dan tidak mungkin diperbaiki lagi, atau karena ada sebagian halaman/isi yang tidak lengkap, lepas atau hilang; (2) Informasi yang dikandungnya dianggap sudah usang karena adanya kemajuan ilmu pengetahuan teknologi dan informasi; (3) Pengguna sudah tidak membutuhkan subjek yang bersangkutan; (4) telah ada edisi terbaru yang isinya lebih lengkap dan sesuai zaman (up to date) untuk judul buku yang sama. Namun bila ada teori penting dalam edisi lama yang masih sahih dan tidak dicakup lagi pada edisi yang baru, maka koleksi tersebut tidak perlu disiangi; (5) Diperlukan oleh perpustakaan lain karena subjek isinya sangat cocok; (6) Perubahan kebijakan mengenai program, subjek, kelompok/ tingkat, pengguna yang dilayani, atau terorganisasi instansi induk; (7) Secara politis dan religis bertentangan dengan kebijakan pemerintah dan citra adat serta agama yang dianut rakyat, dalam hal ini biasanya hasil penyiangan tidak dibuang, namun disimpan di tempat terpisah dan hanya untuk kegiatan penelitian; (8) Jumlah eksemplarnya lebih dari yang ditetapkan/ disepakati. Hasil pelaksanaan penyiangan (weeding) dapat menghasilkan 3 (tiga) kemungkinan yaitu (1) Buku dipindahkan dari satu koleksi ke koleksi lain; (2) buku dipindahkan ke gudang dan tetap dapat dipinjam; (3) Buku dibuang atau dimusnahkan. Untuk menentukan buku apa saja yang akan disiangi maka diperlukan suatu kebijakan penyiangan. Menurut Winoto terdapat beberapa kriteria untuk menyiangi suatu buku yaitu: bidang kajian, usia atau umur koleksi, cakupan duplikasi, sumber alternatif, kondisi fisik, tingkat perlakuan, kepentingan pengarang dan bahasa. Kegiatan penyiangan sangat penting dilakukan tak kalah pentingnya dengan kegiatan seleksi bahan pustaka akan tetapi masih banyak perpustakaan yang enggan melakukakannya karena: yang menjadi penghambat pelaksanaan weeding seringkali adalah: (1) Kekhawatiran bahwa bahan perpustakaan itu masih diperlukan pemustaka; (2) Jumlah koleksi perpustakaan masih di bawah standar; (3) Ketakutan mendapat kecaman dari stakeholders;(4) Fungsi utama perpustakaan adalah mengumpulkan dan melestarikan sumber pengetahuan, sehingga perpustakaan harus menjaga koleksinya. 2. Kegiatan Penyiangan (Weeding) buku di UPT Perpustakaan UNS. Kegiatan penyiangan koleksi pada tulisan ini akan menguraikan kegiatan sebelum dan sesudah/pasca kegiatan integrasi Perpustakaan Fakultas dengan UPT Perpustakaan UNS Surakarta. a. Kegiatan penyiangan sebelum/ pasca integrasi Perpustakaan Fakultas dengan UPT Perpustakaan UNS. Sejak awal berdirinya UPT Perpustakaan UNS sampai dengan tahun 2012 kegiatan penyiangan sudah dilakukan 5 kali, kegiatan ini dilakukan secara bertahap berdasarkan kelompok buku. Rincian pelaksanaan kegiatan stok opname adalah (1) Tahun 2002, koleksi yang distok opname koleksi cadangan; (2) Tahun 2007, koleksi yang distok opname adalah koleksi rujukan; (3) Tahun 2010, koleksi yang distok opname meliputi koleksi ilmu umum, filsafat, agama, sosial, dan bahasa (kelas 000-400); (4) Tahun 2011, koleksi yang distok opname adalah kelompok ilmu murni dan terapan (kelas 000600); (5) Tahun 2012, koleksi yang distok opname adalah buku tentang kesenian dan kesusastraan (kelas 700-800). Sampai dengan tahun 2012, UPT Perpustakaan UNS belum dapat melakukan stok opname secara keseluruhan. mengingat jumlah koleksi yang tidak sedikit dengan sumber daya yang terbatas. Karenanya, stock opname yang pernah dilakukan dengan cara bertahap. Kendala yang dihadapi UPT perpustakaan untuk melakukan kegiatan stok opname adalah masih menggunakan 2 program untuk melakukan kegiatan pelayanan perpustakaan, yaitu DYNIX dan UNSLA. Di samping itu, keterbatasan sumber daya manusia, juga peralatan yang belum memadai. Oleh karena itu, stok opname masih dilakukan secara manual. Kegiatan stok opname dilanjutkan dengan kegiatan penyiangan, karena bahan perpustakaan yang ada di rak mengalami penyusutan antara lain dikarenakan: hilang, atau tidak berada di posisinya. b. Kegiatan penyiangan pasca integrasi Perpustakaan Fakultas dengan UPT Perpustakaan UNS. Kegiatan integrasi perpustakaan dilaksanakan pada tahun 2016. Koleksi perpustakaan fakultas yang digabungkan ke koleksi UPT Perpustakaan UNS terdiri dari berbagai jenis. Mulai dari koleksi buku teks, buku referensi, jurnal, koleksi-koleksi elektronik, peta maupun lukisan. Selain koleksi yang gabungkan, sarana prasarana yang terdapat pada perpustakaan fakultas, sebagian besar juga dijadikan aset di UPT perpustakaan, salah satunya yaitu rak buku, dengan jumlah rak yang dimiliki dan penambahan rak baru ternyata belum bisa menampung seluruh koleksi yang dimiliki. Penggabungan tersebut selain menyulitkan dalam penataan koleksi juga mengakibatkan terjadinya duplikasi koleksi. Oleh karena itu pimpinan UPT perpustakaan UNS, dalam hal ini di bawah kebijakan Divisi Bidang Pengolahan dan Pemeliharaan Bahan Pustaka bahan pustaka mengambil kebijakan untuk melakukan penyiangan koleksi. Ketua divisi ini sekaligus bertindak sebagai penaggung jawab kegiatan penyiangan ini. Kegiatan penyiangan meliputi tiga tahapan yaitu perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi. Uraian kegiatan setiap tahapnya adalah sebagai berikut: 1) Perencanaan kegiatan penyiangan Untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan penyiangan maka divisi pengolahan dan pemeliharaan koleksi menetapkan peraturanperaturan terkait koleksi yang akan disiangi, prosedur pelaksanaan penyiangan, pengaturan data pada sistem yang digunakan, tempat untuk menyimpan koleksi hasil penyiangan beserta penanggung jawab dari koleksikoleksi hasil penyiangan kemudian evaluasi. Alur kegiatana penyiangan dapat digambarkan sebagai berikut: 1 2 3 2) Pelaksanaan kegiatan penyiangan koleksi di UPT Perpustakaan UNS Pelaksanaan kegiatan penyiangan meliputi 3 tahap yaitu: penentuan kriteria buku yang akan disiangi, pengolahan data pada sistem informasi dan pengiriman buku yang telah disiangi. Uraian masingmasing tahap tersebut adalah: a) Penentuan kriteria buku yang akan disiangi. Penentuan kriteria yaitu dengan melihat tahun terbit buku dan dengan melihat intensitas pinjaman/waktu terakhir pinjam pada slip tanggal kembali. Tabel kriteria koleksi yang akan disiangi berdasarkan edaran dari ketua divisi pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka. Berdasarkan tahun terbit Berdasarkan jumlah eksemplar Kriteria Tindak lanjut Kriteria Tindak lanjut Tahun terbit < 1996 Dimasukkan ke koleksi lama. Kecuali koleksi bidang kesusastraan dan sejarah 1 judul buku terdiri dari >10 eksemplar Eksemplar ke-11 dan seterusnya masuk koleksi lama atau gudang di ruangan kelompok buku tersebut. b) Merubah data pada sistem informasi perpustakaan Data yang perlu dirubah pada buku yang akan disiangi adalah status dan letak buku di UNSLA. Status dari B menjadi Koleksi Lama, sedangkan letak buku yang pada awalnya terletak pada ruang koleksi kemudian diganti lokasi lantai 3 koleksi lama. Buku yang telah disiangi diandai dengan menempelkan isolasi hijau yang diletakkan pada punggung buku. c) Pengiriman buku hasil penyiangan dan pengelolaannya Buku-buku yang telah dilakukan penyiangan selanjutnya dikirim ke bagian koleksi lama. Penataan koleksi tersebut diatur sedemikian rupa oleh pustakawan yang bertanggung jawab pada koleksi lama, sehingga memudahkan pemustaka dalam menemukan koleksi yang dicari. Penentuan peminjaman koleksi lama dikelola tersendiri oleh petugas bagian koleksi lama. Berdasarkan rekap data dari UNSLA pada tanggal 27 Oktober 2017, jumlah koleksi buku lama (buku yang disiangi) adalah 8.091 judul dan 11.785 eksemplar. Berdasarkan ketiga tahapan tersebut maka alur kegiatan pelaksanaan penyiangan koleksi dapat dilihat secara ringkas pada bagan berikut: 3) Kendala yang dihadapi pada kegiatan penyiangan Kompleksnya berbagai hal yang dilakukan sebelum sampai dengan selesainya kegiatan penyiangan maka tak terlepas dari berbagai hambatan yang terjadi pada kegiatan tersebut. Kendala yang ditemukan dalam kegiatan penyiangan adalah : a) Kebijakan penyiangan belum ada Penyiangan koleksi dilakukan berdasarkan surat edaran dari ketua divisi pengolahan dan pemelihaaran koleksi belum ada kebijakan resmi dari kepala UPT Perpustakaan, sehingga menjadikan kebijakan tersebut berubah-ubah. Contoh penempelan tanda koleksi lama (isolasi hijau) juga berubah sehingga menjadikan petugas pada bagian koleksi lama untuk mengulang pekerjaan tersebut, aturan untuk menempatkan buku dengan eksemplar lebih dari 10 maka eksemplar selanjutnya dikategorikan koleksi lama juga tidak diterapkan sehingga koleksi dengan eksemplar lebih yang sudah dikategorikan koleksi lama dikembalikan lagi ke ruang koleksi sebelumnya. b) Keterbatasan tempat penyimpanan Kapasitas ruang yang disediakan untuk koleksi lama terbatas sehingga kebijakan mengenai peyiangan koleksi berubah. Pada awalnya buku yang memiliki jumlah eksemplar lebih dari 10 dikategorikan koleksi lama, akan tetapi status dijadikan koleksi umum lagi. Hal tersebut mengakibatkan petugas harus berkerja dua kali untuk mengelola ulang koleksi. c) Ketidaktelitian petugas dalam mengubah data Pendataan buku yang disiangi sering terjadi kesalahan, seharusnya koleksi telah dirubah status dan letaknya menjadi koleksi lama akan tetapi tidak dirubah atau sebaliknya. Sehingga menyulitkan pemustaka ataupun petugas jika mencari koleksi tersebut. d) Keterbatasan tenaga pengelola Untuk mengelola hasil penyiangan diperlukan tenaga tersendiri, sehingga perlu adanya penanganan oleh petugas khusus sehingga koleksi hasil penyiangan dapat dikelola dengan baik.

Penyiangan (weeding) buku pasca kegiatan integrasi Perpustakaan Fakultas dengan UPT Perpustakaan UNS dilakukan dengan 3 tahapan awal yaitu perencanaan, pelaksanaan dan pengelolaan koleksi hasil penyiangan, sedangkan tahapan pelaksanaan kegiatan penyiangan meliputi (1) Penentuan kriteria koleksi yang akan disiangi dengan melihat tahun terbit buku dan keterangan frekuensi pinajam pada kartu slip tanggal kembali. (2) Pengolahan data pada sistem. Pemberian tanda pada setiap koleksi yang disiangi; (3) pengiriman dan pengelolaan koleksi yang telah disiangi. Kendala yang dihadapi pada kegiatan penyiangan adalah kebijakan untuk penyiangan yang berubah-ubah, ketidaktelitian petugas pada saat pendataan pada sistem dan keterbatasan tenaga dalam pengelolaan koleksi hasil penyiangan. REKOMENDASI Kelancaran kegiatan penyiangan harus didukung kebijakan, perencanaan, sistem informasi beserta petugas yang mengelola penyiangan. Harus ada pedoman yang jelas atau Standart Operating Proccedur (SOP) yang dapat digunakan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan penyiangan. Dan untuk keberlanjutan kegiatan penyiangan maka diperlukan evaluasi keterpakaian koleksi setiap tahunnya, sehingga dimungkinkan adanya buku-buku yang dihibahkan atau dimusnahkan jika benar-benar tidak diminati oleh pemustaka.