PENGADAAN KOLEKSI BAHAN PUSTAKA TERCETAK UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS JANABADRA YOGYAKARTA

Perkembangan teknologi yang diikuti penyebaran informasi yang tak terbatas menjadi salah satu hal serius yang perlu di tanggani oleh perpustakaan. Perpustakaan merupakan institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/ atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Peran perpustakaan yang luar biasa penting untuk menyediakan dan menyebarkan informasi baik di sekolah, perguruan tinggi hingga instansi. Untuk itu para pustakawan perlu sekali dalam melakukan pengembangan koleksi sehingga informasi yang tersedia untuk pemustaka bersifat uptodate dan dapat membantu menjawab kebutuhan pemustaka dalam menulusur informasi yang dibutuhkan. Koleksi perpustakaan yang di kelola dengan baik dapat membantu mempercepat proses retrival koleksi yang di butuhkan pemustaka. Pengembangan koleksi bahan pustaka perpustakaan dijelaskan dalam undangundang yaitu; “Pengembangan koleksi perpustakaan diseleksi, diolah, disimpan, dilayankan, dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dilakukan sesuai dengan standar nasional perpustakaan” Tahap proses pengembangan koleksi terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis kebutuhan pengguna, kebijakan seleksi, seleksi, akuisisi, seleksi final dan evaluasi Pengadaan koleksi merupakan bagian dari pengembangan koleksi perpustakaan yang sangat perlu dilakukan oleh perpustakaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sebelumnya tidak tersedia maupun yang kurang di perpustakaan berdasarkan kepentingan pemustaka yang di sesuaikan dengan jenis perpustakaan. Dalam penulisan ini penulis mengkaji pengadaan koleksi perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi membantu perguruan tinggi membantu mewujudkan tujuanya yaitu Tri dharma Perguruan tinggi yakni untuk pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. UPT Perpustakaan Universitas Janabadra memiliki misi dalam mendukung tujuan universitas janabadra yaitu menyediakan informasi ilmiah untuk mendukung proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, menyediakan akses sumber informasi serta meningkatkan kerjasama baik internal maupun eksternal. Bahan pustaka yang ada di perpustakaan diadakan dengan program pengadaan bahan pustaka. Untuk itu perlu dilaksanakan program pengadaan bahan pustaka yang diharapkan mampu memberikan informasi yang dibutuhkan pengguna secara mudah, cepat dan tepat. Perpustakaan dituntut untuk selalu mengadakan bahan pustaka dengan mengetahui perkembangan informasi. Demikian dengan jelas dasar yang dimiliki, sepatutnya UPT perpustakaan Universiatas Janabadra juga perlu melakukan pengadaan koleksi juga. Pengembangan koleksi merupakan kegiatan seleksi dan mengadakan bahan pustaka sesuai dengan pihak yang berkompeten menentukan arah perkembangan perpustakaan. Sehingga penulis sangat tertarik mengkaji bagaimana pengadaan koleksi bahan tercetak di UPT Perpustakaan Universitas Janabadra Yogyakarta. Metode penulisan dalam penulisan ini adalah metode kualitatif untuk menggambarkan fenomena-fenomena yang digambarkan secara konstektual dan bukan objektif Metode penelitian kualitatif dilakukan dengan mengumpulkan deskripsi kata dari sumber informasi baik individu, buku, dan sumber lain, pengumpulan data dengan melakukan observasi dan wawancara dengan pustakawan yang melaksanakan pengadaan koleksi bahan pustaka.

Perpustakaan Perguruan tinggi adalah Perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berfaliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat). Penyelengaaraannya tetap berpedoman pada Standar Nnasional Pendidikan. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi yang di kemukakan yuven dalam penulisan standarisasi perguruan tinggi yaitu : 1. Lembaga pengelola sumber informasi 2. Lembaga pelayanan dan pendayagunaan informasi 3. Wahana rekreasi berbasis ilmu pengetahuan 4. Lembaga pendukung pendidikan (pencerdas bangsa) 5. Lembaga pelestari khasanah budaya bangsa. Dalam mendukung layanan perpustakaan tentu perpustkaan harus memiliki koleksi. Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/ atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai, dihimpun, diolah, dan dilayankan. Koleksi perpustakaan sangat beraneka ragam yang dapat dibedakan wadahnya dan penciptanya koleksi terdiri dari: 1. Bahan tercetak (printed) meliputi buku, majalah, skripsis, tesis, dan yang berbasis kertas, 2. Bahan terekam (recorded) meliputi kaset, video, disket, CD-ROM, dan yang direkam dalam berbagai media misalnya diatas pita magnetik, 3. Bahan terpasang (online) Dimana fisik tidak ada di perpustakaan, tetapi dapat diakses melalui jaringan teknologi informasi. Koleksi perpustakaan harus mengikuti perkembangan ilmu informasi dan teknologi. Caranya dengan melakukan pengadaan bahan pustaka berdasarkan konsep yang mengacu kepada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh informasi, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi. Perpustakaan Janabadra melakukan pengadaan koleksi (magrill dan corbin (1989:1) merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan atau unit informasi. Pendapat lain menyatakan pengadaan koleksi adalah proses pengumpulan informasi yang dibutuhkan oleh user dengan mempertimbangkan waktu dan anggaran yang dimiliki pengembangan koleksi bahan pustaka ini di fokuskan di perguruan tinggi. Pengembangan koleksi di dasari oleh beberapa asas dan penjabaran yang diterapkan di UPT Perpustakaan Janabadra yaitu : Berikut bagan penerapan asas pengadaan koleksi Asas Pengembangan Koleksi Penerapan di UPT Perpustakaan Universitas Janabadra Yogyakarta 1. Kerelevanan [koleksi yang diadakan sesuai acuan dan kebutuhan pengguna perpustakaan] Dalam pengadaan asas pengembangan koleksi perpustakaan pustakawan UPT Perpustakaan Universitas Janabadra tetap memakai acuan silabus1 dalam pengembangan koleksi. 2. Berorientasi pada kebutuhan pengguna [koleksi yang diadakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna] UPT perpustakaan universitas Janabadra tetap melakukan analisis kebutuhan pengguna dengan menyebar form kepada dosen dan mahasiswa dan melihat data koleksi yang sering di pinjam pemustaka 3. Kelengkapan [koleksi yang menyediakan berbagai sumber dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna] Pengadaan ini lebih mengutamakan koleksi referensi yang sesuai Silabus perkuliahan dan penambahan koleksi yang sering digunakan oleh mahasiswa. 4. Kemutahiran [koleksi yang mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi] Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Janabadra koleksi mengupdate koleksi sesuai dengan perkembangan acara perkuliahan yang terselengara. 5. Kerjasama [hasil komunikasi yang nyata antara pustakawan, pimpinan perpusatkaan dan berbagai pihak yang terkait] Pustakawan bekerjasama dengan beberapa penerbit untuk memenuhi kebutuhan pengadaan yang sesuai dengan silabus yang telah di komunikasikan dengan civitas akademik Tabel 1. Penerapaan asas pengadaan yang dikembangkan penulis Asas ini sudah terpenuhi dalam pengadaan koleksi bahan pustaka di UPT Perpustakaan universitas Janabadara. Kegiatan Pengembangan koleksi meliputi beberapa hal sebagai mana yang dikemukakan dalam buku Peggy Johson menyatakan: “Collection development librarians began to explore how technology that is, expert systems, in-house web pages, automated collection analysis tools, and other vendor products (including online selection) could support their activities. They continued to ponder criteria for selecting electronic resources and struggled with the question of how to move these materials (including those available on the Internet) into mainstream practices.” Dari penyataan dapat diketahui bahwa pengadaan koleksi pustakawan menganalis kebutuhan pengguna menggunakan perkembangan teknologi yaitu konsultasi dengan para pakar,dalam hal ini para dosen dan civitas akademik menggunakan alat analisis koleksi otomatis(katalog yang di berikan para penerbit), dan seleksi online dapat mendukung aktivitas mereka dalam menentukan kriteria untuk memilih sumber yang dibutuhkan[bahan pustaka yang sering di pinjam. Pengadaan merupakan bagian tahapan pengembangan koleksi yang harus dilakukan perpustakaan. Kebijakan pengadaan bahan pustaka secara umum berfungsi untuk memilih, memperoleh dan menyebarkan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pemustakanya. Pengadaan koleksi adalah kegiatan yang merupakan hasil dari keputusan setelah melakukan seleksi yang yang meliputi kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan membeli, tukar-menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya. Pengadaan melalui Pembelian Pengadaan koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Janabadra menggunakan cara pembelian melalui penerbit baik di dalam negeri. Pembelian buku secara langsung melalui toko buku maupun penerbit banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana yang terbatas dan relatif kecil, yang tidak melalui tender. Namun, dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku maupun penerbit adalah tidak semua subjek atau judul yang tersedia pada suatu toko buku maupun penerbit sekaligus. Kelebihan dari pembelian dari toko mapun dari penerbit adalah dapat melakukan penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga. Bila anda membeli langsung bahan pustaka pada toko buku anda bisa mengambil buku dan melihat fisik buku secara langsung dan ini merupakan cara tercepat untuk mendapatkan bahan koleksi perpustakaan. Prosedur pembelian buku melalui penerbit dalam negeri, dengan cara sebagai berikut: 1. Mendaftar buku yang dikelompokan berdasarkan penerbit 2. Mengirim daftar untuk ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaanya dan harga buku tersebut 3. Menerima performa invoice dari penerbit (daftar buku yang dilengkapi harga satuan, ketersediannya dan informasi cara pembayaran). 4. Pemesanan koleksi yang dibutuhkan dan yang tersedia 5. Pembayaran koleksi yang dipesan sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam performa invoice 6. Mengirimkan bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar performa invoice 7. Membuat pertanggungjawaban sesuai dengan peraturan yang berlaku 8. Mengarsipkan fotokopi bukti pembayaran, untuk digunakan sebagai sarana klaim Langkah selanjutnya adalah proses pemesanan buku ke penerbit yang sesuai dengan Cara pemesanan pengadaan buku yang dilakukan sesuai dengan konsep yang dikemukakan yuyu yulia , sebagai berikut : mulai Daftar usulankoleksi yang diajukan Pustakawanmemverifikasi Skala prioritas pembelian Desiderata setuju membuat daftar pesanan kirim daftar ke penerbit/penyalur Bukti pengiriman pesanan YA TIDAK Selesai Bagan 1. Diagram pemesanan buku Dari bagan diatas awal pemesanan perpustakan melakukan persiapan dengan menyebar form permohonan buku ke mahasiswa yang mengunjungi perpustkaan dan ke dekan-dekan fakustas serta kajur, kemudian perpustakaan memverifikasi berdasarkan silabus/SAP(satuan Acuan Perkuliahan) jika Setuju langkah selanjutnya selsksi berdasarkan tingkat prioritas berdasarkan asas pengembangan koleksi, selanjutnya pustakawan menyusun proposal pemesanan buku yang akan diadakan ke rektor universitas setelah acc baru kemudian mengirim butki pesanan yang berisi judul buku, pengarang penerbit, tahun jumalh yang diadakan harga serta total pembiayaan selesai. Akan tetapi jika tidak Setuju awal pemesanan perpustakan melakukan persiapan dengan menyebar form permohonan buku ke mahasiswa yang mengunjungi perpustkaan dan ke dekan-dekan fakustas serta kajur, kemudian perpustakaan memverifikasi berdasarkan silabus/SAP(satuan Acuan Perkuliahan) kemudian kumpulan judul judul itu ditampung dan disimpan saja oleh pustakawan perpustakaan. Proses tahapan pengadaan koleksi bahan pustaka tercetak di UPT Perpustakaan Perguruan Tinggi Universitas Janabadra ini bekerjasama dengan 7-8 penerbit dalam 1 kali periode data pengadaan dan jumlah terlampir. Akan tetapi, kendala yang penulis hadapi dalam mendapatkan data adalah laporan pesanan koleksi, laporan pembayarannya tidak dapat penulis akses karena keterbatasan akses penulis dengan bagian keuangan. Waktu Pengadaan koleksi bahan pustaka tercetak di UPT Perpustakaan Perguruan Tinggi Universitas Janabadra dilakukan dalam 2 kali periode dalam 1 tahun, pada saat penerimaan mahasiswa baru di semester genap dan gasal. Dan jumlah koleksi yang diadakan anggarannya sesuai jumlah iuran mahasiswa yang masuk di Universitas Janabadra. Hibah atau Sumbangan Cara lain dalam pengadaan koleksi adlaah dengan menerima sumbnagn atau hadiah dari pihka lain baik dari internal amaupun eksternal. Peprustakaan janabadra memperoleh koleksi berupa buku baik secara langsung maupun melakukan permintaan koleksi pada penyumbang. PerpustakaanJAnabadra tidak mengikat para sivitas akademik yang menerbitkan buku memberikan karya ke perpustakaa, akan tetapi para dosen dengan kesadarannya memberikan buku-buku hasil tulisanya untuk dimasukan ke koleksi Perpustakaan Janabadra. Demikian hasil penelitian penulis dalam penelitian terkait pengadaan koleksi bahan pustaka tercetak di UPT Perpustakaan Universitas Janabadra Yogyakarta.

Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa Pengadaan kolesi bahan pustaka tercetak yang dilakukan UPT Perpustakaan Universitas Janabadra Yogyakarta menggunakan 2 metode penerapan yaitu : 1. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dengan toko buku maupun penerbit yang dilakukan 2 kali dalam 1 tahun 2. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah / sumbangan dari pihak internal (sivitas akademik) maupun eksternal. Rekomendasi Rekomendasi dari penulis kepada Perpustakaan Janabadra sebaiknya Perpustakaan janabadra membuat kebijakan pengadaan dan menambah metode pengadaan seperti pengadaan melalui deposit karya tulis dari civitas akamik sehingga membuat koleksi menjadi semakin beragam.