SISTEM PENGARSIPAN ARSIP ELEKTRONIK

Kita ketahui bahwa arsip merupakan memori korporat atau berkas tertulis yang memiliki nilai bagi suatu organisasi yang menciptakanya, arsip sebagai bukti rekaman bagi tindakan, keputusan dan komunikasi serta sebagai bahan akuntabilitasi dari instansi yang memilikinya. Arsip lebih dari sekedar berisi data dan informasi akan tetapi merupakan bukti dari tindakan dan keputusan yang telah dibuat. Untuk dianggap sebagai arsip, suatu dokumen harus memiliki isi, struktur dan konteks yang memiliki nilai. Suatu arsip yang memiliki atribut dan kelengkapan yang kuat tidak hanya lengkap tetapi juga dapat diakses, reliabel, otentik, akurat dan tidak dapat diganggu gugat. Dewasa ini, sistem pengarsipan secara manual kurang begitu populer karena banyak organisasi yang mulai mengalih mediakan dalam bentuk digital. Kenyamanan arsip elektronik mudah terlihat. Akan selalu ada kebutuhan untuk bahan cetak hard-copy, jika hanya untuk ‘merasakan’ memegang salinan fisik jurnal, namun meskipun mungkin kerugian yang disebabkan oleh perubahan teknologi ada alasan yang baik (termasuk ruang, mencari, akses dan permanen ) untuk mempertimbangkan versi elektronik menjadi produk yang lebih fleksibel dan berguna. Dalam pengelolaan arsip secara manual yang diakukan selama ini, terdapat beberapa kelemahan diantaranya; membutuhkan tempat dan ruangan penyimpanan yang besar, luas resiko kerusakan arsip akibat bencana membutuhkan perawatan dan penanganan (pegawai) yang banyak dan memerlukan waktu yang lama dalam pencarian atau temu kembalinya. Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari solusinya. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan pengelolaan arsip secara elektronik. Pengalih median arsip kedalam bentuk elektronik, memerlukan alat dan teknologi yang dapat membantu dalam pekerjaan manajemen arsip aagar lebih cepat, akurat, mudah, fleksibel dan produktif. B. PENGERTIAN ARSIP Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief. archief terbagi atas dua jenis yaitu dynamisch archief dan statisch archief atau kadang-kadang disingkat archief saja, yang dalam bahasa Indonesia dikenal dengan arsip dinamis dan arsip statis. Pengertian tersebut menimbulkan kerancuan karena apa yang dimaksudkan dengan arsip dinamis justru sering disingkat menjadi arsip saja dengan anggapan bahwa masyarakat cukup tahu. Misalnya jadwal retensi arsip, sebenarnya istilah tersebut menyesatkan karena arsip tidak ada yang dibuatkan retensi, yang dibuatkan retensi adalah arsip dinamis. Sedangkan dalam bahasa Inggris arsip sering disebut konteks Anglo-Saxon. Dalam konteks tersebut, dibedakan antara pengertian record(s) dengan konsep archives. Apa yang disebut record dalam konteks Anglo-Saxon itu sama dengan konsep dynamisch archief dalam pengertian Belanda dan arsip dinamis dalam pengertian Indonesia. Berdasarkan pengertian arsip yang ada pada masing-masing negara memiliki ketentuan hukum sendiri. Seperti di indonesia, berdasarkan Undang-undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Sebagai perbandingan, berdasarkan ISO 154891, arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau seseorang, dalam rangka memenuhi kewajiban hokum atau dalam rangka transaksi bisnis. Berdasarkan pengertian di atas Arsip merupakan setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terrekam dalam kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, filmstrip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain sebagainya. C. SISTEM PENGARSIPAN ARSIP ELEKTRONIK Pada saat ini, beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan professional yang secara professional yang sesui untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar, ada tiga sistem yang digunakan sebagai berikut: 1. Sistem manajemen dokumen elektronik atau electronic document management system (EDMS) yang secara umumakan mengelola arsip atau dokumen elektronik melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word prossesing, spread sheet, presentasi dan proyek yang berkaitan. 2. Sistem pemindaian elektronik atau elektronik imaging system (EIS) yang akan mengelola dokumen hasil pemindaian (scan). 3. Software manajemen dokumen atau records management software (RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan di kantor atau pusat penyimpanan document. Namaun apapun sistem yang dipakai, ada beberapa komponen dasar yang dapat dijadikan pegangan dalam memilih sistem diantaranya: 1. Kecepatan memindahkan dokumen Berikut ini metode utama dalam memindahkan data kedalam system digitalisasi dokumen. a. Scanning : merupakan pemindaian atau men-scan dokumen dilakukan untuk menghasilkan data gambar yang dapat disimpan dikomputer. b. Convension: merupakan konvensi dokumen dengan merubah dokumen word processing atau spread sheet menjadi data gambar permanan untuk disimpan disistem komputerisasi. c. Importing : merupakan metode memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office suite, grafik, audio clips, atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik. 2. Kemampuan Menyimpan Dokumen. Dokumen yang telah dipindahkan kedalam sistem pengarsipan elektronik harus disimpan secara benar. Sistem penyimpanan harus mampu menyesuikan dengan perkembangan teknologi, antisipasi peningkatan jumlah dokumen dan mampu bertahan dalam waktu lama. Sistem digitalisasi dokumen tentunya merupakan langkah untuk memberikan kepastian akan pemanfaatan dan penyimpanan jangka panjang. Hal ini akan memungkinkan organisasi memilih cara yang sesuai dengan kebutuhan baik pada masa sekarang maupun masa yang akan datang. 3. Kemampuan Mengindeks Dokumen Dokumen dalam bentuk kertas yang tersimpan di kantor sebaiknya dikelola dengan profesional agar bermanfaat bagi organisasi. Langkah-langkah yang diambil misalnya dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, penyimpanan dalam folder dengan memasukanya ke filing cabinet. Dengan langkah ini, dokumen akan mudah ditemukan. Hal yang sama juga berlaku pada dokumen elektronik, yang memerlukan metode yang sama untuk memudahkan dan memahami baik saat dibutuknan dan masa yang akan datang. Ada tiga metode pengelolaan arsip elektronik yaitu: a. Index fields, yaitu menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas. Sistem ini harus memungkinkan dilakukanya perubahan oleh pengguna untuk memodifikasi indeks, menciptakan multiple templates, dan memiliki beberapa jenis indeks dengan templates yang berbeda. Misalnya berdasarkan tanggal dibuat, nomor surat, dan karaktristik lainya. b. Full text indexing, yaitu dengan menginstal Software Optical Recongnition (OCR), menjadikan pengindeksan lebih mudah dan cepat dibandingkan dengan menggunakan kata kunci. c. Folder or file structure, yaitu system yang menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Penentuan file yang fleksibel akan memudahkan pengubahan arsip kertas menjadi arsip elektronik. 4. Kemampuan Mengontrol Akses Kemampuan Hal yang terpenting dalam pengarsipan elektronik adalah kemampuan membaca dokumen yang berhubungan dengan koneksi antar komputer LAN pada area kantor. Terdapat dua hal yang harus diperhatikan dalam pengontrolan akses diantaranya: a. Ketersediaan akses yang luas dan fleksibel: dengan menyediakan beberapa untuk mengakses suatu file. Dengan meningkatkan akses yang luas akan menghemat dana, modal intelektual, dan bandwith suatu jaringan karena pemanfaatanya yang optimal. b. Keamanan yang komprehensif: sebuah organisasi yang mengimplementasikan arsip elektronik dengan dokumen yang berfariasi hendaknya meningkatkan keamanan dengan melakukan control akses yang komprehensif dan sederhana. Manfaat penting pertama digitalisasi adalah menghemat ruang. Setiap jurnal membutuhkan jumlah yang terus meningkat dari ruang rak untuk menyimpan, sedangkan secara fisik versi elektronik tidak membutuhkan ada ruang sama sekali. Selain itu, pengurangan dramatis dalam biaya perangkat penyimpanan komputer selama beberapa tahun terakhir berarti bahwa sekarang praktis untuk menyimpan beberapa gigabyte (Gb) informasi pada komputer kerasdrive. Bahkan tanpa akses ke penyimpanan internal komputer, meningkatnya penggunaan media DVD berarti juga memungkinkan untuk menyimpan dekade isu jurnal digital pada satu disk, hanya membutuhkan ruang rak setara dengan satu buku kecil. Meskipun keuntungan yang paling jelas berlaku untuk lembaga dengan koleksi cetak jurnal besar, individu dengan ruang terbatas juga manfaat. Keuntungan utama akhir digitalisasi adalah penciptaan arsip lengkap, permanen dan dapat diakses dari jurnal. Beberapa pelanggan memiliki seluruh back-katalog dari setiap jurnal cetak, membuat penelitian yang dipublikasikan lebih tua tidak dapat diakses dalam banyak kasus. Bahan awal yang penting dapat diabaikan, terutama oleh para peneliti yang lebih baru tanpa akses ke kepemilikan perpustakaan besar. Secara tradisional, mencetak ulang adalah satu-satunya cara untuk membuat materi tersebut tersedia secara luas, meskipun biaya dan kesulitan menemukan bahan awal untuk mencetak dari bisa menjadi penghalang. Biaya mencetak ulang dihindari menggunakan teks digital, sebagai reproduksi seluruh sejarah cetak jurnal mungkin biaya hanya beberapa dolar per copy. Perawatan yang diberikan diambil dalam menangkap materi cetak dalam bentuk elektronik yang stabil dan abadi, pengarsipan digital menawarkan kesempatan untuk mengakses semua masalah kembali sederhana dan secara bersamaan di seluruh dunia. Untuk arsip terpusat untuk dua alasan. Pertama, sistem hypertextual dengan fasilitas pencarian informasi vanced dan nilai-nilai produksi berkualitas jurnal harus menegakkan disiplin standar pada konstruksi, penyimpanan, dan katalog dokumen elektronik. Kedua, pengguna harus dapat bekerja dengan dokumen seolah-olah mereka semua di depan mereka di rak tunggal. Akses ke dokumen harus cepat, handal, dan transparan; pengguna tidak dapat dibebani dengan rincian menemukan dokumen di sudut-sudut aneh jaringan. Apa yang dibutuhkan adalah cara untuk mencapai koherensi dan disiplin perpustakaan penelitian terpusat dalam jaringan juga didesentralisasikan decen- menghubungkan banyak penerbit tronic elektroforesis dan arsip. Gardner (1990) menawarkan tampilan yang menarik dari masa depan publikasi dalam psikologi entific sci-. Pada dasarnya, ia ingin bergerak dari sistem kami hadir untuk sistem arsip yang terorganisir di sekitar basis data elektronik. Usulan tersebut telah dibuat sebelumnya di sejumlah bidang. Sebuah sistem arsip akan memiliki beberapa keunggulan dibandingkan sistem saat ini. Yang paling dramatis akan pengiriman permintaan on, di mana pengguna pra sented hanya dengan artikelartikel mereka mungkin benar-benar membaca bukan “set menu” yang disediakan oleh sebuah jurnal hard copy. Arsip elektronik juga bisa menawarkan beberapa bentuk menyiagakan otomatis di mana pelanggan akan diberitahu jika artikel yang baru diterima sesuai dengan profil yang telah ditetapkan nya kepentingan.

Sistem pengarsipan elektronik yang dilakukan secara profesional dengan fungsinya sebagai metode pengelolaan arsip atau dokumen dengan benar setidaknya ada tiga sistem utama yang dilakukan diantaranya: 1) Sistem manajemen dokumen elektronik atau Electronic Document System (EDMS) yang secara umum digunakan untuk mengelola arsip atau dokumen elektronik melalui komputer misalnya; word prossesing, spread sheet, presentasi dan proyek tertentu. 2) system pemindaian elektronik atau Electronic Imaging System (EIS) yang akan mengelola dokumen hasil pemindaian (scan). 3) Software manajemen dokumenatau Records Management Software (RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen. Manfaat penting dari digitalisasi arsip adalah menghemat ruang. Arsip terus bertambah dan jumlah yang terus meningkat dari ruang rak untuk menyimpan, sedangkan secara fisik versi elektronik tidak membutuhkan ada ruang sama sekali. Keuntungan utama digitalisasi arsip adalah penciptaan arsip lengkap, permanen dan dapat diakses.