IMPLEMENTASI KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI DIGITAL PADA KOLEKSI REPOSITORI KEMENTERIAN PERTANIAN

Pusat Perpustakaan dan Literasi Pertanian Bogor atau PUSTAKA Bogor adalah perpustakaan pertanian dan biologi tertua di Indonesia. PUSTAKA Bogor memiliki dua gedung, yaitu gedung utama yang berada di Jl. Ir. H. Juanda No. 20 Kota Bogor dan gedung Perpustakaan dan Pengetahuan Pertanian Digital (P3D) yang berada di Jl Ahmad Yani No. 70 Bogor, Jawa Barat. Gedung P3D merupakan ekstensi dari PUSTAKA Bogor yang diresmikan pada tanggal 22 April 2019 oleh Menteri Pertanian RI bersamaan dengan Museum Pertanian, sedangkan gedung utama PUSTAKA Bogor didirikan pada bulan Mei tahun 1842. Pendirian dari perpustakaan ini dimulai dengan adanya pembelian 25 judul buku milik Jacques Pierot. Perpustakaan ini awalnya merupakan bagian dari Kebun Raya Bogor yang berfungsi untuk menyediakan berbagai macam literatur bidang botani untuk para peneliti. Perpustakaan ini awalnya diresmikan dengan nama Bibliotheek's Land Plantentuin te Buitenzorg pada tahun 1850 hingga akhirnya pada bulan Maret tahun 2000, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pertanian nomor 160/2000 ditetapkan nama PUSTAKA menjadi Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pada tahun 2023 istilah PUSTAKA berganti menjadi Pusat Perpustakaan dan Literasi Pertanian. PUSTAKA Bogor memiliki koleksi unik yang mengandung kekayaan budaya dari daerah perpustakaan yang disebut sebagai koleksi local content. Koleksi local content pada PUSTAKA Bogor merupakan koleksi-koleksi penelitian mengenai daerah Bogor yang diterbitkan oleh Kementerian Pertanian. Koleksi local content merupakan koleksi yang dihasilkan sendiri oleh suatu instansi (Melani, 2017). Koleksi local content merupakan bagian yang penting dalam perpustakaan, karena mengandung ciri khas tersendiri yang mencerminkan keunikan budaya daerah masing-masing (Rosyid & Rukiyah, 2019). Koleksi local content merupakan salah satu upaya pelestarian kekayaan intelektual perpustakaan yang berpedoman pada Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 22 ayat 2. PUSTAKA Bogor merupakan salah satu perpustakaan yang memiliki koleksi local content dalam bentuk digital yang dapat diakses melalui repositori yang dinamakan Repositori Kementerian Pertanian. Repositori Kementerian Pertanian merupakan contoh dari upaya perpustakaan dalam memanfaatkan perkembangan teknologi, terutama dalam pengembangan koleksi local content. Repositori Kementerian Pertanian dibangun sebagai bagian dari komitmen pelayanan publik PUSTAKA Bogor dan Kementerian Pertanian dalam penyediaan informasi pertanian untuk meningkatkan akses publik terhadap informasi ilmiah. Repositori Kementerian Pertanian menjadi salah satu wadah untuk mengembangkan dan mempromosikan ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian. Koleksi yang terdapat pada repositori Kementerian Pertanian merupakan terbitan dari Kementerian Pertanian, yang membuat koleksi-koleksi di dalamnya merupakan koleksi spesifik yang unik, dan tidak terdapat pada instansi lain. Repositori Kementerian Pertanian merupakan repositori publikasi, yang berarti repositori ini dapat diakses oleh masyarakat tanpa harus mendaftar menjadi anggota. Repositori publikasi merupakan salah satu bentuk dari keterbukaan akses informasi pada perpustakaan. Repositori Kementerian Pertanian termasuk ke dalam Institutional Repository (IR) karena repositori ini dibuat oleh Kementerian Pertanian yang merupakan institusi pemerintah. Repositori Kementerian Pertanian ini dapat diakses di luar perpustakaan melalui alamat website repository.pertanian.go.id. Koleksi yang terdapat pada repositori publikasi Kementerian Pertanian berjumlah sekitar 15,725 koleksi yang meliputi buku elektronik (e-book), jurnal, modul, prosiding, majalah, warta, buletin, dan lain sebagainya yang semuanya sudah terindeks Google Scholar. Penelitian mengenai pengembangan koleksi telah banyak dilakukan sebelumnya. Penelitian yang dilakukan Nurmalina (2020) membahas implementasi kebijakan pengembangan koleksi pada UIN Raden Fatah Palembang (dalam bentuk fisik melalui seleksi, penyiangan, dan evaluasi) dan membahas unsur-unsur kebijakan sesuai teori Evans (2005). Penerapan teori Evans (2005) juga terdapat pada penelitian yang dilakukan Agusta (2019) yang membahas pengembangan koleksi dalam bentuk elektronik atau digital (meliputi analisis kebutuhan pengguna, pengadaan koleksi, weeding koleksi, dan evaluasi koleksi). Berdasarkan hasil penelusuran literatur, implementasi kebijakan pengembangan koleksi local content dalam bentuk digital masih jarang dilakukan, yang membuat penelitian ini sangat menarik untuk diteliti. Penelitian yang dilakukan oleh Aminullah (2019) membahas pengembangan koleksi dalam bentuk digital dengan menginput karya tercetak yang sudah didigitalisasikan pada repositori UIN Alauddin, namun hanya membahas pengembangan pada tahap pengadaan saja melalui proses digitalisasi. Pada saat ini masih terdapat banyak perpustakaan yang mengesampingkan pengembangan koleksi local content yang sesungguhnya dapat menjadi identitas atau cerminan keadaan lingkungan tempat perpustakaan tersebut berada. Kebijakan pengembangan koleksi berbasis lokal juga masih belum banyak diterapkan oleh banyak perpustakaan karena pengembangan IPTEK lebih didahulukan dibanding pengembangan pada koleksi lokal. Pengelolaan koleksi local content pada perpustakaan perlu diperhatikan dan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, karena sering sekali terdapat perpustakaan dengan koleksi local content yang tidak dikelola. Pengelolaan pada koleksi dapat terjaga kandungan informasinya, serta dapat menjadi aset ilmu pengetahuan masyarakat. Fokus pada penelitian ini adalah implementasi kebijakan pengembangan koleksi, khususnya koleksi local content dalam bentuk digital pada institutional repository yaitu repositori Kementerian Pertanian karena ada celah yang dapat diteliti terkait local content dan institutional repository yang belum secara spesifik dilakukan pada penelitian-penelitian sebelumnya. Guna mewujudkan tujuan dari PUSTAKA Bogor dalam menyebarkan informasi IPTEK pertanian, maka dari itu upaya pengembangan koleksi local content digital dalam repositori Kementerian Pertanian penting untuk dilakukan. Kegiatan pengembangan koleksi sangat berpengaruh pada indikator kualitas layanan pada perpustakaan secara keseluruhan. Koleksi digital juga perlu dikembangkan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh institusi. Keterlibatan pihak PUSTAKA Bogor dalam melaksanakan implementasi kebijakan pengembangan koleksi local content sangat berperan penting, karena PUSTAKA Bogor merupakan perpustakaan tertua di Bogor dengan koleksi-koleksi menarik dan bersejarah yang perlu dikelola dan dikembangkan dengan baik agar keberadaannya dapat terus dilestarikan sebagai aset ilmu pengetahuan dan budaya. Sehingga koleksi-koleksi tersebut dapat tersaji dalam bentuk digital yang sudah dikembangkan dan dapat dengan mudah diakses dan dimanfaatkan kembali sesuai kebutuhan oleh masyarakat luas.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang memiliki sifat interpretif (menggunakan penafsiran) dengan melibatkan berbagai macam metode dalam menelaah permasalahan penelitian (Mulyana, 2018). Metode penelitian kualitatif tepat untuk digunakan pada penelitian ini karena hasil penelitiannya memiliki kredibilitas yang tinggi dan memungkinkan peneliti untuk menggali informasi secara lebih dalam terkait suatu topik penelitian agar tujuan penelitian dapat ditentukan. Subjek pada penelitian ini merupakan narasumber atau informan yang memiliki hubungan dengan permasalahan pada penelitian. Penentuan informan pada penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling yang merupakan teknik pengambilan sampel secara sengaja. Sampel yang berupa informan dipilih berdasarkan ketentuan dari peneliti yang disesuaikan dengan topik penelitian, yaitu implementasi kebijakan pengembangan koleksi local content digital pada repositori Kementerian Pertanian di PUSTAKA Bogor. Informan yang dipilih pada penelitian ini adalah staf atau pengelola Pusat Perpustakaan dan Literasi Pertanian (PUSTAKA) Bogor dan pengguna repositori Kementerian Pertanian. Objek pada penelitian ini adalah inti dari permasalahan yang akan diteliti, yaitu implementasi kebijakan pengembangan koleksi local content digital pada repositori publikasi Kementerian Pertanian di Pusat Perpustakaan dan Literasi Pertanian (PUSTAKA) Bogor.

Bentuk implementasi kebijakan pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian Bogor dapat dianalisis melalui teori Evans (2005) dan Johnson (2018) yang digunakan untuk menjelaskan proses pada pengelolaan koleksi. Kedua teori ini memiliki persamaan bahwa kebijakan pengembangan koleksi yang dibuat oleh perpustakaan harus memenuhi unsur atau elemen seperti bentuk perencanaan, menentukan target pengguna perpustakaan, anggaran yang dikeluarkan dalam pengembangan koleksi, dan kriteria pengembangan koleksi. Menyesuaikan dengan topik penelitian yaitu implementasi kebijakan pengembangan koleksi pada repositori, sehingga dapat dibuat poin seperti: (1) Perencanaan pengembangan koleksi, (2) Pihak yang bertanggung jawab, (3) Masyarakat yang dilayani perpustakaan, (4) Kriteria koleksi, pedoman dan anggaran, (5) Tim yang Terlibat, (6) Bentuk implementasi kebijakan. Kebijakan pengembangan koleksi harus meliputi adanya perencanaan. Perencanaan terkait repositori Kementerian Pertanian baik dalam pengembangan maupun dalam pemanfaatannya dalam sudut pandang pengguna tercatat pada dokumen Rencana Strategis (Renstra) PUSTAKA yang dibuat setiap periode lima tahun. Kegiatan pengembangan repositori Kementerian Pertanian sudah direncanakan dan dimulai sejak tahun 2013, dan terus mengalami perkembangan berdasarkan data yang didapat pada Renstra PUSTAKA Tahun Anggaran 2015-2019. Pembuatan aplikasi repositori Kementerian Pertanian pada tahun 2017 merupakan salah satu capaian kegiatan bidang tata kelola Teknologi Informasi (TI) yang pelaksanaannya sejalan dengan perubahan organisasi pada internal PUSTAKA yang awalnya berada di bawah Badan Litbang Pertanian menjadi Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian. Kegiatan pengembangan repositori ini termasuk ke dalam kegiatan pengembangan aplikasi sistem perpustakaan. Arah pelaksanaan kebijakan merupakan bagian yang penting dalam melakukan perencanaan kebijakan. Arah pelaksanaan kebijakan dapat membantu memengaruhi hasil akhir dari implementasi kebijakan dan menentukan tingkat keberhasilan dari implementasi kebijakan itu sendiri. Arah pelaksanaan kebijakan biasanya ditentukan dengan memperhatikan berbagai faktor seperti tujuan dan sasaran kebijakan, kebutuhan masyarakat yang dilayani perpustakaan, serta ketersediaan sumber daya. Arah kebijakan dan strategi terkait repositori Kementerian Pertanian sesuai dengan Rencana Strategis (Renstra) Tahun Anggaran 2020-2024 berada pada bidang pengembangan dan penyebaran informasi pertanian. Arah pelaksanaan kebijakan pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian berdasar pada Peraturan Menteri Pertanian Nomor 30 Tahun 2021, yang berarti pihak UK-UPT lingkup Kementerian Pertanian harus mengirimkan minimal 2 eksemplar buku dan 1 file digitalnya. Sesuai dengan pasal 2 Ayat (1) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 30 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam Lingkup Kementerian Pertanian bahwa “Setiap unit kerja wajib menyerahkan karya cetak dan/atau karya rekam kepada PUSTAKA Bogor, dengan ketentuan 2 (dua) eksemplar bagi rekam digital”. Pihak UK-UPT dapat melakukan upload koleksi dengan jumlah tersebut melalui repositori sebagai pengganti apabila UK-UPT mengalami kendala dana dalam pengiriman. Pihak UK-UPT juga perlu mengirimkan surat pengantar berisi daftar judul dan link koleksi setelah melakukan penginputan. Pihak PUSTAKA Bogor yang telah menerima surat pengantar berisi daftar tersebut selanjutnya akan melakukan pengecekan melalui pihak perpustakaan atau pengelola repositori apakah koleksi yang di-input sesuai dengan yang dilaporkan. Pihak yang terlibat dalam arah pelaksanaan kebijakan ini meliputi pihak pemerintah, khususnya pihak Kementerian Pertanian yang membuat peraturan, pihak PUSTAKA Bogor, dan pihak UK-UPT lingkup Kementerian Pertanian. Pihak yang bertanggung jawab meliputi pihak mana yang diberi tugas dan wewenang dalam menyusun dan mengambil keputusan terkait pengembangan koleksi. Pihak yang menjalankan kebijakan dari pengembangan koleksi cetak dengan repositori berbeda, namun kebijakan yang disusun dan keputusan yang diambil untuk kedua bidang tersebut masih meliputi pihak di level yang sama, yaitu pihak struktural yang meliputi pihak pada level pimpinan unit kerja dan pimpinan PUSTAKA Bogor. Alur dari pengambilan keputusan ini awalnya dibuat oleh struktural yang selanjutnya diterima oleh pihak unit kerja dan pimpinan PUSTAKA yang setelahnya mulai diteruskan kembali pada pihak di level selanjutnya, dapat disimpulkan bahwa pihak yang bertanggung jawab atas keputusan terkait kebijakan adalah pihak struktural. Pihak yang menyusun kebijakan pengembangan koleksi pada PUSTAKA Bogor adalah pihak internal, khususnya pihak perpustakaan. Masyarakat yang dilayani perpustakaan dapat disebut sebagai pemustaka, pemustaka pada tiap jenis perpus seperti perpustakaan perguruan tinggi, dengan perpustakaan umum atau khusus sangat berbeda karakteristiknya (Nurmalina, 2020). Kepentingan pengguna harus dijadikan acuan, karena kebutuhan pengguna ditujukan dalam pengembangan koleksi (Suryadi, 2022). Perpustakaan perlu melakukan analisis kebutuhan masyarakat atau identifikasi pemustakanya sebelum melakukan keseluruhan kegiatannya, terutama sebelum melakukan kegiatan pembuatan kebijakan dan pelaksanaan pengembangan koleksi. Analisis kebutuhan masyarakat yang telah dilakukan sebelumnya dapat menghasilkan profil, karakteristik serta berbagai aspek yang berkaitan dengan pengguna perpustakaan, hasil dari analisis ini berikutnya akan dijadikan bahan dalam menyusun kebijakan terkait pengembangan koleksi dan tahapan-tahapan setelahnya. Pengembangan koleksi yang didasarkan pada kebutuhan informasi pemustaka akan memberikan ketepatan dalam penyajiannya sehingga kebutuhan pengguna secara maksimal dapat terpenuhi (Agusta, 2019). Sasaran utama atau target pengguna dari repositori Kementerian Pertanian adalah petani, penyuluh, pelaku usaha, pegiat pertanian, petani milenial, pustakawan, mahasiswa, dan masyarakat umum. Koleksi pada repositori Kementerian Pertanian disusun berdasarkan sasaran pengguna yang telah dijelaskan sebelumnya. Koleksi digital yang meliputi buku atau jurnal ini dicari oleh pengguna untuk mendapatkan informasi mengenai bidang pertanian yang dibutuhkan. Repositori Kementerian Pertanian sangat membantu dalam menyediakan berbagai sumber informasi mengenai tumbuhan dan faktor eksternal yang memengaruhi pertumbuhannya, seperti cuaca, tanah, pupuk, dan lainnya. Informasi tersebut digunakan oleh narasumber untuk menulis paper, laporan praktikum, atau laporan tugas proyek. Sejauh ini koleksi yang tersedia pada repositori Kementerian Pertanian telah sesuai dengan kebutuhan pengguna, selain itu dalam akses website-nya, berdasarkan wawancara narasumber menyatakan repositori Kementerian Pertanian sangat mudah untuk diakses karena repositori tersebut merupakan repositori publikasi yang berarti dalam pencarian informasi di dalamnya, narasumber tidak perlu mendaftar sebagai anggota dan dapat mengunduh jurnal yang diinginkan tanpa hambatan. Kunjungan pengguna repositori Kementerian Pertanian berdasarkan Laporan Kinerja (LAKIN) PUSTAKA Bogor tahun 2022 telah mencapai jumlah 4.217.029 pengunjung. Jumlah ini bagi PUSTAKA Bogor termasuk ke dalam peningkatan yang signifikan, yaitu mencapai 39,06% dibandingkan jumlah 2.569.806 pengunjung di tahun 2021 dan 1.595.162 pengunjung di tahun 2020. Kriteria dalam pengembangan koleksi ini tergantung pada jenis perpustakaannya. Kriteria pengembangan koleksi yang telah ditentukan dapat membantu perpustakaan dalam mengembangkan koleksi yang disesuaikan dengan pengguna secara lebih efektif. PUSTAKA Bogor, sebagai perpustakaan khusus yang berada di bawah Kementerian Pertanian, bertugas untuk menyimpan atau mengumpulkan berbagai macam bentuk koleksi yang dimiliki oleh Kementerian Pertanian. Berdasarkan tugas tersebut, dapat diketahui bahwa kriteria koleksi yang diseleksi harus merupakan koleksi dari penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri biasanya dilakukan oleh perpustakaan atau lembaga yang menaunginya dengan cara menerbitkan bahan pustaka sendiri (Winoto et al., 2018). Penerbitan milik Kementerian Pertanian disebut sebagai Pertanian Press, yang juga dikelola oleh PUSTAKA Bogor. Koleksi yang diterbitkan oleh Kementerian Pertanian ini dapat dilihat dari tempat atau website di mana koleksi tersebut di-upload, bukan dari penulisnya. Pihak PUSTAKA Bogor memiliki hak penuh dalam mengolah atau mengembangkan koleksi terbitan sendiri karena copyright, atau hak cipta dari koleksi tersebut sudah sepenuhnya dimiliki oleh Kementerian Pertanian, yang berarti koleksi dari terbitan selain terbitan sendiri tidak boleh digunakan. Pedoman dalam pengembangan koleksi dapat membantu pihak perpustakaan, terutama pustakawan agar dapat mengembangkan koleksinya secara terencana. Pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian tentunya memerlukan panduan agar dapat mempermudah pustakawan baik dari pihak UK-UPT dan pihak PUSTAKA untuk melakukan penginputan koleksi agar sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh lembaga. Prosedur atau panduan dalam melakukan penginputan melalui upload mandiri ini dapat diakses melalui laman kepustakawanan pada website https://pustaka.setjen.pertanian.go.id, pada website tersebut petunjuk teknis maupun panduan entri dapat diakses dan diunduh dengan mudah. Petunjuk teknis yang dapat diakses tersebut termasuk ke dalam bagian dari panduan-panduan untuk proses pengembangan koleksi, selain pengembangan koleksi, petunjuk teknis ini juga mencakup panduan klasifikasi, panduan pembuatan laporan, dan panduan layanan. Pedoman dalam bentuk tertulis sangat penting dibuat agar perpustakaan dapat mengetahui kepentingan dan kebutuhan khususnya (Alabaster, 2002). Pedoman dalam bentuk tertulis dapat memudahkan pustakawan untuk mengakses pedoman tersebut kembali apabila terdapat kendala dalam pengembangan koleksinya. Panduan mengenai cara mengelola inlislite atau OPAC juga bisa didapatkan di website tersebut. Petunjuk teknis ini dapat dibaca sesuai dengan panduan yang sedang dibutuhkan untuk pustakawan. Panduan atau petunjuk teknis mengenai pengembangan koleksi hanya dibuat satu buah dokumen saja. Dokumen yang dibuat pada tahun 2004 ini juga hanya menjelaskan mengenai pengembangan koleksi dalam bentuk fisik, tidak termasuk pengembangan koleksi bahan digital. Dokumen mengenai petunjuk teknis pengembangan koleksi perpustakaan ini menjelaskan 4 tahapan pengembangan koleksi, yaitu: (1) Kebijakan umum, meliputi visi dan misi pengembangan koleksi, tujuan kebijakan, dan fungsi kebijakan. (2) Cakupan koleksi, meliputi kelanjutan koleksi, bidang subjek perpustakaan, lokasi koleksi, format dan jenis koleksi, dan ruang lingkup masyarakat pengguna. (3) Organisasi pengembangan koleksi, meliputi kedudukan, penanggung jawab, metodologi kegiatan, dan rencana kerja. (4) Seleksi dan pengadaan, meliputi rincian seleksi bahan pustaka dan rincian prosedur pengadaan. Panduan yang dibuat dalam konteks repositori hanya mencakup satu buah dokumen mengenai penginputan datanya saja yang ditujukan untuk pustakawan UK-UPT. Panduan mengenai repositori ini dibuat oleh pihak PUSTAKA, lebih tepatnya dari tim TI karena panduan mengenai repositori berhubungan erat dengan sistem. Sumber dan jumlah pendanaan yang akan dikeluarkan dalam pengembangan koleksi perlu diperhatikan dalam pembuatan perencanaan anggaran (Alabaster, 2002). Anggaran yang dikeluarkan PUSTAKA Bogor dalam mengelola repositori Kementerian Pertanian digunakan oleh pihak TI untuk melakukan perawatan (maintenance) pada sistem repositorinya, seperti untuk pembelian hardware apabila rusak, pembelian tools yang digunakan seperti tools untuk pengamanan website yaitu firewall. Perihal anggaran untuk tenaga TI juga tidak dibutuhkan karena tenaga TI tersebut sudah digaji oleh pemerintah. Anggaran yang dikeluarkan untuk pengelolaan sarana dan prasarana TI berdasarkan Rencana Kinerja Tahunan (RKT) tahun 2023 untuk memenuhi tersebarnya informasi teknologi melalui berbagai media, khususnya pada Indikator pemanfaatan aplikasi perpustakaan oleh pengguna dan pertumbuhan jumlah layanan bersamaan dengan indikator lainnya direncanakan mencapai jumlah total sekitar 1.800.000. Rencana anggaran kegiatan utama dan penunjang juga mencakup rincian anggaran yang sebelumnya telah direncanakan. Anggaran mengenai kegiatan tata kelola TI berdasarkan Rencana Kinerja Tahunan tahun 2023 didaftarkan sebagai kegiatan pendukung dengan jumlah sekitar 157.097.000. Anggaran untuk kegiatan input koleksi pada repositori Kementerian Pertanian tidak tercantum dalam daftar tersebut, sehingga dapat disimpulkan bahwa kegiatan input koleksi tidak membutuhkan anggaran dalam pelaksaannya. Pembelian juga tidak dilakukan dalam pengembangan koleksi repositori, karena koleksinya berasal dari penerbitan sendiri, yaitu buku yang ISBN dan ISSN-nya diterbitkan oleh Kementerian Pertanian, dan Pertanian Press. Koleksi digital yang di-input pada repositori Kementerian Pertanian ini dianggap hibah. Tim yang terlibat dalam keseluruhan implementasi kebijakan pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian ini meliputi pihak perpustakaan dan pihak TI atau prasarana digital. Pihak perpustakaan bertanggung jawab dalam menyusun kebijakan pengembangan koleksi yang lebih terfokus pada bagian isi atau koleksi dari repositori Kementerian Pertanian, sedangkan pihak TI bertanggung jawab dalam menyediakan sistem dan mengelola atau melakukan maintenance atau pemeliharaan sistem repositori. Peran dari pihak perpustakaan dalam penginputan atau bagian isinya melibatkan pustakawan dari UK-UPT yang berada di bawah Kementerian Pertanian, serta pustakawan dari PUSTAKA Bogor yang meliputi pengelola repositori yang bertugas menginput koleksi yang belum ditambahkan oleh UK-UPT secara manual, dan validator yang merupakan pustakawan senior yang bertugas melakukan pengecekan agar koleksi yang ditambahkan dalam repositori sesuai dengan subjeknya. Peran dari pihak TI dalam pengelolaan sistem repositori Kementerian Pertanian meliputi penyediaan sistem, membuat sistemnya berjalan, serta memastikan sistemnya dapat diakses oleh pengguna. Pihak TI juga memiliki peran dalam mengelola repositori, pustakawan harus melakukan komunikasi dengan pihak TI terkait kebutuhan sistem untuk memudahkan kedua belah pihak dalam mengelola repositori agar sesuai dengan kebijakan. Keseluruhan proses pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian ini dilakukan by system, yang artinya dilakukan secara sistem. Implementasi kebijakan ini dilakukan dengan melibatkan sejumlah pihak yaitu pihak internal PUSTAKA Bogor yang meliputi pihak dari bidang perpustakaan dan pihak dari bidang TI atau prasarana digital serta pihak UK-UPT yang berada lingkup Kementerian Pertanian. Bentuk implementasi kebijakan pengembangan koleksi yang dilakukan oleh kedua pihak ini adalah dengan melakukan upload koleksi atau data entri pada repositori Kementerian Pertanian. Data entri pada repositori Kementerian Pertanian ini dilakukan dengan melalui 2 metode. Metode yang pertama adalah metode konvensional, yaitu penginputan secara manual yang dilakukan oleh pihak perpustakaan yang meliputi pustakawan dari PUSTAKA Bogor dan UK-UPT, dan metode yang kedua adalah metode harvesting jurnal dengan memanfaatkan interoperabilitas sistem yang dilakukan oleh pihak TI. Entri data atau penginputan koleksi yang dilakukan secara konvensional meliputi koleksi-koleksi non-jurnal, seperti koleksi ephemeral atau koleksi buku yang sudah didigitalisasikan (e-book). Adanya entri data secara manual ini dilakukan karena ada sebagian UK-UPT yang belum memiliki website e-journal-nya sendiri dan sebagian ada yang koleksinya masih dalam bentuk cetak, yang berarti harus melalui proses digitalisasi terlebih dahulu. Alur cara melakukan data entri secara manual dimulai dari pembuatan akun repositori Kementerian Pertanian. Pembuatan akun ini dilakukan oleh pihak TI yang selanjutnya diserahkan pada setiap pustakawan dari UK-UPT. Pihak UK-UPT juga dapat melakukan registrasi secara mandiri melalui website http://repository.pertanian.go.id, setelah melakukan register yang terdapat pada sidebar kanan, pengguna dapat membuka kotak masuk email untuk melakukan verifikasi akun. Setelah melakukan verifikasi, pengguna dapat langsung mengisi kolom yang tersedia dan melakukan login dengan username email dan password sesuai dengan yang diisi sebelumnya pada registrasi. Setelah membuat akun, pengguna dapat melakukan input data dengan mengisi kolom yang tersedia pada halaman web repositori setelah mendapatkan otorisasi akses oleh administrator. Otorisasi bisa didapatkan dengan cara menghubungi administrator di PUSTAKA Bogor. Pada tahapan penginputan hingga selesai ini, meskipun sudah mengikuti panduannya sering kali terjadi kesalahan teknis yang dilakukan oleh pustakawan, kesalahan teknis ini berupa kesalahan dalam meng-input subjek. Memastikan agar kesalahan tersebut tidak terjadi merupakan tugas dari validator atau operator, yang perlu memeriksa kembali koleksi yang sudah di-upload agar subjeknya sesuai dengan metadata. Entri data atau penginputan koleksi yang dilakukan dengan metode harvesting meliputi koleksi jurnal digital (e-journal) yang merupakan sebuah sistem pengelolaan penerbitan jurnal. Alur yang dilakukan oleh pihak TI dalam melakukan harvesting jurnal dilakukan dengan meminta pihak UK-UPT pemilik website e-journal yang terkait untuk membuka IP dari website tersebut, setelah IP website e-journal sudah terbuka, sistem dari repositori Kementerian Pertanian akan menarik isi dari jurnal tersebut secara otomatis. Metode harvesting secara online menggunakan OJS (Open Journal System). Repositori akan harvest metadata dari OJS melalui mekanisme OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) untuk artikel dalam bentuk pdf-nya di-input secara manual, harvesting ini dilakukan secara terjadwal, yaitu sekali tiap bulan. OAI-PMH adalah sebuah mekanisme interoperabilitas untuk repositori yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis (Hendra & Jimmy, 2013). Penggunaan OAI-PMH pada repositori Kementerian Pertanian ini juga didukung dengan penggunaan software Dspace yang memiliki banyak fitur unggulan seperti statistik dan standar metadata Dublin Core (Sutarsyah, HS, & Junaidi, 2021). Metode harvesting jurnal ini hanya dapat dilakukan pada website karena sudah memiliki IP, hal ini berarti jurnal yang belum dimasukan ke website atau yang masih dalam cetak hanya dapat di-input melalui metode manual. Kedua metode entri data repositori Kementerian Pertanian ini tentunya sudah dilakukan sesuai dengan kriteria koleksi, yaitu harus merupakan terbitan dari Kementerian Pertanian. Data entry yang dilakukan melalui metode harvesting dan manual pada repositori Kementerian Pertanian direkam dan disimpan dalam sistem internal pada repositori dengan pihak TI sebagai penanggung jawabnya. Data yang direkam oleh pihak TI ini dibagi menjadi 2 jenis berdasarkan metode penginputannya. Koleksi pada repositori yang di-input secara manual dibuat datanya dengan judul data performa operator berdasarkan jumlah total atau jumlah keseluruhan sejak awal pengembangan repositori Kementerian Pertanian. Data yang dibuat untuk penginputan secara manual sedikit berbeda penyajiannya, karena data penginputan manual dilakukan secara mandiri oleh UK-UPT sebagai operator yang membuat tabel tersebut tidak menggunakan nama website sumber, melainkan menggunakan nama UK-UPT yang meng-input. Koleksi yang di-input melalui metode manual lebih banyak jumlah keseluruhannya dibandingkan dengan metode harvesting. Jumlah koleksi yang terbanyak berdasarkan data yang didapatkan dari pihak TI PUSTAKA Bogor berasal dari PUSTAKA dengan jumlah total senilai 1788 koleksi. Berpedoman pada Peraturan Menteri Pertanian Nomor 30 Tahun 2021, di mana UK-UPT masing-masing harus menyerahkan minimal 2 (dua) eksemplar bagi rekam digital, dapat dilihat bahwa sebagian UK-UPT yang terdaftar hanya meng-input 1 koleksi secara mandiri yang hanya memenuhi sekitar 13,861% dari keseluruhan sehingga dapat disimpulkan bahwa koleksi yang di-input oleh UK-UPT lingkup Kementerian Pertanian yang memenuhi target berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian mencapai jumlah sekitar 86,139%. Akhir dari implementasi kebijakan pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian ini dilakukan dengan melakukan follow-up kepada pihak UK-UPT yang sebelumnya telah melakukan data entri. Mengikuti dasar dari Peraturan Menteri Pertanian Nomor 30 Tahun 2021 tersebut, pihak PUSTAKA Bogor bersurat dengan pihak UK-UPT terkait reporting yang telah dilakukan setelah data entri pada sistem repositori Kementerian Pertanian tersebut. Reporting merupakan kegiatan pelaporan yang dilakukan UK-UPT sebagai bentuk akhir dari kegiatan pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian, dengan membuat laporan yang berisi daftar jumlah koleksi dan judul yang di-input. Sosialisasi mengenai data entri atau penginputan kepada pihak UK-UPT juga dilakukan oleh pihak PUSTAKA Bogor, hal ini dilakukan untuk meningkatkan kesadaran dan pengetahuan mengenai repositori Kementerian Pertanian agar tujuan yang telah disebutkan dalam peraturan tersebut dapat dipenuhi. Secara tidak langsung PUSTAKA Bogor sebagai pengelola repositori juga telah memenuhi tahapan evaluasi (Munisah, 2020). Pihak PUSTAKA Bogor juga melakukan follow-up setelah dilakukannya data entri yang juga termasuk ke dalam evaluasi, salah satu bentuk follow-up ini adalah melakukan sosialisasi kepada pihak UK-UPT lingkup Kementerian Pertanian mengenai pentingnya penginputan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian. Sosialisasi ini direalisasikan pada tanggal 22 April 2020 melalui Virtual Literacy (VL) yang diikuti oleh pustakawan dan pengelola perpustakaan dari unit kerja lingkup Kementerian Pertanian untuk Korwil Bali Nusa yaitu BPTP Bali, BPTP NTT, SMK-PP Kupang, BBPP Kupang dan Barantan Kupang. Pihak PUSTAKA Bogor mengharapkan dengan adanya sosialisasi ini, UK-UPT yang bersangkutan dapat menambah intensitas penginputan koleksi digital pada repositori Kementerian Pertanian. Bentuk pengembangan koleksi pada repositori dengan pengembangan koleksi konvensional sangat berbeda. Menyesuaikan dengan kedua teori yang digunakan pada penelitian ini yaitu teori Evans (2005) dan Johnson (2018), di mana kedua teori ini biasa diterapkan pada pengembangan koleksi dalam bentuk buku fisik. Setelah dilakukannya penelitian terhadap repositori Kementerian Pertanian dengan berbagai pendekatan, dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian sudah memenuhi sebagian elemen atau komponen pada kedua teori tersebut yaitu perencanaan, pihak yang bertanggung jawab, masyarakat yang dilayani perpustakaan, kriteria koleksi, pedoman dan anggaran dan tim yang terlibat. Dilihat dari analisis dan kebijakannya, pengguna repositori Kementerian Pertanian dengan pengguna perpustakaan pada PUSTAKA Bogor kurang lebih sama, yaitu masyarakat umum dan praktisi pertanian, sedangkan untuk kebijakannya sedikit berbeda, karena repositori Kementerian Pertanian melibatkan pihak TI untuk merawat sistemnya sedangkan untuk pengembangan koleksi dalam bentuk fisik hanya melibatkan pihak perpustakaan. Perbedaan selanjutnya yang dapat dilihat adalah proses pengembangan koleksinya sendiri tidak melalui tahapan seleksi, akuisisi dan penyiangan seperti yang ada pada pengembangan koleksi fisik, karena koleksi yang di-input ke dalam repositori Kementerian Pertanian sudah ada bentuknya, tidak melalui pembelian, dan sumbernya berasal dari terbitan sendiri. Bentuk implementasi dari kebijakan pengembangan koleksi tersebut dilakukan dengan data entry, yang melibatkan pihak TI dan pihak perpustakaan UK-UPT dalam penginputan koleksinya. Berdasarkan data yang didapatkan, dapat disimpulkan bahwa jumlah koleksi yang di-input pada repositori Kementerian Pertanian belum sepenuhnya sesuai dengan jumlah yang ditetapkan oleh Peraturan Menteri Pertanian Nomor 30 Tahun 2021.

1. PUSTAKA Bogor dalam merencanakan kebijakan pengembangan koleksi repositori Kementerian Pertanian tercatat pada Rencana Strategis (Renstra) PUSTAKA yang dibuat setiap periode lima tahun. Fokus kebijakan pengembangan koleksinya hanya pada aspek pengembangan aplikasi. 2. PUSTAKA Bogor dalam menyusun dan mengambil keputusan terkait pengembangan koleksi repositori Kementerian Pertanian melibatkan pihak struktural yang selanjutnya diterima oleh pihak unit kerja dan pimpinan yang selanjutnya diteruskan kembali ke pihak pada level selanjutnya. 3. PUSTAKA Bogor mengikuti kebutuhan informasi masyarakat agar dapat dijadikan acuan dalam membuat keputusan terkait pelaksanaan kebijakan pengembangan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian. 4. PUSTAKA Bogor dalam mengembangkan koleksi pada repositori Kementerian Pertanian mengharuskan kriteria koleksinya merupakan terbitan Kementerian Pertanian. Pedoman yang digunakan dapat diakses melalui website PUSTAKA Bogor. Anggaran hanya digunakan oleh pihak TI untuk melakukan perawatan sistem. 5. PUSTAKA Bogor dalam melaksanakan implementasi kebijakan pengembangan koleksi melibatkan pihak perpustakaan yang bertanggung jawab dalam menyediakan koleksi serta mengevaluasi dan pihak TI yang bertanggung jawab menyediakan sistem. 6. PUSTAKA Bogor dalam implementasi kebijakan pengembangan koleksi dilakukan melalui data entri dengan 2 metode, yaitu metode konvensional dan metode harvesting.