PEMANFAATAN MEDIA GOOGLE FORM DALAM LAYANAN BEBAS PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN PASCASARJANA UIN FATMAWATI SUKARNO BENGKULU

Kebutuhan akan teknologi pada dunia pendidikan di Indonesia, terlebih di dunia layanan perpustakaan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kebutuhan hidup masyarakat sehari-hari, sebagaimana diungkapkan Dwi Parinata (2021). Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi, inovasi layanan yang terbaik, efektif dan murah wajib untuk dipikirkan, demikian juga halnya layanan bebas pustaka di perpustakaan. Perpustakaan merupakan jantung dari pendidikan, terlebih di perguruan tinggi, perpustakaan merupakan arena pusat informasi, pusat riset, pusat ilmu pengetahuan, pusat kajian ilmiah, dan pusat penyebaran informasi yang tidak bisa dipisahkan dengan atmosfir akademik tri darma perguruan tinggi”. (Sutriono: 2020) Sebagaimana dijelaskan dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 303 Tahun 2022 tentang Instrumen Akreditasi Perpustakaan Perguruan Tinggi dijelaskan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan bagian integral dari kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan berfungsi sebagai pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan yang berkedudukan di perguruan tinggi. Perpustakaan Pascasarjana adalah bagian yang tidak terpisahkan dari lembaga induknya baik Pusat Perpustakaan Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu maupun Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu itu sendiri yang memiliki fungsi sebagai bagian untuk mensukseskan kegiatan pendidikan, penelitian/riset, dan pengabdian kepada masyarakat, oleh karenanya perpustakaan pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu berupaya menghadirkan layanan yang terbaik melalui inovasi pemanfaatan teknologi informasi yaitu pemanfaatan media google form. Hampir empat tahun berjalan atau sejak tahun 2018 lalu, layanan bebas pustaka pada perpustakaan Pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu masih dilakukan secara manual dengan mengandalkan tenaga manusia yaitu pustakawan dengan langkah-langkah mencatat pada buku induk, mencatat manual daftar judul buku sumbangan dan judul tesisi atu disertasi yang diserahkan serta pencatatan manual lainnya. Akan tetapi sejak tahun 2022 telah dilakukan inovasi pemanfaatan teknologi informasi yaitu media google form. Sehingga melalui Google form sangat sesuai digunakan untuk mengumpulkan data-data yang diingkinkan seperti nama mahasiswa, nomor induk, Program studi, Judul dan pengarang buku sumbangan serta judul tesis atau disertasi. Selain itu juga melalui google form tersedia template untuk mengumpulkan file atau data digital melalui menu upload (unggah) file sesuai keinginan yang dibutuhkan. Oleh sebab itu, penulis mencoba melakukan terobosan baru dalam layanan bebas pustaka di Perpustakaan Pascasarjana UIN Fatmawati Sukarno Bengkulu yang telah berjalan satu tahun terakhir yaitu mulai tahun 2022 yang lalu melalui pemanfaatan platform google form, dimana media ini mudah diakses oleh mahasiswa baik melalui komputer/ laptop maupun melalui smart phone, sehingga pemustaka tidak mesti harus berkali-kali bertemu dengan pustakawan, selain itu juga memudahkan pustakawan dalam merangkum jumlah buku dan tesis/disertasi pada setiap musim wisuda.

Tulisan ini diangkat dengan menggunakan metode studi pustaka (resarch library) dan mendeskripsikan pengalaman pribadi penulis sendiri selama menjadi pustakawan seorang diri (One person librarian) di Program Pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu yang tidak hanya memberikan layana bebas pustaka saja tapi berbagai layanan harus di handel dan lakukan seorang diri. Tujuan penulisan artikel adalah bertujuan untuk mendeskripsikan manfaat google form dalam melayankan bebas pustaka di perpustakaan Pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu, kelebihan serta kekurangannya yang telah diujicobakan pada tahu 2022 yang lalu. Pemanfaatan google form di perpustakaan telah banyak dilakukan di berbagai perpustakaan baik umum maupun khusus. Salah satunya adalah perpustakaan Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis Jakarta Timur. Dalam tulisan yang berjudul “Pemanfaatan google form dan Google Spreedsheet di Learning Resource Center (Lrc) Institut Teknologi Dan Bisnis Kalbis” (Fredi Wahyu Wasana: 2021) yang ditulis oleh Fredi Wahyu Wasana dan Santi Delliana menjelaskan bahwa manfaat aplikasi google form dalam menunjang layanan perpustakaan sesuai dan mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Selain akan memberikan kemudahan bagi Pemustaka dan mengurangi beban kerja Pustakawan yang sebelumnya dilakukan secara konvensional aplikasi ini juga meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan dalam memberikan layanan pada LRC Kalbis Institute. Selain itu (Defi Pujianto: 2019) mengungkapkan bahwa dengan menggunakan aplikasi google form layanan di perguruan tinggi lebih efisien dan hemat biaya.

1. Langkah-langkah Pemanfaatan Media Google Form Pemanfaatan media google form dalam layanan bebas pustaka perpustakaan pascasarjana Bengkulu Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu dilayankan pada masa periode wisuda bulan Juli dan Oktober 2022. Langkah ini dilakukan mengingat terbatasnya sumber daya pustakawan yang bertugas di Perpustakaan Pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu yang hanya satu orang. Tidak hanya itu, perkembangan teknologi yang semakin maju juga menjadi tantangan dan peluang tersendiri bagi pustakawan untuk memanfaatkannya sehingga layanan bisa lebih efektif dan efisien. Adapun langkah-langkah yang dilakukan pustakawan perpustakaan pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu dalam memanfaatkan media platform google form dalam melakukan layanan yaitu sebagai berikut : a) Langkah pertama yaitu membuat Akun Google sebagai syarat utama untuk menggunakan fitur Google satu diantaranya yaitu google form. Sebagai pustakawan harus mampu membuat dan memanfaatkan produk google diantaranya adalah membuat akun email. Pastikan akun Google yang sudah dibuat user name dan password agar diingat, terlebih bila menggunakan hand phone Android. b) Langkah kedua membuka Situs Google Form. memilih link docs.google.com. Di situs tersebut, akan bisa langsung memilih template formulir yang ingin di gunakan sesuai kebutuhan. Pilih menu New yang terletak di sudut kiri atas. Klik More, lalu pilih Google Forms. Ketik : Formulir Layanan Bebas Pustaka Perpustakaan Pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu sebagaimana tampilan gambar dibawah ini : c) Langkah ke tiga membuat halaman Formulir pertanyaan dengan memuat beberapa pertanyaan data singkat sebagai berikut : a. Nama Mahasiswa, NIM, Program studi, b. Judul buku, pengarang buku, jumlah halaman, penerbit dan tahun terbit. c. Judul tesis/disertasi d. Menu upload file pdf Tesis/disertasi d) Langkah ke empat menyalin link URL, kemudian disingkat sesuai keinginan sebagaimana link yang dipakai di perpustakaan Pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu: https://bit.ly/3YFQyV1 e) Langkah ke lima : Melihat Tanggapan Responden. Sebagai pustakawan langkah ini sangat membantu pekerjaan pustakawan diantaranya yaitu pustakawan tidak mengerjakan pendataan sendiri akan tetapi sudah tersedia data nama mahasiswa, nim, judul dan pengarang buku serta judul tesis dan disertasi. Pustakawan tinggal mengelompokkan data sesudai keinginan sebagi contoh : Daftar Judul tesis tahun 2022 maka akan didapati daftar nama mahasiswa, program studi dan judul tesis dan disertasi yang telah dituliskan. f) Langkah ke enam memindahkan data file pdf tesis dan disertasi ke dalam folder khusus file tesis dan disertasi mahasiswa S2 dan S3 sebagai back up file yang telah diupload di repository institusi Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu. 2. Kendala dalam pemanfaatan Media Google form untuk layanan bebas pustaka. Adapun kendala yang dihadapi dalam pemanfaatan layanan bebas pustaka di perpustakaan pascasarjana Universitas Islam Negeri (UIN) Fatmawati Sukarno Bengkulu menggunakan media google formselama ini belum terdapat kendala yang signifikan akan tetapi walaupun demikian terdapat kendala kecil seperti gangguan sinyal wifi atau apabila file pdf yang akan di upload masih berada dalam laptop sehingga tidak bisa menggunakan hand phone akan tetapi solusinya kembali harus menggunakan laptop. Selain kendala teknis tersebut, juga didapati masih banyak mahasiswa yang belum mengetahui bahwa layanan bebas pustaka sudah menggunakan fasilitas media google form, sehingga mahasiswa yang akan bebas pustaka dengan terpaksa menanyakan link-nya apa dan bila tidak tersambung internet password wifinya apa.

Dari uraian pembahasan tersebut diatas, maka dapat penulis ambil kesimpulan bahwa media google formsangat efektif untuk melayani mahasiswa khususnya dalam pengurusan bebas pustaka dan pemenuhan persyaratan-persyaratannya; seperti data mahasiswa, data judul buku yang disumbangkan, data tesis atau disertasi mahasiswa yang diserahkan serta file upload mandiri. Pemanfaatan layanan ini sangat membantu meringankan pekerjaan pustakawan dimana pustakawan tidak lagi mendata nama mahasiswa satu persatu, data judul dan pengarang buku yang disumbangkan, data judul dan pengarang tesis atau disertasi yang diserahkan mahasiswaakan tetapi cukup men-download hasil responden yang telah mengisi google form. Selain meringankan pekerjaan pustakawan media ini juga sangat praktis dan mudah diakses oleh mahasiswa melalui ponsel atau komputer pemustaka dengan cara membuka link yang diberikan oleh pustakawan. Kendala yang dihadapi pemustaka adalah apabila file pdf tesis/disertasi belum tersedia di hand phone karenanya perlu mengirimkan terlebih dahulu melalui sarana laptop atau personal computer (pc).