TANTANGAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH DALAM MENERAPKAN INTEGRATED LIBRARY SYSTEM (ILS)

Perpustakaan sekolah merupakan bagian dari ekosistem sekolah tempat ia berada. Keberadaannya diyakini dapat mendukung tercapainya visi dan misi sekolah. Namun kenyataannya, banyak perpustakaan sekolah tidak terkelola dengan semestinya, bahkan masih banyak sekolah yang belum memiliki perpustakaan sama sekali (lihat grafik di bawah) padahal sangat eksplisit dinyatakan pada Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan pada Pasal 83 huruf a yang berbunyi “setiap sekolah/madrasah berkewajiban untuk menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan”, (Presiden Republik Indonesia, 2014). Penataan ruangan perpustakaan, ketersediaan dan manajemen koleksi, sumber daya manusia, dan sarana pendukung lainnya dirasakan belum begitu baik dijumpai di beberapa perpustakaan sekolah di Indonesia. Gambar 1: Data jumlah sekolah yang belum memiliki perpustakaan (sumber: https://databoks.katadata.co.id/datapublish/2020/02/26/belum-semua-sekolah-di-indonesiamemiliki-perpustakaan) Demikian pula dalam hal teknologi, beberapa perpustakaan sekolah menghadapi kesulitan dalam menerapkan teknologi di perpustakaannya, padahal dalam Standar Nasional Perpustakaan (SNP) tahun 2011 disebutkan bahwa “perpustakaan sekolah/madrasah dalam kegiatan layanan dan organisasi informasi memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan kinerja perpustakaan dan keperluan pemustaka”, (Perpustakaan Nasional RI, 2011). Memang diakui bahwa ketika perpustakaan ingin menghadirkan teknologi ke dalamnya, beberapa hal mesti dipersiapkan, di antaranya sumber daya yang memadai sekaligus anggaran yang mungkin saja membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Bahkan sebagiannya memilih menghindar daripada memberatkan diri untuk melakukannya. Beberapa kajian terkait teknologi di perpustakaan sekolah di antaranya yang dilakukan oleh Ariyani & Mudana (2016) yang meneliti di perpustakaan SMA dan SMK Negeri se-kota Singaraja. Salah satu saran pada penelitiannya yaitu agar perpustakaan sekolah dapat meningkatkan jumlah dan keragaman koleksi maka mesti memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Sementara itu Made Hery Griadhi (2015) pada penelitian surveinya di Kabupaten Buleleng menunjukkan bahwa sebagian besar perpustakaan sekolah belum menyelenggarakan layanan berbasis teknologi informasi (TI). Penelitian ini menyarankan agar adanya pelatihan yang diberikan kepada pengelola perpustakaan sekolah dalam hal penerapan TI. Banyak perpustakaan sekolah membutuhkan hal serupa seperti penelitian tersebut. Namun demikian, dalam 5 tahun terakhir ini sudah terlihat adanya perkembangan pemanfaatan TIK di perpustakaan sekolah, misalnya kajian yang dilakukan oleh (Rahmah, Emidar, & Zulfikarni, 2018), (T. Kurniawan, Suyitno, Fawzi, & Inawati, 2020), dan (Setiawan, Syahri, Ernaningsih, Inawati, & Dewi, 2021). Dari apa yang diungkapkan singkat di atas, perpustakaan sekolah yang merupakan bagian integral dari sekolah mesti berperan aktif dalam hal manajemen dan layanan ilmu pengetahuan kepada sekolahnya. Tulisan ini bermaksud untuk menggambarkan tantangan yang dihadapi oleh perpustakaan sekolah di SMP Teknologi Informasi Matahari dalam mengimplementasikan teknologi khususnya penerapan sebuah sistem manajemen perpustakaan yang dikenal dengan Senayan Library Management System (SLiMS). Dengan menunjukkan tantangan yang dihadapinya, tulisan ini diharapkan dapat menjadi salah satu rujukan bagi perpustakaan sekolah yang juga hendak menerapkan teknologi di perpustakaannya.

Penelitian ini adalah penelitian deskriptif-kualitatif yang dari perspektif filosofis, pendekatan penelitian ini paling cocok dengan konstruksionisme dan teori kritis yang menggunakan metode interpretatif dan naturalistik (Lincoln & Denzin, 2011). Dengan pendekatan ini, peneliti memusatkan pengalamannya dalam konteks unik yang dipelajarinya. Oleh karena itu, jenis penelitian ini membutuhkan proses penelitian yang fleksibel yang bersifat induktif dan dinamis tetapi tidak mengubah data di luar pengenalan dari fenomena yang sedang dipelajari (Ritchie, Lewis, Nicholls, & Ormston, 2013). Data penelitian diperoleh dari pengalaman peneliti langsung di lapangan yang memulai dari perencanaan, penerapan hingga ujicoba sistem yang diterapkan. Data yang diperoleh dikelompokkan dan diurutkan tidak berdasarkan pemeringkatan. Data tersebut selanjutnya dianalisis dengan teknik interpretasi sederhana dengan mengaitkannya dengan beberapa sumber yang relevan.

Pengantar Singkat Perpustakaan Dar al-Hikmah Melihat pentingnya peran perpustakaan di sekolah sebagai “jembatan ilmu”, sudah semestinya perpustakaan sekolah berbenah dan memanfaatkan TIK semampunya. Kehadirannya diyakini dapat ikut andil dalam mendukung kegiatan belajar mengajar di sekolah. Berikut ini akan digambarkan singkat tentang perpustakaan SMP TI Matahari yang berlokasi di Dusun Mangempang Kabupaten Maros. Perpustakaan SMP Teknologi Informasi Matahari didirikan bersama dengan pembangunan gedung sekolahnya pada tahun 2018 lalu namun baru beroperasi pada tahun ajaran 2019 karena pada tahun ini pula baru pertama kali menerima siswa. Awalnya perpustakaan ini ditempatkan pada ruang kelas, namun pada tahun 2022 telah menempati ruang baru yang berdampingan dengan ruang multimedia sekolah. Pada tahun ini pula, pihak sekolah telah mewacanakan untuk membenahi segala bidang di sekolah, termasuk perpustakaan. Untuk mengawalinya, perpustakaan yang sebelumnya tidak memiliki nama ini lalu diberi nama yaitu Perpustakaan Dar alHikmah. Pada umumnya di sekolah-sekolah, perpustakaan tidak memiliki nama, dengan kata lain hanya ada papan nama yang menunjukkan bahwa ruangan itu adalah perpustakaan. Biasanya juga hanya disebut sebagai perpustakaan atau perpustakaan dengan mengikuti nama sekolahnya. Misalnya, Perpustakaan SMP A, Perpustakaan SMA B. Agar terlihat lebih berkesan, sebaiknya perpustakaan di tiap-tiap sekolah juga mesti diberi nama. Pada awalnya, koleksi perpustakaan ditata dengan seadanya saja, yang terpenting agar bagaimana setiap koleksi, yang kebanyakannya adalah buku terlihat rapi dan mudah dijangkau oleh siswa. Sistem peminjaman dan pengembalian koleksi pun belum ada, selama ini siswa hanya membaca di perpustakaan saja tanpa meminjamnya keluar dari perpustakaan. Hal ini dikarenakan belum adanya petugas perpustakaan yang mengerjakan urusan tersebut. Dan ini merupakan tantangan pertama di sekolah ini untuk menghadirkan tenaga perpustakaan. Di tempatnya yang baru, seluruh koleksi yang dimiliki perpustakaan perlahan dikelola dan dilayankan dengan memanfaatkan TIK, yakni dengan menerapkan SLiMS sebagai sistem manajemen perpustakaan berbasis IT, meskipun dalam prosesnya masih sangat terbatasi. Pada bagian selanjutnya akan menguraikan tantangan-tantangan yang dihadapi perpustakaan ini dalam menerepkan sistem tersebut. Beberapa hari setelah perpindahan seluruh koleksi perpustakaan ke ruang barunya, Perpustakaan Dar al-Hikmah mulai mencoba untuk mengimplementasikan SLiMS sebagai sistem manajemen perpustakaan berbasi TIK. Pada penerapan ini, peneliti terlibat langsung mulai dari instalasi hingga ujicoba pengoperasiannya. Pada bagian berikutnya akan digambarkan tantangan-tantangan yang dihadapi dalam upaya menerapkan sistem manajemen perpustakaan. 1) Layanan Berbasis Online Menghadirkan layanan berbasis online (dengan jaringan internet) pada daerah di mana jaringan internet tidak sebaik di tempat lainnya menjadi tantangan pertama yang ditemukan di perpustakaan sekolah ini. Perpustakaan SMP Teknologi Informasi Matahari yang bernama Dar al-Hikmah, sebagaimana lokasinya telah disebutkan di atas, tidak didukung dengan sinyal jaringan internet yang memadai, namun jaringan di lokasi tersebut tetap ada. Ketika pertama kali diterapkan, jaringan internet di lokasi cukup baik dengan menggunakan salah satu provider internet, meskipun dengan kondisi sinyal yang tidak sama kuat di daerah lainnya. Penyediaan perangkat keras untuk menghubungkan sinyal internet, seperti router WiFi menjadi suatu keharusan karena layanan yang diberikan telah berbasis online. Oleh karenanya, untuk melancarakan layanan tersebut, di perpustakaan sekolah ini telah menyiapkan alat tersebut. Saat ini, untuk menginstal dan mengonlinekan SLiMS cukup mudah. SLiMS telah tersedia pada softaculous, yakni auto installer yang ada di dalam panel hosting (D. Kurniawan, 2020). Oleh karena perpustakaan ini ingin langsung memberikan layanan berbasis online, maka SLiMS pun diinstal melalui softaculous tersebut. Hanya membutuhkan waktu tidak sampai 15 menit saja untuk menyiapkan dan menginstalnya, tergantung dari kecepatan internet, maka SLiMS telah dapat diakses online. Namun terlebih dahulu, perpustakaan atau sekolah mesti memiliki domain dan hosting yang dapat dilanggan pada penyedia-penyedia (providers) domain dan hosting yang ada saat ini. Hal tersebut tentu menjadi tantangan, karena perpustakaan atau sekolah mesti mengalokasikan anggaran untuk itu. Perlu diketahui bahwa saat ini biaya langganan hosting di internet dapat terjangkau, dari yang biayanya di bawah 1 juta hingga jutaan dengan masa langganan setahun. Semakin lama masa langganan, semakin banyak potongan harganya. Ini juga tergantung dari paket-paket apa saja yang ingin disedikan. Di perpustkaan sekolah ini telah melanggan hosting dan domain setahun sebesar 1,2 juta. Anggaran yang digunakan setiap tahun untuk hosting dan domain tersebut tidak hanya untuk SLiMS, namun juga sudah termasuk website. Adapun SLiMS perpustakaan ini yang telah di-online-kan, dapat diakses pada laman https://daralhikmah.iforesomatahari.org. Salah satu manfaat yang dirasakan setelah di-online-kannya sistem manajemen perpustakaan ini ialah pengguna perpustakaan dapat melihat katalog perpustakaan ini di mana dan kapan saja selama ada jaringan internet. Gambar di bawah merupakan laman katalog online atau OPAC perpustakaan. Perlu kembali ditekankan bahwa menyediakan layanan berbasis online atau berbasis teknologi merupakan tantangan besar, khususnya bagi perpustakaan sekolah. Namun hal ini penting agar perpustakaan sekolah dapat lebih diberdayakan di era digital saat ini. Oleh karenanya perpustakaan sekolah mesti memiliki strategi yang baik untuk mewujudkan semua itu, seperti juga yang dituliskan oleh Musa (2013) pada naskah prosidingnya. Gambar 2. Laman OPAC Perpustakaan Dar al-Hikmah di SMP TI Matahari 2) Infrastruktur Menerapkan sebuah ILS artinya menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunaknya. Untuk perangkat lunak sebuah ILS sudah tersedia software yang memang dapat diakses dan digunakan secara bebas (free), seperti SLiMS yang digunakan di perpustakaan sekolah ini. Tantangan berikutnya ialah pada perangkat-perangkat kerja yang dibutuhkan untuk beroperasi. Di mana untuk menghadirkan alat-alat tersebut membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Untuk perpustakaan skala kecil, seperti di perpustakaan sekolah ini, tentu biaya yang dibutuhkan tidaklah sebesar perpustakaan skala besar, seperti perpustakaan umum atau perpustakaan perguruan tinggi. Namun demikian, perpustakaan sekolah tetap mesti menyediakan infrastruktur yang baik jika ingin pula mengoptimalkan layanan yang diberikannya. Dalam hal ini, PP Nomor 24 tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tentang Perpustakaan menyebutkan bahwa bahwa perpustakaan sebaiknya memberikan layanan berbasis teknologi, dan sekolah mesti mengalokasikan paling sedikit 5% untuk pengembangan perpustakaan (Presiden Republik Indonesia, 2014). Oleh karenanya, perpustakaan sekolah sebaiknya juga mempersiapkan infrastrukturnya, meskipun dengan segala kekurangan yang dimilikinya. Adanya infrastruktur perpustakaan akan memengaruhi jalannya otomasi perpustakaan (Nayana, 2019). Perpustakaan sekolah, khususnya yang memang terbatas dalam hal pendanaan pastinya merasakan tantangan ini. Untuk menghadirkan sarana/prasarana di perpustakaan menjadi tantangan tersendiri, seperti penelitian yang dilakukan oleh Safii dkk. (2021) tentang penerapan otomasi perpustakaan sekolah di Malang Raya yang mengatakan bahwa meskipun perpustakaan sekolah telah dilatih menerapkan otomasi di perpustakaannya pada sebuah pelatihan, namun di lapangan terdapat banyak sekolah yang tidak didukung teknis pengadaan hardware dari pihak sekolah. Demikian halnya dengan beberapa perpustakaan sekolah lainnya yang ada di daerah lain. Oleh karena itu, perlu kiranya para stakeholders memperhatikan hal ini agar kedepannya dukungan teknis berupa perangkat teknologi untuk menerapkan otomasi perpustakan dapat terealisasi dan dioperasikan dengan baik. 3) Keterampilan IT Telah dihadirkannya perangkat-perangkat teknologi di perpustakaan tidak berarti penerapan ILS dapat berjalan dengan baik. Tantangan berikutnya ialah kesiapan tenaga perpustakaan atau pustakawan yang akan mengoperasikan dan mengawasi perangkat tersebut. Banyak kasus dijumpai bahwa penerapan ILS tidak berjalan maksimal dan berlangsung lama disebabkan tidak ada atau kurangnya sumber daya manusia yang paham dalam IT. Seperti laporan-laporan penelitian yang menyebutkan bahwa SDM pada perpustakaan sekolah menjadi salah satu faktor penting dalam berhasilnya ILS di terapkan di perpustakaan, misalnya yang dilaporkan oleh Saptono (2013), Ayuntari (2014), Yasliyanah (2016), Khotimah (2017), dan Firdayanti (2019). Perpustakaan adalah pustakawannya, maka pustakawan yang bekerja di era digital saat ini dituntut untuk mengenal dan memahami IT di perpustakaan, termasuk ILS di perpustakaan sekolah ini. Dengan kemampuan pustakawan dalam IT, maka isu-isu terkait SDM perpustakaan dalam penerapan ILS dapat teratasi dengan baik. Maka, manfaat dihadirkannya teknologi di perpustakaan dapat terwujud dan dirasakan kepada seluruh pihak, termasuk perpustakaan dan penggunanya. Meskipun demikian, tidak sedikit perpustakaan sekolah dikelola oleh pustakawan atau tenaga pustakawan yang kurang terampil dalam IT. Oleh karenanya, untuk mengatasi hal ini perlu kiranya pihak sekolah selalu membina tenaga perpustakaan yang dimilikinya dengan mengikutsertakannya pada pelatihan-pelatihan keterampilan pustakawan yang diadakan oleh penyelenggara apapun. 4) Perawatan dan Pemeliharaan Sama halnya dengan koleksi perpustakaan yang mesti dirawat dan dilestarikan, teknologi pun mesti selalu mendapatkan perawatan dan pemeliharaan agar dapat difungsikan terus atau setidaknya mencegahnya dari kerusakan lebih dini. Teknologi itu rapuh ketika ia tidak dirawat dan dipelihara, menurut sebagian orang. Demikian halnya dengan teknologi ILS di perpustakaan ini. Perangkat-perangkat keras maupun lunak yang dioperasikannya sedianya dirawat secara berkala. Ini merupakan tantangan yang dihadapi oleh perpustakaan sekolah di mana pun. Mereka mesti memiliki pengetahuan tentang bagaimana merawat perangkat teknologi agar dapat terus digunakan. Misalnya, dengan meletakkan perangkat-perangkat teknologi pada tempat yang aman, mengantisipasi serangan virus komputer dengan menyiapkan anti-virus pada perangkat yang dimiliki, menggandakan data pada media lainnya untuk mengantisipasi kerusakan data, dan sebagainya. 5) Keberlanjutan Perlu diketahui bahwa sebuah sistem memiliki usianya masing-masing. Sistem dapat dikatakan baik jika ia dapat berjalan sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan dan beroperasi dengan optimal dalam jangka waktu itu pula. Demikian pula ILS dapat dikatakan baik jika ia dapat digunakan tidak hanya dalam tempo waktu yang singkat, misalnya 1 bulan, 2 bulan, dan seterusnya, akan tetapi ia dapat bekerja hingga beberapa tahun dan memperoleh hasil yang maksimal yang diharapkan, sebelum pada akhirnya dapat dipertimbangkan untuk diganti dengan yang lain karena satu dan lain hal. Sangat penting diketahui oleh perpustakaan bahwa untuk menjaga keberlanjutan penggunaan sistem mesti mempertimbangkan hal-hal yang telah disebutkan di atas. Maka ini merupakan tantangan terakhir yang dihadapi pada perpustakaan sekolah ini yakni menjaga keberlanjutan penerapan ILS yang saat ini telah beroperasi. Beberapa studi kasus menunjukkan bahwa sistem manajemen perpustakaan tidak berlanjut dikarenakan beberapa faktor, misalnya sistem yang sudah usang, sumber daya yang tidak memadai, kerusakan perangkat komputer, dan sebagainya. Ada juga yang beralih dari satu sistem ke sistem lainnya dikarenakan sistem yang lama sudah tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaannya. Hal-hal seperti ini mesti diketahui oleh perpustakaan sekolah sekaligus menjadi tantangan lainnya agar ada keberlanjutan pengoperasian sistem yang digunakan, meskipun disadari bahwa tidak ada sistem yang statis namun ia terus berkembang sesuai dengan masanya.

Perpustakaan sekolah sebagai bagian integral dari sekolahnya diyakini oleh sebagai orang memiliki peran penting dalam mendukung proses belajar mengajar. Dengan segala permasalahan umumnya, seperti yang dikutip dari Tirta Buana Media (2022) dan kendala yang dihadapinya, seperti tulisan dari pengalaman pribadi seorang pustakawan sekolah, Erna Hidayati, (2021), perpustakaan sekolah terus berupaya untuk eksis dalam memberikan layanan kepada setiap unsur di sekolah. Ironinya, meskipun diyakini perannya yang penting, dari grafik yang sebelumnya disajikan bahwa lebih dari 60% pada tahun 2020 lalu, sekolah-sekolah di Indonesia mulai dari tingkat SD hingga SMA belum memiliki perpustakaan, kalaupun ada perpustakaan sekolah akan menghadapi tantangan seperti yang beberapa telah disebutkan di atas, termasuk yang terjadi di Perpustakaan SMP TI Matahari Dar al-Hikmah ini. Tantangan perpustakaan sekolah dirasakan semakin berat dengan adanya amanah dari negara agar pengelolaan perpustakaan sedianya mengikuti dan menggunakan perkembangan TIK saat ini. Di satu sisi, perpustakaan sekolah mengetahui manfaatnya yang signifikan, pada sisi lain perpustakaan sekolah mengalami kesulitan dalam upayanya membawa teknologi tersebut ke perpustakaan. Menghadirkan teknologi di perpustakaan artinya menyiapkan tenaga yang terampil, anggaran yang tidak sedikit, dan lain sebagainya. Hal ini, pada sebagian perpustakaan sekolah dirasakan berat. Meskipun demikian, tidak sedikit juga kasus ditemukan di mana perpustakaan sekolah berhasil memasukkan teknologi di perpustakaan dan merasakan manfaat nyatanya. Misalnya Hery Griadhi (2015) pada tulisannya menyebutkan bahwa ada peningkatan layanan perpustakaan sekolah yang berbasis IT. Sementara itu Taufiq Kurniawan dkk., (2020) dalam tulisannya menyatakan bahwa dengan memberdayakan TIK dapat meningkatkan kemampuan pustakawan dan tenaga perpustakaan. Menghadirkan teknologi, seperti SLiMS yang diterapkan di perpustakaan sekolah ini pun juga mengalami tantangan. Tantangan ini perlu dihadapi, dan perpustakaan sekolah tidak boleh bersikap apatis agar tidak semakin jauh tertinggal oleh perkembangan zaman saat ini. Hal penting yang mesti diketahui ialah konsep akan teknologi itu sendiri bagi perpustakaan sekolah. Seperti yang digambarkan sederhana dan cukup jelas oleh Ismail, Ahmad, & Affandy, (2013) bahwa perpustakaan sekolah mesti menyediakan fasilitas TIK, akses kepada TIK, keterampilan TIK, dan yang terpenting ialah mengetahui apa tujuan dari penggunaannya. Dari mengenal dan memahami konsep ini, maka perpustakaan sekolah akan dapat lebih mempersiapkan diri dalam ‘menyentuh’ teknologi, meskipun tetap disadari bahwa dukungan dari pihak lain di sekolah dan masyarakat sangat diharapkan.