Manajemen SLiMS Perpustakaan Universitas Semarang

Unit kerja pelaksana teknis yang disingkat UPT dalam kerjanya membantu lembaga atau unit lain guna mensukseskan dalam bidang pendidikan, penelitian, serta pengabdian masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) memalui 5 hal (menghimpun, mengkategorikan, mengolah, merawat dan menyebarluaskan dari hasil informasi yang didapat). Menurut (Makmur, 2015:3) perpustakaan memiliki komponen penting dalam mengemban tugas dan mendukung tujuan lembaga induknya dalam mencapai universitas riset kelas dunia yang beridentitas kerakyatan dan berakar pada sosial budaya Indonesia serta menjadi universitas yang mandiri dan bertata kelola baik. Perpustakaan USM adalah salah satu perpustakaan yang sudah melakukan 5 cara tersebut guna mendukung kesuksesan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Ada beberapa unggulan atau pelayanan yang diberikan yaitu tempat yang strategis sehingga mahasiswa memiliki akses yang sangat mudah. Koleksi bahan bacaan terdiri dari (Buku, ebooks, Jurnal, Majalah dan Dokumen Penelitian) demi meningkatkan mutu pembelajaran di USM. Dalam Lima tahun terakhir fokus pimpinan USM begitu kerasa untuk pengembangan dan peningkatan layanan perpustakaan khususnya dalam bidang penyediaan koleki bahan bacaan yaitu dengan rata-rata 5,18 persen pertahun (Amri, 2020). Sedangkan untuk data koleksi judul sebanyak 24.421 (jumlah 38.668 eksemplar). UPT Perpustakaan USM juga berlangganan dengan penerbit jurnal internasional seperti Springer Nature (Sampai Desember 2018), Indonesia One Search (Perpusnas), Nature.com, dan beberapa eBooks yang akan berakhir dibulan November 2018 seperti World eBook Library, book 24x7, iG Publishing. Ditahun anggaran 2018-2023 kami berencana akan terus mengembangkan digitalisasi bahan perpustakaan, diantaranya Perpustakaan Universitas Semarang akan mulai melakukan pembelian buku Elektronik (eBooks) yang bersifat (Limited Access) dari berbagai penerbit ternama seperti Springer, Taylor and Francis, Ebsco dan beberapa penerbit ternama lainnya. Selain itu kami juga akan terus melakukan perbaikan layanan Perpustakaan Universitas Semarang, hal ini gayung bersambut dari rencana Pimpinan Universitas Semarang baik Yayasan maupun Rektorat yang akan membangun gedung baru yang rencananya akan memiliki 12 lantai, dimana pada salah satu lantainya adalah Ruang Perpustakaan baru dengan fasilitas canggih layaknya perpustakaan internasional. Selain melakukan digitalisasi bahan perpustakaan, UPT Perpustakaan juga sedang berkonsentrasi dalam pengembangan SDM (para pustakawan). Karena pustakawan menurut Poerwadarminta (dalam Aziz, 2006:44) adalah ahli-ahli perpustakaan dan merupakan tenaga yang berkompetensi dalam bidang perpustakaan. Sedangkan menurut (DSPI Universitas Sumatera Utara, 2004:3) pustakaan adalah seseorang yang menerapakan fungsi-fungsi perpustakaan baik aktivitas mendokumentasikan dan memberikan pelayanan pada masyarakat terkait keilmuan yang dimiliki yaitu ilmu kepustakaan yang didapat dari pendidikannya. Hal tersebut yang mendorong para pustakawan di lingkungan Universitas Semarang agar bersertifikasi nasional dengan mengikuti sertifikasi dari Perpustakaan Nasional Indonesia (PNRI) sesuai dengan klaster yang sudah ditentukan. Aplikasi (Digitalisasi) Perpustakaan Universitas Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesat memberikan dampak besar terhadap hampir semua bidang kehidupan tak terkecuali perpustakaan. Berbicara tentang teknologi informasi, tidak akan lepas dari tiga kata yaitu sistem, komputer dan aplikasi pendukungnya (Fatmawati, 2010). Munculnya teknologi informasi yang terus berkembang sangat menguntungkan perpustakaan, karena dapat memberikan kemudahan akses dan model-model pelayanan perpustakaan. Menurut (Sulistyo, 1991;87) TI (teknologi informasi) merupakan alat untuk menghasilkan sebuah data (menyimpan) kemudian data tersebut dapat dipublikasikan dalam bentuk informasi yang berguna. (E.Koswara, 1998:158) mengatakan pustakawan harus menerima tuntutan adanya teknologi komputer sebagai sarana peningkatan mutu perpustakaan. Menurut Hendrowicaksono, salah satu pustakawan diknas, sistem otomasi perpustakaan adalah implementasi teknologi informasi pada pekerjaan-pekerjaan administrasi di perpustakaan agar menjadi lebih efektif dan efesien. Sedangkan sistem perpustakaan digital adalah implementasi teknologi informasi agar dokumen digital bisa dikumpulkan, diklasifikasikan, dan bias diakses. Dalam penelitiannya (Hewiston, 2002:43) menyimpulkan bahwa banyak pustakawan mengetahui berbagai informasi elektronik namun penggunaanya masih terbatas. Menurut (Djokopranoto, 2006:242) pada dasarnya, tingkat penggunaaan teknologi informasi di perguruan tinggi dapat dibagi 4 (empat) tahap, yaitu sebagai penyedia data, penyedia informasi, penyedia pengetahuan, dan penyedia kebijakan. Para pengelola perpustakaan selalu berinovasi dalam meningkatkan peranan teknologi yang di khususkan bagai para pemustaka, menurut (Suprianto, 2008:14) peningkatan perpustakaan dapat dilihat dari penerapan teknologi informasinya. Sedangkan (Sulistyo, 1991:91) mengatakan ada 7 hal yang dapat diterapkan dalam bidang teknologi informasi perpustakaan, sebagai berikut: 1. Pengaturan informasi secara in house information (ing-griya) dan menjalankan informasi sehingga mudah dalam proses menemukan dab mengembalikan. 2. Akses data (dari pangkalan data eksternal). 3. Beban kerja perpustakaan semakin bertambah 4. Efisiensi dalam hal waktu dan tenaga. 5. Terbukanya jasa/layanan fungsi baru terkait penerapan teknologi 6. Adanya jejaring kerjasama keperpustakaan. 7. Menumbuhkan citra positif Penerapan teknologi informasi perpustakaan menjadi sangat bermanfaat di era sekarang. Menurut (Supriyanto, 2008:33) ada 2 manfaat dari penerapan teknologi informasi perpustakaan, yaitu: 1. TI (Teknologi informasi) diterapkan pada umumnya untuk pengelolaan sistem informasi perpustakaan atau lebih dikenal otomatisasi perpustakaan. 2. TI (Teknologi informasi) diterapakan untuk digitalisasi perpustakaan, yaitu dengan melakukan proses mencari sebuah informasi, mendaopatkan, menyimpan, dan mempublikasin dalam platform digital. Beberapa aplikasi digital yang dapat diakses melalui jaringan internet diantaranya : 1. www.digilib.usm.ac.id (SLiMS) Aplikasi ini mulai dikembangkan mulai dari tahun 2009-2012 secara offline, dan diakhir 2012- sekarang aplikasi digital library ini dapat diaksses secara online. Aplikasi digital library ini digunakan untuk menampung semua koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Semarang baik ditingkat Universitas ataupun Fakultas, sampai saat ini aplikasi ini sudah memiliki 21.706 Judul dan 50.095 eksemplar koleksi. Aplikasi ini mengatur semua sirkulasi perpustakaan mulai dari kebutuhan penyimpanan koleksi, pinjam meminjam buku sampai mengelola member bagi mahasiswa dan civitas akademika yang membutuhkan peminjaman koleksi Perpustakaan Universitas Semarang. 2. www.repository.usm.ac.id Aplikasi ini di launching pada tahun 2017, untuk menggantikan aplikasi “www.ilib.usm.ac.id” (2012) dan sampai sejauh ini berfungsi dengan sangat baik. Aplikasi ini menampung berbagai macam document, mulai dari penelitian dan pengabdian dosen, jurnal mahasiswa, jurnal nasional dan jurnal internasional, makalah dan berbagai dokumen lain yang digunakan untuk membackup data yang dimiliki baik oleh mahasiswa ataupun civitas akademika USM. 3. http://iprosiding.usm.ac.id Aplikasi ini berisikan prosiding atau seminar nasional yang diselenggarakan dilingkungan universitas semarang. Dalam prosiding ini memuat naskah hasil penelitian atau hasil tinjauan/gagasan yang sudah melalui proses suatu forum seminar yang dihadiri berbagai pihak. Jadi naskah yang dimuat dalam prosiding itu sudah melalui tahapan perbaikan berdasarkan hasil evaluasi penyunting yang ahli di bidangnya atau substansi yang ditampilkan akan dilihat dari sistematika penyajian, kualitas dan memenuhi kriteria yang baik. 4. http://eskripsi.usm.ac.id Aplikasi ini di launching pada awal tahun 2019 oleh Perpustakaan Universitas Semarang guna untuk membackup semua skripsi yang ada USM dan aplikasi ini akan berjalan dengan jaringan khusus USM, dengan kata lain aplikasi ini nantinya hanya dapat diakses melalui akses wifi dilingkungan Universitas Semarang. Menurut (Amri, 2020) Perpustakaan Universitas Semarang memalui E-Skripsi yang dikembangkan sejak tahun 2018 memberikan referensi tugas akhir bagi mahasiswa. Sistem E- Skripsi adalah inovasi perpustakaan Universitas Semarang berupa upload berkas skripsi mandiri yang diverifikasi oleh para pustakawan perpustakaan Universitas Semarang. Berdasarkan latar belakang tersebut studi ini bertujuan untuk mengobservasi peran layanan E-Skripsi bagi para mahasiswa Universitas Semarang. 5. Mobile Books “ Perpustakaan Universitas Semarang” Menurut (Farida, 2020) Aplikasi mobile books dibuat untuk menjawab permasalahan saat ini terjadi yaitu wabah covid-19. Mahasiswa dapat mengunduh aplikasi tersebut secara gratis di google playstore. Mobile Books USM memiliki koleksi 244 judul buku 726 eksemplar. Aplikasi perpustakaan online ini menjadi layanan favorit bagi mahasiswa Universitas Semarang dalam mencari referensi guna menyelasikan tugas akhir mereka."

Metode yang digunakan dalam penelitian ini, menggunakan penelitian kualitatif (naturalistik) yang dalam pelaksanaannya terjadi secara alamiah atau dapat disebut juga terjadi mengalir apa adanya tanpa ada proses manipulasi, penelitian ini menekankan pada deskripsi alami (Arikunto, 2006:12). Pendekatan action research digunakan untuk melakukan proses berkelanjutan guna memecahkan masalah yang biasa terjadi pada sebuah lembaga. Pengumpulan data dalam penelitian ini, menggunakan teknik wawancara, observasi dan dokumentasi. Selanjutanya data yang dihasilkan akan di analisis menggunakan pendekatan deskripstif kualitatif. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan proses analisis data sebagai berikut: 1. Analisis Proses ini dilakukan dengan melakukan pengumpulan data yang didapatkan dari lapangan, kemudian diproses dalam bentuk uraian atau laporan lengkap dan terperinci. 2. Penyajian Data Proses penyajian data dilakukan dengan cara menyajikan sebuah gambaran keseluruhan atau menampilkan bagian tertentu dari sebuah penelitian. Proses ini juga dapat dilakukan dengan mengumpulkan sebuah informasi secara tersusun kemudian dapat ditarik kesimpulan atau pengambilan tindakan. 3. Kesimpulan atau verifikasi Proses ini dilakukan untuk menggambarkan dari data yang diperoleh kemudian diproses dalam bentuk kesimpulan secara terus menerus sepanjang proses penelitian sehingga diperoleh sebuah kesimpulan.

Pada umumnya sistem teknologi informasi perpustakaan memiliki katalog online, katalog akses online, katalog akses daring perpustakaan, atau katalog akses umum talian atau Online Public Acces Catalog (OPAC). (Corbin, 1985,255) mengatakan OPAC merupakan bentuk katalog dengan mencantumkan blibliograpy koleksi bahan pustaka, yang dalam sistem kerjanya disimpan dalam media rekam (magnetic disk) dengan bentuk platform online. OPAC merupakan sebuah sistem katalog yang dalam sistem kerjanya diterapkan secara online (dapat diakses secara umum) guna menelusuri bahan pustaka yang disediakan, pemustaka dapat menelusuri terkait dengan lokasi bahan pustaka (memastikan ada atau sedang dipinjam). Menurut (Horgan, 1994,1) OPAC merupakan aplikasi pencarian dan pengembalian (temu balik) sebuah informasi, dengan mengedepankan sebuah inputan yang terhubung pada file yang terindeks. Pemaksimalan sistem OPAC ini sebagai tools atau alat bantu guna mencari/menelusuri informasi perpustakan yang terhubung dengan jaringan Local Area Network (LAN). Sedangkan OPAC dari (Feather, 1997,330) merupakan pangkalan data dengan memasukkan blibliografi sebagai bentuk penggambaran perpustakaan tertentu. Penerapan akses secara online menggunakan terminal komputer dalam mencari kolkesi bahan pustaka, hal ini memudahkan bagi para pemustaka untuk mendapatkan nama pengarang, judul, subjek, keyword, dan lain-lain. Pada umumnya OPAC merupakan sebuah sistem informasi temu balik berbasis komputer yang diperuntukan untuk para pemustaka sehingga mudah dalam proses mencarian koleksi bahan pustaka. Gambar 1. Tampilan OPAC Universitas Semarang OPAC atau Sistem integrasi perpustakaan Universitas Semarang ini, dikembangkan sendiri oleh tim librarian Perpustakaan USM, dengan tujuan memberikan kemudahan bagi pengguna, dengan cara memasukkan “Keyword” buku yang akan dicari, pilihan “All” untuk mendapatkan informasi dan lokasi bahan pustaka yang tersedia, sedangkan “Advand Search” merupakan fasilitas yang berfungsi untuk menemukan bahan pustaka dengan lebih mudah dan akurat yaitu dengan mengisi: Title, Subject, Collection Type, GMD, Author(s), ISBN/ISSN, dan Location. Sedangkan menu utama berupa Home, Library, Journals dan Resources. Menu Library menyediakan informasi bagi pengguna berupa link Perpustakaan USM mulai dari link UPT Perpustakaan Universitas Semarang, Perpustakaan Fakultas Ekonomi, Perpustakaan Fakultas Hukum, Perpustakaan Fakultas Teknik, Perpustakaan Fakultas Psikologi, Perpustakaan Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi, Perpustakaan Fakultas Teknologi Pertanian dan Perpustakaan Pasca Sarjana. Menu library juga memberikan informasi “New collections + updated” yaitu berupa koleksi-koleksi buku-buku baru yang ada di Perputakaan Universitas Semarang. Gambar 2. Pencarian Koleksi Buku Gambar diatas adalah contoh pencarian koleksi buku yang ada di Perpustakaan Universitas Semarang, sistem akan memperlihatkan informasi keberadaan buku, misal pengguna mencari buku “Data Mining” sistem akan memberikan informasi jumlah record-nya di masing-masing perpustakaan yang ada di Universitas Semarang. Gambar 3. OPAC SliMS 9 Bulian Versi OPAC SLiMS 9 Bulian dibuat menjadi lebih segar dengan template OPAC Classic yang sudah dioptimalkan untuk memudahkan pengguna dalam mengakses katalog-katalog buku yang tersedia. Pada template SLiMS 9 Bulian ini, ditampilkan informasi data blibliografi berdasarkan klasifikasi. Ditampilkan pula informasi daftar koleksi terpopuler, informasi daftar koleksi terbaru, informasi daftar koleksi yang diperbarui dan informasi daftar peminjam. Sedangkan untuk menu utama ditampilkan pada header template sehingga dapat terlihat oleh pengguna. Beberapa menu SliMS yang sering digunakan dalam perpustakaan Universitas Semarang yaitu Menu Blibliograpy, Membership, Circulation, Stock Take, Reporting, Seria Control, System dan Master File.

Dari hasil penerapan aplikasi SliMS dapat diketahui bahwa aplikasi otomasi perpustakaan ini tidak membutuhkan dana yang begitu besar. Adanya SliMS menjadi peluang buat para pengelola perpustakaan di Indonesia yang mungkin minim dengan pendanaan karena sistem ini berbasis free source software. SliMS terbukti mampu menjadi solusi para pengelola perpustakaan dalam mengimplimentasikan sistem otomasi perpustakaan secara mandiri. SliMS merupakan produk open source software yang cukup komplit karena selalu megembangkan sistemnya (upgrade) dengan menyesuaikan perkembangan zaman dan disesuaikan dengan kebutuhan para pustakawan. Secara luas aplikasi perpustakaan ini banyak diterapkan diberbagai negara, seperti Saudi Arabia, Malaysia, Singapura, Thailand, China, Jerman, Banglades, Korea dan negara-negara maju lainnya.