Efektifitas Sipas Sebagai Temu Balik Arsip Aktif

Perkembangan teknologi diiringi dengan meningkatnya kebutuhan akan informasi di setiap organisasi. Oleh karena itu, arsip sebagai sumber informasi akan sangat bermanfaat apabila mampu memberikan layanan informasi dengan mudah dan cepat (Mulyadi, 2018). Pelayanan informasi kearsipan dapat dikatakan baik apabila memiliki efektifitas sistem temu kembali arsip yang baik. Temu balik adalah suatu kegiatan atau proses yang dilakukan untuk mencari dokumen yang dibutuhkan oleh pengguna dengan tujuan untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan atau relevan (Juniarso & Krismayani, 2018). Relevansi yang dimaksud adalah seperti yang dikatakan menurut (Saracevic, 2008), yaitu Tujuan penilaian relevansi dalam tes IR adalah untuk sedekat mungkin dengan situasi kehidupan nyata sehingga hasil tes akan memiliki validitas kehidupan nyata. Sedangkan efektivitas pencarian arsip adalah tingkat kesesuaian dokumen yang diminta dengan permintaan atau relevansi pengguna (Karyono et al., 2012). SMKN 8 Semarang merupakan salah satu lembaga pendidikan yang secara manual masih menggunakan buku agenda dalam pengelolaan arsip aktif khususnya surat masuk dan surat keluar. Hal ini membuat temu balik arsip aktif membutuhkan waktu yang lama. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk membuat suatu inovasi berupa sistem pemberkasan yang disebut dengan (SIPAS) sebagai alat temu kembali arsip aktif di SMKN 8 Semarang. Diharapkan dengan adanya SIPAS dapat memudahkan petugas arsip untuk mencatat, menyimpan, dan terutama temu balik arsip aktif secara elektronik.

Subjek yang digunakan dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai tata usaha SMKN 8 Semarang, sedangkan objek utama penelitiannya adalah (SIPAS). Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang berusaha menggambarkan suatu gejala, peristiwa, peristiwa yang sedang terjadi pada masa kini. Sedangkan untuk pendekatan kuantitatif, (Arikunto, 2013) menjelaskan bahwa pendekatan tersebut menggunakan kuantitatif karena menggunakan angka-angka, mulai dari pengumpulan data, interpretasi data, dan tampilan hasil. Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi studi pustaka, wawancara, sosialisasi, dan eksperimen. Studi pustaka digunakan untuk mencari informasi tentang pembuatan program sistem kearsipan dan bagaimana menguji efektifitas program temu balik arsip. Peneliti melakukan wawancara dengan Bapak Budi Prastowo selaku kepala Tata Usaha dan Ibu Desi Tresiana selaku salah satu pengelola arsip di SMK Negeri 8 Semarang, wawancara dilakukan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari SIPAS sehingga SIPAS dapat dikembangkan. ditingkatkan lebih baik lagi. Sosialisasi dilakukan dengan tujuan untuk mengenalkan SIPAS kepada seluruh pegawai Tata Usaha SMK Negeri 8 Semarang, dalam kegiatan sosialisasi ini peneliti mendapat kritik dan saran untuk kesempurnaan SIPAS. Tahap terakhir adalah eksperimen, eksperimen dilakukan untuk menguji keefektifan pertemuan SIPAS pada setiap kata kunci surat masuk dan surat keluar. Surat yang masuk memiliki 5 kata kunci diantaranya Undangan, Permohonan, Penawaran, Lomba, Observasi. Surat keluar memiliki 5 kata kunci diantaranya Surat Tugas, Cuti, Undangan, SK, MOU. Efektivitas setiap kata kunci dihitung menggunakan matriks akurasi yang diusulkan oleh Chowdury.

Efektivitas SIPAS pada Arsip Aktif Surat Masuk Gambar 1. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Undangan Tabel 2. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Undangan Undangan Relevant Irrelevant Total Rediscovered 38 0 38 Not Found 0 74 74 Total 38 74 112 Perolehan: 38/38 x 100% = 100% Keakuratan: 38/38 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat masuk dengan kata kunci Undangan diperoleh hasil akurasi 100% dimana arsip ditemukan kembali yaitu relevan adalah 38 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 74. Total ada 112 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 8 detik. Gambar 2. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Penawaran Table 3. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Penawaran Penawaran Relevant Irrelevant Total Rediscovered 28 0 28 Not Found 0 84 84 Total 28 84 112 Perolehan: 28/28 x 100% = 100% Keakuratan: 28/28 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat masuk dengan kata kunci Penawaran diperoleh hasil akurasi 100% dimana arsip ditemukan kembali yaitu relevan adalah 28 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 84. Total ada 112 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 10 detik. Gambar 3. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Permohonan Tabel 4. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Permohonan Permohonan Relevant Irrelevant Total Rediscovered 19 0 19 Not Found 0 93 93 Total 19 93 112 Perolehan: 19/19 x 100% = 100% Keakuratan: 19/19 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat masuk dengan kata kunci Permohonan diperoleh hasil akurasi 100% dimana arsip yang ditemukan kembali yaitu relevan adalah 19 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 93. Total ada 112 surat di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 10 detik. Gambar 4. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Lomba Tabel 5. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Lomba Lomba Relevant Irrelevant Total Rediscovered 18 0 18 Not Found 0 94 94 Total 18 94 112 Perolehan: 18/18 x 100% = 100% Keakuratan: 18/18 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat masuk dengan kata kunci Lomba diperoleh hasil akurasi 100% dimana arsip ditemukan kembali yaitu relevan adalah 18 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 94. Total ada 112 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 8 detik. Gambar 5. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Observasi Tabel 6. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Observasi Observasi Relevant Irrelevant Total Rediscovered 9 0 9 Not Found 0 103 103 Total 9 103 112 Perolehan: 9/9 x 100% = 100% Keakuratan: 9/9 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat masuk dengan kata kunci Observasi diperoleh hasil akurasi 100% dimana arsip ditemukan kembali yaitu relevan adalah 9 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 103. Total ada 112 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 8 detik. Efektivitas SIPAS pada Arsip Aktif Surat Keluar Gambar 6. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Surat Tugas Tabel 7. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Surat Tugas Surat Tugas Relevant Irrelevant Total Rediscovered 50 0 50 Not Found 0 40 40 Total 50 40 90 Perolehan: 50/50 x 100% = 100% Keakuratan: 50/50 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat keluar dengan kata kunci Surat Tugas diperoleh hasil akurasi 100% dimana arsip ditemukan kembali yaitu relevan adalah 50 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 40. Total ada 90 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 10 detik. Gambar 7. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Cuti Tabel 8. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Cuti Cuti Relevant Irrelevant Total Rediscovered 16 0 16 Not Found 0 74 74 Total 16 74 90 Perolehan: 16/16 x 100% = 100% Keakuratan: 16/16 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat keluar dengan kata kunci Cuti didapatkan hasil akurasi 100% dimana arsip yang ditemukan kembali yaitu relevan adalah 16 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 74. Total ada 90 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 8 detik. Gambar 8. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Undangan Tabel 9. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: Undangan Undangan Relevant Irrelevant Total Rediscovered 10 0 10 Not Found 0 80 80 Total 10 80 90 Perolehan: 10/10 x 100% = 100% Keakuratan: 10/10 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat keluar dengan kata kunci Undangan didapatkan hasil akurasi 100% dimana arsip yang ditemukan kembali yaitu relevan bernilai 10 dan tidak relevan bernilai 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan bernilai 0 dan tidak relevan adalah 80. Total ada 90 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 8 detik. Gambar 9. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: SK Tabel 10. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: SK SK Relevant Irrelevant Total Rediscovered 10 0 10 Not Found 0 80 80 Total 10 80 90 Perolehan: 10/10 x 100% = 100% Keakuratan: 10/10 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat keluar dengan kata kunci SK diperoleh hasil akurasi 100% dimana arsip ditemukan kembali yaitu relevan adalah 10 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 80. Total ada 90 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 8 detik. Gambar 10. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: MOU Tabel 11. Hasil Penelitian dengan Kata Kunci: MOU MOU Relevant Irrelevant Total Rediscovered 4 0 4 Not Found 0 86 86 Total 4 86 90 Perolehan: 4/4 x 100% = 100% Keakuratan: 4/4 x 100% = 100% Hasil penelitian uji keefektifan SIPAS pada menu surat keluar dengan kata kunci MOU diperoleh hasil akurasi 100% dimana arsip ditemukan kembali yaitu relevan adalah 4 dan tidak relevan adalah 0. Sedangkan arsip tidak ditemukan yaitu relevan adalah 0 dan tidak relevan adalah 86. Total ada 90 huruf di SMKN 8 Semarang. Temu balik hanya dilakukan dalam waktu 6 detik.

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan dapat disimpulkan bahwa SMK Negeri 8 Semarang menerima program SIPAS sebagai pengganti buku agenda dalam pengelolaan arsip aktif khususnya surat masuk dan surat keluar secara elektronik. SIPAS memiliki efektivitas yang baik dalam pencarian arsip, baik surat masuk maupun surat keluar. Hasil uji keefektifan temu balik surat masuk dan surat keluar pada masing-masing kata kunci diperoleh akurasi sebesar 100%. Temu balik yang sebelumnya dilakukan secara manual membutuhkan waktu sekitar 30 menit, dengan temu balik arsip SIPAS hanya membutuhkan waktu antara 8 hingga 10 detik. Besar harapan peneliti agar SIPAS dapat bermanfaat untuk mendukung sistem kearsipan khususnya pengelolaan surat masuk dan surat keluar.