Pendekatan Metode Scrum dalam Pengembangan Sistem Pengarsipan Penelitian, Pengabdian, dan Publikasi

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M) merupakan lembaga yang menangani kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat (PkM), dan publikasi ilmiah dosen, mahasiswa, serta civitas akademika. Karena kepentingan ini, informasi-informasi terkait penelitian, PkM, dan publikasi ilmiah dari LP2M harus mudah diakses oleh dosen, mahasiswa, civitas akademika, dan seluruh masyarakat secara cepat dan informatif. Para civitas akademika diharapkan juga bisa berperan aktif dalam mengawal penelitian, PkM, dan publikasi (Fahmi et al., 2020). Berdasarkan hal tersebut, perlu dikembangkan sistem informasi yang lebih interaktif dan dapat membantu secara efektif terkait pengarsipan data penelitian, PkM, dan publikasi ilmiah. Informasi ketiga hal tersebut hingga saat ini masih belum terintegrasi. Informasi tentang publikasi ilmiah misalnya, masih berada di Sistem repositori yang dikelola oleh Perpustakaan Pusat. Informasi tentang kegiatan penelitian dikelola di bawah Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama (Diktis Kemenag) melalui sistem Litapdimas, yang di dalamnya memuat laporan, penggunaan anggaran penelitian, informasi outcome penelitian, dan lainnya. Jika pada sistem Litapdimas mengalami kerusakan, maka dimungkinkan dokumentasi penelitian yang dilakukan oleh civitas akademika sulit untuk dilacak terutama pada dokumentasi dalam bentuk file. Kedepannya setiap Satuan Kerja di bawah Diktis diminta mengembangkan aplikasi internal sebagai feeder ke sistem Litapdimas pusat ini. Sedangkan untuk PkM terdapat sistem Simmen untuk mengelola pengabdian dosen dan Sipemas untuk mengelola pengabdian mahasiswa (KKM) yang ada pada tingkat universitas. Dari berbagai sistem yang ada tersebut perlu adanya integrasi dalam satu wadah, supaya memudahkan dalam melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian, PkM, dan publikasi para civitas akademika. Sistem yang ada saat ini masih dalam proses pengintegrasian menggunakan web service REST (Hanani, 2020). Hingga saat ini, berdasarkan hasil pengamatan sistem penelitian, PkM, dan publikasi ilmiah belum sepenuhnya memberikan informasi yang lengkap. Sebagaimana penjelasan di atas, data arsiparis ketiga komponen tersebut perlu untuk dibuatkan sistem yang secara khusus mendokumentasikannya. Upaya ini diharapkan memberikan informasi yang komprehensif dan setiap saat dapat diketahui oleh siapapun melalui sistem informasi secara online, sekaligus memudahkan dalam proses pelacakan data produk penelitian, PkM, dan publikasi dalam kegiatan akreditasi program studi hingga universitas. Pada penelitian sebelumnya telah dikembangkan BOT pada aplikasi Telegram di smartphone untuk mengakses informasi penelitian dan HKI (Mulyanto, 2020). Penjelasan singkat di atas mengarahkan pentingnya pengembangan Sistem Informasi Penelitian, PkM, dan Publikasi Ilmiah (SIP3). Untuk mengembangkan sistem tersebut diperlukan model yang secara khusus memudahkan peneliti dalam mengembangkan sistem, yaitu model Scrum. Model ini merupakan pengembangan dari kerangka kerja Agile yang tujuan utamanya adalah mempercepat proses implementasi dan penyampaian pada manajemen sistem informasi (Alqudah & Razali, 2016). Model scrum sudah banyak dijadikan acuan dalam mengembangkan Sistem Informasi maupun perangkat lunak karena dapat lebih cepat dan lebih fleksibel daripada model konvensional seperti waterfall. Beberapa studi yang telah memanfaatkan model scrum di antaranya adalah (Ependi, 2018; Gunawan et al., 2017; Hadinata dan Muhammad Nasir et al., 2017; Haryana, 2019; Prabowo & Wiguna, 2021; Riana, 2021; Rizaldi et al., 2016; Toreh et al., 2016; Wulandari et al., 2020). Sehingga di sini, Scrum menjadi model Agile yang mudah untuk diimplementasikan dan yang memungkinkan pengembangan sistem atau aplikasi secara efektif, praktis, dan dalam waktu yang singkat (A. Srivastava et al., 2017). Penelitian ini diharapkan mengukur seberapa efektif pengembangan dan penggunaan SIP3 pada pengelolaan berkas penelitian, PkM, dan publikasi menggunakan pendekatan scrum. Di mana sistem tersebut dapat menginformasikan tentang data statistik yang bersifat dinamis.

Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan pendekatan scrum. Model kerangka kerja ini ideal untuk proyek yang sering berubah dan memiliki tenggat waktu yang pendek. Strategi ini ditujukan untuk kelompok yang terdiri dari tiga sampai sembilan orang yang pekerjaannya dibagi ke dalam istilah sprint untuk menyelesaikan satu lingkup pekerjaan dalam jangka waktu yang ditentukan. Tim berkumpul setiap hari untuk meninjau kemajuan dalam pertemuan yang dikenal sebagai daily scrum (Friess, 2018). Langkah pengembangan sistem dengan model scrum ditunjukkan pada Gambar 1. Keunggulan dari metode scrum ini di antaranya adalah kemudahan beradaptasi, membuatnya mudah untuk memperbarui dan membuat perubahan secara teratur. Membantu manajer mengukur produktivitas individu dengan meningkatkan kecepatan proses pengembangan dan mengembalikan proyek yang lambat ke jalurnya. Tim pengembang memegang sebagian besar keputusan. Hal ini memungkinkan individu untuk berkonsentrasi dan menjadi lebih termotivasi. Selain itu, strategi ini meningkatkan komunikasi dan produktivitas tim. Sedangkan kelemahannya adalah sangat baik untuk aplikasi skala kecil yang berubah dengan cepat. Aplikasi skala besar tidak disarankan menggunakan strategi ini. Memecah pengembangan produk menjadi sprint yang lebih kecil membutuhkan persiapan yang cermat. Untuk menggunakan strategi ini, dibutuhkan orang-orang berpengalaman yang telah mengerjakan proyek yang sebanding dengan yang dikerjakan sekarang. Anggota tim harus memiliki berbagai keterampilan untuk membantu mereka melakukan pekerjaan di luar bidang kompetensi mereka (P. Srivastava & Jain, 2017). Untuk memberikan informasi yang lengkap maka dilakukan analisis kebutuhan yang berkaitan dengan pengembangan SIP3. Kebutuhan sistem didapatkan dari interview para pengguna/stakeholders seperti pimpinan LP2M, dosen, civitas akademika. Sebelum sistem SIP3 dibuat, tentunya dilakukan perancangan terlebih agar pada saat pengembangan nantinya lebih terarah. Perancangan meliputi perancangan use case diagram, activity diagram, class diagram, serta perancangan basis data dan antar muka sistem. Hasil dari tahap ini adalah sebuah rancang bangun atau prototipe dari sistem SIP3. Implementasi SIP3 dikerjakan melalui pendekatan model scrum, di mana projek dikerjakan dalam tim, dan implementasi dikerjakan tiap hari dengan kegiatan yang disebut daily scrum. Sistem yang dikembangkan merupakan sistem berbasis website yang dapat dibuka melalui browser yang terkoneksi dengan internet. Sistem ini dikembangkan menggunakan framework Laravel yang merupakan salah satu framework berbasis PHP yang banyak digunakan saat ini. Basis data yang digunakan adalah basis data MySQL. Beberapa fitur yang ada antara lain halaman beranda, log in dan registrasi, halaman penelitian, PkM, dan publikasi. Product Backlog Analisis kebutuhan sistem dilakukan dengan melakukan interview kepada para pimpinan di LP2M, yaitu Ketua dan Sekretaris LP2M, Kepala Pusat Penelitian, Kepala Pusat Publikasi Ilmiah, dan Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat. Serta dilakukan pengumpulan pendapat terhadap beberapa pengguna sistem di LP2M yang ada saat ini. Sprint Planning Planning dalam pengembangan sistem ini dibagi dalam beberapa fitur, yang pertama adalah pengembangan fitur untuk penelitian, kedua adalah pengembangan fitur pengabdian, dan ketiga adalah pengembangan fitur publikasi. Rata-rata pengerjaan masing-masing fitur memakan waktu dua pekan, sehingga dibutuhkan kurang lebih enam pekan untuk menyelesaikan ketiga fitur. Pada setiap dua pekan dilakukan review terhadap hasil pengembangan (sprint review). Sebelum dilakukan pengembangan sistem, terlebih dahulu dilakukan perancangan basis data dan rancangan antar muka sistem. Sprint Backlog Pada saat proses perancangan sistem, mulai dari perancangan bisnis proses, basis data, hingga user interface dilakukan bersama dalam oleh semua anggota tim. Pembagian kerja dilakukan secara paralel untuk masing-masing orang. Kemudian setelah rancangan selesai, dimulai pengembangan modul yang juga dikerjakan secara paralel dalam satu modul, misalnya pada modul penelitian terdapat fitur menambahkan data penelitian, menampilkan detil penelitian, dan edit penelitian yang dikerjakan setiap orang satu fitur mulai dari model, controller, hingga view. Daily Scrum Tahapan ini merupakan implementasi sistem pada framework Laravel. Arsitektur pada Laravel dibagi menjadi model, view, dan controller. Model merupakan representasi dari entitas pada basis data yang mengatur semua koneksi ke basis data. Hubungan antar entitas pada model diimplementasikan dengan Eloquent Model dari Laravel. Controller merupakan script untuk mengatur proses bisnis pada sistem, seperti hak akses, pengarahan halaman, membuat fungsi-fungsi pada setiap modul, dan sebagainya. View adalah script untuk menampilkan halaman tertentu pada browser. Semua url untuk mengakses masing-masing halaman atau modul dideskripsikan pada file route/web.php, pada file ini juga dideskripsikan hak akses masing-masing url. Sprint Review Review progress pengembangan dilakukan setiap dua pekan untuk melihat dan menguji setiap fitur sesuai planning. Review dilakukan dengan pertemuan rutin baik offline maupun onilne untuk menguji sistem apakah sudah berjalan sesuai bisnis proses. Review ini juga untuk melihat celah dan bug pada sistem. Sprint Retrospective Sprint retrospective dilakukan ketika ada revisi terkait review hasil pengembangan sistem dan lebih detail lagi dilakukan evaluasi terhadap keseluruhan sistem yang telah selesai oleh para stakeholder.

Hasil dari pengembangan sistem SIP3 ini ada beberapa fitur/modul, yaitu fitur penelitian, fitur pengabdian kepada masyarakat, dan fitur publikasi. Setiap fitur dibuat saling terkoneksi satu sama lain. Sistem yang dibangun telah dideploy ke server sehingga dapat diakses secara online. Beberapa tampilan menu dan fitur pada sistem ditunjukkan pada Gambar 2. Halaman utama sistem menampilkan beberapa bagian, yaitu bagian header, bagian body content, dan grafik statistik. Ada beberapa tombol pada menu navigasi di bawah bagian header, termasuk Beranda, Penelitian, Publikasi, Pengabdian, dan Log In. Sedangkan pada bagian body, pengguna dapat memilih dari sub menu seperti Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian, yang keduanya sama-sama berfungsi untuk mengarahkan pengguna ke halaman yang dipilih. Sistem informasi yang dibuat, telah diuji untuk mengetahui apakah sistem informasi tersebut dapat berfungsi dengan baik dan sesuai dengan batasan-batasan yang ditetapkan atau masih membutuhkan perbaikan. Tahap ini sekaligus menjawab efektifitas produk sistem yang dihasilkan dengan memberikan kuisioner terhadap para stakeholder. Evaluasi dilakukan dengan menilai tiga aspek sistem, yaitu kualitas sistem, kualitas informasi, dan manfaat yang didapat. Ketiga aspek tersebut dijabarkan pada Tabel 1. Penilaian dilakukan oleh 30 orang responden yang mencoba menggunakan SIP 3 dengan penilaian skala Likert 5 skala, nilai 1 berarti sangat tidak sesuai dan skala 5 berarti sangat sesuai. Hasil penilaian oleh stakeholder ditunjukkan pada Tabel 2. Aspek yang paling tinggi skornya adalah aspek manfaat penggunaan sistem, di mana skor rata-ratanya adalah 4.30. Skor rata-rata tertinggi pada pernyataan M1: “SIP3 membantu pengarsipan data penelitian, pengabdian, dan publikasi menjadi lebih efektif dan efisien” sebesar 4.50. Pada aspek kualitas informasi didapatkan penilaian yang baik dari para stakeholder dengan rata-rata skor 3.92. Hal ini menunjukkan bahwa dengan adanya sistem SIP3 ini dapat menyampaikan informasi yang sesuai dan bermanfaat bagi kebutuhan pengguna. Kekurangan dari sistem SIP3 ini dapat dilihat dari skor rata-rata paling rendah, yaitu dari sisi tampilan dengan skor 3.75, pada aspek kualitas sistem. Sehingga dapat dinyatakan bahwa sebagian besar dari stakeholder mengharapkan tampilan yang lebih menarik pada sistem yang sudah dikembangkan saat ini.

Sistem Informasi Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Publikasi (SIP3) dibuat sebagai jawaban atas kajian kebutuhan pengguna yang terlibat dalam kegiatan penelitian, PkM, dan publikasi di universitas. Diagram use case, diagram aktivitas, dan diagram ER menjadi acuan implementasi pada yang diperoleh dari proses desain sistem. SIP3 dikembangkan menggunakan teknik scrum dan implementasinya menggunakan framework Laravel. Pendekatan awal ini menghasilkan tiga fungsionalitas: penelitian, PkM, dan publikasi. Dengan pendekatan scrum ini, pengembangan hanya membutuhkan waktu sekitar enam pekan untuk ketiga fungsionalitas tersebut. SIP3 dievaluasi manfaat dan kepraktisannya menggunakan tiga kriteria: kualitas sistem, kualitas informasi, dan manfaat. Dari ketiga komponen tersebut, komponen “manfaat” memiliki skor rata-rata paling tinggi, yaitu 4,3.