PENGELOLAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN PUSAT GRAHA KANDAGA UNIVERSITAS PADJADJARAN

Arsip dan pengelolaannya adalah topik yang penting dalam manajemen informasi. Pengelolaan arsip mencakup semua tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa arsip tetap terorganisir, mudah diakses, dan terlindungi dari kerusakan atau kehilangan.1 Sebab, arsip adalah kumpulan dokumen, rekaman, atau informasi penting yang disimpan untuk tujuan referensi atau bukti. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatur tentang kearsipan nasional, yaitu tentang pengelolaan arsip yang meliputi penerimaan, pengelolaan, penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan pengamanan arsip.2 Pengelolaan arsip yang baik harus memperhatikan undang-undang tersebut di atas, serta mengikuti standar dan prosedur yang ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan. Selain itu, pengelolaan arsip yang baik juga harus memperhatikan aspek keamanan, ketersediaan, integritas dan keakuratan informasi yang tersimpan dalam arsip. Untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang baik, dibutuhkan tahapan yang jelas dan terorganisir. Adapun tahapan pengelolaan arsip memiliki beberapa tahapan yakni pengorganisasian arsip;sistem penyimpanan arsip; penilaian pengelolaan arsip; peralatan & pelengkapan arsip; pemeliharaan, perawatan & pengamanan arsip; dan penyusutan arsip.3 Melalui tahapan-tahapan tersebut, memudahkan organisasi dalam pengambilan keputusan dan meningkatkan efisiensi operasional. Salah satu organisasi yang melakukan pengelolaan arsip adalah perpustakaan pusat Graha Kandaga Universitas Padjajaran. Organisasi ini merupakan organisasi informasi yang fokus mengelola bahan pustaka untuk dilayankan kepada penggunanya. Namun, sebagai organisasi informasi ternyata memiliki arsip yang tercipta atau diciptakan. Arsip tersebut tentu saja harus dikelola agar dapat dimanfaatkan ataupun disimpan sebagai koleksi perpustakaan. Pengelolaan arsip dan bahan pustaka memiliki tahapan yang berbeda. Sehingga tahapan pengelolaan arsip perlu dikaji lebih dalam agar tidak berbenturan ataupun menimbulkan persoalan dalam pengelolaan bahan pustaka.4 Penelitian ini diawali dengan pengamatan langsung terhadap arsip perpustakaan pusat Graha Kandaga Universitas Padjajaran. Berdasarkan hasil pengamatan, arsip di perpustakaan tersebut arsip menjadi koleksi yang dapat dimanfaatkan guna mendukung pembelajaran sepanjang hayat dan penunjang kebutuhan pengguna. Pemanfaatan arsip memunculkan permasalahan dalam perawatan dan keusangan arsip. Permasalahan tersebut termasuk ke dalam tahapan pengelolaan arsip. Sehingga peneliti tertarik menganalisis tahapan pengelolaan arsip di perpustakaan pusat Graha Kandaga Universitas Padjajaran. Penelitian ini diharapkan menjadi pertimbangan arsip menjadi koleksi perpustakaan karena tata kelola yang berbeda membutuhkan mekanisme dan kebijakan yang spesifik. LANDASAN TEORI Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi pada hakikatnya memegang ujung tombak sebagai sarana penunjang pembelajaran. Dalam menjalankan fungsinya, perpustakaan perguruan tinggi diharapkan dapat memenuhi kebutuhan akan mobilitas informasi serta ilmu pengetahuan yang dewasa kini lajunya semakin berkembang dan variatif. Maka dari pada hal tersebut, tiap-tiap perguruan tinggi di Indonesia seyogyanya menghadirkan perpustakaan sebagai salah satu fasilitas penunjang kegiatan belajar–mengajar di lingkungan perguruan tinggi.5 Perpustakaan perguruan tinggi sendiri memiliki peran yang sangat penting, karena ia bergerak sebagai penunjang sarana pembelajaran yang berlangsung di perguruan tinggi tersebut dengan menyediakan akses terhadap bahan pustaka bagi pemustaka (users). The hearth of university adalah istilah yang melekat bagi perpustakaan perguruan tinggi karena perannya yang ibarat Pusat dari perguruan tinggi untuk menyalurkan ilmu, sehingga eksistensinya sangat berguna bagi civitas akademika yang berada di dalamnya.6 Perpustakaan perguruan tinggi selaku bagian dari suatu perguruan tinggi yang pada dasarnya menerapkan ‘Tri Dharma Perguruan Tinggi’ yang melaksanakan sistematika pedoman yang digunakan sebagai acuan dalam panduan, yang mana hal ini menjadi salah satu daripada bentuk urgensi diperlukannya pengetahuan tentang bagaimana seharusnya standar nasional perpustakaan dilaksanakan dengan aturan teknis yang tepat, seperti penghimpunan koleksi, penyiangan koleksi, pelayanan koleksi, prosedur dalam pemilahan koleksi, pelayanan yang berorientasi kepada pemustaka, serta perawatan koleksi bahan pustaka yang dilakukan di perpustakaan perguruan tinggi yang semestinya. Berbicara mengenai perguruan tinggi, perguruan tinggi sendiri merupakan lembaga pendidikan yang mencakup Institut, Universitas, Akademi, politeknik, hingga sekolah tinggi.7 Koleksi Perpustakaan Koleksi perpustakaan ialah merupakan suatu sumber pengetahuan beserta informasi yang mana hal ini tentunya bermanfaat bagi para pemustaka (users) untuk mendapatkan ilmu baru atau mendapat manfaat untuk mempelajari sesuatu hal yang dirasa awam dan baru dicoba. Tak hanya akan mendapatkan sesuatu hal yang baru untuk dipelajari dan diketahui, koleksi perpustakaan juga bersifat dapat menjadi sarana rekreasi bagi para pemustaka (users) dikarenakan isi yang terkandung di dalamnya dapat menjadi media yang mewadahi suatu hal yang dapat menghibur bagi pemustaka (users).8 Arsip Arsip merupakan salah satu bentuk dari koleksi yang ada atau dipunyai oleh lembaga informasi, salah satunya ialah perpustakaan. Secara awamnya, arsip dapat dikaitkan dengan bentuk penyimpanan data yang cenderung pribadi dan rahasia. arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai fungsi untuk dapat diambil kembali dengan cepat pada saat dibutuhkan. Dari penyataan tersebut kita dapat mengira secara gambaran kasar bahwasannya arsip bukanlah hanya sebatas data berbasis tradisional sahaja, namun juga mencakup seluruh rekam (record) dokumen yang kiranya diperlukan untuk keperluan di masa mendatang. Jenis Arsip Dari segi fungsibisa dipilahmenjadi duayaitu sebagai berikut arsip statis dan arsip dinamis.Arsip dinami merupakan arsip yangdifungsikan didalam aktivitassehari-hari. Sementaraarsip statisadalah arsip yangfungsinyatidakdifungsikandengan cara kontandigunakan dalam proses pengagendaan, pengelolaan kehidupan berbangsa atau untuk pengelolaan sehari-hari administrasi Negara.10 Jenis arsip terbagi dua yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang difungsikan secara kontan didalam pelaksanaan, perencanaan, serta aktivitas administrasi yang lain. Arsip dinamis dipilah menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (active record) dan arsip dinamis inaktif (inactive record). Sedangkan arsip statis (archive)merupakan arsip yang sudah tidakdibutuhkan didalam pekerjaan atau aktivitas bagi pengarang,akan tetapi memiliki manfaatlain yang layak diabadikan ditujukan sebagai barang bukti dan manfaat yang lain dimasa depan.11 Tahapan Pengelolaan Arsip 1.Pengorganisasian Arsip Memiliki arti sebagai pihak yang memiliki wewenang dalam melakukan pengarsipan. Pengorganisasian arsip dalam kantor ada tiga jenis yakni sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi. Sentralisasi berarti pengelolaan semua arsip diserahkan pada unit khusus yang dijadikan sebagai sentral arsip. Desentraslisasi berarti arsip dikelola di masing-masing unit kerja.Sedangkan Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi berartipengelolaanarsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. 2.Penilaian Pengelolaan Arsip Penilaian disini maksudnya apakah pengelolaan arsip dalam suatu periode(jangka waktu tertentu) harus dipertahankan atau dilakukan perubahan untuk pembenahan. Cara untuk melihat apakah sistem penyimpanan yang digunakan sudah baik atau belum yaitu dengan mmenghitung angka cermat arsip. Angka cermat arsip adalah angka perbandingan antara jumlah arsip yang tidak ditemukan pada waktu diperlukan dengan jumlah arsip yang ditemukan. 3.Peralatan dan Perlengkapan Arsip Peralatan disini bisa berupa peralatan penyimpanan tegak, menyamping, elektrik, alat untuk word processing, alat untuk media komputer, dan alat penyimpanan visible. Sedangkan untuk perlengkapan arsip diantaranya penyekat, map (folder), petunjuk (guide), kata tangkap (judul yang terdapat pada tonjolan) dan alat bantu kearsipan bisa berupa label atau stiker. 4.Penyusutan Arsip Pengurangan jumlah arsip untuk mengurangi tumpukan arsip dikantor merupakan bagian dari penyusutan arsip.Pemindahan dokumen sifatnya internal yaitu dari unit pengolah ke unit kearsipan dilingkungan perusahaan. Sedangkan penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan kegiatan pemerintahan.12

Metode penelitian yang penulis lakukan ialah dengan menerapkan metode penelitian deskriptif kualitatif. Metode ini berorientasi kepada bagaimana penjabaran kejadian yang terjadi di lapangan dengan menitikberatkan kepada bagaimana analisis yang dijelaskan serta bagaimana penjabaran fakta akan kejadian atau fenomena yang dijumpai secara realita di lapangan.13 Dengan penggunaan metode penelitian diharapkan akan menghasilkan output penelitian dapat lebih reliable dengan memperhatikan unsur daripada aspek yang sebenarnya terjadi di lapangan. Penelitian ini juga didukung dengan literatur yang relevan dengan tahapan pengelolaan arsip. menelaah berbagai ragam literature dari penelitian–penelitian sebelumnya, juga penggunaan literature study sebagai salah satu metode penelitian memungkinkan penulis dapat melakukan komparisasi, kritisasi, menghimpun, serta merangkum terhadap sumber bahan pustaka ( rujukan literature ) yang ditelaah sebagai acuan teoritis dalam penulisan artikel ini.

Perpustakaan Pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran merupakan moda sarana bagi informasi maupun ilmu pengetahuan bagi mahasiswa yang berperan selaku pelajar, dosen sebagai pengajar, serta bagi civitas akademika lainnya. Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran sendiri memiliki beberapa fasilitas di dalamnya sebagai penunjang kenyamanan pemustaka (users) jika berkunjung ke Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran. Fasilitas–fasilitas tersebut ialah dihadirkannya keanggotaan perpustakaan, koleksi langka, layanan e–learning, layanan public relation, riset, kearsipan, ruang baca mahasiswa, common room, ruang belajar, Korean corner, museum mini, ruang kelas, ruang diskusi, loker, hingga mushala. Perpustakaan Pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran memiliki staff sebanyak empat puluh orang tenaga perpustakaan yang mana sebagian besar dari tenaga kepustakawanan Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran sebelumnya tidak memiliki latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan, namun tenaga perpustakaan Perpustakaan Pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran ini secara bertahap dan berkala diberdayakan dengan dibekali oleh pelatihan atau workshop tentang kompetensi pustakawan. Gedung Perpustakaan Pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran memiliki empat lantai dengan waktu operasional setiap hari Senin sampai dengan hari Jumat pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 15.30 WIB. Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran pada saat ini terhitung pada bulan April 2023 memiliki total 61.376 jumlah koleksi didalamnya, yang mana koleksi tersebut mencakup baik koleksi fisik, koleksi digital, serta koleksi yang telah dialih mediakan. Koleksi yang dihadirkan oleh Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran merupakan koleksi - koleksi yang terdiri dari berbagai subjek ilmu pengetahuan, yang mana koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran juga terdiri dari berbagai bahasa Dengan memiliki koleksi yang terbilang cukup banyak tersebut, tentunya terdapat berbagai jenis cara perawatan dalam kegiatan pengarsipan yang berlangsung di Perpustakaan Pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran. Perpustakaan ini juga memiliki beberapa alat untuk melakukan kegiatan kegiatan pengarsipan secara mandiri, seperti adanya mesin scan yang berfungsi untuk mengalih mediakan arsip secara bertahap dengan dimulai dari pengalih media arsip dengan skala prioritas yang seperti terdiri dari arsip langka hingga koleksi arsip yang umurnya sudah tua. Pengelolaan arsip di perpustakaan pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran merupakan pengelolaan arsip yang sederhana, dikarenakan perpustakaan lebih berfokus kepada pelayanan serta penyediaan bahan pustaka bagi sivitas akademika di lingkup Universitas Padjadjaran. Selain itu, perpustakaan pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran memiliki badan pengelolaan arsip sendiri sehingga perpustakaan berfokus mencapai tujuan perpustakaan untuk menyediakan pelayanan serta bahan pustaka, yang dimana diharapkan akan bermanfaat bagi seluruh warga sivitas akademika universitas padjadjaran maupun khalayak umum nan luas. Meskipun begitu, perpustakaan pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran tetap mengelola arsip dengan hati-hati sesuai dengan prosedur yang berlaku juga peraturan yang telah ditetapkan, dimana arsip atau dokumen kami alih mediakan dan kemudian dihimpun dalam daur hidup Microsoft office guna mempermudah pencarian dan untuk menghindari jikalau dokumen atau arsip fisik rusak ataupun hilang. Perpustakaan Pusat Graha Kandaga Universitas Padjadjaran berharap untuk dalam beberapa waktu mendatang dapat menghadirkan dan dapat melakukan kegiatan pengarsipan secara keseluruhan. Sehingga koleksi–koleksi bahan arsip yang ada di Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran dapat bermanfaat dan juga dapat serta menjadi sumber referensi pembelajaran sepanjang hayat bagi para pemustaka (users).

Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran merupakan prasarana penunjang kegiatan belajar mengajar dan juga penelitian yang berlangsung di perguruan tinggi Universitas Padjadjaran. Dengan memiliki koleksi keseluruhan total yang berjumlah pada saat ini terhitung pada bulan April 2023 memiliki total 61.376 jumlah koleksi didalamnya, yang mana menjadikan Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran menjadi sarana ilmu pengetahuan yang sangat krusial keberadaannya. Untuk menjaga eksistensi koleksi-koleksi yang dipunyai Perpustakaan Pusat Kandaga Universitas Padjadjaran pun juga melakukan kegiatan pengarsipan guna bertujuan untuk melestarikan dokumen-dokumen lama maupun baru dengan dapat digunakan untuk pembelajaran sepanjang hayat, baik dengan diperbaiki ataupun dengan dilakukan alih media terhadap suatu koleksi tersebut. Dikarenakan universitas padjadjaran memiliki badan pengelolaan arsip sendiri sehingga perpustakaan pusat graha kandaga universitas padjadjaran saat ini untuk berfokus mencapai tujuan perpustakaan untuk menyediakan pelayanan serta bahan baku pustaka, yang dimana diharapkan akan bermanfaat bagi seluruh warga sivitas akademika universitas padjadjaran maupun khalayak umum nan luas. Meskipun begitu, pihak pengelola perpustakaan pusat graha kandaga tetap mengelola arsip dengan hati-hati sesuai dengan prosedur yang berlaku juga peraturan yang telah ditetapkan, dimana arsip atau dokumen untuk dialih mediakan dan kemudian dihimpun dalam daur hidup Microsoft office guna mempermudah pencarian dan untuk menghindari jikalau dokumen atau arsip fisik rusak ataupun hilang.