Studi tentang Proses Pengembangan Koleksi pada Perpustakaan STITMA Yogyakarta

Perpustakaan Perguruan Tinggi memegang peranan yang sangat penting dalam mendukung seluruh kegiatan sivitas akademika di Perguruan Tinggi. Mutu koleksi dan layanan perpustakaan dapat meningkatkan citra bagi Perguruan Tinggi. Perpustakaan, idealnya memberikan citra positif bagi Perguruan Tinggi di mana perpustakaan itu bernaung. Perpustakaan memiliki tujuan sebagaimana Pasal 4 UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, disebutkan bahwa Perpustakaan bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Definisi perpustakaan berdasarkan IFLA ATAU International of Library Associationsand Institutions, adalah sebuah kumpulan koleksi tercetak dan non tercetak atau sumber informasi di dalam sebuah komputer yang tersusun secara terurut dan sistematis yang berguna untuk kepentingan pengguna . Sedangkan menurut Sutarno NS, Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca. Maka perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada pada sebuah instansi perguruan tinggi yang berguna untuk penelitan akademik. perpustakaan perguruan tinggi sering diibaratkan sebagai jantungnya perguruan tinggi (the heart of university). Oleh karena itu, agar dapat mewujudkan perpustakaan yang menjadi inti dari sebuah perguruan tinggi, maka perlu adanya pemahaman menyeluruh mengenai apa dan bagaimana pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi tersebut. Maka perguruan tinggi bertujuan membantu melaksanakan tridarma perguruan tinggi dengan mahasiswa sebagai sasarannya. Agar koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya, ada dua hal yang harus dimiliki oleh perpustakaan, pertama bahan pustaka yang sesuai dengan sumber daya yang tersedia sekaligus memenuhi kebutuhan pemakainya. Kedua, pustakawan yang berpengalaman dalam melakukan seleksi bahan pustaka dan mempunyai kemampuan dalam mengantisipasi kebutuhan informasi, minat dan selera pemakainya. Dalam mewujudkan perpustakaan yang baik, tentu terdapat sebuah kegiatan untuk mengelola perpustakaan dengan baik yaitu dengan cara pengembangan koleksi. Pengembangan Koleksi menurut Yuyu Yulia, pengembangan koleksi adalah proses menghasilkan kepastian bahwa perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi dari populasi yang dilayaninya dalam acara yang tepat waktu dan ekonomis, menggunakan sumberdaya informasi yang diproduksi di dalam maupun di luar organisasi . Pengembangan koleksi merupakan kegiatan untuk menghasilkan bahan pustaka baru di perpustakaan berdasarkan hasil seleksi dan evaluasi bahan pustakaserta menampung permintaan dari para peneliti untuk menunjang teori-teori yang diperlukan. Kegiatan pengembangan ini melibatkan staf perpustakaan, para profesor, para peneliti, pemustaka/pengguna perpustakaan. Staf perpustakaan sebagai pihak yang lebih aktif untuk membuat rancangan pengadaan yang tepat, karena menghimpun hasil dari rancangan pengadaan yang dibuat atas permintaan pengguna perpustakaan serta koleksi paling banyak dibutuhkan serta masukan dari para peneliti sebagai pengguna perpustakaan pada umumnya. Perpustakaan dalam mengembangkan koleksinya selama ini dengan pembelian, sumbangan, penggandaan, hibah dan hadiah. Dari pemaparan di atas maka penulis akan membahas mengenai tahapan atau proses pengembangan koleksi pada perpustakaan pergurian tinggi, yaitu perpustakaan STITMA Yogyakarta.

Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu menggunakan observasi, dan wawancara. Observasi merupakan cara pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung. Wawancara merupakan cara pengumpulan data dengan cara tanya jawab dengan pustakawan. Objek yang menjadi kajian dalam penelitian ini yaitu proses atau tahapan dalam kegiatan pengembangan koleksi yang dilaksanakan perpustakaan.

Perpustakaan STITMA Yogyakarta merupakan perpustakaan yang berada di naungan instansi Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Madani Yogyakarta. Berada di Kepuh Kulon, Wirokerten, Kec. Banguntapan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta. Perpustakaan ini belum lama berdiri. Berdiri sejak 2019 tetapi pada tahun 2019 belum aktif dan untuk jumlah koleksinya sangat terbatas. Koleksi-koleksi yang ada kebanyakan koleksi tentang buku-buku islami, kitab-kitab serta buku mata kuliah. Jumlah buku perpustakaan STITMA Yogyakarta sangat terbatas dan masih sangat sedikit untuk ukuran sebuah perpustakaan Perguruan Tinggi. Koleksi-koleksi yang ada sekitar berjumlah kurang dari seribu, masih sangat minim untuk seukuran perpustakaan Perguruan Tinggi. Ada beberapa kendala yang menyebabkan kurangnya koleksi perpustakaan STITMA. Penyebab minimnnya koleksi perpustakaan antara lain yaitu adanya kendala dalam dana, kurangnya keinginan untuk memajukan perpustakaan, banyak mahasiswa yang lebih memilih untuk mencari literatur di internet ketimbang datang langsung diperpustakaan, dan kurangnya fasilitas perpustakaan, bahkan untuk komputer perpustakaan belum ada hanya mengandalkan komputer dari TU. Sedangkan untuk seukurang sebuah perpustakaan perguruan tinggi seharusnya punya komputer. Pustakawan sendiri sudah berusaha mengajukan permohonan agar diturukannya komputer dan dilengkapinya fasilitas perpustakaan, tapi hingga kini saat ini baruturun satu komputer. Untuk koleksi-koleksi perpustakaan masih proses dalam pengolahan, karena terkendala oleh tenaga pustakawan dan kendala fasilitas sehingga belum selesai pengolahan. Dari 6 tahapan proses pengembangan koleksi, Perpustakaan STITMA yogyakarta hanya melakukan empat tahapan yaitu tahap analisis masyarakat pengguna, seleksi bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, dan penyiangan bahan bahan pustaka. Proses atau Tahapan Pengembangan Koleksi di Perpustakaan STITMA Yogyakarta dalam melaksanakan proses atau tahapan pengembangan koleksi pada tahap awal yaitu melakukan analisis kebutuhan atau analaisis masyarakat. Kegiatan yang dilakukan yaitu pustakawan meminta pemustaka untuk mendata atau lapor jika ada buku yang perlu diadakan di perpustakaan, baik dosen maupun mahasiswa jika ingin menyarankan pengadaan suatu buku bahan bacaan maka melaporkan ke pustakawan, tetapi dalam pendataan tidak terformal atau masih informal dan belum terjadwal atau terprogram, sehingga data belum lengkap dan belum akuntabel untuk tahap pengembangan koleksi kedepannya. Selanjutnya yaitu melakukan seleksi bahan pustaka dan pengadaan bahan pustaka. Perpustakaan STITMA Yogyakarta dalam mengembangkan koleksi agar memperbayakan bacaan maka melakukan pengadaan, baik itu dari pendanaan dari pihak kampus maupun dari hibah atau donasi-donasi dari penerbit. Pengadaaan buku ari donasi, yaitu pustakawan melakukan pengajuan proposal kepada penerbit-penerbit buku. Di masa pandemi ini, untuk meminimalisisr terjadinya penularan virus corona maka pustakawan dalam mengajukan proposal melakukan pengiriman melalui e-mail kepada penerbit, dan mengirimkan surat proposal tercetak lewat ekspedisi kurir. Selama masa pandemi ada beberapa penerbit yang sudah menyetujui melakukan donasi, yaitu penerbit Nurul Haq dan penerbit Aqwam. Dalam menyetujui pengeluaran buku, pihak penerbit menginformasikan ke pihak perpustakaan melaui WA, dan untuk pengambilan buku pihak perpustakaan harus mengambil sendiri di penerbit. Proses pengembangan koleksi di perpustakaan STITMA Yogyakarta, selanjutnya yaitu melakukan penyiangan. Penyiangan menurut Lasa HS adalah suatu proses dalam pengembangan koleksi yang beisi kegiatan pengeluaran koleksi-koleksi di perpustakaan yang buku-buku tersebut sudah tidak relevan lagi, terlalu banyak jumbalnya, sudah ada edisi buku yang terbaru, atau bahkan koleksi tersebut tidak boleh di baca oleh pemustaka atau dilarang. Koleksi-koleksi yang dilakukan penyiangan maka bisa dilakukan penghancuran atau buku-buku bisa di donasikan ke perpustakaan yang membutuhkan . Di Perpustakaan STITMA Yogyakarta, dalam melakukan penyiangan belum dilakukan sesuai peraturan yang ada, hanya memilah buku-buku yang dirasa kurang layak di baca karena faktor usia buku, atau buku-buku tersebut rusak dan tidak lengkap halamannya. Sedangkan pendataan sendiri untuk penyianagan belum di data hanya dilakukan proses pemilahan atau pemisahan buku dari rak perpustakaan.

Perpustakaan STIMA Yogyakarta adalah perpustakaan Perguruan Tinggi yang dalam pengembangan koleksi hanya melakukan empat tahapan dari empat tahapan secara umum. Empat tahapan tersebut antara lain yaitu melakukan analisis masyarakat pengguna, seleksi bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, dan penyiangan bahan bahan pustaka.