Pengelolaan Arsip Sejarah Di Perpustakaan Daerah Lampung

Kearsipan (arsip) berasal dari kata dasar ‘Arche’ berarti permulaan, yang berkembang menjadi beberapa kata seperti Archaios, Archeion dan Archivum. Istilah ‘archief’ (bahasa Belanda), mempunyai arti dokumen yang diciptakan/dipelihara, tempat/gedung untuk menyimpan/memelihara, lembaga yang bertanggungjawab terhadap proses pemeliharaan arsip. Menurut UU No 7 Th 1971, pasal 1: Yang dimaksud dalam undang-undang ini arsip ialah: a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan menurut Iso 15489 Tentang Records Management, arsip adalah informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang, sesuai kewajiban hukum atau dalam transaksi dari suatu bisnis/urusan. Menurut International Council Of Archives (ICA), arsip adalah informasi terekam yang dibuat atau diterima dalam rangka perencanaan, pengendalian pelaksanaan atau penyelesaian kegiatan kelembagaan atau perseorangan dan terdiri atas isi, konteks, dan struktur yang memadai untuk bisa menjadi bukti dari suatu kegiatan ( Damalita, 2009:3). Mengingat pentingnya sebuah arsip, diperlukan suatu peraturan perundangundangan. Menurut Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisai politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dengan kata lain arsip merupakan suatu bukti pertanggung jawaban dalam pelakasanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, sehingga arsip perlu dikelola dan dimanfaatkan dengan baik agar keselamatan dan keamanan arsip tersebut bisa terjamin. Dan untuk arsip dinamis yang menurut Undang – Undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu ( Sudirman, 2015:14). Arsip memiliki jadwal retensi yang telah ditentukan sehingga tidak terjadi penumpukan dokumen. Retensi arsip merupakan jangka waktu penyimpanan dari suatu dokumen. Jadwal tersebut ditentukan berdasar pada nilai kegunaan masing-masing arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) dapat membantu organisasi baik sektor publik maupun private dalam penyusutan arsip yang diciptakan. Apabila arsip berada pada retensi aktif, maka arsip tersebut masih digunakan dalam kelangsungan kerja instansi, namun apabila masa retensi aktif telah menurun, maka arsip tersebut menjadi inaktif. Arsip aktif tercipta dari aktivitas yang berlangsung di sebuah instansi dan diperlukan dalam penyelenggaraan pekerjaan. Sebagai contoh, surat masuk dan surat keluar yang mana dapat dipastikan bahwa setiap instansi menerima dan membuat dokumen tersebut ( Rosalin, 2017:214). Dilihat dari fungsi arsip secara umum dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari atau kegiatan yang masih berjalan. Kegiatan tersebut seperti perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung. Yang kedua arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan administrasi sehari-hari (UU No. 43, 2009: 4). Sebagai arsip yang memiliki nilai historis, arsip statis juga dapat dikatakan sebagai arsip yang dihasilkan oleh pencipta, yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, berketerangan dipermanenkan, dan telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ( Murti, Rukiyah, 2019:146). Arsip sangat penting bagi keberlangsungan hidup suatu lembaga/ organisasi. Setiap kegiatan lembaga akan menghasilkan sebuah dokumentasi sehingga tercipta berbagai arsip untuk disimpan. Dokumen yang telah diciptakan tersebut, tidak dapat dimusnahkan secara langsung, karena berhubungan dengan sejarah perjalanan organisasi. Selain itu, dalam pemusnahan dokumen, harus memperhatikan nilai guna dari dokumen tersebut. Arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan begitu saja, tetapi juga perlu diatur bagaimana cara penyimpanan, prosedur penyimpanan, dan langkah- langkah apa saja yang perlu dilakukan. Penerapan sistem pengelolaan arsip yang dipilih merupakan usaha dalam penyediaan informasi pada saat dibutuhkan. Ketepatan penemuan kembali arsip yang disimpan dapat ( Jannana, Fadhilah, 2018: 337). Berdasarkan penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa arsip memiliki peranan yang penting bagi seluruh kegiatan di instansi, arsip ini tidak hanya disimpan begitu saja tetapi juga perlu tata aturan dalam pengelolaannya. Penerapan suatu sistem pengelolaan arsip merupakan salah satu usaha dalam penyediaan informasi pada saat dibutuhkan, oleh karena itu peneliti tertarik untuk mengkaji bagaimana sistem manajemen pengelolaan arsip dengan penelitian yang berjudul Manajemen Pengelolaan Arsip Di Perpustakaan Daerah Provinsi Lampung.

Penelitian ini akan dilaksanakan di Dinas Perpustakaan Daerah Lampung. Adapun metode yang digunakan pada penelitian ini adalah menggunakan pendekatan penelitian kualitatif dengan jenis metode penelitiannya deskriptif. Sutopo (dalam Susilo dan Sarkowi, 2018:45) menjelaskan bahwa kualitatif deskriptif yaitu penelitian yang menyajikan temuan dalam bentuk deskriptif kalimat yang rinci, lengkap, dan mendalam yang menggambarkan situasi sebenarnya untuk mendukung penyajian data. Untuk mendapatkan data yang akurat dalam penelitian, teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain wawancara, observasi dan studi kepustakaan. Wawancara secara mendalam dilakukan kepada Ibu Dwi Aprilia Lestari selaku Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Perpustakaan Daerah Lampung dan Ibu Meri Santana selaku Kepala Seksi Akusisi dan Layanan Kearsipan. Selian itu juga, melaksanakan observasi partisipatif terhadap objek penelitian dengan mengamati langsung bagimana pengelolaan arsip dinamis. Data juga diperloleh melalu studi pustaka dengan memanfaatkan buku maupun jurnal yang membahas tentang pengelolaan arsip dinamis. Sesuai dengan metode penelitian yang digunakan, pada penlitian ini peneliti menggunakan teknik analisis data kualitatif. Menurut Miles, Huberman, dan Saldana (2014:13) analisis data dilakukanmelalui beberapa tahapan yang meliputi: 1. Koleksi Data Koleksi data adalah proses pengumpulan informasi dari objek penelitian melalui teknik pengumpulan data. 2. Kondensasi Data Dalam kondensasi data merujuk kepada proses penyeleksi, memfokuskan, menyederhanakan, mengabstraksi dan mentransformasi data yang didapat. 3. Penyajian Data Penyajian sebagai sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. 4. Kesimpulan (Verifikasi) Penarikan kesimpulan merupakan bagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh.Kesimpulan-kesimpulan juga diverifikasi selama penelitian berlangsung. Tahap ini dilakukan dengan seksama dan menghabiskan tenaga dengan peninjauan kembali serta tukar pikiran di antara teman sejawat untuk mengembangkan kesempatan intersubjektif dan juga upaya-upaya yang luas untuk menempatkan salinan suatu temuan dalam seperangkat data yang lain.enelitian ini menggunakan metode kajian literatur (library research) yang di dapat dari berbagai sumber terpercaya, seperti melalui buku, jurnal dan sumber tertulis lainnya yang mendukung pembahasan isi artikel penelitian ini. Zed (2014) mengemukakan bahwa library research adalah penelusuran pustaka yang tidak hanya untuk langkah awal menyiapkan kerangka penelitian (research design) akan tetapi sekaligus memanfaatkan sumber-sumber perpustakaan untuk memperoleh data penelitian. Dengan demikian, kajian literatur merupakan sebuah metode pengumpulan data untuk penelitian.

Perpustakaan Daerah Lampung merupakan perpustakaan milik pemerintah sesuai terbitnya Keppres RI No.11 Tahun 1989 tentang Perpustakaan, Perpustakaan wilayah berubah nomenklatur menjadi Perpustakaan Daerah Lampung. Untuk mengoptimalkan tugas dan fungsinya dalam rangka mencerdaskam kehidupan bangsa, maka ternit Keppres RI No.50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional sebagai dasar prningkatan status Perpustakaan Nasional dasar peningkatan status Perpustakaan Daerah Provinsi Lampung menjadi perpustakaa Nasionala Provinsi Lampung. Tugas pokok Kantor Arsip Daerah adalah menyelanggarakan sebagian kewenagna Rumah Tangga Provinsi (Desentralisasi) dalam bidang kearsipan yang menjadi kewenangannya serta melaksanakan kegiatan yang ditetapkan oleh Gubernur berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku, tugas dekomsentarasi dan tugas pembantu yang diberikan oleh pemerintahan kepada gubernur. Jumlah Koleksi yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Lampung berdasarkan golongan, jumlah buku dan jumlah eksemplar terlihat dalam tabel berikut ini : No. Golongan Jumlah Judul Jumlah Eksemplar 1 000 – Karya Umum 5.449 13.432 2 100 – Filsafat 3.943 11.304 3 200 – Agama 5.111 13.855 4 300 – Ilmu Sosial 12.416 27.818 5 400 – Bahasa 3.863 8.509 6 500 – Ilmu Murni 4.096 10.022 7 600 – Ilmu Terapan 9.951 39.210 8 700 – Kesenian / Olahraga 2.461 7.213 9 800 – Kesusasteraan 2.605 9.629 10 900 – Sejarah / Geografi 4.292 12.245 11 F – Fisika 5.943 13.628 12 Monograf - - 13 Lain-lain 1.653 1.653 14 Berkala 21 548 Jumlah 61.854 169.085 Pustakawan di Kantor Perpustaan dan Arsip Provinsi Lampung berjumlah 13. Latar Belakang pendidikan pustakawan ada yang lulusan SMA,D3,S1,S2,S3. Saat ini Dinas Perpustakaan dan Kersipan Provinsi Lampung memiliki pegawai sebanyak 117 orang. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung mempuayai tugas pokok membantu Gubernus dalam meyelanggarakan pengembangan, pembinaan semua jenis perpustakaan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka pelastarian hasil budaya, pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknolohi dan kebudyaan, meyelenggarakan perpustakaan umum daerah yang kolejsinya mendukung pelestarian hasil budaya daerah masing-masing dan memfasilitasi terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat, serta melaksanakan urusan kearsipan di lingkuanagan Provinsi Lampung. Jenis pelayanan Perpustakaan yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung adalah antara lain : 1. Lyanan anggota atau informasi. 2. Layanan pembaca (Ruangan Anak atau Story Telling). 3. Layanan sirkulasi (Ruangan Umum). 4. Penelusuran Informasi atau Referensi. 5. Layanan Audio Visual 6. Layana Perpustakaan Keliling. 7. Layanan Terpusat Perpustakaan Sekolah. 8. Layanan Pusat IPTEK Pengelolahan arsip di Perpustakaan Daerah Lampung melakukan berberapa pengelolahan seperti : (1)Melakukan shelving pada buku yang sesuai dengan judul buku maupun konten lokal dan lainya sebagainya agar tidak yerjadi peyelipan buu-buku yang tidak sesiao dengan daerah asalanya. (2) Melakuakan Akuisisi seleksi buku pengadaan anggaran yang berfungsi untuk memilih kataloh mana saja yang telah di seleksi yang akan dibeli dengan melihat terlebih dahulu judul buku, penerbit, nama pengarang, harga. Setelah seleksi maka bidang akuisisi meyerahkan semua data seleksi buku pengadaan anggatan untuk diserahkan kepada bidang pengelolahan bahan pustaka. (3) Pengelolahan bahan pustaka dengan input katalog buku untuk memberitahu bahwa ada buku baru yang masuk untuk di input. Kemudian setelah selesai di input sata katalog buku maka akan muncul nomor barcode, tanggal pengadaan, nomer induk, data bibliografis. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Lampung merupakan intasni pemerintah yang salah satu tugasnua adalaha mengurusi tentang arsip daerah. Sebagai instansi yang meyimpan arsip-arsip yang berasa di wilayah Lampung hendaknya mengelolah serta meyimpan arsip yang baik guna mempermudah pelaksanaan tugas. Faktor penghambat dalam pengelolahan arsip di Kantorp Perpustakaan Dan Arsip Daerah Lampung sebagi berikut : 1) Bagian Deposit Pada saat shelving buku pemustaka salah menempatkan buku karena tidak paham dengan judul buku dan tidak hapal nomor panggil buku sesuai dengan kelompoknya. Hal ini mengakibatkan ketika ada pemustaka mencari buku dan buku tersebut terselip di kelompok buku yang lain harus mencari terlebih dahulu dan memerlukan waktu lama. 2) Bagian Akuisisi Pada saat mengisi buku induk koleksi perpustakaan harus di isi secara manual dengan menggunakan buku besar foliodan membuat garis tabel manual menggunakan pena dan penggaris. Jika kegiatan ini terus di lakukan secara manual di khawatirkan buku induk koleksi perpustakaan bisa saja hilang tanpa di sengaja dan data buku instansi akan hilang. 3) Bagian pengelolahan Bahan Pustaka Pada saat mengisi kolom inventarisasi harus di isi secara manual, sedangkan buku yang harus di isi sangat banyak jadi penulis membutuhkan waktu banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor penghambat dalam pengelolahan di Perpustakan dan Arsip Daerah Lmapung yaitu : mengikuti setiap diklay atau Bimbingan Teknik Kearsipan yang ada, serta memaksimalkan fasilitas dan peralatam kersipan yang ada. Upaya tersebut telah dilaksanakan tetapi belum dapat mengatasi hambatan yang ada secara efektif. Hambatan yang muncul harus segera diatasi agar tidak berdampak besar dalam pengelolahan arsip. Karean itu untuk menghadau kendala dengan berbagai cara salah satunya saat shelving buku sebaiknya diberi nomer panggilan di bagian rak koleksi buku,pihak instansi membuat kartu secar khusus dari instansi agar kartu terlihat baik dan layak untuk di jadikan formulir peminjaman, pihak instasnsi merubah cara kerja dengan merubah kegiatan terprogram agar pekerjaan menjadi mudah san mengurangi resiko data buku akan hilang. Demikian upaya yang telah dilakuakan Kantor Perpustakan dan Arsip Daerah Lampung untuk mengatasi faktor penghambat dalam pengelolahan arsip perlu dilksanakan secara berkelanjutan serta perlu diadakanya sosialisasi yang merata agar pengelolahan arsip dapat berjalan secara optimal, efektif, serta efesian sehingga tujuan kearsipan dapat tercapai.

Perpustakaan Daerah Lampung merupakan perpustakaan milik pemerintah sesuai terbitnya Keppres RI No. 11 Tahun 1989 tentang Perpustakaan wilayah berubah nomenklatur menjadi Perpustakaan Daerah Lampung. Untuk mengoptimalkan tugas dan fungsinya dalam rangka mencerdaskam kehidupan bangsa, maka ternit Keppres RI No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional sebagai dasar prningkatan status Perpustakaan Nasional dasar peningkatan status Perpustakaan Daerah Provinsi Lampung menjadi perpustakaa Nasional Provinsi Lampung. Di mana pengelolahan arsip di Perpustakaan Daerah Lampung melakukan berberapa pengelolahan seperti: (1)Melakukan shelving pada buku yang sesuai dengan judul buku maupun konten lokal dan lainya sebagainya agar tidak yerjadi peyelipan buu-buku yang tidak sesiao dengan daerah asalanya. (2) Melakuakan Akuisisi seleksi buku pengadaan anggaran yang berfungsi untuk memilih kataloh mana saja yang telah di seleksi yang akan dibeli dengan melihat terlebih dahulu judul buku, penerbit, nama pengarang, harga. Setelah seleksi maka bidang akuisisi meyerahkan semua data seleksi buku pengadaan anggatan untuk diserahkan kepada bidang pengelolahan bahan pustaka. (3) Pengelolahan bahan pustaka dengan input katalog buku untuk memberitahu bahwa ada buku baru yang masuk untuk di input. Kemudian setelah selesai di input sata katalog buku maka akan muncul nomor barcode, tanggal pengadaan, nomer induk, data bibliografis.