Transformation of Conventional Archives into Digital at the Medical Faculty of the University X

Perkembangan teknologi yang sudah semakin maju, menuntut sumber daya manusia untuk bisa mengikuti perubahan dan perkembangan zaman dimana masyarakat harus bisa hidup berdampingan dengan teknologi. Pekerjaan maupun aktivitas sehari-hari pun tidak terlepas dari adanya penggunaan teknologi salah satunya pada bidang administrasi perkantoran. Adanya perubahan yang siginifikan pada bidang administrasi perkantoran dengan memanfaatkan teknologi digital menyebabkan peningkatan efisiensi pekerjaan administrasi perkantoran. (Ramadhan & Muhyadi, 2021). Salah satu bagian dari kegiatan administrasi perkantoran yang terdampak adanya peralihan sistem administrasi manual menjadi digital (tranformasi digital) yaitu kegiatan korespondensi dan kearsipan. Tentunya hal tersebut memberikan perbedaan dalam penggunaan serta hasil yang diperoleh ketika membandingkan diantara kedua sistem tersebut. Seperti dikutip pada Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan pada tahun 2021 dalam artikel berjudul “Perilaku Sekretaris Dalam Berkorespondensi Digital” mengatakan bahwa “Sebelum adanya sistem arsip digital diperlukan waktu yang cukup lama ketika ingin mengirim dan menerima surat, namun sekarang bisa dalam hitungan detik saja surat dapat dikirim maupun diterima. Jika, sebelum adanya arsip digital dan teknologi yang mendukung ketika ingin mengirim surat, surat harus dicetak terlebih dahulu dan surat dikirim melalui kurir namun, kini cukup dengan komputer yang terhubung dengan internet surat bisa sampai kepada penerima surat”. (Sarbani, 2021). Namun, adanya peralihan sistem manual menjadi digital (transformasi digital) di Indonesia masih dikatakan cukup rendah. Menurut data yang dihimpun berita dataIndonesia.id, Indonesia masih berada pada urutan terakhir yang mengalami keberhasilan dalam melakukan transformasi digital. Gambar 1 Diagram Penggunaan Transformasi Digital di berbagai Negara Sumber: dataIndonesia.id (2022). Berdasarkan persentase diatas dapat dikatakan bahwa negara India dan Australia dianggap berhasil dalam melakukan transformasi digital dengan persentase sebesar 65%. Sementara, Indonesia berada di urutan terakhir dimana hanya 48% perusahaan di dalam negeri yang berhasil dalam melakukan tranformasi digital. Perusahaan perlu membangun tim teknologi yang mumpuni guna mendukung pengupayaan perubahan sistem perusahaan secara digital. Namun demikian, untuk memulai perubahan sistem manual menjadi digital (transformasi digital) membutuhkan waktu dan sumber daya manusia yang tidak sedikit. Belum lagi harus dihadapkan dengan adanya resiko dan kegagalan dalam pengembangan sistem. Sama halnya dalam kegiatan kearsipan, masih banyak perusahaan yang belum bisa menjalankan sistem kearsipan digital dengan baik. Banyaknya tantangan dan juga kendala yang harus dihadapi seperti masih rendahnya dukungan pimpinan nasional, daerah, instansi mengakibatkan pengelolaan arsip masih belum tertib. Kemudian masalah budaya atau kultur yang masih belum cukup terbuka dengan adanya sistem digital seperti dikutip dari Jurnal Majalah Arsip pada tahun 2019 dalam artikel berjudul “Kearsipan di Era Revolusi Industri 4.0” mengatakan bahwa “Masih banyak kondisi yang memprihatinkan dalam penguasaan teknoogi informasi dan komunikasi oleh sebagian besar arsiparis, sehingga berdampak pada pengelolaan arsip elektronik”. (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2019). Permasalahan dan kendala dalam kegiatan kearsipan digital juga dialami pada sistem kearsipan digital pada Fakultas Kedokteran Universitas X yang belum optimal dalam pengoperasiannya. Hasil wawancara dengan salah satu pegawai pada bagian divisi Sumber Daya Manusia bahwa sistem kearsipan digital yang beroperasi memang masih belum cukup optimal dalam pengerjaannya. Terkadang sistem mengalami trouble atau gangguan ketika digunakan oleh para karyawan yang mengakibatkan terhambatnya suatu pekerjaan. Dengan adanya permasalahan dan belum optimalnya sistem arsip digital yang digunakan, mendorong perusahaan maupun instansi untuk membuat solusi (pemecahan masalah) yang tepat untuk mengatasi trouble atau permasalahan agar para karyawan dapat kembali bekerja secara optimal dan menghasilkan ouput yang maksimal. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan mengangkat tema “Analisis Sistem Kearsipan Digital pada Fakultas Kedokteran Universitas X” untuk mengetahui penyebab belum optimalnya sistem arsip digital yang digunakan.

Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Penelitian ini juga dapat dikatakan sebagai penelitian deskriptif karena peneliti terlibat secara langsung ke lapangan dan hasil yang di dapat berupa kutipan dari wawancara berdasarkan pendapat subjektif dari para narasumber yang terlibat secara langsung. Pada penelitian pendekatan kualitatif ini bentuk data yang ditampilkan berupa kalimat atau narasi. Penelitian kualitatif merupakan penelitian riset yang memiliki sifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dimana proses dan makna lebih ditampilkan. Pada penelitian kualitatif ini, landasan teori digunakan sebagai pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di lapangan. (Wekke Suardi, 2019). Peneliti melakukan penelitian di Fakultas Kedokteran Universitas X selama kurun waktu enam bulan. Teknik pengambilan sample yang peneliti gunakan adalah teknik pengambilan sample non probability. Salah satu teknik sample non probability ini adalah teknik purposive sampling. Unit analisis dalam penelitian ini yaitu karyawan yang sudah bekerja minimal 2 tahun di Instansi. Adapun jumlah partisipan dalam penelitian ini adalah 5 partisipan yaitu 3 partisipan dari divisi kepegawaian dan 2 partisipan dari divisi pengembangan. Di dalam suatu penelitian, terdapat dua jenis data yang sering digunakan oleh peneliti, yaitu data primer dan data sekunder. Metode pengumpulan data pada penelitian ini dengan menggunakan data primer yang terdiri dari wawancara, observasi, dan studi kasus. Tipe wawancara yang dipilih oleh peneliti adalah wawancara semi terstruktur sehingga wawancara tidak terlalu kaku namun, tidak terlalu fleksibelitas. Untuk observasi peneliti melakukan pengamatan selama enam bulan dengan mengamati kejadian-kejadian atau peristiwa yang berkaitan dengan penggunaan sistem arsip digital di instansi. Pendekatan studi kasus juga diterapkan karena memiliki tujuan yang sesuai dengan konsep yang diteliti yaitu untuk memperoleh pemahaman serta mengetahui permasalahan secara mendalam yang diteliti yaitu mengenai sistem kearsipan digital yang digunakan oleh Fakultas Kedokteran Universitas X. Tahap berikutnya adalah analisis data. Miles and Huberman (1984), mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas, sehingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis data yaitu data reduction (reduksi data), data display (display data) serta conclusion drawing/verification (penarikan kesimpulan dan verifikasi data).

Penelitian dapat berjalan dengan lancar dan terarah apabila dilakukan sesuai dengan prosedur pengumpulan data dan tahapan penelitian. Peneliti juga melakukan proses teknik wawancara mengenai variabel atau topik yang diteliti yaitu sistem kearsipan digital yang digunakan oleh instansi agar mendapatkan informasi lebih mendalam sehingga mendapatkan data yang mendukung peneliti dalam melakukan penelitian. Adapun jumlah partisipan yang menjadi kriteria dalam melakukan proses wawancara yaitu sebanyak 5 orang yang terdiri dari 3 partisipan dari divisi kepegawaian dan 2 partisipan dari divisi pengembangan. Adapun penyajian data singkat mengenai partisipan yang menjadi kriteria dalam proses wawancara Tabel 1. Data Singkat Partisipan Wawancara No Partisipan Usia Jenis Kelamin Lama Bekerja Bagian 1. Partisipan A 32 Tahun Laki-Laki 7 Tahun Kepegawaian 2. Partisipan B 36 Tahun Perempuan 10 Tahun Kepegawaian 3. Partisipan C 31 Tahun Perempuan 8 Tahun Kepegawaian 4. Partisipan D 26 Tahun Perempuan 8 Tahun Pengembangan 5. Partisipan E 40 Tahun Perempuan 12 Tahun Pengembangan Data Singkat Partisipan Wawancara (Alfitah Carellina Ramadhan.2022). Partisipan pertama yaitu Partisipan A dengan periode lama bekerja selama 7 tahun yang ditempatkan pada bagian kepegawaian divisi Sumber Daya Manusia. Partisipan A diberikan tugas untuk melakukan kegiatan korespondensi dan kearsipan secara digital, dimana kegiatan tersebut telah memanfaatkan dan menggunakan teknologi serta internet dan juga didukung oleh penggunaan perangkat yang bernama komputer. Kegiatan korespondensi yang digunakan berupa pembuatan surat tugas, surat telah melaksanakan tugas, surat perjalanan dinas dan lain sebagainya. Partisipan kedua yaitu Partisipan B dengan lama periode bekerja selama 10 tahun yang ditempatkan pada bagian kepegawaian divisi Sumber Daya Manusia. Partisipan B diberikan tugas untuk melakukan kegiatan penginputan data-data dosen kedalam suatu web kepegawaian yang bernama SIPEG (Sistem Informasi Kepegawaian). Selain itu, partisipan B juga melakukan kegiatan penginputan surat yang bernama BKD (Beban Kerja Dosen) kedalam web kepegawaian yang bernama SIPEG (Sistem Informasi Kepegawaian). BKD yang telah diinput kemudian diarsipkan dengan menggunakan sistem abjad dan disimpan didalam folder yang telah dibuat pada perangkat komputer. Partisipan ketiga yaitu Partisipan C dengan lama bekerja selama 8 tahun yang ditempatkan pada bagian kepegawaian divisi Sumber Daya Manusia. Partisipan C diberikan tugas untuk melakukan kegiatan penginputan data-data dosen yang akan mengalami kenaikan pangkat, dosen yang telah habis masa studinya (pensiun) hingga pengurusan BKD. Partisipan keempat yaitu Partisipan D dengan lama bekerja selama 8 tahun yang ditempatkan pada bagian Pengembangan divisi Sumber Daya Manusia. partisipan D diberikan tugas untuk mengkoordinasi, melaporkan penyelenggaraan dan pengembangan sumber daya manusia agar program kerja organisasi dapat berjalan dengan lancar dan dapat meningkatkan kompetensi sumber daya manusia Partisipan kelima yaitu Partisipan E dengan lama bekerja selama 12 tahun yang ditempatkan pada bagian Pengembangan divisi Sumber Daya Manusia. Partisipan E diberikan tugas seperti membuat, mengarahkan dan melakukan penerapan strategi kaderisasi di suatu organisasi, menyusun, merangkai, dan menerapkan kegiatan demi kemajuan divisi dan tercapainya target organisasi hingga menjaga kondisi lingkungan kerja yang kondusif demi tercapainya kelancaran program kerja organisasi. Selain teknik wawancara, peneliti juga melakukan teknik observasi dan studi kasus yang mendukung kegiatan penelitian dengan metode kualitatif ini. Fakultas Kedokteran Universitas X melakukan pengarsipan digital dengan menggunakan sistem nomor Surat yang telah dibuat, akan langsung diinput dan disimpan secara digital dengan menggunakan sebuah web digital yang bernama DMS (Document Management System). Setelah disimpan, kemudian surat diarsipkan dengan menggunakan sistem nomor dan disimpan di suatu folder pada perangkat komputer sehingga arsip lebih mudah untuk ditemukan. Hal tersebut sesuai dengan hasil observasi peneliti yang melihat bahwa hasil arsip telah tersusun dengan rapih pada suatu folder dalam bentuk digital sesuai dengan jenis dokumen yang diarsipkan. Gambar 2. Pengarsipan Surat Berdasarkan Sitem Nomor Sumber Penelitian: Alfitah Carellina Ramadhan, (2022). Dalam hasil wawancara dari salah satu pegawai menjawab bahwa berkas-berkas maupun dokumen disusun secara sistematis dalam suatu folder digital sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan temu kembali arsip. Hal ini sesuai dengan pendapat (Putra & Merliana, 2021) bahwa arsip digital memberikan kemudahan serta membantu pekerjaan para pengguna dalam mencari berkas atau informasi yang sudah terkumpul dan tersusun sedemikian rupa. Dan didukung dengan pendapat (Latiar, 2019) bahwa adanya teknologi saat ini, menjadi solusi untuk mengelola arsip kertas (arsip konvensional) menjadi digital atau elektronik. Dengan pengelolaan arsip secara elektronik, akan menghasilkan berbagai keuntungan, serta mempermudah proses temu kembali arsip. Dengan adanya sistem digitalisasi menuntut semua pekerjaan untuk melakukan perubahan konvensional menjadi digital. Penggunaan sistem digital pada kegiatan kearsipan mampu mengurangi beban karyawan dan menghemat tenaga serta waktu yang harus dikeluarkan oleh para pegawai dalam melakukan pekerjaanya. Penggunaan arsip digital ini juga dapat menghemat tempat atau ruang untuk melakukan penyimpanan arsip yang membutuhkan space yang cukup besar. Hal ini didukung dengan pendapat yang dikemukakan oleh (Sarbani, 2021) yang mengatakan bahwa sebelum adanya sistem arsip digital diperlukan waktu yang cukup lama ketika ingin mengirim dan menerima surat, namun sekarang bisa dalam hitungan detik saja surat dapat dikirim maupun diterima. Jika, sebelum adanya arsip digital dan teknologi yang mendukung ketika ingin mengirim surat, surat harus dicetak terlebih dahulu dan surat dikirim melalui kurir namun, kini cukup dengan komputer yang terhubung dengan internet surat bisa sampai kepada penerima surat. Hal tersebut sesuai dengan hasil observasi yang peneliti lakukan bahwa dengan adanya penggunaan teknologi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat untuk diselesaikan salah satunya dalam kegiatan korespondensi dan kearsipan. Ketika masih berlakunya sistem konvensional dimana semua kegiatan masih dilakukan secara manual akan menguras waktu lebih besar dan pekerjaan akan selesai dengan waktu yang cukup lama. Contohnya dalam pembuatan surat secara manual yaitu dengan menulis tangan memerlukan waktu lebih untuk penyelesaiannya namun, dengan menggunakan teknologi, pembuatan surat lebih mudah dan lebih cepat untuk dilakukan sama halnya dengan melakukan pengarsipan, dengan menggunakan media digital, kegiatan pengarsipan menjadi lebih mudah untuk dilakukan dan dapat menghemat ruang untuk melakukan penyimpanan arsip. Gambar 3. Surat yang dibuat dengan secara digital Sumber Penelitian: Alfitah Carellina Ramadhan, (2022). Gambar 4. Penginputan surat kedalam web digital Sumber Penelitian: Alfitah Carellina Ramadhan, (2022). Gambar 5. Pemindaian (scan) surat kedalam komputer Sumber Penelitian: Alfitah Carellina Ramadhan, (2022). Gambar 6. Pengarsipan surat berdasarkan sistem nomor Sumber Penelitian: Alfitah Carellina Ramadhan, (2022). Adanya proses digitalisasi memang membantu para pekerja untuk menyelesaikan pekerjaan perkantoran dengan lebih optimal. Salah satu contoh pekerjaan perkantoran yang terkena dampak proses digitalisasi ini adalah kegiatan korespondensi dan kearsipan. Kegiatan tersebut menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan tidak perlu membuang waktu, ruang serta tenaga yang lebih dalam prosesnya. Namun, dibalik dari adanya kelebihan sistem ini, tidak dapat dipungkiri bahwa kekurangan dan hambatan akan terjadi apabila sistem tidak dikelola, dirawat dan dijaga dengan baik. Hal ini didukung dengan pendapat yang dikemukakan oleh (Rosmaniah, Santoso, & Muhidin, 2022) yang mengatakan bahwa kita harus merawat sistem dengan baik, agar terhindari adanya virus-virus yang beresiko dapat merusak semua dokumen. Komputer juga harus dalam keadaan yang layak untuk digunakan tanpa adanya masalah dalam perangkat keras maupun lunak. Disamping itu, “perawatan rutin” lainnya adalah pembuatan back up untuk berjaga-jaga jika adanya suatu hal yang dapat melenyapkan dokumen. Hal tersebut didukung dengan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti bahwa terjadinya beberapa hambatan yang menyebabkan sistem tidak dapat bekerja dengan optimal. Kegiatan pengarsipan dilakukan ketika surat yang telah dibuat diinput dan disimpan kedalam web digital yang bernama DMS (Document Management System). Ketika peneliti akan mengsubmit penginputan surat kedalam web, lalu seharusnya nomor surat akan keluar namun, ketika sistem tidak merespon dengan baik maka, nomor surat tersebut tidak keluar yang menandakan sistem mengalami gangguan dan masalah sehingga menyebabkan pekerjaan menjadi terhambat. Selain sistem arsip digital yang tidak dapat merespon dengan baik, terkadang web ini mengalami hang atau lag. Dengan tidak bisanya penginputan surat kedalam web digital ini maka, proses dalam pengarsipan surat menjadi terhambat. Dalam hasil wawancara dari salah satu pegawai menjawab bahwa hambatan dan gangguan yang terjadi memang mengganggu pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawan. Sistem yang tidak merespon dengan baik diharapkan diberikan solusi yang tepat agar permasalahan tidak terjadi secara terus menerus dalam jangka waktu yang panjang sehingga dapat menurunkan kinerja karyawan kedepannya. Oleh karena itu, penggunaan arsip digital haruslah terus dijaga, dikelola dan diupgrade agar sistem yang bekerja dapat menghasilkan output yang maksimal dan menghasilkan pengaruh yang positif terhadap Sumber Daya Manusia yang menggunakannya. Hal ini dapat dikatakan bahwa sistem kearsipan yang digunakan oleh Fakultas Kedokteran Universitas X masih belum efektif untuk digunakan. Hal tersebut dikarenakan masih terjadinya hambatan-hambatan dalam sistem arsip yang membuat pekerjaan menjadi tidak optimal untuk diselesaikan sehingga akan menyebabkan terjadinya penurunan kinerja yang dihasilkan oleh para karyawan yang nantinya akan dapat berdampak buruk terhadap instansi.

Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis sistem kearsipan digital pada Fakultas Kedokteran Universitas X. Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem kearsipan digital yang digunakan instansi menggunakan sistem kearsipan berdasarkan nomor. Kegiatan pengarsipan digital dilakukan ketika surat yang telah dibuat kemudian diinput dan disimpan kedalam web digital yang bernama DMS (Document Management System) lalu, diarsipkan dengan menggunakan sistem nomor disuatu folder pada perangkat komputer. Adanya digitalisasi pada kegiatan pengarsipan memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan serta menghemat tenaga, ruang serta waktu yang digunakan. Namun, apabila sistem tidak dikelola,dirawat dan dijaga dengan baik maka, hambatan dan gangguan akan muncul sehingga dapat menghambat pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawan dan menurunkan kinerja serta efisiensi karyawan. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa sistem arsip digital akan memberikan pengaruh yang tidak baik terhadap pekerjaan yang dilakukan apabila sistem tersebut tidak dikelola, dijaga dan diupgrade sesuai dengan waktunya agar dapat digunakan dengan lebih maksimal. Untuk peneliti selanjutnya yang ingin melakukan penelitian sejenis, agar menambah waktu atau periode dalam melakukan pengamatan fenomena tersebut. Sehingga memperoleh data lebih banyak dan akurat yang dapat mempermudah peneliti selanjutnya dalam menyusun laporan penelitian.