PRESERVASI SEBAGAI UPAYA MENCEGAH KERUSAKAN ARSIP REKAM MEDIS: STUDI KASUS RSUD KLUNGKUNG

Pelayanan kesehatan yang baik ditunjang oleh kualitas sarana dan sumber daya manusia. Kualitas dari layanan kesehatan yang baik bisa tercermin dari pengelolaan manajemen rumah sakit yang tertata dan terorganisasi (Palaguna & Indrahti, 2016). Pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu faktor penentu apakah rumah sakit tersebut memiliki kualitas dari sisi manajemen data. Arsip menjadi sangat penting karena menyimpan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat dilihat kembali. Arsip terdiri dari empat jenis yaitu statis, dinamis, vital, dan terjaga. Arsip vital merupakan arsip yang tidak dapat diperbaharui dan digantikan yang menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan opersional pencipta arsip. Arsip rekam medis merupakan arsip vital yang sama sekali tidak dapat diperbaharui dan digantikan apalagi sampai hilang. Untuk menjaga arsip rekam medis diperlukan pelestarian atau preservasi yang baik. Pelestarian yaitu cara memanfaatkan sumber daya dan teknologi untuk melindungi dan menjaga suatu benda tanpa menghilangkan makna benda terebut (Hidayatullah et al., 2020). Permenkes No 749a/Menkes/Per/XII/1989 menerangkan rekam medis tersebut harus mencangkup informasi pasien untuk mengidentifikasi, diagnosis, hasil serta pengobatannya. Penelitian yang dilakukan Hadiyanti (2021) tentang faktor yang mengakibatkan kerusakan rekam medis di Puskesmas Paseh. Hasilnya yaitu Puskesmas Paseh tidak memiliki SOP pemeliharaan rekam medis serta rak yang dimiliki masih terbatas sedangkan bahan data pasien menggunakan map dokumen yang tidak tebal sehingga mengakibatkan kerusakan rekam medis. Penelitian lain dilakukan oleh Valentina (2019) di RSU Mitra Sejati Medan yang hasilnya yaitu 41,6% dokumen rekam medis mengalami kerusakan yang disebabkan bocor dan rembesnya dinding serta pengaruh dari suhu, jamur dan debu. Dari beberapa penelitian tersebut memperlihatkan pentingnya melakukan preservasi rekam medis agar rekam medis tidak mengalami kerusakan. Rumah Sakit Umum Daerah Klungkung merupakan rumah sakit terbesar di Kabupaten Klungkung yang memiliki kepadatan pengunjung setiap harinya mulai dari pelayanan hingga proses rekam medis. Pentingnya arsip rekam medis mengakibatkan perlunya manajemen arsip rekam medis yang baik agar bisa digunakan kembali mengingat terdapat berbagai faktor yang dapat merusak arsip rekam medis tersebut. Sehingga menarik untuk melihat bagaimana proses preservasi arip rekam medis serta faktor yang mengakibatkan kerusakan arsip rekam medis di RSUD Klungkung

Penelitian ini menerpkan desain penelitan deskriptif kualitatif. Deskriptif kualitatif digunakan untuk memberikan gambaran terhadap apa yang terjadi dengan mengumpulkan data dilapangan (Creswell, 2014). Metodologi penelitian menggunakan studi kasus untuk mengeksplorasi kasus lebih mendalam. Tabel 1. Timeline Pengumpulan Data Proses Tanggal Observasi Awal 27 Januari 2021 Pencarian data di lapangan 5 Februari 2021 Wawancara ke 1 18 Februari 2021 Wawancara ke 2 27 Februari 2021 Penelitian ini berlangsung dari tanggal 27 Januari – 27 Februari 2021. Wawancara dilakukan di ruangan rekam medis RSUD Klungkung. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses preservasi arsip rekam medis serta faktor-faktor apa saja yang mengakibatkan kerusakan arsip di medis RSUD Klungkung. Pengambilan data menggunakan wawancara dan observasi. Penentuan informan perlu menggunakan kriteria tertentu agar informasi yang diperoleh maksimal (Sugiyono, 2016). Pemilihan informan menggunakan metode purposive sample. Peneliti mengambil informan yang terdiri dari Petugas dan Kepala Rekam Medis.

Secara umum preservasi atau pelestarian mencakup semua pertimbangan manajerial meliputi kegiatan pemeliharaan, perawatan serta perbaikan (Fatmawati, 2018). Sedangkan Arsip merupakan penyimpan rekaman kegiatan atau peristiwa yang mengandung berbagai informasi berharga agar dapat dilihat kembali. Arsip dapat dibagi menjadi empat jenis, diantaranya arsip statis, dinamis, aktif, inaktif. Arsip statis merupaka dokumen yang memiliki nilai sejarah serta bersifat permanen. Arsip statis biasanya terverivikasi oleh lembaga arsip nasional. Arsip dinamis yaitu arsip atau dokumen yang masih digunakan dalam jangka waktu tertentu. Arsip vital merupakan arsip yang tidak dapat diperbaharui dan digantikan serta menjadi persyaratan penting untuk kelangsungan opersional pencipta arsip. Arsip terjaga merupakan dokumen yang penggunaannya sedikit atau telah menurun. Preservasi arsip merupakan proses untuk memastikan informasi yang ada tetap dapat digunakan dan diakses saat diperlukan (Nufus, 2017). Arsip harus tetap dalam kondisi baik agar tetap dapat diakses. Namun adakalanya kondisi arsip dapat memburuk ketika berjalannya waktu. Pengelolaan melalui preservasi dilakukan sepanjang siklus hidup arsip untuk menjaga ketahanan arsip tersebut. Arsip dalam betuk cetak berbahan kertas merupkan bahan yang mudah sobek, rusak, dan terbakar. Menghindari kerusakan arsip, maka diperlukan pengetahuan mengenai faktor perusak arsip sehingga arsip dapat terselamatkan dari sumber yang dapat merusak arsip tersebut. Berdasarkan literatur kearsipan, kerusakan arsip disebabkan oleh dua faktor seperti faktor eksternal yaitu dari luar arsip dan faktor internal yaitu dari dalam arsip (Daryana, 2007). Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui faktor-faktor yang menimbulkan bahaya di Unit Rekam Medis yaitu kualitas kertas arsip yang mudah rusak. Faktor eksternal juga mempengaruhi kerusakan arsip seperti kebocoran AC, keamanan arsip dan penggunaan arsip. Jendela yang berbahan kaca bening serta matahari langsung yang menyentuh arsip mengakibatkan penyimpnan rekam medis menjadi panas dan suhu menjadi tidak stabil mengakibatkan dokumen rekam medis rawan terhadap kerusakan. Menurut Barthos (2012) suhu ideal yang sesuai untuk ruang penyimpanan arsip antara 18,8ºC-24,24ºC dengan kelembaban ruang sekitar 50%-65% jika suhu ruangan dan kelembaban lebih atau kurang arsip akan berpotensi mengalami kerusakan. Kerusakan juga bisa terjadi akibat bahan kertas dari rekam medis. Kertas yang digunakan untuk rekam medis yaitu HVS berwarna putih dengan berat 70 gram. Apapun kertas yang digunakan jika penyimanan dan perawatan tidak baik, kerts tersebut akan cepat rusak sehingga penggunaan kertas yang sesuai dan harus dengan penyimpanan serta perawatan yang baik. Selain kerusakan, hal lain yang beresiko terhadap arsip yaitu kehilangan rekam medis yang disebabkan sistem keamanan yang kurang baik. Selain itu, kurangnya ketelitian dalam hal penyimpanan arsip rekam medis juga dapat memicu kehilangan arsip tersebut. Berasarkan hasi wawancara penyebab kehilangan arsip rekam RSUD Klungkung karena kurangnya ketelitian pegawai saat mengembalikan arsip tersebut ke rak rekam medis. Selain itu, rekam medis seringkali tercecer karena dokumen rekam medis yang tebal sehingga untuk dokumen rekam medis yang tebal bisanya akan diikat. Selain masalah ketelitian, sistem keamanan juga harus diperhatikan sebab rekam medis itu sendiri sangatlah penting dan menjadi bukti otentik dari pasien saat menjalankan pemeriksaan. Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III 2008 menyebutkan rekam medis sebagai berkas dasar yang didalamnya memuat sekumpulan informasi yang berkaitan dengan identitas, hasil pemeriksaan serta pengobatan pasien yang telah diberikan oleh rumah sakit tersebut. Rekam medis terdiri atas dua jenis, yaitu rekam medis konvensional atau Paper Based dan rekam medis elektornik. Rekam medis memuat informasi identitas, anamnesis, tangggal dan waktu serta diagnosis yang diperoleh oleh pasien. Sebagai bahan untuk kompilasi fakta mengenai pasien maka rekam medis akan memuat 2 hal yaitu (Handiwidjojo, 2015) : 1. Dokumentasi tentang keadaan penyakit dari seorang pasien sekarang dan masa lampau. 2. Dokumentasi berisikan pengobatan yang dilakukan dan akan dilakukan oleh dokter. Preservsi arsip atau yang biasa disebut pelestarian arsip merupakan upaya perlindungan dan perawatan arsip terhadap kerusakan. Perawatan juga mencangkup pemeliharaan terhadap lingkungan di sekitar arsip itu disimpan sepert suhu, debu dan terhindar dari hama. Selain perlindungan terhadap arsip, penjagaan keamanan juga sangat penting agar arsp tidak hilang. Keamanan juga berarti arsip tidak dapat dilihat semua orang dan menjaga privasi rekam medis. Proses perawatan arsip bisa dilakukan dengan beberapa cara meliputi (Palaguna & Indrahti, 2016): 1) Suhu dari ruangan harus sesuai 2) Penjagaan keamanan arsip 3) Mehindari arsip dari percikan api 4) Mehindari arsip dari hama Perawatan arsip yang dilakukan RSUD Klungkung berasarkan pada Standar Operasional Prosedur (SOP) meliputi perlindungan tehadap fisik arsip seperti hama, suhu ruangan dan debu. Selain itu perawatan arsip yang dilakukan mencangkup keamanan rekam medis yang mana rekam medis ini sangat penting dan informasinya tidak dapat disebar luaskan atau menjaga privasi dari pasien. Dengan menjaga keamanan yang baik maka arsip rekam medis akan terawat dan terhindar dari kehilangan, kerusakan, dan kebakaran.

Berdasarkan pembhasan yang sudah dipaparkan maka kesimpulan dari penelitian ini antara lain: (1) Faktor-faktor yang mengakibatkan kerusakan rekam medis di RSUD Klungkung yaitu yang pertama berasal dari faktor internal meliputi kertas yang digunakan serta tinta yang mengkibatkan rekam medis mudah rusak. Sedangkan; (2) Faktor eksernal yaitu kebocoran AC (Air Conditioner), Suhu, debu dan cahaya. Faktor kehilangan arsip disebabkan oleh kurangnya ketelitian petugas menyimpan rekam medis serta banyak rekam medis yang tercamur satu sama lain. (3) Dalam upaya preservasi yang dilakukan RSUD Klungkung untuk merawat dan menjaga rekam medis maka dibentuklah SOP sebagai standar perawatan rekam medis tersebut. SOP meliputi menjaga keamanan arsip dari debu, hama, dan cahaya, menjauhkan arsip dari percikan api serta membangun sarana yang memadai sebagai metode penyimpanan arsip yang baik.