Keistimewaan Manajemen di Perpustakaan Universitas Pendidikan Indonesia

Perpustakaan merupakan penyedia sumber informasi-informasi yang sesuai bagi penggunanya. Karena informasi yang sesuai nantinya akan dapat membuat suatu keputusan yang tepat bagi para pengguna. Agar perpustakaan dapat memberikan informasi-informasi yang tepat bagi pengguna, perpustakaan harus dikelola dengan baik dalam manajemen perpustakaan. Untuk mengelola perpustakaan perlu berlandaskan pada teori dan juga prinsip-prinsip manajemen yang disebut juga dengan manajemen perpustakaan (Suhardini, 2011). Menurut UU No 43 Tahun 2007 definisi perpustakaan merupakan institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka (Suhardini, 2011). Jadi manajemen perpustakaan diartikan sebagai kegiatan mengatur, mengarahkan, membimbing, mengendalikan, mempengaruhi pustakawan agar dapat melaksanakan pekerjaannya, berkarya, dan melakukan tugas-tugas kepustakawanan untuk mencapai tujuan perpustakaan. Manajemen perpustakaan sangat penting untuk dipelajari, dipahami, dan diimplementasikan oleh pemimpin perpustakaan agar tercapainya tugas, fungsi, serta tujuan perpustakaan (Iskandar, 2016, hlm. 7) dalam (Hermawan, et al., 2020). Tujuan dan manfaat dari manajemen perpustakaan adalah agar kegiatan pengelolaan perpustakaan dapat efektif, efisien, dan produktif dalam mencapai tujuan yang diharapkan (Suhairi & Bukhori, 2021). Pada artikel ini, penulis berfokus pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Indonesia (UPI). Perpustakaan UPI lahir pada tanggal 20 Oktober 1954 yang telah beberapa kali berpindah, mulai bulan April 1995 diresmikannya Perpustakaan UPI menempati gedung yang terdiri dari empat lantai. Dari segi sistemnya, susunan anggota dalam struktur organisasi lembaga perpustakaan mempunyai mekanisme kerja yang menyeluruh. Pustakawan yang menjadi kendali kunci layanan dan didukung oleh staf administrasi dalam merancang program kerja, dengan adanya profesionalisme para pustakawan dapat menangani aset intelektual, memberi arah, memutuskan, mengantisipasi berbagai dampak, dan mengawasi proses pelayanan dari berbagai sumber informasi terutama informasi terkini secara digital. Dari banyaknya layanan yang tersedia di Perpustakaan UPI, penulis tertarik untuk menelusuri serta mendalami manajemen layanannya. Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam artikel ini yaitu: apa saja manajemen layanan yang disediakan oleh Perpustakaan UPI? sehingga dapat membedakannya dengan manajemen layanan yang lainnya dan menjadi keistimewaan dari Perpustakaan UPI sendiri. Adapun tujuan dari penulisan artikel ini adalah untuk mengetahui apa saja keistimewaan atau keunikan dari manajemen di Perpustakaan UPI, yang dimana keistimewaan dari manajemen tersebut yang dapat membedakannya dengan manajemen yang lainnya.

Metode penelitian yang penulis gunakan yaitu metode kualitatif dengan berdasarkan studi pustaka. Menurut Denzin & Lincoln (1994) dalam (Adlini, et al., 2022) menjelaskan penelitian kualitatif merupakan penelitian menggunakan latar alamiah dengan maksud menafsirkan sebuah fenomena yang terjadi dan dilakukan dengan jalan melibatkan berbagai metode yang ada. Penelitian kualitatif berusaha untuk menemukan dan menggambarkan secara naratif kegiatan yang dilakukan dan dampak dari tindakan yang dilakukan terhadap kehidupan mereka. Metode pada artikel ini menggunakan studi pustaka (library research) yaitu metode dengan pengumpulan data dengan cara memahami dan mempelajari teori-teori dari berbagai literatur yang berhubungan dengan penelitian tersebut. Penulis mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai sumber pustaka, seperti buku, artikel, laporan, dan sumber-sumber tertulis lainnya yang berkaitan dengan karakteristik manajemen perpustakaan (Adlini, et al., 2022). Metode penelitian pada Perpustakaan UPI, penulis melakukan observasi virtual dengan menelusuri website Perpustakaan UPI (https://perpustakaan.upi.edu/) serta media sosial instagram @perpustakaan_upi menjadi sasaran dalam pencarian informasi. Penulis melihat bagaimana karakteristik atau keunikan manajemen pada Perpustakaan UPI.

Setelah penulis menelusuri keistimewaan dari manajemen di Perpustakaan UPI, dapat disimpulkan bahwa manajemen perpustakaan memiliki beberapa keistimewaan yang membedakannya dengan manajemen dalam konteks yang lainnya. Keunikan-keunikan ini membuat manajemen di perpustakaan menjadi bidang yang khusus dan menarik, karena melibatkan interaksi dengan berbagai aspek yang berbeda serta fokus pada pelayanan kepada pemustaka. Berikut beberapa keistimewaan atau keunikan manajemen yang ada di Perpustakaan UPI yaitu: 1. Layanan Ceria (Layanan Cetak dan Kirim Koleksi Akademik), merupakan layanan pencetakan dan pengiriman koleksi yang sesuai dengan pesanan pemustaka secara daring. Layanan ini dikhususkan bagi pemustaka Non-UPI, koleksi yang disediakan yaitu koleksi artikel e-Journal, Repositori, dan koleksi e-Resources lainnya yang dipesan sesuai dengan kebutuhan pemustakanya. Gambar 1. Tampilan Layanan Ceria Berikut langkah-langkah cara pemesanannya yaitu:Pengecekan koleksi: pemustaka harus mengecek kembali koleksi yang ingin dicetak. 1)Pengecekan standar biaya layanan: pemustaka harus mengecek standar biaya layanan Perpustakaan UPI. 2) Mengisi form pemesanan: pemustaka harus mengisi form pemesanan koleksi yang ingin dicetak pada laman http://perpustakaan.upi.edu/ceria. 3)Konfirmasi pemesanan: pemustaka nantinya akan mendapatkan konfirmasi pemesanan dari staf perpustakaan terkait jumlah halaman yang akan dicetak dan administrasi pencetakan serta pengiriman koleksi. 4) Persetujuan pesanan: pemustaka mengisi kolom persetujuan pesanan pada form konfirmasi dan meng-upload bukti pembayarannya. 5) Pemrosesan pesanan: pesanan yang telah disetujui nantinya akan segera dicetak lalu dikirimkan ke alamat yang sesuai dengan pesanan pemustaka. 6) Konfirmasi penerimaan pesanan: pemustaka mengirimkan konfirmasi status pesanan yang telah diterima. 2. Meta Library, merupakan tampilan Perpustakaan UPI dalam bentuk meta. Meta Library ini dapat ditemukan pada halaman website Perpustakaan UPI. Dimana nantinya kita akan memilih akun yang akan digunakan, akun yang digunakan tidak harus menggunakan akun dari Civitas UPI menggunakan akun biasa pun juga bisa. Lalu laman akan dialihkan ke website https://www.spatial.io/ dan kita akan membuat nama beserta avatar kita sendiri, selanjutnya kita dapat kembali ke laman UPI Central Library nya. Avatar yang telah kita buat tadi akan muncul di area depan Perpustakaan UPI, kita dapat mengeksplor seluruh lantai satu perpustakaannya. seperti yang telah dijelaskan tadi, Perpustakaan UPI terdiri dari empat lantai. Tetapi dalam Meta Library nya baru lantai satu perpustakaannya saja yang bisa ditelusuri, karena Meta Library ini masih dalam tahap pengembangan. Gambar 2. Tampilan Meta Library Jadi bagi pemustaka yang belum pernah berkunjung ke Perpustakaan UPI dan bingung nantinya karena belum mengerti bagaimana proses masuk perpustakaannya serta dimana saja letak layanan-layanan di Perpustakaan UPI. Meta Library merupakan solusi dari permasalahan tersebut, pemustaka jadi terbantu dengan adanya Meta Library ini. 3. MyLOFT (My Library on Fingertips), merupakan aplikasi berbasis web dan mobile serbaguna yang memungkinkan penggunanya dapat menemukan, mengakses, mengatur dan berbagi sumber daya elektronik (e-Resources) yang telah dilanggan oleh perguruan tinggi tanpa menggunakan VPN (Virtual Private Network). Perpustakaan UPI telah melanggan MyLOFT sejak tahun 2020, ini merupakan salah satu bentuk upaya perpustakaan untuk melakukan digitalisasi agar tetap dapat melayani pemustaka pada saat pandemi covid-19. Dimana masyarakat tidak boleh melakukan kontak fisik berlebih dan tentunya ini merupakan salah satu solusi dari hambatan tersebut. Berikut cara mendaftarkan akun MyLOFT: 1)Pertama, masuk ke link https://perpustakaan.upi.edu/ setelah itu muncul tampilan awal Perpustakaan UPI. 2)Kedua, masuk ke menu koleksi lalu pilih “pendaftaran akun MyLOFT” lalu nanti akan diarahkan ke google form untuk mengisi data/identitas diri. Seperti email, nama lengkap, kategori (dosen/mahasiswa), NIM/NIP, Fakultas/Kamda, Departemen/Prodi, dan nomor HP WhatsApp. Akun akan aktif maksimal satu hari setelah registrasi. Gambar 3. Tampilan MyLOFT Penggunaan MyLOFT ini bermanfaat untuk memberikan kemudahan serta aksesibilitas yang lebih besar bagi para pemustaka, fitur yang disediakan biasanya disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaannya. Tetapi perlu diketahui MyLOFT disediakan khusus untuk Sivitas UPI, jadi hanya bisa digunakan oleh dosen atau mahasiswa UPI. 4. Koleksi Buku UPIana, merupakan koleksi buku yang ditulis oleh para dosen Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) yang berada di ruang khusus dan berlokasi di lantai dua Perpustakaan UPI. Koleksi UPIana tidak dapat dipinjam, tetapi seluruh pemustaka dapat berkunjung dan mengaksesnya baik itu pemustaka dari UPI maupun Non-UPI. Koleksi buku UPIana juga dapat diakses melalui website Perpustakaan UPI, sehingga dapat memudahkan pemustaka untuk mencari koleksi buku yang diinginkan tanpa harus mengunjungi perpustakaan nya. Dengan menggunakan menu Search, dapat diisi dengan judul buku, nama penulis atau topik buku tersebut. Gambar 4. Tampilan Koleksi Buku UPIana 5. Layanan Book Drop, merupakan layanan pengembalian buku secara mandiri dilakukan oleh pemustaka yang telah meminjam koleksi atau bahan pustaka di Perpustakaan UPI. Bagi pemustaka yang belum pernah mengembalikan buku melalui book drop caranya sangat mudah, berikut langkah-langkah menggunakan book drop yaitu: 1) Pertama, kita harus memastikan terlebih dahulu tampilan layar pada book drop dalam keadaan menyala dan terlihat tampilan awal book drop nya. 2) Kedua, dorong buku yang akan kita kembalikan secara satu persatu 3)Ketiga, setelah nomor barcode dan tanggal pengembalian tertera pada layarnya, lalu tekan tombol printer resi pengembalian buku. Resi tersebut kita simpan sebagai tanda transaksi pengembaliannya. Gambar 5. Tampilan Book Drop Dengan adanya Layanan Book Drop ini, sangat membantu para pemustaka jika pada saat Perpustakaan UPI tutup kita tetap bisa mengembalikan buku nya. Hal ini berlaku pada pemustaka yang sudah mencapai masa tenggat peminjaman bukunya, walaupun perpustakaannya tutup ia bisa mengembalikan bukunya di book drop.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa suatu perpustakaan pasti memiliki keistimewaan dari manajemennya masing-masing, keistimewaan atau keunikan ini lah yang membuat manajemen di perpustakaan menjadi bidang yang khusus dan menarik. Karena melibatkan interaksi dengan berbagai aspek yang berbeda serta fokus pada pelayanan kepada pemustaka. Perpustakaan UPI memiliki beberapa keistimewaan manajemennya yaitu: Layanan Ceria, Meta Library, MyLOFT, Koleksi Buku UPIana, serta Layanan Book Drop. Masing-masing keunikan tersebut bertujuan untuk mempermudah para pemustaka untuk mengakses, mencari dan menemukan koleksi yang dibutuhkannya. Tidak hanya itu, keunikan lainnya yaitu Meta Library yang dimana kita bisa mengeksplor seluruh bagian lantai satu Perpustakaan UPI secara daring.