Pemanfaatan Teknologi Komputer Di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dari hari ke hari meningkatkan volume informasi yang harus disimpan, sedangkan daya tampung secara fisik perpustakaan tidak bertambah. Kesulitan mengelola dan mengakses informasi di masa yang akan datang akan menimbulkan dampak positif dan negatif bagi perpustakaan itu sendiri. Akan tetapi menurut Toffler (1990:1) dewasa ini volume informasi yang dicetuskan/dihasilkan dapat dialihkan, walaupun kecepatan membengkaknya informasi yang berkembang sebagai salah satu dampak dari peradaban gelombang ketiga yang disebut era globalisasi informasi. Adanya pengalihan informasi dari media fisik ke media digital saat ini memungkinkan informasi dapat diakses melalui sarana komputer dan perangkat kelengkapannya. Perpustakaan merupakan salah satu dari sekian banyak institusi yang memberikan layanan jasa, tidak lepas dari penggunaan komputer dalam hampir semua kegiatan. Komputer merupakan salah satu dari sekian banyak peralatan yang dibuat manusia guna meningkatkan efisiensi kerja, produktivitas, dan tingkat kehidupan manusia (Hadi, Umar, 2004). Pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan dengan komputer sebagai komponen utamanya lazim disebut automasi (Sulistyo-Basuki, 1993:36). Sistem automasi mencakup penanganan pekerjaan rutin perpustakaan (library housekeeping) dan penelusuran informasi (information retrieval). Untuk itu, perpustakaan tergantung pada jaringan komputer sebagai alat-alat disediakan untuk mengakses ke sumber daya informasi lokal dan internasional. Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi, UPU Perpustakaan UGM harus memberdayakan sumber daya yang ada, yang berupa sarana fisik dari gedung, koleksi, peralatan komputer, dan sumber daya manusianya. Komputer dan semua teknologi yang ada mengubah semua cara kerja dan kehidupan manusia. Teknologi komputer membantu memperlancar aktivitas yang ada di perpustakaan. Tidak hanya dalam hal perkembangan fisik komputer (hardware) tetapi software yang digunakan untuk memudahkan pengguna dan pustakawan dalam menelusur dan mengelola kegiatan di perpustakaan. Hal ini diungkapkan oleh G. Edward Evans dan Sandra M. Helt (1994:19): "We all know that computers and other technologies are changing the way we live and work. Computers also have influence library operations and will continue to do so. Librarians have explored computer applications for library activities since early 1960s. Initially only the large research libraries could afford to seek ways of effectively using computers in their day-to-day activities. Early applications were acquisitions, cataloging, and circulation. Acquisitions and circulation applications were easy to develop because they were similar to applications for other business activities; library applications required less revision of standard programs." Adanya perkembangan sistem jaringan dan otomasi yang ada di UPU Perpustakaan UGM, maka penelusuran dilakukan dengan menggunakan program OPAC. Perkembangan lebih lanjut yaitu pembuatan katalog induk universitas dalam bentuk website dengan situs alamat http://www.lib.ugm.ac.id. Katalog induk dibuat bekerja sama dengan bantuan pustakawan di fakultas di lingkungan Universitas Gadjah Mada, yaitu dengan selalu meng-update data entri koleksi perpustakaan di fakultas ke UPU Perpustakaan UGM. Keberadaan komputer dengan segala kemajuan teknologi komunikasi seakan tidak selalu dikaitkan dengan keberadaan informasi yang dibutuhkan saat itu berada, tetapi bagaimana mengakses informasi tersebut. Dalam upaya memenuhi kebutuhan pemakai akan informasi tersebut, UPU Perpustakaan UGM berusaha memenuhi melalui sarana teknologi komputer yang disediakan untuk mengakses informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan layanan internet.

Cara penelitian menggunakan campuran penelitian deskriptif kualitatif dan penelitian survei. Penggunaan penelitian survei ini dikarenakan jumlah populasi yang cukup besar yaitu pemakai UPU Perpustakaan UGM. Penelitian ini lebih banyak bersifat survei riset, oleh karena itu data-data yang digunakan untuk memberikan analisa atau pembahasan terhadap situasi pemakai teknologi komputer di UPU Perpustakaan UGM. Agar mencapai tingkat pemahaman secara mendalam dari responden, diperlukan metode wawancara mendalam (in-depth interview). Bahan yang digunakan selain data hasil survei, wawancara, juga data primer dan data sekunder. Informan dikelompokkan sesuai bidang studi yang akan diwawancarai sebagai berikut: Mahasiswa S0 kelompok studi Eksakta 1 orang, dan Non Eksakta 1 orang Mahasiswa S1 kelompok studi Eksakta 1 orang, dan Non Eksakta 1 orang Mahasiswa S2 kelompok studi Eksakta 1 orang, dan Non Eksakta 1 orang Peneliti/dosen kelompok studi Eksakta 1 orang, dan Non Eksakta 1 orang Suharsimi Arikunto (1996:107) mengungkapkan apabila populasi lebih dari 100 dapat diambil 10-20%, atau 20-25% atau lebih. Di sini diambil 30% dari data statistik pengunjung tahun 2004 rata-rata per hari adalah 570 orang (Unit I dan Unit II). Diperoleh jumlah 171 orang, untuk memudahkan dalam perhitungan dibulatkan menjadi 200 orang. Instrumen yang digunakan berupa daftar pertanyaan kuesioner survei sebanyak 41 butir soal dan wawancara yang mendalam sebanyak 14 butir soal. Untuk mengetahui validitas soal-soal diuji dengan Program SPSS versi 11.1 Windows XP, analisa deskriptif, nonparametrik. Langkah selanjutnya dengan analisis data berlangsung bersamaan dengan proses pengumpulan data, atau melalui 3 tahapan model alir dari Miles dan Huberman (1992:20) dikutip (Bungin 2003:229), yaitu: Tahap reduksi data Penyajian data Pada tahap ini, peneliti melakukan penyajian informasi melalui bentuk teks naratif data lapangan menggunakan tabel data one-way. Verifikasi Pada tahap ini, penulis melakukan uji kebenaran setiap makna yang muncul dari data, dengan mengklarifikasi pada informan di lapangan sekiranya masih ada yang kurang, atau untuk memperkuat kesimpulan atas data yang ada.

Kecenderungan pemakai teknologi komputer di UPU Perpustakaan UGM adalah mahasiswa. Hal ini sangat wajar karena hampir 98% pemakainya adalah mahasiswa baik program S0, S1, S2, maupun S3 UGM. Data Statistik Pengunjung Perpustakaan UGM dari Tahun 2000-2004 Peningkatan jumlah pengunjung selama 5 tahun terakhir menunjukkan tren yang bagus. Hal ini seiring dengan perkembangan sarana dan prasarana yang ada di UPU Perpustakaan UGM. Kehadiran pemakai yang datang ke UPU Perpustakaan UGM atas keinginan sendiri menunjukkan adanya kesadaran membaca yang tinggi pada mahasiswa. Hal ini dapat dipahami karena informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh di UPU Perpustakaan UGM. Dari hasil wawancara, layanan internet gratis ternyata mampu menarik keinginan pemakai untuk datang ke perpustakaan hingga 90%. Dari hasil penelitian, pengunjung terbanyak berasal dari mahasiswa FISIPOL sebanyak 20,3%. Hal ini dikarenakan jumlah mahasiswa FISIPOL merupakan yang terbesar di Universitas Gadjah Mada, diikuti oleh Fakultas Ekonomi dan Fakultas MIPA sebesar 9,6%. Dari segi jarak, Fakultas FISIPOL dengan UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, khususnya di gedung Unit I Bulaksumur, sangat dekat, demikian pula Fakultas Ekonomi dan Fakultas MIPA. Koleksi yang dicari mahasiswa FMIPA kebanyakan adalah koleksi lama untuk mencari literatur asli dalam bahasa asing. Sedangkan pengunjung yang paling sedikit berasal dari Fakultas Filsafat. Hal ini dikarenakan jumlah mahasiswa Fakultas Filsafat juga sedikit, belum lagi jarak antara fakultas ini dengan perpustakaan cukup jauh. Jumlah koleksi yang berhubungan dengan jurusan Filsafat juga cenderung minim. Pengunjung dari program diploma terbanyak berasal dari D3 MIPA, Teknik, dan FISIPOL, masing-masing sebesar 16,8%, 16,3%, dan 16,1%. Selain itu, tren di atas disebabkan oleh koleksi yang ada di perpustakaan jurusan/program studi yang masih sangat terbatas, sementara jumlah mahasiswa terus bertambah dari tahun ke tahun. Seperti yang diungkap oleh informan 7, Ines (D3 Fak. Teknik, Jurusan Teknik Elektro): "Koleksi Perpustakaan Pusat lumayan lengkap yah, bila dibandingkan dengan yang ada di jurusan, apalagi bidang teknik bisa pinjam koleksi bidang lain, baik humaniora maupun bahasa. Di fakultas dan jurusan tidak ada koleksi bahasa seperti di Perpustakaan Pusat (belajar bahasa Jepang, Mandarin, Inggris, bahkan bahasa daerah di Indonesia)." Sementara itu, pengunjung yang berstatus mahasiswa pascasarjana yang datang ke UPU Perpustakaan UGM rata-rata per hari berjumlah 17 orang, baik di Unit I maupun di Unit II. Ternyata mahasiswa S1 yang datang ke UPU Perpustakaan UGM sebanyak 86,46%, apabila dibandingkan dengan mahasiswa S0 dan S2 yang berkisar antara 7%-10%. Menurut informasi yang diperoleh dari pemakai mahasiswa S2 (Ahm, FKH Pascasarjana), mereka lebih memerlukan informasi untuk pembuatan tugas-tugas penulisan ilmiah (paper). Bahan yang digunakan biasanya merupakan hasil penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya, dan hampir 90% lebih mudah ditemukan di internet. Informasi penelitian di luar negeri jauh lebih maju dibandingkan informasi penelitian yang dicari di dalam negeri melalui internet. Dalam upaya mencari literatur inilah, pemakai UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada lebih suka menggunakan sarana komputer. Hal ini tidak hanya berlaku bagi pemakai dari dalam UGM, tetapi juga dari luar UGM yang sering menggunakan teknologi komputer baik untuk penelusuran maupun layanan internet. Namun demikian, tidak semua pemakai dari luar UGM mengetahui adanya layanan internet gratis. Sedangkan pada kenyataannya, 8% pemakai UGM sering menggunakan komputer untuk menelusuri buku yang akan dipinjam atau difotokopi. Hal ini menunjukkan bahwa pemakai dari dalam UGM mengikuti tren perkembangan teknologi. Dalam penelitian ini, diperoleh temuan bahwa sebagian besar pemakai yang memanfaatkan teknologi komputer adalah wanita (56%), sementara pria hanya 44%. Hal ini menunjukkan indikasi bahwa wanita lebih telaten dalam mencari informasi di perpustakaan. Seperti dalam penelitian yang dilakukan oleh Astuti, Mary, dkk. (1997:12), ditemukan bahwa jumlah sarjana wanita lebih banyak dibandingkan sarjana pria. Berdasarkan jenjang angkatan, pemakai potensial yang datang ke UPU Perpustakaan UGM rata-rata berasal dari angkatan 1999 hingga 2004. Dilihat dari masa studi, mahasiswa S1 Universitas Gadjah Mada berkisar antara 4 hingga 4,5 tahun, S0 antara 2 hingga 3 tahun, dan S2 berkisar antara 2 hingga 3 tahun. Dari data di atas, mahasiswa angkatan 2001 paling banyak mengunjungi perpustakaan, yaitu 42% dari 6 jenjang studi angkatan. Mahasiswa angkatan tahun 2001, apabila dihitung hingga tahun 2005, telah menempuh 4 tahun masa studi. Biasanya, pada tahun ke-4 atau semester 8, mahasiswa S1 mulai melakukan penulisan skripsi atau penelitian untuk skripsi. Dalam penelitian ini, peneliti membaginya menjadi 6 kelompok, yaitu: Karyawan (petugas perpustakaan, pustakawan) 3% Dosen 3% Sarjana 72% Diploma 17% Program Magister 5% Program Doktor 0% Pemakai potensial di UPU Perpustakaan UGM adalah mahasiswa S1 angkatan 2001 sebesar 72%. Pemakai dari luar UGM cenderung merujuk bahan referensi di UGM untuk mendukung penelitian mereka. Menurut mereka, hanya sebagian hasil seminar dan penelitian yang ada di UPU Perpustakaan UGM dapat diakses melalui internet dan di-browsing dari tempat asal mereka. Karakteristik pemakai berdasarkan asal menunjukkan bahwa pemakai dari Daerah Istimewa Yogyakarta sebanyak 27%, sedangkan dari luar DIY sebanyak 73%. Hasil penelitian menunjukkan bahwa minat ke Perpustakaan UGM cenderung lebih tinggi di kalangan pemakai dari luar DIY. Karakteristik lain berdasarkan status perkawinan menunjukkan bahwa 93% mahasiswa S1 berstatus belum menikah, sedangkan pemakai yang sudah menikah umumnya adalah dosen, mahasiswa S2, dan karyawan (termasuk pustakawan). Pemakai sering menggunakan teknologi komputer untuk menelusuri buku yang akan dipinjam atau difotokopi. Mereka menggunakan sarana ini sebanyak 58% untuk menelusuri informasi tentang koleksi di UPU Perpustakaan UGM serta memanfaatkan layanan internet. Dari hasil wawancara, selain untuk menelusuri katalog buku, pemakai juga menggunakan internet untuk mencari informasi. Pemakaian komputer di perpustakaan sering kali mengalami antrean, terutama pada jam-jam sibuk antara pukul 09.00 hingga 15.00. Namun, dengan peraturan pembatasan akses internet per 30 menit, antrean tidak terlalu panjang. Saran dari pemakai terkait penggunaan komputer untuk penelusuran katalog: Penggunaan komputer dibatasi agar dapat browsing internet secara gratis. Diharapkan layanan internet diperpanjang hingga pukul 20.00. Perlu penambahan unit komputer serta penyediaan tempat duduk. Dari hasil wawancara, 80% pemakai menginginkan akses internet yang lebih cepat, meskipun kenyataannya mereka menilai kecepatan aksesnya cukup lumayan. Salah satu keluhan pemakai adalah tidak adanya kursi di layanan internet, yang membuat mereka merasa tidak nyaman saat menggunakan komputer dalam waktu lama. Hal ini dikonfirmasi oleh Kabid TI (Bapak Wahyu, 18 Oktober 2005), yang menyatakan bahwa kursi memang sengaja tidak disediakan agar pengguna tidak terlalu lama mengakses komputer, mengingat jumlah unit yang terbatas dibandingkan jumlah pemakai yang jauh lebih banyak.Pemakaian software SIPUS juga dinilai mudah dipahami oleh pemakai karena menggunakan bahasa Indonesia dan tidak berbelit-belit. Hal ini diungkapkan oleh pemakai berdasarkan informan HZT/F.Ilmu Budaya-2001: "Perintah dalam software program SIPUS sangatlah mudah, selain menggunakan bahasa Indonesia, perintah dan tampilannya sangat menarik, simple dan mudah dipahami." Berdasarkan informan Ines FT: "Masalah program SIPUS ISIS dan Katalog Online atau lain-lain menurut saya biasa tapi sederhana dan mudah dipahami ini sangat membantu kalau kita hendak mencari buku/koleksi yang akan dipinjam" Program ini perlu disosialisasikan/dikenalkan terlebih dahulu, karena program SIPUS ini merupakan olah teknologi yang dikerjakan bersama antara tim pustakawan sebagai yang akan mengoperasikan dan tim teknologi informasi yang menguasai dari bidang softwarenya. Sehingga hasil yang ditampilkan memudahkan pustakawan pada saat memberikan layanan dan penjelasan ke pemakai. Pemakai sendiri tidak merasa kesulitan pada saat pengoperasiannya. Pemakai merasa mudah ketika menggunakan program SIPUS 51%, kadang-kadang mudah 27% dan tidak mudah 22%. Alasannya adalah cara yang lebih praktis dengan 1, 2 klik saja. Selain itu program software SIPUS fleksibel dalam penggunaannya. Apabila terjadi kesalahan atau kesulitan dalam mengoperasikan program-program perpustakaan yang ada di komputer, 65% pemakai cenderung bertanya ke petugas. Sedangkan yang diam saja 12%, pura-pura tidak tahu 4%, mencoba membetulkan sendiri 16% dan lainnya 3%. Hal ini dapat diartikan sebagai adanya hubungan interaksi antara pemakai dengan staf/pustakawan. Namun interaksi ini tidak hanya terjadi pada saat akan menggunakan, tetapi bisa juga interaksi setelah buku itu ditemukan kode letak buku itu berada, dan pemakai tinggal mencari di mana posisi rak tempat buku tersebut berada. Setelah dikonfirmasikan dengan hasil wawancara dari informan, (NNK/FMIPA S2-2002) pemakai merasa petugas/pustakawan jauh lebih tahu program yang ada di perpustakaan, sehingga bertanya langsung ke petugas. Pembagian unit komputer di ruang layanan cukup merata antara 15–22% dan pemakai menganggap setiap unit layanan sudah tercukupi. Keluhan yang dilontarkan pemakai dalam hal ini salah satu responden (Dew/F.Pertanian) mengapa waktu yang disediakan untuk mengakses internet sangat pendek hanya 30 menit. Dan cross-check dengan responden yang mengusulkan akses internet per 3 jam (65 responden). Sedangkan untuk browsing dan download hasil temu kembali informasi memerlukan waktu yang tidak cepat, uji coba peneliti lakukan untuk browsing hasil temuan internet memerlukan waktu kurang lebih 15–20 menit pada jam-jam sibuk dengan hasil tanpa gambar/grafik, karena dengan gambar/grafik diperlukan tambahan waktu kecepatan aksesnya. Sedangkan fasilitas jaringan Wi-Fi yang disiapkan oleh UPU Perpustakaan UGM untuk melayani pemakai yang memiliki sarana notebook (laptop) agar dapat diakses di UPU Perpustakaan UGM, mendapat tanggapan pemakai melalui kuesioner survei 78% yang menyatakan fasilitas ini bagus, dapat menghemat dana, tenaga dan waktu. Pemakaian layanan internet gratis menjadi suatu harapan yang cukup besar bagi pemakai, karena hal ini terungkap dalam wawancara mendalam. Hampir 80% responden dan 75% informan mengatakan keberadaan dan keputusan UPU Perpustakaan UGM untuk memberikan layanan internet gratis menjadi salah satu motivasi yang besar bagi pemakai untuk datang ke UPU Perpustakaan UGM. Sedangkan layanan nirkabel Wi-Fi yang diberikan sebagai salah satu sarana layanan gratis khususnya pemakai yang menggunakan laptop akan memberikan dampak kemudahan untuk melakukan tugas-tugas di perpustakaan, dengan harapan perpustakaan dapat menjadi rumah kedua. Selain itu akan menghemat biaya jaringan dan listrik. Pendapat responden tentang bagus, tidaknya dengan adanya fasilitas jaringan nirkabel pada penelitian ini 6% menyatakan bagus dan 78% menyatakan biasa, sedangkan 10% menjawab tidak bagus. Sedangkan proses layanan sirkulasi di perpustakaan meliputi proses peminjaman buku dan pengembalian buku. Dalam proses ini pasti terjadi juga pelanggaran peraturan tata tertib peminjaman buku dan terjadi keterlambatan pengembalian buku ini menimbulkan denda. Sebanyak 74% mahasiswa merasakan penggunaan komputer untuk perhitungan denda, sudah sesuai dengan harapan mereka. Sedangkan 15% pemakai yang tidak tahu setelah di-cross-check ternyata pemakai ini jarang atau tidak pernah terlambat mengembalikan buku pinjaman. Maka wajar saja apabila pemakai ini tidak tahu perihal perhitungan denda. Sedangkan 11% mengatakan tidak sesuai penyebabnya adalah kondisi sistem denda disetting berjalan terus sesuai dengan waktu, walaupun hari Minggu atau libur nasional, ataupun dapat diset untuk dihapus (ini sering terjadi apabila terjadi listrik mati). Ini dilakukan oleh petugas dengan beberapa pertimbangan setelah hasil cross-check dengan petugas/pustakawan di ruang sirkulasi dan cadangan, dalam arti setelah di-cross-check kondisi buku pinjaman sudah kembali, terus sedangkan data peminjam masih tercantum dan proses denda berlangsung. Namun menurut 10 responden memberikan alasan denda yang diterapkan menggunakan teknologi komputer untuk membantu perhitungan biasanya jauh lebih akurat. Dari sisi petugas program ini sangat membantu karena tidak perlu menghitung sudah otomatis akan muncul setiap pemakai yang terlambat mengembalikan buku. Namun ada sisi yang lain dari segi pemakai ada yang kurang menguntungkan. Mengapa demikian artinya terjadi kesalahan setting program seperti diungkap di muka, menimbulkan kesalahpahaman antara pemakai dan petugas, artinya masih ada kekurangan dari sistem yang digunakan. Penelusuran informasi dilakukan untuk mencari koleksi buku yang dimiliki perpustakaan di lingkungan UGM dapat dilakukan di luar gedung UPU Perpustakaan UGM (pengunjung/pemakai maya, tidak diteliti dalam penelitian ini). UPU Perpustakaan UGM melanggan database EBSCO yang berisi daftar jurnal, hasil penelitian baik dalam bentuk full-text ataupun abstraknya. Namun berdasarkan hasil penelitian nampak hampir 58% pemakai tidak mengetahui adanya website http://www.lib.ugm.ac.id dan 42% menjawab mengetahui. Bagi pemakai yang mengetahui website ini, biasanya pemakai ini sering datang ke UPU Perpustakaan UGM. Sedangkan persentase pendapat responden tentang tampilan website lib.ugm.ac.id, 21% menyatakan bagus, 35% menyatakan biasa, 22% menyatakan lumayan, 13% menyatakan tidak menarik dan lainnya 9%. Namun demikian pemakai yang memberikan alasan lainnya sebanyak 9% di antaranya: "Warnet Situs UGM ac.id kurang lengkap Lumayan juga Wah ada peningkatan Perpustakaan UGM" Hal ini sejalan dengan pendapat dari salah satu informan dari pemakai mahasiswa S2 (US/S2 Sosiologi), ternyata: "Saya sering menjelajah ke internet, tidak hanya di rumah, di warnet untuk mencari bahan-bahan pendukung penulisan tugas-tugas dosen. Karena bahan yang dirujuk oleh dosen tidak selalu tersedia di perpustakaan pusat, pascasarjana dan jurusan" Pemakai mengetahui website UPU Perpustakaan UGM dari warnet di UPU Perpustakaan UGM Unit II sebanyak 7 responden, surat kabar KABAR UGM (5 orang), leaflet (3 orang), website UGM (2 orang). Pemakai mengetahui keberadaan website UPU Perpustakaan UGM dari teman kuliah sebesar 32,69%, dosen/pengajar 4,8%, saudara 25%, leaflet/brosur 29,8%, dan lainnya 7,69%. Ini menunjukkan adanya interaksi sosial yang cukup tinggi, di mana informasi yang dimiliki seseorang dan mempunyai nilai lebih akan disampaikan ke orang lain. Sedangkan yang pernah membuka website http://www.lib.ugm.ac.id ada 42% saja. Ternyata setelah dicross-check dengan hasil wawancara mendalam ke informan (HZT/F. Ilmu Budaya-2001 dan NNK/FMIPA/S2-2002), diketahui bahwa "informasi ini kurang sosialisasi. Jadi hanya beberapa mahasiswa yang memang sering berkunjung ke UPU Perpustakaan UGM yang tahu akan fasilitas yang baru disediakan untuk pemakai. Informasi perkembangan UPU Perpustakaan UGM kurang sosialisasi ke fakultas-fakultas di lingkungan UGM." Pendapat pemakai tentang situs lib.ugm.ac.id ternyata bermacam-macam, di antaranya: Situs lib.ugm.ac.id kurang lengkap informasinya. Informasi tidak menyeluruh tentang perpustakaan yang ada di lingkungan UGM. Perlu ditambah daftar situs ilmiah, pengetahuan umum, dan berita. Luar biasa, Perpustakaan UGM semakin oke. Bagus juga. Lumayan. Biasa. User-friendly. Dari hasil wawancara ditemukan informasi bahwa pemakai (Bdn/F. Ekonomi D3-2003) menyatakan bahwa pada saat ini tidak semua pemakai mencoba database ini karena konten (isi) database dari perpustakaan fakultas di lingkungan UGM baru Pemanfaatan Teknologi Komputer / Uminurida Suciati, Partini, Isbandiyah HS. saja mulai ditampilkan di dalam situs tersebut. Dengan demikian, wajar kalau pada saat peneliti menyebarkan kuesioner ini hanya sebagian responden yang telah mengetahui dan menjawab pernah menggunakan fasilitas ini. Ketersediaan koleksi dalam bentuk fisik untuk memenuhi kebutuhan pemakai belum semua terpenuhi secara sama dan merata. Ketersediaan koleksi yang ada rata-rata berkisar di atas 60% yang sesuai dengan kebutuhan, walaupun dari kuesioner ada 4 responden yang menjawab koleksi UPU Perpustakaan UGM cukup lengkap dibandingkan di fakultas atau jurusannya. Berikut persentase pemakai tentang ketersediaan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai di UPU Perpustakaan UGM: 100% sesuai dengan studi saya (referensi yang ditunjuk dosen) 2%. 75% responden menjawab 44%. 50% responden menjawab 27%. 25% responden menjawab 14%. 10% responden menjawab 7%. Sama sekali tidak ada yang relevan dengan program studi saya 4%. Lainnya 2%. Namun demikian, terjadi kontradiksi dengan 8 responden yang mengatakan sama sekali tidak relevan, yaitu responden Anj/F. S2 Studi Transportasi yang menurutnya minim buku-buku tentang transportasi, hampir kebanyakan hasil penelitian atau ada di jurnal-jurnal asing. Responden Oct/F. Filsafat juga mengungkapkan bahwa pertambahan koleksi bidang ilmu filsafat sangat sedikit perkembangannya. Hasil cross-check dengan bagian pengadaan UPU Perpustakaan UGM menunjukkan bahwa memang untuk bidang ilmu filsafat, jatah pengadaan buku jarang dan sedikit. Akan tetapi, apabila ada permintaan pengadaan buku bidang tersebut, tetap akan menjadi prioritas walaupun tidak sebanyak bidang lain seperti ilmu komputer, teknik, pertanian, dan industri. Apabila dilihat berdasarkan persentase ketersediaan kebutuhan koleksi, 34% memenuhi dan 66% tidak memenuhi. Ada beberapa koleksi bidang ilmu tertentu yang belum memenuhi kebutuhan pemakai. Koleksi UPU Perpustakaan UGM (2003) terdiri dari semua bidang ilmu, tidak hanya pada satu bidang ilmu saja, tetapi ada 18 fakultas dan satu sekolah pascasarjana. Pemenuhan kebutuhan akan koleksi terus ditingkatkan dalam arti bahwa dengan banyaknya program studi di lingkungan UGM, dana yang tersedia tidak memadai untuk memenuhi kebutuhan buku-buku di semua program studi. Dengan adanya perpustakaan di fakultas, jurusan, pusat antaruniversitas, bahkan di pusat studi, diharapkan dapat membantu melengkapi ragam koleksi yang ada di UPU Perpustakaan UGM. Namun demikian, UPU Perpustakaan UGM selalu menyediakan blangko isian usulan pengadaan buku yang diwajibkan bagi pemakai dari fakultas masing-masing, di mana perpustakaan fakultas tidak memiliki koleksinya. Dengan demikian, antara perpustakaan fakultas, jurusan, dan pusat studi di lingkungan UGM akan saling melengkapi satu dengan yang lain. Apabila koleksi yang dicari dalam bentuk fisik (buku, CD, kaset, jurnal, paper, hasil penelitian, surat kabar, majalah, dan lainnya) tidak tersedia, dapat ditempuh dengan cara lain, yaitu pemanfaatan komputer untuk browsing ke internet. Seperti pernah diungkap dalam reportasi Uminurida S. dan Lilik K. Uswah (2000:41) pada Media Informasi: "Internet merupakan sarana yang sangat membantu dalam mendapatkan informasi ilmiah. Hal ini dirasakan oleh mahasiswa, baik strata 1, tingkat magister, maupun program doktor dan para dosen. Mahasiswa S-2 yang sering memanfaatkan internet di UPT Perpustakaan UGM Unit II Sekip yang tidak mau disebut jati dirinya, kalau sedang bingung mencari literatur untuk mendukung makalahnya akan lari ke dunia maya (internet)." Pemakai dari jauh (pemakai maya) juga cukup banyak, bahkan dari seluruh Nusantara. Mengapa demikian? Karena pada website lib.ugm.ac.id sudah ditampilkan portal database katalog induk, database online, dan lain-lain. Dari sini, pemakai dari luar UGM bisa mengakses informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan penelusuran literatur. Berikut ini pemakai riil layanan internet baik di Unit I maupun Unit II: Statistik pemakai riil layanan internet di UPU Perpustakaan UGM Kehadiran layanan internet ikut andil meningkatkan jumlah pemakai, dalam hal ini jumlah pengunjung. Pada tabel di atas terlihat bahwa pada bulan November 2004, jumlah pengunjung di Sirkulasi mencapai 3.967 orang, dan terjadi peningkatan pada bulan Desember 2004. Hal ini dikarenakan pada bulan-bulan Agustus dan Desember merupakan jadwal ujian semesteran mahasiswa, sehingga pengunjung lebih banyak dari biasanya. Pada bulan Januari dan Februari 2005, terjadi peningkatan seperti di Spot Control dan Sirkulasi. Data yang diperoleh penulis menunjukkan statistik pengunjung per hari mencapai sekitar 40-an pengunjung. Berdasarkan respon di atas, nampak bahwa 87% pemakai memanfaatkan komputer untuk penelusuran. Internet dapat membantu pencarian pustaka/informasi. Ketersediaan jaringan internet benar-benar membantu pemakai untuk memenuhi kebutuhan akan informasi. Hal inilah yang sudah ditanggapi oleh UPU Perpustakaan UGM, walaupun dengan sarana yang bagi pemakai masih perlu ditambah kuantitasnya, namun telah cukup membantu memenuhi sebagian kebutuhan pemakainya. Limb, Peter (2004:96) mengungkapkan bahwa: "The digital revolution has spawned many changes to public and educational practices and provided powerful new tools to access information. It is important to know how effectively patrons understand and operate these tools and how libraries can better help them to exploit the new technology." Presentase pemanfaatan jaringan internet oleh pemakai pada penelitian ini ditemukan sebagai berikut: 30% responden membuka e-mail dan mengirim e-mail. 63% melakukan download dan mencari informasi. 6% menggunakan chatting. 1% lainnya. Sedangkan lainnya memilih men-download surat kabar asing, jurnal asing, jurnal online yang dilanggan, dan informasi terbaru ilmu kedokteran (belum termasuk pemakai maya). Ini membuktikan bahwa jaringan internet, sarana komputer, dan teknologinya dapat memenuhi kebutuhan informasi baik di dalam maupun di luar negeri. Ternyata pemakai UPU Perpustakaan UGM mengetahui adanya sarana dan teknologi komputer 40% berasal dari teman kuliah, 4% dari dosen/pengajar, 26% dari saudara, dan leaflet 30%. Ida Fajar Priyanto (2002) mengatakan survei menunjukkan bahwa layanan yang prima yang diberikan menimbulkan dampak, di antaranya pemakai tidak akan datang lagi dikarenakan 68% kecewa dalam treatment, 14% tidak puas dengan layanan/produk, 5% mencari alternatif baru. Namun, apabila pemakai yang puas dengan layanan yang diberikan, mereka akan bercerita pada 3 orang lain. Sedangkan pemakai yang tidak puas akan bercerita pada kurang lebih 10 orang lain. Berdasarkan leaflet atau brosur yang disediakan sebanyak 30%, hal ini juga berkaitan dengan adanya teori interaksi sosial yang diungkap oleh Moh. As'ad dkk (1990:24). Sebagai makhluk sosial, manusia selalu mengadakan interaksi sosial dalam segala aktivitasnya. Hasil wawancara dengan salah satu pemakai (Ach/F. Pertanian) mengatakan bahwa koleksi UPU Perpustakaan UGM cukup lumayan karena cukup banyak buku-buku baru yang mereka butuhkan. Namun, kebanyakan buku baru ini banyak peminatnya sehingga frekuensi pemakaiannya cukup banyak. Hal ini menimbulkan dampak pada fisik buku menjadi jelek, kumal, kotor, bahkan rusak jilidannya. Informasi keberadaan koleksi/pustaka yang dibutuhkan 51% disampaikan melalui teman, 13% melalui leaflet, dosen 26%, saudara 0%, dan lainnya 10%. Ini menunjukkan bahwa peranan interaksi lingkungan sosial sekitar sangat berpengaruh. Teman sangat berpengaruh besar untuk ikut andil dalam memberikan informasi keberadaan koleksi baru di UPU Perpustakaan UGM. Dari hasil cross-check wawancara dengan informan, hampir 90% informan menyampaikan bahwa pengetahuan tentang keberadaan koleksi yang akan dicari berasal dari teman. Kebiasaan saling berbagi informasi yang dikomunikasikan dengan teman merupakan bagian dari manusia sebagai makhluk sosial. Interaksi sosial antara staf/pustakawan dengan staf pustakawan dapat dilakukan setiap waktu dalam arti kedua-duanya ada keinginan untuk berkomunikasi. Apabila pemakai sedang melakukan penelusuran baik yang menggunakan katalog komputer, penelusuran internet, maupun kegiatan yang ada hubungannya dengan layanan perpustakaan, dan mengalami kesulitan, mereka akan bertanya ke petugas. Demikian juga pada saat pemakai bertanya pada salah satu staf ketika komputer yang dipergunakan pemakai dalam posisi "trouble/tidak bereaksi", maka akan dimintakan bantuan ke staf TI (Teknologi Informasi) lain yang sekiranya mampu membantu. Apabila terjadi kesalahan pemanfaatan teknologi komputer, maka pemakai akan berkecenderungan bertanya ke petugas. Nampak 65% pemakai akan bertanya ke petugas apabila terjadi kesalahan/kesulitan pada saat memanfaatkan teknologi komputer. Hal ini karena menurut pemakai, petugas akan jauh lebih tahu akan program-program yang ada di perpustakaan. Pemakai menghendaki kenyamanan, kecepatan, ketepatan, kemudahan, bahkan menghemat dana agar mendapatkan fasilitas yang disediakan UPU Perpustakaan UGM, baik bentuk fisik (gedung, furnitur, unit komputer, koleksi, ruangan, AC, penerangan, dan kamar mandi) maupun nonfisik (sumber daya manusia). Beberapa hasil evaluasi dari monitoring dan harapan mahasiswa berdasarkan kuesioner survei dan wawancara: UPU Perpustakaan UGM telah menyediakan ruangan ber-AC di ruang Sirkulasi dan Cadangan. Penerangan lampu di ruang tersebut juga sudah dibenahi. Dengan adanya kebijakan baru untuk memudahkan dan memberikan rasa adil bagi semua anggota UPU Perpustakaan UGM, yaitu penggunaan KARTU PINJAM bagi semua anggota termasuk staf dan pustakawan yang juga ingin meminjam buku. Sehingga proses layanan sirkulasi dan cadangan dapat berjalan dengan lancar tanpa dua peraturan yang membedakan satu dengan yang lain. Dari hasil penelitian ini, ada beberapa masukan dari pemakai, ternyata ada juga pemakai yang merasa tidak nyaman dengan sikap petugas/pustakawan. Responden memberikan pendapat sebanyak 52% menjawab bahwa sikap petugas/pustakawan ketika memberikan layanan sesuai dengan harapan. Hal ini menunjukkan bahwa petugas/pustakawan sudah memberikan sikap sesuai dengan harapan pemakai. Apa harapan pemakai tersebut? Beberapa responden mengungkapkan di antaranya: Petugas/pustakawan mau membantu memberikan informasi yang dibutuhkan baik letak buku yang dicari. Cara mencari di katalog SIPUS. Cara memesan buku yang diinginkan untuk dipinjam. Memberikan layanan dengan ramah. Membantu menelusuri buku yang diinginkan melalui katalog komputer. Membantu ke rak-rak mencari buku. Sedangkan dilihat dari mahasiswa yang merasa tidak sesuai dengan harapan sampai dengan 48%, setelah dicross-check, ternyata beberapa buku yang ditemukan dalam katalog komputer tidak ditemukan di rak. Setelah ditanya ke petugas, petugasnya kebingungan menjawab. Sebagai contoh, ada satu judul buku dengan jumlah eksemplarnya 5, yang dipinjam 3 buku, dan 2 buku lainnya tidak ada. Namun demikian, ada juga petugas yang mau memberikan jawaban lain bahwa buku yang diinginkan hilang, rusak (dalam perawatan), atau pindah posisi raknya. Jam layanan yang diberikan ke pemakai sampai saat ini mengalami perubahan. Ternyata pemakai menghendaki jam layanan, terutama untuk layanan internet. Sebanyak 70% pemakai merasa sudah cukup dalam arti layanan 6 hari setiap minggu dan per hari mulai pukul 08.00 s.d. 16.00, bahkan unit II layanan sirkulasi dari pagi sampai dengan pukul 20.00 malam. Tanggapan pemakai mengenai perlunya penambahan jam layanan internet bagi pemakai: 70% menjawab sudah mencukupi. 30% menjawab belum mencukupi. Sedangkan alasan bagi mereka yang menjawab belum cukup terangkum sebagai berikut: "Jam layanan sampai jam 6 sore." "Layanan sampai jam 6 sore." "Buka sampai dengan jam 9 malam." "Layanan hari Sabtu sampai jam 20.00." "Layanan UPT 24 jam biar tenang, fleksibel, dan buat baca-baca." "Jam layanan dari jam 7 pagi sampai jam 9 malam." Ini semua menunjukkan keinginan pemakai agar dapat memanfaatkan fasilitas yang ada di UPU Perpustakaan UGM sebaik-baiknya, seperti halnya sebagai rumah kedua. Teknologi komputer yang otomatis berhubungan dengan pemanfaatan listrik, sewa jaringan, dan perangkat komputer menurut pemakai mampu menghemat dana. UPU Perpustakaan UGM ternyata memiliki keunggulan dan kelebihan dibandingkan dengan perpustakaan fakultas dan jurusan. Mengapa demikian? Hal ini terungkap dari hasil kuesioner survei yang memilih koleksi dan sarana komputer menjadi salah satu unggulan antara 35-36%. Namun demikian, tidak menutup kemungkinan pada saat yang sama koleksi juga menjadi kelemahan bagi UPU Perpustakaan UGM dibandingkan dengan perpustakaan fakultas dan jurusan. Hal ini dapat dimaklumi karena responden yang mengisi kuesioner membandingkan kelengkapan dari segi spesifikasi koleksi buku yang ada di fakultas atau jurusan yang jauh lebih lengkap. Tanggapan pemakai perihal keunggulan/kelebihan yang dimiliki UPU Perpustakaan UGM dibandingkan dengan perpustakaan di fakultas dan jurusan: Koleksinya 35%. Bangunannya 12%. Sarana komputernya 36%. Tidak tahu 7%. Lainnya 10%. Responden (Aly, FISIPOL 2003 dan Eka, F. Pertanian 2004) yang memilih jawaban "lainnya" memberikan usulan sebagai berikut: Ruangannya kurang harum. Perpustakaan UGM unggul di bidang koleksinya (banyak buku baru). Koleksi lebih lengkap. Koleksi cukup lengkap. Fakultas Hukum tidak ada komputer, tidak ber-AC, koleksi UPT lebih variatif. Fakultas lebih lengkap dan di UPT perpustakaan suasana bising. Internetnya dan buka sampai malam, ini kelebihannya. Di fakultas tidak ada internetnya, koleksi lebih variatif, bangunan lebih besar. Koleksinya multidisiplin, bangunan lebih luas, komputer lebih banyak. Unggul UPT karena internet gratis. Koleksi sirkulasi sedikit. UPT komputer aksesnya cepat, di fakultas koleksi kurang lengkap. Tata buku berantakan, perlu tambahan AC. Manfaat internet lebih mudah (cepat). Internet gratis hemat.

Teknologi komputer sangat berpengaruh pada perkembangan informasi dan ilmu pengetahuan. Hal ini berdampak pada pencari informasi. Tolok ukur suatu keberhasilan sebuah pelayanan adalah kepuasan pemakainya, karena pemakai merasakan adanya kenyamanan dan pemenuhan kebutuhan informasi secara cepat, tepat, akurat, dan murah. Teknologi komputer mampu mempercepat temu kembali informasi yang dibutuhkan. UPU Perpustakaan UGM menambahkan beberapa unit komputer barn dan membuka layanan Internet gratis Hal ini memberikan dampak positif, artinya pemakai menjadi termotivasi untuk datang ke perpustakaan. Sekalipun informasi yang dibutuhkan berada di luar negeri pemakai dapat memperolehnya dengan cepat, tepat dan akurat melalui layanan internet. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemanfaatan teknologi komputer tersebut di antaranya faktor lingkungan sosial, kondisi hardware dan software. Faktor lingkungan dapat meliputi 2 hal antara lain pemakai (user), dan pengelola (tim manajemen dengan staf dan pustakawannya). Pemakai (user) berpengaruh dalam memberikan informasi adanya fasilitas teknologi, buku-buku, dan sarana lainnya yang dibutuhkan kepada pemakai yang lain. Faktor lingkungan di sini dengan maksud hubungan antara pemakai dengan pemakai terjadi interaksi yang positif. Artinya informasi yang pemakai peroleh akan disebarkan ke pemakai yang lain dengan cepat. Demikian juga interaksi pemakai dengan petugas/pustakawan akan terjalin dengan baik apabila informasi yang dibutuhkan pemakai dapat dipenuhi oleh petugas/pustakawan. Kondisi jaringan internet, kecepatan akses dan jumlah unit komputernya mempengaruhi kesediaan pemakai untuk memanfaatkan fasilitas yang ada untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Ada juga faktor lain sehubungan dengan kenyamanan pemakai ketika memanfaatkan fasilitas perpustakaan, diantaranya suasana ruangan yang ber AC, kondisi furnitur (kursi di bagian layanan internet), lampu kurang terang dan suara bising. Jarak fakultas dengan perpustakaan juga mempengaruhi kehadiran pemakai ke UPU Perpustakaan UGM. Dari penelitian diperoleh beberapa karakteristik pemakai yaitu: pemakai potensial UPU Perpustakaan UGM yang menggunakan teknologi komputer (baik penelusuran katalog dan internet secara keseluruhan) pada saat penelitian berlangsung adalah wanita sebanyak 56%. Sedangkan statusnya sebagai mahasiswa (S1) semester 8 atau angkatan 2001 Fakultas ISIPOL 20,3% jurusan Administrasi Negara, kedua Fakultas MIPA dan ketiga Fakultas Ekonomi. Berdasarkan asal/domisili pemakai dari luar Daerah Istimewa Yogyakarta 73% yang lebih memanfaatkan teknologi komputer. Dan status perkawinan pemakai dalam penelitian ini, hampir semua pemakai khususnya mahasiswa S1 bersatus belum menikah 93%. Hasil penelitian menunjukkan 50-70% pemakai potensial (riil)(bukan pemakai maya/virtuil) mahasiswa yang datang ke perpustakaan untuk mencari bahan-bahan referensi yang digunakan oleh dosen mereka, termasuk bahan referensi untuk mendukung penulisan paper (tugas akhir), bahan bacaan perkuliahan, skripsi, penelitian dan basil praktikum. Namun informasi tambahan pemakai maya pada bulan Agustus 2005 sebanyak 124.000 lebih menggunakan sarana internet untuk menelusur koleksi/informasi/jurnal/database online yang dilanggan UPU Perpustakaan UGM. Pemakai teknologi komputer di UPU Perpustakaan UGM berdasarkan basil kuesioner survei dan wawancara, ternyata 99% tidak ada yang "gaptek" atau gagap teknologi, artinya dengan kemajuan teknologi komputer pemakai tidak merasa canggung, untuk memanfaatkannya secara optimal. Pemakai yang datang ke UPU Perpustakaan UGM terpenuhi kebutuhan informasi 66%, sedangkan ketersediaan koleksi 75% sesuai dengan studi sebanyak 44%. Ketersediaan unit komputer untuk penelusuran dan internet merata 15% di tiap unit layanan. Pemakai program Si yang mengetahui adanya jaringan Internet dan nirkabel sebesar 63%, sedang informasi adanya jaringan internet dan nirkabel diperoleh dari teman sebesar 32,69% dibandingkan dengan informasi dart dosen ataupun dari leaflet. Kecepatan akses menurut pemakai 67% menyatakan lumayan/sedang di bandingkan dengan jaringan yang ada di fakultas, sedangkan penggunaan komputer tidak antri 51%, namun perlu diberi kursi untuk kenyamanan. Sikap petugas/pustakawan terhadap pemakai 81% sesuai harapan, terutama mahasiswa eksak 56% dan wanita 68%. Jam layanan internet sudah cukup, namun pemakai menghendaki tetap di tambah jam layanan sampai pukul 21.00. Pemanfaatan jaringan internet 63% untuk mendownload dan mencari informasi, namun tidak menutup untuk mengirim e-mail dan chatting, bahkan ada yang main game. Perlunya dilakukan MONEV yaitu monitoring dan evaluasi bagi manajerial, karena UPU Perpustakaan memiliki keunggulan diantaranya 36% sarana komputernya, dan 35% koleksinya di bandingkan dengan di fakultas dan jurusan. Hal ini akan membantu Tim Manajerial UPU Perpustakaan UGM untuk meningkatkan layanan di masa datang