MANAJEMEN PERPUSTAKAAN BERBASIS SISTEM OTOMASI DI PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 9 BANDAR LAMPUNG

Suatu sekolah/madrasah pasti memiliki perpustakaan yang digunakan untuk menunjang aktivitas pembelajaran siswa maupun sebagai tempat untuk penemuan dan pengembangan informasi bagi warga sekolah itu sendiri. Didalam suatu perpustakaan untuk dapat menciptakan dan menjalankan kegiatan dengan lancar dan baik maka harus tersusun sesuai dengan tahapan-tahapan nya yang sesuai dengan manajemen perpustakaan. Pada dasarnya manajemen perpustakaan merupakan suatu kegiatan yang dapat dilakukan oleh pihak perpustakaan dalam bentuk praktek maupun bentuk teori sehingga suatu perpustakaan mampu dikelola dengan baik sesuai dengan berdaya guna dan berhasil guna bagi masyarakat terutama warga sekolah sehingga dapat menjadikan nilai tambah bagi perpustakaan karena pengguna merasa sangat terbantu dengan adanya perpustakaan (Mansyur, 2007). Manajemen perpustakaan memiliki beberapa fungsi yang ada yaitu meliputi planning (perencanaan),organizing (pengorganisasian), actuating (menggerakkan), supervision/controlling (mengendalikan), staffing (kepegawaian), directing (mengarahkan). Manajemen perpustakaan tersebut juga termasuk kepada kegiatan pengelolaan anggaran perpustakaan yang dilakukan oleh pustakawan dan juga kepala perpustakaan untuk dapat mencapai tujuan dari perpustakaan yang disesuaikan dengan teori dan prinsip manajemen perpustakaan itu sendiri.(2017, 2017) Baik kepala perpustakaan maupun pustakawan dalam menjalankan manajemen perpustakaan yaitu dapat pula dengan mengawasi jalannya kegiatan/aktivitas yang ada di perpustakaan agar menciptakan suasana perpustakaan yang kondusif sehingga dapat meningkatkan minat kunjung dari masyarakat ataupun warga sekolah (Luthfiyah, 2016). Perpustakaan saat ini masih ada yang menggunakan atau menjalankan manajemen perpustakaan nya dengan sistem yang masih manual dan ada pula perpustakaan yang sudah menggunakan sistem berbasis digital. Sistem digital yang dapat digunakan di suatu perpustakaan dapat berupa sistem otomasi, jadi sistem otomasi perpustakaan merupakan suatu proses dalam mengelola perpustakaan menggunakan sebuah bantuan berupa teknologi informasi yang difungsikan untuk mengefisiensi waktu dan mempermudah dalam penelusuran informasi yang dilakukan, dapat meringankan pekerjaan yang dilakukan rutin oleh pustakawan, dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan manajemen perpustakaan yang tidak dapat dilakukan dengan manual, mampu memberikan layanan yang baik kepada pemustaka, serta dapat meningkatkan daya saing perpustakaan dan menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain (Azwar, 2013). Bagian-bagian yang harus dimiliki oleh suatu sistem otomasi perpustakaan yaitu meliputi: 1. Sebuah Pangkalan Data Pada bagian ini proses yang dilakukan yaitu berupa perolehan data-data dari koleksi yang tersedia lalu diorganisir sesuai dengan kaidah ilmu perpustakaan, jika dalam sistem otomasi perpustakaan ini data-data koleksi tersebut hanya tinggal dimasukkan ke dalam perangkat pengolahan data seperti MySQL, MS Access, dll. 2. Adanya User/Pengguna Dalam menggunakan sebuah sistem otomasi perpustakaan tentu ada yang berperan sebagai penerima/pengguna layanan tersebut. Sistem otomasi perpustakaan juga memiliki beberapa operator dan itu juga ada beberapa tingkatannya tergantung dari tanggung jawab yang diberikan, operator tersebut bertugas untuk dapat mengelola sistem yang ada. 3. Adanya Perangkat Otomasi Pada bagian ini dalam sistem otomasi perpustakaan harus lah memiliki alat/perangkat yang dapat digunakan dalam mengoperasikan sistem tersebut, perangkat yang dapat digunakan dapat berupa software (perangkat lunak) dan hardware (perangkat keras)(Saputra et al., 2010). Tinjauan Pustaka Penelitian ini bukan penelitian pertama yang sudah dilakukan, tetapi sudah banyak penelitian yang dilakukan sebelum penelitian ini dan berkaitan dengan manajemen perpustakaan dengan berbasis sistem otomasi perpustakaan. Pada bagian tinjauan pustaka ini bahwa dijelaskan dan dipaparkan mengenai penelitian lain dari segi kelebihan dan kekurangan dari penelitian tersebut. Kusmawati et.al (2021), pada penelitian ini dibahas mengenai sistem otomasi perpustakaan dengan berbasis web yang menggunakan SLiMS versi 9.0 dengan tipe Bulian di Politeknik Pariwisata Makassar, dimana dijelaskan secara lengkap mengenai sistem otomasi dengan SLiMS versi 9.0 dengan tipe Bulian tersebut baik itu dipaparkan mengenai tampilan SLiMS pada OPAC, menu bibliografi, menu sirkulasi, menu keanggotaan, menu inventarisasi, menu sistem, menu laporan, dan menu kendali terbitan berseri. Dalam kekurangan di penelitian tersebut yaitu tidak dijelaskan pula mengenai perangkat yang digunakan beserta pengelola sistem otomasi tersebut. (Issn, 2021) Kadek Surya Mahedy (2015), penelitian ini mengenai implementasi otomasi perpustakaan dengan SLiMS di perpustakaan Undiksha, sama hal nya dengan penelitian sebelumnya penelitian yang dibahas secara lengkap dalam penelitian ini yaitu tampilan-tampilan dan pengoperasian SLiMS di perpustakaan tersebut seperti tampilan OPAC SLiMS, tampilan bibliography, tampilan pada bagian sirkulasi, tampilan pada membership, tampilan master file, tampilan stock take, tampilan pada system, tampilan reporting, serta tampilan pada serial control. Pada penelitian ini dijelaskan pula mengenaikelemahan dari penggunaan sistem otomasi terutama SLiMS di perpustakaan Undiksha tersebut yaitu tampilan yang tidak serta muncul secara sempurna jika menggunakan web browser selain dari mozilla firefox. Namun jika digunakan pada bagian OPAC SLiMS nya semua jenis web browser dapat digunakan dalam mengaksesnya. Kekurangan dalam penelitian ini yaitu tidak disebutkan jenis SLiMS yang digunakan sebagai sistem otomasi di perpustakaan tersebut serta tidak dijelaskan pula tentang pengorganisasian maupun perangkat-perangkat sistem yang digunakan (Mahedy, 2015). Dalam penelitian saya kali ini yaitu membahas dan menjelaskan manajemen perpustakaan berbasis sistem otomasi perpustakaan yang dimaksudkan untuk dapat mengembangkan hasil dari penelitian terdahulu, dimana yang dibahas pada penelitian saya kali ini tidak hanya membahas dan menampilkan beberapa tampilan sistem otomasi terutama SLiMS pada bagian OPAC tetapi juga menjabarkan mengenai perangkat-perangkat pendukung sistem otomasi yang digunakan, bagian pengorganisasian/pengelola dari sistem otomasi tersebut, adanya pengawasan yang dilakukan, kendala serta peluang-peluang yang dapat diciptakan oleh perpustakaan SMA Negeri 9 Lampung. Dan sistem otomasi perpustakaan tersebut di lakukan pula pada bagian sirkulasi perpustakaan dalam memepermudah pustakawan dan pemustaka dalam proses peminjaman maupun pemulangan koleksi.

Pada penelitian ini menulis menggunakan metode penelitian dengan observasi, survey atau berkunjung, dokumentasi, dan mewawancarai secara langsung pihak perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung. Dalam hal ini penulis mewawancarai kepala perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung yaitu Bapak Arif Isnaini S.Ag, selain mewawancarai kepala perpustakaan tersebut penulis juga mewawancarai pustakawan yang ada di perpustakaan tersebut yaitu Ibu Nurul Pratiwi A,Md.Selain metode diatas, penulis juga menggunakan metode deskriptif kualitatif yang dimaksudkan untuk dapat menjelaskan/menafsirkan serta mendeskripsikan data yang didapat, berbagai teori dan fenomena yang terjadi dan sudah dilakukan dilokasi penelitian (Norlice Vera Potoboda, 2016). Metode terakhir yang digunakan penulis yaitu perolehan data melalui studi kepustakaan yaitu data diperoleh melalui jurnal-jurnal ilmiah, dan referensi bacaan lainnya sesuai dengan penelitian ini.

SMA Negeri 9 Bandar Lampung yang beralamat di Jl. Panglima polim No.18, Segala Mider, Kecamatan Tanjung Karang Barat, Bandar Lampung, dimana SMA Negeri 9 Bandar Lampung tersebut memiliki perpustakaan yang sudah sangat maju mulai dari koleksi nya, maupun sistem perpustakaan yang digunakan untuk menunjang penelusuran informasi nya pun sudah berkembang dengan sangat pesat. Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung yang berdiri saat ini tentulah memiliki sejarah atau latar belakang yang perlu diketahui yaitu perpustakaan tersebut didirikan bersamaan dengan berdirinya sekolah SMA Negeri 9 Bandar Lampung pada tanggal 20 November 1975, selang beberapa tahun gedung perpustakaan tersebut ditempatkan di gedung baru tepatnya pada tahun 1997 dengan ukuran atau luas gedung yang sangat memadai sampai dengan saat ini. Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung memiliki struktur organisasi seperti perpustakaan pada umumnya dimana struktur organisasi tersebut sudah ditentukan berdasarkan tugas dan tanggungjawab nya masing-masing meliputi: Gambar 1 Struktur Organisasi Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung Sebagai perpustakaan yang sudah maju tentu saja perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung memiliki segudang prestasi yang telah di raih sebagai wujud bahwa perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung mampu bersaing dengan perpustakaan lainnya, prestasi tersebut meliputi , Juara 1 dalam Lomba Perpustakaan Terbaik SMUN/SMKN Tingkat Provinsi Lampung Tahun 2007, Juara 1 Pemilihan Perpustakaan Sekolah Terbaik Tingkat SMU/SMK Negeri/Swasta Se-Provinsi Lampung Tahun 1996/1997, Juara 1 Lomba Perpustakaan Sekolah Tingkat SLTA Terbaik Tingkat Provinsi Lampung Tahun 2017, Juara 2 Penghargaan Pengguna Perpustakaan Terbanyak Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung Tahun 2012/2013.Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung yang memiliki tujuan/visi misi untuk mewujudkan perpustakaan yang terbaik bagi siswa maupun warga sekolah lainnya, visi perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung yaitu untuk dapat melakukan pemberdayaan terhadap potensi perpustakaan dalam upaya meningkatkan kualitas kehidupan bangsa, sedangkan untuk misi yang akan dicapai yaitu menyusun peraturan dan pedoman perpustakaan sekolah dalam penyelenggaraan perpustakaan dan minat baca siswa, mengembangkan dan melestarikan semua jenis bahan pustaka baik itu karya cetak maupun rekam sebagai hasil budaya bangsa, kemudian meningkatkan profesionalisme dari ketenagaan perpustakaan, dan yang terakhir memanfaatkan dan mengembangkan sarana dan prasarana yang ada di perpustakaan. Untuk dapat mewujudkan dan melaksanakan visi misi tersebut dengan baik oleh pustakawan maupun kepala perpustakaan nya yang kemudian disesuaikan dengan manajemen perpustakaan yang sudah ditentukan sejak awal agar kegiatan di suatu perpustakaan tersebut dapat terorganisir dengan baik, maka perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung terus mengembangkan koleksi, sarana prasarana, dan terutama pada sistem informasi dan sistem penelusurannya. Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung mengembangkan sistem penelusuran berupa sistem otomasi perpustakaan yang digunakan sampai saat ini. Sistem otomasi tersebut dimaksudkan untuk mempermudah pemustaka dan pustakawan, serta untuk meningkatkan kualitas perpustakaan. Penggunaan Sistem Otomasi Di Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung Sebagai Penunjang Kegiatan Manajemen Perpustakaan Yang Ada Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung sudah sejak lama menggunakan sistem berbasis digital yaitu sudah dimulai sejak pada tahun 2012, dimana penggunaan sistem tersebut sudah berbasis otomasi perpustakaan dengan aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS) yang digunakan dalam pelaksanaan sistem otomasi tersebut. Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung menggunakan 2 tipe SLiMS yaitu SLiMS tipe (Akasia) dan SLiMS tipe (Bulian). Penggunaan sistem otomasi perpustakaan tersebut dimaksudkan untuk beberapa sasaran seperti pengkatalogisasian, layanan sirkulasi, dan juga Online Public Access Catalog (OPAC). Gambar 2 OPAC SLiMS 8.3.1 (AKASIA) Dapat dilihat pada gambar diatas yang merupakan tampilan dari digital library SMA Negeri 9 Bandar Lampung lebih tepatnya penggunaan OPAC SLiMS dengan SLiMS 8.3.1 tipe AKASIA yang dapat digunakan untuk mencari koleksi yang dibutuhkan hanya dengan memasukkan kata kunci berupa judul, pengarang atau subyek bahan pustaka nya, maka nanti akan muncul berbagai buku atau koleksi sesuai dengan kata kunci yang dicari tersebut. Gambar 3 OPAC SLiMS (AKASIA) Pada gambar diatas merupakan OPAC SLiMS dengan tipe SLiMS Bulian, sama hal nya dengan SLiMS tipe Akasia SLiMS tipe ini digunakan oleh perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung agar dapat menginput data koleksi dengan lengkap dan juga dapat dapat menemukan koleksi yang sesuai. Penggunaan SLiMS di perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung sebagai sistem otomasi yang digunakan yaitu dengan 2 tipe tersebut baik itu tipe Akasia maupun Bulian tersebut berfungsi untuk dapat mempercepat kegiatan perpustakaan terutama dalam hal manajemen perpustakaan misalnya saja sebelum menggunakan SLiMS maka untuk kelengkapan data disusun secara manual, namun semenjak perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung menggunakan SLiMS kelengkapan data tersebut dapat di input dengan mudah untuk membuat kelengkapan koleksi seperti pembarcodean dan pelebelan pada koleksi. SLiMS juga mempercepat dalam hal penelusuran koleksi yang dapat dilakukan pada kolom pencarian OPAC seperti gambar tampilan pada kedua SLiMS diatas sehingga pengguna dapat melihat seluruh informasi tentang koleksi dengan lengkap dan OPAC SLiMS baik pada tipe Akasia maupun tipe Bulian tersebut sangat bermanfaat bagi pemustaka ataupun pustakawan itu sendiri. Selain mempercepat kegiatan manajemen perpustakaan dengan menggunakan kedua tipe SLiMS tersebut, perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung mampu meningkatkan produktifitas kerja perpustakaan dengan menggunakan SLiMS tersebut karena dapat mengelola atau mengerjakan pengolahan data koleksi dengan jumlah yang banyak dibandingkan saat masih menggunakan manual. Dalam kegiatan sirkulasi pun SLiMS di perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung berperan penting karena dapat melayani peminjam dalam jumlah yang banyak dan dalam waktu yang cepat, sedangkan pada OPAC SLiMS nya pemustaka dapat dengan mudah menemukan koleksi lain namun dengan subyek yang sejenis, jadi tidak harus mencari dengan judul yang sama, hal itu lah yang membuat pemustaka sangat mudah menemukan koleksi yang dibutuhkan.(Cahyono & Heriyanto, 2013) Perangkat Sistem Otomasi Yang Digunakan Untuk Kegiatan Manajemen Perpustakaan Di Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung Dengan sudah diterapkannya sistem otomasi di perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung tentu saja penggunaan sistem otomasi di perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung memiliki beberapa sarana/perangkat yang digunakan untuk menunjang kegiatan manajemen perpustakaan nya agar berjalan dengan baik yaitu berupa 2 komputer untuk bagian layanan perpustakaan, 2 komputer untuk bagian penelusuran koleksi perpustakaan, dan 1 komputer yang dapat digunakan oleh pengunjung untuk dapat mengisi daftar hadir dengan sistem komputerisasi.Penyediaan perangkat sistem otomasi berupa komputer yang cukup banyak dan tersedia untuk setiap bagian kegiatan manajemen perpustakaan tersebut bertujuan agar penggunaan SLiMS sebagai sistem otomasi perpustakaan tersebut mampu berjalan dan terfungsikan dengan baik, sehingga pengoperasian pada bagian layanan maupun pada OPAC SLiMS nya pun dapat digunakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pengorganisasian Manajemen Perpustakaan Berbasis Sistem Otomasi Di Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung Seluruh perpustakaan pasti memiliki suatu struktur organisasi atau pengorganisasian tugas dalam menjalankan kegiatan manajemen perpustakaan, begitu pula dengan perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung yang memiliki pengorganisasian dalam menjalankan sistem otomasi untuk menunjang kegiatan manajemen perpustakaan, dimana terdiri dari seorang kepala perpustakaan dan 2 orang pustakawan, dimana dalam menjalankan sistem otomasi yang ada di perpustakaan tersebut baik itu kepala perpustakaan maupun pustakawan nya bekerjasama untuk menjalankan sistem otomasi tersebut baik itu pada bagian layanan maupun pada bagian koleksi nya yang menggunakan SLiMS. Jadi di perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung yang menjalankan sistem otomasi perpustakaanberjumlah 3 pustakawan sudah termasuk kepala perpustakaan nya. Pengawasan Manajemen Perpustakaan Berbasis Sistem Otomasi Di Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung Kegiatan manajemen perpustakaan di perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung dengan berbasis sistem otomasi perpustakaan ini dilakukan dengan melakukan pengawasan di perpustakaan nya menggunakan CCTV yang dipasang oleh pihak perpustakaan di setiap bagian perpustakaan, mulai dari bagian depan perpustakaan sampai dengan dibagian dalam perpustakaan termasuk juga pada bagian layanan perpustakaan nya. Pengawasan kegiatan manajemen perpustakaan menggunakan CCTV tersebut dilakukan atau terpusat di ruang kepala perpustakaan, hal tersebut dilakukan agar dapat lebih mudah mengawasi keseluruhan CCTV yang diletakkan di beberapa bagian perpustakaan. Kendala Manajemen Perpustakaan Berbasis Sistem Otomasi Yang Dialami Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung Sistem otomasi yang diterapkan dan digunakan oleh perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung yang memang sudah digunakan sejak lama tersebut sampai dengan saat ini tidak memiliki kendala apapun dalam penggunaan nya, terutama pada penggunaan SLiMS di perpustakaan nya, karena menurut kepala perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung sejak menggunakan sistem otomasi tersebut kegiatan manajemen perpustakaan menjadi lebih mudah baik itu bagi pengunjung maupun bagi pustakawan itu sendiri. Peluang Sistem Otomasi Di Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung menggunakan sistem otomasi sebagai penunjang kegiatan manajemen perpustakaan dan untuk menciptakan peluang-peluang dalam peningkatan kualitas perpustakaan yang awalnya masih berbasis manual atau dengan sistem manual menjadi perpustakaan yang sudah berbasis digital dengan komputerisasi. Peluang yang diciptakan oleh perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung dalam meningkatkan kualitas perpustakaan terutama pada bagian kepuasan pengunjung yaitu dengan adanya sarana yang disediakan oleh perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung dengan menyediakan internet/wi-fi secara gratis bagi pengunjung perpustakaan. Kenyamanan yang dirasakan oleh pengunjung perpustakaan akan dapat meningkatkan minat pembaca untuk berkunjung kembali ke perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung.

Perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung menggunakan sistem otomasi sejak tahun 2012 yaitu dengan Senayan Library Management System (SLiMS) yang menggunakan 2 jenis tipe SLiMS yang meliputi SLiMS tipe Akasia dan SLiMS tipe Bulian. Penggunaan SLiMS tersebut pada bagian OPAC (Online Public Access Catalog) dapat dilakukan dengan menuliskan judul atau kata kunci dari koleksi yang ingin dicari maka nanti akan muncul berbagai koleksi tersebut secara lengkap. Sedangkan penggunaan sistem otomasi terutama SLiMS ini pada bagian layanan sirkulasi perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung dapat digunakan dalam kegiatan peminjaman ataupun pemulangan koleksi dengan cepat dan dalam jumlah yang banyak. Dalam menunjang terlaksananya manajemen perpustakaan berbasis sistem otomasi perpustakaan tersebut maka perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung menyediakan perangkat sistem otomasi nya berupa komputer dengan jumlah 5 komputer yang tersedia disetiap bagian kegiatan perpustakaan. Untuk pengorganisasian atau yang menjalankan dan mengoperasikan sistem otomasi di perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung terdiri dari 2 pustakawan dan 1 kepala perpustakaan. Perpustakaan tersebut juga melakukan pengawasan terhadap kegiatan manajemen perpustakaan dengan berbasis sistem otomasi yang dilakukan dengan menggunakan CCTV yang diletakkan di setiap bagian perpustakaan. Dalam penggunaan sistem otomasi dari tahun 2012 sampai dengan sekarang tersebut, perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung tidak mengalami kendala apapun karena selama menggunakan sistem otomasi tersebut kegiatan manajemen perpustakaan menjadi lebih mudah dan lebih evisien. Sistem otomasi yang digunakan di perpustakaan SMA Negeri 9 Bandar Lampung mampu meningkatkan kualitas dan menciptakan berbagai peluang-peluang dalam pengembangan perpustakaan, serta kenyamanan pemustaka juga diutamakan.