PENGEMBANGAN KOLEKSI ELEKTRONIK PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI DI ERA DIGITAL SEBUAH STUDI PUSTAKA

Koleksi merupakan salah satu bagian terpenting di perpustakaan yang merupakan lembaga atau institusi penyedia informasi. Koleksi perpustakaan mencakup koleksi tercetak dan non-cetak. Koleksi tercetak misalnya seperti buku, majalah, koran. Sedangkan koleksi non-cetak seperti CD, DVD, rekaman, kaset dan lain sebagainya. Bergerak dalam bidang layanan jasa informasi, perpustakaan berusaha memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemustakanya. Sehingga koleksi yang dimilikipun terus mengalami perkembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan atau permintaan pemustaka. Kegiatan pengembangan kolekesi dilakukan sebagai upaya memperbarui dan mengevaluasi ketersediaan koleksi di perpustakaan, apakah masih sesuai dengan kebutuhan pengguna atau harus diganti dengan yang baru.Dengan munculnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), harapan pengguna dari perpustakaan terhadap sumber informasi kini mulai berbeda dengan dahulu. Perubahan atau pengembangan ini memengaruhi semua aspek layanan di perpustakaan termasuk kegiatan pengembangan koleksi. Pengembangan koleksi telah menjadi istilah yang sangat populer di perpustakaan dan pusat informasi, pengembangan koleksi berfungsi sebagai dasar di mana layanan perpustakaan lainnya dibangun. Kegiatan ini adalah proses mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi dan kemudian membuat rencana untuk memperbaiki kelemahan dan mempertahankan kekuatan tersebut. Disamping keterbaruan koleksi, saat ini kecepatan dan kemudahan akses terhadap suatu koleksi menjadi tuntutan yang diinginkan oleh pemustaka. Pemustaka mengingkan informasi yang serba elektronik agar mudah diakses kapanpun dan dimanapun. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan akademik merupakan bagian integral dari perguruan tinggi yang berperan penting dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu kegiatan penelitian, pengajaran dan pembelajaran, serta berfungsi sebagai pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya visi, misi, serta tujuan pendidikan di perguruan tinggi. Dalam menunjang dharma pendidikan dan pengajaran, perpustakaan perguruan tinggi berperan dalam pengumpulan, pengolahan, penyediaan, serta penyebarluasan informasi yang tepat. Jika dilihat dengan berbagai perkembangan saat ini seperti perkembangan keilmuan, dan teknologi, perpustakaan perguruan tinggi tidak bisa dipisahkan dengan teknologi internet. Perkembangan ilmu pengetahuan yang terus mengalami keterbaruan informasi dan keinginan dari pengguna untuk mendapatkan akses lebih mudah dan cepat terhadap informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu perpustakaan perguruan tinggi tentu harus melakukan perubahan suatu kebijakan dalam menghadapi era digital. Perubahan kebijakan ini salah satunya berlaku dalam hal pengadaan koleksi khususnya koleksi elektronik. Berangkat dari pemaparan diatas, penulis tertarik untuk menganalisis bagaimana arah dan kebijakan pengembangan koleksi elektronik di beberapa perpustakaan perguruan tinggi luar negeri, sehingga nantinya diharapkan tulisan ini bisa memberikan kontribusi yang positif bagi pengembangan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia di era digital.

Penulisan artikel ini merupakan penelitian studi pustaka.Penelitian dengan studi pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat serta mengolah bahan penelitian (Zed, 2008:3).Studi pustaka dalam penelitian ini dengan menelaah 3 jurnal internasional yang membahas pengembangan koleksi elektronik di perpustakaan perguruan tinggi luar negeri. Ketiga jurnal tersebut yaitu: 1. Assessment of Electronic Collection Development in Nigerian University Libraries dalam Ejournal Library Philosophy and Practice; 2. Digital collection development and sharing on national scale A case study of the Digital Library Promotion Project dalam Jurnal New Library World; 3. Digital collection development for unique users: a veterinary medicine library’s approach” dalam Interlending & Document Supply. Hasil penelitian ini nantinya diharapkan dapat bermanfaat bagi perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia dalam menyikapi perkembangan teknologi yang berpengaruh terhadap pergeseran tuntutan koleksi di perpustakaan.

Setiap perpustakaan memiliki cara tersendiri dalam upaya mengembangkan koleksi yang dimilikinya. Secara umum salah satu bagian dari kegiatan pengembangan koleksi adalah kegiatan pengadaan koleksi melalui berbagai cara yang meliputi pembelian, langganan, hadiah, dan tukar-menukar. Di era serba digital ini apakah teknik tersebut masih berjalan secara efektif? Apakah masih banyak perpustakaan yang menerapkan cara tersebut untuk mengembangkan koleksi yang dimilikinya? Pada bagian ini disajikan tentang hasil studi pustaka yang telah penulis lakukan mengenai kegiatan pengembangan koleksi elektronik di Perpustakaan Universitas Nigeria, Perpustakaan Nasional Cina, dan Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Missisipi USA. a. Pengembangan koleksi digital di University of Nigeria Studi ini menilai keadaan pengembangan koleksi elektronik (ECD) di perpustakaan universitas Nigeria. Penelitian ini dilakukan di tiga perpustakaan universitas di Nigeria. Kegiatan pengembangan koleksi digital di perpustakaan ini mencakup: 1) selalu berlangganan sumber daya elektronik (jurnal / buku/ referensi online) dari penerbit besar di seluruh dunia; 2) Penyediaan fasilitas Internet yang baik; 3) berlangganan basis data teks lengkap; 4) berlangganan koleksi E-book dan video streaming; 5) Menjalin relasi yang efektif dan produktif dengan vendor atau produsen dan penyedia sumber daya elektronik. Namun disebutkan juga faktor-faktor utama yang menghambat ECD dalam penelitian ini adalah pendanaan otomatisasi yang tidak memadai yang juga pada tingkat pemula, pengetahuan teknis yang buruk, kurangnya bandwidth yang lebih tinggi dalam konektivitas Internet dan kurangnya kebijakan serta pedoman administrasi yang baik. Selain itu langkah-langkah strategis untuk meningkatkan ECD termasuk peningkatan pendanaan, evaluasi terus-menerus dari fasilitas otomasi, peningkatan sistem yang memadai dan teratur, penyediaan tenaga kerja terampil dan pelatihan pustakawan dan para profesional secara berkala dan teratur dalam penggunaan fasilitas TIK modern. b. Pengembangan Koleksi Digital di National Library of China, Beijing, China Perpustakaan Cina telah dikhususkan untuk penelitian dan konstruksi perpustakaan digital sejak 1990-an. Pengembangan sumber daya digital adalah pekerjaan inti dari pembangunan perpustakaan digital. Menurut survei yang dilakukan Wang (2016), 90 persen perpustakaan provinsi dan 53 persen kota perpustakaan telah mengembangkan koleksi digital mereka sendiri. Ada dua cara utama bagi perpustakaan untuk melakukannya yaitu: 1) membeli database dari agen informasi, baik di dalam maupun luar negeri; 2) mengatur basis data mereka sendiri dengan digitalisasi atau pengambilan jaringan, berdasarkan karakteristik budaya daerah mereka sendiri. Selain itu, Dalam hal metode pengembangan koleksi, DLPP mengandalkan tiga cara: katalog bersama, pengembangan sumber daya dan pengadaan bersama. 1) Katalog bersama adalah cara terbaik untuk menghindari isolasi sumber daya dan memperluas penemuan, karena, dengan cara ini, penemuan bersama dan pengiriman dikembangkan untuk menyatukan katalog dari perpustakaan anggota dalam satu pencarian. Dengan demikian, DLPP dapat mengumpulkan hampir sejumlah besar sumber daya yang tersedia dalam waktu singkat, menyediakanpenemuan universal kepada publik. 2) Pembangunan bersama sumber daya pada tema-tema tertentu yang diusulkan oleh DLPP. Dengan demikian, dalam proses kerja sama dan koordinasi, perpustakaan dapat secara efektif menghindari pengulangan sumber daya dan mengembangkan sejumlah koleksi individu berskala besar dan terstruktur dengan baik. 3) Selain koleksi yang dikembangkan sendiri, pengadaan database yang disediakan oleh lembaga informasi juga merupakan cara penting bagi perpustakaan untuk mengembangkan koleksi. Pengadaan bersama dari basis data adalah penting: tidak hanya menghemat uang, tenaga dan waktu tetapi juga mempromosikan pembagian sumber daya di antara anggota perpustakaan. c. Pengembangan Koleksi Digital di Veterinary Medicine Library, Mississippi State University, USA. Untuk memenuhi permintaan penggunanya mengenai koleksi digital, perpustakaan CVM melakukan beberapa hal yaitu: 1) mengembangkan preferensi untuk versi materi elektronik dari rekan-rekan penyedia koleksi tercetak jika memang kedua format tersedia; 2) meminta pembelian semua bahan untuk daftar bacaan wajib dan yang direkomendasikan dalam format elektronik bila tersedia; Berdasarkan hasil dari ketiga jurnal tersebut mengenai kegiatan pengembangan koleksi digital, dapat diketahui bahwa kegiatan pengadaan koleksi digital dapat dilakukan dengan berbagai cara. Tidak harus melalui pembelian, karena pertimbangan penghematan anggaran yang terbatas. Banyak cara yang dapat dilakukan agar perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pemustaka dalam hal koleksi digital. Yang menjadi kendala dalam pengembangan koleksi adalah anggaran. Pada tiga perpustakaan tersebut diatas, untuk mengatasi kurangnya anggaran dalam kegiatan pengembangan koleksi digital, dilakukan sistem kerjasama baik antar perpustakaan maupun instansi dan penerbit yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Kerjasama yang dimaksud adalah layanan silang pinjam (inter library loan). Dan hal tersebut dapat diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia.Melakukan kerjasama dengan perpustakaan atau instansi lain yang memiliki koleksi digital yang dibutuhkan. Serta menjalin relasi yang baik dengan vendor atau penerbit buku, majalah, jurnal.Dari ketiga ketiga jurnal di atas, berikut rekomendasi yang penulis sampaikan untuk perpustakaan perguruan tinggi yang akan atau sedang mengembangkan koleksi digital: 1. Perpustakaan harus berusaha dan merangkul praktik pengembangan koleksi elektronik terutama di era Teknologi Informasi dan Komunikasi ini. 2. Untuk perpustakaan universitas agar adil dalam bisnis pengembangan koleksi elektronik, staf perpustakaan yang tidak melek komputer harus mengambil langkahlangkah positif untuk memperbaiki kekurangan mereka sehingga dapat beradaptasi dengan perubahan dan perkembangan teknologi. 3. Dukungan keuangan yang banyak harus disediakan untuk perpustakaan agar pengembangan koleksi digital terlaksana dengan efektif. 4. Setiap divisi perpustakaan akademik harus diotomatisasi untuk memfasilitasi dan menciptakan jalan untuk layanan koleksi digital yang efektif. 5. Perpustakaan akademik harus menyediakan komputer dan laptop di atas meja yang cukup, terhubung ke Internet untuk melayani pengguna perpustakaan. 6. Penyediaan daya listrik yang efektif dan memadai dilengkapi dengan generator siaga harus disediakan untuk memeriksa ancaman seringnya kegagalan daya listrik. 7. Perpustakaan universitas harus meningkatkan bandwidth Internet mereka untuk akses Internet yang mudah.

Perkembangan dan tuntutan akan sumber daya elektronik (koleksi digital) telah menyerukan revolusi drastis dalam koleksi perpustakaan dan praktik manajemen perpustakaan dan juga menjadi tantangan bagi perpustakaan karena banyak informasi sekarang tersedia untuk umum tanpa harus mengunjungi dan menggunakan perpustakaan. Jhonson(2012)menggambarkansumber daya elektronik sebagai bahan yang memerlukan akses komputer, baik melalui komputer pribadi, atau perangkat seluler. Mereka menjadi komponen yang semakin penting dari kegiatan pengembangan koleksi perpustakaan saat ini agar dapat diakses dari jarak jauh melalui internet maupun secara lokal. Tantangan era digital adalah bagaimana mengintegrasikan sumber daya elektronik dengan sumber daya cetak dengan anggaran yang terbatas tanpa mengurangi layanan yang ada di perpustakaan. Dengan demikian, terdapat tuntutan untuk mengubah dan mengadopsi kebijakan pengembangan koleksi yang sudah ada agar dapat melakukan pengembangan sumber daya elektronik yang lebih baik, yang sesuai dengan kebutuhan pengguna saat ini. Era Digital Era Digital adalah periode di ana terjadi proses pergeseran industri ke ekonomi berbasis informasi menggunakan komputer atau perangkat teknologi lainnya sebagai media atau komunikasi. Lawrence (2003) mendefinisikan era digital sebagai waktu dimana terdapat akses yang luas, siap dan mudah untuk berbagi dan menggunakan informasi yang dapat diakses secara elektronik. Informasi telah berkembang pesat di seluruh dunia. Banyak teknologi baru telah diciptakan untuk memudahkan orang melakukan kegiatan sehari-hari. Beberapa informasi telah dimigrasikan dari fisik ke format elektronik. Perangkat modern seperti smartphone, komputer, tablet adalah kreasi di era digital dan sangat penting untuk generasi ini. Perpustakaan Perguruan Tinggi dan Era Digital Di era digital, segala sesuatu tampaknya akan menjadi digital. Ini juga berlaku untuk koleksi perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi secara luas memiliki koleksi dalam bentuk tercetak dan elektronik untuk mendukung kegiatan pengajaran, pembelajaran, penelitian dan tujuan rekreasi (Weber dan Flatley 2013).Koleksi-koleksi tersebut antara lain buku, jurnal, abstrak, CD audio dan video, dan sumber daya elektronik lainnya seperti basis data, basis data online, sumber daya web, e-jurnal, ebook yang hadir mengikuti kemunculan teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Perpustakaan perguruan tinggi sebagai organisasi layanan, hadir untuk membantu dalam pencapaian tujuan lembaga induk yang mendirikannya. Tujuan-tujuan ini hanya dapat dicapai melalui penyediaan informasi yang efektif kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat terutama dengan munculnya teknologi informasi dan komunikasi. Pesatnya pertumbuhan TIK telah memunculkan evolusi beberapa istilah baru seperti masyarakat tanpa kertas, sumber daya elektronik, perpustakaan digital. Meningkatnya lingkungan digital atau komunitas global, yang ditandai dengan luasnya sumber daya elektronik dalam penyimpanan dan pengambilan informasi, telah menghasilkan perubahan total pada sistem perpustakaan di berbagai perguruan tinggi termasuk praktik pengembangan koleksi. Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi di Era Digital Koleksi merupakan salah satu faktor utama bagi sebuah perpustakaan, tanpa adanya koleksi perpustakaan tidak dapat memberikan layanan kepada penggunanya. Menurut Suwarno (2011: 53), “koleksi adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan yang dihimpun, diolah dan dilayankan. Perkembangan teknologi saat ini berpotensi menggeser keberadaan koleksi tercetak yang ada di perpustakaan. Karena saat ini masyarakat lebih menginginkan koleksi yang mudah dan cepat diakses atau mengarah ke koleksi digital agar dapat diakses dan dimanfaatkan dimana saja, kapan saja, tanpa harus berkunjung ke perpustakaan. Koleksi digital merupakan segala sesuatu yang dapat disimpan dalam bentuk elektronik. Koleksi digital terbagi menjadi dua kelompok yaitu koleksi hasil konversi menjadi media elektronik atau digital, dan koleksi yang memang terlahir dalam bentuk digital. Dalam kamus online Perpustakaan dan Ilmu Informasi koleksi digital didefinisikan sebagai: “a collection of library or archive materials converted to machine-readable format for preservation or to provaide electronic acces...Also library materials produced in electronic formats, inckuding e-zines, e-journals, e-books, reference work published online and on CD-ROM, bibliographic database and other web-based resource...”. Artinya, koleksi digital merupakan koleksi perpustakaan atau arsip yang di konversikan ke dalam format yang terbaca oleh mesin baik untuk tujuan pelestarian ataupun penyediaan akses elektronik. Koleksi ini mencakup e-zines, e-journals, e-books, karya referensi yang dipublikasikan secara online dan dalam CD-ROM, database bibliografi, dan sumber-sumber lainnya. Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi telah menjadi istilah yang sangat populer di dunia perpustakaan terutama ketika perpustakaan berusaha memberikan koleksi yang seimbang dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Kegiatan ini mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan memperoleh koleksi, pemilihan koleksi, pemesanan, dan pembayaran jika proses pengembangan diakukan melalui pembelian. Menurut ALA pengertian pengembangan koleksi adalah sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian, evaluasi, identifikasi kebutuhan, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya, pemeliharaan, dan penyiangan koleksiperpustakaan. Pengembangan koleksi berfungsi sebagai dasar layanan perpustakaan lainnya. Elaturoti (1995) melihat pengembangan koleksi sebagai proses menilai kekuatan dan kelemahan dalam koleksi dan kemudian membuat rencana untuk memperbaiki kelemahan dan mempertahankan kekuatan. Mosher (1982) mengamati bahwa pengembangan koleksi merupakan proses yang harus dilakukan secara rasional dipandu oleh kebijakan tertulis dan harus mencerminkan kondisi real koleksi perpustakaan, artinya ada kerjasama antara pengguna perpustakaan dan staf tentang apa yang akan diperoleh, untuk siapa dan pada level apa. Pengembangan koleksi juga dapat dikatakan sebagai alat komunikasi untuk manajemen, pustakawan, pengguna, dan perpustakaan lainnya. Menurut Mansyur (2012), pengembangan koleksi adalah pemilihan, akuisisi, dan pemrosesan bahan pustaka dalam beragam format yang dimaksudkan untuk kebutuhan pengguna saat ini dan kebutuhan masa depan mereka. Dia lebih lanjut menyoroti proses pengembangan koleksi untuk memasukkan pemilihan dan pemilihan bahan saat ini dan retrospektif, perencanaan strategi yang koheren untuk melanjutkan akuisisi, dan evaluasi koleksi untuk memastikan seberapa baik mereka melayani kebutuhan pengguna. Dari penjabaran di atas, pengembangan koleksi merupakan sub kegiatan di perpustakaan, yang bertujuan untuk memberikan informasi sesuai kebutuhan pengguna melalui tahap seleksi, akuisisi, evaluasi dan pemrosesan. Kegiatan pengembangan koleksi terdiri dari lima aspek dalam pelaksanaanya yaitu seleksi, pengadaan, penyiangan, evaluasi, kerjasama, penyalur, dan penerbit. Dalam artikel ini akan difokuskan pada kegiatan pengadaan koleksi bahan pustaka khususnya di era digital. Pengadaan Koleksi di Era Digital Pengadaan adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi perpustakaan yang dilakukan dengan kegiatan pemilihan kemudian sampai ke tahap pengadaan bahan koleksi. Dengan kata lain pengadaan adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan menjadi koleksi perpustakaan yang disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna, serta bersifat terbaru Kegiatan pengadaan koleksi di perpustakaan dapat dilakukan melalui beberapa cara seperti: a. Membeli dan langganan pada penerbit atau toko buku. Pembelian ini dapat dilakukan secara langsung ataupun melalui perantara. b. Hadiah, yaitu dengan menerima pemberian dari pihak lain yang memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan. Hadiah dapat bersumber dari instansi, swasta ataupun pribadi. c. Pertukaran, yaitu bertukar koleksi dengan perpustakaan selagi koleksi tersebut sesuai dengan tujuan perpustakaan yang diajak melakukan pertukaran. d. Kerjasama, yaitu melakukan pengadaan dengan cara menjalin kerjasama dengan perpustakaan ataupun lembaga lain untuk mengatasi keterbatasan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan dan menghemat anggaran pengadaan. Pengembangan koleksi harus disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka agar dapat mencapai tujuannya dalam memberikan pelayanan secara optimal. Dengan adanya perkembangan teknologi infromasi, serta ledakan sumber informasi mulai menggeser permintaan pengguna terhadap koleksi perpustakaan. Pemustaka mulai menginginkan koleksi yang mudah diakses tanpa harus datang ke perpustakaan. Koleksi yang dimaksud berupa koleksi digital yang dapat diakses oleh pemustaka dimanapun dan kapanpun. Oleh karena itu kegiatan pengembangan koleksi pun mengalami sedikit perubahan. Perpustakaan mulai memikirkan bagaimana menyediakan koleksi digital yang dibutuhkan pengguna dengan cara yang efektif dan efisien.

Sebagai kesimpulan, harus diperhatikan bahwa Pengembangan Koleksi Elektronik (ECD) adalah bagian dari Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang mulai digunakan oleh perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi untuk penyimpanan dan pengiriman informasi yang lebih baik dan efisien.Melalui perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, ada peningkatan kecepatan di beberapa layanan operasi perpustakaan seperti akuisisi, katalog dan klasifikasi, pemrosesan, penyimpanan, pengambilan dan penyebaran informasi. Dengan pengembangan koleksi elektronik yang sehat dan efisien di perpustakaan perguruan tinggi, staf dan mahasiswa akan memiliki kesempatan untuk mengakses informasi yang diinginkan dengan lebih mudah. perpustakaan universitas memiliki kesempatan untuk menghubungkan para penggunanya dengan database elektronik yang tersebar di seluruh dunia melalui Internet. Pada akhirnya, ketika dunia informasi terus bergerak menuju format elektronik, pustakawan yang bekerja di universitas dan publik.