STUDI KOMPARATIF KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI ELEKTRONIK PADA PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Seberapa pentingkah kebijakan pengembangan koleksi digital (e-preferred policy) bagi sebuah perpustakaan di era digital ? Mungkin, pertanyaan tersebut akan terlintas dibenak seorang manager atau kepala perpustakaan di era digital seperti saat ini. Dinamika perkembangan teknologi informasi berpengaruh terhadap segala sendi kehidupan, termasuk dengan invensi buku elektronik (e-book), podcast, dan jurnal elektronik (e-journal) dan publikasi digital (born digital). Trend tersebut diikuti oleh peningkatan permintaan akses terhadap buku elekronik sehingga hal tersebut turut berimbas kepada pengelola perpustakaan untuk menyediakan koleksi elektronik guna mengakomodasi permintaan para pemustakanya. Tentunya, ketersediaan dokumen pengembangan koleksi elektronik berperan penting menentukan tingkat keberhasilan pengembangan koleksi elektronik. Dokumen tersebut memberikan panduan kepada manajemen perpustakaan untuk memilih model bisnis yang cocok, penyedia (vendor) yang kredibel, dan produk yang sesuai spesifikasi teknis. Kebijakan ini adalah dokumen tertulis dan kebijakan merupakan pedoman untuk perpustakaan di akuisisi dan pemeliharaan. Menurut Johnson (2009 dikutip dalam Gregory 2014, p.33), perpustakaan perlu rencana induk untuk mengembangkan koleksi mereka. Faktanya, sebagian kecil perpustakaan yang memiliki dokumen pengembangan koleksi elektronik. Salah satu jalan pintasnya untuk memiliki kebijakan pengembangan koleksi adalah dengan mengadopsi kebijakan koleksi elektronik yang telah ada. Namun cara tersebut tidak serta merta menyelesaikan masalah sebab kebijakan pengembangan koleksi elektronik yang diadopsi mungkin tidak cocok dengan kondisi riil perpustakaan pengadopsinya. Terdapat daftar panjang masalah-masalah pengembangan koleksi elektronik. Beberapa pemasalahan yang teridentifikasi pada pengadopsian pengembangan koleksi elektronik adalah keterbatasan anggaran, teknologi dan terbatasnya jumlah staf yang berkompeten. Selain itu, ketidakjelasan status lisensi, terbatasnya akses internet merupakan masalah teknis yang berpotensi menghambat pelaksanaan kebijakan pengembangan koleksi elektronik (Paul, 2011). Berdasarkan uraian tersebut maka muncul sebuah pertanyaan: Apa sajakah aspek kunci dalam penyusunan kebijakan pengembangan koleksi elektronik?. Studi ini bertujuan membandingkan dua kebijakan pengembangan koleksi elektronik dua perpustakaaan universitas terkemuka di Australia, yakni Perpustakaan Universitas Queensland (PUQ) dan Perpustakaan Universitas Melbourne (PUM) guna mengidentifikasi elemen kunci dari kebijakan pengembangan koleksi tersebut.

Menurut Neuman (1997), metode eksploratif berfungsi untuk memformulasikan tantangan atau permasalahan pada suatu objek penelitian untuk diteliti lebih lanjut di masa mendatang. Merujuk kepada sifatnya tersebut maka metode ini dikategorikan sebagai penelitian dasar dan hasil penelitin ini pada umumnya tidak dipublikasikan. Selanjutnya, observasi dipilih menjadi tehnik pengumpulan data pada kajian ini. Pemilihan tehnik tersebut merujuk pada pendapat LeCompte et.all dalam Powell and Connaway (2004, hal.191) yang menyatakan bahwa observasi merupakan cara mengumpulkan data penelitian melakukan salah satu maupun serangkaian aktivitas melihat, mendengar dan bertanya kepada subjek penelitian. Dalam tehnik observasi, peneliti berperan sebagai pengamat yang terlibat sebagai partisipan sehingga peran tersebut memudahkan tim peneliti dalam pengumpulan informasi. Selain tehnik observasi, kajian ini juga mempergunakan tehnik dokumenasi guna melengkapi data primer penelitian dengan data sekunder yang diperoleh dari dokumen maupun publikasi yang relevan dengan objek penelitian. Proses analisis data mengacu pada teori Miles dan Huberman (1992) dalam Imam Gunawan (2013). Dalam teori tersebut, peneliti mengolah data meliputi tiga tahap yakni: 1. Reduksi data yang berfungsi menyeleksi relevansi data. Adapun data yang tidak relevan akan disisihkan. Sedangkan data yang memiliki keterkaitan akan dikelompokkan. 2. Penyajian data yang berfungsi mengelompokkan data berdasarkan keterhubungannya. Lazimnya, data disajikan dalam bentuk tabel atau grafik guna kemudahan dalam menginterpretasikan data 3. Analisis data berfungsi menjelaskan fakta dibalik fenomena sehingga pembaca mengetahui alur cerita dan keterhubungan antar variabel dalam penelitian. Selanjutnya, hasil analisis disajikan dalam bentuk narasi sehingga bersifat informatif dan analitis.

Idealnya, pengadaan koleksi perpustakaan mengacu pada kebijakan pengembangan koleksi guna mencapai komposisi koleksi yang proporsional. Kebijakan pengembangan koleksi dapat ibaratkan sebagai cetak biru atau rencana induk dalam hal pengembangan koleksi. Apabila perpustakaan tidak memiliki dokumen tersebut maka tim pengadaan koleksi di perpustakaan mengalami disorientasi dalam hal pengambilan keputusan dalam proses seleksi dan de-seleksi pengembangan koleksi baik berformat cetak maupun elektronik. Keberadaan dokumen pengembangan koleksi bersifat wajib bagi perpustakaan guna tercapainya tujuan perpustakaan dalam pengembangan koleksi (Gregory, 2014; Johnson, 2004). Merumuskan kebijakan pengembangan koleksi khususnya sumber informasi elektronik tidak semudah membalikkan telapak tangan. Pada proses pengambilan kebijakan koleksi, perpustakaan harus mengakomodir aspek-aspek kunci dari pengembangan koleksi elektronik. Lalu muncul sebuah pertanyaan, bagaimanah merumuskan kebijakan pengembangan koleksi yang ideal? Salah satu alternatif penyusunan kebijakan koleksi elektronik yang dapat dipilih adalah melalui metode benchmarking. Perpustakaan dapat mengadopsi konsep kebijakan pengembangan koleksi digital dari perpustakaan perguruan tinggi lain yang telah memiliki kebijakan pengembangan koleksi digital. Beberapa referensinya adalah Perpustakaan Universitas Queensland dan Perpustakaan Universitas Melbourne. 1. Elemen Kunci pada Dokumen Pengembangan Koleksi Elektronik Kebijakan pengembangan koleksi elektronik memiliki elemen kunci, yakni: kriteria umum dan menjelaskan kriteria khusus. Menurut dokumen International Federation of Library Associations and Institutions, Section on Acquisition and Collection Development (2001), kedua elemen tersebut dijelaskan sebagai berikut: • Elemen pertama adalah pendahuluan yang memberikan informasi dasar, seperti: pernyataan misi, tujuan dan sasaran. • Elemen kedua merupakan pernyataan umum yang mengekspos tujuan dan lingkup pengembangan koleksi. Juga, kriteria seleksi, deselection dan penangangan komplain. • Elemen ketiga adalah pernyataan naratif menggambarkan lingkup cakupan pengadaan koleksi elektronik. • Elemen keempat memuat profil subjek yang memberikan informasi tentang karakteristik pelanggan dan profil kepemilikan perpustakaan. • Elemen kelima adalah metode evaluasi koleksi menggambarkan teknik dan proses untuk memilih penyedia (vendor). • Elemen keenam adalah indikator yang memuat kriteria untuk mengukur tingkat utilitas. • Elemen ketujuh adalah implementasi kebijakan dan jadwal revisi memberikan indikator keberhasilan untuk mengembangkan koleksi. Idealnya, ketujuh elemen diatas merupakan elemen kunci tersebut diakomodir dalam kebijakan pengembangan koleksi elektronik. Namun, Setiap perpustakaan memiliki metode yang berbeda untuk merumuskan kebijakan koleksi (Ward 1973, p. 436). Beberapa perpustakaan mencakup semua elemen dari kebijakan koleksi, namun sebagian besar perpustakaan tidak. Berdasarkan pengamatan analisis terhadap halaman website PUQ dan PUM maka diperoleh hasil perbandingan yang disajikan pada tabel berikut. Tabel 1. Perbandingan Elemen Penyusun Dokumen Kebijakan Pengembangan Koleksi Elektronik pada PUQ dan PUM Berdasarkan data pada tabel 1 diatas, PUM memiliki kebijakan koleksi yang komprehensif, meliputi: Bagian pertama adalah gambaran. Bagian ini berisi informasi tentang tujuan, kebijakan dasar pemikiran, lingkup, laporan wewenang dan tanggung jawab. Bagian kedua adalah kebijakan dan pedoman. bagian ini memberikan rincian memperoleh, memilih dan tidak memilih koleksi, kebebasan intelektual dan sensor (University of Melbourne Library 2010). Sebaliknya, PUQ tidak mencakup semua unsur pengembangan koleksi. Kebijakan tersebut hanya menyebutkan tujuan, prinsip, anggaran, bahan memperoleh, kriteria seleksi dan deselection, sensor dan penggantian (University of Queensland Perpustakaan 2015). PUQ memiliki kebijakan pengembangan koleksi kurang komprehensif dibandingkan dengan PUM. Selanjutnya, PUM dan PUQ memiliki kesamaan komitmen dalam mengembangkan koleksi elektronik. Komitmen tersebut tercantum secara eksplisit pada kriteria seleksi dan evaluasi. Baik PUM dan PUQ berkomitmen dalam mengembangkan koleksi elektronik karena azas kemanfaatannya dalam hal aksestabilitas dan efisiensi ruang penyimpanan. Selanjutnya pada, kebijakan pengembangan koleksi elektronik turut mempertimbangkan beberapa isu, seperti: kriteria seleksi dan deseleksi terhadap sumber informasi elektronik, meningkatnya biaya berlangganan jurnal elektronik, potensi membangun konsorsium pengadaan database elektronik, kebebasan intelektual dan hak cipta. Menurut Mangrum & Pozzebon (2012, p.113), tahap evaluasi terhadap proses seleksi merupakan aspek penting yang harus diperhatikan sebab proses seleksi berpengaruh terhadap kualitas produk yang akan diakusisi, biaya pengadaan, interoperabilitas, aksesibilitas dan perizinan. Dapat dikatakan bahwa keberadaan dokumen pengembangan koleksi elektronik merupakan upaya perpustakaan khusus perguruan tinggu untuk beradaptasi dengan ekosistem digital. 2. Justifikasi pentingnya pernyataan kebijakan pengembangan koleksi elektronik Pernyataan kebijakan merupakan unsur penting didalam pengembangan koleksi karena memuat tujuan dan lingkup kebijakan tertulis dalam pernyataan itu. Menurut Johnson (2004, hlm. 73-76), pernyataan kebijakan memberikan pedoman sekaligus perlindungan bagi perpustakaan. Pertama, pernyataan kebijakan sebagai dasar penunjukan personil dan penentuan alokasi anggaran pengadaan sumber informasi elekronik. Selanjutnya pernyataan kebijakan itu memberikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan arah masa depan perpustakaan dalam mengembangkan koleksi. Kedua, pernyataan kebijakan itu memberikan perlindungan bagi perpustakaan dari tekanan eksternal dengan menetapkan kriteria seleksi dan deseleksi koleksi elektronik. Jelas bahwa pernyataan kebijakan merupakan unsur penting di pengembangan koleksi khususnya sumber informasi elektronik.

Kebijakan pengembangan koleksi elektornik adalah sebuah dokumen tertulis yang berfungsi memandu perpustakaan maupun personel yang ditunjuk untuk melakukan seleksi dan deseleksi terhadap sumber informasi elektronik. Idealnya, dokumen kebijakan pengembangan koleksi elektronik harus memuat semua unsur yang direkomendasikan oleh IFLA pada collection development policy section, yaitu: pendahuluan, pernyataan umum, pernyataan naratif, profil subjek, metode evaluasi koleksi, indikator koleksi kedalaman dan implementasi kebijakan. Berdasarkan pengamatan dan analisis terhadap pernyataan kebijakan pengembangan koleksi pada halaman website perpustakaan, teridentifikasi bahwa PUM memiliki kebijakan pengembangan koleksi elektronik yang komprehensif mencakup aspek: elemen konseptual dan elemen teknis. Selanjutnya, pernyataan kebijakan jelas dinyatakan oleh PUM. Saran 1. Kebijakan pengembangan koleksi elektronik pada perpustakaan perguruan tinggi seyogyanya mencakup unsur-unsur fundamental, yaitu: pendahuluan, pernyataan umum, pernyataan misi, pernyataan umum, pernyataan naratif dan review kebijakan. 2. Keberadaan dokumen kebijakan pengembangan koleksi elektronik merupakan wujud komitmen perpustakaan perpustakaan perguruan tinggi beradaptasi dengan ekosistem digital.