PERAN PUSTAKAWAN DALAM MANAJEMEN INFORMASI

Sosiolog Harvard, Daniel Bell, menggambarkan evolusi kepada suatu lingkungan informasi dan komunikasi yang lebih kompleks dinamakan dengan masyarakat post-industri. Dalam masyarakat sepertiini terdapat perubahan dalam tatanan ekonomi dari produksi barang kepada layanan berbasis informasi. Informasi akan dipandang sebagai sumberdaya bisnis yang sangat penting, dan pada tahun 1990-an menjadi sangat vital dalam efektifitas manajemen bisnis. Kaya atau miskin dalam dunia bisnis akan dibedakan atas dasar siapa yang memiliki informasi yang terbaik. Informasi dijadikan sebagai senjata yang sangat memberikan nilai kompetisi yang tinggi.* Namun seiring dengan perkembangan teknologi informasi modern dan teknik baru yang digunakan dalam penelusuran, akses dan temu kembali informasi terdapat problem tersendiri. Dengan teknologi tersebut muncul apa yang dinamakan dengan overload informasi. Kita berlarap teknologi ini dapat membantu mengatasi masalah ini namun sedikitsekali harapan solusi elektronik secara menyeluruh terhadap dilemma ini. Bahkan overlond informasi terus terjadi. Ancaman overlood informasi merupakan faktor yang paling penting yang menyebabkan perlunya manajemen informasi. Dalam dunia bisnis, organisasi atau perusahaan memiliki dinamika yang sangat pesat. Hal lain yang menyebabkan kebutuhan akan manajeman informasi adalah perubahan organisasi dan dalam hal tertentu adalah efe’ downsizing, (perampingan) yang telah membantu mentransforriasi pola yang digunakan perusahaan besar dalam mengatasi informasi. Manajer dimanapun berada sedang menghadapi masalah umum dan berkembang, yaitu terlalu banyak informasi dan tidak cukup waktu untuk membuang yang tidak relevan dan memakai yang diperlukan. Sebagian orang menganalogikan hal tersebut sebagai ledakan informasi (information explosion) sedangkan di Amerika diistilahkan dengan infobog, yaitu suatu struktur informasi yang pervasive, menyatu sebagai bagian dari hidup kita. Informasi merupakan unsur utama dalam kompetisi global, hadir sebagai konten dan produk clan sebagai enabler dan fasilitator baik dalam bisnis berbasis inforinasi atau tradisional. Terdapat peluang dan ancaman dalam lir gkungan bisnis yang bergelut dengan informasi. Peluang untulc membangun pasar baru dan mentransformasikan yang ada, lan ancaman kompetisi dari produk dan layanan baru mengg unakan metode produksi dan hantaran yang inovatif. Secara menaik, kesukesan perusahaanakan ditandai dengan kemampuan menggunakan informasi secara efektif dalam seluruh organisasi dan mengelola sumberdaya informasi tersebut secara strategis. Manajemen informasi adalah suatu konsep dapat dipandang berbeda tergantung konteks dan penerapannya. Manajemen informasi dapat diterapkan pada sektor publik maupun swasta, organisasi rion profit atau perusahaan komersil. Sasaran manajemen informasi berupa manajemen komunikasi, manajemen layanan informasi, ataupun arus data global diantara perusahaan multinasional. Bagi mereka manajemen informasi merupakan manjemen sumberdaya korporasi yang sangat penting untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Tujuannya termasuk jangka pendek, jangka panjang, peningkatan produktivitas atau bursa saham atau peningkatan layanan dengan kualitas tinggi.> Begitu pula dalam dunia perpustakaan, walaupun tetap tugas utama perpustakaan adalah memberikan akses kepada informasi yang dapat memberikan pengetahuan dan kearifan kepada penggunanya, tugas mengelola informasi terus berkembang dan mengalami perubahan. Perpustakaan dihadapkan suatu tugas yang lebih menantang agar dapat menyiapkan informasi yang tepat bagi pengguna yang tepat dan pada saat yang tepat dengan alasan yang tepat dan dalam format yang tepat pula. Pada saat ini para pustakawan dan pengelola informasi di perpustakaan dan pusat informasi harus meningkatkan kemampuannya dalam manajemen informasi. Dalam tulisan ini penulis memandang manajemen informasi suatu yang sangat penting. Tulisan ini membahas antara lain konsep tentang informasi, konsep tentang manajemen informasi dengan beberapa aspek didalamnya, dan pentingnya peran mengelola informasi dalam upaya memberikan pengetahuan kepada penggunanya B. Konsep Tentang Informasi Dalam memahami ma hajemen informasi, terlebih dahulu kita definisikan dahulu apakah makna yang terkandung dalam kata “informasi”. Hal ini dilakuk n karena banyak sekali definisi yang diberikan oleh para ahli den; an sudut pandang masing-masing. Terdapat suatu pancangan yang mengatakan bahwa informasi menempati kedudukan antara data dan pengetahuan sebagaimana dapat kita lihat pada hirark: berikut: HIRARKI ASIMILASI INFORMASI PA N/C RAH, KEARIFAN PEMAHAMAN PENGETAHUAN INFORMASI DATA Dengan demikian informasi adalah sekumpulan data dalam bentuk yang dapat dipahami dengan cara dikomunikasikan dan digunakan. Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau atau direkam kedalam berbagai bentuk media. Dengan demikian kita harus dapat membedakan antara antara ‘informasi’ dan’data’. Antara keduanya memiliki perbedaan yang sangat krusial yang secara ringkas berkaitan dengan pertanyaan nilai dan penggunaan. Brophy* mencatat pandangan Murdick dan Ross bahwa informasi memiliki perbedaan dengan data dalam hal informasi berisi data yang sudah diklasif ikasi dan diinterpretasikan. Pandangan tersebut didukung oleh Widavski yang menyatakan bahwa akses terhadap data tidak sert: merta mengubah data dengan sendirinya menjadi informasi tetapi membutuhkan campur tangan dan interpretasi. Perlu diuraikan disini konsep tentang informasi ini dikemukakan oleh Jennifer Rowley dan Jhon Farrow ° antara lain: Informasi sebagai pengetahuan subjektif, yaitu pengetahuan yangada dalam pikiran individu (tacit knowledge). Pengetahuan tersebut dapat menjadi pengetahuan yang objektif melalui ekspresi yang disampaikan kepada publik baik dengan tulisan atau perkataan (explicit knowledge). 2. 3. 4. 5. Informasi sebagai data yang bermanfaat, yaitu data yang telah melalui pengolahan untuk suatu tujuan tertentu. Data tersebut kemudian dikomunikasikan dan menjadi sesuatu yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi dan pengetahuan sebagai sumberdaya, yaitu informasi dipandang sebagai sumberdaya objektif, sesuatu yang dapat diraih dan digunakan. Dengan demikian, informasi dapat dikelola seperti faktor produksi lainnya seperti energi, bahan baku dan tenaga kerja. Informasi sebagai komoditi. Informasi dan barang serta layanan yang berkaitan dengannya dianggap sebagai sesuatu yang dapat diperjual belikan. Dengan perkembangan demikian muncul Hukum atas kekayaan intelektual atau semacamnya yang berkaitan dengan hak cipta. informasi sebagai sebuah kekuatan yang konstitutif dalam masyarakat. Konsep seperti ini memandang bahwa informasi tidak hanya di tanamkan kedalam suatu struktur sosial, tetapi informasi dipandang suatu agen dalam penciptaan struktur tersebut. Hal ini memperlihatkan bahwa keputusan kebijakan mengenai informasi tak terelakkan lagi diwarnai oleh pandangan suatu masyarakat dan tak bisa dilepaskan dari ikatan dengan budaya dan nilai-nilai. Kemudian keduanya juga menambahkan pula bahwa pengetahuan atau informasi memiliki sejumlah karakter yang harus difahami agar dapat mengerti bagaimana cara mengelola dan menempatkannya ke dalam “uatu struktur tertentu. Karakteristik tersebut antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Objektivitas Berkaitan dengan objektiv tas ini adalah tahan uji (reliability) dan kecermatan (accuracy). Kecermatan berarti bahwa data atau informasinya benar. Tahan uji mengandung maksud bahwa suatu indikator variabel vang digunakan untuk melakukan pengukuran informasi adalah benar. Aksesibilitas Aksesibilitas berkaitan dengan ketersediaan informasi atau pengetahuan bagi penggun: yang membutuhkannya. Dalam hal ini adalah pengetahuan yang telah terekam dalam media informasi dikomunikasikan <epada penggunanya. Relevansi Suatu pengetahuan dikatak. n relevan apabila pengetahuan itu sesuai kebutuhan penggunanya. Relevansi ini juga dapat dikaitkan dengan karakter lainnya yaitu kemutakhiran dan akurasi, tetapi lebih tepat lagi bahwa informasi yang dibutuhkan tersebut rinci dan lengkap. Struktur dan organisasi Kemutakhiran Kemutakhiran ini berkaitan dengan ‘umur’ suatu pengetahuan atau informasi. Kemutakhiran penting karena beberapa informasi digantikan oleh informasi lainnya. Informasi yang lebih mutakhir lebih dibutuhkan, sedangkan informasi yang kadaluarsa akan dibuang. Semua pengetahuan memiliki strukturnya masing-masing. Beberapa bidang ilmu memiliki struktur yang melekat menurut sifatnya. Misalnya bidang ilmu biologi diorganisasikan menurut struktur yang mencerminkan struktur makhluk hidup dan dokumen tentang biologi ini dapat diorganisasikan sesuai dengan strukturnya tersebut. Sistem Struktur kerap kali di tentuk:n oleh sistem, baik itu bersifat kerangka konseptual, sistem ko munikasi atau sistem informasi. Pengetahuan akan dikomunik. sikan melalui sistem informasi dan disimpan dalam sistem infcrmasi pula. Setelah mendapat gambaran tentang informasi diatas, kita perhatikan pengertian informasi yang dikemukakan dalam Harrod’s librarian’s glossary and reference book, yaitu : informasi adalah sekumpulan data yang dikomunikasikan dalam bentuk yang dapat difahami. Informasi merupakan konten dari berbagai format misalnya informasi yang tertulis atau tercetak, tersimpan dalam data base, atau terkumpul dalam internet. Informasi juga dapat berupa pengetahuann staff dalam suatu organisasi. (khususnya perekayasaan informasi, manajemen informasi, dan ilmu informasi). Istilah Informasi mencakup berbagai aktivitas yang saling berkaitan menggunakan keahlian kepustakawanan. Manajemen pengetahuan (knowledge management) merupakan manifestasi mutakhir dari keluasan nilai dan kekuatan informasi.® C. ¢ ? Kebutuhan Informasi Informasi menjadi suatu kebutuhan manusia dalam berbagai aspeknya. Penyediaan dan pengelolaan informasi harus didasarkan kepada pertimbangan kebutuhan informasi pengguna atau klien sistem dan layanan informasi. Kajian tentang kebutuhan informasi telah menjadi perhatian ilmu informasi sejak lama. Kajian tersebut dilakukan untuk menjawab pertanyaan: seperti apakah informasi itu sehingga ia dibutuhkan. Dalam kajian yang dilakukan oleh Wersig dan Belkin memperlihatkan 3 elemen penting dalam proses masuknya informasi kedalam diri manusia yaitu : 1. 2. 3. Kebutuhan informasi merupakan suatu kebutuhan untuk mengisi kekosongan tertentu dalam diri manusia, yaitu dalam kondisi pengetahuannya (dan dengan demikan merupakan kondisi pikirannya), Informasi merupakan suatu yang berada diantara sumber eksternal dan’tempat kosong’ di dalam pikiran manusia, Dengan demikian, informasi terjadi pada saat manusia memindahkan suatu dari sumber eksternal ke dalam pikirannya; informasi bukan berada dalam sumber eksternal itu.” Paling tidak ada beberipa masalah yang berkaitan dalam menentukan kebutuhan infor masi : 1. 2. 3. Kebutuhan informasi berubah seiring dengan berubahnya lingkungan pengguna baik dalam lingkungan organisasi maupun diluar organisasi Perubahan tersebut menyebabkan pernyataan bulan lalu suc ah tidak relevan lagi pada saat ini. Kebutuhan informasi bcrubah sebagai konsekuensi dari informasi yang diterima, s hingga menumbuhkan kebutuhan akan informasi baru dan nenjadikan informasi lama menjadi kadaluarsa. Relevansi informasi hany dapat ditentukan oleh pengguna utama karena tergantung <epada subyektivitas perorangan, respon penafsiran terhalap informasi. Yakni seseorang menerima informasi kemudian mengaitkannya dengan pengetahuan yang mereka 'niliki sebelumnya. Manajer informasi dengan demikian harus membuat identifikasi terhadap kebutuhan informasi sebagai suatu aktivitas yang terus diperbaharui dalam organisasi, mencari umpan balik dariinformasi yang disediakan memonitoring prioritas perubahan organisasi dan terus mencar. pemahaman bagaimana fungsi pengguna dalam organisasi. D. Manajemen Informasi Informasi dapat diibaratkn sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah lembaga/ organisasi atau perusihaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan per} embangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mencapatkan informasi dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya. Kondisi demil ian mengakibatkan pengambilan keputusan-keputusan strategis «angat terganggu dan pada akhirnya akan mengalami kekalahan ¢ alam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Informasi merupak in kunci dalam mengelola bisnis apapun. Bersamaan dengan manajemen sumberdaya yang lain, informasi perlu di kelola sebagai suatu sumberdaya yang terintegrasi. Organisasi harus menentukan k-butuhan akan informasi dimasa yang akan datang. Mereka menggunakan dan mengelola informasi dan dikaitkan dengan teknologi untuk mendukung proses bisnis. E. * Kebutuhan akan Manajemen Informasi Manajemen informasi kemudian menjadi suatu kebutuhan bagi lembaga/organisasi dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Linda Woodman® berpendapat bahwa manajemen informasi adalah keseluruhan tentang memperoleh informasi yang tepat, dalam bentuk yang tepat, diberikan kepada orang yang tepat, dengan biaya yang tepat, pada saatyang tepat, tempat yang tepat, untuk melakukan kegiatan yang tepat. Kedengarannya sederhana tetapi banyak lembaga/ organisasi yang sulit untuk mencapai ideal. Setelah melakukan pengamatan dalam beberapa organisasi besar, kemudian Linda Woodman mengemukakan pula berbagai faktor yang menjadikan organisasi harus menerapkan manajemen informasi yang baik. Faktor-faktor tersebut yaitu : 1. 2. 3. 4. Orang tidak mengetahui apa yang diinginkannya. Pada umumnya orang tidak mengetahui informasi apa yang diperlukannya ketika keadaan tertentu muncul, dan kemudian ia hanya menginginkan informasi yang sangat khusus. Informasi tidak begitu saja mudah diakses. Informasi harus disusun sedemikian rupa dalam berbagai aspeknya. Pengelolaan informasi ini dapat pula dibantu dengan suatu sistem komputer. Yang perlu diperhatikan adalah kedisiplinannya dalam mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Jika tidak, maka informasi akan menjadi sulit diakses. Informasiseringkali disalahartikan. Bahasa yang digunakan dalam mendeskripsikan informasi terkadang membingungkan. Orang berbicara dengan bahasa dalam suatu konteks tertentu, tetapi dalam sebuah sistem suatu kata akan diartikan sama tanpa melihat konteksnya dan ini menumbulkan kesalahan dalam menafsirkannya. Overload informasi merupakan hal yang biasa terjadi. Banjir informasi sering terjadi dalam organisasi yang besar. Hal tersebut terjadi diakibatkan berkembangnya teknologi yang memungkinkan penyimpanan dan penduplikasian informasi kemudian menimbulkan terjadinya overload informasi. 5. 6. 7. 8. 9. Informasi dikaitkan dengan politik dan kekuasaan. Banyak orang memperolch status atau penghargaan sebagai hasil dari pengetahuan dan sumber informasi mereka. Mereka sangat menjaga pengetahtian dan informasi yang mereka miliki dan sangat tertutup. Mcreka beranggapan bahwa dengan melakukan hal itu mereka tetap sangat diperlukan dan mereka menginginkan status quo. Adanyakelembaman organisasional. Pada umumnya perubahan selalu tidak memberikan kenyamanan. Orang yang ‘erbiasa dengan alur informasi yang telah ditetapkan enggan untuk merubahnya. Sehingga perlu usaha ekstra untuk menerapkan sistem baru dalam mengelola informasi pada berbagai kegiatan pengelolaan organisasi. Kepemilikan informasi seringkali bermakna ganda (ambiguous). Ketika informasi disebarluaskan kepada sejumlah orang dari bagian yang berbeda, mereka saling mengkliam hak atas informasi itu, yaitu hak untuk membuat dan dan mengupdatenya. Hal tersebut kemudian menimbulkan masalah kewenangan atas informasi tersebut. Sering terjadi informasi “mengambang”. Informasi yang “mengambang” maksudnya adalah terdapat kelambatan waktu antara terjadinya sebuah peristiwa dengan informasi tentang kejadian itu untuk disampaikan kepada orang yang perlu tahu agar melakukan suatu tindakan. Tekanan peraturan dan faktor eksternal. Pada umumnya peraturan tentang aspek informasi dikeluarkan oleh pemerintah atau lembaja pembuat kebijakan. Peraturan yang dikeluarkannya tentu harus ditaati dan diikuti. 10. Nilai bisnis tidaklah nampak Nilai informasi terletak paca nilai usaha seseorang dalam memperoleh informasi tersc but. Nilai manajemen informasi berbeda beda mulai dari yan; dapat dihitung (negosiasi yang berhasil kemudian terjadinva transasksi) sampai kepada sesuatu yang tidak nampak (memperoleh informasi bahwa asuransi dibutuhkan disuatu tempat). 11. Pengguna memiliki gaya berfikir yang berbeda-beda. Setiap orang mempunyai pilihannya sendiri terhadap bentuk informasi yang dibutuhkannya. Misalnya sescorang akan lebih memahami informasi dalam bentuk gambar, grafik atau ikon tertentu. Berapa yang lainnya lebih menyukai analisis angkaangka dan yang lainnya memilih teks deskriptif. F. Pengertian Manajemen Informasi Istilah manajenien infornasi digunakan secara berbeda-beda dalam literature berbagai bidang ilmu. Synot dan Gruber mengemukakan bahwa dalam bidang ilmu komputer dan aplikasinya istilah manajemen informasi sinonim dengan manajemen teknologi informasi atau identik dengan manajemen data. Penekanan manajemen informasi dalam bidang ini ialah pada strukturstruktur data kualitatif dan hubungan antar struktur tersebz.t dengan tujuan untuk mendesaindatabase. Dalam bidang bisnis atau kajian manajemen, menurut Synott, istilah manajemen informasi memiliki konotasi yang sama dengan manajemen teknologi. Penekanannya ialah pada hubungan antara teknologi informasi, kinerja dan tingkat kompeteisi bisnis. Dalam bidang ilmu perpustakaan dan informasi manajemen informasi berkaitan erat dengan pekerja atau manajer informasi. Mereka memiliki persepsi bahwa informasi mencakup data, informasi keorganisasian, informasi strategis, berbagai sumber informasi eksternal, dan teknologi yang berkaitan baik itu manual atau mesin untuk menangani sumber informasi yang berbeda-beda tersebut. Dibandingkan dengan bidang yang lain, manajemen informasi dalam konteks ini lebih luas lagi dikaitkan dengan makna informasi bagi penguna informasi atau dengan isu-isu temu kembali informasi.” Fairer-Wessel memancang manajemen informasi sebagai perencanaan, pengelolaan, pengarahan dan pengawasan informasi dalam sebuah sistem terbuka (yaitu organisasi). Manajemen informasi mencakup berbagai hal mencakup penggunaan teknologi dan teknik untuk mengelola aset dan sumberdaya informasi (yaitu komputer, sistem informasi, TI [Teknologi Informasi])dan 'eknik (yaitu audit dan pemetaan informasi). Informasi yang bersumber dari internal dan eksternal dikeloka sedemikian rupa sehingga terjadi dialog dan pemahaman yang bermakna untuk mening | atkan pengambilan keputusan yang lebih proaktif dan dapat mela ukan suatu tindakan dalam rangka pemecahan masalah. Dengar, dasar itu, tujuan dan sasaran dari tingkat personal, operasional, organisasional dan strategis dari organisasi dapat tercapai dengan baik. Selanjutnya dapat memberikan keuntungan yang kompetitif dan dapat meningkatkan performa sistem yang ada. Pada akhirnya memperoleh kualitas hidup individu (dengan mengajarkan keahlian informasi kepadanya, salah satunya dengan manajemen informasi, untuk menjadi seorang warga dalam dunia global. 1* Dengan demikian, manajemen Informasi merupakan penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam mengadakan, mengolah, mengontrol, menyebarluaskan dan menggunakan informasi. Manajemen informasi ini dapat diterapkan pada berbagai organisasi. Dengan menerapkan manajemen informasi diharapkan organisasi dapat berjalan dengan efektif agar dapat mencapai tujuan organisasi derigan baik. Yang dimaksud dengan informasi diatas mencakup informasi apapun yang memiliki nilai. Adapun sumber informasinya dapat berasal dari dalam atau pun dari luar organisasi. Sumber informasi dari dalam organisasi misalnya rekod dan file yang berkaitan dengan tugas dan fungsi pegawai, data tentang penelitian pasar. Sumber informasi dari luar dapatdiperoleh dari berbagai sumber yang lebih luas cakupannya. Manajemen informasi sangat be: kaitan erat dengan nilai, kualitas, kepemilikan, penggunaan dan kcamanan informasi dalam konteks kinerja keorganisasian. Dalam opini Martin White! manajemen informasi memiliki beberapa komponen yaitu : Sumberdaya informasi, tercakup didalamnya identifikasi, penilaian kebutuhan dan penggunaan informasi baik bersumber dari dalam maupun dari luar. Teknologi, mencakup metode memasukkan, menyimpan, menemukan kembali dan menyebarkan informasi baik lokal maupun jarak jauh. 3. Manajemen, mencakup strategi dan rencana bisnis, manajemen sumberdaya manusia, komunikasi interpersonal, perencanaan keuangan, penganggaran dan pemasaran. Sarana Manajemen Informasi Beberapa sarana manajemen informasi bersumber dari bidang lain yang telah memberi konttibusi bagi pengembangan manajemen informasi misalnya, Klasifikasi dan temu kembali informasi dari ilmu perpustakaan dan informasi, disain dan pengembangan pangkalan data dari ilmu komputer, siklus informasi dari manajemen rekod, audit komunikasi dari psikologi organisasional, dan analisis cost-benefit dan penelitian tentang nilai dari manajemen bisnis. Pembuatan suatu "kotak peralatan’ teknik bagi manajer informasi membutuhkan, secara mendasar, latarbelakang yang cukup luas agar mampu mengetahui apa yang ada dalam bidang ilmu yang telah memberi kontribusi terhadap manjemen informasi. Selain itu, agar mampu memilih teknik, mengintegrasikan dan menerapakannya ke dalam masalah yang dihadapi. Beberapa teknik yang sangat berkaitan dengan manajemen informasi dapat dikemukakan sebagai berikut'?: 1. _ ¥ 12 AuditInformasi (Information Audit) Auditinformasi adalah suatu proses yang menggambarkan secara efektif keadaan informasi mutakhir dengan mengidentifikasi informasi apa yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Audit informasi menetapkan informasi apa yang diberikan pada saat ini, dan mengetahui ketidaksesu- aian, ketidakkonsistenan dan duplikasi. Proses audit informasi ini akan membantu dalam pemetaan informasi yang berjalan pada seluruh organisasi, antar organisasi dan lingkungan ekternal agar mampu mengidentifikasi kebuntuan dan inefisiensi.”® Dengan jalan audit informasi akan lebih jelas apakah pengguna benar-benar ct kup memperoleh informasi tentang sistem yang ada dan da»at mempraktekannya. Selain hal tersebut, audit informasi ;nemperhatikan apakah sistem yang dipakai sudah memenu! i standar dan dapat mendukung terhadap pencapaian tuju.n dan sasaran organisasi. 2. ® Pemetaan Informasi (inforwation mapping) David Best'* menggunakan istilah ini dalam konteks memperkenalkan teknolo; i informasi dalam organisasi dan menggunakan pendekatan analisis sistem untuk mengembangkan strategi teknologi informasi. Dalam tulisannya, Best menyimpulkan bahwa pemetaan informasi sebagai suatu metoda terstruktur untuk mencocokkan antara kebutuhan manajemen dalam mengendalikan organisasi dengan struktur organisasi tersebut, merupakan strategi jangka menengah untuk menyatukan seluruh teknologi baru dengan teknologi yang ada dalam organisasi dan menerapkan praktek manajemen professional. Selain Best, terdapat Forest Horton yang melakukan pengembangan audit inforniasi menjadi sarana yang sangat terstruktur, yang dia katakan sebagai pemetaan informasi. Sebagian dari pemetaan informasi ini telah dikembangkan dalam sebuah software yang dikenal infomapper. Baik buku (Burk dan Horton 1988) maupun paket software yang dikembangkannya, keduany: menyajikan cara yang sangat terstruktur dalam mengidentitikasi dan merekan sumberdaya informasi sebuah organisasi, ~unci kepada departemen dan ingkatan hirarkis dengan mengindikasikan ‘kepemilikan’, tanggungjawab dalam mengupdate dan materi lain seperti penghancuran. Buku itu dalam settingnya melebihi software, terdapat tambahan yang menyajikan grafik dari ‘peta’ sumberdaya informasi, dan pendekatan dalam mengukur biaya 3. dan nilai informasi. AuditKomunikasi (Communication Audit) Audit informasi mendahului manajemen informasi sebagai suatu alat untuk menginvestigasi komunikasi dalam bidang teori organisasi. Dalam manajemen organisasi, auditinformasi digunakan untuk mengidentifikasi hambatan komunikasi dan kemungkinan untuk mengatasi hambatan tersebut. Potter (1990) mengelompokkan audit komunikasi yang sedang digunakan untuk mengukur efektivitas pengenalan TI dalam organisasi, komunikasi interpersonal, komunkasi antara manajemen dan pegawai, efetifitas komunikasi organisasional, atau kegiatan hubungan masyarakat. Lebih jelasnya, dengan meningkatnya permintaan agar manajemen lebih berkualitas dan memperoleh jaminan mutu, audit komunikasi memiliks geranan yang penting untuk meyakinkan bahwa Kofffunikasi antara layanan informasi dan penggunanya betul-betul berjalan dengan efektif. H. Manajemen Informasi dan Teknologi Informasi Terdapat perbedaan pengertian dalam istilah manajemen informasi dan teknologi informasi. Istilah manajemen informasi lebih luas dari teknologi informasi. Manajemen informasi mencakup seluruh aspek dalam menangani informasi. Manajemen informasi mencakup aspek prosedur dan klerikal termasuk didalamnya berbagai macam teknologi dan termasuk juga aspek manusianya. Manajemen informasi mencakup juga manajemen informasi dalam berbagai bentuk terutama bentuk tertulis, dokumen kertas, elektronik atau digital sebagai bagian dari perkembangan teknologi informasi. Teknologi informasi mencakup komputer, telekomunikasi, dan sistem software yang membantu organisasi, transmisi, penyimpanan dan pemeliharaan yang keseluruhannya dapat berbasis komputer telah diterapkan diberbagai tempat. Dalam kaitan dengan manajemen inf rmasi komputer merupakan sarana untuk membantu manajemen dalam menyediakan informasi yang baik. Dengan demikian lembaga/organisasi dapat memperoleh keuntungan diantaranya nienghemat biaya, meningkatkan kinerja, dan meningkatkan la--anan kepada pengguna. Banyak sekali serangka an peralatan dan berbagai pengetahuan khusus diperlukan un'uk melakukan kontrol yang efektif. Untuk alasan tersebut maka tc knologi informasi sering ditangani oleh seksi yang berbeda dalam organisasi. Dalam menangani sistem komputer dalam suatu perus: haan pada umunya ditangani oleh departemen khusus yang dipirpin oleh seorang Chief Information Officer (CIO). Chief Informaticn Officer (CIO) adalah jabatan yang diberikan kepada orang yang bertanggungjawab terhadap teknologi informasi dan siatem komputer yang mendukung pencapain tujuan perusahaan. “ejalan dengan pentingnya peranan teknologi dan sistem informai, dalam berbagai organisasi CIO dipandang sebagai kontributcr kunci dalam menyusun tujuantujuan strategis. Dalam banyak perusahaan, CIO bertanggungjawab langsung kepada Chief Fxecutive Officer (CEO). L Peran Manajer Informasi Manajemen informasi vertujuan untuk meningkatkan efektivitas organisasi dengan mengelola informasi sebagai suatu sumberdaya, menyiapkan akscs kepada informasi yang relevan dengan tepat waktu dan biaya murah. Namun dalam mencapai tujuan ini terdapat masalah dalam menentukan siapa yang perlu mengakses informasi dan data organisasional, apakah privasi perlu dilindungi, pada tingkat keamanan apa yang harus dicapai untuk meyakinkan bukan hanya privasi tetapi juga perlindungan terhadap sumberdaya informasi rahasia. Pada masa lalu, manajer \nformasi memberikan perhatian kepada hukum informasi hana sebatas pada istilah copyright. Tetapi sebagaimana dikemukakan Knoppers (1986) bahwa situasi sekarang sangat berbeda. Dia mncatat bahwa manajer informasi harus : = w = = Bertanggungjawab mengidentifikasi berbagai hukum informasi yang berkaitan dengan organisasi. Bertindak sebagai ‘missing link’ antara layanan hukum ... SDM dan departemen sistem informasi manajemen, dan unit operasional organisasi untuk mengkoordinasikan kegiatan mereka dan meyakinkan bahwa kebutuhan hukum informasi dapat dipenuhi dari hari ke hari tanpa memperhatikan penggunaan teknologi informasi. Meyakinkan bahwa pemenuhan hukum informasi terintegrasi dengan metodologi disain sistem dari organisasi. Menganjurkan perubahan dalam hukum informasi ketika pemenuhannya menghalangi pengenalan teknologi informasi baru, dengan demikian memperkuat daya saing dan keberlangsungan hidup perusahaan.’

Perpustakaan memiliki peranan sebagaimana awal mula kemunculannya yaitu memberikan akses informasi kepada penggunanya. Informasi yang ia dapat kemudian dikonversikan kepada pengetahuan dan kearifan. Sekarang pengelola perpustakaan memiliki tantangan baru, selain melakukan peran utamanya, untuk dapat menerapkan manajemen informasi dengan sebaikbaiknya. Perpustakaan lebih memberikan perhatian kepada menyiapkan informasi yang tepat untuk pengguna yang tepat pada saat yang tepat dengan pemikiran yang tepat dalam format yang tepat pula. Mereka diharapkan memiliki komitmen etis terhadap masyarakat untuk melaksanakan tugas sesuai sikap standar yang dapat diterima di tengah masyarakat. Hal tersebut terjadi disebabkan pengguna pada saat ini tidak terlalu memperdulikan format informasi yang mereka terima, yang mereka pentingkan adalah isi informasinya. Perubahan paradigma ini tentu memerlukan komitmen yang kuatdan kesiapan menghadapi perubahan tersebut. Pustakawan memiliki peran sekaligus sebagai manajer informasi. Pustakawan dituntut untuk meningkatkan keahlian dalam pengelolaan informasi. Pustakawan dapat bertindak sebagai agen perubahan (agent of change) dalam proses pengumpulan, pengolahan dan penyebaran serta akses informasi. Dalam era pengetahuan sekarang ini pustakawan tidak hanya dituntut untuk mengelola informasi tetapi juga kehalian dalam mengelola teknologi sebagaisarana dal: m proses penciptaan dan komunikasi pengetahuan. Pustakawan s-bagai manajer informasi harus dapat mengakses sumberdaya infc masi dalam berbagai bentuk, dalam disiplin apapun. Mereka l'arus memiliki kemampuan dalam membangun sarana yang d. pat memberi arah kepada berbagai informasi yang diterbitkan lalam bentuk katalog perpustakaan atau bibliografi.