ANALISIS KEBUTUHAN APLIKASI PENGELOLA REFERENSI SKRIPSI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI MALANG BERBASIS PERSONAL INFORMATION MANAGEMENT

Mahasiswa yang akan menyelesaikan pendidikannya di perguruan tinggi diharuskan untuk menyelesaikan sebuah tugas akhir. Jenis tugas akhir yang paling umum adalah skripsi. Skripsi merupakan syarat kelulusan pada jenjang Sarjana. Seperti yang dinyatakan Winartha di Mutakien', skripsi adalah hasil penelitian mahasiswa sebagai bagian dari studi sarjana. Skripsi merupakan bukti kemampuan akademik mahasiswa dalam melakukan penelitian dengan topik yang relevan dengan bidang studinya. Mahasiswa dituntut untuk mampu mengembangkan ide dan pengetahuan yang dimilikinya dalam studi lain di bidang penelitian yang sama pada skripsi yang ia tulis. Pernyataan ini sesuai dengan yang terdapat dalam buku "Pedoman Penulisan Karya Ilmiah Universitas Negeri Malang”? yang menyatakan bahwa penulis skripsi harus mampu menjelaskan hubungan antara penelitian yang sedang dilakukan dengan penelitian sebelumnya dalam lingkup yang sama.Kumpulan dokumen penelitian terdahulu yang akan dijadikan teori atau pernyataan pendukung dalam pelaksanaan skripsi dapat terkumpul dalam jumlah yang banyak. Dokumen yang bertumpuk dapat menyebabkan masalah dalam penemuan kembali dokumen. Salah satu masalah yang dapat timbul dari pengelolaan dokumen yang kurang baikadalah ‘Messy Desk Syndrome’. Menurut Connel dalam Adelia®,*Messy Desk Syndrome’adalah sindrom dimana banyak dokumen cetak ditumpuk di satu meja kerja, sehingga sulit untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan menyebabkan stres. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa berhadapan dengan informasi dalam jumlah yang banyak dalam kehidupan manusia, tetapi tidak dibarengi dengan pengelolaan informasi yang baik, akan menimbulkan kesulitan berupa mengingat dan mencari informasi dan pada akhirnya dapat menyebabkan stres. Adapun hasil penelitian tentang Personal Information Management yang dilakukan oleh Lina* yang respondennya adalah dosen penelitian desentralisasi Universitas Airlangga, menunjukkan bahwa 46% responden lupa lokasi dan nama dokumen yang disimpan, sehingga membuatnya sulit untuk mengakses kembali dokumen saat dibutuhkan. Konsep personal information management dapat diterapkan pada manajemen informasi untuk mengatasi masalah tersebut. Personal information management atau PIM adalah studi tentang mengelola dokumen atau informasi yang digunakan untuk tujuan pribadi. Menurut Jones dalam Adelia, PIM merupakan praktik dan penelitian aktivitas manusia untuk memperoleh atau menciptakan, menyimpan, mengatur, memelihara, mengambil, menggunakan, dan menyebarkan informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi berbagai tujuan hidup. Singkatnya, PIM adalah praktik seseorang yang mengelola informasi secara terstruktur sehingga mudah diakses kembali saat dibutuhkan. Penyimpanan dan pengelolaan data pribadi dapat dilakukan secara langsung melalui media konvensional dan melalui bantuan teknologi informasi. Menyimpan informasi menggunakan sistem atau teknologi biasa ditemukan dalam kehidupan sehari-hari, seperti menyimpan dokumen di memori komputer, membuat catatan di aplikasi catatan di smartphone, dan menyimpan dokumen secara online menggunakan ruang penyimpanan email. Bell pada tahun 2001 dalam Jones dan Teevan® merancang sebuah sistem yang disebut Cyberdll, yang digunakan untuk membuat data, menyimpan dan memfasilitasi proses pencarian untuk kebutuhan pribadi dan profesional. Fungsi dan ide utama dari sistem ini yang ingin penulis kembangkan adalah sebuah aplikasi personal information management yang memiliki kemampuan mencatat dalam format multimedia, dapat mengambil informasi dari metadata dokumen dan memiliki kemampuan untuk mengolah kutipan. Aplikasi pengelolaan data pribadi yang dikembangkan merupakan situs web yang hanya dapat diakses melalui browser yang terkoneksi internet. Pengembangan aplikasi PIM ini dilatarbelakangi oleh William Jones® yang menyatakan bahwa sebagian besar informasi akan berada di Internet, pembuatan informasi dalam format yang mirip dengan website akan menjadi lebih mudah, dan sebagian besar aktivitas manusia akan dilakukan di Internet. Pendapat Jones di atas dapat dirasakan saat ini dimana pencarian informasi sebagian besar dilakukan di internet. Terlebih dengan adanya pandemi COVID-19 yang memberikan dampak pada segala aktivtias manusia untuk belajar dan bekerja dari tempat masing-masing dengan bantuan koneksi internet, termasuk untuk hal pengerjaan skripsi. Protokol kesehatan yang diterapkan pada lingkungan kampus juga membatasi mahasiswa untuk mengakses perpustakaan. Akses terhadap referensi tugas akhir yang terdapat di internet bisa menjadi solusi atas pembatasan akses perpustakaan secara fisik. Kondisi inilahyang bisa menyebabkan dokumen referensi skripsi format digital terkumpul dalam jumlah yang banyak. Gambar I Data Pengguna Internet di Indonesia per Januari 2021 TOTAL POPULATION URBANISATION. INTERNET Users @ s POPULATION s POPULATION, 12 POPULATION. we are. Social . o . Hootsuite Data dari We Are Social’ menunjukkan pengguna internet di Indonesia pada Januari 2021 sebanyak 73,7% dari total penduduk Indonesia atau sekitar 202.600.000 orang. Hal ini menunjukkan bahwa akses internet masyarakat Indonesia sudah terpenetrasi dengan cukup baik. Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan, peneliti merumuskan pertanyaan penelitian: “Bagaimana pengelolaan dokumen referensi tugas akhir yang dilakukan oleh mahasiswa Universitas Negeri Malang?”.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Menurut Barlian®. metode penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian, misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tidakan dan lain-lain secara holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah. Pemilihan metode penelitian kualitatif disebabkan oleh peneliti ingin mengetahui perilaku penyimpanan, pengelolaan serta strategi temu kembali dokumen referensi skripsi dari mahasiswa tingkat akhir Universitas Negeri Malang sebagai acuan dalam analisis kebutuhan pengembangan aplikasi personal information management. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan wawancara semi-terstruktur. Menurut Sugiyono®, wawancara semi terstruktur bertujuan untuk menemukan jawaban secara lebih terbuka di mana informan yang akan diwawancarai dimintai pendapat dan gagasannya. Wawancara ini lebih terbuka tetapi harus dibatasi pada ruang lingkup masalah penelitian. Terdapat pedoman wawancara yang digunakan sebagai panduan terkait dengan topik yang akan ditanyakan dan diteliti. Dalam rangka pembatasan sosial, peneliti melakukan wawancara secara daring melalui aplikasi WhatsApp. Pemilihan informan wawancara teknik purposive sampling. Menurut Sugiyono, teknik pengambilan sampel ini didasarkan pada sumber data dan dengan berdasar pada pertimbangan-pertimbangan tertentu, seperti orang yang dianggap memiliki kapabilitas dalam suatu bidang kegiatan yang menjadi pokok pembahasan sehingga bisa mempermudah peneliti dalam memahami situasi objek penelitian. Teknik purposive sampling dipilih sebab dalam menentukan informan, peneliti menetapkan beberapa batasan kriteria tertentu, antara lain: 1. 2. 3. 4. 9 Informan merupakan mahasiswa aktif Universitas Negeri Malang yang sedang dalam masa pengerjaan skripsi. Informan pernah menggunakan aplikasi catatan online / note-taking application seperti Google Keep. Informan pernah menggunakan aplikasi aplikasi menajemen sitasi seperti Mendeley/Zotero. Informan melakukan pengelolaan terhadap arsip pribadi atau dokumen referensi tugas akhir. Dari keempat kriteria yang sudah ditetapkan, peneliti mendapatkan 10 mahasiswa sebagai informai untuk penelitian ini. Dalam pengolahan data, penelitian ini menggunakan teknik analisis data kualitatif dari Miles dan Huberman. Dalam buku metode penelitian Sugiyono, teknik analisis data Miles dan Huberman digunakan untuk mengolah data wawancara, proses analisis terbagi terbagi dalam tiga tahapan: 1. 2. 3. Reduksi Data (Data Reduction) Tahap ini adalah tahap dimana peneliti melakukan perangkuman data, pemilihan beberapa hal pokok, dan penentuan fokus kepada hal — hal yang terkait dengan penelitian atau hal yang bersifat penting dari hasil wawancara. Penyajian Data (Data display) Tahap ini adalah tahap dimana peneliti melakukan penguraian singkat, dan pembuatan bagan dari hasil reduksi data. Penarikan Kesimpulan (Conclusion drawing) Tahap ini adalah tahap dimana peneliti membuat kesimpulan yang bersifat sementara atau kesimpulan awal dan akan berubah jika terdapat dasar — dasar yang kuat.

Setelah dilakukan proses analisis data, didapatkan gambaran pengelolaan dokumen referensi skripsi dari informan yang sedang dalam proses pengerjaan skripsi. Hasil penelitian tidak hanya digunakan untuk mengetahui bagaimana proses personal information management dari para informan, namun juga digunakan sebagai acuan dalam pengembangan aplikasi pengelolaan dokumen referensi tugas akhir. Pemilihan Dokumen untuk Disimpan dan Penentuan Nama Dokumen Pada tahap awal proses personal information management, terdapat tahap penentuan dokumen yang ingin disimpan untuk dikelola. Proses kurasi dokumen yang akan dikelola, didasarkan pada biaya yang akan dikeluarkan untuk mengelola dokumen dan biaya untuk menemukan kembali dokumen yang akan dikelola. Pada kasus pengelolaan dokumen referensi skripsi, sebagian besar informan mengaku tidak melakukan pertimbangan pada kedua hal tersebut. Fakta yang ditemukan, keseluruhan informan lebih banyak menggunakan dokumen referensi skripsi dalam format digital yang didapatkan melalui internet. Sebab dokumen yang mudah diakses dan jumlah dokumen referensi skripsi yang tersedia di internet sudah cukup banyak, proses kurasi untuk memilih dokumen referensi skripsi yang akan disimpan oleh informan didasarkan pada keberadaan informasi yang terkandung dalam sebuah dokumen. Contohnya, para informan tidak jarang langsung melakukan pengunduhan dokumen setelah melakukan pembacaan cepat/scanning terhadap pembahasan artikel dalam jurnal untuk mendapatkan data pendukung, atau setelah melakukan scanning terhadap pemyataan pendukung seorang penulis untuk memperkuat argumen hasil penelitian, atau setelah mendapatkan dokumen referensi skripsi yang direkomendasikan oleh dosen pembimbing. Dalam tahap ini, bisa dikatakan bahwa proses kurasi dokumen yang akan disimpan terjadi secara singkat dan tidak melalui pertimbangan biaya pengelolaan dan biaya temu kembali sebagaimana yang dinyatakan oleh Bergman dan ‘Whittaker. Namun terdapat kekurangan dari proses kurasi yang singkat ini, yakni kurangnya visi untuk tahap pengelolaan dokumen terhadap dokumen-dokumen yang akan ia simpan. Hal ini mengakibatkan masalah dalam tahap awal proses kurasi penyimpanan dokumen, yakni pemberian nama dokumen agar lebih mudah ditemukan kembali. Manajemen Penyimpanan Dokumen Tahapan personal information management berikutnya yakni melakukan pengelolaan terhadap dokumen-dokumen yang telah tersimpan. Menurut Bergman dan Whittaker, pengelolaan dokumen untuk ditemukan kembali merupakan kegiatan yang sulit. Hal ini disebabkan oleh aspek-aspek yang akan digunakan untuk menemukan kembali dokumen seperti judul, nama penulis, tanggal, ataupun topik dari dokumen. Begitu pula dengan apa yang dialami oleh para informan. Sebagian besar informan mengaku kesulitan dalam melakukan penamaan dokumen referensi skripsi yang telah mereka unduh dari internet. Perlu diketahui bahwa banyak dari dokumen artikel jurnal yang didapatkan melalui internet telah memiliki nama dokumen acak secara bawaan yang biasanya berupa kumpulan angka dan huruf. Hal ini diakui oleh beberapa informan sebagai pemicu kesulitan temu kembali dokumen, dikarenakan oleh nama dokumen yang tidak menggambarkan judul dokumen ataupun isi dari dokumen tersebut. Disaat yang bersamaan, informan juga dihadapkan pada penamaan ulang dokumen yang telah diunduh. Beberapa informan merasa kesulitan dalam melakukan penamaan ulang dokumen, mereka mengaku bahwa mereka bingung untuk menaruh kata kunci apa yang bisa dilekatkan pada dokumen. Dikarenakan penamaan dokumen pada file explorer sistem operasi Windows hanya menyediakan sebaris kolom kosong, sebagian besar informan beruyjung melakukan penamaan ulang nama dokumen sesuai dengan judul dokumen. Hal ini diakui menyulitkan untuk temu kembali dokumen dikemudian hari oleh beberapa informan jika judul dokumen ditulis dalam bahasa inggris. Kejadian serupa juga perah dibahas oleh Bergman dan Whittaker'® di mana pada penelitian yang mereka lakukan, informan mendapati kesulitan temu kembali dokumen sebab tidak melakukan penamaan dokumen yang mudah diingat. Dalam cara mengelola dokumen, Malone dalam Hardof-Jaffe et al.!’” mengatakan terdapat dua metode yang umum digunakan, yakni dengan cara Filing dan Piling. Metodefiling dilakukan dengan mengelompokkan dokumen berdasarkan karakteristik tertentu, sedangkan piling dilakukan dengan cara menumpuk dokumen dengan dokumen paling terbaru terletak diposisi paling atas. Bergman dan Whittaker merekomendasikan metode filing untuk pengelolaan dokumen. Mereka berpendapat bahwa meskipun metode ini memiliki kekurangan dimana pemilik dokumen harus mengklasifikasikan dokumennya terlebih dahulu, dengan metode ini pemilik dokumen bisa mendapatkan pengelolaan yang lebih sistematis tethadap dokumen yang dimiliki. Sedangkan metode piling menggunakan cara kerja yang lebih sederhana dimana pemilik dokumen hanya menumpuk dokumen dan biasanya dikategorikan berdasarkan waktu dokumen tersebut diterima. Dari hasil wawancara kepada informan, Pengelolaan dokumen referensi skripsi dilakukan dengan metode piling dan tersimpan dalam sebuah subfolder. Metode ini hanya diterapkan di subfolder dokumen-dokumen yang berisi dokumen referensi skripsi. Hal tersebut dilakukan sebab informan sudah melakukan metode filing pada keseluruhan dokumen yang dimiliki.Hal ini sebagaimana yang dinyatakan oleh Bergman dan Whittaker bahwa penyimpanan dokumen dalam komputer dapat dilakukan dalam folder maupun subfolder atau yang dinamakan dengan hirarki folder. Metode hirarki folder atau membuat folder di dalam folder sudah lama dan umum digunakan sebagai metode penyimpanan dokumen pada sistem operasi komputer seperti Windows. Seiring berjalannya waktu, ditemukan kekurangan dalam penggunaan metode hirarki folder sebagai metode penyimpanan dokumen digital. Bergman dan Whittaker'® mengatakan bahwa pengguna sulit menemukan kembali dokumen dengan metode ini sebab dokumen tersembunyi di dalam folder dan mengurangi kesempatan pengguna untuk melihat nama dokumen agar pengguna bisa mengingat dokumen yang sedang dibutuhkan. Temu Kembali Dokumen Temu kembali dokumen merupakan tahap yang paling penting dari proses personal information management sebab proses ini yang akan menjadi hasil dari dua tahapan yang telah dilalui sebelumnya. Tujuan dari temu kembali dokumen adalah menggunakan dokumen yang didapatkan. Menurut Bergman dan Whittakerterdapat dua cara utama dalam melakukan temu kembali dokumen, yakni dengan secara langsung melakukan penelusuran terhadap dokumen yang ingin ditemukan dan dengan cara mengetikkan kata kunci pada bilah mesin pencarian yang ada di komputer.Bergman dan Whittaker juga menjelaskan bahwa terdapat dua tahap pada caratemu kembali dengan menggunakan mesin pencari. Pertama-tama pengguna diharuskan untuk membuat kata kunci pencarian untuk melangsungkan pencarian, kemudian pengguna melakukan pemilihan dari beberapa hasil yang ditampilkan oleh mesin pencari. Dari hasil wawancara kepada informan, ditemukan bahwa strategi temu kembali informasi yang dilakukan menggunakan kedua metode secara bersamaan ataupun secara bergantian. Hal ini murni disebabkan oleh preferensi informan. Informan mengatakan ada beberapa dokumen yang iaingat kata kunci dokumennya sehingga ia menggunakan bantuan mesin pencarian untuk menemukan dokumen agar menemukan hasil lebih cepat tanpa perlu mengakses folder dokumen, jika hasil pencarian dirasa masih kurang sesuai maka dilakukan penelusuran langsung ke folder dokumen. Penggunaan Aplikasi Catatan dan Aplikasi Manajemen Sitasi Penggunaan aplikasi catatan sudah cukup umum digunakan untuk kebutuhan akademik. Penelitian yang dilakukan oleh Schepman et al.'® pada 61 mahasiswa S1 University of Chester yang menggunakan aplikasi catatan Evernote menunjukkan bahwa 47,5% menggunakan aplikasi catatan untuk mencatat materi perkuliahan. Dari penelitian tersebut juga diketahui bahwa sebagian besar responden atau sekitar 47,2 % menggunakan aplikasi catatan dan menambahkan informasi yang mereka peroleh dari internet. Hal ini menunjukkan bahwa responden yang merupakan mahasiswa menyukai pencarian informasi melalui internet dengan memperhatikan sumber informasi yang dapat dipercaya untuk melengkapi catatan mereka. Penelitian ini juga mengungkapkan bahwa rata-rata responden sebanyak 67% mengatakan penggunaan aplikasi catatan membantu dalam proses pembelajaran, diantaranya ada responden yang mengungkapkan bahwa dengan menggunakan aplikasi catatan dapat membantu dalam mengorganisasi catatan yang dimilikiDari beberapa pernyataan yang didapatkan dari penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa penggunaan aplikasi catatan dapat membantu mahasiswa untuk melakukan pencatatan materi perkuliahan dengan berbagai format terutama situs web hingga mengorganisir catatan yang mereka miliki. Namun terdapat perbedaan dengan hasil wawancara yang dilakukan kepada informan penelitian ini. Keseluruhan informan pernah menggunakan aplikasi catatan seperti Google Keep atau Evernote, namun hanya beberapa informan yang menggunakan aplikasi catatan untuk melakukan pencatatan untuk pembelajaran atau mencatat informasi pengerjaan skripsi.Sebagian besar informan yang menggunakan aplikasi catatan hanya melakukan pencatatan dalam format teks. Hanya dua informan yang melakukan pencatatan di aplikasi catatan dengan format multimedia seperti menggabungkan teks dengan gambar, audio, video, pranala web, maupun dokumen. Dalam proses pengerjaan skripsi terdapat kegiatan bimbingan bersama dosen pembimbing. Untuk melakukan pencatatan informasi selama bimbingan, informan juga menggunakan aplikasi catatan sebagai media pencatatan. Pencatatan bimbingan skripsi ini meliputi nama dosen pembimbing, tanggal dan waktu, poinpoin penting revisi naskah skripsi, serta dokumen referensi yang direkomendasikan oleh dosen pembimbing. Untuk penggunaan aplikasi manajemen sitasi seperti Mendeley/Zotero, Sebagian besar informan sudah pernah menggunakan aplikasi tersebut untuk melakukan mendapatkan sitasi. Namun terkadang ditemukan kendala saat penggunaannya yakni aplikasi tidak bisa melengkapi metadata dokumen yang dibuthkan sehingga harus menulis sitasi secara manual. Kendala ini sering ditemukan pada artikel jurnal dalam Bahasa Indonesia. Analisis Kebutuhan Aplikasi Setelah mengetahui perilaku informan dalam melakukan pengelolaan dokumen referensi skripsi, terdapat beberapa hal yang dapat diperhatikan untuk dijadikan sebagai materi analisis kebutuhan aplikasi. 1. Penyimpanan Dokumen Piling Pada tahap penyimpanan, perlu dirancang sistem dengan metode penyimpanan piling sebagai metode penyimpanan utama dengan sistem pengurutan berdasarkan waktu pengunggahan. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan dokumen tanpa harus dibuatkan folder terlebih dahulu. Namun juga disediakan metode penyimpanan filing dengan hirarki folder, hal ini guna memberikan keleluasaan pilihan penyimpanan untuk pengguna. 2. 3. 4. 5. Pengaturan Detail Dokumen Untuk mengatasi kesulian dalam menentukan penamaan dokumen, diperlukan adanya menu untuk mengatur karakteristik dari dokumen pada saat pertama kali pengguna mengunggah dokumen ke aplikasi. Mampu Menyimpan Catatan Aplikasi memiliki kemampuan menyimpan catatan dengan format multimedia seperti teks, gambar, audio, video, pranala web, mengunggah dokumen, fitur pengingat dan mampu mencatat identitas dari dosen pembimbing skripsi. Sistem bisa Mengenal Metadata Dokumen Sistem aplikasi memapu mengenali metadata dari dokumen yang diunggah. Hal ini digunakan untuk mempermudah temu kembali dokumen dan menyiapkan sitasi dokumen untuk pengguna. Untuk mengatasi metadata yang tidak bisa terdeteksi dari dokumen, sistem mampu mengambil metadata dokumen dengan bersumber dari internet. Pengelolaan Sitasi Dokumen Setelah metadata dokumen dapat dikenali oleh sistem, sistem aplikasi juga mampu untuk membuat luaran sitasi. Gaya penulisan sitasi menggunakan APA 6 yang menjadi format standar penulisan sitasi menurut buku Pedoman Penulisan Karya Ilmiah Universitas Negeri Malang. Fitur Pencarian Diperlukan adanya fitur pencarian dalam aplikasi sebagai metode temu kembali dokumen. Pencarian ini bisa menggunakan karakteristik dokumen yang telah ditetapkan pengguna pada saat pertama kali melakukan pengunggahan dokumen dan pengguna juga bisa melakukan pencarian berdasarkan metadata dokumen yang terdeteksi oleh sistem aplikasi.

Dari penelitian penelitian yang dilakukan, dapat diketahui cara pengelolaan dokumen referensi tugas akhir dari mahasiswa Universitas Negeri Malang. Sebelum melakukan penyimpanan dokumen, terdapat proses kurasi informasi yakni melakukan pertimbangan singkat dalam memilih dokumen yang akan disimpan. Penyimpanan dokumen menggunakan metode penyimpanan pilingdan menggunakan penelusuran dan pencarian melalui mesin pencarian sebagai strategi temu kembali dokumen. Terdapat pula kebutuhan untuk pencatatan dalam format multimedia dan pengelolaan sitasi dengan gaya sitasi APA Style 6™ Hasil penelitian ini dapat dijadikan dasar analisis kebutuhan untuk pengembangan aplikasi pengelolaan referensi dokumen skripsi yang sesuai bagisivitas akademika Universitas Negeri Malang.