IMPLEMENTASI KEBIJAKAN PERATURAN ANRI 6/2021 PADA FUNGSI KEARSIPAN SEKRETARIAT DITJEN KEMENTERIAN X RI

Implementasi merupakan kegiatan terencana yang berkaitan dan bertahap berdasarkan pedoman atau kebijakan, ditetapkan oleh yang berwenang dan dilakukan oleh badan pelaksana (Sunarti, 2016). Kebijakan merupakan sebuah proses yang berkesinambungan dari implementasi. Suatu kebijakan akan menghasilkan program kegiatan yang mudah diimplementasikan jika didukung oleh pengimplementasian kegiatan yang efektif (Nawi, 2017). Implementasi kebijakan merupakan bagian dari proses pembuatan kebijakan. Proses pengambilan kebijakan merupakan proses politik yang berlangsung dalam tahapan-tahapan pengambilan keputusan politik, tindakan politik dijelaskan sebagai proses pengambilan keputusan dan divisualisasikan sebagai tahapan-tahapan yang saling bergantung satu sama lain, terorganisasi secara kronologis, seperti agenda setting, perumusan kebijakan, adopsi kebijakan, implementasi kebijakan dan evaluasi kebijakan (Hasbullah, 2015). Implementasi kebijakan merupakan langkah yang sangat penting dalam keseluruhan proses kebijakan publik. Implementasi kebijakan merupakan rangkaian tindakan (kegiatan) yang mengikuti perumusan kebijakan. Sebuah kebijakan yang dirumuskan tanpa langkah-langkah implementasi tidak ada gunanya. Implementasi kebijakan dengan demikian merupakan hubungan antara perumusan kebijakan dan hasil kebijakan yang diharapkan. Jika implementasi kebijakan tidak lebih penting daripada pengambilan keputusan, maka kebijakan akan tetap menjadi mimpi jika tidak diimplementasikan (Maranda, 2018). Berdasarkan perspektif isu-isu kebijakan, seperti yang diperkenalkan menurut pandangan George C. Edward III (1980), salah seorang pakar kebijakan publik yang menemukan konsep implementasi kebijakan, mengemukakan empat hal yang dapat memengaruhi keberhasilan suatu implementasi kebijakan yaitu komunikasi, sumber daya, disposisi dan struktur birokrasi. Hal ini disebutkan dalam bukunya yang berjudul Implementing Public Policy (1980). Sampai saat ini konsep implementasi kebijakan Edward III masih digunakan untuk penelitian mengenai implementasi kebijakan. Kebijakan tidak akan berhasil tanpa implementasi yang efektif dari pembuat kebijakan itu sendiri, agar efektif perlu memperhatikan empat hal tersebut. Masalah kebijakan yang ada, perlu ditangani dan diselesaikan maka implementasi kebijakan diperlukan. Edwards III menyajikan pendekatan masalah implementasi dengan mempertanyakan faktor apa saja yang mendukung dan menghambat keberhasilan implementasi kebijakan. (Putra, 2019) Tahun 2021, ANRI mengeluarkan Peraturan ANRI 6/2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik (PAE) yang ditetapkan di Jakarta pada tanggal 25 Juni 2021 dan diundangkan di Jakarta pada tanggal 1 Juli 2021. Peraturan ini mencabut Peraturan Kepala ANRI 14/2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum PAE. PAE adalah proses pengendalian arsip elektronik secara efektif, efisien, dan sistematis, termasuk pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, transmisi media, penghapusan, pengumpulan, deskripsi, pemrosesan, retensi, akses dan pemanfaatan. Peraturan PAE dirancang sebagai pedoman bagi para arsiparis dan lembaga kearsipan dalam mengelola dokumen elektronik. Selain itu, PAE digunakan untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas dan merumuskan kebijakan yang efektif, memberikan informasi, melindungi dan membantu litigasi, dan mematuhi undang-undang dan peraturan, meningkatkan akuntabilitas organisasi, efisiensi dalam pembiayaan, dan melindungi kekayaan intelektual memori kolektif perseorangan, organisasi dan bangsa. Sebelum regulasi menjadi satu kesatuan, ada proses panjang yang dilalui para pengambil keputusan regulasi untuk memperbaiki masalah, merumuskan, menganalisis dan mencari solusi. Masalah yang teridentifikasi kemudian dianalisis menggunakan penelitian ilmiah dan akademis. Para ahli sering terlibat dalam proses analisis. Setelah itu, rumusan masalah yang disusun berdasarkan pembahasan masalah dan analisis sebelumnya dikonsolidasikan ke dalam sebuah peraturan. Negara atau pemerintah adalah lembaga pencipta atau pencipta utama dari banyak peraturan yang mengatur kehidupan manusia. Selain itu, peraturan juga dibuat oleh perorangan dengan kewenangan tertentu. Aturan yang disusun dan ditetapkan bagi suatu lembaga atau organisasi berdasarkan kebutuhan masing-masing lembaga atau organisasi disebut kebijakan. Kebijakan tersebut biasanya berupa peraturan-peraturan dan juga dijadikan pedoman pelaksanaannya. Proses pembuatan kebijakan tidak dapat dipisahkan dari proses implementasi. Kebijakan yang ada harus disiapkan untuk perubahan selama fase implementasi, karena kebijakan tertentu mungkin ditolak dan harus dihapus. Undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan pengadilan, perintah eksekutif, atau keputusan presiden biasanya adalah bentuk dari proses implementasi kebijakan. Implementasi merupakan peristiwa yang terkait dengan apa yang terjadi setelah undang-undang disahkan, memberdayakan kebijakan dengan keluaran yang jelas dan terukur. Oleh karena itu, peran implementasi kebijakan merupakan mata rantai yang memungkinkan tercapainya tujuan kebijakan melalui tindakan atau kegiatan dan program pemerintah. Penelitian tentang implementasi kebijakan PAE, baik dilihat secara kebijakan dan pengelolaan telah dilakukan sebelumnya. Penelitian yang dilakukan oleh Sari (2018), berjudul “Analisis Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik di Sentra Arsip PT. Semen Padang Sumatera Barat”, menggunakan metode deskriptif kualitatif, pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Kajian tersebut berkaitan dengan penyelenggaraan arsip elektronik yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku, yaitu siklus pengelolaan arsip elektronik yang baik seperti penciptaan dan penyimpanan, transmisi dan penggunaan, pemeliharaan dan pembuangan. Selain itu, banyak arsip yang belum menjadi arsip elektronik dan mengakibatkan berkas tidak terbaca karena aplikasi arsip elektronik masih dalam pengembangan. Isu lainnya terkait dengan hubungan antara regulasi yang dibuat dengan implementasi aktualnya, serta isu-isu seperti standar regulasi atau belum adanya regulasi dalam PAE, masing-masing divisi memiliki sistem penyimpanan yang berbeda. Permasalahan penelitian ini adalah masih kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) yang belum berkualifikasi arsiparis, sehingga pengelolaan arsip elektronik belum berjalan optimal, dan sarana prasarana juga belum memadai. Hermawan Prasojo (2021), mengemukakan pendapat lain dalam penelitiannya, dengan judul “Konsep Pengelolaan Arsip Digital Untuk Mendukung Percepatan Pelayanan Publik dan Informasi Publik di Universitas Jenderal Soedirman” menggunakan metode kualitatif, dengan cara pengumpulan data melalui wawancara dan observasi. Penelitian ini menganalisis waktu pengelolaan arsip yang diperlukan untuk digitalisasi menjadi hambatan dalam pengelolaannya, penelitian tersebut juga menyebutkan bahwa secara keseluruhan hasil alih media berasal dari arsip yang dielektronikkan atau digitalisasi. Hal ini dipengaruhi oleh siklus hidup arsip, di mana arsip ditinjau secara manual. Aplikasi pengelolaan arsip digital yang dimiliki juga belum dapat terintegrasi dan tidak memiliki standard operasional prosedur (SOP) PAE, kemudian SDM dan sarana prasarana yang dimiliki belum mendukung. Selain itu, arsip digital yang ada belum memperhatikan cara pengarsipan yang benar, SDM belum memahami pentingnya mengelola arsip digital, yang mana pengelolaan arsip terkait dengan percepatan penyelenggaraan pelayanan publik dan informasi publik, dan dapat digunakan untuk pengambilan kebijakan, keputusan, serta keterbukaan informasi publik serta pelayanan publik. Kedua penelitian menegaskan bahwa PAE yang dilaksanakan bertujuan sebagai sumber informasi dalam menjalankan kegiatan organisasi. Sistem pengelolaan yang baik memudahkan organisasi dalam mewujudkan tujuan yang dicapai. Maka, kebijakan perlu dibuat sebagai rangkaian konsep dari dasar pada masalah yang menjadi rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan dan cara bertindak, dalam usaha mencapai tujuan dan pedoman untuk pengambilan keputusan. Selain itu penelitian tersebut lebih banyak membahas tentang teknis PAE, dan pengaruhnya terhadap kinerja organisasi yang dibina. Namun, belum ada penelitian mengenai implementasi kebijakan peraturan ANRI tentang PAE dalam kerangka konsep yang berlangsung di lembaga pemerintah kementerian. Penelitian ini mengembangkan penelitian yang sudah ada, dengan berfokus pada implementasi kebijakan peraturan ANRI tentang PAE dalam kerangka konsep yang berlangsung di lembaga pemerintah kementerian. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka diketahui bahwasanya Implementasi Kebijakan PAE di Sekretariat Direktorat Jenderal (Ditjen) sebagai Unit Utama Eselon 1 di Kementerian X, perlu dikaji dalam penelitian. Keputusan Menteri X RI Nomor HK.01.0X/XXX/XX/2022 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Organisasi Kementerian X dan Pembentukan Tim Kerja Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Organisasi, memiliki fungsi fasilitasi pelaksanaan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan kearsipan di lingkungan Ditjen, yang berkewajiban untuk mengelola arsip sebagai bentuk pertanggungjawaban negara, pemerintah, pelayanan publik dan untuk kepentingan sejarah bangsa. Adanya fungsi sesuai Keputusan Menteri X di atas tentu sudah sepantasnya kegiatan kearsipan di Sekretariat Ditjen terutama arsip elektronik dikelola dengan baik agar efektif, efisien dan juga terlindungi informasi yang ada di dalamnya. II. TINJAUAN LITERATUR Kebijakan Organisasi Soemohadiwidjojo (2014) menyatakan bahwa kebijakan adalah pernyataan dari suatu organisasi tentang tujuan organisasi, konteksnya adalah tujuan dari organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Pernyataan tersebut kemudian didasarkan pada kegiatan organisasi untuk mewujudkan visi dan misi organisasi. Organisasi dapat menetapkan kebijakan yang berbeda tergantung pada sistem operasi. Namun, praktik-praktik ini harus kompatibel satu sama lain dan tidak bertentangan satu sama lain. Kebijakan dapat ditampilkan secara umum atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam perkembangan pekerjaan. Agar prosedur kerja mudah dipahami maka harus ringkas, jelas, tepat dan praktis. Keselarasan yang baik mensyaratkan agar organisasi terus berfungsi dan berkembang. Pengertian Kebijakan Kebijakan secara garis besar, merupakan instrumen atau sarana penyelenggaraan pemerintahan tidak hanya dalam arti sempit pemerintahan yang berkaitan dengan aparatur negara, tetapi juga dalam konteks yang lebih luas yaitu pemerintahan yang mencakup berbagai lembaga, baik swasta, komersial maupun sipil. Kebijakan adalah sesuatu yang dinamis ketika menyangkut tujuan atau prioritas yang dapat dicapai. Hakikat kebijakan adalah dinamis, untuk isu yang sama bisa saja kebijakan memiliki tujuan, orientasi atau prioritas yang berbeda, meskipun esensinya sama. Semua kebijakan formal yang ada selalu didasarkan pada tujuan umum yang ditetapkan dalam konstitusi atau undang-undang yang lebih tinggi, tetapi tidak demikian dalam implementasinya (Kartawidjadja, 2018). Kebijakan adalah keputusan yang diikuti langkah pelaksanaan yang terarah untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Kebijakan sebagai sebuah konsep mencakup beberapa hal, yaitu: 1) Ketetapan, yaitu ketentuan-ketentuan khusus yang memiliki efek mengikat, baik ke dalam maupun keluar dari pembuat kebijakan 2) Maksud, yaitu mencapai tujuan-tujuan tertentu atau mengatasi masalah tertentu 3) Keputusan, yaitu melakukan ataupun tidak melakukan sesuatu 4) Proses implementasi yang telah ditentukan (Herabudin, 2016). Hasil dari suatu proses pengambilan keputusan, yang harus diikuti oleh pelaksanaan keputusan tersebut merupakan hakikat dari kebijakan. Setiap kebijakan adalah keputusan, sedangkan keputusan belum tentu menjadi kebijakan (bila tidak dilaksanakan). Kebijakan dibagi menjadi lima tingkat kebijakan pemerintah, yaitu: 1) Kebijakan nasional; 2) Kebijakan umum; 3) Kebijakan pelaksanaan; 4) Kebijakan teknis; dan 5) Kebijakan wilayah atau daerah (Kartawidjadja, 2018). Implementasi Kebijakan Implementasi kebijakan tidak dapat dilaksanakan sendiri, tanpa implementasi yang efektif keputusan pembuat kebijakan tidak akan berhasil. Kebijakan membutuhkan tindakan afirmatif dalam implementasinya. Jika suatu kebijakan tidak sesuai dan tidak mengurangi masalah maka kebijakan tersebut akan gagal, tidak peduli seberapa baik penerapannya. Bahkan kebijakan yang sangat baik tidak dapat mencapai tujuan jika diimplementasikan dengan tidak baik (Edward III, 1980). Van Meter dan Van Horn (1975), mendefinisikan implementasi kebijakan sebagai tindakan individu atau pejabat atau pemerintah atau kelompok swasta yang ditujukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam keputusan kebijakan. Definisi yang dikemukakan menunjukkan bahwa ada tiga hal yang berperan dalam pelaksanaan direktif, yaitu: (1) adanya tujuan atau sasaran kebijakan; (2) adanya aktivitas atau kegiatan pencapaian tujuan; dan (3) adanya hasil kegiatan. (Nalendra, 2018). Model Implementasi Kebijakan George C. Edward III (1980). Model Edward III pada gambar 1, menggunakan faktor yang berpusat pada struktur pemerintahan dan mengilustrasikan proses pelaksanaannya. Proses ini didasarkan pada asumsi bahwa tindakan dan hasil kebijakan yang diinginkan akan tercapai secara otomatis jika pelaksana sepenuhnya mematuhi standar implementasi yang ditetapkan oleh pengambil keputusan. Ada empat variabel dalam model ini, antara lain: 1) Komunikasi Untuk implementasi kebijakan yang berhasil, pelaksana harus mengetahui apa yang harus dilakukan dan di mana mengkomunikasikan tujuan dan sasaran strategi kepada kelompok sasaran, sehingga mengurangi bias implementasi. Komunikasi kebijakan memiliki beberapa dimensi, antara lain: 1) Perubahan mensyaratkan agar kebijakan publik dapat diubah bagi pelaksana, kelompok, sasaran dan pihak lain yang terkait dengan kebijakan tersebut. 2) Kejelasan mensyaratkan bahwa kebijakan yang dikomunikasikan kepada pelaksana, kelompok sasaran, dan pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung berkepentingan dengan kebijakan tersebut dapat dipahami dengan jelas sehingga tujuan, sasaran dan sasaran dapat diketahui. Keberhasilan implementasi kebijakan, antara lain: 3) Informasi yang diberikan terkait dengan pelaksana kebijakan tersedia dalam dua bentuk, yaitu informasi terkait implementasi kebijakan dan informasi terkait kepatuhan pelaksana terhadap perintah atau peraturan pemerintah. 4) Wewenang yakni kewenangan atau legitimasi bagi para pelaksana dalam melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan 5) Fasilitas yakni sarana dan prasarana penunjang. 2) Sumber Daya Tanpa sumber daya, implementasi tidak akan efektif, sekalipun isi kebijakan telah dikomunikasikan secara jelas dan konsisten. Sumber daya ini bisa berwujud: 1) SDM merupakan variabel yang memengaruhi berhasil tidaknya suatu program. SDM yang cukup, keahlian dan kemampuan untuk melaksanakan tugas, saran dan instruksi dari atasan (manajer) harus tersedia. 2) Sumber daya anggaran merupakan sumber daya yang memengaruhi pelaksanaan setelah adanya SDM. Anggaran yang terbatas dapat memengaruhi kualitas pelayanan dan menyebabkan kecenderungan menurun bahkan mengubah tujuan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan 3) Sumber daya peralatan, merupakan sarana yang digunakan untuk operasional implementasi suatu kebijakan. Keterbatasan peralatan yang dibutuhkan membuat sulitnya memperoleh informasi yang akurat, tepat, andal dan terpercaya, yang sangat merugikan akuntabilitas. 4) Sumber daya informasi dan kewenangan adalah informasi yang relevan dan cukup terkait dengan implementasi kebijakan. Kemauan dan kemampuan berbagai pihak yang terlibat dalam pelaksanaan direktif harus berfungsi supaya dalam menginterpretasikan pelaksanaan tidak ada kesalahan yang dilakukan oleh para pelaksana. 5) Kewenangan merupakan sumber daya lain yang memengaruhi efektivitas implementasi kebijakan dan cukup membuat keputusan sendiri, yang disebabkan oleh institusi dan memengaruhinya dalam implementasi kebijakan. 3) Disposisi (sikap atau sifat) Kepribadian dan kualitas yang dimiliki oleh pelaksana. Pelaksana dapat mengimplementasikan kebijakan seperti yang diinginkan oleh pembuat keputusan, jika memiliki sikap yang baik. Hal ini dapat antisipasi dengan memperhatikan penempatan pegawai (pelaksana) dan pemberian insentif. 4) Struktur organisasi. Merupakan pengaturan komponen (unit) pekerjaan suatu organisasi, yang menunjukkan pembagian kerja dan kejelasan dalam integrasi atau koordinasi berbagai kegiatan atau fungsi. Selain itu, struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi pekerjaan, jalur perintah, dll. Aspek struktur organisasi meliputi SOP dan fragmentasi (Aslinda, 2018). Gambar 1. MODEL IMPLEMENTASI GEORGE C. EDWARD III (1980) Sumber : George C. Edward III. Implementing Public Policy (1980) Implementasi kebijakan bersifat dinamis dan tidak lepas dari berbagai faktor yang dapat memengaruhi keberhasilan implementasinya. Dari keempat model pelaksanaan kebijakan, penelitian ini menggunakan model Edward III yang berfokus pada struktur pemerintahan dan menjelaskan proses pelaksanaan berdasarkan asumsi bahwa output dan hasil kebijakan yang diinginkan akan tercapai ketika pelaksana sepenuhnya mematuhi standar implementasi yang ditetapkan oleh pembuat kebijakan (Aslinda, 2018). Kelebihan dari model ini adalah dapat mewakili model implementasi lainnya karena kesamaan variabelnya. Mudah dipahami karena modelnya sederhana dan banyak digunakan oleh banyak peneliti untuk menganalisis implementasi kebijakan, serta dapat dijadikan gambaran untuk mengimplementasikan kebijakan atau program di bermacam-macam tempat dan waktu. Pada dasarnya tidak ada model terbaik, harus dipilih dengan hatihati sesuai dengan kebutuhan kebijakannya sendiri. Fokus elemen utama instansi pada penelitian ini yaitu, komunikasi, sumber daya, disposisi dan struktur birokrasi. Model implementasi kebijakan yang paling detail membahas hal tersebut adalah model Edward III. Faktor yang Memengaruhi Implementasi Kebijakan Implementasi kebijakan memiliki faktor-faktor yang memengaruhi implementasi kebijakan. Hasil yang diharapkan oleh pembuat kebijakan dan kelompok sasaran kebijakan mengarah kepada implementasi kebijakan. Kegagalan dan keberhasilan implementasi kebijakan ditentukan oleh tiga faktor, yaitu: 1) Faktor-faktor yang memengaruhi perumusan kebijakan oleh pembuat kebijakan terlihat dari menurut jelas atau tidaknya kalimat tersebut, tujuannya benar atau tidak, mudah dipahami atau tidak, mudah ditafsirkan atau tidak, terlalu sulit dilaksanakan atau tidak 2) Faktor-faktor pada pelaksana seperti tingkat pendidikan, pengalaman, motivasi, komitmen, loyalitas, prestasi, kepercayaan diri, kebiasaan dan kemampuan bekerja sama dengan pemangku kepentingan pelaksana kebijakan. Staf pelaksana mencakup latar belakang budaya, bahasa, dan ideologi masing-masing pihak, yang seluruhnya berdampak signifikan terhadap cara mereka bekerja sama dalam menjalankan tugas implementasi kebijakan. 3) Faktor-faktor yang ada dalam pelaksanaan sistem organisasi, yaitu jaringan sistem, hirarki wewenang tiap peran, model pembagian kerja, gaya manajemen pimpinan organisasi, aturan organisasi, tujuan tiap tahapan, model pemantauan yang biasa digunakan, dan penilaian yang dipilih (Solichin, 2015). Pengelolaan Arsip Elektronik Arsip Elektronik menurut Perka ANRI 6/2021 adalah arsip elektronik adalah arsip yang tercipta (dibuat dan diterima) dalam bentuk elektronik atau alih media. International Council of Archives (ICA) menyatakan, dokumen yang dapat dengan mudah dikirim, dimodifikasi atau diproses oleh komputer disebut arsip elektronik. Arsip elektronik menurut National Archives and Record Administration (NARA) adalah arsip yang disimpan dan diproses dalam format tertentu di komputer. Sedangkan definisi arsip elektronik menurut Standards of Electronic Records Filing and Management China adalah dokumen yang dibuat dengan perangkat digital dalam ruang lingkup dan format digital yang mengandalkan perangkat digital seperti komputer untuk membaca, memproses, dan berbagi melalui jaringan komunikasi. Pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan adalah proses pengendalian arsip elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis menurut peraturan ANRI 6/2021 tentang PAE. Tahapan PAE PAE setidaknya menyangkut dua hal yaitu, penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip. Penyimpanan arsip elektronik merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang diawali dengan perpindahan dari media arsip ke penataan arsip pada media baru. Alih media arsip melibatkan pemindahan media arsip dari satu format media ke media arsip lainnya menggunakan pemindai untuk penyelamatan data fisik dan informasi arsip. Menurut Peraturan ANRI 6/2021 Pasal 9, PAE dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: 1) pembuatan dan penerimaan arsip elektronik, 2) penggunaan arsip elektronik, 3) penyimpanan arsip elektronik, 4) pemeliharaan dan alih media arsip elektronik, 5) penyusutan arsip elektronik, 6) akuisisi arsip elektronik, 7) deskripsi dan pengolahan arsip elektronik, 8) preservasi digital, dan 9) akses dan pemanfaatan arsip elektronik. Prinsip PAE Menurut Peraturan ANRI 6/2021, PAE dilaksanakan dengan prinsip yaitu; 1) Autentisitas Keaslian diperlukan agar arsip digital dapat digunakan sebagai bukti dan sumber informasi yang valid. Kegiatan otentikasi tersebut terkait dengan PERKA ANRI 20/2011, di mana otentikasi adalah proses pemberian tanda dan/atau keterangan tertulis atau tanda lain sesuai dengan perkembangan teknologi, yang menunjukkan bahwa arsip yang diotentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya. 2) Keandalan Arsip yang andal adalah arsip yang isinya dapat dipercaya sebagai representasi yang lengkap dan akurat dari suatu data, tindakan, transaksi, kegiatan, atau fungsi. Keandalan arsip tergantung pada kelengkapan dari format fisik dan format intelektual arsip, kesesuaian proses penciptaan arsip dengan prosedur yang berlaku, kewenangan yang dimiliki oleh pembuat arsip (Chairina, 2022). 3) Keutuhan Arsip yang utuh adalah arsip yang bentuk fisik dan isi formatnya tidak berubah. Integritas arsip bergantung pada prosedur administratif, akses, keamanan, dan pengaturan untuk mengakses arsip setelah dibuat (Rustam, 2014). 4) Ketergunaan Arsip yang dapat digunakan adalah arsip dapat diketahui tempatnya, ditemukan kembali, disajikan, berhubungan dengan transaksi yang menghasilkan (Suhendi, 2020).

Pendekatan Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Untuk menggali dan memahami makna yang diberikan oleh individu atau kelompok sosial merupakan pendekatan penelitian kualitatif (Creswell, 2014). Informan dalam penelitian ini dipilih dengan sampel bertujuan (purposive sampling) yang terdiri dari penyelenggara kearsipan di Sekretariat Ditjen dan Biro Umum Kementerian X, yang dipilih dan ditentukan berdasarkan kriteria yang dibuat. Kriteria ini diperlukan untuk memilih dan menentukan mana informan yang sesuai sehingga pertanyaan penelitian dapat terjawab. Sumber Data Informan penelitian ini merupakan sumber untuk memperoleh informasi yang diperlukan. Pemilihan subjek informan tentunya dengan pertimbangan yang rasional berdasarkan kebutuhan akan penelitian terkait dengan topik bahasan. Informan kunci dan informan pendukung dilibatkan dalam penelitian ini berjumlah 10 (sepuluh) orang dan masing-masing informan tidak menggunakan nama aslinya dalam penelitian ini, sebagai berikut: 1) Informan Kunci 1) Informan pertama bernama Anggrek, arsiparis ahli utama, secara struktur adalah arsiparis ahli dengan jabatan tertinggi, bekerja di Biro Umum, memiliki pengalaman lebih dari lima tahun dalam bidang kearsipan. 2) Informan kedua bernama Kamboja, arsiparis ahli madya, bekerja di Biro Umum, memiliki pengalaman lebih dari lima tahun dalam bidang kearsipan. Beliau telah mengikuti sertifikasi Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) dan Sertifikasi Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA). 3) Informan ketiga bernama Kemuning, arsiparis ahli madya, bekerja di Sekretariat Ditjen. Beliau telah mengikuti beberapa sertifikasi diantaranya sertifikasi PAD, sertifikasi JRA, sertifikasi tim penilai Jabatan Fungsional Arsiparis (JFA), dan sertifikasi tim pengawas kearsipan internal. 4) Informan keempat bernama Lily, arsiparis ahli muda, bekerja di Biro Umum, memiliki pengalaman lebih dari tiga tahun dalam bidang kearsipan. Telah mengikuti sertifikasi tim penilai JFA dan Sertifikasi JRA. 5) Informan kelima bernama Geranium, arsiparis ahli muda, bekerja di Biro Umum. Telah mengikuti sertifikasi PAD, sertifikasi tim penilai JFA, bimtek penyusunan JRA, bimtek pengawasan kearsipan, bimbingan teknis penyusutan arsip, dan bimbingan teknis PAE. 6) Informan keenam bernama Alamanda, arsiparis ahli muda, bekerja di Sekretariat Ditjen. Telah mengikuti sertifikasi PAD, sertifikasi pengelolaan arsip statis, sertifikasi tim penilai JFA, dan sertifikasi penyusunan JRA. 2) Informan pendukung 1) Informan kedelapan bernama Seruni, arsiparis ahli pertama, bekerja di Sekretariat Ditjen. Telah mengikuti sertifikasi JRA. 2) Informan kesembilan bernama Kenanga, arsiparis terampil, bekerja di Sekretariat Ditjen, tugas sehari-harinya adalah melakukan pengelolaan arsip dinamis milik pimpinan. 3) Informan kesepuluh bernama Amarilis, pengelola arsip Sekretariat Ditjen, tugas sehariharinya adalah melakukan pengelolaan arsip dinamis milik Sekretariat Ditjen. 4) Informan kesebelas bernama Tulip, pengelola arsip Sekretariat Ditjen, tugas sehari-harinya adalah melakukan pengelolaan arsip dinamis milik pimpinan. Teknik Pengumpulan Data Penelitian ini melakukan pengumpulan data melalui wawancara dan observasi, untuk mendapatkan data yang akurat mengenai permasalahan yang diteliti. Wawancara dilakukan untuk menggali lebih dalam informasi kepada para informan yang terlibat dan yang menjalankan kebijakan PAE. Sedangkan observasi dilakukan untuk mengetahui, memahami permasalahan terhadap kebijakan PAE yang diterapkan. Berikut adalah teknik pengumpulan data: 1) Observasi Pada metode pengumpulan data secara observasi, secara langsung dilakukan pengamatan pada lokasi penelitian untuk mengetahui situasi dan kondisi lokasi penelitian ketika melakukan pengambilan data secara wawancara, agar dapat dengan jelas mengamati semua kejadian, aktivitas, dan gerak gerik informan serta kondisi dan situasi lokasi penelitian. 2) Wawancara Wawancara yang digunakan adalah wawancara semi terstruktur, yang dilakukan lebih bebas daripada wawancara terstruktur. Tujuan dari wawancara semi-terstruktur adalah untuk mendekati masalah secara lebih terbuka. Dalam hal ini pihak yang diundang wawancara dimintai pendapat dan ide-idenya. Ketika melakukan wawancara semiterstruktur, perlu untuk mendengarkan dengan seksama dan merekam apa yang dikatakan informan, merekamnya dan kemudian menyalinnya. (Creswell, 2014). Proses penelitian dimulai dari observasi dengan terjun ke lapangan untuk melihat kondisi sebenarnya pada proses PAE, dari sini dapat diambil kesimpulan sementara. Kemudian, dilanjutkan dengan proses wawancara dengan mengajukan pertanyaan yang telah dibuat pada rancangan pertanyaan penelitian. Proses wawancara dilakukan beberapa kali untuk mendapatkan kesimpulan yang terarah dan diperoleh hasil yang jenuh, sampai meyakini bahwa penelitian ini tidak memiliki data baru yang dapat mengubah penelitian dan dapat mengambil kesimpulan akhir pada penelitian. Teknik Analisis Data Secara sistematis dari hasil wawancara, catatan lapangan dan dokumentasi adalah proses mencari dan membandingkan informasi, dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori-kategori, membaginya menjadi unit-unit, menyintesiskannya, mengorganisasikannya ke dalam pola-pola dan memilih yang paling penting, disebut dengan analisis data (Sugiyono, 2016). Penelitian ini menggunakan teknik analisis data adalah open coding (pendekatan pertama terhadap data dan bagian dari analisis data yang berfokus pada konseptualisasi dan mengklasifikasikan fenomena melalui analisis intensif data), axial coding (digunakan untuk mempelajari hubungan antara konsep dan kategori yang telah dikembangkan di proses open coding), dan selective coding (memiliki tujuan untuk mengintegrasikan berbagai kategori yang telah terjadi dikembangkan, di kolaborasi, dan saling terkait dengan axial coding, menjadi satu kohesif teori. Untuk mencapai tujuan, hasil dari axial coding dielaborasi lebih lanjut, terintegrasi, dan divalidasi) (Vollstedt, 2019). Langkah-langkah yang dilakukan, yaitu: 1) Open coding, tahapan ini dimulai ketika memperoleh data dengan cara mengategorikan data yang di temukan dalam hasil observasi dan wawancara, yaitu komunikasi, sumber daya, disposisi dan struktur birokrasi. 2) Axial coding, dilakukan dengan cara mengumpulkan data kembali yang telah di pecah-pecah melalui open coding kemudian penelitian membuat hubungan antara kategori faktor-faktor pendukung dan penghambat dalam implementasi (komunikasi, sumber daya, disposisi dan struktur birokrasi). 3) Selective coding, dilakukan dengan cara melihat semua data dan kode-kode sebelumnya untuk memastikan setiap coding sudah berada dalam kategori yang sesuai dengan tujuan penelitian ini yaitu untuk melihat implementasi kebijakan peraturan ANRI 6/2021 tentang PAE di Sekretariat Ditjen, Kementerian X RI.

Sekretariat Ditjen Kementerian X RI telah melaksanakan pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan UndangUndang 43/2009 tentang Kearsipan. Indikator Kinerja Kegiatan (IKK) Kearsipan dalam Peraturan Menteri X Nomor XX tahun 2022 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri X Nomor XX Tahun 2020 Tentang Rencana Strategis Kementerian X Tahun 2020-2024, salah satunya berisi persentase unit kerja dengan pengelolaan arsip sesuai standar, target yang akan dicapai pada tahun 2023 adalah sebesar 70% dari 225 Unit Kerja (Uker) Pusat dan UPT atau sekitar 158 Uker. A. Implementasi Kebijakan Peraturan ANRI 6/2021 Sehubungan dengan telah dicanangkan penggunaan aplikasi SRIKANDI, Sekretariat Ditjen Kementerian X RI mengeluarkan surat edaran Direktur Jenderal pada tanggal X Oktober 2022, nomor AR.02.X/F/XXXX/2022 tentang Penggunaan Aplikasi SRIKANDI di Lingkungan Direktorat Jenderal. Berdasarkan hasil observasi, implementasi kebijakan pengelolaan arsip elektronik secara born digital telah diimplementasikan di Sekretariat Ditjen selaku Unit Kearsipan 2 (UK2), dengan menggunakan aplikasi SRIKANDI. Alih media belum dapat implementasikan pengelolaannya karena menunggu aturan turunan dan sosialisasi dari kebijakan ANRI 6/2021. Saat ini, Biro Umum Kementerian X selaku Unit Kearsipan 1 (UK1) sedang melakukan proses penyusunan agar dapat segera disosialisasikan dan dilaksanakan. Hasil penelitian mendapatkan bahwa arsip elektronik di Kementerian X, menggunakan format born digital, hal ini diungkapkan oleh Anggrek selaku arsiparis ahli utama, yang mengungkapkan; “Peraturan ini baru keluar sekitar satu setengah tahun dan masih tergolong baru, pada saat SPBE dicanangkan, Perka ANRI tentang arsip elektronik sudah ada dan diubah menjadi peraturan ANRI. Artinya bukan sesuatu yang sangat baru menyusun peraturan, tetapi sudah ada sebelumnya dan menyesuaikan dengan yang baru ini, Kementerian X menggunakan aplikasi SRIKANDI sesuai dengan arahan yang menyatakan lembaga negara harus menggunakan SRIKANDI untuk pengelolaan arsip. SRIKANDI untuk born digitalnya sedangkan alih media, kita sedang menyusun draft revisi TKD untuk memasukkan pengelolaan arsip elektronik” Anggrek, 24 Januari 2023 Hal ini sejalan dengan Perka ANRI 4/2021 tentang Pedoman Penerapan SRIKANDI pada Pasal 2 menyatakan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, dan BUMN/BUMD dalam pengelolaan arsip dinamis harus menerapkan SRIKANDI. National Archives of Australia (2004) menyatakan bahwa arsip elektronik dibuat sehubungan dengan peristiwa, merupakan bukti kegiatan organisasi dan memiliki tujuan pembuktian. Arsip elektronik dibuat, dikirim, disimpan dan dapat dibuat secara langsung menggunakan teknologi komputer yang disebut born digital atau juga dapat dikonversi dari media asli ke media digital (Pamungkas, 2021). Begitu juga yang diungkapkan oleh Kamboja selaku arsiparis ahli madya. “Sejauh mengetahui kebijakan peraturan ANRI saat ini masih born digital dan sosialisasi yang dilakukan adalah aplikasi SRIKANDI. Saat ini kita mau revisi penyusunan TKD. Kementerian belum punya pedoman arsip elektronik jadi pada saat ini mau merevisi TKD Kementerian dan akan memasukkan pengelolaan arsip elektronik salah satunya.” -Kamboja, 20 Februari 2023 Permen X/20XX tentang Tata Kearsipan Dinamis (TKD) menyatakan Kementerian X, sebagai instansi pemerintah berkewajiban untuk mengelola arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugas dan kegiatannya sebagai bentuk pertanggungjawaban negara, pemerintahan, pelayanan publik dan untuk kepentingan sejarah bangsa. Kementerian X memiliki berbagai arsip penting terkait pelaksanaan tugas dan fungsinya sehingga arsip yang tercipta harus dilindungi dan diselamatkan, Kementerian X akan merevisi TKD dan memasukkan pengelolaan arsip elektronik. Untuk menciptakan sistem pengelolaan arsip yang baik, terintegrasi, terkoordinasi, berhasil guna dan berdaya guna serta menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya adalah tujuan dari pedoman TKD Kementerian X dalam pengelolaan tertib arsip dinamis di lingkungan Kementerian X. Berdasarkan dari hasil wawancara dengan informan tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip elektronik di lingkungan Kementerian X, termasuk Sekretariat Ditjen dilakukan dengan cara born digital menggunakan sarana sistem aplikasi SRIKANDI. Pengelolaan secara alih media, masih belum dapat dilaksanakan secara prosedural karena masih menunggu aturan turunan yang dibuat oleh UK1 dan sosialisasi terhadap pengelolaannya. Dua sudut pandang arsip digital terlihat dari media penyimpanan arsip dan proses pengelolaan arsip. Ditinjau dari segi pembawa data arsip, kelompok arsip media baru termasuk kedudukan arsip digital. Sebab, arsip yang kandungan informasi dan bentuk fisiknya disimpan pada pembawa data magnetik oleh alat elektronik atau sebagai arsip gambar bergerak berupa gambar dan rekaman suara dilakukan sehubungan dengan kegiatan organisasi dan individu (Muhidin, 2016). Pemaknaan dari implementasi kebijakan peraturan ANRI 6/2021 yang ditemukan adalah PAE secara born digital dan alih media di Sekretariat Ditjen Kementerian X perlu dilakukan secara prosedural. Berbagai arsip yang tercipta di lingkungan Kementerian X terutama Sekretariat Ditjen perlu ditangani secara tepat karena implementasi adalah suatu tindakan atau pelaksanaan dari sebuah rencana yang telah disusun secara matang. Hal ini akan berdampak positif pada kinerja Kementerian X, diharapkan Kementerian X dapat segera membuat aturan turunan dari peraturan ANRI 6/2021. B. Faktor-faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan Implementasi Kebijakan Peraturan ANRI 6/2021 terkait PAE 1) Komunikasi Menurut Edward III, implementasi kebijakan dianggap efektif ketika keputusan kebijakan dikomunikasikan secara efektif kepada pelaksana kebijakan dan kepada kelompok sasaran itu sendiri. Sementara itu, komunikasi dapat diartikan sebagai usaha manusia untuk menyampaikan pikiran dan perasaannya kepada orang lain. Faktor komunikasi dianggap sebagai faktor yang sangat penting, karena setiap kegiatan merupakan proses yang melibatkan semua unsur dan SDM, selalu berusaha menyelesaikan permasalahan (Edyanto, 2021). Kegiatan atau peristiwa transmisi informasi merupakan komunikasi, melalui sistem simbol yang umum digunakan seperti pesan lisan dan tulisan serta tanda atau simbol lainnya antara individu dengan individu atau antara individu dengan kelompok (Posagi, 2020). Hal ini terlihat pada potongan wawancara dengan Lily selaku arsiparis muda, yang telah direduksi bagaimana faktor pendukung pada proses komunikasi terjadi antara UK1 dan UK2 agar implementasi kebijakan PAE ini dalam terlaksana, sebagai berikut: “Untuk komunikasi, dari atasan (pimpinan) ke bawah (staf) sangat responsif, jelas dan sesuai dengan aturan, bahwa kita harus cepat-cepat membuat aturan turunan dari kebijakan peraturan ANRI 6/2021 tersebut dan dibutuhkan konsistensi dari pelaksanaannya.” -Lily, 21 Februari 2023 Dalam organisasi terdapat proses komunikasi berdasarkan arah arus informasi yang terbagi menjadi tiga jenis. Yang pertama adalah proses komunikasi dari atasan kepada bawahan (komunikasi ke bawah), yang kedua adalah komunikasi antara bawahan dan atasan (komunikasi ke atas), dan yang ketiga adalah proses komunikasi antara satu karyawan dengan karyawan lainnya (komunikasi horizontal). Proses komunikasi yang berlangsung dapat bersifat formal maupun informal (Ashfahani, 2019) Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, kebijakan tetap harus dilaksanakan. Penegakan kebijakan adalah implementasi undang-undang di mana berbagai aktor, organisasi, proses, dan teknologi bekerja sama untuk mengimplementasikan kebijakan untuk mewujudkan tujuan program atau kebijakan (Winarno, 2014). Selain faktor pendukung, tentunya dalam melaksanakan implementasi terdapat faktor penghambat dalam pelaksanaannya. Hal ini diungkapkan oleh Lily: “Hambatan ada pada jaringan bawah (staf), kalau dari atas (pimpinan) ke bawah sudah jelas. Karena sedang mengejar pengawasan dan adanya perubahan struktur organisasi dengan adanya penggabungan 2 tim menjadi 1 tim, jadi dalam komunikasi permasalahannya lebih banyak di bawahnya (sesama staf) seperti kesalahpahaman, karena delegasi tugas yang kurang jelas informasi dan instruksinya.” -Lily, 21 Februari 2023 Tidak dapat dipungkiri bahwa keragaman tenaga kerja perusahaan memiliki aspek negatif, seperti kesulitan komunikasi dan meningkatnya ketegangan dan konflik di tempat kerja. Keragaman juga menyebabkan gaya komunikasi yang berbeda, yang sering menyebabkan kesalahpahaman (Tedjakusuma dan Sutanto, 2015). Berdasarkan hasil observasi, implementasi kebijakan pengelolaan arsip elektronik untuk alih media, pada faktor komunikasi masih terlihat belum fokusnya UK1 dalam melaksanakan proses alih media dikarenakan adanya beberapa perubahan dalam pekerjaan dan juga ada hambatan dari segi penerimaan dalam komunikasi antara UK2 ke UK3. Menyeimbangkan persepsi memerlukan toleransi dalam interaksi, karena komunikator atau penerima tidak dapat memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator. Oleh karena itu, penerimaan pesan memakan waktu dan mempersulit proses komunikasi. Sebagai kegiatan dasar manusia, komunikasi adalah salah satu aspek terpenting dalam kehidupan manusia yang tidak hidup sendiri dan tidak dapat dipisahkan dari komunikasi satu sama lain sebagai makhluk sosial. Proses ini memerlukan pengertian setiap orang, komunikasi tidak hanya mengungkapkan atau menyampaikan informasi yang tidak penting atau yang tidak dibutuhkan orang lain. Namun, komunikasi juga memerlukan tujuan yang jelas dan pemilihan kosakata harus tepat agar isi dari pesan dapat dimediasi, disampaikan seperti yang diharapkan oleh pengirim, dalam hal ini komunikator (Chrisnatalia dan Rahadi, 2020). Berdasarkan dari hasil wawancara dengan informan tersebut, disimpulkan bahwa faktor pendukung implementasi kebijakan arsip elektronik di Sekretariat Ditjen pada faktor komunikasi adalah atasan yang responsif menerima adanya kebijakan peraturan ANRI 6/2021, agar segera dilaksanakan dan dibuatkan aturan turunannya. Komunikasi dari atas ke bawah tidak ada masalah. Faktor penghambatnya adalah komunikasi secara horizontal, di mana para SDM belum memiliki pemahaman yang sama mengenai PAE, sehingga terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi, sehingga berpengaruh terhadap optimalnya kinerja. Pemaknaan dari faktor komunikasi ini adalah situasi di mana informan menerima pesan yang disampaikan secara positif, kebijakan yang dikomunikasikan harus tepat, akurat dan konsisten. Informan juga mensyaratkan komunikasi diperlukan agar para pembuat keputusan dan para implementator semakin konsisten dalam melaksanakan setiap kebijakan yang akan diterapkan. 2) Sumber Daya Implementasi kebijakan harus didukung oleh sumber daya. Edward III berpendapat bahwa dalam implementasi kebijakan, peranan penting dimiliki oleh faktor sumber daya meliputi, SDM, sumber daya anggaran, sumber daya peralatan dan sumber daya kewenangan (Mubarok, 2019). Faktor ini diharapkan dapat bekerja dengan baik. Para pelaksana harus didukung dengan sumber daya yang memadai. Jika tidak memiliki sumber daya untuk melaksanakan kebijakan, maka tidak akan berjalan efektif. a) SDM Hasil observasi penelitian implementasi kebijakan pengelolaan arsip elektronik terdapat perbedaan dalam faktor pendukung dan faktor penghambat di sumber daya, baik secara jumlah dan juga kualitas SDM-nya. Sosialisasi yang telah dilakukan oleh UK1 kepada UK2 dan UK2 kepada UK3, pada pengelolaan arsip elektronik secara born digital, sampai saat ini masih ditemukan arsiparis dan pengelola arsip yang belum memahami dengan baik bagaimana cara pengelolaannya, tidak semua dapat menangkap apa yang telah di jelaskan atau dipelajari dari hal tersebut. Alih media tentu saja lebih tidak memahami karena belum ada sosialisasi pengelolaan alih media secara prosedural. Anggrek selaku arsiparis ahli utama, melalui wawancara mengemukakan faktor pendukung dalam implementasi kebijakan peraturan ANRI. “SDM cukup memadai dari segi pengetahuan, pemahaman, harus optimis mendorong SDM untuk melaksanakan. Dengan terus meningkatkan kompetensi, mengikuti webinar, seminar. Dari Arsiparis sendiri untuk alih media tidak perlu skill khusus jadi sudah memadai” -Anggrek, 24 Januari 2023 Setiap organisasi harus menggunakan SDM yang profesional dalam pekerjaannya karena SDM adalah perencana, pelaku dan penentu tujuan organisasi. Oleh karena itu, SDM selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap organisasi (Umiyati, 2022) Selain faktor pendukung, juga ditemukan faktor yang menghambat pada pelaksanaan implementasi karena tidak semua SDM memiliki keterampilan dan pengetahuan yang sama. SDM UK1 berbeda dengan SDM yang berada di UK2 dan UK3. Implementasi dapat dikomunikasikan secara akurat, jelas, dan konsisten, tetapi jika pelaksana tidak memiliki sumber daya untuk mengimplementasikan kebijakan, implementasi akan tidak efektif (Edward III, 1980). Hal ini dikemukakan juga oleh Geranium selaku arsiparis ahli muda, bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh SDM kearsipan berbeda-beda sehingga menjadi faktor hambatan dalam melaksanakan kebijakan peraturan ANRI 6/2021. “kalau ke UK2 komunikasi berjalan dengan baik, secara personal memang ada yang kurang diajak bicara, karena pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, kadang orang tersebut merasa lebih tau dari segi pengetahuan dari UK1.”-Geranium, 15 Februari 2023 Berdasarkan dari hasil wawancara dengan informan tersebut, dapat disimpulkan bahwa SDM merupakan salah satu faktor penting dalam sebuah institusi. SDM juga merupakan kunci yang menentukan perkembangan dari institusi untuk mencapai tujuan. Hasil wawancara memperlihatkan bahwa kualitas SDM yang ada pada UK1, UK2 dan UK3 memiliki perbedaan, seperti aspek keterampilan, pendidikan atau kadar pengetahuannya dari pengalaman yang telah diterimanya, begitu juga dari jumlah SDM kearsipan yang ada di dalamnya. Hal ini memengaruhi kinerja karena tidak semua SDM kearsipan melaksanakan tugasnya secara penuh, bahkan ada yang melakukan beberapa tugas. b) Anggaran Hasil observasi penelitian implementasi kebijakan pengelolaan arsip elektronik tidak ada permasalahan dalam anggaran. Penganggaran mengacu pada kecukupan dana untuk perencanaan dan pelaksanaan program atau kebijakan untuk memastikan pelaksanaan kebijakan (Roeslie, 2018). Pengelolaan arsip elektronik Kementerian X teranggarkan pada rincian kertas kerja satker tahun anggaran 2023. Pada Biro Umum dengan nama Finalisasi Pedoman Kearsipan Mekanisme Pemberkasan Arsip Elektronik di Lingkungan Kementerian X dan Sekretariat Ditjen dengan nama Penguatan Pengelolaan Arsip Elektronik di Lingkungan Direktorat Jenderal. Selaku arsiparis ahli utama, Anggrek melalui wawancara mengemukakan anggaran untuk mendukung pengelolaan arsip elektronik dianggarkan. “Ada pada rincian kerja satker T.A 2023” Anggrek, 24 Januari 2023 Penganggaran pada dasarnya adalah penentuan dalam istilah moneter dari total alokasi sumber daya keuangan untuk setiap program dan kegiatan. Anggaran adalah rencana tindakan manajemen yang dirancang untuk memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi. Jadi rumah tangga memiliki fungsi untuk mencapai sesuatu yang diinginkan (Guntoro, 2020). Kemuning selaku arsiparis ahli madya mengungkapkan mengenai anggaran implementasi kebijakan pengelolaan arsip elektronik. “Anggaran khusus ada, untuk tahun 2023 sudah menganggarkan sosialisasi PAE, karena SRIKANDI sudah ada, bila peraturan ANRI tidak cepat-cepat dibuat nanti akan tertinggal.“ -Kemuning, 25 Januari 2023 Berdasarkan dari hasil wawancara dengan informan tersebut, dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan arsip elektronik Kementerian X teranggarkan pada rincian kerta kerja satker tahun anggaran 2023. c) Sarana dan prasarana Saat ini telah banyak dikembangkan sistem pengelolaan arsip secara elektronik. Pengelolaan arsip secara elektronik mempunyai banyak manfaat, terutama memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Kurang tersedianya sarana dan prasarana seperti software dan perangkat teknologi secara ideal akan menyebabkan permasalahan dalam tata kelola kearsipan. Hasil observasi penelitian implementasi kebijakan pengelolaan arsip elektronik pada sarana dan prasarana yang tersedia di Sekretariat Ditjen tidak 100% memiliki alat yang diperlukan untuk melakukan pengelolaan arsip elektronik dengan format alih media. Pada format born digital pengelolaan arsip elektronik sudah dilakukan dengan SRIKANDI dan hanya tinggal mengikuti aturan yang telah diberikan. Fasilitas fisik juga merupakan faktor penting dalam implementasi kebijakan. Implementator mungkin memiliki SDM yang mencukupi, mengerti apa yang harus dilakukannya, dan memiliki wewenang untuk melaksanakan tugasnya, tetapi tanpa adanya fasilitas pendukung (sarana dan prasarana) maka implementasi kebijakan tersebut tidak akan berhasil (Yuanita, 2022). Kemuning selaku arsiparis ahli madya mengungkapkan mengenai faktor penghambat pada sarana prasarana. “Adanya keterbatasan sarana prasarana karena arsip elektronik ada ketentuan sarana dan prasarananya, scanner, web tertentu, dan belum tentu semua satker bisa mengalokasikan. UK2 memiliki aplikasi internal eklik-u, dari sisi srikandi laptop saja juga cukup, tapi pemberkasannya belum berjalan, nah ini kita tidak tau bagaimana, bila sudah berjalan, apalagi yang dibutuhkan dari alatalat tersebut, seperti di mana tempat penyimpanannya. UK2 memanfaatkan eklik-u hanya untuk pimpinan cari berkas, karena SRIKANDI belum ada pada saat eklik-u diciptakan dan eklik-u akan hilang bila pemberkasan SRIKANDI sudah berjalan, karena fitur ada tapi belum dapat digunakan” -Kemuning, 25 Agustus 2023 Berdasarkan dari hasil wawancara dengan informan tersebut, dapat disimpulkan bahwa sarana prasarana yang dimiliki untuk alih media pada PAE, standar ketetapan dan kelengkapannya belum memenuhi hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan. Aspek prasarana dan sarana yang disebutkan dalam UU 43/2009 Pasal 32 (1) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) (2) Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Pemaknaan dari faktor sumber daya yang terdiri SDM, anggaran dan sarana prasarana dapat dikatakan cukup baik. Namun, terdapat beberapa hal yang harus diperbaiki, seperti sarana prasarana PAE yang belum maksimal. Hal ini terlihat dari masih terdapatnya kekurangan alat-alat dan juga tempat untuk mengelola arsip elektronik secara prosedural. Ini menjadi hal yang perlu diperhatikan sehingga PAE dapat dijalankan dengan lebih berkualitas. Sumber daya merupakan salah satu faktor yang menentukan keberhasilan suatu implementasi yang berhubungan dengan cara melaksanakan kebijakan guna tercapainya suatu implementasi. 3) Disposisi Faktor ketiga dalam melaksanakan implementasi kebijakan menurut Edward III adalah disposisi, menunjukkan karakteristik yang menempel erat kepada implementator kebijakan atau program. Untuk penegakan kebijakan yang efektif, penegak kebijakan harus tahu apa yang harus dilakukan dan memiliki kemampuan untuk melakukannya. Pemimpin pelaksana program harus mengetahui apa yang harus dilakukan dan dibimbing sesuai dengan kemampuannya (Dalimunthe, 2022). Berdasarkan hasil observasi penelitian implementasi kebijakan pengelolaan arsip elektronik sikap implementator dan pelaksana menerima dengan responsif dan memiliki pandangan apa yang akan dilakukan untuk keberhasilan implementasi. Penelitian, yang diungkapkan oleh Anggrek selaku arsiparis ahli utama, faktor pendukung pada disposisi. “Implementator responsif karena isu kekinian dan secara nasional. Arsiparis dan pengelola arsip dalam melaksanakan PAE juga tergantung ruang lingkupnya, bila SRIKANDI sebagian besar arsiparis sudah melaksanakan, karena dengan adanya SE Sekjen wajib melaksanakan. Tidak hanya arsiparis, tetapi semua ASN dan arsiparis memiliki tugas mengawal ke siklus berikutnya. Hal ini juga termasuk pengawasan dan pengendalian kebijakan implementasi kebijakan peraturan ANRI 6/21, yang merujuk pada ASKI” -Anggrek, 24 Januari 2023 Disposisi menunjukkan sikap yang dimiliki oleh implementator, jika pelaksana memiliki sikap yang baik, mereka akan dapat mengimplementasikan kebijakan seperti yang diinginkan oleh pembuat keputusan. Umumnya, kesepakatan ini didukung oleh SOP yang ditetapkan dalam organisasi. SOP ini menjadi panduan bagi pelaksana dalam bekerja dan menjaga konsistensi pelayanan (Ramadhani, 2020). Seruni selaku arsiparis ahli pertama, memiliki pendapat lain tentang faktor hambatan pada disposisi. “Keterbatasan skill tidak semua orang punya kemampuan tentang TIK, berbeda-beda dalam pemahaman dan kita juga belum ada SOP bagaimana menjalankan, kesadaran masing-masing pelaksana juga minim akibat tidak ada aturan.” Seruni, 7 Februari 2023 Berdasarkan dari hasil wawancara dengan informan tersebut, dapat disimpulkan bahwa faktor pendukung pada disposisi adalah sikap pelaksana yang responsif, menyambut secara baik bahwa pengelolaan arsip elektronik secara born digital dan alih media dapat dilaksanakan. Faktor penghambat dalam pelaksanaan PAE pada alih media yaitu belum memiliki instruksi dari UK1 ke UK2 dan UK2 ke UK3, bagaimana pelaksanaan yang sesuai prosedur, belum ada aturan turunan yang menguatkan. Pada born digital, implementator memiliki pengetahuan yang berbeda dalam memahami SRIKANDI, hal ini memengaruhi kemauan implementator untuk mau melaksanakan kebijakan dan dapat membuat proses implementasi kebijakan menjadi tidak efektif. Pemaknaan faktor disposisi adalah proses disposisi yang memerlukan pengetahuan, pemahaman dan pendalaman terhadap kebijakan, dan bisa saja muncul sikap menerima, acuh tak acuh atau menolak terkait kebijakan yang telah ditentukan. Proses implementasi harus diperhatikan sejak awal dengan melihat persepsi pihak pelaksana kebijakan dan melihat batasan-batasan dalam implementasi kebijakan tersebut. 4) Struktur Birokrasi Edward III menyatakan implementasi politik berjalan efektif ketika ada struktur birokrasi untuk mengimplementasikan kebijakan, dengan dua aspek utama, yaitu Standar Operasional Prosedur (SOP) dan fragmentasi (pemisahan tugas). Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai sistem atau jaringan tugas, sementara sistem pelaporan dan komunikasi menghubungkan pekerjaan individu dengan tim. Struktur organisasi menentukan cara di mana tugas dan pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan (Adiwinarni, Puspita, dan Rosyadi, 2020). Berdasarkan hasil observasi penelitian, implementasi kebijakan pengelolaan arsip elektronik dalam faktor struktur organisasi untuk alih media, akan merujuk pada Permen nomor XX tahun 2018 dan diharapkan hasil akhirnya adalah SOP. Untuk born digital Kementerian X telah merujuk pada SRIKANDI, pembagian tugas dari masing-masing arsiparis dilakukan sesuai dengan SOP yang dibuat oleh masing-masing unit utama dan juga unit pengolah sesuai dengan kebutuhan, karena antara UK1, UK2 dan UK3 memiliki struktur organisasi yang berbeda. Hasil penelitian untuk faktor pendukung struktur birokrasi, diungkapkan oleh Anggrek selaku arsiparis ahli utama menyatakan, bahwa fragmentasi sesuai dengan masing-masing unit kearsipan dan SOP di dalamnya dibuat sesuai dengan kebutuhan merujuk pada pedoman TKD. “Struktur organisasi di Kementerian X dalam menunjang pelaksanaan kebijakan peraturan ANRI 6/2021 merujuk pada TKD (Permen XX/2018), untukorganisasi kearsipan yang terdiri tingkat kementerian, unit utama, unit pengolah. Kebijakan disusun oleh UK1, menyertakan UK2, setelah jadi akan dikawal UK2 untuk sosialisasi di unit pengolah dan unit kearsipan. Hasil kebijakan akan berupa satu kesatuan dalam pedoman TKD berupa peraturan menkes disertai SOP” -Anggrek, 24 Januari 2023 Edward III menjelaskan fragmentasi adalah pembagian tanggung jawab kebijakan di antara beberapa instansi yang berbeda yang harus dikoordinasikan. (Suciana, 2022). Kemuning selaku arsiparis ahli madya mengungkapkan mengenai faktor struktur birokrasi di Sekretariat Ditjen. “Kalau dari Organisasi sudah baik, ada UK1, UK2 dan UPT, tinggal masalah PAE turunan peraturannya belum ada. Bila sudah ada dapat dilaksanakan semuanya dengan baik. Kalau hasil dari kebijakan UK1 berupa permen/kepmen, hasil dari itu akan ditindaklanjuti oleh di UK2 dengan SOP dan masing2 satker harus memiliki SOP sendiri karena di dalam ASKI tadi dari masing-masing satker memiliki SOP” -Kemuning 25 Januari 2023 Pedoman atau acuan tentang cara melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan tugas instansi pemerintah dan alat evaluasi kinerja berdasarkan langkah-langkah administratif, prosedural dan teknis sesuai dengan cara kerja dan sistem kerja unit yang bersangkutan disebut dengan SOP (Ardha dan Kurniawan, 2017). Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut, dapat disimpulkan pada faktor pendukung, fragmentasi setiap entitas yang ada, telah sesuai dengan peraturan dan kewenangan masing-masing pada pelaksanaan tugasnya, seperti rencana pembuatan PAE secara alih media, UK1 menyertakan UK2 dalam menyusun kebijakan dan disosialisasikan oleh UK2 kepada UK3. Untuk born digital, berpedoman kepada aturan yang telah ditetapkan pada SRIKANDI. Faktor penghambat struktur birokrasi adalah belum adanya SOP yang menjadi acuan dalam PAE. Setiap unit kerja akan membuat SOP-nya masing-masing, SOP tidak dapat dibuat menjadi satu, karena terdapat perbedaan struktur organisasi pada masing-masing unit, hanya saja SOP ini akan berpedoman dan menyesuaikan pada aturan turunan yang dibuat. Pemaknaan faktor struktur birokrasi adalah pelaksana suatu kebijakan harus mempunyai acuan yang jelas agar didapatkan suatu hasil yang sesuai dengan harapan, acuan yang dimaksud adalah aturan turunan dari Peraturan ANRI 6/2021 dan hasilnya adalah SOP. SOP yang dibuat harus diperhatikan dengan seksama, karena perbedaan struktur organisasi pada UK1, UK2 dan UK3 yang menyebabkan SOP berbeda satu sama lainnya, begitu juga dengan kesalahan penempatan jabatan atau posisi sangat berpengaruh bagi kinerja SDM kearsipan maka, aspek penempatan SDM dalam sebuah jabatan menjadi prioritas perhatian agar tidak terfragmentasi terhadap kepentingan kekuasaan dalam organisasi.

Keberhasilan atau kegagalan implementasi kebijakan ditentukan oleh beberapa faktor penentu. Edward III mengungkapkan bahwa kebijakan dapat berjalan dengan baik dipengaruhi oleh faktor komunikasi, sumber daya, disposisi dan struktur birokrasi. Batasan penelitian ini adalah tahun 2023. Berdasarkan hasil analisis implementasi kebijakan peraturan ANRI 6/2021 tentang PAE di Sekretariat Ditjen Kementerian X, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: Implementasi kebijakan peraturan ANRI 6/2021 di Setditjen Kementerian X, masih terdapat kekurangan atau belum optimal di setiap faktor yang memengaruhi, yaitu: 1) Faktor komunikasi Transmisi komunikasi akibat gaya komunikasi yang berbeda. Belum adanya pemahaman yang sama dalam ilmu kearsipan, sehingga tidak semua arsiparis dan pengelola arsip dapat menerima informasi tentang PAE dengan baik, sehingga berpengaruh terhadap optimalnya kinerja. 2) Faktor sumber daya Pada SDM, terbatasnya jumlah arsiparis dan pengelola arsip, pengetahuan, wawasan, kemampuan, dan keterampilan dalam bidang teknologi dan ilmu kearsipan yang berbeda. Sarana prasarana yang dimiliki untuk PAE format alih media yang dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan, belum memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan. 3) c. Faktor disposisi Implementator belum mendapatkan sosialisasi bagaimana menjalankan PAE secara prosedural dan belum adanya aturan turunan yang menguatkan, sehingga memengaruhi keputusan dalam pengelolaan alih media, memengaruhi kemauan implementator untuk mau melaksanakan kebijakan. 4) d. Faktor struktur birokrasi Belum adanya aturan turunan dan pembuatan SOP yang menjadi acuan dalam PAE secara alih media. Implementasi kebijakan peraturan ANRI 6/2021, memiliki faktor pendukung dari setiap faktor yang memengaruhi, yaitu: 1) Faktor komunikasi Komunikasi yang responsif dan baik dari pimpinan kepada bawahannya, agar kebijakan peraturan ANRI 6/2021 dapat segera dilaksanakan dan dibuatkan aturan turunannya. 2) Faktor sumber daya Pada faktor anggaran, PAE Kementerian X telah teranggarkan pada rincian kerta kerja satker tahun anggaran 2023. 3) Faktor disposisi Implementator belum mendapatkan sosialisasi bagaimana menjalankan PAE secara prosedural dan belum adanya aturan turunan yang menguatkan, sehingga memengaruhi keputusan dalam pengelolaan alih media, memengaruhi kemauan implementator untuk mau melaksanakan kebijakan. 4) Faktor struktur birokrasi Fragmentasi setiap entitas yang ada, telah sesuai dengan peraturan dan kewenangan masing-masing pada pelaksanaan tugasnya dalam PAE, secara alih media dan born digital.