ANALISIS SWOT DALAM MENENTUKAN STRATEGI PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS TERINTEGRASI

Teknologi mengubah peradaban atau budaya masyarakat karena teknologi adalah salah satu unsur budaya (Koentjaraningrat, 2015). Pada era globalisasi, masyarakat dengan cepat mengetahui berbagai perkembangan yang terjadi di belahan dunia lain dengan lintas batas negara tanpa hambatan apa pun, secara bersamaan dan real time. Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memegang peranan penting dalam kehidupan bermasyarakat. Perkembangan TIK dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem pemerintahan serta mempengaruhi peningkatan pelayanan publik. Sistem Pemerintahan Elektronik (SPBE) atau egovernment merupakan inisiatif pemerintah yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung sistem pemerintahan dan meningkatkan efektivitas kinerja pemerintahan. Pelayanan publik secara elektronik akan diwujudkan dengan mengedepankan penggunaan aplikasi umum SPBE yang sudah terstandarisasi dengan konsep bagi pakai oleh instansi pusat dan pemerintah daerah. Dalam hal layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik bidang kearsipan, Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dengan lembaga teknis pemrakarsa, Arsip Nasional Republik Indonesia, meluncurkan Aplikasi Umum Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) bagi instansi pemerintah pusat dan daerah. Penggunaan aplikasi umum bagi instansi pusat dan pemerintah daerah dalam perspektif ekonomi berpotensi penghematan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/Daerah untuk alokasi penganggaran pembangunan dan pemeliharaan aplikasi dengan proses bisnis serupa yang jumlahnya sangat banyak di Indonesia. Berita Online Republika (2022) menyebutkan Indonesia memiliki 400.000 aplikasi yang membutuhkan pembiayaan, sementara menurut Kementerian Komunikasi dan Informatika, sejumlah 24.400 aplikasi pemerintah yang sudah telah diidentifikasi akan dinonaktifkan dan digantikan dengan 8 (delapan) aplikasi umum. Selain itu, pusat data dan server yang dimiliki instansi pemerintah sejumlah 2700 menyulitkan dalam penyatuan data pemerintahan sehingga akan disediakan Pusat Data Nasional yang pengendaliannya dilakukan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika. Keberadaan aplikasi SRIKANDI diatur dalam Keputusan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, pelaksana ketentuan pasal 36 dan pasal 43 Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik. Peraturan tersebut menyebutkan bahwa instansi pusat dan pemerintah daerah diharuskan beralih menggunakan aplikasi SRIKANDI. Penggunaan aplikasi SRIKANDI yang dimaksud adalah termasuk dalam pendistribusian naskah dinas, pengarsipan, maupun penyusutannya. ANRI sebagai lembaga negara yang ditunjuk untuk melakukan penerapan aplikasi SRIKANDI terhadap instansi pemerintah pusat dan daerah, berdasarkan dokumen Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2020-2024, terdapat target yang harus dicapai. Dalam tahun berjalan sampai dengan 2023, sejumlah instansi baik pusat dan daerah belum mencapai angka sesuai target yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaannya, terdapat kendala yaitu resistensi instansi pengguna karena sebelumnya telah memiliki aplikasi serupa meskipun hanya berlaku di lingkup internalnya, isu ketidaksiapan infrastruktur dan sistem sehingga mengakibatkan performa aplikasi lambat, serta penyelesaian laporan pengaduan aplikasi yang lambat. Atas kendala tersebut, diperlukan strategi yang dilaksanakan dengan menggunakan analisis SWOT. Analisis SWOT digunakan untuk mendapatkan strategi yang tepat setelah menguraikan identifikasi permasalahan atas penerapan SRIKANDI di instansi pemerintah. II. TINJAUAN LITERATUR Aplikasi SRIKANDI merupakan aplikasi umum yang dibuat berdasarkan amanat Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik di bidang kearsipan. Untuk menjamin berlangsungnya penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan tepat sasaran, keberadaan teknologi dan informasi yang mengiringi proses bisnis menjadi sangat penting. E-government, istilah yang semula sering digaungkan di awal Tahun 2000-an, kini kembali muncul, dengan melihat kesiapan infrastruktur yang disediakan oleh pemerintah serta kesiapan masyarakat yang telah memiliki literasi digital yang dinilai sudah mumpuni. E-government atau ada juga yang menggunakan istilah digital government, dijelaskan bahwa pemerintahan digital adalah penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan operasi dan pelayanan pemerintah kepada masyarakat. Dalam praktiknya, hal ini sering kali dicapai melalui digitalisasi layanan publik—di sini disebut sebagai layanan publik berbasis elektronik—dan perubahan organisasi terkait (Lindgren, 2018). Pemerintahan digital menyangkut penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan operasi pemerintah dan melayani warganya. Dalam definisi yang diungkapkan oleh Veit dan Jan Huntgeburth dalam bukunya Foundations of Digital Government, istilah pemerintahan berbasis digital mengacu pada pemanfaatan TIK, yaitu internet, untuk mengubah pola hubungan antara pemerintah dengan masyarakat mengarah pada hal yang positif. Kami percaya bahwa pemerintahan berbasis digital dapat dimanfaatkan untuk memperkuat kepercayaan berbasis kelembagaan dan proses sehingga kepercayaan semakin meningkat secara keseluruhan terhadap kebaikan, kemampuan, akuntabilitas, dan pemerintahan yang dapat diprediksi lajunya (Veit, 2014). Layne dan Lee dalam buku Governansi Digital yang ditulis oleh Karno dan Rochmansjah (2014) mengatakan bahwa terdapat 4 (empat) tahapan governansi digital. Pertama, tahap katalogisasi. Hal ini serupa dengan pengumuman yang dipasang di papan pengumuman, informasi digital diunggah ke dalam situs web yang seringnya disampaikan secara satu arah, sangat jarang menganut pola komunikasi dua arah dengan masyarakat. Kedua, aktivitas layanan disediakan secara daring. Warga negara dapat berinteraksi dengan pemerintah dan badan publik, hal ini terkait dengan kegiatan transaksional seperti membayar pajak dan sebagainya. Ketiga dan keempat, integrasi vertikal dan integrasi horizontal. Pada fase ini yaitu pada transformasi penyampaian layanan lebih dari mengotomatiskan dan mendigitalkan layanan (Karno dan Rochmansjah, 2014). E-government berfokus pada tujuan penyediaan layanan secara efektif dan efisien, lebih baik dari layanan sebelumnya yang disajikan tanpa pemanfaatan teknologi dan informatika. Untuk mencapai tujuan tersebut, proses penyelenggaraan pemerintah berbasis elektronik dapat melibatkan hubungan antara pemerintah dan berbagai stakeholder. Hubungan multidimensi ini menurut Hiller dan Belanger dibagi ke dalam beberapa tipe sebagai berikut: 1) Government Delivering Services to Individuals (G2IS): Dalam hal ini pemerintah menjalin atau memelihara hubungan langsung dengan warga negara dalam rangka memberikan suatu layanan atau manfaat. 2) Government to Individuals as Part of the Political Process (G2IP): Inilah hubungan antara pemerintah dan warganya sebagai bagian dari proses demokrasi. 3) Government to Business as a Citizen (G2BC): Terdapat peluang bagi dunia usaha untuk berhubungan dengan pemerintah dalam kapasitas yang setara dengan warga negara. 4) Government to Business in the Marketplace (G2BMKT): Meskipun dunia usaha dapat menerima banyak layanan daring dari pemerintah, sebagian besar transaksi daring antara pemerintah dan dunia usaha melibatkan pengadaan. 5) Government to Employees (G2E): Online relationships between government agencies and their employees face the same requirements as the relationships between businesses and their employees. Hubungan daring antara lembaga pemerintah dan pegawainya menghadapi persyaratan yang sama seperti hubungan antara dunia usaha dan pegawainya. 6) Government to Government (G2G): Instansi pemerintah sering kali harus berkolaborasi memberikan layanan satu sama lain. Ada keuntungan besar dari melakukan beberapa transaksi ini secara daring. Permohonan antar pemerintah dapat dilakukan antar lembaga federal, atau antara lembaga federal, negara bagian, dan lokal (Hiller dan Belanger, 2001). SRIKANDI sebagai suatu aplikasi yang dimanfaatkan oleh aparatur pemerintah dalam pengelolaan arsip dinamis, terhubung secara nasional baik di instansi pusat maupun pemerintah daerah. Dalam hal ini masuk ke dalam tipe pemerintahan berbasis elektronik yang menghubungkan Government To Government (G2G). Adapun, dalam hal penahapan e-government, SRIKANDI yang merupakan bagian dari produk SPBE yang ke depannya akan menjadi bagian dari layanan yang terintegrasi dalam satu portal, baru memasuki tahapan integrasi sambil menunggu ketersediaan aplikasi SPBE lainnya. Saat ini, keterintegrasian SRIKANDI masih dalam ruang lingkup proses pengelolaan arsip dinamis yang one stop service mulai dari penciptaan arsip atau naskah dinas sampai dengan penyusutannya dan dapat menghubungkan antar instansi pusat dan pemerintah daerah. Meninjau fungsi pemerintahan, menurut Ryaas Rasyid dalam buku Memahami Ilmu Pemerintahan karya Labolo (2006), terdapat 4 (empat) fungsi yaitu fungsi pelayanan, pembangunan, pemberdayaan, dan pengaturan. Dalam kaitan penerapan SPBE, pemerintah menitikberatkan pada pertimbangan guna mencapai pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, akuntabel, serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya. Peningkatan fungsi pelayanan publik sebagai konsentrasi perubahan dalam penerapan SPBE terutama dalam layanan administrasi pemerintahan diharapkan dapat diimplementasikan secara serentak dalam waktu singkat di seluruh instansi pemerintah baik di pusat maupun daerah. Pengertian pelayanan menurut Freed Luthans dalam buku Pelayanan Publik karya Mustanir (2022) merupakan suatu upaya untuk memenuhi kebutuhan melalui aktivitas orang lain guna menyelesaikan permasalahan tertentu. Labolo (2006) mengatakan bahwa pemerintahan modern pada hakikatnya adalah pelayanan kepada masyarakat; pemerintah dibentuk bukan untuk melayani dirinya sendiri, namun untuk melayani masyarakat dengan menciptakan kondisi di mana semua anggota masyarakat dapat mengembangkan keterampilan dan kreativitasnya serta mencapai kemajuan kolektif. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa fungsi pelayanan dalam pemerintahan menjadi fungsi utama dengan tuntutan bahwa hadirnya pemerintahan dapat menjadi solusi untuk memenuhi kebutuhan yang menyangkut masyarakat. Dalam hal penyediaan aplikasi di bidang administrasi pemerintahan maka diharapkan dapat menjadikan pelayanan yang diberikan pemerintah semakin cepat dan andal. Suatu aplikasi baru yang akan diterapkan, tentu rentan terhadap penolakan serta kendala lain yang dihadapi karena keberadaannya akan mengubah mekanisme kerja aparatur pemerintahan. Oleh karena itu, diperlukan manajemen strategis dalam penerapan aplikasi tersebut untuk meminimalisir kendala yang dihadapi. Manajemen Strategi merupakan rangkaian proses mengenai pengambilan keputusan secara menyeluruh dengan disertai pertimbangan yang mendasar dalam penetapannya. Nawawi (2017 dalam Ahmad, 2020) menyatakan bahwa manajemen strategis secara keseluruhan merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai komponen yang saling berhubungan dan mempengaruhi satu sama lain serta bergerak ke arah yang sama. Manajemen strategis yang baik mengarah pada strategi yang memungkinkan organisasi mencapai tujuannya. Pengertian strategi adalah seperangkat cara umum untuk mengimplementasikan suatu ide, rencana dalam jangka waktu tertentu. Kegiatan pengembangan strategi yang baik meningkatkan kemampuan organisasi dalam memecahkan masalah yang dihadapinya. Berikut beberapa alasan mengapa strategi sangat diperlukan (Ahmad, 2020): 7) Untuk memberikan arahan yang jelas kepada seluruh tingkatan manajemen dan perusahaan. 8) Memungkinkan para manajer untuk berpikir kreatif ke masa depan yang jauh. 9) Memaksa manajer untuk mengantisipasi faktor eksternal yang kompleks dan tidak pasti. 10) Mengembangkan strategi memungkinkan manajer berkomunikasi dengan jelas satu sama lain. 11) Dunia usaha senantiasa menghadapi situasi persaingan. Pengambilan keputusan sebagai upaya pembuatan kebijakan publik, tidak akan berjalan dengan baik jika implementasinya tidak sesuai sebagaimana seharusnya di lapangan. Implementasi kebijakan merupakan tahapan yang paling penting dalam rangkaian proses kebijakan. Menurut Nugroho (2003), pada prinsipnya implementasi kebijakan merupakan sarana untuk mencapai tujuan kebijakan. Ada dua langkah untuk menerapkan kebijakan publik yaitu implementasi langsung dalam bentuk program maupun pengembangan kebijakan turunannya. Dunn (2003) menyatakan bahwa implementasi kebijakan berarti melaksanakan dan mengendalikan arah tindakan kebijakan hingga tercapai hasilnya. Implementasi kebijakan pada dasarnya merupakan kegiatan praktis, berbeda dengan perumusan kebijakan yang bersifat teoretis. Fokus utamanya adalah pada memilih suatu tindakan dan menaatinya sampai batas waktu pelaksanaan selesai, bukan pada memahami pekerjaan, hanya menerima masalah sebagai formula yang “selesai” dan hanya memilih opsi yang benar. Grindle (1980) mengatakan bahwa implementasi kebijakan publik dipengaruhi oleh: 1) Isu kebijaksanaan, yaitu pertanyaan mengenai pihak-pihak yang akan terkena dampak manfaatnya, jenis manfaat yang dapat dicapai, sejauh mana perubahan yang diharapkan, lokasi pengambilan keputusan, siapa yang akan melaksanakan program, dan sumber daya yang diperlukan dapat disediakan; 2) Konteks implementasi, yaitu yang terkait dengan kebebasan, kepentingan, dan strategi aktor yang terlibat. Karakteristik institusi dan rezim. Konsistensi dan daya tanggap (Sunggono, 1994). Wahab (2001) mengatakan jenis-jenis implementasi kebijakan sebagai berikut: 1) Kebijakan dapat diartikan sebagai tujuan (goals) 2) Kebijakan sebagai program 3) Kebijakan sebagai keputusan 4) Undang-undang 5) Ketentuan-ketentuan 6) Usulan-usulan 7) Rancangan-rancangan besar. Kebijakan pemerintah ialah apa yang diucapkan dan dilaksanakan oleh pemerintah, atau yang tidak dilakukan. Hal tersebut merupakan tujuan atau maksud dari program pemerintah. Bahan penting dari program, pelaksanaan niat dan peraturan (Islamy, 2000). Grindle (1980) mengatakan bahwa isi program perlu menggambarkan kepentingan yang dipengaruhi (interest affected), tipe manfaat (type of benefit), tingkat perubahan yang diinginkan (extent of change envisioned), status pembuatan keputusan (site of decision making), pelaksana program (program implementers) serta sumber daya yang disediakan (resources commited). Berdasarkan penelitian sebelumnya oleh Khoirunnisa dkk. (2020) tentang Strategi Pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Kantor Kelurahan Menggunakan Analisis SWOT (Studi Kasus Kelurahan Sukabungah Kota Bandung) menemukan bahwa Kelurahan Sukabungah termasuk dalam kuadran I yang artinya mendukung strategi agresif. Oleh karena itu, dalam pengembangan kelembagaan yang akan dicapai mempunyai peluang yang besar sehingga hal ini merupakan perkembangan yang baik. Implementasi dalam pengembangan analisis SWOT ini melalui perancangan sistem informasi pelayanan pada kelurahan. Sistem ini akan membantu pemerintah meningkatkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan membantu pemangku kepentingan di kelurahan meningkatkan dan menyederhanakan pelayanan. Dalam penelitian yang dilakukan oleh Miranda Kairunnisa dan Yadi (2022) tentang Analisis Implementasi E-Government pada Program Bantuan Non-Tunai di Aplikasi E-Walong dengan Metode SWOT di Kecamatan Tanjung Lubuk Kabupaten Oki, dikatakan bahwa hasil penelitian memberikan gambaran yang lengkap tentang kekuatan terhadap peluang perlu dipromosikan kepada masyarakat yang membutuhkan bantuan program E-Warong. Pengembangan produk dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, kekuatan terhadap ancaman, melakukan evaluasi dan monitoring lebih mendalam untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan khususnya pada saluran program E-Warong, kelemahan terhadap peluang, melalui evaluasi pengembang untuk memahami apa yang dibutuhkan masyarakat saat ini, kelemahan terhadap ancaman, melakukan kajian dan evaluasi menyeluruh untuk mendapatkan informasi kekurangan produk. Pada penelitian terdahulu lainnya yang dilakukan oleh Wibowo dan Suyudi (2018) tentang Penerapan Analisis SWOT dalam Menentukan Strategi Pengembangan Sistem Informasi STIKOM Yos Sudarso Purwokerto, menyatakan bahwa STIKOM Yos Sudarso Purwokerto perlu mengambil kebijakan strategi agresif dalam rangka pengembangan sistem informasi dengan mempertimbangkan kekuatan dan peluang yang tinggi di tengah persaingan perguruan tinggi berbasis komputer di Kabupaten Banyumas. Sampai dengan saat ini, peneliti belum menemukan penelitian terdahulu mengenai penerapan aplikasi pemerintah di bidang kearsipan yang digunakan oleh aparatur pemerintah yang dianalisis menggunakan SWOT. Dengan demikian, penelitian mengenai strategi ANRI dalam penerapan SRIKANDI ini membawa kebaruan. Berdasarkan tinjauan teori tersebut di atas, berikut kerangka pemikiran yang dapat dijabarkan: Gambar 1. KERANGKA PEMIKIRAN.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Peneliti memilih untuk menggunakan pendekatan kualitatif karena pendekatan ini diarahkan pada latar dan individu secara holistik (utuh), artinya berdasarkan pada kenyataan di lapangan serta yang dialami oleh informan. Bogdan dan Taylor mengartikan metodologi kualitatif sebagai proses penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang serta perilaku yang dapat diamati (Moleong, 2007). Metode deskriptif digunakan dalam penelitian ini sebab penelitian merupakan peristiwa faktual yang terjadi dan akan lebih jelas dengan penggambaran. Menurut Moleong (2007), penggunaan metode deskriptif melalui pengumpulan data baik itu katakata maupun gambar, namun bukan angka-angka. Selanjutnya, semua yang dikumpulkan dapat menjadi kunci terhadap apa yang sudah diteliti. Laporan penelitian akan berisi kutipan-kutipan data untuk menggambarkan penyajian laporan tersebut. Data dapat berasal dari naskah wawancara, catatan lapangan, foto, videotape, dokumen pribadi, catatan atau memo, dan dokumen resmi lainnya (Moleong, 2007). Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu literature review dengan menggunakan sumber sekunder, seperti buku dan jurnal terkait implementasi aplikasi pemerintahan, serta laporan evaluasi penerapan SRIKANDI. Data yang diperoleh bersumber dari data sekunder berupa laporan evaluasi penerapan SRIKANDI serta data berbasis website dan sumber internet lainnya. Analisis data dilakukan setelah pengolahan data dengan cara memberikan argumentasi mendalam dan membandingkan pada triangulasi sumber agar keabsahan dalam analisis objektif. Hasil analisis kemudian dideskripsikan secara naratif dan membuat simpulan dari hasil penelitian yang dilakukan. Metode analisis pada penelitian ini yaitu menggunakan analisis SWOT. Metode ini memperlihatkan kinerja ANRI dengan menentukan kombinasi faktor internal dan eksternal dalam pencapaian target penerapan SRIKANDI. Analisis SWOT membandingkan antara faktor internal, yakni kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) dengan faktor eksternal, yakni peluang (opportunity) dan ancaman (threats). Selanjutnya akan didapati strategi-strategi dengan menyandingkan faktor internal dan eksternal.

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau disingkat SRIKANDI merupakan aplikasi umum berbasis web yang diterbitkan oleh pemerintah. SRIKANDI dibangun berdasarkan amanat Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Lebih lanjut dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, diatur kegunaan mengenai aplikasi yang selanjutnya disebut SRIKANDI, yaitu menerapkan pelayanan administrasi pemerintahan di bidang kearsipan dinamis secara berkualitas dan terpercaya baik di instansi pusat maupun pemerintah daerah, menciptakan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan kearsipan dinamis secara elektronik, dan menerapkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel. Pemanfaatan SRIKANDI oleh aparatur pemerintah guna melaksanakan layanan administrasi pemerintah yang memuat proses bisnis pengelolaan arsip dinamis yang dimulai dari penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip. Perencanaan strategis implementasi aplikasi SRIKANDI tertuang dalam Matriks Pembangunan pada Lampiran Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2020 tentang RPJMN Tahun 2020-2024. Rencana target ini diturunkan dalam dokumen perencanaan di tingkat instansi yaitu Rencana Strategis ANRI Tahun 2020-2024 sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2020. Indikasi target yang ingin dicapai pada Tahun 2020-2024 sejumlah 703 instansi, sedangkan sampai dengan Maret tahun 2024 sejumlah 581 instansi. Adapun, pengguna aplikasi SRIKANDI per Maret 2024 adalah sejumlah 690 instansi baik pusat maupun daerah. Berikut rincian instansi pemerintah pusat dan daerah dalam berbagai cluster atau kelompok instansi pemerintah. Gambar 2. TANGKAPAN LAYAR JUMLAH INSTANSI, UNIT KERJA, DAN PENGGUNA AKTIF SRIKANDI Sumber: https://portal.layanan.go.id/dashboard/srikandi. Gambar 3. TANGKAPAN LAYAR GRAFIK JUMLAH INSTANSI PENGGUNA SRIKANDI Sumber: https://portal.layanan.go.id/dashboard/srikandi. Gambaran secara umum terkait penerapan aplikasi SRIKANDI bagi instansi pemerintah baik pusat maupun daerah, selama 2020 sampai dengan pertengahan 2024 mencapai 690 instansi, capaian target tersebut masih belum optimal karena selisihnya 13 instansi lagi yang belum menerapkan SRIKANDI dan pemilik akun live tiap instansi belum menyentuh seluruh ASN. Berdasarkan data yang diperoleh dari https://satudataasn.bkn.go.id/data-search, per Desember 2023, jumlah ASN existing 4.465.768, sedangkan pada dashboard portal SRIKANDI akun pengguna aktif baru di angka 841.119, atau jika dipersentase batu mencapai 18,83%. ANRI sebagai lembaga teknis pelaksana kebijakan penerapan SRIKANDI telah melakukan sosialisasi serta bimbingan teknis secara masif terhadap sasaran kebijakan yaitu instansi pemerintah. Sejak tahun 2020, ANRI mulai memperkenalkan SRIKANDI pada beberapa instansi pemerintah yang dijadikan pilot project penerapan yaitu Pemerintah Kabupaten Kendal serta Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia. Penentuan kedua instansi tersebut dilihat dari kesiapan pimpinan instansi, ketersediaan kebijakan kearsipan, serta kesiapan sumber daya manusia di lingkungannya. Keberhasilan penerapan SRIKANDI pada kedua instansi pemerintah tersebut diharapkan bisa disebarkan pada instansi pemerintah lainnya. Namun demikian, atas upaya yang telah dilaksanakannya, ANRI menghadapi berbagai kendala. Kendala tersebut diakibatkan kelemahan (faktor internal) dan ancaman (faktor eksternal) sebagaimana hasil analisis SWOT. Analisis SWOT meliputi kekuatan, kelemahan, peluang, serta ancaman pada penerapan aplikasi SRIKANDI terhadap instansi pemerintah pusat dan daerah oleh ANRI yakni: A. Kekuatan (Strength) 1) Sumber Daya Manusia yang memahami teknologi dan informatika serta substansi kearsipan Grindle mengemukakan bahwa implementasi kebijakan dipengaruhi isu kebijakan yang di dalamnya meliputi pelaksana-pelaksana program (Sunggono, 1994). ANRI memiliki sumber daya manusia sebagai pelaksana program yang secara kuantitas cukup memadai untuk melaksanakan penerapan aplikasi SRIKANDI. Selain itu, terdapat tenaga khusus yang berasal dari Pusat Data dan Informasi ANRI dengan kompetensi dalam teknologi dan informatika. Implementasi aplikasi SRIKANDI didukung juga dengan sumber daya manusia meskipun tidak berlatar belakang pendidikan di bidang teknologi dan informatika, mumpuni dalam substansi kearsipan, serta mumpuni juga memahami dan dapat memberikan pemahaman terkait penerapan aplikasi SRIKANDI pada instansi baik pusat maupun daerah. 2) Dukungan anggaran untuk implementasi aplikasi SRIKANDI Dalam pandangan Grindle, keberhasilan implementasi kebijakan juga tidak terlepas dari sumber-sumber yang dapat disediakan (Sunggono, 1994). Hal ini termasuk unsur pendanaan. Terdapat alokasi anggaran yang berasal dari APBN dengan capaian target tertentu setiap tahunnya sebagaimana tertuang dalam RPJMN Tahun 2020-2024 jo Renstra ANRI Tahun 2020-2024. 3) Aplikasi SRIKANDI memuat proses bisnis kearsipan yang utuh SRIKANDI merupakan aplikasi yang merekam secara utuh proses bisnis kearsipan, tidak hanya terkait dengan penciptaan naskah dinas (arsip), tetapi juga pemberkasan/pengelompokan arsip, pengaturan penggunaan atau layanan arsip sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan dan hak aksesnya, serta penyusutan arsip sesuai retensi atau jangka simpan arsip tersebut. Dengan demikian, instansi pemerintah baik pusat maupun daerah yang menerapkan aplikasi SRIKANDI akan mendukung tertib administrasi di lingkungannya. Hal ini sebagaimana diungkapkan Grindle bahwa implementasi kebijakan dipengaruhi juga oleh jenis manfaat yang bisa diperoleh (Sunggono, 1994). Dalam penerapan SRIKANDI, manfaat atas terkelolanya arsip akan optimal dirasakan apabila proses bisnis aplikasi secara utuh tersedia dan dapat diterapkan. Keutuhan proses bisnis ini menjadi salah satu keunggulan SRIKANDI dibandingkan dengan aplikasi serupa yang hanya mengatur sampai dengan penciptaan dan pendistribusian surat. B. Kelemahan (Weakness) 1) ANRI memiliki kewenangan yang terbatas hanya pada operasionalisasi SRIKANDI Dalam penerapan aplikasi SRIKANDI sebagai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, ANRI sebagai lembaga teknis diberikan kewenangan untuk menyusun proses bisnis pada aplikasi tersebut, tetapi dalam hal ketersediaan data center serta sistem aplikasi tersebut dimandatkan pada Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia. Pada tataran penerapannya, terdapat kendala aplikasi yang secara sistem masih belum stabil. Keluhan tersebut berkenaan dengan pelaksanaan kewenangan dari Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia. Atas kendala tersebut dan penanganan yang relatif lamban dari pihak terkait, kerap menjadi preseden buruk bagi instansi yang masih ragu menerapkan SRIKANDI, terlebih lagi apabila menyandingkan dengan aplikasi yang dimiliki sebelumnya. Selain itu, terkait dengan penyediaan tanda tangan digital menjadi pertimbangan tersendiri sehingga apabila instansi sudah memiliki SRIKANDI, tetapi belum digunakan secara optimal maka hal tersebut salah satunya disebabkan oleh belum tersedianya tanda tangan digital bagi pengguna. Meskipun, alternatif lainnya pada SRIKANDI dapat juga menggunakan tanda tangan konvensional, yaitu hasil pemindaian tanda tangan basah dengan tetap berproses menggunakan SRIKANDI. Kendala yang sering dikeluhkan adalah lamanya pengusulan tanda tangan digital karena pengguna layanan yang jumlahnya semakin meningkat seiring aktivasi akun SRIKANDI. Berkenaan dengan kendala di atas, Grindle (1980) juga mengatakan bahwa pengaruh pengambilan keputusan juga menentukan implementasi suatu kebijakan. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi selaku kementerian yang berperan sebagai regulator, membagi kewenangan yang terbatas pada ANRI dalam penerapan SRIKANDI. Dengan demikian kendala pada penggunaan SRIKANDI yang penyelesaian kendala berada pada instansi lain yakni Kementerian Komunikasi dan Informatika dan Badan Siber dan Sandi Negara, hal ini membutuhkan koordinasi lebih lanjut dan hal tersebut membutuhkan waktu penyelesaian yang lebih panjang. C. Peluang (Opportunity) 1) Dukungan kebijakan dalam rangka percepatan SPBE Penerapan aplikasi SRIKANDI didukung secara penuh dari sisi kebijakan yaitu termuat dalam Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik serta Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. D. Ancaman (Threats) 1) Kendala sistem yang berasal dari Pusat Data Nasional Kendala sistem ini kerap dikeluhkan oleh pengguna SRIKANDI, sebagaimana telah dijelaskan pada kelemahan di atas, bahwa penanganan yang kurang cepat dari instansi terkait berdampak pada preseden buruk terkait performa SRIKANDI. 2) Aplikasi tandingan yang sudah diterapkan sebelum SRIKANDI Implementasi SRIKANDI pada instansi pemerintah baik pusat maupun daerah akan lebih mudah diterapkan ketika instansi tersebut belum memiliki aplikasi persuratan atau aplikasi kearsipan karena SRIKANDI menjadi aplikasi baru dalam rangka mendukung tertib administrasi di lingkungan mereka. Namun, akan berbeda ketika suatu instansi sudah memiliki aplikasi persuratan atau kearsipan, instansi tersebut cenderung enggan untuk migrasi ke aplikasi SRIKANDI dengan pertimbangan instansi sudah terbiasa dengan aplikasi lama, aplikasi lama telah mengakomodasi kebutuhan mereka di bidang kearsipan, dan kecepatan penanganan jika terkendala sistem karena hanya perlu koordinasi dengan unit kerja yang membidangi urusan teknologi dan informatika di internal instansi tersebut. Setelah memahami kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman pada penerapan aplikasi SRIKANDI, selanjutnya akan dianalisis terhadap faktor-faktor tersebut untuk memperoleh gambaran mengenai strategi dan tahapan yang dapat diterapkan di masa yang akan datang. E. Strategi SO Berdasarkan kekuatan dan peluang yang dimiliki, strategi yang perlu dilaksanakan adalah mengoptimalkan penerapan aplikasi SRIKANDI terhadap instansi baik pusat maupun daerah sesuai capaian target dalam kurun waktu yang tersisa sampai dengan akhir tahun. Pelaksanaan penerapan aplikasi SRIKANDI terdapat dukungan secara penuh dari sisi kebijakan, ketersediaan sumber daya manusia yang secara kompetensi mumpuni, proses bisnis aplikasi yang utuh, serta dukungan anggaran untuk pelaksanaannya. F. Strategi ST Berdasarkan kekuatan yang dimiliki serta ancaman yang dihadapi pada proses penerapan aplikasi SRIKANDI terhadap instansi pemerintah baik pusat maupun daerah, maka strategi yang perlu dilaksanakan yaitu dibentuk tim helpdesk yang melibatkan Kementerian Komunikasi dan Informatika dengan mekanisme penyelesaian pengaduan lebih cepat tanggap dengan diberikan batas limit dalam merespons dan menyelesaikan pengaduan. Selama ini terdapat tim helpdesk, tetapi mekanisme tersebut masih terbilang lamban. Selain itu, bagi instansi pemerintah baik pusat maupun daerah yang telah memiliki aplikasi tandingan sebelumnya, baik dalam persuratan maupun kearsipan, perlu dipersuasi untuk menggunakan SRIKANDI dengan memunculkan keunggulan SRIKANDI dibanding aplikasi tandingan tersebut, yaitu dapat digunakan untuk korespondensi dengan instansi lain. Strategi lain yang dapat ditempuh adalah dijalankannya mekanisme pengajuan aplikasi sejenis sebagaimana dituangkan dalam Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik sehingga instansi yang telah memiliki aplikasi dengan proses bisnis yang sama dengan SRIKANDI dapat dihubungkan dengan SRIKANDI melalui API (Application Programming Interface). API adalah penghubung antara suatu aplikasi dengan aplikasi lain untuk mengintegrasikan fitur tanpa perlu menambahkan data secara manual (implementasinya tidak dari nol). G. Strategi WO Berdasarkan kelemahan dan peluang tersebut di atas, pengimplementasian aplikasi SRIKANDI dapat dioptimalkan dengan strategi meningkatkan koordinasi dengan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi untuk mendorong lebih kuat lagi dari segi kebijakan untuk memperbesar bobot tingkat digitalisasi arsip dalam unsur penilaian evaluasi reformasi birokrasi sehingga memberikan dorongan intrinsik bagi lembaga untuk menggunakan atau beralih ke aplikasi SRIKANDI. Tingkat digitalisasi arsip merupakan indeks yang penilaiannya dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia untuk mengevaluasi implementasi pengelolaan arsip secara elektronik termasuk implementasi AUBKD yakni SRIKANDI atau aplikasi sejenis yang digunakan instansi pemerintah baik pusat maupun daerah dalam rangka mendukung tertib administrasi. Tingkat digitalisasi arsip tersebut sebagai salah satu unsur evaluasi reformasi birokrasi dimuat dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 9 Tahun 2023 tentang Evaluasi Reformasi Birokrasi. Tingkat digitalisasi arsip dari 20 item penilaian, tingkat digitalisasi arsip mendapatkan bobot 2%. Strategi WT Berdasarkan kelemahan dan ancaman tersebut, strategi yang perlu ditingkatkan adalah koordinasi dengan instansi teknis terkait yakni Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia terkait kendala sistem dan penyediaan data center yang mumpuni di Pusat Data Nasional. Selain itu, pada Badan Siber dan Sandi Negara dalam hal percepatan penyediaan tanda tangan digital bagi pengguna SRIKANDI. Dengan demikian, implementasi SRIKANDI dapat berjalan secara lebih optimal.

Berdasarkan analisis SWOT, dapat disimpulkan bahwa: 1) Penerapan aplikasi SRIKANDI di instansi pusat dan pemerintah daerah didukung dengan kebijakan yang baik serta ketersediaan sumber daya manusia dan penganggaran yang mumpuni. Terdapat kendala yang disebabkan kewenangan ANRI sebagai lembaga teknis yang ditunjuk untuk menerapkan SRIKANDI sangat terbatas, komitmen yang belum penuh dari mitra kerja penyedia SRIKANDI yang disebabkan oleh lemahnya koordinasi, dan terdapat aplikasi tandingan yang telah diterapkan lebih dahulu. 2) Strategi penerapan SRIKANDI atas hasil analisis SWOT tersebut yaitu sosialisasi kebijakan serta teknis penggunaan SRIKANDI yang lebih masif, koordinasi lebih intensif dengan mitra terkait, penanganan pengaduan yang lebih tanggap, serta pengembangan aplikasi yang akomodatif. Berdasarkan kesimpulan di atas, peneliti memberikan saran strategi untuk percepatan implementasi aplikasi SRIKANDI sebagai berikut: 1) Revitalisasi tim helpdesk SRIKANDI dengan mekanisme penyelesaian pengaduan lebih cepat tanggap dalam merespons dan menyelesaikan pengaduan. 2) Upaya persuasi bagi instansi pemerintah baik pusat maupun daerah yang telah memiliki aplikasi tandingan sebelumnya dengan menitikberatkan pada keunggulan SRIKANDI. 3) Pelaksanaan mekanisme pengajuan aplikasi sejenis melalui API (Application Programming Interface). 4) Peningkatan bobot tingkat digitalisasi arsip dalam unsur penilaian evaluasi reformasi birokrasi bagi instansi karena menyangkut penerapan SRIKANDI. 5) Koordinasi dengan instansi teknis terkait sehingga implementasi SRIKANDI berjalan secara lebih optimal.