Pengadaan koleksi electronic resources di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

Perpustakaan menyediakan beragam informasi sehinggap perpustakaan harus mampu menjawab kebutuhan informasi digital (Gorichanaz, 2021). Salah satunya Perpustakaan Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta sebagai alternatif jawaban yang tergolong sebagai perpustakaan hibrida (Harahap, 2018). Perpustakaan hibrida didesain untuk dapat melayani koleksi yang bersumber elektronik dan konvensional. Jenis perpustakaan hibrida merupakan jenis perpustakaan yang paling ideal bagi masyarakat Indonesia, di mana kebutuhan buku masih diperlukan dan internet menjelma sebagai kebutuhan (Harahap, 2018). Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta mendapatkan Akreditasi “A” dengan nilai 97,5 dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Khabib, 2018). Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga memiliki berbagai macam fasilitas sehingga mendukung hasil akreditasi, contohnya memiliki 18 koleksi langganan e-journal (Saptoni, 2018). Jurnal tersebut adalah Tylor and Francis Online, Ebscohost, IG Publishing, Wiley, ProQuest, Emerald, Cambridge jurnal, SAGE, SIAM (Society For Industrial and Applied Mathematics) Jstor, Oxford Journal, Science AAAS, Gale Databases, Springerlink, Ebook Kemenag, IISTE, INTEGRITAS, dan MORAREF. Selain itu, UIN Sunan Kalijaga memiliki 65 Jurnal dengan 9 jurnal dari Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, 2019) Electronic resources mutlak dibutuhkan dalam pengembangan lingkungan pembelajaran virtual (virtual learning environment (Kerimbayev, Nurym, Akramova, & Abdykarimova, 2020). Beberapa bentuk electronic resources, seperti database, e-journal, prosiding, e-book, dan linking technologies (Heriyanto, 2020) menjadi kebutuhan baru dalam dunia pendidikan. Sesuai studi ini, tingkat penggunaan e-journal di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia mencapai 1.112.257 unduhan pada tahun 2014. Data tersebut meningkat pada tahun 2015 sebanyak 1.324.521 unduhan untuk e-journal dan e-book (Nurmalia, Kustiyo, & Sulistyo-Basuki, 2016). Berdasarkan data tersebut menunjukkan bahwa penggunaan e-journal sebagai bagian dari penelusuran informasi sangat besar di kalangan akademisi untuk memenuhi kebutuhan studinya (Okocha, 2020). Untuk itu, dibutuhkan generasi baru pustakawan yang memahami transisi koleksi cetak ke elektronik (Kantharaja & Bharathi, 2020; Pennington, 2016). Pustakawan ditantang untuk memahami cara baru dalam mengoptimalkan akses ke electronic resources dan menemukan cara dalam menyesuaikan teknologi dan inovasi baru ke dalam struktur dan praktik perpustakaan (Lo, Cho, Law, Chiu, & Allard, 2017). Dengan demikian, tim pustakawan lintas divisi diperlukan untuk bernegosiasi, mengevaluasi, mengetahui masalah teknis terkait Uniform Resource Locator (URL), mengedit halaman website, mempromosikan electronic resources, dan melakukan pelatihan (Isrowiyanti, 2017). Electronic resources yang dirancang agar dapat digunakan semua orang dan memungkinkan penyandang disabilitas berpartisipasi lebih penuh dalam masyarakat yang didukung perkembangan informasi. Untuk itu, pustakawan perlu mengangkat masalah ini dengan database dan vendor e-book selama negosiasi lisensi (Schmetzke, 2015). Perpustakaan dengan melakukan modernisasi dalam aktivitas sehari-hari dan mendirikan pusat electronic resources telah mengubah perpustakaan secara fundamental. Pengguna mendapatkan informasi dengan cepat, informasi tersedia dalam website, dan pengguna melakukan navigasi melalui akses jarak jauh. Informasi yang tersedia dan tepat pada waktu yang tepat, kegiatan penelitian meningkat, staf perpustakaan, pengguna akan senang dengan pelayanan perpustakaan yang meningkat (Rahman & Rahman, 2016). Pengembangan koleksi dapat dimaknai sebagai proses perencanaan dan pertimbangan kebutuhan pengguna dengan mempertimbangkan kualitas koleksi. Secara umum, pengembangan koleksi mencakup empat aspek utama, yaitu kebijakan pengembangan koleksi, seleksi, pengadaan, dan seleksi (Alfiani, Bahri, Samsuddin, Rahman, & Uswatunnisah, 2019; Zen, Septiadi, & Purnomowati, 2017). Digitalisasi adalah proses pengubahan koleksi dalam bentuk cetak, analog atau media lain, seperti buku, artikel jurnal, foto, lukisan, bentuk mikro sebagai bentuk elektronik atau digital proses scanning, sampling, atau re-keying. Pengadaan electronic resources dapat dilakukan baik melalui metode pembelian atau berlangganan electronic resources dari penerbit atau peneliti atau database online, seperti Ebsco, Proquest, ScienceDirect, dan lain-lain. Selain itu, konsorsium perpustakaan dapat sebagai akses untuk mendapatkan electronic resources yang efisien karena dapat mengurangi biaya pengadaan (Kurniawan, 2020; Wahyuni, 2016). Penelitian mengenai pengadaan koleksi electronic resources di perpustakaan sebelumnya telah dilakukan beberapa peneliti. Pertama, penelitian Earney (2011) mengenai faktor utama yang memengaruhi pemilihan electronic resources di universitas, antara lain kualitas, cakupan subjek, perjanjian lisensi dan dukungan vendor. Perpustakaan dalam proses pengadaan dapat memperhatikan proses negosiasi yang terstruktur dengan baik agar dapat memberikan hasil yang lebih unggul atau sesuai kebutuhan perpustakaan. Kedua, penelitian Alfiani, Bahri, Samsuddin, Rahman, and Uswatunnisah (2019) yang menjelaskan bahwa penyedia juga perlu mempertimbangkan penilaian kebutuhan dan pengetahuan pengguna tentang kurikulum universitas. Ketiga, penelitian Mushtaq and Tausif (2020) bahwa perguruan tinggi India jauh lebih tertarik untuk berfokus pada membangun koleksi electronic resources yang substansial. Selama beberapa tahun terakhir, anggaran telah ditingkatkan di sebagian besar perpustakaan untuk proses akuisisi electronic resources. Terungkap pula bahwa mayoritas perpustakaan kurang memiliki kebijakan pengembangan koleksi yang tepat, terutama untuk electronic resources. Keempat, penelitian yang dilakukan Sarafudheen and Haseena (2020) yang menjelaskan pustakawan dalam mengelola electronic resources lebih banyak menghadapi tantangan, seperti masalah pemeliharaan dan masalah anggaran atau masalah perizinan. Safiyanu and Lawal (2021) memberikan catatan penting dalam praktik pengelolaan electronic resources di Universitas Pertanian Federal Abeokuta, Nigeria. Studinya memberikan rekomendasi untuk meningkatkan investasi dalam database elektronik. Pengembangan dan pengelolaan electronic resources perpustakaan China dilakukan melalui diversifikasi teknologi informasi dan sejumlah besar informasi literatur perpustakaan yang disimpan dalam peralatan informasi elektronik yang sesuai (Zhao, Zhang, & Wang, 2019). Selain itu, mobile digital memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kebiasaan membaca kalangan mahasiswa Hongkong. Mahasiswa membaca electronic resources, membaca lebih banyak jenis majalah, e-book, dan koleksi lainnya. Kehadiran sumber koleksi tersebut telah mendorong minat membaca para siswa (Wang, Chiu, Ho, & Lo, 2016). Kelima, penelitian Pandita and Singh (2018) yang menjelaskan bahwa tren pengadaan dan penggunaan electronic resources berkembang di antara perpustakaan akademik India. Meskipun pertumbuhan eksponensial dalam pengadaan electronic resources di perpustakaan belum sepenuhnya mengikis jumlah pembaca cetak. Institut Teknik dan Teknologi India lebih mengonsentrasikan pengadaan electronic resources di perpustakaan dengan menghabiskan hampir tiga perempat anggaran untuk pengadaan electronic resources yang sebagian besar dalam bentuk jurnal online dan e-Book. Saat mengevaluasi peringkat yang dicapai perpustakaan, 95% perpustakaan yang diteliti mengalami perubahan, di mana 55% perpustakaan tergelincir dalam peringkatnya, sementara 45% meningkat dan 5% tidak menunjukkan perubahan. Data ini mengklarifikasi pentingnya perpustakaan dan peran yang dimainkan perpustakaan dalam peringkat keseluruhan institusi. Selain itu, hampir tiga perempat anggaran perpustakaan Institut Manajemen India dihabiskan untuk pengadaan electronic resources yang sebagian besar dalam bentuk langganan jurnal online. Setiap anggota fakultas selama studi setiap lembaga menerbitkan 1,18 artikel penelitian dengan rata-rata output penelitian kelembagaan tahunan 19,63 artikel penelitian (Singh & Pandita, 2017). Kelima, penelitian Cahyadi (2018) yang menjelaskan bahwa Indonesia masih kekurangan keterlibatan sarjana dalam pelatihan dan seminar literasi informasi, kekurangan dalam pembelian koleksi perpustakaan, belum tersedianya akses ke database jurnal internasional, kurangnya dorongan untuk interaksi jaringan keilmuan, dan menghalangi penguasaan kompetensi literasi informasi. Lebih lanjut mahasiswa pun memiliki kesadaran yang rendah terhadap electronic information resources (Tlakula & Fombad, 2017). Dengan demikian, literasi informasi sangat dibutuhkan dengan dukungan kurikulum berbasis literasi informasi dan pelatihan khusus. Partisipasi mahasiswa pun dalam penggunaan electronic resources berpotensi melalui akademisi yang melek informasi (Azura, 2013). Berdasarkan penjelasan tersebut, belum ditemukan penelitian yang secara spesifik membedah proses pengadaan konten electronic resources perpustakaan di Indonesia. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi proses pengadaan koleksi electronic resources di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Untuk itu, penelitian ini penting untuk dilakukan karena proses pengadaan koleksi electronic resources merupakan bagian kunci dari manajemen electronic resources agar proses siklus hidup perpustakaan berjalan maksimal.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif melalui metode penelitian deskriptif. Penelitian ini merupakan jenis penelitian lapangan (field research) yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara langsung terjun ke lapangan. Sesuai analisis data, jenis penelitian ini adalah analitik-kualitatif (Cohen, Manion, & Morrison, 2018). Penelitian kualitatif adalah penelitian yang didasarkan pada filsafat post positivisme, penelitian untuk memperoleh makna dan pemahaman budaya subjek penelitian di mana peneliti adalah instrumen kunci (Creswel, 2014). Penelitian berlokasi di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga yang dilakukan selama 3 bulan dari Januari sampai Maret 2020. Adapun fokus kajian yang dilakukan adalah mengenai manajemen electronic resources Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga khususnya dalam aspek pengadaan koleksi. Subjek penelitian yang dipilih sebagi narasumber menggunakan teknik purposive sampling, yakni teknik berdasarkan ciri-ciri tertentu yang dipandang memiliki sangkut paut dengan ciri populasi yang sudah diketahui sebelumnya. Narasumber disesuaikan dengan kriteria tertentu yang diterapkan berdasarkan tujuan penelitian, seperti Pustakawan di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga yang terlibat langsung pengadaan koleksi electronic resources, mahasiswa magister dan dosen yang pernah mengakses electronic resources di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Narasumber yang memenuhi kriteria tersebut berjumlah 7 orang yang terdiri dari 3 Pustakawan, 1 dosen, dan 3 mahasiswa. Semua narasumber bersedia untuk diwawancarai. Teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Pertama, peneliti melakukan wawancara terstruktur dari informan, antara lain pengelola electronic resources perpustakaan, dosen, dan mahasiswa Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Kedua, peneliti mengobservasi dengan mengamati praktik pengelolaan electronic resources Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Peneliti melihat secara langsung kegiatan di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga yang berhubungan dengan manajemen electronic resources. Ketiga, peneliti mewawancarai secara mendalam para informan selama kegiatan pengamatan. Keempat, peneliti melakukan studi dokumentasi terhadap dokumen-dokumen yang dianggap penting dan relevan terhadap penelitian, contohnya transkrip wawancara, catatan observasi, dan dokumentasi. Peneliti kemudian melakukan uji validitas data menggunakan uji triangulasi, yakni teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu lain di luar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding data (Cohen et al., 2018). Triangulasi data yang digunakan terdiri dari triangulasi sumber dan triangulasi teknik. Triangulasi sumber adalah salah suatu teknik untuk menguji kredibilitas data dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui berbagai macam sumber data. Adapun triangulasi teknik menggunakan teknik pengumpulan data yang berbeda untuk mendapatkan data dari sumber yang sama, melalui teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi kepada pustakawan, dosen dan mahasiswa (Cohen et al., 2018). Setelah itu, peneliti melakukan teknik analisis data menggunakan analisis interaktif Miles dan Huberman yang dibantu menggunakan aplikasi NVIVO versi 12. Pertama, kegiatan reduksi data, merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, dan transformasi data yang kasar yang muncul dari catatan tertulis di lapangan sehingga peneliti lebih fokus sesuai objek penelitian. Reduksi data berlangsung selama proses penelitian hingga tersusunnya naskah artikel. Kedua, kegiatan penyajian data, merupakan sekumpulan informasi yang tersusun untuk memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Penyajian data dalam penelitian ini merupakan gambaran tentang manajemen pengadaan koleksi electronic resources di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Ketiga, kegiatan penarikan kesimpulan atau verifikasi, merupakan suatu kegiatan konfigurasi yang utuh. Setelah data dianalisis, maka data dapat disimpulkan berdasarkan masalah yang dijelaskan. Peneliti melalui hasil pengelolaan dan penganalisisan data kemudian meng interpretasikan masalah untuk digunakan sebagai dasar menarik kesimpulan. Peneliti pun melakukan pencocokan terhadap kerangka teori yang digunakan. Dengan demikian, peneliti setelah menganalisis data kemudian menarik kesimpulan dan mencari temuan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan.

Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga memiliki electronic resources dari database e-journal dan e-book. Koleksi ini bersumber dari pembelian atau melanggan kepada beberapa penerbit atau lembaga pengindeks tingkat nasional dan internasional. Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga saat ini mempunyai 18 koleksi langganan e-journal (Saptoni, 2018), antara lain Tylor and Francis Online, Ebscohost, IG Publishing, Wiley, ProQuest, Emerald, Cambridge jurnal, SAGE, SIAM (Society For Industrial and Applied Mathematics) Jstor, Oxford Journal, Science AAAS, Gale Databases, Springerlink, e-book Kemenag, IISTE, INTEGRITAS, dan MORAREF. Koleksi e-book dan e-journal Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga sering digunakan dosen dalam menunjang pembuatan kegiatan karya tulis. Para dosen mengakses electronic resources melalui portal library yang dimiliki perpustakaan. Portal library bermanfaat bagi pengembangan layanan elektronik (Verdugo, Astudillo-Rodriguez, Verdugo, Lima, & Cedillo, 2020). Peneliti berdasarkan hasil penelitian mendapatkan 7 temuan utama dalam proses pengadaan koleksi electronic resources di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, di antaranya target, penganggaran, spesifikasi pengguna, autentikasi single sign on, tim yang tepat, duplikasi konten, dan komunikasi dengan vendor. Temuan penelitian pertama, target. Tim electronic resources perpustakaan melakukan analisis terhadap konten electronic resources yang akan dibeli melalui identifikasi atau pemetaan terhadap konten baru yang akan didapatkan. Hal ini penting bagi perpustakaan untuk mengetahui data permintaan dari para pengguna (Hosburgh, 2014). Tim electronic resources perpustakaan meminta pandangan terkait kebutuhan electronic resources kepada pengguna. Di samping itu, tim electronic resources dibentuk untuk merespons perkembangan kurikulum dan merespons kebutuhan electronic resources. Pertimbangan ini berdasarkan agenda riset kampus Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Gambar 1. Bagan pengadaan konten electronic resources Sumber: Dokumentasi peneliti, 2020 Temuan penelitian kedua, penganggaran. Narasumber menjelaskan, “Penganggaran untuk electronic resources Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga menggunakan dana Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian dan Lembaga (RKAKL)” (I. N. Hadna, wawancara, February 3, 2020). Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga mendapatkan anggaran yang didapatkan cukup sedikit untuk memenuhi kebutuhan perpustakaan. Berdasarkan hal ini, dana (funding) merupakan masalah yang sering dihadapi perpustakaan (Ishola, 2014). Anggaran yang didapatkan perpustakaan sangat kecil jika dibandingkan dengan anggaran yang diberikan kepada fakultas. Fakultas memiliki mahasiswa yang cukup banyak sehingga mendapatkan anggaran dalam jumlah banyak. Perpustakaan mendapatkan anggaran yang bersumber dari pendapatan yang didapatkan namun sistem ini dianggap tidak cukup berpihak kepada perpustakaan. Untuk itu, electronic resources yang diadakan harus efisien dalam segi pembiayaan (Andayani, 2014), dan jumlah anggaran sesuai kebutuhan yang telah direncanakan tim electronic resources Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga sebelumnya mendapatkan pemasukan dari administrasi bebas pustaka. Akan tetapi, “Hal ini berubah, pasca penerapan sistem Uang Kuliah Tunggal (UKT) manajemen keuangan menjadi tersentralisasi ke rektorat” (I. N. Hadna, wawancara, February 3, 2020). Sistem penganggaran bersifat tetap dan berkelanjutan (Santosa, 2014). Hal ini berarti bahwa perpustakaan akan selalu mendapatkan anggaran di setiap tahun. Narasumber menambahkan bahwa, “Anggaran yang didapatkan sebanyak 1 M” (I. N. Hadna, wawancara, February 3, 2020). Perpustakaan harus mampu memilah dan memilih electronic resources sesuai kebutuhan dan prioritas dengan anggaran yang terbatas. Perpustakaan tidak dapat mendapatkan diskon multi tahun dengan sistem penganggaran yang terbatas setiap tahun. Selain itu, perpustakaan pun tidak dapat melakukan langganan electronic resources dengan sistem multi tahun sehingga perpustakaan tidak mendapatkan diskon secara eksplisit dengan sistem ini. Perpustakaan melakukan sistem lelang dengan membuat nota kesepahaman atau Memorandum of Undserstanding (MoU) selama 1 tahun. Perpustakaan melalui MoU membuat penghitungan otomatis dari budget hingga margin. Perpustakaan membeli koleksi electronic resources bersifat berkelanjutan, artinya perpustakaan tetap membeli koleksi karena menyangkut akreditasi walaupun secara statistik penggunaan koleksi tersebut sedikit. Narasumber memaparkan bahwa, “Untuk itu, perpustakaan dalam praktiknya menerima sales setiap tahun untuk melakukan demo menjelaskan kelebihan electronic resources yang baru maupun electronic resources yang sudah dilanggan. Para sales berupaya mempertahankan masing-masing electronic resources yang telah dilanggan (M. Ulum, wawancara, February 2, 2020). Perpustakaan ketika membeli database kepada vendor akan membayar harga per judul database yang akan dilanggan. Perpustakaan membayar tergantung database yang ditawarkan vendor. Perpustakaan tidak menggunakan sistem statistik untuk value for money (Bailey, 2011) dalam proses memberikan harga terhadap database yang dilanggan. Temuan penelitian ketiga, spesifikasi pengguna perpustakaan dalam menggunakan electronic resources. Electronic resources dapat disesuaikan dengan jelas pada level sarjana dan magister (Emery & Stone, 2014). Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga pun menyediakan electronic resources untuk level sarjana dan magister namun dalam penyampaian sumber informasi rujukan lebih ditekankan kepada mahasiswa Magister. Sumber informasi rujukan tersebut berupa e-book dan e-journal. Adapun Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga mengenalkan electronic resources untuk mahasiswa sarjana melalui kegiatan user education, yakni bentuk sosialisasi yang dilakukan perpustakaan terkait koleksi yang dimiliki. Mahasiswa sarjana menerima pemahaman mengenai informasi koleksi perpustakaan yang terdiri dari buku tercetak, jurnal tercetak, e-book, dan e-journal melalui penjelasan terkait website perpustakaan. Selain itu, mahasiswa Magister dalam kegiatan user education dalam 2 tahun terakhir lebih ditekankan menerima cara menelusur electronic resources yang dimiliki perpustakaan. Narasumber menjelaskan, “Untuk Magister memang lebih ditekankan pada pemahaman terkait electronic resources” (Wahyani, wawancara, February 3, 2020). Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dalam menentukan koleksi perpustakaan belum memiliki spesifikasi kriteria electronic resources yang dituangkan dalam bentuk dokumen (Emery & Stone, 2014). Meskipun demikian, perpustakaan memiliki beberapa kriteria dalam menentukan database electronic resources. Para narasumber memberikan pandangan bahwa, “Ada dua pertimbangan utama dipilihnya sebuah electronic resources. Pertama berdasarkan kurikulum di Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dan kedua berdasarkan usulan dari mahasiswa dan dosen. Adapun pertimbangan utama dari segi IT ialah dukungan (support) dari vendornya sendiri. Selain itu pertimbangan yang lain adalah electronic resources yang akan dilanggan dapat menyesuaikan dalam berbagai macam hardware, seperti laptop atau handphone” (M. Ulum, wawancara, February 2, 2020). “Electronic resources yang akan dilanggan sebaiknya sudah terindeks Scopus” (Wahyani, wawancara, February 3, 2020). Pengelola Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga memetakan database electronic resources yang dilanggan berdasarkan subjek kajian secara spesifik. Hal ini dilihat dari beberapa database yang telah dilanggan perpustakaan dengan mempertimbangkan beberapa hal dalam penentuan database. Narasumber menjelaskan bahwa, “Database Emerald dilanggan karena memuat banyak kajian ilmu perpustakaan, banyak dosen mengusulkan dan membutuhkan. Database Jstor dipertahankan karena banyak memuat arsip naskah kuno yang berkaitan dengan kajian Islam, seperti kajian Islamic studies dari arsip 1900-an. Database Ebsco Arab World dipertahankan karena berfokus dalam kajian Bahasa Arab dan Program Studi Bahasa Arab banyak memintanya” (I. N. Hadna, wawancara, February 3, 2020). Database membantu pustakawan dan pengguna dalam memudahkan pencarian electronic resources yang dibutuhan (Heriyanto, 2020). Pustakawan berperan penting menginformasikan database kepada para pengguna perpustakaan. Pengguna pun dapat leluasa mencari informasi dari e-book atau e-journal. Temuan penelitian keempat, autentikasi single sign on. Autentikasi merupakan salah satu yang harus diperhatikan dalam pengadaan koleksi electronic resources (Hosburgh, 2014). Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dalam penggunaan autentikasi lebih spesifik ke jenis electronic resources yang berasal dari luar (vendor). Sistem autentikasi electronic resources di perpustakaan dilakukan untuk mengakses database vendor menggunakan sistem single sign on. Pengguna mengakses database yang telah dilanggan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga menggunakan sistem autentikasi Internet Protocol (IP) dengan aplikasi dalam melakukan sistem single sign on adalah EZProxy. Adapun ada beberapa langkah yang dilakukan untuk mendapatkan akses single sign on. Pertama, memperhatikan jaringan yang sedang digunakan. Sistem single sign on akan bekerja apabila pengguna menggunakan jaringan internet dari luar jaringan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Pengguna yang mengakses database vendor menggunakan jaringan internet Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga, maka secara otomatis pengguna mendapatkan autentikasi IP milik Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Berbeda dengan pengguna yang mengakses database vendor tidak menggunakan jaringan internet Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga, maka pengguna harus masuk alamat website http://online.uin-suka.ac.id. Pengguna yang sudah masuk ke dalam website tersebut harus memasukkan akun untuk masuk (login) menggunakan user ID dan password sivitas akademika Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Aplikasi EZProxy memberikan manfaat besar kepada mahasiswa dalam menyelesaikan tugas kuliah yang beraneka ragam. Hal ini sangat memudahkan mahasiswa karena hanya cukup satu kali memasukkan username dan password (Kusuma, 2016). Selain itu, aplikasi EZProxy membantu mengidentifikasi potensi masalah keamanan (Rosenfeld & Enoch, 2019). Berdasarkan temuan penelitian, perpustakaan sangat tepat menggunakan EZProxy sebagai alat autentikasi. Meskipun demikian, tidak semua informan mengetahui cara mengakses single sign on. Para narasumber menyatakan, ”Belum pernah menggunakan sistem single sign on” (P. Arifin & F. Mato, wawancara, February 4, 2020). Dua narasumber mengatakan bahwa belum pernah menggunakan sistem single sign on. Hal ini berbeda dengan 2 narasumber berikut yang menyatakan, “Pernah menggunakan menggunakan sistem single sign on” (A. Triyanta & Z. K. Ummi, wawancara, February 4, 2020). Gambar 2. Tampilan single sign on Sumber: Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga, 2020 Temuan penelitian kelima, tim yang tepat. Tim yang tepat sebagai salah satu indikator dalam pengadaan koleksi perpustakaan (Emery & Stone, 2013). Perpustakaan dalam mengelola database berskala besar saat pengambilan keputusan sebaiknya konsultasi dengan bagian support IT. Narasumber menyatakan bahwa, “Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dalam pengelolaan konten electronic resources yang tergabung dalam tim, antara lain kepala perpustakaan, wakil kepala perpustakaan, koordinator bidang layanan teknis, dan koordinator umum referensi. Koordinator bidang teknis berhubungan dengan pengadaan dan pengembangan koleksi sedangkan koordinator bidang referensi berhubungan dengan pengelolaan dan penggunaan referensi, seperti jurnal dan e-book. Di samping itu, 1 orang informan dari staf IT berhubungan dengan hal yang bersifat teknis” (I. N. Hadna, wawancara, February 3, 2020). Perpustakaan dalam pengadaan pembelian koleksi electronic resources, harus melibatkan bagian rumah tangga dan bagian keuangan rektorat. Perpustakaan secara struktur berada di bawah Pusat Administrasi Universitas (PAU) secara langsung dan posisi Dekanat setara dengan Pusat Administrasi Universitas. Hal inilah yang menjadikan anggaran perpustakaan tidak begitu maksimal. Walaupun demikian, tim pengelola electronic resources menjalin komunikasi dengan baik dalam melakukan kegiatan seleksi koleksi, seperti mengenal kebutuhan koleksi dari dosen dan mahasiswa. Tim pengelola electronic resources pun mendapatkan katalog koleksi dari para penerbit. Narasumber menambahkan, “Selain itu, tim perpustakaan terus menjalin komunikasi yang baik dengan pihak keuangan dan rumah tangga Rektorat UIN Sunan Kalijaga” (M. Ulum, wawancara, Februari 2, 2020). Temuan penelitian keenam, duplikasi konten. Tim pengelola electronic resources dalam menilai vendor memperhatikan aspek teori Techniques for Electronic Resources Management (TERMS), seperti pemeriksaan duplikasi konten, pemeriksaan kebutuhan electronic resources yang ditinjau dari segi langganan, dan uji coba terhadap database yang akan dilanggan (Emery & Stone, 2013). Narasumber memaparkan, “Proses pengecekan duplikasi dilakukan berdasarkan subjek. Berdasarkan satu database, dari sisi judul memiliki judul yang berbeda dengan database lainnya. Tim pengelola electronic resources dalam memeriksa duplikasi akan memperhatikan subjek koleksi tersebut. Pengelola perpustakaan tidak akan berlangganan database lain yang memiliki subjek yang sama” (I. N. Hadna, wawancara, February 3, 2020). Meskipun demikian, beberapa Program Studi UIN Sunan Kalijaga masih belum terpenuhi kebutuhan koleksi sesuai subjek keilmuannya karena keterbatasan anggaran yang dimiliki. Kajian Islamic studies merupakan kajian yang paling banyak dibutuhkan sivitas akademika UIN Sunan Kalijaga dan kajian yang paling sulit dicari. Jurnal masih jarang membahas Islam studies dan dirasakan juga oleh berbagai perguruan tinggi Islam lainnya. Koleksi kajian Islam memang banyak terdapat di Malaysia, namun kajian lebih mendominasi dalam kajian Islamic Finance. Narasumber memberikan gambaran tentang pembagian subjek, “Database yang dilanggan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. Database Emerald lebih fokus dalam kajian library, science, dan education. Adapun perpustakaan dalam kajian Islamic Studies masih lebih condong mempertahankan database JSTOR karena memuat banyak naskah kuno kajian Islam. Selain itu, database Ebsco merupakan database yang dipertahankan dilanggan karena memuat kajian Islamic studies. Kajian ilmu sosial perpustakaan cenderung menggunakan database Taylor and Francis dan Oxford. Tim pengelola electronic resources sering melakukan rapat (sharing) terbatas untuk membahas database akan dipertahankan dan menunda database yang lainnya (Wahyani, wawancara, February 3, 2020). Narasumber lain menambahkan, “Dalam perspektif IT bahwa duplikasi konten tidak mungkin terjadi karena database e-journal dan e-book setiap vendor memiliki konten berbeda” (M. Ulum, wawancara, February 2, 2020). Setiap konten e-journal atau e-book memiliki nomor unik bernama Digital Object Identifier (DOI), sebagai alat pengenal permanen dokumen elektronik terutama jurnal. Jurnal yang memiliki DOI sebagai salah satu poin penilaian akreditasi Kemenristek-Dikti (Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi, 2018). Setiap jurnal yang memiliki DOI akan mudah ditelusuri. Para vendor biasanya memberikan uji coba menggunakan koleksi (free trial) selama 1 bulan dalam mengakses e-journal atau e-book. Emery and Stone (2013) menjelaskan bahwa masa uji coba vendor memang sebaiknya minimal 1 bulan. Tim pengadaan electronic resources selama proses uji coba akan menilai kemudahan akses. Selain itu, akses database pun dilihat dari kebutuhan pengguna dan kemudahan akses terhadap database vendor. Beberapa vendor langganan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga adalah Taylor and Francis, Igroup, dan Sagung Seto. Narasumber mengatakan, “Tim pengadaan electronic resources dalam sistem administrasi pembelian database tidak diperbolehkan mengakses langsung ke penerbit luar negeri sehingga pembelian electronic resources melalui distributor resmi di Indonesia, seperti Igroup. Vendor ini membawahi beberapa database seperti Emerald dan Cambridge dan digunakan perpustakaan lainnya. Sistem administrasi pembeliaan database pun berlaku untuk alat otomasi perpustakaan” (I. N. Hadna, wawancara, February 3, 2020). Temuan penelitian ketujuh, komunikasi dengan vendor. Komunikasi merupakan faktor penting dalam melakukan negosiasi dengan vendor (Brooks, 2014). Tim pengelola electronic resources harus merespons masalah dalam pengadaan koleksi. Sesuai hasil temuan penelitian, tim sempat melakukan trial dari beberapa database namun hasil unduhan tidak bagus. Setelah tim telusuri, konten yang diunduh merupakan hasil scan. Tim membutuhkan waktu lama untuk mengunduh akan tetapi hasilnya tidak memuaskan. Setelah itu, tim berkomunikasi dengan vendor meminta klarifikasi tetapi vendor tidak merespons secara memuaskan. Tim pun memutuskan tidak berlangganan kembali dengan vendor tersebut. Kegiatan akuisisi electronic resources seharusnya dilakukan sesuai kriteria seleksi (Omonori, Adedayo, & Olusegun, 2018). Kriteria utama pelanggan electronic resources adalah kesesuaian dengan anggaran. Walaupun demikian, kriteria dari kegiatan seleksi tidak dibentuk secara dokumen tertulis. Narasumber menyatakan bahwa, “Tim harus menyesuaikan database yang akan dilanggan dengan anggaran yang dimiliki. Adapun kriteria selanjutnya adalah kemudahan akses. Hal ini berkaitan dengan pengalaman vendor dalam menghadapi masalah saat pengadaan electronic resources” (M. Ulum, wawancara, February 2, 2020).

Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dalam manajemen electronic resources telah memiliki sistem pengadaan koleksi yang baik. Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dengan anggaran yang terbatas mampu memanfaatkan sumber daya yang ada. Ada 7 poin penting proses pengadaan koleksi electronic resources di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Pertama mengetahui target, institusi harus memiliki target capaian dalam proses manajemen electronic resources. Kedua penganggaran, manajemen keuangan yang dikelola dengan baik dapat memberikan hasil yang signifikan meskipun anggaran yang dimiliki terbatas. Ketiga spesifikasi pengguna, dalam pengadaan koleksi electronic resources target pengguna khususnya dalam konteks Perguruan tinggi harus jelas. Keempat autentikasi Single Sign On (SSO), dengan system SSO ini akan mempermudah akses bagi para pengguna perpustakaan. Kelima tim yang tepat, dengan memilih SDM yang kompeten akan mendorong proses pengelolaan untuk lebih baik. Keenam duplikasi konten, setiap konten yang dilanggan harus di cek terlebih dahulu apakah terdapat duplikasi dari konten tersebut. Ketujuh komunikasi dengan vendor, proses komunikasi ini penting untuk menjaga kualitas konten yang dilanggan. Temuan ini berkontribusi terhadap salah satu gambaran praktik manajemen pengadaan electronic resources di Indonesia. Penelitian lebih lanjut dapat dilakukan berupa analisis seberapa jauh koleksi electronic resources digunakan para pengguna khususnya sivitas akademika Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.