PENGELOLAANINFORMASI SEBAGAI UPAYAMEMENUHI KEBUTUHAN INFORMASIMASYARAKAT (Studi Kualitatif Pengelolaan Informasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut)

Seiring perkembangan zaman yang begitu pesat, informasi merupakan salah satu jenis sumber daya paling utama dan merupakan kebutuhan di dalam suatu intansi pemerintahan. Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) di Kabupaten Garut baru terbentuk pada bulan juli 2014 berdasarkan PERDA Nomor 09 Tahun 2014 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Daerah Kabupaten Garut (Pemkab.Garut, 2014). Keberadaan dinas ini telah membawa banyak perubahan yang cukup signifikan dalam memasuki era informasi yaitu sebagai wadah dalam penyelenggaraan dan penyediaan informasi Pemerintahan, Pembangunan dan Kemasyarakatan di Kabupaten Garut. Intansi tersebut bertanggung jawab atas pengolahan data untuk dijadikan informasi yang bermanfaat guna menunjang peningkatan kualitas kehidupan masyarakat Garut. Salah satu tugas Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Garut adalah mengumpulkan, menyeleksi, mengolah, menyebarkan, dan menyimpan informasi agar sewaktu-waktu dapat dimanfaatkan untuk kepentingan masyarakat. Informasi yang dibutuhkan tentunya sangat bervariasi, tergantung kepada kebutuhan masyarakat, tingkat pendidikan serta status sosial yang membutuhkan informasi tersebut (Keminfo, 2008). Seperti yang kita ketahui saat ini sumber informasi relatif banyak dan tersebar dalam berbagai bentuk media penyajiannya, baik melalui media cetak (buku, surat kabar, majalah, bulletin) maupun media elektronik (radio, televisi, handphone, internet) dapat dengan mudah diperoleh, namun kadangkadang tidak sedikit informasi yang disajikan dan disebarkan masih ada yang belum memiliki data dengan kualitas data yang akurat. Oleh karena itu disinilah salah satu fungsi Diskominfo Kabupaten Garut sebagai intansi dalam penyelenggaraan dan penyediaan informasi harus dapat menyajikan informasi yang berkualitas. Menurut Jogiyanto dalam Yakub, bahwa kualitas informasi tergantung dari tiga hal yaitu relevan, tepat waktu dan akurat (Yakub, Pengantar Sistem Informasi). Berdasarkan wawancara dengan Bapak Suryana bahwa informasi yang disajikan Diskominfo Kabupaten Garut saat ini sudah akurat, relevan dan tepat waktu karena informasi tersebut berasal dari kegiatan-kegiatan langsung yang dilaksanakan dilapangan dan dari sumber-sumber yang dapat dipertanggung jawabkan yaitu informasi yang diambil dari dinas-dinas terkait dalam hal pengumpulan data yang akan dijadikan sebagai bahan informasi untuk memenuhi tuntutan akan kebutuhan informasi yang semakin tinggi dari masyarakat Kabupaten Garut. Tuntutan akan kebutuhan informasi masyarakat Kabupaten Garut sangat tinggi terhadap informasi dan terus berkembang mengikuti kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat, berdasarkan wawancara dengan Kepala Diskominfo Kabupaten Garut Bapak Dikdik Hendrajaya bahwa tuntutan masyarakat Kabupaten Garut akan infromasi sangat tinggi sehingga diperlukan kecepatan dalam memberikan informasi melalui teknologi dan komunikasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi (Hendrajaya, 2015). Hal ini terbukti dengan banyaknya pengguna website Diskominfo Kabupaten Garut rata-rata perhari yang mengakses ke website tersebut sebanyak 1.332 kunjungan, kenyataan ini menunjukan bahwa minat masyarakat dalam mencari informasi di website Diskominfo Kabupaten Garut relatif cukup tinggi. Dalam upaya untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut maka perlu meningkatkan pengelolaannya. Penelitian ini merupakan penelitian awal yang mencoba untuk mengetahui bagaimana proses pengelolaan informasi di Diskominfo Kabupaten Garut yang menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Penelitian ini memiliki tujuan, yaitu: 1) Untuk mengetahui pengumpulan data pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut 2) Untuk mengetahui pengolahan data pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut 3) Untuk mengetahui analisis informasi informasi pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut 4) Bagaimana penyajian dan penyebaran informasi pada Dinas Informatika Kabupaten Garut 5) Untuk mengetahui bagaimana dokumentasi/penyimpanan informasi pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut. TINJAUAN PUSTAKA Kegiatan dalam proses membuat informasi diperlukan data, data tersebut adalah sebagai bahan baku informasi yang digali dari sumbersumber yang tepat, berkualitas dan diolah sedemikian rupa untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat. Menurut Gordon B. Davis dalam Sutabri, data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat ini atau keputusan mendatang (Sutabri, 2005). Pengolahan data menjadi informasi yang dilakukan Diskominfo Kabupaten Garut merupakan bagian dari proses transformasi informasi. Pada prinsipnya mekanisme pengelolaan informasi dilaksanakan berdasarkan pendekatan sistem serta mengikuti konsep sistem, adapun konsep sistem itu sendiri seperti yang diungkapkan oleh Sutanta meliputi tiga unsur yaitu input, proses dan output (Sutanta, 2003 ). Input merupakan tahapan awal dimulainya data masuk, dimana komponen masukan tersebut terdiri dari perencanaan yang disusun berdasarkan penjajakan informasi, dan merupakan data awal untuk melakukan proses pengelolaan informasi, selanjutnya yaitu proses, didalam proses tersebut terdapat transformasi informasi yang bertujuan untuk memproses data menjadi informasi, dari proses tersebut akan menghasilkan output yang berupa produk-produk informasi yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Dilihat dari konsep diatas maka pengelolaan informasi sama dengan pengelolaan sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Adapun mekanisme pada pengelolaan sistem informasi itu sendiri mengikuti proses tahapan dari transformasi informasi yang merupakan tindak lanjut dari tahapan proses data menjadi informasi yang terdiri dari 5 tahapan yaitu pengumpulan data, pengolahan data, analisis, penyajian dan penyebarluasan, serta dokumentasi atau penyimpanan (Hamalik, 1993). Dengan demikian maka pengelolaan informasi merupakan hasil dari transformasi informasi. Dilihat dari hakikatnya, transformasi informasi merupakan suatu proses pengubahan wujud, sifat, ciri-ciri data menjadi informasi, yang selanjutnya disajikan secara statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan atau didokumentasikan. Proses ini berlangsung secara bertahap, berlanjut dalam urutan dengan mekanisme menurut cara-cara tertentu.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif, yaitu dengan mendeskripsikan hasil dari penelitian yang diperoleh selama berada dilapangan yang berkaitan dengan pengelolaan informasi yang dilakukan oleh Diskominfo Kabupaten Garut. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara mendalam kepada informan dan studi kepustakaan. Sumber data yang digunakan terdiri dari dua, yaitu sumber data primer yang diperoleh langsung dari informan melalui wawancara kepada pihak-pihak di Diskominfo Kabupaten Garut dengan kriteria sebagai berikut: (1) Pihak internal Diskominfo Kabupaten Garut; (2) Tugas pokonya hanya dalam bidang pengelolaan informasi (dari pengumpulan data sampai dengan penyimpanan informasi); (3)Terlibat langsung dalam kegiatan utama dan khusus mengelola informasi di Diskominfo Kabupaten Garut; (4) Benar-benar mamahami tata cara pengelolaan informasi dan sumber data sekunder merupakan sumber data yang diperoleh secara tidak langsung melalui literatur dalam bentuk catatan, laporan histori yang tersusun di dalam arsip, baik itu yang dipublikasikan maupun yang tidak dipublikasikan. Teknik pemeriksaan keabsahan data dilakukan dengan menggunakan metode triangulasi yaitu triangulasi sumber. Triangulasi pada penelitian ini bukan untuk menguji dan membandingkan ataupun menilai apakah kegiatan pengelolaan informasi yang dilakukan sudah benar atau salah, melainkan sebagai pendukung untuk melengkapi pernyataan-pernyataan dari hasil penelitian yang dilakukan dengan informan. Sementara itu objek dalam penelitian ini adalah Pengelolaan Informasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut sebagai upaya memenuhi kebutuhan informasi masyarakat Kabupaten Garut.

Pengelolaan Informasi merupakan faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan unit pengolah data dalam rangka peyediaan informasi bagi para pengguna. Pengelolaan informasi yang dilaksanakan Diskominfo Kabupaten Garut merupakan bagian dari proses transformasi informasi, dimana pada hakikatnya transformasi informasi merupakan suatu proses pengubahan wujud, sifat, ciri-ciri data menjadi informasi, yang selanjutnya disajikan secara statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan atau didokumentasikan (Sutabri, 2005). Dalam kegiatan pengelolaan informasi diperlukan kemampuan dalam pelaksanaan transformasi informasi itu sendiri, yang bertitik tolak dari pengumpulan data, pengolahan dan dianalisis, penyajian dan penyebarluasan, sampai pada kegiatan dokumentasi. Menurut Oemar Hamalik data yang telah diolah melalui tahapan-tahapan tersebut akan membuahkan hasil yang disebut informasi (Hamalik, 1993). Adapun tahapan dari pengelolaan informasi di Diskominfo Kabupaten Garut adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut. Pengumpulan data di Diskominfo Kabupaten Garut berasal dari adanya tugas internal dan permintaan eksternal. Tugas internal yaitu kewajiban Diskominfo Kabupaten Garut untuk menyediakan informasi termasuk adanya surat perintah melalui surat tugas untuk mencari data yang akan dijadikan informasi. Sedangkan permintaan eksternal yaitu apabila ada pemohon yang memerlukan informasi dan meminta langsung ke Diskominfo Kabupaten Garut. Akan tetapi sebelum pengumpulan data itu dilaksanakan, langkah pertama yang dilakukan yaitu menyusun suatu konsep/perencanaan tata cara pengumpulan data, agar mendapat suatu gambaran mengenai data apa yang diperlukan dan dimana data tersebut diperoleh, berdasarkan pada pertimbangan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh seluruh lapisan masyarakat. Persiapan pengumpulan data dilaksanakan sesuai dengan konsep/perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. Persiapan tersebut dimulai dari menentukan lokasi, menyiapkan surat tugas, menyiapkan media yang dibutuhkan, menyiapkan dan menyusun daftar isian dan daftar pertanyaan yang akan menjadi acuan dalam hal pengumpulan data di lapangan. Hal ini menunjukan bahwa pada awal pengumpulan data, sudah dilakukan penyeleksian dengan cara menentukan data yang akan dijadikan sebagai bahan informasi. Menurut Hamalik hal-hal yang harus dipersiapkan dalam pengumpulan data diantaranya: Perumusan masalah secara jelas, penetapan populasi dan sample yang jelas akan dijadikan sumber data, mempersiapkan daftar pertanyaan, daftar isian, dokumen-dokumen yang perlu dipelajari, mempersiapkan hal-hal non teknis (Hamalik, 1993). Dalam menentukan tujuan untuk menghasilkan informasi yang tepat, maka pengumpulan data pun harus tepat pula yaitu sesuai dengan kebutuhan informasi yang akan dibuat, untuk itu maka pengumpulan data yang dilakukan oleh Diskominfo Kabupaten Garut dilaksanakan melalui dua cara, yaitu pertama secara langsung turun ke lapangan, mendatangi lokasi yang menjadi objek sumber data dan mewawancarai narasumber yang memiliki pengetahuan dan pengalaman untuk dimintakan keterangannya mengenai data yang dibutuhkan. Yang kedua secara tidak langsung, yaitu dengan meminta data dari sumber lain yang sudah diketahui keberadaan data tersebut dengan memintanya melalui telepon atau meminta dikirim lewat email. Selain itu pencarian secara tidak langsung dilakukan dengan melihat situs website, blog dan koran akan tetapi hal ini hanya sebagai tambahan pengetahuan dan pelengkap untuk informasi yang berkaitan dengan Kabupaten Garut. Menurut Sutabri pengumpulan data dilakukan secara teknis dan non teknis dan tata cara memperoleh data bisa secara langsung ataupun tidak langsung, serta pengumpulan data dilaksanakan melalui suatu proses pengumpulan dari sumber informasi oleh pengumpul informasi (Sutabri, 2005). Hamalik memberi penjelasan bahwa ada beberapa teknik yang digunakan dalam cara memperoleh data (Hamalik, 1993), antara lain:  Secara langsung, mengumpulan data dari sumbernya misalnya ke instansi atau organisasi yang berwenang agar memperoleh data yang benar-benar akurat  Mailing system, yakni mengirimkan daftar isian atau formulir dengan pengantar surat melalui pos kepada instansi yang dipilih untuk mengisinya  Menggunakan pesawat telepon, data cepat diperoleh tetapi terbatas dan biayanya mahal Sementara itu dari hasil observasi dan wawancara, bahwa data yang diperoleh Diskominfo Kabupaten Garut melalui proses pengumpulan data untuk dijadikan sebagai bahan informasi, baik yang berasal dari kegiatan lapangan maupun dari dinas-dinas, dalam bentuk kalimat, angka, tabel, dan foto dalam format soft copy dan hard copy. 2. Pengolahan Data pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut Kegiatan pengolahan data yang dilakukan oleh Diskominfo Kabupaten Garut dilaksanakan dari hasil pengumpulan data yang sudah melalui tahapan penyeleksian data. Data mentah yang sudah terkumpul baik dari hasil wawancara, daftar pertanyaan dan sumber-sumber lainnya kemudian dipilah dan dipilih kembali, dibaca ulang, diperbaiki dan dikaji kembali lalu disusun sesuai dengan kebutuhan informasi yang akan dibuat. Menurut Oemar Hamalik bahwa langkahlangkah yang ditempuh dalam pengolahan data terdiri dari sortasi, editing, validasi, dan pemrosesan. Sarana/alat yang digunakan dalam pengolahan data, yaitu dengan menggunakan komputer dan program yang digunakan biasanya memakai program microsoft office dan yang sering digunakan untuk mengetik data berupa teks yaitu program microsoft word, data berupa angka-angka menggunakan program microsoft excel, sedangkan data untuk berita menggunakan notepad dan untuk foto menggunakan program photoshop. Menurut Sutanta, dalam cara ini semua operasi pengolahan data dilakukan menggunakan alat bantu elektronik yang disebut komputer (Sutanta, 2003 ). Hasil dari pengolahan data ditampilkan dalam bentuk tulisan/teks berupa artikel, release, tabel dan foto baik dalam soft copy maupun dalam hard copy. Dalam pengolahan data untuk dijadikan informasi tidak ada aturan khusus yang diterapkan di Diskominfo Kabupaten Garut, akan tetapi dalam pengolahan data ini tetap memperhatikan ketentuanketentuan yang ada pada Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Data yang diolah dikemas kedalam bentuk yang sederhana dengan menggunakan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan), sehingga informasi tersebut benar-benar informatif, mudah dimengerti dan dipahami untuk memenuhi kebutuhan informasi penerima informasi. 3. Analisis Informasi pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut Kegiatan analisis informasi yang dilakukan oleh Diskominfo Kabupaten Garut, berasal dari hasil pengolahan data yang telah dibentuk menjadi informasi. Analisis Informasi ini dilakukan dengan cara memeriksa dan mengkaji kembali isi informasi berdasarkan pemikiran yang rasional serta mempertimbangkan kebutuhan informasi. Pada tahap analisis informasi tidak ada prosedur khusus yang digunakan di Diskominfo Kabupaten Garut, akan tetapi diperlukan ketelitian dan kecermatan pada saat memeriksa informasi tersebut, dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, dimana pada UndangUndang tersebut memuat tentang informasi yang dikecualikan dan tidak dikecualikan untuk disebaruaskan, serta berdasarkan kepada Peraturan Bupati Nomor 9 Tahun 2014 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Diskominfo Kabupaten Garut. Tujuan dari analisis informasi ini untuk memperoleh informasi yang faktual, mudah dimengerti dan dipahami serta telah sesuai dengan kebutuhan bagi para pengguna yang membutuhkan informasi serta menghasilkan informasi yang siap untuk disajikan. Menurut Oemar Hamalik, tujuan tahap analisis informasi, adalah untuk memperoleh informasi yang akurat, tepat guna dan berdaya guna bersumber dari hasil pengolahan data/informasi yang telah dideskripsikan (Hamalik, 1993). 4. Penyajian dan Penyebarluasan Informasi pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut Informasi yang akan disajikan oleh Diskominfo Kabupaten Garut, tentunya telah melalui tahapan pengolahan data dan analisis informasi. Informasi tersebut berupa teks, tabel, foto yang akan disajikan pada brosur dan papan informasi, dan semua informasi yang ada di Diskominfo Kabupaten Garut akan disajikan pada website. Informasi yang disajikan pada brosur berupa teks yang memuat artikel berupa informasi tentang profil Diskominfo, tentang penggunaan internet sehat, tentang pengertian MCAP dibuat oleh Diskominfo, kemudian pada brosur ini disajikan juga foto-foto kegiatan yang dilakukan oleh Diskominfo, untuk informasi yang disajikan pada papan informasi yaitu informasi mengenai pengumuman, unit layanan dan pengadaan dan isi informasi yang ada pada website disajikan juga pada papan informasi. Penyebaran informasi yang dilakukan oleh Diskominfo Kabupaten Garut yaitu melalui media yang dapat menunjang kelancaran penyebaran informasi tersebut, diantara media yang digunakan dalam penyebaran informasi yaitu melalui papan informasi, brosur, MCAP (Mobile Community Acces Point), media tradisional, Radio Siaran Pemerintah Daerah Radio Intan 90,30 MHz dan melalui website resmi Pemerintah Daerah Kabupaten Garut. Penyebaran informasi yang dilakukan melalui papan informasi, brosur dan website, secara otomatis isi dari informasi yang disajikan pada media tersebut disebarkan. Kemudian dikarenakan media informasi yang digunakan adalah media publik yang dimiliki dan dikelola oleh pemerintah maka informasi yang disebarkan oleh Diskominfo Kabupaten Garut harus sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang Undang Nomor 14 tahun 2008, Tentang Keterbukaan Informasi Publik. 5. Dokumentasi/Penyimpanan Informasi pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut Dokumentasi sebagai bagian yang sangat penting karena berfungsi untuk menyimpan informasi secara sistematis dalam bentuk bank data yang harus disimpan secara cermat, lengkap, aman, dan mudah diambil kembali bilamana diperlukan (Hamalik, 1993). Kegiatan dokumentasi/penyimpanan informasi yang dilakukan oleh Diskominfo Kabupaten Garut, bertujuan untuk menata informasi yang berasal dari data yang telah diproses melalui tahapan pengumpulan, didokumentasikan/disimpan. Pelaksanaan pendokumentasian/penyimpanan informasi tersebut dilakukan dengan dua cara, yang pertama yaitu dengan cara pendokumentasian/penyimpanan informasi pada komputer dan sebagai back up data informasi tersebut disimpan di hard disk eksternal, untuk dokumentasi/penyimpanan bentuk digital akan tersimpan otomatis pada server, karena pada saat informasi tersebut diinput ke dalam website maka informasi tersebut langsung tersimpan secara otomatis. Cara yang kedua yaitu pendokumentasian/penyimpanan informasi secara manual, jenis informasi ini biasanya informasi dalam bentuk print out, atau dalam bentuk hard copy yang disimpan di file box, yang disusun berdasarkan jenis informasi, waktu dan tanggal kegiatan, setelah tersusun kemudian disimpan di filling cabinet. Kegiatan dokumentasi/ penyimpanan disini berarti menyimpan dan temu kembali informasi dan sebagai sarana yang berguna untuk keperluan pengguna informasi apabila diperlukan. Sebagaimana yang diungkapkan Sulistyo-Basuki, menyatakan bahwa dokumentasi harus disimpan cermat, lengkap, aman, dan mudah diambil bilamana diperlukan, agar memudahkan proses temu kembali informasi (Sulistiyo, 2004 ).

Berdasarkan paparan hasil dan pembahasan di atas, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut: 1) Penelitian mengenai pengelolaan informasi Diskominfo Kabupaten Garut sebagai upaya memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, yang dilakukan peneliti merupakan kegiatan pengelolaan informasi melalui tahapan dari proses transformasi informasi,yang berfungsi memproses data menjadi informasi, sehingga menghasilkan informasi yang diperlukan bagi pengguna 2) Proses pengumpulan data di Diskominfo Kabupaten Garut berasal dari tugas internal dan permintaan eksternal. Pengumpulan data disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang akan dibuat, data mentah yang sudah terkumpul kemudian diolah untuk menghasikan informasi yang telah ditentukan dalam perencanaan yang telah dibuat. Analisis informasi dilakukan dengan cara melakukan pemeriksaan ulang terhadap isi informasi. Penyajian informasi dilakukan dengan menyajikan informasi dalam bentuk teks, tabel dan foto pada brosur, papan informasi dan website yang akan disebarkan melalui brosur, papan informasi, MCAP (Mobile Community Acces Point), media tradisional, website dan radio 3) Dokumentasi/ penyimpanan informasi dilakukan dengan dua cara, yang pertama yaitu menyimpan informasi dalam bentuk file pada komputer. Sedangkan cara kedua adalah cara manual, yaitu penyimpanan informasi dalam bentuk hard copy/print out yang disimpan di file box dan filling cabinet dokumentasi/ penyimpanan ini dilakukan untuk memudahkan menemukan kembali informasi-informasi tersebut apabila diperlukan.