PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI SEBAGAI SARANA KOMUNIKASI ILMIAH PADA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) IMAM BONJOL PADANG

Evolusi komunikasi ilmiah di era digital tidak saja menghadirkan tantangan baru bagi perpustakaan, tetapi juga menciptakan peluang baru bagi perpustakaan untuk berkontribusi besar terhadap penelitian dan pengetahuan (Griffin, 2013). Namun, istilah komunikasi ilmiah tersebut memiliki berbagai definisi, tergantung dari sudut pandang masing-masing. Sauer (2009) menggambarkan komunikasi ilmiah sebagai serangkaian kegiatan seputar "penciptaan, transformasi, penyebaran dan pelestarian pengetahuan yang berkaitan dengan pengajaran, penelitian dan kegiatan ilmiah." Mulligan (2015) menjelaskan komunikasi ilmiah tersebut sebagai suatu sistem penciptaan penelitian dan tulisan ilmiah, evaluasi mutu, penyebaran informasi, dan pelestarian untuk digunakan di masa yang akan datang. Komunikasi ilmiah selalu menjadi prioritas bagi perpustakaan perguruan tinggi, karena misi dari perpustakaan perguruan tinggi secara historis terfokus pada pengadaan koleksi yang dipublikasikan dan melanggan basis data (Hixson, 2006). Namun sesuai dengan perkembangannya, komunikasi ilmiah telah berubah karena sejumlah faktor. Pada awal abad 21, kemajuan teknologi menyebabkan biaya penyimpanan online menurun drastis. Pada saat yang sama, standar baru diciptakan untuk memperoleh arsip metadata terbuka (open archives metadata), sehingga lebih mudah dan efisien untuk mengunggah konten ke web, dan pengembangan sistem repositori open source (Lynch, 2003). Ironisnya, perpustakaan sebagai institusi informasi memiliki peran terbatas untuk mengorganisasikan, mengendalikan, dan menyebarluaskan informasi kepada para ilmuwan. American Council of Learned Societies (ACLS) meneliti para ilmuwan bidang humaniora dan ilmu sosial tentang pandangannya terhadap perpustakaan dan komputer, serta proses penelitian dan publikasi. Temuan utamanya sangat mengejutkan. Sebagian besar para ilmuwan tidak mampu mengikuti perkembangan literatur di bidangnya. Bahkan para ilmuwan tersebut tidak memprioritaskan perpustakaan dalam daftar sumber daya yang diperlukan untuk penelitiannya, dan tidak menggunakan teknologi yang ditawarkan perpustakaan untuk mengakses informasi (Epp & Segal, 1987). Pada tahun 2010, Association of College and Research Libraries (ACRL) mengidentifikasi komunikasi ilmiah sebagai tren teratas pada pustakawan perguruan tinggi berdasarkan pertumbuhan akses/produk sumber terbuka, pertumbuhan koleksi digital yang dibuat secara lokal, peningkatan kompleksitas masalah perizinan, dan masalah produk hukum lainnya. Sebagai tanggapan terhadap masalah tersebut, perpustakaan harus melakukan reposisi untuk fokus pada komunikasi ilmiah. “Kompetensi komunikasi ilmiah semakin penting dalam perpustakaan penelitian. Pertama, menciptakan posisi spesialis yang akan mengembangkan program dan layanan untuk mendukung komunikasi ilmiah. Kedua, pustakawan harus fasih dalam bahasa komunikasi ilmiah dan dapat mengatasi peluang dan tantangannya. Dengan demikian, literasi komunikasi ilmiah menjadi kompetensi inti bagi pustakawan perguruan tinggi” (Bonn, 2014: 132). Pada tahun 2017, UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri (UIN) Imam Bonjol Padang telah berupaya mengembangkan koleksinya sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Upaya tersebut dapat dilihat dari pengembangan repositori institusi (http://repository.uinib.ac.id) untuk memperkuat koleksi perpustakaannya. Inisiatif tersebut dilakukan karena semakin terbatasnya anggaran pengadaan koleksi, sementara di sisi lain perpustakaan harus mengembangkan koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustakanya. Namun, mengembangkan pemahaman yang lebih holistik terhadap tantangan dan hambatan yang dihadapi oleh UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang untuk mengatasi faktor-faktor yang menghambat pemustaka berpartisipasi dan mempromosikan. Pemahaman tersebut sangat diperlukan untuk meningkatkan layanan repositori institusi sehingga dapat memuaskan pemustakanya. Penelitian ini bermaksud untuk mengeksplorasi dan mendeskripsikan persepsi pustakawan dan dosen, serta tantangan dan kesulitan secara teknis dalam mengelola repositori institusi.

Penelitian ini menggunakan metode campuran (mixed-methods) yang memadukan pendekatan kualitatif dan kuantitatif. Populasi penelitian terdiri dua kelompok yakni dosen dan pustakawan. Pemilihan responden dilakukan secara snowball purposive sampling terhadap 5 orang dosen dan 8 orang pustakawan. Data penelitian diperoleh melalui wawancara dan kuesioner ringkas tentang definisi komunikasi ilmiah menurut pustakawan. Wawancara dilakukan secara fleksibel sehingga memungkinkan peneliti mengembangkan percakapan berdasarkan jawaban dari responden, untuk menanggapi pernyataan yang dibuat oleh responden, dan bertanya secara spontan, mengklarifikasi atau pertanyaan baru untuk mendapatkan informasi tambahan (Berg, 2009). Selain itu juga dikembangkan kuesioner tentang masalah teknis yang dihadapi oleh pustakawan. Data tersebut kemudian diolah secara deskriptif

Visi Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang adalah menjadi pusat rujukan Islam di Sumatera Barat. Untuk mewujudkan visi tersebut, maka Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang harus mampu mendukung seluruh siklus komunikasi ilmiah dengan cara menawarkan dukungan profesional kepada para peneliti di setiap tahap penelitian, mulai dari menemukan ide penelitian hingga menerbitkannya. Strategi yang digunakan yaitu siklus tiga tahap dari Utrecth University, yaitu: Penelitian, Buat, Bagikan. Gambar 2. Siklus tiga tahapan Utrecth University Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang telah bekerja selama beberapa waktu untuk mengembangkan dukungan untuk semua tahap siklus komunikasi ilmiah. Pada tahun 2017, perpustakaan bekerja sama dengan UPT TIPD meluncurkan Rumah Jurnal Akses Terbuka UIN Imam Bonjol Padang (https://ejournal.uinib.ac.id/) untuk melestarikan data penelitian sivitas akademika UIN Imam Bonjol Padang. b. Aplikasi yang Digunakan Dari hasil wawancara dengan Kepala Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang, Zulfitri, bahwa aplikasi yang digunakan untuk repositori institusi adalah Eprints yang dikembangkan oleh Universitas Southampton pada tahun 2000. Alasan penggunaan perangkat lunak Eprints menurut Zulfitri karena 1) mudah digunakan; 2) fitur pencarian mudah dipahami oleh pemustakanya; 3) merupakan perangkat lunak open-source; dan 4) aplikasi banyak digunakan di perpustakaan perguruan tinggi di Padang. Selain itu, UIN Imam Bonjol Padang telah memiliki data center yang dikelola oleh UPT Teknologi Informsi dan Pangkalan Data (TIPD) sehingga perpustakaan tidak membutuhkan staf khusus yang mengelola aplikasi repositori tersebut. Laman repositori UIN Imam Bonjol Padang dapat diakses di http://repository.uinib.ac.id/. Menurut Beazley (2010) bahwa kekuatan nyata dari Eprints terletak pada kemudahan penggunaannya bagi pengguna akhir dan administrator. Mengirimkan dokumen dalam Eprints sangat mudah. Pengguna cukup memasukkan metadata seperti jenis dokumen, judul, nama penulis, tanggal, dan lain-lain. Metadata yang diperlukan dapat dipilih oleh administrator. Formulir ini mudah dikustomisasi oleh administrator, sehingga hanya bidang yang relevan dengan koleksi tertentu yang disajikan kepada pengguna akhir. Pengguna dapat mengelola dokumennya, dan mengedit, memperbarui, dan menghapus dokumen dimungkinkan setelah pengajuan (meskipun administrator dapat membatasi fungsi-fungsi tersebut). Meskipun Eprints tidak mendukung logika boolean, namun tersedia banyak pilihan pencarian serta fitur pencarian yang dapat dikustomisasi untuk menemukan dokumen dalam arsip ("Repositories Support Project"). Penjelajahan dapat dilakukan berdasarkan salah satu bidang metadata dalam koleksi, dan beberapa kriteria penjelajahan dapat digunakan. Misalnya, dalam menelusuri koleksi tesis, dimungkinkan untuk menelusuri melalui program studi dan kemudian memecah hasilnya berdasarkan tahun. Administrator memiliki kontrol atas kategori penelusuran mana yang tersedia bagi pengguna. Eprints adalah OAI-compliant, dan dokumen dalam arsip Eprints dapat diindeks oleh Google. c. Pemahaman Pustakawan Ketika pustakawan diminta, selama wawancara, untuk mendefinisikan komunikasi ilmiah, beberapa tidak memberikan jawaban yang jelas. Bahkan banyak di antara mereka yang baru mendengar istilah tersebut, dan menjelaskan bahwa mereka telah mendengar kalimat ini sebelumnya tetapi tidak dapat menjelaskan maknanya. Dalam kuesioner, pustakawan diminta untuk mendefinisikan istilah komunikasi ilmiah dengan menyetujui atau tidak setuju dengan enam pernyataan yang diberikan Gambar 3. Persentase pustakawan setuju dengan definisi komunikasi ilmiah Kebanyakan pustakawan sepakat bahwa komunikasi ilmiah dapat didefinisikan sebagai kerjasama antara peneliti (62,5%), informasi yang dikirimkan pada konferensi (25,0%), dan anggota jaringan peneliti. Salah satu informan menyampaikan bahwa “Kami (pustakawan) menyadari akan kebutuhan dosen, tetapi baru sebatas kebutuhan untuk pengajaran dan bukan kebutuhan penelitian... Bahan bacaan yang dapat diakses secara online belum optimal.” (R_x0002_Pustakawan 1). Kepala Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang menjelaskan bahwa kolaborasi antara pustakawan dan dosen harus diprakarsai oleh masing-masing program studi. Dia merasa bahwa sampai saat ini, dukungan semacam itu kurang dan bahwa pustakawan tidak dapat memulai proses semacam itu sendiri, tanpa kerja sama dan pengakuan dari sisi akademis. Lebih lanjut dijelaskan bahwa kolaborasi tersebut dapat mempromosikan citra perpustakaan di mata dosen. Untuk itu para pustakawan harus mengembangkan keterampilan bidang ilmu, membangun hubungan yang lebih baik dengan dosen, dan memahami serta mengakui pentingnya hubungan tersebut. Proses tersebut akan membutuhkan kolaborasi antar dosen, memahami kontribusi potensial dari pustakawan dan berkolaborasi secara efektif dengannya. d. Masalah Teknis Tabel di bawah menunjukkan tantangan potensial masalah teknis. Tabel 1. Tantangan Potensial Masalah Teknis No. Tantangan Defenisi Rerata 1 Anggaran terbatas untuk sistem dan peralatan Anggaran terbatas untuk pembelian sistem dan peralatan yang diperlukan 5,00 2 Kurangnya staf teknologi Ada kekurangan staf teknis untuk pengembangan dan manajemen sistem 4,93 3 Komunikasi dengan personel TI Sulit untuk berkomunikasi dengan personel UPT TIPD ketika mengembangkan/memelihara suatu sistem 4,63 4 Kesulitan dalam backup data Secara teknis sulit untuk membuat cadangan data bila diperlukan 4,16 5 Desain antarmuka yang berpusat pada pengguna Sulit untuk mengembangkan antarmuka yang memenuhi berbagai kebutuhan pemustaka 3,12 e. Masalah Pustaka Pustakawan berpendapat bahwa kurangnya motivasi pemustaka, terutama dosen untuk membagikan karya tulisnya pada repositori (5,00). Selain karena belum adanya kebijakan serah simpan karya rekam dan cetak di UIN Imam Bonjol Padang, motivasi dosen mengirimkan karyanya ke repositori hanya ketika mengusulkan kenaikan pangkat fungsionalnya. Tantangan paling signifikan berikutnya adalah kekhawatiran pemustaka bahwa berbagi data mereka melalui repositori dapat menyebabkan masalah (4.91). Masalah yang paling dikhawatirkan oleh dosen adalah plagiasi karyanya oleh pemustaka lainnya. Dari hasil penelitian juga terungkap bahwa kebanyakan dosen masih beranggapan perpustakaan hanya sebagai tempat untuk belajar, tempat penyimpanan buku dan tempat untuk mengakses informasi ilmiah. Karena hal tersebut, kebanyakan dosen beranggapan bahwa perpustakaan belum sepenuhnya mampu memenuhi kebutuhan informasinya untuk tujuan penelitian. Bahkan sebagian besar dosen beranggapan bahwa perpustakaan tersebut lebih cocok untuk mahasiswa. Laporan yang dikeluarkan University of California Office of Scholarly Communication (2007) mendukung pernyataan tersebut bahwa kebanyakan dosen memiliki sedikit kesadaran tentang peluang untuk penerbitan akses terbuka, dengan terus mempublikasikan karyanya pada penerbit dalam bentuk tercetak. Selain itu, kurangnya penyelarasan proses penyimpanan dengan kegiatan sehari-hari yang rutin dari para dosen juga dapat berkontribusi pada kurangnya minat yang ditunjukkan oleh para dosen dalam menyetorkan karya ilmiahnya. Beberapa orang dosen menyatakan bahwa mereka tidak pernah berpikir tentang melibatkan pustakawan dalam komunikasi ilmiah. Di sisi lain, para dosen juga merasa ragu, bahwa perlunya pustakawan terlibat dalam komunikasi ilmiah. Penyebabnya adalah para dosen masih meragukan kompetensi pustakawan dalam proses komunikasi ilmiah, seperti terungkap dari penyataan berikut. “Saya masih kurang yakin dengan pustakawan, apakah mereka mampu membantu saya dalam memberikan informasi tentang artikel yang bisa bebas saya akses tentang penelitian yang sedang saya lakukan, apalagi memberikan masukkan pada rencana penelitian saya” (R_x0002_Dosen 3). “Pekerjaan pustakawan adalah untuk membuat informasi dapat diakses; mereka hebat di bidang ini ... Saya belum yakin pustakawan berpikir tentang komunikasi ilmiah, pustakawan hanya berpikir tentang pengembangan koleksi ... Sepertinya pustakawan tidak perlu terlibat dalam aspek komunikasi ilmiah.” (R-Dosen 4)

UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang telah mengembangkan sarana komunikasi ilmiah dengan membangun repositori institusi sebagai akses terbuka. Namun, pemustaka masih belum yakin sepenuhnya pustakawan mampu mengelolanya. Di sisi lain, masalah teknis juga menjadi faktor penghambat pustakawan untuk mengembangkan repositori institusi sebagai sarana komunikasi ilmiah untuk pemustakanya. Selain itu juga perlunya kerja sama antara dosen dan pustakawan dalam mengembangkan komunikasi ilmiah. Kerja sama tersebut sebaiknya diprakarsai oleh masing-masing program studi melalui kebijakan tertulis. UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol harus mengembangkan pola komunikasi yang lebih baik dengan UPT TIPD