Standard Operating Procedure Preservasi Koleksi di Perpustakaan (Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta)

Salah satu jenis perpustakaan ialah perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan perguruan tinggi disebut juga sebagai jantungnya universitas, karena tanpa adanya perpustakaan proses kegiatan belajar mengajar di lingkungan civitas akademika akan terganggu. Perpustakaan perguruan tinggi didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan Tri Darma Perguruan tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, Dalam melaksanakan kegiatan ini perpustakaan perguruan tinggi memilih, mengolah, mengkoleksi, merawat dan melayankan koleksi yang dimilikinya kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada khususnya.(Rahayu Ningsih 2007) Koleksi suatu perguruan tinggi tidak hanya terbatas dari jumlah dan jenis koleksi teks yang diperlukan sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar tetapi juga buku-buku dan jurnal-jurnal ilmiah yang diperlukan untuk menunjang penelitian para dosen dan mahasiswa, namun disamping itu juga per pustakaan perguruan tinggi juga mempunyai beberapa fungsi seperti fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi dan fungsi deposit. (Wijayanti Luki 2004) Salah satu komponen perpustakaan ialah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai maka perpustakaan tidak akan memberikan layanan yang baik kepada penggunanya. Mengenai hal ini yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang di kumpulkan, diolah, dam disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. Adapun tujuan pengadaan koleksi perpustakaan adalah untuk menunjang pelaksanaan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.(Yuyu Yulia 2009) Perpustakaan perguruan tinggi bersama-sama unit kerja lainnya mempunyai peran yang berbeda-beda, dengan tugas membantu perguruan tingginya dalam melaksanakan program Tri Darma Perguruan Tinggi masing-masing yang menanunginya. Perpustakaan perguruan tinggi sepenuhnya dikelola oleh perguruan tinggi tersebut sebagai lembaga induknya. Tujuan terlaksananya program kegiatan Tri Darma Perguruan Tinggi ialah untuk menunjang terlaksananya program kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, melalui pelayan informasi yang meliputi aspek kegiatan pengumpulan informasi, pengelolaan perpustakaan, pemanfaatan koleksi, menyebarluakan informasi dan pemelihataan atau pelestarian koleksi.(Abdul Rahman Saleh 1995) Pelestarian koleksi merupakan faktor yang penting dalam keberlang sungan sebuah perpustakaan, salah satu masalah utama yang dihadapi oleh perpustakaan ialah laju kerusakan koleksi yang jauh lebih cepat dibandingkan dengan pemeliharaan, perawatan dan perbaikannya. Hal ini disebabkan oleh bahan yang umum dijadikan koleksi itu ter buat dari kertas dan plastik. Bahan tersebut terbuat dari bahan kertas berupa buku dan lembaran, yaitu monograf, surat kabar, terbitan berkala, naskah, peta, lukisan di atas kertas, leaflet, brosur, serta koleksi multimedia seperti pita suara, CD-ROM, dan piringan hitam. (Hartono 2015) Koleksi bahan perpustakaan memiliki resiko kerusakan, baik dari dalam maupun dari luar bahan pustaka itu sendiri (seperti lingkungan dan kerusakan kerena ulah manusia). Setiap bahan perpustakaan mempunyai skala kerusakan yang berbeda-beda, namun pada umumnya semua jenis bahan perpustakaan yang mengalami kerusakan itu perlu penanganan lebih khusus untuk merawatnya yaitu dengan cara adanya kebijakan preservasi yang dimulai dari perencanaan yang baik berdasarkan kebijakan dengan memperhitungkan nilai, kegunaan dan resiko kerusakannya, dengan tujuan utama untuk melestarikan bahan perpustakaan, baik bentuk fisik dengan mempertahankan bentuk asli maupun isinya (informasi) yang terkadung melalui alih media dalam bentuk mikro ataupun transformasi digital. (Hartono 2015) Semua kegiatan yang dilaksanakan di perpustakaan tidak terlepas dari penekanan standar pada setiap unit kerjanya. Hal ini memunculkan sebuah gagasan apakah perpustakaan sudah bekerja sesuai dengan pro sedur standar yang berlaku dan pedoman yang sudah ditetapkan oleh per pustakaan. Gagasan tersebut dimaksudkan untuk mengendalikan kegiatan di perpustakaan agar sesuai dengan prosedur yang berlaku yaitu ketetapan Standard operating procedure (SOP) sebagai suatu aturan yang seharusnya dilakukan, prosedur merupakan serangkaian beberapa acuan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang diterapkan pekerjaan yang terjadi secara berulang-ulang.(Endang Fatmawati, 2010) Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta mempunyai masalah pada proses kegiatan pelestarian dokumen khususnya pada kegiatan preservasi koleksi. Contohnya pada proses kegiatan pemeliharaan koleksi rusak yang masih belum terealisasi sesuai dengan tata aturan prosedur pelaksanaan preservasi yang sesuai dengan konteks kaidah ilmu perpustakaan, pada pelaksanaan kegiatan preservasi pustakawan di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta belum mempunyai pedoman SOP preservasi. Hal ini disebabkan bahwa perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta belum mempunyai kebijakan khusus mengenai Standard Operating Procedure (SOP) yang baku sebagai alat untuk menjadi panutan dalam pelaksanaan kegiatan presevasi koleksi. Dalam penyusunan SOP perlu adanya sebuah perlindungan hukum seperti adanya sebuah peraturan perundang-undangan tertulis bahkan resmi mengenai pembuatan SOP sebagaimana yang tertulis pada SNI 7330:2009 tentang perpustakaan yang menyatakan bahwa sebuah perguruan tinggi untuk preservasi koleksi perpustakaan ialah meliputi kegiatan yang bersifat pencegahan dan penanggulangan kerusakan fisik dan atau pengalihmediaan isi dari sebuah format ke format lain. Standar ini bisa dijadikan acuan dalam pembuatan SOP yang akan dirancang guna mempermudah setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pelaksanaan pekerjaan. SOP juga berguna untuk menjadikan setiap pekerjaan bisa bekerja dengan efektif dan efisien. Hal ini dibuat untuk menghindari adanya tumpang tindih pelakasanaan tugas khususnya pada kegiatan pelestarian bahan perpustakaan dan menjamin proses kegiatan preservasi tetap berjalan sesuai dengan alurnya. Berdasarkan pengamatan yang telah dilaksanakan perlu dibuat standard operating prosedure kegiatan pada preservasi koleksi khususnya pada perpustakaan UST. Hal ini disebabkan perpustakaan UST belum mempunyai peraturan khusus mengenai preservasi bahkan belum mempunyai SOP presevasi yang sudah disahkan oleh kepala perpustakaan yang sesuai dengan standar SOP serta berpedoman pada ketentuan perundanga undangan kebijkan kegiatan preservasi di perpustakaan UST. Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis bermaksud untuk membahas lebih lanjut mengenai permasalahan yang akan dipaparkan pada tulisan ini yang berjudul Penelusuran Informasi standar operating procedure Untuk Preservasi Koleksi (Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta).

Desain pada penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi literatur. Hal ini dilakukan untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai penelusuran informasi Standard Operating Pro cedure untuk preservasi koleksi di UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Taman siswa Yogyakarta. Objek penelitian yang akan dilakukan ialah bagian bidang peles tarian bahan perpustakaan, koleksi tendon, fokus pada penelitian ini ialah kriteria pada penelusuran informasi yang berpedoman pada Standard Operating Procedure koleksi. Sasaran utama penelitian adalah informan yang bertindak sebagai penentu dan pembuat pedoman standar operasional prosedur preservasi sampai pada pelaksana teknis dilapangan, teknik penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik Snowball Sampling dengan penarikan sampel berdasarkan rekomendasi informan utama untuk mengetahui informan selanjutnya yang akan dijadikan sasaran sampel selanjutnya, dan sampai seterusnya sampai pada kejenuhan jawaban.(Adlin Alfathi 2008). Teknik pengumpulan data berupa wawancara, observasi, dan studi ke pustakaan setelah data didapatkan kemudian langkah selanjutnya melakukan validitas data, analisis data dengan rincian reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan

Kebijakan Pengembangan Koleksi Berdasarkan Standar Perundang Undangan Preservasi Koleksi Kebijakan pengembangan koleksi adalah suatu kebijakan yang mempunyai perencanaan dokumen yang perpustakaan di perpustakaan agar dapat memberikan informasi yang sesuai dengan tugas yang diemban oleh organisasi pusatnya. Kebijakan pengembangan koleksi juga merupakan suatu kebijakan seleksi yang terdiri dari prosedur tertulis tentang seleksi koleksi, dalam penyeleksian koleksi harus mempunyai alat-alat seleksi yang digunakan sebagai metode perlu diikuti dalam menentukan materi atau bahan perpustakaan yang akan dibeli. Dalam kegiatan kebijakan pengembagan koleksi hendaknya mencakup semua kegiatan dalam dalam perkembangan koleksi yang berindikasi baik untuk jangka waktu yang akan datang. Dalam kebijakan pengembangan koleksi bisa dihubungkan dengan kegiatan preservasi yang mempunyai kaitan sangat erat. hal ini dijelaskan oleh Bonita Bryan (1989) dalam collection policies and preservations yaitu every library collections is established for one more definite purpose. Collection development and management program organizes and direct the process of acquiring materials, integrating them into coherent collection, managing their growth and waitence and deselecting them whwn appropriate in cost-and user-beneficial way. Menurut teori Evans ada beberapa kriteria dalam kebijakan pengem bangan koleksi yaitu yang pertama dengan mengidentifikasi, seleksi, akusisi, persiapan, interprestasi, penggunaan dan yang terakhir penyebaran informasi. (Evans, G Edward and Saponaro 2005) Mengenai hal ini setelah informasi tersebar kepada masyarakat pengguna langkah yang harus dilakukan yaitu penangan terhadap dokumen karena kegiatan pengembangan koleksi ber kesanambungan dengan kegiatan preservasi atau pelestarian koleksi, untuk menangani kegiatan preservasi koleksi dalam skala besar harus mempunyai pernyataan tujuan yang jelas. Kebijakan koleksi akan membantu dalam menentukan perioritas preservasi yang mengarah pada kepentingan koleksi menjadi sasaran guna mencapai tujuan lembaga institusi yang ada. Berdasarkan hasil wawancara dengan salah seorang pustakawan, me nyatakan UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta dalam menentukan kebijakan skala dalam perioritas kecil maupun besar dalam melaksanakan kegiatan preservasi koleksi tidak mempunyai suatu ketentuan atau peraturan yang baku baik itu dalam bentuk penyataan tertulis maupun tidak tentang skala perioritas koleksi yang akan di preservasi, akan tetapi sejauh ini menyatakan UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta sudah hampir mendekati pada pelaksanaan kegiatan preservasi, hal ini terlihat pada keadaan apabila koleksi rusak ulah tangan pemustaka dengan segera memperbaiki sesuai degan kerusakan pada koleksi tersebut tanpa memperhitungkan ketentuak kebijakan dalam teori preservasi, karena lebih memfokuskan pada keselamatan koleksi yang rusak. Landasan hukum yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan preservasi adalah Undang-undang No.4 tahun 1990 tentang Serah Simpan karya cetak dan Karya Rekam yang pada kenyataannya semua jenis koleksi harus disimpan dan disebarluaskan informasinya, landasan hukum lainnya tertera pada fungsi pelestarian suatu perpustakaan diatur dan dilaksanakan untuk memenuhi pasal 32 UUD 1945. Untuk itu semua pokok budaya bangsa dalam bentuk koleksi perpustakaan harus dilestarikan. Oleh karena itu, kewajiban penerbit atau pembuat karya cetak/karya rekam untuk menyerahkan produknya agar dapat dilestarikan dalam koleksi nasional. Ketentuan tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam telah diatur dengan peraturan pemerintah nomor 70 tahun 1991. Faktor kunci program kegiatan preservasi yang efektif meliputi beberapa kandungan seperti memperhatikan kandungan informasinya, kandungan alamiahnya, lingkungan yang mempengaruhi baik fisik dan alih medianya serta kemampuan sumber daya saing disamping adanya komitmen yang kuat mengenai program preservasi melalui para pengambil kebijakan (manajer) maupun staf yang bertanggung jawab. 2. Standar Operating Procedure (SOP) Preservasi Koleksi Berdasarkan Dasar Hukum Perundang-Undangan Menurut Loudon mengemukakan bahwa standart operating procedure is formal rules for accomplishing tasks that have been developed to cope with expected situations, bahwa SOP sebuah aturan formal yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang berkembang sesuai dengan situasi yang diharapkan, namun dengan demikian penerapan SOP perpustakaan tergantung dengan ketentuan internal perpustakaannya dan juga dari segi isi SOP dari beberapa perpustakaan berbeda-beda yang sesuai dengan kondisi perpustakaannya.(Loudan, K.J and Loudan, J.P 2000) Dengan adanya SOP dapat mencerminkan sistem organisasi dan prosedur kegiatan kerja pustakawan, SOP juga merupakan salah satu bentuk dari pedoman dan petunjuk sebuah perpustakaan yang berfungsi untuk memeberikan bimbingan dan pengarahan kerja, dengan hal ini ada beberapa landasan hukum yang mendukung dalam kegiatan preservasi koleksi di perpustakaan yang berkaitan dengan standar operasional prosedur yaitu: a. SOP pengendalian dokumen NO. SOP 001.002/ot 01 02/isn6, yang memuat tentang pokok-pokok pengendalian dokumen sebagai berikut : 1. Menetapkan jenis dokumen 2. Membuat dokumen 3. Mengesahkan isi dokumen 4. Memberi identitas dokumen 5. Menomori dokumen 6. Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen 7. Revisi dokumen 8. Menerbit ulang dokumen 9. Menarik dan memusnahkan dokumen 10. Meninjau ulang dokumen b. Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam, Undang-undang yang memuat tentang pokok-pokok ini ialah: 1. Penyerahan karya cetak dan karya rekam 2. Pengelolaan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam a. Penerimaan b. Pengadaan c. Pencatatan d. Pengolahan e. Penyimpanan f. Pendayagunaan g. Pelestarian 3. Pendanaan 4. Peran serta masyarakat 5. Penghargaan c. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 16 Tahun 2014 tentang tata cara penyimpanan dan penggunaan koleksi khusus. Memuat hal-hal pokok seperti : 1. Penyimpanan koleksi khusus a. Ruang penyimpanan b. Penyusunan koleksi c. Penempatan koleksi d. Kondisi tempat penyimpanan a) Tindakan perbaikan buku rusak b) Fumigasi c) Alih Media d) Penyiangan koleksi 2. Penggunaan koleksi khusus a. Penggunaan koleksi dilakukan secara terbatas b. Penggunaan koleksi khusus ditujukan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan c. Koleksi khusus hanya digunakan ditempat atau ruangan layanan khusus yang disediakan tidak disebarluaskan d. Pemustaka yang ingin meminjam terlebih dahulu mengajukan surat izin d. SNI 7330:2009 perpustakaan Perguruan Tinggi, Pelestarian materi perpustakaan meliputi kegiatan: 1. Bersifat pencegahan 2. Penanggulangan kerusakan fisik 3. Pengalihmediaan isi dari sebuah format ke format lain. Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta dalam proses pelaksanaan kegiatan presrvasi koleksi belum ada pelaksanaan kegiatan yang terstruktur mengenai preservasi koleksi, hal ini berkaitan dengan belum adanya ketentuan atau kebijakan tertulis maupun tidak tertulis tentang SOP presrvasi, dengan hal ini menyebabkan terhalangnya kegiatan perawatan bahan perpustakaan di perpustakaan UST, hal ini merupakan hasil wawancara penulis dengan salah sau pustakawan perpustakaan UST

Kebijakan preservasi pada sebuah perpustakaan perlu direalisasikan guna untuk lebih memberi tekanan pada peraturan yang diciptakan secara tertulis yang mengacu pada undang-undang No. 4 Tahun 1990, didalamnya men jelaskan serta mengakomodasi semua kepentingan bagi koleksi sesuai dengan peraturan kebijakan preservasi yang tertuang dalam SOP dan pengen dalian dokumen yang sudah tertuang pada Undang-undang tertentu, seperti pada Undang-undang SOP pengendalian dokumen yang tertuang pada No SOP 001.002/ot 01 01/isn 6, Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam, Peraturan Kepala Per pustaka an Nasional Nomor 16 Tahun 2014 tentang tata cara penyimpanan dan peng gunaan koleksi khusus serta SNI 7330:2009 perpustakaan Perguruan Tinggi, Dengan hal ini akan memungkinkan perpustakaan Universitas Sarjana wiyata Tamansiswa Yogyakarta bisa melaksanakan kebijakan preser vasi dalam penentuan skala prioritas yang seragam dan sama berdasarkan pada pedoman yang akan menjadi bahan acuan para pustakawan bahkan juga tindak tegas yang akan dipimpin oleh kepala perpustakaan di lingkungan perpustakaan UST