Mahasiswa Part Time dan Aksesibilitas Pemustaka terhadap Koleksi Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Sistem akses terbuka (Open Access) adalah sistem peminjaman koleksi perpustakaan yang memberikan kesempatan kepada pemustaka untuk datang, memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang diinginkan.1 Sistem inilah yang diterapkan di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta memberikan kemudahan kepada pemustaka dalam mengakses koleksi yang ada di perpustakaan. Oleh sebab itu, tingkat pemanfaatan koleksi di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga sangatlah tinggi. Hal ini dapat dilihat dari jumlah pemustaka yang semakin hari semakin meningkat jumlahnya, lebih kurang 2.000 pemustaka per harinya.2 Pustakawan dengan pekerjaan rutin yang banyak berupaya untuk memberikan layanan yang maksimal kepada pemustaka, agar koleksi yang ada di perpustakaan mudah untuk diakses oleh pemustaka yang ingin menelusur koleksi atau informasi yang ada di perpustakaan. Namun hal ini menjadi kendala bagi pustakawan, karena disamping melaksanakan pekerjan rutin yaitu melayani pemustaka juga harus melakukan kegiatan shelving (menata kembali buku yang sudah di kembalikan atau yang sudah dibaca oleh pemustaka ke rak). Dalam hal ini perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta mempunyai mitra untuk membantu melaksanakan tugas shelving yaitu mahasiswa part time atau dikenal juga sebagai sahabat perpustakaan. Tugas utama mahasiswa part time adalah melaksanakan shelving dan membantu layanan ke pada pemustaka. Peran mahasiswa part time ini juga sangat strategis terutama dalam hal peran mereka sebagai jembatan penghubung antara perpustakaan dengan para pemustaka. Maka dari itu peran mahasiswa part time di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sangatlah penting dalam meningkatkan layanan prima dan akses koleksi yang cepat dan tepat bagi pemustaka. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sudah mulai merekrut mahasiswa part time sejak tahun 2011 sampai dengan sekarang. Adapun mahasiswa yang diperbolehkan mendaftar diri sebagai mahasiswa part time minimal semester lima bagi S-1 dan semester satu bagi mahasiswa Pascasarjana dari semua jurusan yang ada di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Adanya mahasiswa part time memberikan kemudahan bagi pustakawan dalam membantu kegiatan shelving dan layanan. Maka dari ini peran mahasiswa part time sangatlah baik dalam hal meningkatkan layanan prima di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Ketertarikan saya untuk mengamati peran mahasiswa part time dalam membantu pemustaka dalam mengakses koleksi yang ada di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang selalu melayani dengan ramah dan penuh tanggung jawab dalam menjalankan tugasnya sebagai mahasiswa part time yang sudah diberikan kepercayaan dari pihak perpustakaan untuk selalu memberikan layanan demi kepuasan pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Mahasiswa part time dilatih khusus oleh pustakawan dan para mahasiswa senior part time ketika memberikan layanan dan kegiatan shelving untuk selalu bersikap sopan dan senantiasa membantu pemustaka dalam mengakses koleksi perpustakaan. Kegiatan mahasiswa part time tidak terhenti sampai di kegiatan layanan dan kegiatan shelving saja akan tetapi mereka juga selalu membatu mahasiswa difabel yang membutuhkan bantuan dalam melakukan penelusuran informasi ataupun untuk mendapatkan koleksi yang tepat dan sesuai dengan apa yang mereka inginkan. Dari pemamparan di atas penulis ingin melihat lebih lanjut tentang Peran Mahasiswa Part Time dalam Membantu Aksesibilitas Pemustaka terhadap Koleksi pada Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.3 Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, yaitu pendekatan yang lebih menekankan analisisnya pada proses penyimpulan deduktif dan induktif serta pada analisis terhadap dinamika hubungan antar fenomena yang diamati, dengan menggunakan logika ilmiah.4Adapun jumlah mahasiswa part time yang diamati adalah berjumlah 24 orang selama lima minggu. Untuk penelitian ini penulis akan menjelaskan secara detail peran mahasiswa part time dalam membantu aksesibilitas pemustaka terhadap koleksi pada perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Penerimaan part time di perpustakaan sudah dimulai sejak tahun 2011 sampai dengan sekarang dan sudah memiliki lima angkatan alumni part time. Peran mahasiswa part time di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga berikan dampak yang positif untuk meningkatkan layanan bagi pemustaka dalam mengakses koleksi secara cepat dan tepat. Ada 25 mahasiswa part time di setiap tahunnya mulai dari angkatan pertama sampai dengan sekarang part time sudah memiliki alumni sebanyak 125 mahasiswa yang pernah menjadi part time perpustakaan UIN Sunan kalijaga Yogyakarta dan 25 mahasiswa yang masih aktif part time. Peran mahasiswa part time di perpustakaan UIN Sunan kalijaga Yogyakarta sudah memenuhi standar ketentuan, adapun standar katentuannya adalah sebagai berikut: 1) Prosedur sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), Proses ini dilakukan mahasiswa part time pada jam istirahat 2) Shelving koleksi, Semua koleksi harus tertata ke rak pada jam terakhir layanan perpustakaan yaitu jam 19:00. Namun adakalanya standar ini kurang terpenuhi karena jumlah koleksi yang dikembalikan dan yang ada di meja terlalu banyak, sehingga terkadang proses shelving tidak terselesaikan semuanya. 3) Layanan, informasi, deal key, pengembalian, referensi, skripsi, dan tendon. Layanan ini dilakukan pada jam pustakawan istirahat dari jam 12:00 s/d 13:00, layanan ini diterapkan agar memberikan layanan prima bagi pemustaka. Layanan ini sudah memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh pihak pustakawan dan dilaksanakan dengan baik dan penuh tanggung jawab oleh mahasiswa part time UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Adapun peran dari mahasiswa part time pada perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah sebagai berikut: 1. Melakukan kegiatan shelving dimulai dari pukul 09:30 s/d 18:00. 2. Melakukan layanan pada jam pustakawan istirahat siang dari jam 12:00 s/d 13:00 3. Membantu pemustaka yang kebingungan dan yang memiliki kerterbatasan dalam aksesibilitas terhadap koleksi di rak. 4. Mambantu mengarahkan pemustaka untuk menelusur E-Journal dan E-Book yang telah dilanggan oleh perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 5. Membantu mengajari pemustaka dalam mendowload karya ilmiah yang ada di web UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 6. Mahasiswa part time juga membantu pemustaka yang tidak mengerti membaca kitab kuning atau buku dan referensi dari bahasa asing.14 Hal ini dapat dilihat dari kegiatan kerja yang dilakukan per shif yang dibagikan berdasarkan waktu kosong kuliah. Jadi keberadaan mahasiswa part time tersebut memberikan dampak yang positif bagi perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dalam meningkatkan layanan dan memberikan akses yang begitu cepat terhadap koleksi yang diperlukan oleh pemustaka. Selain dari itu tingkat kunjungan yang begitu banyak di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta juga memberikan dampak bagi mahasiswa part time seperti halnya pengembalian buku yang banyak tenaga mahasiswa part time yang terbatas di setiap lantainya di perpustakaan, menjadi satu hal yang perlu diperhatikan lebih lanjut. Karena di setiap lantai sudah dibagi berdasarkan jadwal per shif yang telah disepakati sembilan orang dalam satu shif. Jadi di setiap lantai akan dibagi seperti lantai dua, mahasiswa yang shelving di ruang skripsi dua orang dalam satu shif, lantai tiga, tiga orang dalam satu shif, dan lantai empat ada empat orang dalam satu shif. Namun pemustaka yang begitu banyak melakukan proses pengembalian dan buku yang selesai dibaca diletakkan di atas meja, rasanya tidak seimbang dengan jumlah part time di setiap lantainya. Apalagi pada waktu tahun ajaran baru jumlah pemustaka menjadi dua kali lipat dari hari biasa, akan tetapi part time yang bertugas tidak bertambah. Ini yang terkadang menjadi kendala bagi mahasiswa part time dalam melakukan kegiatan shelving ditambah dengan pada waktu melakukan shelving pemustaka penuh di rak-rak buku, selain bukunya yang banyak proses shelving yang terkendala dengan pemustaka di rak ini merupakan suatu hal yang hampir setiap hari terjadi di perpustakaan. Namun harapan kedepannya agar adanya peningkatan jumlah mahasiswa part time di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dilihat dari jumlah pemustaka yang selalu meningkat, Karena bukan hanya pemustaka dari mahasiswa UIN saja, akan tetapi juga dari pemustaka dari Universitas yang lain yang semakin hari semakin meningkat tingkat kunjungannya.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peran mahasiswa part time dalam membantu aksesibilitas pemustaka terhadap koleksi pada perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah sebagai berikut: 1) Peran mahasiswa part time sangat memberikan nilai positif dalam membantu aksesibilitas pemustaka di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 2) Adanya mahasiswa part time mampu memberikan layanan prima kepada para difabel yang ingin mengakses koleksi perpustakaan.