LAYANAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (TI)

Perpustakaan pada dewasa ini telah berkembang sedemikian pesatnya. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI. Perpustakaan sebagai salah satu “aktor” yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan TI ini. Tidak sedikit orang yang beranggapan bahwa tanpa adanya sentuhan TI, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang. TI di perpustakaan sering menjadi tolak ukur kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan. Hal ini tentu tidak bisa dipungkiri mengingat tuntutan masyarakat yang memang sudah “ngeh” dengan segala macam bentuk TI. Gejala dan permasalahan serta fenomena inilah yang membawa dampak kepada apa yang disebut dengan Layanan Perpustakaan Berbasis TI. Tentunya ini dengan harapan bahwa apa yang menjadi pertanyaan banyak orang mengenai sentuhan TI di perpustakaan sedikit terjawab melalui layanan berbasis TI ini. Namun demikian, kiranya perlu ditelusur lebih jauh berbagai hal mengenai penerapan pelayanan perpustakaan yang berbasis TI ini.

Kepentingan Institusi VS Kepentingan Pengguna Pengembangan TI di sebuah perpustakaan sebenarnya merupakan wujud dari berbagai kepentingan. Kepentingan ini yang mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan TI dalam aktifitas kesehariannya. Tuntutan kepentingan-kepentingan yang sedemikian besar ini seakan menjadikan “cambuk” bagi perpustakaan untuk berbenah dan selalu berpikir untuk dapat memberikan yang terbaik melalui fasilitas TI ini. Berdasarkan pengamatan, sebenarnya kepentingan ini secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua yakni kepentingan institusi dan kepentingan pengguna perpustakaan. Dalam kasus perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi, institusi yang dimaksud adalah perpustakaan itu sendiri dan universitas sebagai lembaga yang menaungi perpustakaan. Sedangkan pengguna perpustakaan yang dimaksud adalah sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi yakni mahasiswa, dosen, peneliti dan karyawan. Perkembangan perpustakaan banyak dipengaruhi oleh visi dan misi yang di lembaga induknya. Sehingga apapun yang akan diterapkan dan dikembangkan oleh perpustakaan harus disesuaikan dengan tujuan organisasi atau institusi itu sendiri. Hanya terkadang apa yang menjadi kepentingan institusi sepertinya “belum berpihak” banyak kepada kepentingan pengguna. Belum lagi masalah prioritas, perpustakaan masih merupakan prioritas kesekian bagi lembaga induknya dalam hal pendanaan dan pengembangan. Perkembangan perpustakaan dilihat dari kepentingan pengguna dirasakan belum menggembirakan. Masih banyak “tuntutan” pengguna yang belum dapat dipenuhi oleh perpustakaan, termasuk tersedianya akses layanan berbasis TI ini. Untuk itu perlu kiranya dipikirkan sebuah sinergitas yang mengakomodasi kedua kepentingan tersebut sehingga terjadi keseimbangan dalam pemenuhan kebutuhan tersebut. Perpustakaan, Universitas dan Pengguna perlu berjalan bersama untuk memikirkan sebuah perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik. Implementasi TI dalam Pelayanan Perpustakaan Teknologi dalam hal ini TI bukan merupakan hal yang murah. Untuk itu apabila perpustakaan ingin mengimplementasikan TI dalam layanan dan aktifitasnya perlu direncanakan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu, tenaga, pikiran dan keuangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka penerapan TI pada perpustakaan, yakni: Dukungan Top Manajemen / Lembaga Induk, Kesinambungan / Kontinuitas, Perawatan dan Pemeliharaan, Sumber Daya Manusia, Infrastruktur Lainnya seperti Listrik, Ruang/Gedung, Furniture, Interior Design, Jaringan Komputer, dsbnya dan Pengguna Perpustakaan seperti faktor kebutuhan, kenyamanan, pendidikan pengguna, kondisi pengguna, dll Hal-hal tersebut diatas akan menentukan sejauh mana penerapan TI di perpustakaan khususnya di layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik. Penerapan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini dapat dilihat dari beberapa hal seperti: Layanan Sirkulasi Penerapan TI dalam bidang layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal diantaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan, dll. Selain itu dapat juga dilakukan silang layan antar perpustakaan yang lebih mudah dilakukan apabila teknologi informasi sudah menjadi bagian dari layanan sirkulasi ini. Teknologi saat ini sudah memungkinkan adanya self-services dalam layanan sirkulasi melalui fasilitas barcoding dan RFID (Radio Frequency Identification). Penerapan teknologi komunikasipun sudah mulai digunakan seperti penggunaan SMS, Faksimili dan Internet. Layanan Referensi & Hasil-hasil Penelitian Penerapan TI dalam layanan referensi dan hasil-hasil penelitian dapat dilihat dari tersedianya akses untuk menelusuri sumber-sumber referensi elektronik / digital dan bahan pustaka lainnya melalui kamus elektronik, direktori elektronik, peta elektronik, hasil penelitian dalam bentuk digital, dan lain-lain. Layanan Journal / Majalah / Berkala Pengguna layanan journal, majalah, berkala akan sangat terbantu apabila perpustakaan mampu menyediakan kemudahan dalam akses ke dalam journal-journal elektronik, baik itu yang diakses dari database lokal, global maupun yang tersedia dalam format Compact Disk dan Disket. Bahkan silang layan dan layanan penelusuran informasipun bisa dimanfaatkan oleh pengguna dengan bantuan teknologi informasi seperti internet Layanan Multimedia / Audio-Visual Layanan multimedia / audiovisual yang dulu lebih dikenal sebagai layanan “non book material” adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Pada layanan ini pengguna dapat memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk Kaset Video, Kaset Audio, MicroFilm, MicroFische, Compact Disk, Laser Disk, DVD, Home Movie, Home Theatre, dll. Layanan ini juga memungkinkan adanya media interaktif yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk melakukan pembelajaran, dsbnya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam layanan perpustakaan adalah pengguna yang mempunyai keterbatasan, seperti penglihatan yang kurang, buta, pendengaran yang kurang dan ketidakmampuan lainnya. Layanan Multimedia / Audio-Visual memungkinkan perpustakaan dapat memberikan pelayanan kepada para pengguna dengan kriteria ini. Sebagai contoh dari bentuk penerapan teknologi untuk itu adalah Audible E-books, Digital Audio Books, InfoEyes (Virtual Reference), Braille, dsbnya. Layanan Internet & Computer Station Internet saat ini menjadi “bintang” dalam TI. Orang sudah tidak asing lagi untuk menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaanpun harus dapat memberikan layanan melalui media ini. Melalui media web perpustakaan memberikan informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu perpustakaan juga dapat menyediakan akses internet baik menggunakan computer station maupun WIFI / Access Point yang dapat digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh perpustakaan. Pustakawan dan perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas web-conferencing untuk memberikan layanan secara online kepada pengguna perpustakaan. WebConferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh bagian layanan informasi dan referensi. OPAC atau Online Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan lokal, intranet maupun internet. Keamanan Teknologi informasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk memberikan kenyamanan dan keamanan dalam perpustakaan. Melalui fasilitas semacam gate keeper, security gate, CCTV dan lain sebagainya, perpustakaan dapat meningkatkan keamanan dalam perpustakaan dari tangan-tangan jahil yang tidak asing sering terjadi dimanapun. Pengadaan Bagian Pengadaan juga sangat terbantu dengan adanya teknologi informasi ini. Selain dapat menggunakan TI untuk melakukan penelusuran koleksi-koleksi perpustakaan yang dibutuhkan, bagian ini juga dapat memanfaatkannya untuk menampung berbagai ide dan usulan kebutuhan perpustakaan oleh pengguna. Kerjasama pengadaan juga lebih mudah dilakukan dengan adanya TI ini. Implementasi TI dalam layanan perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang baik itu untuk keperluan automasi perpustakaan maupun penyediaan media / bahan pustaka berbasis TI ini. Perpustakaan “Hybrid” Sebetulnya ketika orang berbicara mengenai penerapan TI dalam perpustakaan atau khususnya layanan perpustakaan orang akan berbicara juga mengenai transformasi perpustakaan tradisional menuju perpustakaan digital, perpustakaan elektronik, atau perpustakaan virtual. Namun berdasarkan pengamatan penulis dari sekian banyak konsep yang berkembang tersebut sebetulnya saat ini konsep yang berkembang cukup pas dan mungkin dalam beberapa dasawarsa ke depan masih relevan adalah apa yang dinamakan dengan Perpustakaan Hybrid. Pengertian perpustakaan Hybrid ini sendiri adalah seperti yang dikemukakan oleh Angelina Hutton dalam the Hybrid Library. “A hybrid library is a library where 'new' electronic information resources and 'traditional' hardcopy resources co-exist and are brought together in an integrated information service, accessed via electronic gateways available both on-site, like a traditional library, and remotely via the Internet or local computer networks.” (http://hylife.unn.ac.uk/toolkit/The_hyb rid_library.html diakses 19 Oktober 2005) Atau seperti yang disampaikan Stephen Pinfiel: “A hybrid library is not just a traditional library (only containing paper-based resources) or just a virtual library (only containing electronic resources), but somewhere between the two. It is a library which brings together a range of different information sources, printed and electronic, local and remote, in a seamless way.” (http://www.ariadne.ac.uk/issue18/mai n/ diakses tanggal 19 Oktober 2005) Dari pengertian di atas dapat dilihat bahwa layanan perpustakaan berbasis TI sangat dekat dengan konsep perpustakaan Hybrid ini. Walaupun sebetulnya perpustakaan hybrid ini adalah merupakan bentuk peralihan dari perpustakaan tradisional menuju perpustakaan digital / virtual. Jadi tidak ada salahnya apabila kita berbicara mengenai layanan berbasis TI kita juga perlu mempelajari masalah perpustakaan Hybrid ini. Perpustakaan “Slims” SLIMS merupakan perangkat lunak otomasi perpustakaan yang dapat digunakan untuk membantu kegiatan perpustakaan (sirkulasi, OPAC, manajemen Anggota, Manajemen Koleksi) berbasis web yang di rilis dengan platform GPL (General Public Licence). Sebagai aplikasi berbasis web serta berplatform GPL maka aplikasi ini kompatibel untuk berjalan dijaringan intra maupun internet serta dapat diunduh, dimodifikasi dan disebarluaskan dengan tetap berpegang pada lisensi GPL. SLIMS dibangun dengan menggunakan aplikasi-aplikasi yang banyak digunakan untuk membangun program berbasis web saat ini seperti Apache, PHP dan MySQL. Ketika aplikasi yang digunakan untuk membangun aplikasi ini berbasis open source sehingga memungkinkan pengembangan lebih lanjut oleh pengelola perpustakaan. Dengan senayan hampir semua aktivitas pengelolaan perpustakaan dapat dilakukan dengan bantuan komputer dan sarana teknologi informasi lainnya. Kegiatan sirkulasi, manajemen anggota, manajemen koleksi, administrasi perpustakaan serta penelusuran koleksi dapat dilakukan dengan menggunakan komputer dan senayan. Dengan demikian maka aplikasi ini mampu kebutuhan otomasi perpustakaan. Pemanfaatan software SLiMS di UPT Perpustakaan Kopertis Wilayah X ini meliputi penelusuran OPAC, bibliografi, layanan sirkulasi, manajemen keanggotaan. Penelusuran OPAC/Online Public Accses Catalog UPT Perpustakaan ini sudah sangat memanfaatkan OPAC yang tersedia pada SLiMS, karena pemanfaatan OPAC ini sangat memudahkan pustakawan ataupun pemustaka dalam mencari informasi sebuah buku dengan cepat dan efisien, akan tetapi pemustaka yang datang ke UPT Perpustakaan ini tidak dapat menggunakan sendiri OPAC ini dikarenakan ada beberapa pemustaka yang belum mengerti cara menggunakannya, sehingga setiap pemustaka yang ingin mencari suatu koleksi harus bertanya kepada pustakawan, maka penelusuran OPAC ini hanya dilakukan oleh pustakawan. Bibliografi Setelah peneliti melakukan penelitian dan melakukan wawancara kepada salah seorang pustakawan di UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang, pemanfaatan menu bibliografi pada SLiMS ini belum dimanfaatkan secara maksimal. Salah satu kegiatan yang belum bisa dimanaatkan oleh pustakawan pada menu bibliografi SLiMS ini adalah, memasukan nomor barcode pada setiap koleksi belum bisa dilaksanakan oleh UPT Perpustakaan ini, dikarenakan tidak tersedinya fasilitas ataupun alat pendukung untuk membuat nomor barcode. Layanan Sirkulasi Setelah melihat dan mengamati cara kerja layanan sirkulasi yang pada UPT Perpustakaan, dapat diketahui bahwa pada layanan sirkulasi pustakawan UPT belum memanfatkan secara maksimal, layanan sirkulasi yang ada pada SLiMS ini dengan baik, dapat dilihat terutama dari layanan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi. Pertama, layanan peminjaman, pengembalian, perpanjangan koleksi dilakukan berulang-ulang. Kedua, layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan selain menggunakan sistem komputer juga masih tetap mengguankan metode manual yaitu dengan menggunakan kantong kartu peminjaman dan kartu buku. Setiap anggota perpustakaan disediakan kantong kartu peminjaman. Tidak ada kantong kartu peminjaman khusus untuk setiap anggota, akan tetapi hanya menggunakan kantong buku (kantong yang ada pada setiap buku). Akan tetapi proses yang dilakukan pada UPT Perpustakaan ini sungguh sangat menyulitkan pustakawan yang harus melakukan pekerjaan yang berulang-ulang. Sedangkan layanan sirkulasi pada SLiMS ini mampu melakukan layanan sirkulasi secara cepat dan otomatis dengan menggunakan barcode pada kartu anggota dan barcode pada buku. Tetapi ini belum dimanfaatkan oleh UPT Perpustakaan Kopertis Wilayah X. Layanan sirkulasi dengan metode manual boleh saja masih diterapkan apabila ketika listrik mati, maka layanan sirkulasi untuk sementara bisa dilakukan dengan cara manual. Manajemen Keanggotaan Setelah melakukan penelitian dan pengamatan langsung di UPT Perpustakaan, manajemen keanggotaan pada SLiMS ini juga belum dimanfaatkan secara maksimal, yaitu ketika hendak mencetak kartu anggota, pada SLiMS ini kartu anggota perpustakaan dapat dicetak secara langsung dan dapat digunakan oleh pemustaka pada saat itu juga, akan tetapi UPT Perpustakaan masih belum bisa memanfaatkannya dengan baik, UPT Perpustakaan ini juga melakukan pembuatan kartu anggota dengan cara manual, yaitu dengan cara mencetak sendiri kartu anggota dengan kertas karton berwarna biru yang sudah berisi format informasi tertentu, berukuran 8,5cm x 10,5cm. Apabila UPT Perpustakaan Kopertis Wilayah X ini dapat memaksimalkan software SLiMS ini dengan semaksimal mungkin pencetakan kartu anggota dapat langsung dicetak pada saat pemustaka mendaftar menjadi anggota perpustakaan. Kartu angota perpustakaan yang dicetak juga disertai dengan barcode, sehingga apabila anggota perpustakaan ingin meminjam buku, maka pustakwan bisa langsung menggunakan barcode yang sudah ada pada kartu anggota tersebut.

Dari kajian singkat di atas dapat dilihat bahwa layanan perpustakaan berbasis TI dapat diterapkan di semua bagian perpustakaan. Itu semua tergantung bagaimana dan apa kebutuhan pengguna dan juga perpustakaan. Proses pengembangan perpustakaan berbasis TI ini harus memperhatikan kepentingan pengguna dan juga kepentingan institusi / organisasi induk yang menaunginya. Tak kalah pentingnya adalah faktor kemampuan finansial dari perpustakaan / lembaga induk untuk menerapkan TI dalam layanan perpustakaan ini. Karena TI memang bukan barang “murah” dan perlu investasi yang cukup “mahal”. Namun demikian, penggunaan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini memang sudah merupakan kebutuhan yang tidak bisa dihindarkan lagi, sehingga perpustakaan perlu melakukan kajian prioritas kebutuhan TI untuk perpustakaannya.