Manajemen Data Pada ASEAN Youth Friendship Network (AYFN): Praktek Kerangka Operasional Manajemen Data Dalam Knowledge Management

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Menurut McDonald mengartikan data merupakan representasi dari fakta, angka dan konsep-konsep dengan cara yang pantas untuk di proses, interprestasi atau di komunikasikan oleh manusia atau komputer. Pengertian lain data merujuk pada setiap informasi terekam tanpa memperhatikan medianya. (McDonald, 2010). Pada dasarnya terdapat kesamaan antara data dan record, Pemerintah Canada mendefenisikan record dapat berupa media dimana informasi di catat atau informasi yang terseimpan di berbagai media, dengan kata lain, record juga merujuk pada setiap informasi yang terekam tanpa memperhatikan medianya. Manajemen di defenisikan Koontz, (Wiludjeng 2007: 2) is the process of designing and maintaining an environment in which individuals, working together in groups, efficiently accomplish selected aims. Sedangkan menurut Griffin (2004) mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efisien. Terdapat empat fungsi manajemen yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian (Schermerhorn, 2003). Manajemen data menurut Demand Assigned Multiple Access adalah pengembangan dan penerapan arsitektur, kebijakan praktik dan prosedur yang secara benar menangani siklus hidup lengkap data yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Menurut Dharmayanti (2015, 3) menyebutkan bahwa manajemen data adalah bagian dari sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data: akurat, up to date (mutakhir), aman, dan tersedia bagi pemakai (user). Sedangkan menurut Australian National Data Service Guides, Data Management mencakup semua kegiatan yang berhubungan dengan data selain penggunaan langsung dari data, termasuk organisasi data; back up data; pengarsipan data; berbagi data dan penerbitan; menjamin keamanan data rahasia dan sinkronisasi data. Praktek Manajemen Data Kegiatan manajemen data adalah suatu kegiatan penting yang dilakukan oleh individu ataupun organisasi terhadap data agar mudah di akses, aman dan tersedia bagi user/ pemakainya. Saat praktek manajemen data ini sudah diterapkan oleh beberapa organisasi pemerintahan/ perusahaan bahkan perguruan tinggi. Pentingnya manajemen data ini, Australia membuat Australian National Data Service (ANDS) yang memberikan panduan bagi user untuk kegiatan manajemen data. Berikut adalah data management plans yang dimiliki oleh ANDS: Gambar 1 Data Management Plan by ANDS Saat ini banyak berkembang model/ kerangka operasional kegiatan manajemen data. Mulai dari kegiatan yang kompleks seperti yang dilakukan lembaga pemerintahan atau kegiatan sederhana seperti yang dilakukan oleh researcher/ peneliti ataupun organisasi berskala kecil. Contoh lain praktek kegiatan manajemen data di Australia adalah di lingkungan universitas. Terdapat 40 universitas di Australia yang sudak memberikan guides/ petunjuk pelaksanaan kegiatan manajemen data bagi civitas akademika (ANDS, 2016). Salah satunya adalah Deakin University yang memberikan edukasi kepada researcher pada civitas akademikanya dalam praktek manajemen data. Kegiatan yang dilakukan cukup sederhana dengan beberapa tahapan yakni Data Management planning; describe data, preserve, storage, data sharing, data management compliance dan tools. Praktek manajemen data yang dilakukan oleh pemerintah Australia (2013) terbilang kompleks dengan bagian-bagiannya yakni: data modelling, data integration, data cleansing, data de-duplication, data warehousing, data conversion and transformation, data quality & intergrity, data capture, data migration dan data format. Menurut Dharmayanti (2015) terdapat beberapa kegiatan manajemen data mencakup pengumpulan, integritas dan pengujian, penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi dan pengambilan. Sedangkan pada praktek manajemen data di lembaga seperti Bank Indonesia terdapat beberapa kegiatan yakni perencanaan & pengembangan, pengumpulan, pengolahan, penyajian, penyampaian, penyimpanan, dan pemusnahan (2015).

A. Profil ASEAN Youth Friendship Network ASEAN Youth Friendship Network adalah sebuah komunitas kepemudaan bersifat independen yang memfasilitasi youth/ pemuda di kawasan Asia Tenggara untuk membangun jaringan persahabatan. Lembaga ini didirikan pada tanggal 19 Januari 2010 di Yogyakarta, Indonesia dan bertujuan untuk membuat dan mempersiapkan kaum muda/ youth, aktivitas pertukaran pengetahuan dan budaya dengan kualitas, aman dan penempatan di beberapa Negara. AYFN juga melakukan usaha untuk meningkatkan pendidikan dan kesadaran melalui tidak hanya keterampilan dan keahilan yang didapatkan peserta dari host komunitas dan institusi tapi juga melalui pengalaman dan pelajaran yang akan balik ke diri, Negara dan budaya mereka sendiri.  Visi AYFN Be leading organization in term cultural, youth, education and knowledge exchange.  Misi AYFN The ASEAN Youth Friendship Network is a platform for promoting peace, solidary, cooperation and development in order to build friendship network. Our mission is to inspire young adults to follow their dreams, to love culture and knowledge, to involve in community and bring about positive change in the world.  Tujuan AYFN Adapun berikut tujuan ASEAN Youth Friendship Network dalam menjalankan kegiatannya: - Menghubungkan kaum muda/ youth untuk saling mengenal - Memberikan kesempatan bagi orang-orang muda untuk mendapatkan pengalaman dalam budaya yang berbeda dan perjalanan travel internasional - Membuat wisata dalam konteks budaya dan pengetahuan yang bersifat internasional aman, berkualitas dan benar-benar dalam rangka untuk mempromosikan pemahaman budaya. - Memberikan pengalaman perjalanan internasional, dicapai dengan hidup dan bekerja dengan masyarakat local, organisasi dan keluarga baru. - Meningkatkan kesadaran akan masalah di Negara-negara berkembang melalui pengalaman menjadi relawan. - Memberikan pendidikan baik bagi masyarakat setempat ataupun peserta. - Bantuan kepada masyarakat lokal dan organisasi melalui penyedian short international travel dan volunteers. B. Praktek Manajemen Data di ASEAN Youth Friendship Network Data bagi ASEAN Youth Friendship Network adalah suatu hal yang sangat penting bagi kelangsungan kegiatan/ program yang diadakan oleh AYFN sendiri. Kegiatan manajemen data sendiri tidak tertulis dalam SOP (Standar Operating Procedure) kerja terkait program. Kegiatan ini utamanya dilakukan oleh Project officer karena berkenaan dan berhubungan langsung dalam proses manajerial data, penyimpanan, dan pengolahan data untuk mendapatkan metadata. Sampai saat ini kegiatan manajemen data oleh AYFN terutama yang berhubungan langsung dengan kegiatan/ program masih berjalan dengan baik walaupun tidak mempunyai aturan tertulis, dan data-data program sebanyak 44 program masih tersimpan oleh AYFN sendiri. Berikut adalah tahapan praktek manajemen data di ASEAN Youth Friendship Network: 1. Perencanaan/ Planning Proses planning merupakan kegiatan menentukan garis besar data yang akan diterima untuk diolah menjadi informasi. Fajriyah (2015) menjelaskan kegiatan perencanaan & pengembangan merupakan kegiatan merancang dan menciptakan kebutuhan informasi yang diperlukan, memperbaiki, dan menyempurnakan informasi. Kegiatan perencanaan juga mementukan data yang akan dibuat, preservasi dan didiseminasikan. Hal ini sejalan dengan konsep data planning oleh North Carolina State University Libraries yakni “…It describes the data that will be created, the standards used to describe the data (metadata), who owns the data, who can access the data, how long the data will be preserved (and/or made accessible), and what facilities and equipment will be necessary to disseminate, share, and/or preserve the data.” (NCSU Libraries, 2016) Berdasarkan konsep NCSU Libraries, kegiatan perencanaan dimulai dari menentukan data yang akan dibuat, standar data yang disusun (metadata), siapa yang akan memiliki data, siapa yang bisa mengakses data, berapa lama data akan disimpan (dan/ atau dibuat accessible) dan fasilitas & alat apa saja yang dibutuhkan untuk mendiseminasikan, sharing dan pelestarian data. Praktek perencanaan dalam manajemen data di AYFN dilakukan dengan dua tahapan. Tahapan pertama yang dilakukan adalah membuat standar data (outlines). Kegiatan ini merupakan kegiatan menyusun dan menentukan data apa saja yang akan dibutuhkan oleh project officer untuk kebutuhan program. Praktek kegiatan ini yakni dengan menyusun data pada formulir pendaftaran, hal ini bertujuan untuk mendapatkan metadata apa saja yang dibutuhkan oleh project officer terkait pendaftaran program seperti sebaran Negara pendaftar, peta persebaran universitas, persentase pendaftar pria dan wanita dan lainnya. Kegiatan penentuan data pada formulir ini wajib disetujui oleh Vice president of AYFN dan di ketahui oleh President AYFN sebelum disebarluaskan. Gambar 2 Formulir Pendaftaran Tahapan yang kedua dilakukan yakni membuat prosedur pengumpulan data. Prosedur ini juga disusun oleh project officer yang bersangkutan. Seluruh data yang masuk bersifat digital dan menggunakan media elektronis yakni email. Kegiatan membuat prosedur ini bertujuan agar data yang masuk terintegrasi melalui satu pintu dan mempermudah project officer untuk memilah data-data yang masuk melalui email. Seluruh data yang masuk melalui email, hak akses data tersebut dipegang sepenuhnya oleh project officer dan bersifat non-accessible dengan artian tidak ada yang bisa mengakses data selain project officer yang bersangkutan, terkecuali dengan kondisi tertentu. Fasilitas/ alat yang dibutuhkan untuk proses data planning ini tergolong sederhana yakni perangkat pc, koneksi internet dan media penyimpanan online (cloud) ataupun offline (hardisk). Gambar 3 Prosedur pendaftaran Kegiatan data planning management/ perencanaan yang dilakukan oleh AYFN tergolong sudah baik sesuai dengan tujuan perencanaan dari NCSU Libraries yakni menentukan data apa saja yang dibutuhkan, siapa yang akan mempunyai hak askses, fasilitas dan alat serta prosedur (outline & guidelines). Hal ini sesuai dengan prinsip data planning oleh Monash University Australia bahwa data planning dalam manajemen data adalah sebuah proses perencanaan data memastikan bahwa semua aspek manajemen data secara holistik dieksplorasi pada awal proyek. Tujuan jangka pendek dan jangka panjang dapat seimbang sehingga keputusan yang dibuat pada awal kegiatan/ proyek tidak berdampak negative pada kemampuan untuk menemukan dan menggunakan data di masa mendatang. (Monash University Australia, 2015). Selain itu, Monash University of Australia juga menjelaskan keuntungan dari data planning yang berdampak pada sebuah project dikaitkan dengan kegiatan data planning di AYFN: - Menghindari duplikasi data - Menghindari resiko kehilangan data, atau penggunaan data yang tidak pantas/ tidak diperlukan - Praktik yang baik untuk memastikan integritas dan kualitas data - Data menjadi mudah dipahami karena standar tertentu. (Monash University of Australia, 2015) Kegiatan perencanaan dalam manajemen data tergolong sangat penting karena kegiatan ini menentukan arah dan tujuan data yang akan di dapatkan oleh organisasi/ individu yang melakukan kegiatan pengumpulan data. 2. Pengumpulan/ Collecting Kegiatan pengumpulan data merupakan kegiatan perolehan informasi dari berbagai sumber baik internal ataupun eksternal, dari media elektronis/ non elektronis untuk kemudian diolah lebih lanjut atau langsung digunakan. (Fajriyah, 2015). Kegiatan ini yakni mengumpulkan data yang diperlukan dan dicatat dalam suatu formulir yang disebut sebuah dokumen sumber yang berfungsi sebagai input bagi sistem (Dharmayanti, 2015). Praktek kegiatan pengumpulan pada AYFN berasal dari media digital yakni sistem email dengan koneksi internet, dan data menggunakan file digital. Penggunaan email menggunakan email address yang berbeda tiap program yang bertujuan untuk mempermudah klasifikasi atau pengelompokkan data yang masuk. Beberapa format digital yang digunakan adalah .doc (document), .pdf (dokumen), .jpg atau .jpeg (gambar) dan .mkv atau .mp4 (video). Gambar 4 Contoh data yang dikumpulkan Data yang diterima melalui email kepada project officer di download agar mempermudah penyimpanan dalam media offline yaitu hardisk atau perangkat komputer/laptop. Setelah file elektronis di download, file-file dari sumber yang sama (pendaftar yang sama) di konversikan dalam bentuk format .rar (RAR Files), ini bertujuan agar selama kegiatan pengumpulan data, file elektronis mudah diolah pada tahap pengolahan data/ processing untuk keperluan metadata. Kegiatan lainnya yang dilakukan pada tahap ini yakni integritas dan pengujian. Kegiatan ini merupakan pemeriksaan data untuk meyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan aturan yang sudah ditentukan sebelumnya (Dharmayanti, 2015). Praktek yang dilakukan oleh project officer pada tahapan ini yakni dengan melakukan pemeriksaan atau verifikasi terhadap dokumen/ file elektronis yang sudah diterima dari pendaftar, pemeriksaan meliputi kelengkapan data yang dibutuhkan. Pada kondisi data yang dibutuhkan tidak lengkap maka akan dilakukan konfirmasi pada sumber data (applicant) untuk dilengkapi atau dikoreksi. Sedangkan jika data sudah lengkap, hanya dilakukan konfirmasi kepada sumber data, bahwa data yang dikirimkan sudah diterima dan siap di proses. Gambar 5 Konfirmasi kepada applicant tentang kelengkapan data Praktek pengumpulan data yang dilakukan AYFN sudah sesuai dengan prosedur data manajemen menurut praktek kerangka operasional manajemen data yang dilakukan di Bank Indonesia oleh Fajriyah (2015). Kegiatan pengumpulan data berjalan baik dalam waktu pengumpulan data sekitar 2-4 minggu dan data yang masuk diluar jadwal tidak akan di proses oleh project officer atau rejected. 3. Pengolahan/ Processing Kegiatan pengolahan atau processing adalah kegiatan memberi nilai tambah pada suatu informasi (Fajriyah, 2015). Dalam pengertian lain, menurut French (1996) menyebutkan bahwa data processing is the activity of the collection and manipulation of items of data to produce meaningful information’s atau dengan kata lain pengolahan adalah kegiatan manipulasi dari item-item data untuk menghasilkan informasi. Sedangkan pengertian kamus Merriam Webster menjelaskan data processing sebagai the process of putting information into a computer so that the computer can organize it, change its form, etc. Kegiatan pengolahan data bertujuan untuk mendapatkan informasi baru, kegiatan ekstraksi data menjadi metadata dan untuk menentukan sikap CSS (Collaboration Support System) atau untuk membantu pengambilan keputusan. Praktek pengolahan yang dilakukan oleh AYFN yakni data yang diorganisasikan bersamaan dengan pemeriksaan data untuk mendapatkan metadata baru. Pemeriksaan data dilakukan oleh project officer sesuai dengan prosedur metadata yang dibutuhkan saat membuat outlines kebutuhan data. Seluruh data yang masuk dan sudah diorganisasikan berdasarkan kebutuhan, lalu di check untuk mendapatkan metadata. Sebelumnya file dalam bentuk .rar (RAR Files) diekstraksi ke dalam folder-folder untuk mempermudah pengecekan data. Gambar 6 Data/ Files yang sudah dikonversi Setelah di konversi kedalam bentuk dokumen yang dikelompokkan berdasarkan sumber data (applicants), kegiatan selanjutnya yakni ekstraksi data menjadi metadata. Praktek ini menggunakan fasilitas aplikasi berbasis dokumen seperti Microsoft word atau PDF reader dan image viewer. Pada kegiatan ekstraksi, project officer memiliki formulir metadata untuk mempermudah menentukan data-data yang dibutuhkan. Gambar 7 File yang sudah diektraksi dan di kelompokkan berdasarkan sumber data Gambar 8 Formulir Metadata Metadata adalah informasi yang terstruktur yang menggambarkan karakteristik sumber daya, misalnya tanggal terkait dengan dataset atau judul dan penulis buku. (NCSU Libraries, 2016). Tujuan utama dari metadata adalah untuk memudahkan dalam penemuan informasi yang relevan, lebih sering diklasifikasikan sebagai alat penemuan sumber informasi. Metadata juga membantu mengatur/ organisasi informasi elektronik, dalam bentuk digital dan membantu/ support dalam pengarsipan dan pelestarian informasi. (Guenther, 2004). Kegiatan ektraksi metadata di AYFN merupakan kegiatan mengolah data untuk disesuaikan dengan kebutuhan pengguna informasi. Pihak pengguna informasi di AYFN adalah President AYFN, Vice President AYFN, Pihak Kampus/ Panitia lokal dan interviewers. Gambar 9 Data yang akan diekstraksi 4. Organisasi/ Organizing Data organizing adalah kegiatan penyusunan data sedemikian rupa agar mudah dilakukan penemuan informasi oleh pengguna atau pemilik data. (Dharmayanti, 2015). Dalam kegiatan data organizing tercakup didalamnya kegiatan data storage/ penyimpanan. Penyimpanan data diartikan sebagai proses penyimpanan informasi pada media tertentu. Sedangkan menurut Dharmayanti (2015) diartikan sebagai kegiatan menyimpan data pada suatu media. Pada umumnya pengertian kegiatan organisasi dan penyimpanan data tergolong sama yang tujuan akhirnya agar data dapat dicari kapan saja dan ditemukan dengan mudah. Kegiatan yang dilakukan oleh AYFN dalam data organizing yakni dengan mengelompokkan (grouping) file-file yang ada kedalam satu folder dengan sistem tertentu. Sistem yang dipakai yakni menggunakan judul program, waktu program, dan jenis file/ data. Berikut adalah contoh files/ data grouping di AYFN: Gambar 10 Grouping di ASEAN Youth Friendship Network Kegiatan grouping yang dilakukan AYFN tergolong baik karena dapat mempermudah pencarian data berkenaan dengan program ataupun yang lainnya. Praktek yang dilakukan sesuai dengan konsep tahapan manajemen data yang dijabarkan oleh Massachusetts Institute of Technology/ MIT Libraries (2016) yakni “organize your files” atau “files organize” dengan beberapa strategi seperti strategi penamaan direktori yakni directory top level folder should include the project title, unique identifier and date. Selain itu kegiatan membuat catatan/ metadata terkait semua files dan format terkait program juga dilakukan oleh AYFN, dan sejalan dengan kegiatan dokumentasi penyimpanan (data storage) oleh MIT Libraries. Terdapat beberapa kegiatan penting saat mengorganisasi data (collect or create data) yang dijabarkan oleh MIT Libraries, yaitu: - Make a note of all file names and formats associated with the project, how the data is organized, how the data was generated and information abouth how the data has been altered or processed. - Include an explanation of codes, abbreviations, or variables used in the data or in the file naming structure - Keep notes about where you got the data so that you and other can find it. (MIT Libraries, 2016). Kegiatan penyimpanan data di AYFN memiliki dua prinsip. Pertama, periode pra- program, program berlangsung dan pasca program (kurun waktu 1-4 minggu namun tentantive) penyimpanan data dilakukan secara offline menggunakan media penyimpanan hardisk. Sedangkan setelah 4 minggu pasca-program akan menggunakan media penyimpanan online, yakni cloud. Tidak ada data tentang cloud yang digunakan karena hak kepemilikan data dipegang langsung oleh Presiden AYFN. Cloud Storage adalah media penyimpanan online dimana seseorang atau organisasi dapat menyimpan data pada server virtual yang telah disediakan. Sedangkan menurut Neelima terdapat beberapa faktor yang membuat banyak perusahaan menggunakan cloud karena: - Mengurangi biaya pemeliharaan - Akses bisa dilakukan kapan saja, dan dimana saja asalkan terhubung dengan internet - Scalable - Meningkatkan fleksibilitas - Disaster recovery - Sebagai layanan yang didasarkan pada “pay per use” - User friendly - Penyebarannya cepat - Konsumsi energy yang sedikit. (Neelima, 2014) 5. Penyajian dan Penyampaian Metadata Penyajian data adalah aktivitas penyediaan informasi yang sesuai dengan format dan standar yang berlaku … (Fajriyah, 2015). Sedangkan penyampaian adalah kegiatan memberikan informasi dari satuan kerja yang telah melakukan tugas sebagai pengolah informasi kepada pengguna yang membutuhkan informasi untuk pelaksanaan tugasnya, baik internal ataupun internal. Praktek yang dilakukan di AYFN terkait penyajian dan penyampaian yakni memberikan metadata informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan informasi. Pihak-pihak tersebut yakni: Applicants (pendaftar program), local committee, university/ school, President & Vice President of AYFN. Penyajian dan penyampaian metadata menggunakan dokumen dan berbasis online yakni menggunakan media email dan web. Secara private dilakukan penyajian dan penyampaian kepada applicants terhadap data program yang dibutuhkan melalui email dan melaui media web ASEAN Youth Friendship Network pada alamat http://www.ayfnhq.org Gambar 11 Penyajian Metadata kepada Local Committee & Campus Gambar 12 Penyajian (private) melalui media email

Kegiatan manajemen data sudah dilakukan oleh project officer tergolong baik meskipun tidak ada aturan tertulis di ASEAN Youth Friendship Network. Proses manajemen data yang dilakukan di ASEAN Youth Friendship Network terdiri atas perencanaan, pengumpulan, pengolahan, organisasi serta penyajian & penyampaian metadata. Proses manajemen data yang dilakukan menggunakan media elektronis dan data elektronik (file-file dengan format tertentu).