PERPUSTAKAAN DI ERA TEKNOLOGI INFORMASI

Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat sudah mempengaruhi berbagai bidang kehidupan dan profesi, hal ini menyebabkan perubahan system pada instansi atau perusahaan, juga harus menguba cara kerja mereka. Teknologi informasi banyak digunakan untuk pengelolaan pekerjaan karena daya efektifitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja, kecepatan kinerja pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan atau omset yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan. Penggunaan teknologi informasi dalam kehidupan sehari-hari mempermudah pertukaran informasi dan data antar wilayah sehingga penyebaran pengetahuan menjadi begitu cepat. Kemajuan paling terlihat adalah pada penggunaan teknologi informasi dalam proses pengolahan data menjadi informasi menjadi cepat dan dilakukan secara otomatis. Perkembangan dunia perpustakaan dilihat dari segi koleksi data dan dokumen yang disimpan, diawali dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa catalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan catalog (index). Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan computer (internet). Selain itu dari segi manajemen (tehnik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi bussiness process di perpustakaan. Selain untuk mempermudah dan memperluas akses, perpustakaan hendaknya mampu melakukan manajemen pengetahuan secara maksimal dan diharapkan lebih memfokuskan diri sebagai community information intermediary, yaitu institusi yang dapat memahami dan berempati terhadap komunitas pengguna, memiliki pemahaman yang mendalam terhadap dunia informasi dan organisasinya serta dengan aktif selalu mengembangkan dan meningkatkan mekanisme yang menghubungkan keduanya. Pemberdayaan perpustakaan dan pustakawan dalam paradigma baru harus disesuaikan dan ditingkatkan seiring dengan perubahan tuntutan pengguna, yaitu akses informasi secara lebih luas, cepat dan tepat. Semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan semakin beragamnya teknologi canggih membawa perubahan pula pada masyarakat dan individu. Perubahan tersebut pada akhirnya akan mempengaruhi pula pada tuntunan terhadap kondisi keberadaan perpustakaan. Indikator perpustakaan ideal yang dulu diukur dari jumlah koleksi yang banyak dan gedung yang besar, sekarang sudah berubah menjadi sejauh apa perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan komunitas pemakainya Perpustakaan saat ini dituntut mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Perkembangan Teknologi Informasi (TI) telah banyak mengubah karakter sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhaninformasi, berinteraksi dengan orang lain, berkompetisi, dan lain-lain. Pada akhirnya semua itu berujung pada tuntutan pemakai agar perpustakaan tidak hanya sekedar. Penemuan dunia internet menambah kekayaan media untuk mempercepat ketersediaan dan pertukaran informasi diseluruh dunia. Banyak manfaat yang diperoleh dengan diterapkannya teknologi informasi, awal mula TI diprakarsai denga kehadiran computer, hampir setiap instansi maupun orang saat ini menggunakan computer. Hal inilah yang menjadi sebab penggunaan dan penerapan teknologi informasi komputer disuatu instansi menjadi ukuran kemajuan, tidak terkecuali di perpustakaan. Adapun pembahasan dalam tulisan ini yaitu mengenai tentang perpustakaan di era teknologi informasi. Adapun tujuan dari penulisan ini yaitu untuk menambah sedikit pengetahuan mengenai tentang perpustakaan di era teknologi.

Pembahasan Perpustakaan Sebenarnya banyak sekali dijumpai atau pernah kita baca tentang definisi dari perpustakaan itu sendiri. Beberapa definisi perpustakaan yaitu sebagai berikut: • Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.1 • Perpustakaan merupakan sistem informasi yang dalam prosesnya terdapat aktifitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan penyajian. Yang terdiri dari bahan buku maupun non buku yang dikelola dengan sistem tertentu untuk dimanfaatkan oleh masyarakat pemakai. • Perpustakaan adalah kumpulan materi baik yang tercetak dan non tercetak dan atau sumber informasi dalam computer yang bisa bahanya dari sumber informasi tertentu yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai. Beberapa pengertian dari perpustakaan diatas, walaupun berasal dari berbagai sumber yang berbeda, namun tetap saja bermuara pada satu inti bahwa perpustakaan adalah tempat penyedia jasa layanan informasi sesuai dengan kebutuhan pencari informasi.3 Akan tetapi beberapa pengertian diatas masih menggambarkan perpustakaan yang lebih bersifat konvensional dalam situasinya sehari-hari. Penyediaan Akses Informasi melalui Teknologi Informasi Kemajuan teknologi memungkinkan penyebaran informasi dapat dilakukan tanpa mengenal batas (borderless information dissemination). Pendistribusiannya telah menembus dinding pemisah geografis, sosial, dan budaya sehingga informasi yang dibutuhkan dapat dinikmati pada waktu dan secara bersamaan yang menyebabkan hubungan dan komunikasi global dapat dilakukan secara cepat.4 Gambaran di atas menunjukkan bahwa kebutuhan akan informasi yang dapat diperoleh secara cepat dan akurat merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari pada era globalisasi ini yang realisasinya sangat ditunjang oleh per-kembangan teknologi informasi khususnya yang dapat mengemas informasi ke dalam bentuk yang lebih praktis dan menarik. Pada saat ini telah tampak gejala ke arah tersebut dan di masa yang akan datang dapat dipastikan bahwa kebutuhan informasi akan dapat diperoleh/ diakses melalui layar monitor tanpa perlu pemakai datang ke perpustakaan atau pusat dokumentasi lainnya untuk mendapatkan informasi yang diperlukannya. Melalui perpustakaan maya (virtual library), harapan ini bukanlah sesuatu yang tidak mungkin untuk dapat diwujud-kan, adanya peningkatan kualitas infrastruktur pada jaringan telekomunikasi serta peningkatan kemampuan teknologi informasi dalam memproses data akan berdampak langsung pada sistem pengelolaan dan layanan pada lembaga/ instansi penyedia informasi seperti halnya perpustakaan.5 Kemampuan akses yang begitu tinggi apabila tidak diimbangi dengan penye-diaan informasi yang berkualitas dikhawatirkan pada suatu saat akan menjadi bumerang bagi generasi muda kita di masa datang. Keanekaragaman informasi yang ditawarkan melalui internet dan kebebasan dalam menentukan pilihan merupakan tantangan bagi bangsa ini untuk secara serius mulai mencermati upaya-upaya strategis dalam mengemas karya dan hasil pemikiran bangsa sendiri. Hal ini perlu dilakukan sehingga mampu menarik minat para generasi muda untuk lebih tekun dan serius dalam menghayati, mencermati, dan mempelajari serta menghargai kekayaan dan potensi bangsa sendiri. Pengalihan sistem layanan secara tradisional ke sistem yang memanfaatkan teknologi informasi menyebabkan pergeseran dan perubahan dalam infra-struktur, proses pengolahan dan sistem pengelolaannya. Manfaat yang ditawar-kan dalam penyampaian secara ini mampu melipat gandakan pendayagunaan informasi yang dimilikinya. Hal ini dapat dicapai karena informasi yang diolahnya tidak saja dimanfaatkan secara fisik oleh pemakai yang berdomisili di sekitar perpustakaan tetapi mampu diakses secara luas oleh para pemakai yang membutuhkannya. Peluang ini seharusnya dapat dimanfaatkan secara maksimal dalam mempercepat, memperluas dan meratakan penyebaran informasi yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat. Perpustakaan dan Teknologi Informasi Sejak akhir tahun 1970 gagasan untuk menerapkan teknologi informasi secara lebih efektif mulai menjadi suatu kebutuhan yang menyatu. Hal ini disampaikan oleh Kennedy bahwa pada gagasan tersebut mulai dijelaskan bagaimana sistem otomasi dapat meningkatkan kinerja karyawan. Agar informasi dapat disampaikan secara efektif maka perlu adanya suatu sistem yang dapat memproses penyampaiannya. Kecepatan dan ketepatan penyampaian informasi tersebut harus didukung oleh suatu sistem otomasi yang saat ini sudah merupakah kebutuhan setiap organisasi untuk mengolah data maupun informasi yang dimilikinya. Dilanjutkan oleh Kennedy bahwa penerapan sistem otomasi dalam organisasi dapat (a) mengubah struktur organisasi secara menyeluruh, (b) menciptakan keunggulan kompetitif dengan memberikan cara-cara baru pada organisasi untuk berkinerja lebih baik, (c) menciptakan peluang baru dari kegiatan yang telah ada.6 Teknologi informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir disemua bidang. Tidak terkecuali di perpustakaan. Dalam masyarakat maju, pengetahuan merupakan sumber daya primer untuk individu dan public. Sebagai akibatnya seseorang harus selektif tentang jenis data dan informasi yang diproses. Data dan informasi tersebut harus relevan, dan akurat sehingga dapat terhindar dari memeperoleh harta karun dari longsoran informasi yang tdak penting. Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebarab informasi ilmu pengetahuan, tempat rujukan bagi para pencari ilmu, dan pengenbangan karya-karya ilmiah. Dengan teknologi informasi pegeseran kebudayaan berkembang seiring dengan meningkatnya minat ubtuk menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Tugas perpustakaan dalam menyebarkan informasi dengan jalan mengidentifikasi, mengumpulkan mengelola dan menyediakan untuk pendidikan maupun masyarakat luas. Paradigma lama tentang perpustakaan dengan berbagai kerumitannya dalam melakukan pengolaan pustaka, keanggotaan serta sirkulasi koleksi ini terhapus. Semua dapat dilakukan dengan perubahan tata cara pengelolaan perpustakaan yang memanfaatkan teknologi informasi. Keunggulan yang dirasakan, diantaranya mengenai konsep catalog online yang memungkinkan pencarian koleksi kapan pun dan dimana pun, otomasi pengelolaan sirkulasi, serta penyediaan koleksi pustaka berwujud digital merupakan sebagian ciri dari pengelolaan perpustakaan modern. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi dan komunikasi dapat diukur dengan telah diterapkannya/ digunakannya sebagai Sistem Informasi Manajemen (SIM) perpustakaan dan perpustakaan digital . Sistem Informasi Manajemen (SIM) perpustakaan merupakan pengintegrasian antara bidang pekerjaan aministrasi, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, pengolahan, sirkulasi, statistik, pengelolaan anggota perpustakaan, dan lain-lain. Sistem ini sering dikenal juga dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan. Dengan penerapan SIM ini secara langsung merubah paradigma layanan perpustakaan. Layanan perpustakaan yang dulunya off-lineberubah menjadi on-line. Di sini Perpustakaan harus mampu merancang layanan perpustakan yang memungkinkan akses terhadap sumber-sumber informasi (information resources). Hal ini mengisyaratkan bahwa pemanfaatan perpustakaan tidak lagi bergantung pada visitasi pemakai perpustakaan atau bertumpu pada kunjungan secara fisik semata, tetapi pemanfaatannya dapat dilakukan setiap saat dan dari berbagai tempat dimanapun pengguna berada. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut, bukan lagi pada besarnya gedung yang dipakai, banyaknya rak buku, ataupun berjubelnya pengguna. Semakin canggih dan otomatis kinerja perpustakaan maka semakin maju perpustakaan itu. Alasannya sederhana dengan teknologi informasi maka akan lebih banyak yang dikerjakan dan dilayani. Klasifikasi pembagian perpustakaan sesuai penerapan teknologi yang digunakan menjadi: 1. Perpustakaan tradisional yaitu perpustakaan yang sudah sering kita lihat dengan berbagai rak koleksi buku serta pencatatan manual oleh petugas pustakawan. 2. Perpustakaan terotomasi yaitu perpustakaan yang dalam pengelolaannya (pencatatan, perekapan, dan percetakan) sudah menggunakan teknologi computer. 3. Perpustakaan digital yaitu perpustakaan dengan system informasi manajemen menggunakan teknologi informasi ditambah koleksikoleksi digital baik berupa jurnal, ebook, CD audio, maupun koleksi video. Penerapan teknologi informasi (TI) di perpustakaan merupakan wujud dari suatu perubahan layanan. Perubahan ini yang mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi pelayanan dan menerapakan TI dalam aktifitas kesehariannya. Tuntutan perubahan yang semakin besar ini seakan menjadikan tantangan bagi perpustakaan untuk berbenah dan selalu inovatif untuk dapat memberikan layanan yang terbaik melalui fasilitas TI. Faktor Penggerak Teknologi Informasi pada Perpustakaan Faktor penggerak meningkatnya tuntutan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan adalah:7 1. Kemudahan mendapatkan produk teknologi informasi 2. Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk teknologi informasi 3. Kemampuan teknologi informasi 4. Tuntutan layanan masyarakat serba “klik” Dengan teknologi informasi kita mampu mengotomatiskan perputaran sehingga akan mempercepat kerja dari rutinitas tersebut. Penerapan teknologi informasi akan sangat membantu banyak sekali kerja, lebih efektif dan efisien baik secara waktu, tenaga, pekerjaan dan modal. Bukan hanya rutinitas, dengan teknologi informasi pekerjaan yang tadinya tidak mungkin dikerjakan menjadi ada alternatif untuk menjembatani. Ada dua hal utama yang perlu diperhatikan dalam memberdayakan perpustakaan sebagai upaya meningkatkan layanan perpustakaan berorientasi pengguna berbasis teknologi yaitu: 1. Ditinjau dari segi sarana dan prasarananya termasuk gedung dan lokasi 2. Ditinjau dari segi SDM yang mengelola perpustakaan tersebut Secara garis besar, dua hal di atas bisa dijelaskan sebagai berikut. 1. Ditinjau dari segi sarana dan prasarananya termasuk gedung dan lokasi Gedung perpustakaan hendaklah menarik dari segi arsitektur dan mudah dijangkau. Penggunaan warna juga bisa merupakan daya tarik yang akan membangkitkan minat baca pengguna. Selain itu sarana dan prasarana pendukung layanan perpustakaan hendaklah didukung oleh Teknologi Informasi (TI) yang akan sangat membantu perpustakaan memperbaiki kalitas dan jenis layanan. Minimal sebuah perpustakaan harus memiliki : 1. Jaringan Lokal (LAN , Local Area Network) berbasis TCP/IP 2. Akses ke internet yang cepat bagi pustakawan untuk mengakses informasi eksternal perpustakaan beserta perangkatnya. 3. Komputer untuk pengguna untuk mengakses informasi layanan perpustakaan berikut database persediaan koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut. Ditambah lagi Pustakawan menyediakan akses hanya ke sumber-sumber yang dapat dipercaya kualitasnya. Caranya dengan membuat portal atau pintu masuk ke sumber-sumber yang telah terseleksi misalnya Virtual libraries subject-based gateways. 4. Koleksi dalam multi format baik dalam bentuk tercetak, multimedia, digital, hypertext berikut sarana untuk mengakses koleksi tersebut 5. Adanya fasilitas digital dan internet, Fasilitas digital dan internet memungkinkan pengguna perpustakaandapat memanfaatkan informasi yang dimiliki perpustakaan tanpa mengenal waktu dan jarak. Homepageperpustakaan dapat menyajikan data bibliografis dan abstrak dari jurnal-jurnal penelitian (kalau memungkinkan dalam bentuk full text), pendidikan pemakai, berita-berita perpustakaan, informasi lokal (universitas, kota), pameran online, media komunikasi dengan pengguna (saran dan kritik), hubungan dengan situs lain, dan sebagainya. 6. Hot Spot Hot Spot berarti menyediakan layanan internet bebas untuk suatu lingkungan yang terbatas, sebagai contoh di sekitar gedung perpustakaan. Dengan memiliki hot spot perpustakaan menyediakan jasa penelusuran internet yang dapat diakses oleh pengguna dari Laptop/Note Book yang biasa dibawa oleh pengguna, dengan syarat memiliki LAN Card Wireless. 2. Ditinjau dari segi SDM yang mengelola perpustakaan tersebut Dalam menghadapi tuntunan kebutuhan pengguna perpustakaan yang semakin tinggi dan beraneka ragam, maka perpustakaan perlu mempersiapkan pustakawan yang profesional. Jika pustakawan ingin disebut profesional, maka pustakawan perlu memiliki ”skill”, ”knowledge”, kemampuan (ability), serta kedewasaan psikologis (Ratnaningsih, 1998). Namun dalam prakteknya sampai sejauh ini pustakawan Indonesia belum bisa dikatakan mampu untuk menjadi profesional (ideal pun belum ) bahkan masih sangat jauh dari konsep ideal. Sebagai pustakawan profesional, kita perlu mengikuti perkembangan dan informasi mutakhir dalam bidang Pusdokinfo. Perkembangan TI mengakibatkan semua bidang pekerjaan perpustakaan tidak ada lagi yang tidak mendapat sentuhan ”keajaiban” TI. Keilmuan perpustakaan pun saat ini dituntut mampu mengikuti perubahan sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, perubahan dalam berinteraksi dengan orang lain, dan dalam berkompetisi. Pustakawan perlu menyadari bahwa perlu ditumbuhkan suatu jenis kepustakawanan dengan paradigma-paradigma baru yang mampu menjawab tantangan media elektronik tanpa meninggalkan kepustakawanan konvensional yang memang masih dibutuhkan (hybrid library). Hanya dengan sumber daya manusia (SDM) dalam hal ini tenaga pengelola perpustakaan dan tenaga fungsional pustakawan yang berkualitaslah (melalui keilmuannya) kita bisa membangun paradigma kepustakawanan Indonesia. Oleh karena itu profil pustakawan diharapkan : 1. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna 2. Mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik 3. Mempunyai kemampuan teknis perpustakaan yang tinggi 4. Mempunyai kemampuan pengembangan secara teknis dan prosedur kerja 5. Kemampuan berbahasa asing yang memadai terutama bahasa Inggris 6. Mempunyai kemampuan melaksanakan penelitian di bidang perpustakaan. 7. Mempunyai kemampuan dalam memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, antara lain: • Kemampuan dalam penggunaan komputer (computer literacy) • Kemampuan dalam menguasai basis data (database) • Kemampuan dalam penguasaan peralatan TI (tools and technological skill) • Kemampuan dalam penguasaan teknologi jaringan (computer networks) • Kemampuan dalam penguasaan internet dan intranet Manfaat Pengunaan Teknologi Informasi pada Perpustakaan Dengan kemudahan yang diperoleh melalui penggunaan teknologi informasi maka diharapkan pekerjaan kegiatan, dan layanan perpustakaan semakin meningkat menjadi lebih baik sehingga perkembangan perpustakaan akan mengalami percepatan. Berikut manfaat yang bisa dipetik dari penerapan teknologi informasi di perpustakaan. 1. Mengefesiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan 3. Meningkatkan citra perpustakaan 4. Pengembanga infrastruktur nasional, regional, dan global Manfaat lain dari penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan adalah: 1. Meningkatkan kualitas layanan Peningkatan kualitas layanan pada kecepatan pencarian referensi, kelengkapan data referensi, keberadaan buku, peminjaman, pembuatan KTA, dan akses. 2. Memberikan kemudahan dalam pengambilan keputusan Pengambilan keputusan baik bagi pengguna maupun pengelola perpustakaan menjadi cepat dan akurat dengan ketersediaan data. Bagi pengguna misal menentukan referensi mana yang akan dipinjam dengan kondisi buku lama dan baru, alternative pengganti jika buku sedang keluar, kapan harus dikembalikan, dan sebagainya. Bagi pengelola, misal memutuskan penerimaan anggota, jumlah denda, keberadaan buku, jumlah buku, keperluan pengadaan, dan penataan koleksi. 3. Pengembangan otomasi perpustakaan Perpustakaan sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi ilmu pengetahuan perlu didukung kebutuhan TI seiring dengan kegiatan menulis, mencetak, mendidik, dan pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi yang semakin berkembang dan beragam. Penerapan TI di perpustakaan difungsikan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengelola data-data dalam bentuk basis data serta menyediakan menjadi informasi yang berguna bagi masyarakat dalam kemasan digital yang fleksibel dan mudah dibagikan.

Dari uraian pembahasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa peran dari teknologi informasi adalah sebagai tools atau perangkat alat yang digunakan untuk mengotomatiskan kinerja dari layanan perpustakaan. Dengan penerapan TI baik pustakawan maupun pengguna diharapkan semakin cepat dalam bekerja dan mengakses berbagai layanan perpustakaan. Dengan adanya penerapan teknologi informasi di perpustakaan tentunya komponen pengelolaan perpustakaan pun perlu menyesuaikan diri dengan manajemen yang berbasis teknologi dan informasi mutakhir sehingga mampu menjadi pusat informasi pertama dan utama.