Peran Teknologi Informasi di Perpustakaan Pascasarjana Universitas Sultan Ageng Tirtayasa

Perpustakaan merupakan pusat pengetahuan terutama di dunia pendidikan yaitu mahasiswa dan pelajar yang merefleksikan perubahan yang terjadi di masyarakat. Perpustakaan (library) didefinisikan sebagai tempat buku-buku yang diatur untuk dibaca dan dipelajari atau dipakai sebagai bahan rujukan. Secara lebih umum, perpustakaan adalah suatu tempat yang didalamnya terdapat kegiatan menghimpun, mengelola, dan menyebarluaskan segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam dalam berbagai media seperti buku, majalah, surat kabar, film,video, komputer, dan lain-lain (Yusuf dan Suhendar, 2005: 1). Dapat diartikan bahwa perpustakaan merupakan suatu bentuk organisasi yang memiliki tugas untuk mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan melayani kebutuhan informasi para pemustaka. Konsep perpustakaan yang konvensional mengalami perubahan secara dramatik pada beberapa tahun ini. Di negara-negara yang sudah maju, informasi yang ada pada suatu perpustakaan dapat diakses melalui gadget dan informasi tersebut dapat dengan mudah kita dapatkan baik di kantor, di rumah,di ruang kuliah, atau di tempat-tempat lain dan pada waktu kapanpun kita mau. Hal ini dapat terjadi karena perpustakaan sudah menyesuaikan dengan kemajuan zaman yang seperti sekarang ini semua serba mudah. Berkat perkembangan teknologi informasi yang telah menyebar ke semua aspek kehidupan, memberikan tuntutan kepada semua pihak agar mampu menciptakan sebuah perpustakaan yang ideal sesuai dengan zaman dan kebutuhan pemustaka. Akibatnya, perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi sudah seharusnya menerapkan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi melahirkan sebuah perpustakaan berbasis komputer atau digital. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi sebuah ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari sebuah perpustakaan. Paradigma lama tentang perpustakaan dengan berbagai kerumitannya dalam melakukan pengelolaan perpustakaan harus dihilangkan dengan dikembangkannya perpustakaan berbasis teknologi informasi. Teknologi informasi diciptakan untuk mendukung manusia dalam melakukan aktivitasnya agar lebih efektif dan efisien. Perpustakaan pascasarjana (Universitas Sultan Ageng Tirtayasa) merupakan salah satu perpustakaan yang berada di Pascasarjana dan sudah menerapkan teknologi informasi yaitu perpustakaan sudah menggunakan sistem komputerisasi dan memakai aplikasi SLIMS 9. Perpustakaan Pascasarjana merupakan bagian dari perpustakaan UPT pusat dan dalam aktivitas perpustakaan Pascasarjana mengembangkan teknologi informasi, karena pada dasarnya memang sudah selayaknya mengikuti perkembangan zaman untuk melayani semua informasi perpustakaan yang berada di universitas yang berbentuk teknologi informasi, dibandingkan dengan perpustakaan lain di fakultas yang masih menggunakan atau menerapkan sistem pelayanan secara online dari aspek pelayanan perpustakaan. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan sesungguhnya merupakan bagian yang terintegrasi, saling mempengaruhi, dan berkaitan dengan pemberdayaan perpustakaan dan pustakawan itu sendiri. Pemanfaatan teknologi informasi akan memberdayakan perpustakaan dan pustakawan, dan begitu juga sebaliknya perpustakaan dan pustakawan yang berdaya akan mengoptimalkan kegunaan teknologi informasi. Atas penemuan dan perkembangan teknologi informasi berdampak pula pada perkembangan perpustakaan dan pemustaka. Hal inilah yang menjadi latar belakang sehingga penelitian ini terfokus di Perpustakaan Pascasarjana UNTIRTA yang berada di banten, menerapkan teknologi informasi dalam setiap aktivitas di perpustakaan, penyajian dan pelayanan informasi untuk mewujudkan tridharma perguruan tinggi. Oleh karena itu, maka penulis tertarik untuk membahas dan meneliti lebih jauh tentang “Peran Teknologi Informasi di Perpustakaan Pascasarjana Universitas Sultan Ageng Tirtayasa”. a. Menurut Soejono Soekanto dalam buku yang berjudul sosiologi suatu pengantar (2012:212), menjelaskan pengertian peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melakukan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, dia menjalankan suatu peranan. Perbedaan antara kedudukan dan peranan adalah untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Keduanya tak dapat dipisah-pisahkan karena yang satu tergantung pada yang lain dan sebaliknya. b. Pengertian peran menurut Soerjono Soekanto (2002:243), yaitu peran merupakan aspek dinamis kedudukan (status), apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu peranan. c. Teknologi informasi menurut Haag dan Keen (1996) adalah seperangkat alat yang membantu Anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Adapun menurut Hs, Lasa (2009: 334) pada hakekatnya teknologi informasi merupakan perpaduan antara komputer, komunikasi data dan media penyimpanan. d. Menurut IFLA (International Federation Library Association), perpustakaan adalah kumpulan materi tercetak dan media non tercetak atau sumber informasi dalam bentuk komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai, (Sulistyo-Basuki, 1993: 96). Dari beberapa penjelasan di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa yang dimaksud dengan peran teknologi informasi perpustakaan yaitu cara atau perbuatan dalam menerapkan teknologi informasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pemrosesan informasi dengan menggunakan seperangkat alat teknologi informasi pada suatu perpustakaan penyedia informasi berupa buku maupun non-buku untuk dimanfaatkan oleh para pemustaka. e. Menurut Information Technology Association of America (ITAA) dalam Sutarman (2009: 13) pengertian dari Information Technology (IT) / Teknologi Informasi sebagai berikut “Teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan, implementasi, dukungan atau manajemen sistem informasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer”.

Untuk memberikan gambaran mengenai kondisi dan keadaan sebenarnya secara rinci dan akurat serta aktual terkait dengan masalah penelitian yang dilakukan. Dalam penyusunan tulisan ini, penulis menggunakan jenis penelitian kualitatif

1. Teknologi Informasi Dalam Perpustakaan Perkembangan teknologi informasi di Indonesia terasa sangat cepat. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi tersebut maka secara tidak langsung berpengaruh terhadap kehidupan manusia, termasuk di bidang perpustakaan sebagai media pengelola informasi. Perkembangan teknologi informasi pada dunia perpustakaan jika dilihat dari segi data dan dokumen yang disimpan yaitu dimulai dari adanya perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Perkembangan teknologi informasi pada perpustakaan juga ditandai dengan adanya pergeseran teknologi yang digunakan oleh pustakawan saat ini dalam setiap aktivitas di perpustakaan. Pengelolaan perpustakaan yang pada mulanya menggunakan sistem manual karena belum dimengertinya dan belum dipahaminya teknologi informasi yang tengah berkembang, secara perlahan mulai ditinggalkan sistem tradisional. Dengan adanya teknologi informasi yang tengah berkembang di perpustakaan maka menghasilkan suatu paradigma baru bagi para pengelola perpustakaan di Indonesia yaitu bergesernya paradigma tentang pengelolaan perpustakaan secara manual atau konvensional menuju ke sistem pengelolaan digital dengan pemanfaatan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi dalam dunia perpustakaan adalah munculnya perpustakaan digital (digital library). Perpustakaan digital memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan. Sistem yang dikembangkan kemudian terkenal dengan istilah sistem otomasi perpustakaan (library automation system) 2. Ruang Lingkup Teknologi Informasi Pada umumnya, teknologi informasi dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat meliputi beberapa peralatan-peralatan yang bersifat fisik, contohnya memori, printer, dan keyboard. Adapun perangkat lunak adalah yang berhubungan dengan instruksi-instruksi untuk mengatur perangkat keras agar bisa bekerja sesuai dengan tujuan instruksi yang di buat. Haag, dkk (2000) membagi teknologi informasi menjadi enam kelompok (Kadir, 2003: 14), yaitu: a. Teknologi masukan (input technology) b. Teknologi keluaran (output technology) c. Teknologi perangkat keras (software technology) d. Teknologi penyimpanan (storage technology) e. Teknologi telekomunikasi (telecommunication technology) f. Mesin pemroses (processing mache) atau lebih dikenal dengan istilah CPU 3. Faktor Penggerak Teknologi Informasi Faktor penggerak meningkatnya tuntutan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan (Supriyanto, 2008: 20) yaitu: a. Kemudahan mendapatkan produk teknologi informasi b. Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk teknologi informasi c. Kemampuan teknologi informasi d. Tuntutan layanan masyarakat serba ‘klik” atau lewat genggaman gadgets Dengan kemajuan teknologi informasi kita mampu mengendalikan perputaran sehingga dapat mempercepat kerja dan rutinitas tersebut, penerapan teknologi informasi pada perpustakaan fakultas teknik akan sangat membantu kerja para pustakawan yang ada, lebih efektif dan efisien baik secara waktu, tenaga dan tempat. 4. Peranan Teknologi Informasi Banyak kalangan masyarakat berpendapat bahwa saat ini adalah era informasi global, di mana manusia bisa memanfaatkan teknologi informasi yang perangkatnya utamanya adalah komputer. Informasi yang bisa diolah tidak hanya sekedar informasi suara atau gambar, namun informasi bisa diperoleh dari perpustakaan. Manusia bisa memanfaatkan komputer dengan beragam cara mulai sebagai dari alat bantu menulis, menggambar, mengedit foto, memutar video, memutar lagu sampai analisis data hasil penelitian maupun untuk mengoperasikan program-program penyelesaian masalah-masalah ilmiah, bisnis, manajemen, mengendalikan industri, bahkan mengendalikan pesawat ruang angkasa. Tujuan penggunaan komputer adalah agar setiap data yang diolah dapat dihasilkan informasi yang cepat, akurat, informatif, dan efisien. 5. Penerapan Teknologi Informasi pada Perpustakaan Dengan berkembangnya teknologi informasi di perpustakaan, pemustaka dapat memperoleh data melalui media cetak maupun elektronik. Di samping itu, terjadinya perkembangan yang sangat pesat di dunia ilmu pengetahuan dan teknologi, juga berpengaruh terhadap kemajuan teknologi informasi dan komunikasi terutama sejak tahun 1990-an. Perkembangan ini sangat mempengaruhi aspek kehidupan manusia, termasuk juga perpustakaan. Teknologi menjanjikan kecepatan dan merupakan salah satu faktor yang dibutuhkan dalam pengolahan informasi pada perpustakaan. Oleh sabab itu ada beberapa alasan mengapa teknologi informasi harus di terima di perpustakaan sebagaimana yang di kemukakan oleh Abdul Rahman Saleh antara lain: 1.Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan 2. Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia Menurut alasan di atas, maka informasi yang ada di perpustakaan saat ini Teknologi informasi tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informan lain, seperti teknologi informasi audio visual, multi teknologi informasi media, bahan mikro, media teknologi informasi, dan sebagainya saat ini di koleksi oleh perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus dibaca dengan teknologi komputer. Komputer juga dapat melakukan penyimpanan data dokumen dalam jumlah dan jenis yang sangat besar. Perangkat lunak masa kini sudah dapat mengendalikan jumlah berkas dan cantuman yang sangat besar dengan kecepatan yang sulit dibayangkan. Di samping itu, selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemustaka juga membutuhkan kecepatan informasi yang didapatkan dari perpustakaan pascasarjana. a. Teknologi barcode Barcode adalah susunan garis vertikal hitam dan putih dengan ketebalan yang berbeda, sangat sederhana, tetapi sangat berguna. Kegunaan barcode untuk menyimpan data-data spesifik, misalnya kode bahan pustaka, tanggal pinjam, nomor induk buku. Kelebihan-kelebihan barcode yang paling utama adalah murah dan mudah, sebab media yang digunakan adalah kertas dan tinta, sedangkan untuk membaca barcode ada begitu banyak pilihan di pasaran dengan harga yang relatif murah mulai dari berbentuk pena, slot dan scanner. Perpustakaan pascasarjana saat ini telah menggunakan label barcode untuk pengkodean di koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan. b. Otomasi perpustakaan Perpustakaan Pascasarjana saat ini menggunakan software SLIMS (Senayan Library Management System) Otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut (Sulistyo-Basuki, 1995: 96). Bidang cakupan otomasi layanan perpustakaan dengan menggunakan teknologi informasi dapat dijalankan sistem layanan secara otomatis (Supriyanto, 2008: 37) mulai dari: 1) Usulan koleksi 2) Inventarisasi 3) Katalogisasi 4) Sirkulasi 5) Pengelolaan penerbitan berkala 6) Pengelolaan anggota c. Perpustakaan Online Perpustakaan online adalah perpustakaan yang berupaya memberikan layanan yang terbaik kepada pemustaka dengan menjanjikan beragam informasi secara online. Perpustakaan pascasarjana memiliki website yang khusus menampilkan berbagai informasi seperti profil perpustakaan, jumlah Koleksi, peminjaman, pengembalian dan jumlah pengunjung anggota, serta pustakawan yang ada pada perpustakaan pascasarjana, beragam layanan perpustakaan, cara menjadi anggota perpustakaan, peraturan yang berlaku di perpustakaan, link akses ke katalog online, koleksi digital, e-journal, link ke database online dan sebagainya. Penyediaan website perpustakaan merupakan salah satu kegiatan untuk memberikan pendidikan kepada pemustaka, perpustakaan yang dikenal dengan sebutan “pendidikan pemakai” atau “literasi informasi”. Melalui website, pemustaka diharapkan memahami berbagai hal mengenai perpustakaan dan dapat memanfaatkannya secara optimal. (Azwar, 2013: 207). d. Pengembangan otomasi perpustakaan Perpustakaan sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi. Ilmu pengetahuan perlu didukung kebutuhan teknologi informasi seiring dengan kegiatan menulis, mencetak, mendidik dan pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi yang semakin berkembang dan beragam. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan difungsikan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengelola data-data dalam bentuk basis data serta menyediakannya menjadi informasi yang berguna bagi pemustaka dalam kemasan digital yang fleksibel dan mudah dibagikan. e. Perpustakaan Digital Menurut Wiji Suwarno perpustakaan digital adalah perpustakaan yang mampu melayani penggunaannya dengan segala kemudahan (Prastowo, 2012: 395). Menurut kamus Kepustakawanan Indonesia (2009) Perpustakaan Digital merupakan suatu sistem perpustakaan yang memiliki berbagai layanan dan objek informasi melalui perangkat digital. Perpustakaan digital tidak berdiri sendiri, tetapi terkait dengan sumber-sumber lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi seluruh dunia. Perpustakaan ini tidak menyimpan buku konvensional, tetapi hanya menyimpannya dalam bentuk elektronik digital (Azwar, 2013: 201). Dalam perkembangannya kini perpustakaan pascasarjana masih dalam tahap pengerjaan menuju perpustakaan digital yang dalam proses pengerjaanya perpustakaan pascasarjana bekerjasama dengan PT. Enam Kubuku Indonesia. Perpustakaan digital ini berisi koleksi dalam bentuk elektronik dan dapat di baca setiap saat hanya dengan satu genggaman smartphone, Jadi perpustakaan saat ini sudah menuju lebih praktis dan efisien untuk tahun-tahun kedepan. Meningkatkan kualitas layanan pada perpustakaan fakultas teknik dikhususkan pada kecepatan pencarian referensi, kelengkapan data referensi, keberadaan buku, peminjaman, pembuatan kartu anggota, dan akses buku di web ataupun di ruang perpustakaan. Memberikan kemudahan dalam pengambilan keputusan, pengambilan keputusan baik bagi pengguna maupun pengelolaan perpustakaan menjadi cepat dan akurat dengan ketersediaan data-data. Bagi pemustaka misalnya menentukan referensi mana yang akan dipinjam dengan kondisi buku lama dengan yang baru, alternatif pengganti jika buku sedang keluar, kapan harus dikembalikan, dan sebagainya. Bagi pengelola, misalnya memutuskan penerimaan anggota, jumlah denda, keberadaan buku, jumlah buku, keperluan pengadaan, dan penataan koleksi. Dampak Positif dan Negatif Dampak positif adanya Teknologi Informasi bagi perpustakaan diantaranya adalah sebagai berikut: 1) Meringankan beban pekerjaan pustakawan sehingga lebih efektif dan efisien. 2) Menghemat waktu dan tenaga perpustakaan sehingga penempatan staf tepat dan tepat. 3) Akan menarik para pembaca untuk mengunjungi perpustakaan. Seperti dengan adanya fasilitas WiFi serta layanan katalog yang berbasis komputer, sehingga para pemustaka akan merasa nyaman dan juga mudah untuk menemukan buku yang mereka cari. 4) Pertukaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat karena semua informasi sudah dapat diakses melalui internet. 5) Dalam hal pengadaan bahan pustaka, TI sangat membantu dalam penelusuran bahan pustaka yang diinginkan oleh pemustaka. 6) Dalam hal keamanan, pentingnya CCTV diletakkan di tempat penitipan barang sebelum memasuki perpustakaan, guna meminimalisir tindak kejahatan. Dampak Negatif Teknologi Informasi bagi perpustakaan diantaranya adalah sebagai berikut: 1) Adanya biaya tambahan yang mahal untuk membuat layanan perpustakaan berbasis komputer, dari mulai membeli komputer, menyediakan WiFi dan lain-lain 2) Perlunya tenaga terampil yang mengerti komputerisasi, untuk pemasangan dan pengoperasian komputer di sebuah Perpustakaan sehingga komputer tersebut dapat beroperasi secara maksimal. Dengan kata lain, butuh SDM yang berkualitas. 3) Mempersempit orang yang memiliki SDM yang rendah. 4) Perpustakaan harus menyediakan tenaga ahli yang bisa merawat dan mengoperasikan komputer-komputer tersebut agar berjalan baik. 5) Ketergantungan terhadap teknologi komputer, dalam hal pencarian, catat mencatat dll sehingga dalam waktu panjang akan berdampak negatif Dampak positif bagi pustakawan adalah sebagai berikut: 1) Para pustakawan dari berbagai perpustakaan yang ada di Indonesia bisa saling koordinasi dengan cepat dan mempererat silaturahmi karena bisa berkomunikasi di setiap saat kegiatan perpustakaan berlangsung. 2) Dapat menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam hal pengadaan, sirkulasi dll 3) Bisa diadakan kunjungan ataupun studi banding sesama staf perpustakaan sehingga dapat bertukar pikiran atau ide dan bertukar pengalaman. Dampak negatif bagi pustakawan antara lain: 1) Ketergantungan terhadap teknologi, sehingga jarang melakukan pekerjaan secara manual membuat pustakawan meremehkan tugas harian. 2) Pustakawan harus mengerti sistem komputer sehingga dapat menggunakan dan merawat dengan baik, jika terjadi sesuatu, pustakawan harus bisa mengatasinya. 3) Bagi Pustakawan yang berpendidikan rendah, rentan akan pemberhentian karena pekerjaannya sudah tergantikan oleh teknologi. Fungsi Teknologi Informasi di Perpustakaan Teknologi informasi sangat berfungsi bagi perpustakaan. Pada perpustakaan teknologi informasi sangat dibutuhkan pada saat ini dan dapat diartikan secara luas. Fungsi atau kegunaan teknologi informasi di perpustakaan adalah sebagai pembawa informasi atau pembawa berita yang terukur dan akurat dengan sumber data yang disampaikan. Peranan teknologi informasi pada masa sekarang tidak hanya diperlukan bagi per orang, melainkan juga untuk kebutuhan organisasi dan perpustakaan. Bagi organisasi, teknologi, informasi dapat digunakan untuk mencapai keunggulan kompetitif, bagi perorangan maka teknologi ini dapat digunakan untuk mencapai keunggulan pribadi, dan bagi perpustakaan berguna sebag

Hasil penelitian yang dilakukan pada perpustakaan pascasarjana universitas sultan ageng tirtayasa yaitu “Penerapan teknologi informasi di perpustakaan pascasarjana universitas sultan ageng tirtayasa” maka dapat disimpulkan bahwa. Penerapan teknologi informasi di Perpustakaan pascasarjana universitas sultan ageng tirtayasa ini diaplikasikan pada ruang lingkup layanan meliputi: layanan sirkulasi menggunakan komputer dan scanner barcode, unggah mandiri karya ilmiah bagi mahasiswa. dan mengetahui jumlah daftar pengunjung yang datang, pengolahan menggunakan komputer untuk penginputan data bahan pustaka. Melihat dari kesimpulan tersebut maka penulis memberikan saran. Dalam penerapan teknologi informasi di perpustakaan pascasarjana, pustakawan harus memiliki kompetensi, profesionalisme, pengetahuan dan literatur yang berkaitan dasar dengan teknologi informasi agar kedepan bisa mengembangkan perpustakaan menjadi perpustakaan digital maupun multimedia yang tepatguna dan bisa dimanfaatkan oleh para pemustaka untuk memenuhi kebutuhan dalam mencari informasi. Untuk meningkatkan profesional pustakawan, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah terus berusaha untuk mencari ilmu pengetahuan tentang teknologi informasi baik melalui membaca buku, kegiatan diskusi yang berkaitan dengan bidang perpustakaan dan teknologi informasi. Selalu berusaha mencari informasi aktual dan baru yang berhubungan dengan teknologi informasi untuk meningkatkan keberadaan perpustakaan.