Model Pengelolaan Aset Ilmiah Digital Unpad Serta Akselerasi Layanannya

Pandemi COVID 19 telah mempengaruhi semua lini kehidupan. Tak terkecuali lini pendidikan. Kajian ini membahas rancang bangun model pengelolaan aset ilmiah digital atau Digital Scientific Assets (DSA) di lingkungan Universitas Padjadjaran. Perjalanan konsep pengelolaan aset ilmiah digital dalam konsep serah simpan karya ilmiah (repositori) di Unpad sudah dimulai sejak tahun 2009. Diawali dengan lokakarya serah simpan kaeya ilmiah. Tahun 2011, Unpad mengembangkan website repositori. Namun tidak berlangsung lama dan tidak terkelola dengan baik. Tahun 2012, bersamaan dengan pembahasan konsep antiplagiarisme Unpad, dilaksanakan lokakarya di tingkat senat universitas. Namun belum juga menghasilkan sesuatu yang signifikan karena beberapa hal. Hal positifnya adalah dilaksanakannya safari pengenalan konsep plagiarisme yang dilakukan di seluruh fakultas di Unpad hingga tahun 2014. Tahun 2016, bersamaan dengan kepindahan Perpustakaan Pusat UNPAD ke Jatinangor, dibangunlah sistem repositori yng baru. Namun tidak berlangsung lama. Seiring dengan pergantian pimpinan, pengembangan konsep ini pun jadi tersendat. Tahun 2019 sistem repositori Unpad sudah terindeks di RAMA repositori Kemenristekdikti. Namun masih belum ajeg karena belum adanya peraturan dan alur bisnis yang jelas. Repositori tak bisa diakses secara utuh oleh mahasiswa. Di sisi lain repository di fakultas juga tidak terkelola dengan baik. Hal ini salah satunya disebabkan sistem desentralisasi di perpustakaan Unpad. Tahun 2020 bersamaan dengan situasi pendemi situasi urgent semakin terasa dimana posisi civitas yang berada di kampung halaman masing-masing, tidak bisa mengakses secara utuh karya ilmiah yang ada di website repositori. Sedangkan koleksi fisik sama sekali tidak bisa diakses karena kampus ditutup untuk layanan tatap muka. Maka adanya sumber informasi yang bersifat terbuka dan bisa diakses secara penuh menjadi suatu hal yang urgent saat ini. Di sisi lain, perguruan tinggi lain saling berlomba untuk memberikan layanan terbaik dalam masa pandemi ini. Pertanyaan penelitian tulisan ini adalah bagaimana pengelolaan aset ilmiah digital UNPAD? identifikasi masalahnya yaitu: 1. Bagaimana analisis pengelolaan aset ilmiah digital di Unpad? 2. Bagaimana bentuk rancang bangun model proses bisnis pengelolaan aset ilmiah digital ideal di Unpad? 3. Bagaimana upaya apa yang dilakukan untuk meningkatkan kualitas layanan di masa pandemi? Tulisan ini selain sebagai salah satu solusi terhadap macetnya layanan akses koleksi ilmiah, serta untuk memformulasi ulang alur bisnis pengelolaan sumber daya informasi ilmiah di perpustakaan Unpad. TINJAUAN PUSTAKA Repositori Institusi dan Komunikasi Ilmiah Manajemen aset ilmiah yang baik adalah suatu keniscayaan di perguruan tinggi. Perguruan tinggi sebagai produsen karya ilmiah membuat, menyimpan dan mendayagunakan karya ilmiah yang dimilikinya untuk kembali bermanfaat bagi civitas akademika yang ada di lembaganya. Hal ini yang disebut komunikasi ilmiah. Komunikasi ilmiah ini harus dijaga keberlangsungannya. Apabila salah satu unsurnya tidak berfungsi,maka komunikasi ilmiah menjadi tidak berjalan dengan baik dan sistem pengembangan pengetahuan (spiral of knowledge) akan tersendat. Manajemen asset ilmiah ini penting supaya koleksi yang telah dihasilkan oleh civitas akademika tersebut bisa dikelola dengan baik berbasis sistem informasi.1. Dari sisi keperluan peningkatan sitasi, Pinfield, Gardner dan MacColl2 mengatakan bahwa repository mampu menyediakan semua konten secara terbuka, sehingga dapat digunakan oleh lebih banyak peneliti lain dalam jangka yang lama. Hampir sama dengan pendapat di atas, Adam & Kaur3 menyatakan sebagai berikut: Institutional repositories are powerful tools to facilitate global access to intellectual output by members of the institution, particularly in assisting them to preserve and maximize access to their research output globally. Sedangkan Lynch4 juga menekankan urgensi repository dari sisi preservasi. Manfaat lain bagi para peneliti termasuk penatalayanan dan pelestarian publikasi mereka dalam bentuk digital, yang membebaskan mereka dari kebutuhan untuk mempertahankan konten ini di komputer pribadi atau situs web. Lynch meyakini bahwa keberadaan repositori institusi ini akan meringankan penulis dari keharusan menyimpan di komputer dan semacamnya, yang dari sisi teknis, akan rentan terhadap kehilangan/kerusakan. Repositori juga merupakan bukti adanya adopsi teknologi baru oleh perguruan tinggi untuk mendayagunakan asset ilmiah digitalnya. Adopsi teknologi baru dalam manajemen repository ini dimaksudkan sebagai salah satu strategi untuk mendukung pembelajaran online. Hal ini sesuai dengan pernyataan Singh5 bahwa : ...institution forced to adopt new technologies for delivering education in online mode such as online teaching, online access of educational resources, online conferences, webinars and a host of such related activities. Perpustakaan dan Repositori sebagai Research Support Kebutuhan informasi ilmiah bagi peneliti dan mahasiswa serta dosen adalah suatu keniscayaan. Dosen membutuhkan literatur dan informasi ilmiah untuk mendukung unsur Tridharma Perguruan tinggi, yaitu unsur pengajaran, pengabdian kepada masyarakat dan penelitian yang dilakukannya. Mahasiswa juga membutuhkan literatur dan informasi ilmiah untuk membantu menyelesaikan tugas perkuliahan dan pengerjaan tugas akhirnya, baik skripsi, tesis atau disertasinya. Keadaan dan tuntutan ini semakin menjadi mendesak ketika pandemi berlangsung dimana semua harus bisa diakses secara daring (online). Unsur pendukung seperti perpustakaan dengan segala sumber daya informasi ilmiahnya yang lengkap dan bisa diakses secara nyaman adalah suatu keniscayaan. Dosen dan mahasiswa akan merasa secure , aman dan nyaman karena kebutuhan informasinya terpenuhi. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Sahidi yang mengatakan “Institutional Repositories, tak hanya sebagai sarana teknologi penghimpun karya ilmiah melainkan juga menfaatnya dalam meningkatkan impact factors bagi peneliti dan penulis.”6 Maka repository selain sebagai sarana teknologi penghimpun karya ilmiah, dapat meningkatkan impact factor (IF) bagi peneliti/penulis. Hal ini akan sangat mendukung pengembangan riset bagi lembaga penaungnya. Sementara Palla juga menegaskan urgensi repositori dalam hal menaikkan visibilitas pengarang/penulis, sehingga secara khusus Palla menyarankan para pustakawan untuk mensosialisasikan kepada para mahasiswa dan peneliti mengenai urgensi penyimpanan karya di repositori ini untuk meningkatkan visibilitas karya mereka (2021). Berikut pernyataan Palla: in order to get the citation advantages and higher visibility, librarians can make an effort to persuade students to publish their research work in open access journals and institutional/subject repositories.... Faculty and library professionals in the higher educational institutions can play a significant role in promoting open access...The librarians can make efforts to persuade the students to publish their research work in open access journals and deposit their preprints into institutional/subject repositories.7 Repository Institusi Mendukung Pembelajaran Hybrid dalam Masa Pandemi COVID 19 Batool, Malik, Safdar & Ali (2022) menyebutkan bahwa faktor penyebab stres pada mahasiswa selama pandemi COVID 19, diantaranya adalah keterbatasan atau bahkan ketiadaan akses terhadap konten ilmiah di kampus untuk mendukung pembelajaran. the students faced challenges in accessing information from academic libraries during COVID and these factors contributed to stress among students during the pandemic... lack of access to printed material and printers, scanners, recorders, and websites with limited guidelines were the major challenges students faced while accessing the information from academic libraries during the period of a pandemic. Students agreed and expected remote access to information sources, availability of more electronic content, presence of online tutorials regarding the use of information sources and access to institutional repositories from libraries after the COVID era. Repositori institusi sudah jelas manfaat dan urgensinya dalam meningkatkan visibilitas dan impact factor peneliti di suatu lembaga pendidikan dan penelitian. Dalam situasi pandemic, keberadaan repositori ini juga menjadi andalan terdepan untuk proses pembelajaran. Pembelajaran hybrid learning yang menuntut mahasiswa untuk selalu terhubung dengan aneka sumber referensi ilmiah menjadikan repositori institusi ini memiliki kedudukan yang utama. Hal ini sebagaimana dikemukakan oleh Bedair, Sayed & AlMetwaly bahwa: “the role of the educational institutions has significantly changed, especially after the COVID-19 pandemic, it was necessary for researchers to search for alternatives to the traditional pedagogical approaches … so as to cultivate well-educated learners able to adapt to rapidly changing technology-enhanced learning” 9 Masih lemahnya penggunaan repository ini juga dibahas oleh Marin, Zawacki-Richter, Aydin, et.al.10 yang menggambarkan masih lemahnya penggunaan OER dan repository institusi dalam pembelajaran. Marin, Zawacki-Richter, Aydin, et.al. ini menekankan pentingnya pemahaman dan penggunaan repository dan khususnya terkait OER (open educational resources) terutama bagi civitas akademika di perguruan tinggi dalam mendukung pembelajaran online. Analisa Kebutuhan Berikut adalah beberapa hal yang mendukung kebutuhan terhadap keberadaan repositori yang memadai. Repositori Institusi adalah Aset Repositori perguruan tinggi merupakan aset berharga perguruan tinggi yang harus dijaga dan dipelihara (maintenance). Mengapa demikian? Karena selain fungsinya sebagai sarana penyimpanan kekayaan ilmiah institusi tersebut, repositori juga memiliki andil besar dalam pengembangan pengetahuan dan mampu diposisikan sebagai sarana untuk analisis mapping subjek riset di lembaga tersebut. Banyak perguruan tinggi yang hanya menyimpan saja atau bahkan tidak mempedulikan masalah pendokumentasian kekayaan ilmiahnya menjadi perguruan tinggi yang berjalan asal jalan saja sebagai lembaga riset. Hanya menjalankan kewajiban rutin tanpa target pengembangan yang signifikan. Repositori mampu menghempaskan keadaan seperti itu dengan memanfaatkan semaksimal mungkin kekayaan intelektual yang ada di dalamnya. Riset mapping bisa dibuat berdasarkan tren riset atau penelitian yang disusun oleh mahasiswa dan dosennya pada setiap periodenya. Hal ini akan memberikan gambaran ke arah mana saja topik penelitian itu berjalan dan di sisi lain lembaga akan mengetahui sisi mana yang kurang disentuh atau bahkan sama-sekali belum tersentuh oleh penelitian para dosen dan mahasiswa. Repositori tidak hanya berfungsi sebagai asset ilmiah bagi perguruan tinggi. Hal ini lebih jauh dikemukakan oleh Cobblah, Afful-Arthur, Filson, et.al., terkait terhubungnya hasil penelitian di perguruan tinggi kepada pihak industry sebagai salah satu stake holder perguruan tinggi. Terhubungnya hasil-hasil riset kepada pihak stake holder memungkinkan pengembangan keilmuan dan aplikasinya menjadi semakin signifikan bagi sector kehidupan. academic libraries can play a key role in the effective transmission of research outputs to industries, hence, the need for a stronger collaboration among researchers, academic libraries, and industries to ensure high productivity, leading to national development. The study recommended the use of the Academic Libraries Transfer of Research Outputs to Industry.11 Adanya system repositori yang handal juga akan mempercepat proses spiral of knowledge. Bagaimana pengalaman pemustaka dalam penelusuran konten repository, mampu mempercepat pembentukan pengetahuan baru. Hal ini dikemukakan oleh Triques, Goncales & De Albuquerque: “…which is essential to improve users' experience and multidimension the possibilities to transform information into knowledge.”12 Repositori Institusi di Perguruan Tinggi di Indonesia Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) pada tahun 2019 telah membuat situs untuk menampung semua repositori perguruan tinggi di Indonesia. Sebelumnya, Kemenristekdikti telah membuat sejumlah platform terkait penyusunan dan publikasi karya ilmiah ini, yaitu sebagai berikut. Gambar 1 Platform Kemenristekdikti terkait manajemen dan publikasi karya ilmiah di Indonesia Tahun 2017-2018, Kemenristekdikti membangun Platform SINTA, Arjuna, Garuda dan Eresources (Ristekdikti Summon). Berbagai platform ini membantu Kemenristekdikti untuk memetakan dan meningkatkan kualitas penerbitan di perguruan tinggi di Indonesia. Tahun 2019, Kemenristekdikti kembali menerbitkan beberapa platform untuk mendukung berbagai platform yang sudah ada, yaitu ANJANI, RAMA, IdMenulis dan Ruang Kerja. Platform ini dibangun dengan harapan kualitas, mapping dan jumlah penerbitan akan meningkat. Platform tersebut saling terkait satu sama lain. Namun dalam kajian ini hanya akan dibahas RAMA Repositori saja yang khusus berkaitan dengan repositori karya ilmiah perguruan tinggi. Saat ini, laman ini dibawah komando Kemendikbud. Semua karya ilmiah, terutama skripsi, dari seluruh perguruan tinggi di Indonesia, tersimpan metadatanya di RAMA Repositori ini. Di satu sisi RAMA Repositori ini adalah situs penyimpan metadata. Namun sebenarnya lebih dari itu, RAMA Repositori telah memberikan satu arahan baru mengenai kedudukan karya ilmiah di perguruan tinggi yang selama ini sangat susah diakses. Kehadiran RAMA Repositori memberikan pencerahan baru bahwa karya ilmiah mahasiswa itu perlu disebarluaskan dan harus bisa diakses oleh masyarakat umum justru untuk kebaikan perguruan tinggi asal. Jumlah hits dan sitasi yang diperoleh dari akses terhadap karya ilmiah tersebut akan menaikan gengsi perguruan tinggi. Berikut adalah tampilan RAMA Repositori Kemenristekdikti (sekarang Kemendikbud). Repositori UNPAD dalam RAMA Repositori KEMENDIKBUD Berikut adalah perjalanan repositori UNPAD dalam RAMA Repositori Kemendikbud. 1. Per tahun 2019 posisi Repositori UNPAD dalam susunan RAMA Repositori masih belum terlihat. Hal ini dikarenakan RAMA Repositori menyusun indeks dari perguruan tinggi yang terbanyak memiliki karya ilmiah yang di link-kan ke RAMA. Saat itu UNPAD sama sekali belum tersambung, sehingga nama UNPAD tidak terdeteksi sistem repositori RAMA Kemenristekdikti. 2. Menjelang akhir 2019, dengan sedikit pengkondisian, akhirnya repositori UNPAD masuk di jajaran repositori RAMA Dikti, namun di posisi bawah. 3. Tahun 2020, atas kerjasama Pusat Pengelolaan Pengetahuan dan IT UNPAD, repositori UNPAD sudah bertengger di posisi 4 perguruan tinggi terbanyak yang memiliki konten karya ilmiah di RAMA Repositori. Repositori UNPAD dalam RAMA Repositori Kemendikbud Konten repositori Universitas Padjadjaran yang tampil di RAMA Repositori di satu sisi memiliki kelebihan, yaitu jumlahnya banyak. Posisinya per Juli 2021, ada di posisi 4 perguruan tinggi yang memiliki konten terbanyak setelah UGM, Unair dan UMB (Universitas Mercu Buana). Posisi ini sekilas terlihat membanggakan, namun sebenarnya semu. Mengapa? Karena jumlah yang dimiliki UNPAD tidak bisa memberikan kepuasan setelah user membukanya. UNPAD belum memberikan akses secara penuh terhadap seluruhnya/sebagian konten yang ada di dalam repositori ini. Hal ini berbeda dengan perguruan tinggi lain yang sudah memiliki manajemen konten sedemkian rupa, sehingga bisa menentukan mana yang bisa diakses fulltext dan mana yang tidak. Kondisi ini bila dibiarkan berlarut, maka akan mengancam jumlah hits pengunjung ke repositori UNPAD ini, yang mana hal ini tentu akan berpengaruh terhadap webometrik UNPAD. Berdasarkan hal tersebutlah, maka kajian ini menjadi urgent. Selain untuk meningkatkan layanan, menajemen kontent dan alur bisnis di dalam UNPAD sendiri, juga untuk menjaga agar posisi ranking UNPAD terjaga

Metode yang digunakan adalah adalah deskriptif kualitatif, dengan pendekatan studi kasus. Subjek penelitian adalah Pusat Pengelolaan Pengetahuan UNPAD. Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, studi literature, analisis situasi dan observasi lapangan. Data primer penelitian ini adalah adalah hasil wawancara dan survey kepada pustakawan pengelola repository di lingkungan UNPAD, dengan total informan adalah 19 orang. Informan yang dipilih adalah para pengelola repository fakultas-fakultas di lingkungan Unpad. Beberapa kisi-kisi pertanyaan yang diajukan dalam wawancara kepada pustakawan pengelola repository adalah sebagai berikut: 1. Kondisi terakhir repository di fakultas 2. Manajemen pengelolaan repository fakultas 3. SDM pengelola yang terlibat 4. SOP atau alur bisnis yang berlaku di fakultas terkait pengelolaan repository 5. Kendala dan tantangan pengelolaan repository fakultas Survey dan analisis dilakukan dalam rentang waktu sejak repository Unpad versi terbaru yang menggunakan aplikasi OPUS 4 berdiri yaitu tahun 2019-2021. Sedangkan data sekunder adalah hasil analisis lapangan dan studi dokumentasi.

Jenis Kerjasama Antar Perpustakaan Analisis Pengelolaan Aset Ilmiah Digital di UNPAD Analisis 6M merupakan perangkat yang tepat untuk membantu menggambarkan berbagai hal yang dimiliki sistem manajemen asset digital Universitas Padjadjaran. Berikut adalah pemetaan analisis terkait kondisi manajemen aset ilmiah digital Universitas Padjadjaran menggunakan analisis 6M. Tabel. 1. Analisis 6M Repositori Unpad Unsur Temuan Man 1. Perlu peningkatan kualitas SDM pustakawan fakultas untuk tim repositori fakutas 2. Kepastian pihak yang melakukan verifikasi di fakultas (sebagian di SBP, sebagian di perpustakaan) 3. Mapping SDM pustakawan terkait beberapa akan pensiun Money Perlu pembiayaan untuk proses alih media koleksi karya ilmiah yang lama Machine Keadaaan server penyimpanan UNPAD yang mengkhawatirkan (per November sudah keadaan 93%) Method 1. Fakultas memerlukan standar SOP peraturan serah simpan karya ilmiah yang resmi diresmkan di lingkungan UNPAD 2. Ada beberapa tambahan untuk lampiran file yang diunggah mahasiswa yaitu CV dan lembar pengesahan. 3. Bukti entri selama inibelum dijadikan syarat pengambilan ijazah 4. Perlu panduan sitasi untuk penulisan karyai lmiah 5. Belum ada persetujuan pimpinan trkait upload konten secara fulltext Materials 1. Memerlukan proses alih media untuk koleksi karya ilmiah yang masih fisik 2. Banyak mahasiswa yang meminta koleksi fulltext 3. Sarana pendukung, seperti PC kurang memadai 4. Fakultas memerlukan panduan jelas terkait bentuk sumber informasi apa saja yang dientri ke dalam repository 5. Mahasiswa dari fakultas media tidak menyusun skripsi, namun ada UP, yang sementara ini baru FKG yang submit ke fakultasnya (belum ke repositori) Market 1. Mahasiswa beberapa Prodi masih ada yang belum submitke SIAT Student 2. Repository.Unpad.ac.id masih dinaggap media publikasi sehingga beberapa masih ada yng mnta di-take down. Survey di 17 Locus Unit Kerja di Lingkungan UNPAD Dari 17 locus unit kerja diketahui, pada rentang Januari-Juli 2021, jumlah serah simpan karya tulis sebagai berikut :14 Tabel 1. Komposisi konten repositori antar unit kerja di lingkungan UNPAD dalam tampilan tabel No Unit Kerja Jumlah 1 Fakulas Hukum 3.782 2 Fakultas Ekonomi dan Bisnis 7.628 3 Fakultas Kedokteran 406 4 Fakultas MIPA 2.930 5 Fakultas Pertanian 2.703 6 Fakultas Kedokteran Gigi 1.794 7 Fakultas ISIP 7.819 8 Fakultas Ilmu Budaya 4.717 9 Fakultas Psikologi 596 10 Fakultas Peternakan 2.089 11 Fakultas Ilmu Komunikasi 5.327 12 Fakultas Keperawatan 1.944 13 Fakultas Farmasi 350 14 Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan 1.748 15 Fakultas Teknologi Industri Pertanian 1.336 16 Fakultas Teknik Geologi 866 17 Sekolah Pascasarjana 97 Pada Desember 2021, maka diperoleh kenaikan yang cukup signifika, seperti terlihat di bawah ini: Tabel 3. Komposisi konten repositori antar unit kerja di lingkungan UNPAD dalam tampilan table No Unit Kerja Jumla h 1 Fakulas Hukum 4.129 2 Fakultas Ekonomi dan Bisnis 8.270 3 Fakultas Kedokteran 470 4 Fakultas MIPA 3.408 5 Fakultas Pertanian 2.995 6 Fakultas Kedokteran Gigi 2.006 7 Fakultas ISIP 8.533 8 Fakultas Ilmu Budaya 5.141 9 Fakultas Psikologi 713 10 Fakultas Peternakan 2.349 11 Fakultas Ilmu Komunikasi 5.721 12 Fakultas Keperawatan 2.304 13 Fakultas Farmasi 355 14 Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan 2.002 15 Fakultas Teknologi Industri Pertanian 1.438 16 Fakultas Teknik Geologi 1.027 17 Sekolah Pascasarjana 107 50.968 Terdapat selisih angka sebesar 4.836, pada bulan Juli 2021 berjumlah sebanyak 46.132 dan pada bulan Desember 2021 menjadi 50.968 karya tulis ilmiah yang telah diunggah pada webiste repositori Universitas Padjadjaran. Ada selisih kenaikan sebanyak 4.836 atau sekitar 10,48%. Bentuk Rancang Bangun Model Proses Bisnis Pengelolaan Aset Ilmiah Digital Ideal di UNPAD Di bawah ini adalah proses bisnis dalam pengelolaan asset ilmiah digital UNPAD. Gambar 2. Proses bisnis Tahapan pengelolaan asset ilmiah UNPAD (skripsi, tesis, disertasi) Model Pengelolaan Aset Ilmiah Digital UNPAD (model 1) yaitu tahapan proses yang terjadi di sisi mahasiswa, perpustakaan fakultas dan perpustakaan pusat terkait manajemen koleksi ilmiah digital kaitannya dengan repository. Berikut adalah Model 2. yaitu Proses Bisnis Pengelolaan Asset Ilmiah Digital Skripsi, Tesis, Disertasi. Gambar 3. Proses bisnis pengelolaan asset ilmiah digital UNPAD (skripsi, tesis, disertasi) Lalu Model 3, yaitu Proses Bisnis Pengelolaan Asset Ilmiah Digital Berkas Dosen/Tendik. Gambar 4. Proses bisnis pengelolaan asset ilmiah digital Unpad (berkas dosen/tendik) Di bawah ini adalah model 4 yang merupakan model utama Bisnis proses utama Pengelolaan Asset Ilmiah digital UNPAD. Gambar 5. Proses bisnis utama pengelolaan asset ilmiah digital UNPAD (repository) Upaya untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Repository di Masa Pandemi FGD Pengelola Repositori Di 17 Locus Unit Kerja FGD dilakukan untuk mencari potensi kelemahan, titik lemah atua bahkan titik potensi untuk pengembangan Repositori UNPAD dalam konteks pengelolaan Aset Ilmiah Digital UNPAD. Pada tanggal 11 Nopember 2021 dilaksanakan workshop dan FGD Repositori dengan difasilitasi oleh Pusat Pengelolaan Pengetahuan UNPAD melalui surat nomor 6771/UN6.1.1.4/TA.01.01/2021. Acara ini mengundang perwakilan Pustakawan Fakulas dan Sekolah Pascasarjana untuk hadir dan berdiskusi dalam focus group discussion dalam bentuk workshop tentang repositori. Perwakilan fakultas ini ke depannya akan menjadi tim tetap yang mengelola repositori di perpustakaan fakultas. Dari butir-butir yang diperoleh dari hasil FGD, bisa dikatakan bahwa pengelolaan koleksi ilmiah digital di UNPAD dalam konteks repository masih bisa dikatakan berantakan, belum ada kesefahaman. Oleh karena itu diperlukan kajian pembahasan dan koordinasi lebih lanjut. FGD Dengan Tim IT UNPAD Pusat Pengelolaan Pengetahuan bekerjasama dengan IT Unpad dalam pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, salah satu sebabnya adalah server yang digunakan berada di Unpad Pusat, dan merupakan wilayah kerja IT, juga tidak adanya tenaga kependidikan di PPP dengan kualifikasi berkemampuan teknologi informasi. Maka dalam hal repositori, PPP pun menggandeng tim IT dalam pengembangannya. FGD yang dilaksanakan tanggl 11 November 2021 ini menghasilkan beberapa kesepakatan, yaitu: 1. IT akan melakukan berbagai hal untuk mengamankan server UNPAD 2. IT memberikan masukan terkait pengelolaan submit untuk kenaikan pangkat dosen, yang merupakan tupoksi SDM, bukan Pusat Pengelolaan Pengetahuan. Namun memang ada irisan. 3. Pusat Pengelolaan Pengetahuan akan mengadakan pertemuan dengan bagian akademik dan SDM secara terpisahkan untuk membicarakan manajemen alur bisnis ke repository. Peningkatan Proses Entri Koleksi ke Repositori UNPAD Selama pelaksanaan inovasi ini, dilakukan juga proses entri koleksi digital ke portal repository UNPAD, baik manual oleh pustakawan, maupun dengan kerjasama dengan bantuan IT UNPAD. Pada bulan Juli 2021 berjumlah sebanyak 46.132 dan pada bulan Desember 2021 menjadi 50.968 konten ilmiah digital yang telah diunggah pada website repositori Universitas Padjadjaran. Ada selisih kenaikan sebanyak 4.836 atau sekitar 10,48%. Hal ini merupakan suatu kemajuan setelah sebelumnya terhenti disebabkan berbagai hal, yaitu situasi pandemi, kualitas SDM dan kesiapan aplikasinya itu sendiri. Berikut adalah tampilan perubahan jumlah per item jenis koleksi di repositori UNPAD per November 2021.15 Gambar 6. Tampilan perubahan jumlah konten per jenis bentuk koleksi di repositori per November 2021 Tahun berikutnya proses akan terus berlanjut dan proses merapikan semua bisnis proses pengelolaan konten ilmiah digital UNPAD juga akan terus berlanjut dengan berbagai divisi terkait. Penyusunan Draft Serah Simpan Karya Ilmiah Penyusunan awal peraturan serah simpan yang telah dimulai dari tahun 2009 seiring dengan gagasan dan konsep pengelolaan serah simpan karya ilmiah. Tahun 2012 kembali diangkat seiring dengan aturan penyusunan karya ilmiah dengan konteks antiplagiat, akan tetapi tidak berlanjut. Tahun 2016 dengan Kepala UPT Perpustakaan yang baru penyusunan peraturan serah simpan kembali dibahas, dengan mengumpulkan bahan-bahan dari perpustakaan di dalam dan luar negeri, disusun draft peraturan, akan tetapi karena adanya pergantian pimpinan kembali terhenti. Pada tahun 2020 draft peraturan kembali disempurnakan setelah satu tahun sebelumnya website repositori UNPAD mulai diperkenalkan disamping sebagai pemenuhan kewajiban untuk terindeks pada aplikasi Rama Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan – Pendidikan Tinggi. Draft peraturan serah simpan dalam bentuk Surat Keputusan Rektor telah disampaikan kepada wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan pada bulan Juli 2020, dan tembusannya Direktur Pendidikan dan Internasionalisasi. Draft tersebut didisposisikan dari Warek I kepada Direktur Pendidikan dan Internasionalisasi untuk diperbaiki dan didiskusikan kembali dengan Kepala Pusat Pengelolaan Pengetahuan. Pada awal tahun 2021, draft serah simpan karya ilmiah kembali ditinjau dengan beberapa tambahan. Penyusunan Panduan Panduan yang dimaksud di sini adalah panduan bagi pustakawan untuk proses verifikasi, validasi dan entri koleksi serta panduan bagi mahasiswa dan civitas untuk akses portal repository Unpad. Panduan yang sudah dibuat adalah panduan entri bagi pustakawan dalam bentuk video, yang bisa diakses secara terbatas di Kanal Youtube Perpustakaan Pusat UNPAD, dengan link : https://youtu.be/wNglFoYbd84. 16 Panduan singkat ini selain bisa digunakan oleh para pustakawan dalam proses entri koleksi ke repositori, juga bisa digunakan juga oleh mahasiswa yang sedang mempelajari fitur-fitur dalam reopsitori Unpad.

Berikut adalah beberapa kesimpulan dari inovasi ini: 1. Pengelolaan asset ilmiah digital di Unpad harus ditindaklanjuti dengan penyusunan panduan dan SOP yang jelas yang bisa dijadikan panduan oleh seluruh civitas dan unit kerja di Unpad 2. Bentuk rancang bangun model proses bisnis pengelolaan aset ilmiah digital ideal di Unpad sudah dibuat. 3. Pusat Pengelolaan Pengetahuan telah melakukan berbagai upaya untuk meningkatkan kualitas layanan di masa pandemi di antaranya adalah FGD dan workshop dengan pengelola fakultas, penyusunan draft panduan serah simpan, serta panduan. Berikut adalah beberapa beberapa saran dari inovasi ini: 1. Perlu penyusunan SOP menyeluruh yang melibatkan semua unit kerja yang terkait. 2. Meresmikan proses bisnis yang bisa berlaku menyeluruh di lingkungan UNPAD 3. Proses penambahan koleksi digital harus terus dilakukan. Pengelolaan dan manajemen aset ilmiah digital di perguruan tinggi selain untuk optimalisasi pengembangan keilmuan, meningkatkan layanan juga berguna mendukung ranking webometrik. Selain itu dari sisi akreditasi lembaga juga sebagai salah satu indikator penilaian kinerja perguruan tinggi.