Otomasi Perpustakaan Sebagai Implementasi Jaringan Digital Dalam Sistem Informasi di UINSU

Pada era informasi abad ini, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau ICT (Information and Communication Technology) telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan global. Oleh karena itu, setiap institusi, termasuk perpustakaan bersaing untuk mengintegrasikan ICT guna membangun dan memberdayakan sumber daya manusia berbasis pengetahuan agar dapat bersaing dalam era global. Perkembangan ICT ini akhirnya melahirkan sebuah perpustakaan berbasis komputer automasi perpustakaan dengan perpustakaan digital. Namun, keduanya adalah hal yang berbeda. Banyak perpustakaan yang menginginkan penerapan perpustakaan digital dalam pengelolaannya. Namun demikian tidak semudah yang dibayangkan. Dana yang terbatas dan SDM yang rendah ditengarai sebagai faktor dominan ketidakberdayaan mewujudkan sebuah perpustakaan digital. Terlepas dari semua itu, lahirnya perpustakaan digital di Indonesia ini disambut baik para pengelola informasi atau pustakawan. Kebanyakan pustakawan terbuka terhadap perubahan teknologi, tetapi juga masih mengingat fungsi tradisional mereka, yaitu membantu orang untuk mencari informasi, baik dalam bentuk digital atau tercetak. Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan dengan perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney, mengemukakan empat alasan yaitu: institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal, penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik, dan nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya1 . Penggunaan sistem informasi perpustakaan dapat membantu dalam meningkatkan efektivitas kinerja dan efisiensi waktu serta biaya yang timbul dari kegiatan perpustakaan. Selain itu juga dapat membantu dalam proses pemeliharaan data perpustakaan. Berdasarkan latar belakang sebelumnya maka dibuatlah “Pemanfaatan jaringan digital dalam sistem informasi di Perpustakaan UINSU” dimana dengan adanya sistem ini dapat mempermudah mahasiswa untuk medapatkan informasi tanpa harus ke perpustakaan. Pemustaka dapat melakukan pencarian dan booking buku kapanpun dan dimanapun di tempat yang terjangkau jaringan internet. Pada penelitian ini, yang menjadi rumusan masalah adalah “Otomasi Perpustakaan sebagai Implementasi Jaringan Digital dalam Sistem Informasi di UINSU”. Manfaat yang dapat dihasilkan dari pemanfaatan sistem ini adalah memberikan kontribusi terhadap ilmu pengetahuan pada bidang sistem informasi khususnya dalam pengembangan sistem informasi perpustakaan dan perkembangan teknologi yang mampu diadopsi untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna. Selanjutnya, mempermudah mahasiswa mencari, menetapkan, dan melihat koleksi buku yang ada di perpustakaan serta membantu mengurangi pekerjaan petugas perpustakaan. TINJAUAN PUSTAKA Tekologi Digital Jaringan digital atau sering juga disebut teknologi digital merupakan jaringan yang memiliki struktur yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya dengan pengoperasionalannya yang tidak lagi membutuhkan tenaga manusia dan lebih cenderung tidak hanya memanfaatkan sistem komputer. Jaringan digital menggunakan internet untuk menghubungkan beberapa perangkat, hal ini lah yang sering disangkut pautkan dengan jaringan contohnya smartphone bisa tersambung dengan labtop,computer,tab,televisi dan lainnya . Sistem digital akan mempekerjakan sejumlah besar switch listrik mikroskopis dan hanya memiliki dua keadaan atau nilai. Kini memasuki tahun 2023 teknologi berkembang semakin pesat. Sesuatu yang sebelumnya di pandang mustahil di masa lalu, sekarang menjadi sesuatu yang nyata. Contohnya saja dengan teknologi digital ini gambar yang dahulunya hanya hitam putih sekarang di tampilkan dengan memiliki kualitas warna yang lebih soft , natural, dan tidak pecah walaupun gambarnya di perbesar dan keuntungan dari jaringan digital ini sangat menguntungkan masyarakat karena menghemat waktu dan tenaga. Selanjutnya semakin pesat kemajuan teknologi kita lahirlah istilah teknologi informasi atau information technology, dimana kata “teknologi” dalam kamus Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974) dalam Ermawelis (2018) merupakan implementasi ilmu pengetahuan dalam mempraktikkan tugastugas di dalam sebuah perusahaan atau industri. Menurut Sulistyo-Basuki (1992) teknologi adalah penerapan ilmu yang memiliki kesamaan arti dengan ilmu terapan2 . Perwujudan sebuah teknologi berasal dari pemikiran manusia, kemudian disalurkan menjadi sebuah ilmu pengetahuan. Selanjutnya ilmu tersebut diterapkan dengan harapan memenuhi kebutuhan pekerjaan atau ekspetasi manusia. Istilah informasi dalam kamus Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1980) diartikan sebagai sesuatu yang diberitahukan, pengetahuan, dan berita. Akan tetapi, berbeda istilah dalam maksud Ilmu Informasi, bahwa istilah informasi, pengetahuan, dan berita memiliki konsep yang berbeda3 . Informasi merupakan unsur terpenting bagi individu, sebab informasi sebagai data yang dalam hal ini menjadi petunjuk dalam menentukan keputusan. Informasi menjadi sarana utama berpengetahuan. Dalam kehidupan sehari-hari, individu tidak akan pernah terlepas dari kebutuhan terhadap informasi, terlepas apakah merupakan informasi yang valid atau tidak. Selanjutnya, kembali pada defenisi teknologi informasi. Menurut SulistyoBasuki, teknologi informasi merupakan teknologi yang diaplikasikan dalam menyimpan, menghasilkan, mengolah, dan menyebarkan informasi4 . Pengaplikasian teknologi dalam konsep perpustakaan dibatasi pada teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai bentuk informasi dengan menggunakan komputer dan telekomunikasi5 . Implentasi teknologi informasi di perpustakaan dapat kita jumpai dalam berbagai aktivitas dan fasilitas yang tampak di perpustakaan yang bertujuan mendukung pelayanan yang prima bagi masyarakat6 (Ismaya et al., 2020). Berdasarkan konsep tersebut, teknologi informasi dapat disimpulkan sebagai pemanfaatan teknologi dalam mengelola sumber-sumber informasi. Teknologi berperan sebagai media dalam penyaluran informasi. Istilah teknologi informasi erat kaitannya dengan pengelolaan sistem automasi perpustakaan atau penerapan perpustakaan digital. Teknologi informasi dalam dunia perpustakaan memberikan manfaat yang besar dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat. Sistem Informasi Definisi sistem menurut Anastasia Diana & Lilis Setiawati, sistem merupakan “serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”7 . Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan pengelolaan kegiatan utama perusahaan. Sementara itu, informasi sangat penting bagi bisnis atau perusahaan untuk mengambil keputusan. Secara etimologis, informasi berasal dari bahasa Perancis kuno yaitu information (1387), yang selanjutnya berasal dari bahasa latininformationem yang berarti “sketsa, konsep,ide”.Menurut Fisher (1986), persepsi informasi dapat digambarkan dengan tiga varian. Pertama, informasi identik dengan bentuk materi, yang dapat dikirim dan diterima melalui berbagai saluran, baik media massa maupun komunikasi pribadi. Semakin banyak data dan fakta yang dikumpulkan seseorang, semakin banyak informasi yang mereka simpan. Kedua, menggunakan informasi untuk menunjukkan makna data. Informasi berarti sesuatu bagi seseorang ketika ide adalah data. Ketiga, informasi menurut teori informasi, yang memandang informasi sebagai ukuran ketidakpastian yang dapat diukur dengan mengurangi jumlah alternatif pilihan yang tersedia.Salah satu sumber informasi atau bisa dikatakan sebagai „bank informasi‟ yaitu perpustakaan. Perpustakaan bekerja untuk mendukung Sistem Pendidikan Nasional Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi, ilmu pengetahuan, teknologi, kesenian, dan kebudayaan. Selanjutnya menurut Laudon (2012) sistem informasi adalah komponenkomponen yang saling berkaitan yang bekerja bersama-sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menampilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengaturan, analisa, dan visualisasi pada sebuah organisasi.8 Jadi, berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kumpulan data yang terintegrasi dan saling melengkapi dalam menghasilkan hasil yang baik dalam rangka memecahkan masalah dan mengambil keputusan.Sistem informasi global adalah sistem yang memiliki kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi tersebut. Adapun ciri-ciri sistem informasi menurut Ardana dan Lukman: 1. Satu kesatuan organisasi; 2. Terdiri atas bagian-bagian pendukung sistem informasi, yakni manajemen , karyawan, stakeholder, perangkat jaringan, perusahaan, sumber daya manusia, database, data, informasi, dan komputer; 3. Terjadi komunikasi dalam bentuk interaksi, dan manajemen berdasarkan prosedur kerja; 4. Bertujuan untuk mencapai keberhasilan dalam membuat informasi yang berkualitas bagi stakeholder dan manajemen9 . Implementasi Sistem Otomasi pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan bagi perguruan tinggi merupakan jantungnya informasi. Sebab, di perpustakaan menyediakan ribuan koleksi yang sangat diperlukan dalam memenuhi kebutuhan riset dosen maupun mahasiswa. Adaptasi perpustakaan terhadap perkembangan teknologi, mengubah cara pandang konvensional menjadi digital mindset. Jenis-jenis aplikasi otomasi perpustakaan terdapat beberapa jenis, salah satunya SLiMS yang saat ini banyak digunakan oleh perpustakaan di perguruan tinggi. Pengaplikasian sistem informasi berbentuk SLiMS sebagai salah bentuk transformasi sistem kerja perpustakaan. SLiMS (Senayan Library Management System) adalah aplikasi perangkat lunak berbasis web yang dikembangkan untuk mendukung kebutuhan automasi perpustakaan dari skala kecil hingga skala besar. Aplikasi ini bersifat open source, dan memiliki fitur lengkap. Dengan SLiMS, pustawakan dipermudah dalam mengelola perpustakaan, sehingga dapat lebih efektif dan efisien10. Selain itu, SLiMS dapat mempercepat sistem temu kembali informasi dengan fitur yang telah disediakan

Penelitian ini termasuk kedalam metode analisis deskriptif dengan pendekatan kualitatif, dimana metode yang dilakukan dengan mengumpulkan, menganalisis, dan menuangkan ide serta gagasan yang dikumpulkan dari beberapa pendapat dan referensi. Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk mengetahui dan mendeskripsikan secara keseluruhan dan dituangkan dalam bentuk kata-kata tertulis tentang pemanfaatan teknologi informasi di dalam perpustakaan. Selain itu, penggunaan metode studi literatur dalam mengkaji sumber-sumber informasi yang berkaitan dengan penelitian yang dibahas, khususnya berkaitan dengan jaringan digital sistem informasi perpustakaan.

Definisi otomasi perpustakaan merupakan istilah yang digunakan untuk menyatakan konsep penerapan teknologi informasi di perpustakaan. Secara umum, perpustakaan di Indonesia ini telah memanfaatkan komputer untuk sistem kerumahtanggaannya12. Pada intinya, otomasi perpustakaan merupakan pengendalian sistem kerja perpustakaan menggunakan mesin terotomasi dan bertujuan untuk memudahkan pekerjaan pustakawan. Gambar 1 .Layanan Perpustakaan UIN SUMUT Dan adapun layanan yang diberikan oleh perpustakaan uinsu berupa unit computer yang dapat diakses menggunakan jaringan yang ada. jaringan digital yang menjadi alat bantu dalam sistem Informasi Perpustakaan UINSU yaitu salah satunya OPAC. Perpustakaan UINSU menggunakan OPAC sebagai media untuk mempermudah segala pencarian yang ada terkait informasi dan bahan pustaka yang ada pada perpustakaan UINSU. Penggunaan aplikasi ini untuk mengecek ketersediaan koleksi sebelum datang secara langsung ke Perpustakaan UIN Sumatera Utara. Tujuan Otomasi Perpustakaan Otomasi perpustakaan digunakan untuk meningkatkan kualitas layanan kepada pemustaka dan dapat menaikkan kemampuan perpustakaan supaya dapat mengikuti pertambahan koleksi, transaksi, dan berbagi sumber daya dengan perpustakaan lainnya. Tujuan penerapan otomasi perpustakaan harus mewakili kegiatan rutin perpustakaan, dimana ada tiga kegiatan rutin yang secara umum dilakukan: 1. Menghimpun informasi, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan pencarian, penyeleksian, dan pengisian sumber informasi perpustakaan yang bermutu dan menyesuaikan kebutuhan perpustakaan, ketersediaan dana, kebijakan, dan kebutuhan pemustaka. 2. Mengelola informasi, yaitu proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan, dan pengemasan informasi yang tersusun rapi, sehingga memudahkan pemustaka dalam melakukan proses temu kembali informasi. 3. Memberdayakan informasi, yaitu perpustakaan sebagai pusat sumber daya informasi yang memanfaatkan sistem otomasi untuk memaksimalkan pengelolaan informasi, serta memberikan kemudahan akses informasi bagi pemustaka13. Beberapa aplikasi sistem otomasi perpustakaan memiliki fitur-fitur yang mampu menampilkan koleksi digital dalam beragam format dan berbasis multimedia. Di perpustakaan UINSU terdapat koleksikoleksi yang dapat diakses secara digital melalui web dengan objek karya umum, filsafat, agama, ilmu sosial, bahasa, ilmuilmu murni, ilmu-ilmu terapan, geografi, sejarah, kesusastraan, kesenian, hiburan dan olahraga. Adapun tujuan dan manfaat dari sistem otomasi perpustakaan menurut HS (2009),adalah sebagai berikut: 1. Meringankan beban pekerjaan yag dilakukan secara rutin; 2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja; 3. Memenuhi kebutuhan kerja yang tidak dapat dilakukan dengan tangan manusia; 4. Memperoleh hasil pekerjaan yang konsisten dan akurat; 5. Memberikan kualitas layanan kepada pengguna; 6. Meningkatkan pencitraan yang positif terhadap perpustakaan; 7. Meningkatkan daya saing, 8. Meningkatkan jalinan kerjasama antar perpustakaan. Keputusan untuk menggunakan sistem perangkat lunak dalam mendukung kinerja layanan perpustakaan membutuhkan pertimbangan, melalui kebijakan. Kebijakan ini dilakukan dengan penyeleksian perangkat lunak yang akan digunakan, karena alokasi yang dibutuhkan untuk merealisasikan sistem tersebut cukup besar, yang mencakup sumber daya manusia, perangkat keras, dan perangkat pendukung lainnya. Sehingga, dalam kasus ini pustakawan perlu melakukan studi untuk menganalisis sampai memutuskan perangkat lunak yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka. Dibawah ini terdapat tiga hal yang harus dipersiapkan dalam mengimplementasikan sistem otomasi perpustakaan: 1. Perangkat keras (hardware) Beberapa perangkat yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: a. Komputer server, untuk aplikasi sistem otomasi dan database perpustakaan; b. Komputer client, yang terdiri atas komputer admin, komputer bagian pengolahan, komputer OPAC untuk pemustaka, disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan; c. Peralatan jaringan; d. Barcode scanner, yang digunakan pada layanan sirkulasi pada bahan pustaka, kartu anggota, dan penghitungan statistik pengunjung; e. Sistem pengaman, akan lebih baik jika memiliki sensor matic untuk melindungi koleksi perpustakaan pada saat transaksi. 2. Perangkat lunak (software) Pemilihan perangkat lunak dapat dilakukan dengan: a) mengembangkan sendiri, b) mengembangkan dengan outsearching, c) membeli software dari vendor, d) menggunakan aplikasi freeware, e) menggunakan aplikasi Free Open Source Software. Adapun kriteria penilaian terhadap software yang akan digunakan dengan memperhatikan kebutuhan perpustakaan, biaya, keandalan, dan kapasitas penyimpanan data. 3. Sumber daya manusia (brainware) SDM merupakan unsur penting yang menjalankan sistem tersebut. Kemampuan individu dalam menggunakan sistem otomasi perpustakaan dapat ditumbuhkan dengan mengadakan pendidikan dan pelatihan terkait penggunaan sistem otomasi. Selain itu, pustakawan perlu bergabung dengan komunitas yang menggunakan sistem otomasi yang sama, agar menjadi ruang diskusi untuk memecahkan masalah15 . Perpustakaan UINSU sejak tahun 2021, telah menggunakan SLiMS sebagai bentuk sistem informasi perpustakaan secara digital. Sebelumnya, situs perpustakaan digital UINSU berada pada laman digilib.uinsu.ac.id. Namun, dengan perkembangan sistem yang berkelanjutan, terhitung tanggal 16 November 2021, website Perpustakaan UINSU berpindah ke laman library.uinsu.ac.id. Peresmian situs baru ini juga telah diselenggarakan dalam agenda Festival Perpustakaan pada November 2021. Pada laman library.uinsu.ac.id, menampilkan beberapa fitur informasi seperi beranda, profil perpustakaan, layanan-layanan, koleksi cetak dan digital, dan tersedia informasi yang memiliki jaringan terhadap PNRI dan Kementrian Agama RI. Pengaplikasian sistem otomasi perpustakaan dapat kita lihat pada laman pustaka.ac.id atau terletak pada fitur layanan perpustakaan. Perpustakaan UINSU telah menggunakan SLiMS 9 Bulian dan dengan sistem ini, pengguna dapat menelusuri informasi yang dibutuhkan. Situs ini aktif memperbaharui koleksi baru yang ditambahkan oleh admin, sehingga pemustaka dapat mengetahui koleksi terbaru di Perpustakaan UINSU. Laman Perpustakaan UINSU berproses dalam mengembangkan sistemnya. Hal ini sangat diperhatikan pada kesiapan pustakawan terhadap penggunaan teknologi. Salah satu kesiapan pustakawan dalam mengelola dan memberikan informasi kepada pemustaka termasuk penguasaan teknologi informasi. Teknologi sangat memungkinkan manusia mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat. Sehingga, menyelaraskan dengan keterampilan pustakawan di bidang teknologi perlunya menyediakan layanan informasi yang cepat dan akurat, serta mudahnya dalam melakukan temu kembali informasi. Misalnya dengan pustakawan menyediakan situs-situs seperti katalog online, buku elektronik, dan Moraref16 . Dengan perkembangan teknologi pula, terjalinnya jaringan digital, yaitu mengadakan hubungan kerja sama dengan perpustakaan lainnya dalam rangka memaksimalkan pelayanan informasi.

Perkembangan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) telah memberikan banyak perkembangan atau sumbangsih terhadap kemajuan suatu sistem. Hal ini berdampak terhadap sistem informasi di perpustakaan. Hadirnya teknologi informasi memudahkan pengguna dalam menghimpun, menyeleksi, mengolah, dan menyebarkan informasi. Adapun sistem informasi merupakan kumpulan data yang saling berintegrasi dan melengkapi untuk menghasilkan data yang berguna untuk memecahkan masalah. Implementasi jaringan digital dalam sistem informasi di Perpustakaan UINSU telah dipraktikkan dalam tautan pustaka.uinsu.ac.id yang dimana situs ini merupakan alat penelusuran informasi yang membantu masyarakat akademis UINSU menelusuri informasi yang dibutuhkan. Harapannya dengan sistem informasi tersebut dapat menjawab kebutuhan informasi pengguna dan dapat memberikan petunjuk keberadaan sumber informasi yang dituju.