MENGKOMUNIKASIKAN SECARA KREATIF KEBIJAKAN DAN LAYANAN PERPUSTAKAAN MELALUI MEDIA SOSIAL

Kehidupan masyarakat pada masa ini sudah mulai memasuki fase masyarakat informasi. Pada masyarakat informasi, hampir semua aspek kehidupannya bergantung pada teknologi informasi. Dalam berinteraksi sosial, dan berkomunikasi, baik antar individu, individu dengan lembaga, dan sebaliknya. Masyarakat juga menggunakan media sosial yang berbasis internet sebagai perwujudan masyarakat virtual. Perpustakaan yang berada di antara arus perubahan masyarakat posmodern ini juga harus ikut berubah, dan menyesuaikan pola komunikasi dan interaksi dengan pemustaka dan masyarakat pada umumnya bila perpustakaan ingin tetap eksis pada perannya membangun dan mencerdaskan masyarakat. Pengertian perpustakaan secara umum dapat kita lihat dalam UU Perpustakaan No. 43 Tahun 2007, Bab I pasal 1, yang menyebutkan bahwa: “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/ atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka”. Dari masa ke masa, pengertian perpustakaan tidak pernah berubah, dari semenjak hanya ada perpustakaan secara fisik saja, maupun saat ini setelah mulai menjamurnya perpustakaan digital. Demikian pula dengan fungsi perpustakaan, dalam UU tersebut pasal 3 dinyatakan bahwa “Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa”. Fungsi tersebut tetap melekat dan sesuai dengan perubahan jaman dan perkembangan teknologi. Perubahan perpustakaan pada masa perkembangan teknologi saat ini adalah pada bentuk, isi, dan cara penyajian, serta perangkat penunjang layanannya. Pada tahun 2005 konsep perpustakaan telah berkembang menjadi perpustakaan 2.0 seiring dengan perkembangan web 2.0 yang lebih dikenal dengan web social yang diprakasarai oleh Tim O’Reilly. Perpustakaan 2,0 lebih menekankan transparansi, partisipasi masyarakat, dan pemanfaatan semua informasi dari masyarakat dengan platform web. Perkembangan perpustakaan kemudian mengarah pada perpustakaan virtual dalam rangka aksesibilitas sumber informasi. Perubahan atau perkembangan perpustakaan dalam berbagai aspeknya untuk merespon perkembangan teknologi dalam rangka peningkatan layanan kepada pemustaka tentunya diawali dengan munculnya berbagai kebijakan. Perkembangan tersebut menuntut kreativitas pustakawan dalam mengkomunikasikan berbagai kebijakan dan layanan melalui berbagai saluran komunikasi, secara tercetak maupun elektronik, dan secara online dengan media sosial. Meskipun demikian, masih ditemui pemustaka yang belum mengetahui atau belum memahami dengan baik kebijakan dan layanan perpustakaan. Dari latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka rumusan masalah dalam tulisan ini adalah bagaimana strategi mengkomunikasikan kebijakan dan layanan perpustakaan melalui media sosial. B. Kajian literatur Komunikasi menurut Onong Uchjana Effendy adalah “proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan). Pikiran bisa merupakan gagasan, informasi, opini dan lain-lain yang muncul dalam benak. Perasaan bisa berupa keyakinan , kepastian, keraguraguan, kekhawatiran, kemarahan, keberanian, kegairahan, dan sebagainya yang timbul dari lubuk hati”. Menurut Lasswell, bahwa komunikasi meliputi lima unsur, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, dan efek. Dalam melakukan komunikasi, komunikator menggunakan bahasa, dan berbagai media sebagai pendukung komunikaisinya, antara lain seperti surat, telepon, faximile, surat kabar dan televisi. Bahasa merupakan lambang yang mentransmisikan pikiran, ide, dan pendapat, sedangkan media menjadi sarana untuk meneruskan komunikasi dengan bahasa. Adapun istilah media sosial, terdiri dari kata media dan sosial. Makna sederhana dari media adalah alat komunikasi, yang merujuk pada sarana dan teknologinya. Media atau medium merupakan salah satu unsur pendukung komunikasi selain objek dan organ. Menurut Meyrowitz, istilah medium bermakna saluran yang menghantarkan pesan, medium juga bermakna bahasa, yang mewakili ekspresi dan mengandung pesan. Medium juga bermakna lingkungan yang meliputi penampilan, psikologis dan sosiologisnya. Dengan demikian medium dapat dilihat dari sisi teknologi saja, namun juga dari sisi nilai-nilai yang terkandung di dalamnya yang berpengaruh dari segi sosial, budaya politik dan ekonomi. Istilah sosial berkaitan dengan komunikasi dan interaksi. Komunikasi merupakan sarana berinteraksi antar individu, sedangkan komunitas merupakan salah satu bentuk hubungan sosial yang melibatkan emosi dan perasaan berkaitan dengan komunikasi dan komunitas. Menurut Durkheim, sosial bermakna relasi sosial, dan adanya kontribusi individu kepada masyarakat. Berkaitan dengan media sosial, maka media dan perangkat lunak merupakan media sosial dalam makna keduanya merupakan produk dari proses sosial. Sedangkan menurut Rulli Nasrullah, media sosial adalah “medium di internet yang memungkinkan pengguna menginterpretasikan dirinya maupun berinteraksi, bekerja sama, berbagi, berkomunikasi dengan pengguna lain, dan membentuk ikatan sosial secara virtual”. Adapun ciri-ciri media sosial adalah adanya jaringan, informasi, arsip, interaksi simulasi sosial, konten oleh pengguna, dan penyebaran/ sharing. Berkaitan dengan berkembangnya teknologi internet dan web, maka komunikasi dapat dikatakan bahwa saat ini masyarakat memasuki arah komunikasi virtual. Istilah virtual diartikan sebagai segala sesuatu yang ada dan nyata, namun tidak berujud, tidak konkret, dan tidak abstrak. Dengan demikian maka komunikasi virtual merupakan komunikasi karena adanya interaksi antarindividu, atau antarkelompok masyarakat secara nyata, tidak abstrak, namun tidak berwujud atau maya, dengan menggunakan teknologi internet. Komunikasi virtual mencakup: mem-bangun pemahaman melalui pesan, menyebarluaskan pemahaman secara point to point, dan keterlibatan dan partisipasi pustakawan dan masyarakat dalam komunitas virtual untuk mewujudkan tujuan bersama. Dalam tulisan ini, layanan perpustakaan yang dimaksud adalah layanan di lingkup perpustakaan perguruan tinggi. Menurut Standar Nasional Perpustakaan (SNP), layanan perpustakaan perguruan tinggi meliputi layanan sirkulasi, referensi, literasi informasi, serta layanan teknologi informasi dan komunikasi. Sedangkan menurut Luisa Alvite dan Leticia Barrionuevo, layanan informasi dan referensi merupakan unsur kunci dari layanan perpustakaan universitas. Pada mulanya kedua layanan tersebut bertumpu pada meja informasi di perpustakaan, dan koleksi referensi untuk menjawab pertanyaan pemustaka, namun pada masa ini layanan tersebut dapat dilakukan dengan lebih efekif melalui berbagai aplikasi teknologi informasi. Adapun layanan referensi virtual merupakan layanan referensi yang secara elektronik dan realtime, yang pemustaka menggunakan komputer atau teknologi internet untuk berkomunikasi dengan pustakawan secara maya.

Dalam membahas permasalahan dalam tulisan ini, penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif. Dengan metode ini datadata yang berkaitan dengan proses-proses kegiatan, situasi, dan pandangan dideskripsikan dan ditafsirkan. Metode ini mengkaji fenomena yang terjadi untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang fenomena itu.

1. Layanan Perpustakaan Perpustakaan menyajikan berbagai layanan baik secara fisik maupun online kepada pemustaka. Dalam konteks perguruan tinggi, layanan perpustakaan dilaksanakan dalam rangka mendukung proses pembe-lajaran, dan penelitian sivitas akademika perguruan tinggi. Layanan pemustaka merupakan layanan yang berhubungan langsung dengan pemustaka, meliputi layanan sirkulasi, referensi dan literasi informasi. Layanan teknis meliputi kegiatan pengadaan dan cara pengolahan bahan perpustakaan berdasarkan kebutuhan pemustaka. Jenis layanan per-pustakaan harus disesuaikan dengan visi dan misi perpustakaan yang merujuk pada visi dan misi universitas. Dengan demikian jenis layanan tidak selalu sama antara satu perpustakaan universitas dengan perpustakaan lainnya. Perkembangan teknologi informasi berbasis internet dan web 2,0 dan teknologi digital telah mendorong berbagai perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan digital yang dapat diakses secara maya tanpa batasan waktu dan wilayah yang menjangkau pemustaka yang lebih luas. Layanan berbasis internet yang mulai dikembangkan adalah layanan koleksi digital yang dapat diakses melalui website perpustakaan, layanan informasi dan referesi online, bebas pustaka online, dan upload mandiri karya sivitas akademika. 2. Kebijakan Perpustakaan Berbagai layanan perpustakaan di atas tentunya diawali dengan adanya sebuah kebijakan. Kebijakan merupakan rangkaian konsep yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Layanan perpustakaan dilaksanakan juga berlandaskan suatu kebijakan. Adanya kebijakan akan mempermudah pelaksanaan suatu pekerjaan, meskipun pekerjaan dilakukan oleh orang yang berbeda, dan dalam masa yang berbeda pula. Pekerjaan yang dilakukan dengan berpedoman pada kebijakan akan lebih terkendali dan mudah dipantau, selain itu kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat segera terdeteksi dan mudah diluruskan kembali. Kebijakan dihasilkan melalui rapat pimpinan yang kemudian dirumuskan dan disusun menjadi suatu pedoman dalam melaksanakan pekerjaan. Kebijakan dan layanan perpustakaan seharusnya tidak hanya dike-tahui oleh pustakawan saja, namun juga harus diketahui dengan sebaik-baiknya oleh seluruh pemustaka, baik yang berkunjung secara fisik, maupun online. Kebijakan dan layanan perpustakaan perlu dikomunikasikan kepada pemustaka secara luas agar pihak intern dan ekstern dapat mengetahui dan memahami kebijakan perpustakaan, selain itu pemustaka dapat mengetahui dengan pasti prosedur layanan perpus-takaan, sehingga akan memudahkan dalam memanfaatkan perpustakaan. Kebijakan perpustakaan yang dikomunikasikan secara terbuka akan mem-beri kesempatan para stakeholder mengetahui kebijakan perpustakaan dan dapat menjadikannya sebagai sarana untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu, perlu strategi dalam mengkomunikasikan kebijakan dan layanan perpustakaan, agar hasilnya optimal. 3. Pemustaka Berkaitan dengan pemustaka, dalam pasal 1 UU Perpustakaan tahun 2014 dinyatakan: “pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfatakan fasilitas layanan perpustakaan”. Perkembangan teknologi memperluas jangkauan pemustaka, tidak hanya lingkup nasional, tetapi telah meluas pada lingkup internasional. Pemustaka pada era teknologi digital ini berbeda dengan pemustaka sebelum berkembangnya teknologi inoformasi. Pada masa sebelum era digital, pemustaka sangat mengutamakan kehadiran di perpustakaan secara fisik, dan sangat tergantung dengan bahanbahan tercetak, sehingga mengeluarkan banyak biaya, tenaga, dan waktu yang panjang untuk beraktivitas di perpustakaan. Pada masa teknologi digital, pemustaka dapat menghemat biaya dan waktu untuk memperoleh bahan-bahan yang dibutuhkannya. Pemustaka dapat hadir di perpustakaan secara virtual dan memperoleh informasi yang diakses tanpa batasan waktu dan tempat. Dengan kondisi tersebut maka statistik kunjungan perpustakaan tidak dilihat hanya dari sisi kunjungan secara fisik, namun juga harus dilihat kunjungan perpustakaan secara virtual, misalnya pada kunjungan melalui portal, atau pada layanan digital. Bentuk kunjungan pemustaka secara virtual, secara perlahan mengubah trend kunjungan perpustakaan secara fisik yang tidak selalu karena ingin mencari bahan perpustakaan, namun karena ingin memanfaatkan suasana perpustakaan yang dirancang sedemikian rupa yang memberikan sensasi tertentu kepada pemustaka. Dalam hal ini perpustakaan secara fisik dikembangkan fungsinya sebagai sebagai meeting point. 4. Komunikasi Perpustakaan Melalui Website, Facebook, dan Instagram Kebijakan dan layanan perpustakaan seperti yang telah dipaparkan di atas harus dikomunikasikan dengan sebaik-baiknya kepada pemustaka secara luas. Komunikasi secara langsung dilakukan dengan sarana penyampaian lisan kepada pemustaka. Komunikasi tidak langsung dilakukan dengan berbagai media yang tersedia, baik secara fisik dengan media tercetak, maupun media sosial melalui internet. Komunikasi dengan media cetak hanya terjadi satu arah, dari komunikator kepada komunikan, dan hanya menjangkau pemustaka terbatas, sehingga dianggap kurang efektif dan efisien. Teknologi web 2,0 memunculkan perubahan yang sangat cepat di bidang internet dengan keterlibatan masyarakat yang saling berkolaborasi dan berperan sebagai kontributor konten, seperti blog dan jaringan sosial. Komunikasi melalui media sosial memungkinkan saling berinteraksi antara pihak perpustakaan atau pustakawan sebagai komunikator, dan pemus-taka sebagai komunikan, selain itu melalui media sosial akan akan terben-tuk ikatan sosial secara virtual. Terdapat beragam jenis media sosial sebagai implikasi dari web 2.0, namun dalam tulisan ini hanya akan dibahas dua jenis media sosial yang penulis bahas untuk mengkomunikasikan kebijakan dan layanan perpustakaan, yaitu facebook dan instagram. Sebelum berkembangnya media sosial berbasis internet, maka komunikasi perpustakaan secara virtual lebih dipandang lebih efektif melalui website perpustakaan dan hanya bersifat searah. Namun, saat ini beberapa perpustakaan mampu mengelola websitenya sedemikian rupa dengan desain lebih menarik dan lebih komunikatif, selain itu sudah terintegrasi atau terkoneksi dengan beragam media sosial, dan komunitas virtual. Contoh perpustakaan yang telah dan sedang mengembangkan websitenya adalah Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga (lib.uin-suka.ac.id). Facebook (FB) adalah jejaring sosial dalam lingkungan terbatas yang mulai dipopulerkan tahun 2004 oleh Mark Elliot Zuckenberg, namun selanjutnya meluas dan mendunia sebagai ajang bersosialisasi di dunia maya. FB menjadi web yang paling sering dikunjungi oleh pengguna internet di dunia. Keunggulannya, FB merupakan sarana sosial media yang informatif, dan terdapat fasilitas yang mempermudah menelusur pembicaraan dari berbagai kelompok terkait. Manfaat facebook, antara lain sebagai sarana silaturahmi, menjalin dan mengembangkan relasi baru, sarana promosi, forum berdiskusi, dan media edukasi. Media sosial kedua adalah instagram (IG) adalah berasal dari kata “instan” berarti serba cepat dan mudah, dan “gram” dari telegram, yaitu media pengiriman yang cepat. Pemanfaatan instagram lebih kepada mengkreasi foto dan mengirimkannya dalam waktu yang singkat. Pada dasarnya media ini merupakan aplikasi yang lebih dikhususkan bagi penggemar fotografi. Komunikasi yang diutamakan dalam media ini adalah komunikasi visual yang menggantikan komunikasi tulisan, sehingga tampilan fitur-fiturnya lebih kepada untuk memaksimalkan tampilan foto atau gambar. Melakui IG orang-orang berbagi pengalaman melalui tampilan foto-foto yang menarik. Hal tersebut membuka peluang bagi pelaku bisnis yang memanfaatkannya sebagai sarana promosi yang ampuh. IG juga sebagai sarana meningkatkan popularitas yang memancing vendor untuk memasang iklan yang akan mendatangkan keuntungan. Instagram telah terkoneksi dengn media lainnya, sehingga dengan posting ke IG saja, akan terposting juga ke media sosial lainnya. Populernya kedua media sosial tersebut dimanfaatkan oleh berbagai pihak dengan tujuan-tujuan positif. Perpustakaan adalah salah satu pihak yang memanfaatkan media sosial tersebut untuk mengkomunikasikan kepada masyarakat luas berkaitan dengan kebijakan dan layanan perpustakaan. Mafaat FB dan IG adalah sebagai media komunikasi virtual yang efektif, efisien dan rendah biaya, namun dapat menjangkau secara luas sivitas akademika dan masyarakat umum. FB dan IG saat ini mudah diakses oleh masyarakat melalui ponsel android. Pada masa ini ponsel android dapat dimiliki masyarakat khususnya kalangan mahasiswa dengan harga terjangkau, dan menjadikannya bagian tak terpisahkan dalam kehidupan. Melalui kedua media tersebut, perpustakaan dapat langsung mengetahui respons pengguna terhadap kebijakan dan layanan yang telah ditampilkan. Pemustaka dan masyarakat luas dapat mengetahui lebih jelas dan pasti mengenai berbagai hal baru yang terjadi di perpustakaan, dan dapat terlibat aktif secara virtual dalam berbagai event yang diselenggarakan oleh perpustakaan. 5. Strategi Mengkomunikasikan Agar komunikasi melaui media sosial ini sesuai dengan harapan, maka perlu strategi sebagai berikut. a. Menentukan jenis media sosial yang akan digunakan sebagai sarana, apakah semua media sosial atau hanya beberapa saja, disesuaikan dengan kemampuan SDM sebagai adminstrator. b. Membuat akun di media sosial. Hal ini harus dilakukan agar eksistensi perpustakaan di alam maya dikenali dengan baik dan dapat berjejaring dengan semua komponen masyarakat secara virtual. c. Mentukan pustakawan yang ditugasi sebagai administrator media sosial. Hal ini penting, agar ada kejelasan siapa yang bertanggug jawab dalam pelaksanaan tugas. Hal tersebut juga untuk menghindari tumpang tindih dalam menyampaikan informasi melalui media sosial. Bila administrator lebih dari satu orang, maka perlu ada pembagian tugas, siapa mengomunikasikan apa. Admintrator juga berkewajiban menjawab pertanyaan yang dari para masyarakat yang merespon informsi yang diposting oleh pihak perpustakaan. Oleh karena itu, perlu ditunjuk pustakawan yang berkompeten dalam hal komunikasi, menguasai subjek perpustakaan, dan mampu berbahasa Indonesia yang baik dan benar. d. Menentukan materi yang akan dikomunikasikan. Apakah berupa kebijakan baru, prosedur layanan, dan sebagainya. Jenis materi akan menentukan cara mengemas informasi yang akan dikomunikasikan kepada pemustaka. e. Menentukan sasaran komunikasi. Apakah dosen, mahasiswa, atau seluruh sivitas akademika, dan masyarakat umum. Kejelasan sasaran komunikasi ini penting untuk menentukan bahasa apa yang akan digunakan, apakah formal, informal, atau bahasa anak muda (bahasa gaul). Untuk menjangkau pemustaka dari kalangan mahasiswa tentu akan lebih sesuai dan menarik bila menggunakan bahasa yang familiar di kalangan mereka. f. Menentukan format atau kemasan penyampaian. Apakah berupa narasi, foto dan gambar, atau video durasi pendek. Hal ini penting untuk menetukan siapa saja yang mungkin akan terlibat dalam membuat kemasan ini. Bila format video, maka perlu melibatkan pihak-pihak yang mahir dalam teknis pembuatan video, sehingga hasilnya bagus dan menarik. g. Memperhatikan bahasa, ungkapan yang digunakan. Informasi berupa narasi hendaknya memperhatikan panjang pendeknya kalimat, kronogis uraian, dan kalimat yang mudah dipahami. Sebelum ditayangkan maka kalimat harus dibaca kembali untuk mengetahui bila ada kata atau kalimat yang belum lengkap. h. Memperhatikan mutu pembuatan video. Bila kemasan informasi berupa video, maka perlu diperhatikan siapa saja yang terlibat dalam teknis pembuatannya. Bila menghendaki hasil yang bermutu baik, tentunya harus melibatkan pihak-pihak yang mahir dalam teknis pembuatan video. Para pemeran dalam video juga harus dipilih dengan cermat, apakah dari mahasiswa atau dosen, karena hal tersebut dapat mempengaruhi psikologis yang menonton video tersebut. Bila perlu dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum dilakukan proses shooting. i. Menyeleksi foto untuk diunggah. Foto yang akan diunggah di FB maupun di IG perlu diseleksi, sehingga hanya foto yang baik dan pantas saja yang diposting melalui FB dan IG perpustakaan, sehingga tidak terkesan penumpukan sampah foto di IG. Beberapa foto perlu dipilih yang sesuai dan pas dengan tema informasi atau kegiatan. Foto yang terpilih, akan menceritakan kronoligis suatu event penting, sehingga orang akan dapat memahami suatu event di perpustakaan tanpa membaca narasi yang panjang. j. Melakukan evaluasi Evaluasi perlu dilakukan untuk memantau apakah strategi dalam rangka mengkomunikasikan kebijakan layanan yang dilakukan telah berjalan dengan baik, bila belum maka perlu dilakukan perbaikan-perbaikan

Seiring perubahan masyarakat yang mulai beralih ke masyarakat informasi dan virtual, maka sudah sewajarnya perpustakaan berkreasi agar dapat menyelam ke dalam masyarakat virtual. Kreativitas diperlukan agar pemustakanya tetap dalam jangkauan perpustakaan sebagai sasaran layanan dan terjadi ikatan sosial yang erat, serta rasa memiliki terhadap perpustakaan. Saat ini media sosial menjadi sarana yang cukup ampuh dalam mengkomunikasikan kebijkan dan layanan perpustakaan, dan media sosial juga berperan penting dalam engangement library, selain sifatnya yang simpel, fleksibel, ekonomis, dan efisien. Diperluan strategi yang baik agar perpustakaan berhasil dalam mengkomunikasikan layanan dan kebijakannya. Kemampuan mengkomunikasikan melalui media sosial harus didukung oleh pustakawan yang memiliki kompetensi yang baik dalam menyusun konten untuk dipublikasikan dan menguasai bidang perpustakaan. Update konten media sosial sosial penting selalu update, agar ada keberlanjutan, semakin luas jangkuannya dan mencapai sasaran dan tujuan yang diharapkan.