BUDAYA ORGANISASI DALAM BERBAGI PENGETAHUAN PUSTAKAWAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Berbagi pengetahuan adalah proses di mana individu atau karyawan dalam sebuah organisasi saling bertukar pengetahuan yang mereka miliki baik itu tacit maupun eksplisit untuk menciptakan pengetahuan baru (Nonaka dalam Razmerita, 2016). Pada dasarnya pengetahuan terbagi atas dua jenis yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Sebagian besar pengetahuan tersimpan pada masingmasing kepala manusia yang mana termasuk ke dalam jenis pengetahuan tacit. Akan tetapi untuk mengekspresikan pengetahuan tacit itu cukup sulit sehingga menjadi suatu tantangan tersendiri. Pengetahuan tacit lebih sulit untuk diformulasikan daripada pengetahuan eksplisit, karena pengetahuan tacit yaitu pengetahuan terbatinkan, sedangkan pengetahuan eksplisit sudah termodifikasi dalam dokumen (Polayi dalam Nawawi, 2012). Agar pengetahuan tacit dapat berguna bagi suatu organisasi maka pengetahuan tacit harus dipindahkan ke dalam bentuk yang mudah dikomunikasikan sehingga bisa dibagikan ke dalam organisasi. Adanya proses berbagi pengetahuan dapat dijadikan sebagai solusi untuk membantu mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki seseorang menjadi pengetahuan bersama. Perpustakaan sebagai organisasi nonprofit yang bergerak di bidang informasi tentu memiliki berbagai informasi, segala jenis dan bentuk informasi tersedia di perpustakaan yang dapat digunakan oleh penggunanya. Adanya berbagi pengetahuan dapat dimanfaatkan untuk memaksimalkan fungsi dari perpustakaan itu sendiri, tak terkecuali perpustakaan khusus yang fungsi utamanya yaitu untuk mendukung lembaga induknya seperti Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Selain itu, berbagi pengetahuan yang merupakan bagian dari manajemen pengetahuan peranannya diperlukan untuk mengembangkan pengetahuan yang dimiliki suatu organisasi, dengan cara menciptakan, menangkap serta menggunakan pengetahuan itu kembali. Berbagi pengetahuan menjadi urgensi tersendiri di dalam Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia karena tidak semua pustakawannya memiliki kesempatan untuk mengikuti kegiatan-kegiatan pengembangan diri secara bersamaan seperti pendidikan dan pelatihan (diklat), seminar, serta workshop. Hal tersebut dikarenakan adanya keterbatasan anggaran untuk mengikuti pelatihan bagi pustakawannya. Selain itu karena Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia berada di bawah lembaga induk pusat, memiliki kewajiban untuk mengelola bagian perpustakaan di istana negara yang tersebar di beberapa daerah di Indonesia. Terdapat dua penelitian terdahulu yang membahas terkait berbagi pengetahuan. Penelitian pertama ditulis oleh Ali Biranvand dan dua rekannya pada tahun 2015 dengan judul Knowledge Sharing among Librarians in Public Libraries of Fars Province, Iran. Tujuan penelitian ini mengetahui faktor apa saja yang mempengaruhi berbagi pengetahuan antar pustakawan di Perpustakaan Umum Provinsi Fars, Iran. Adapun hasil dari penelitian ini yaitu faktor kepercayaan merupakan faktor yang paling dominan dalam mempengaruhi proses berbagi pengetahuan antar pustakawan. Sementara itu penelitian serupa yang ditulis oleh Laila Naif Marouf pada tahun 2016 dengan berjudul What motivates librarians to share knowledge Pada penelitian ini ia meneliti pustakawan yang bekerja pada tiga jenis perpustakaan berbeda yaitu Perpustakaan khusus, umum dan akademik. Tujuan dari penelitiannya ialah untuk mengetahui dampak faktor sosial terhadap individu dari enam variabel yaitu kekuatan ikatan, manfaat yang didapat, imbalan, pengakuan, timbal balik, serta biaya atau kerugian yang didapat ketika berbagi pengetahuan. Seperti penelitian yang dilakukan oleh Biranvand, et al. hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa kekuatan ikatan dan timbal balik mempunyai dampak yang positif terhadap berbagi pengetahuan. Oleh karena itu berdasarkan apa yang telah diuraikan di atas mengenai penelitian terdahulu dan permasalahan yang ditemukan di lapangan. Dalam penelitian ini penulis ingin membahas mengenai berbagi pengetahuan yang dilakukan pustakawan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yang merupakan perpustakaan di bawah naungan instansi pemerintahan serta apa saja kendala yang ditemui dalam pelaksanaan berbagi pengetahuan. II. TINJAUAN LITERATUR A. Berbagi Pengetahuan Proses berbagi pengetahuan merupakan bagian dari manajemen pengetahuan. Pengetahuan sendiri terbagi menjadi dua jenis yaitu tacit dan eksplisit. Pengetahuan tacit ialah pengetahuan yang terdapat dalam pikiran setiap individu yang diperoleh dari pengalaman individu tersebut. Adapun pengetahuan eksplisit di pahami sebagai pengetahuan yang dapat diekspresikan melalui kata-kata, angka serta didokumentasikan dalam bentuk lain. Sehingga pengetahuan eksplisit lebih mudah untuk disampaikan kepada individu lain (Davenport dalam Nurbaiti, 2013). The International Federation of Library Associations mengatakan bahwa manajemen pengetahuan diperlukan bagi perpustakaan. Hal itu dibuktikan sejak tahun 2001 IFLA telah mengemukakan istilah manajemen pengetahuan di kalangan pustakawan. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mengembangkan manajemen pengelolaan pengetahuan yaitu dengan diskusi rutin antar anggota dan pengelola perpustakaan (IFLA, 2015). Biranvand et al (2015) juga menyetujui pentingnya berbagi pengetahuan dalam perpustakaan. Hal ini dikarenakan perpustakaan diharapkan dapat memberikan informasi yang berkualitas tinggi pada pemustakanya, dan sangat mungkin untuk tercapai apabila pustakawannya meningkatkan pengetahuannya. B. Faktor yang Mendasari Berbagi Pengetahuan Menurut Ipe dalam Sohail dan Daud (2009) ia membuat kerangka konseptual mengenai empat faktor utama yang dapat mempengaruhi kegiatan berbagi pengetahuan dalam organisasi yaitu sifat pengetahuan, motivasi untuk berbagi, kesempatan untuk berbagi dan lingkungan budaya kerja. Kemudian dalam penelitiannya Heng mengadaptasi kerangka tersebut dan menambahkan satu faktor yaitu sikap staf (Heng dalam Sohail dan Daud, 2009). GAMBAR 1. KERANGKA KERJA PENELITIAN DASAR (SUMBER: KWNOLEDGE SHARING IN HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS: PERSPECTIVE FROM MALAYSIA (2009) 1) Sifat Pengetahuan Nickols (2012) membagi pengetahuan menjadi tiga kategori yaitu pengetahuan tacit, eksplisit dan implisit. Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang telah diartikulasikan dan biasanya digambarkan dalam bentuk dokumen, tabel maupun diagram. Sementara itu pengetahuan tacit ialah pengetahuan yang tidak dapat diartikulasikan dan sulit untuk menggambarkannya. Adapun pengetahuan implisit yaitu sebuah pengetahuan yang dapat diartikulasikan tetapi belum pernah diketahui. Sifat pengetahuan juga berkaitan dengan nilai pengetahuan. Terdapat beberapa pengetahuan yang dianggap memiliki nilai tinggi baik oleh individu maupun organisasi yaitu pengetahuan pada kegiatan penelitian dan pengembangan karena dapat dikomersiilkan dan memiliki nilai ilmiah. 2) Motivasi untuk Berbagi Adapun Deci dan Ryan dalam Razmerita (2016) mengatakan bahwa motivasi individu berbagi pengetahuan terbagi menjadi dua faktor yaitu intrinsik dan ekstrinsik. Faktor intrinsik yaitu sesuatu hal yang datangnya dari diri sendiri dan biasanya memuaskan diri sendiri, seperti senang dapat membantu yang lain. Sedangkan faktor ekstrinsik menurut Cruz et al. (2009) apabila seorang individu berpartisipasi dalam berbagi pengetahuan untuk memperoleh pujian, insentif maupun tunjangan, dan penghargaan. 3) Kesempatan untuk Berbagi Pada dasarnya kesempatan untuk berbagi pengetahuan di dalam organisasi dapat bersifat formal maupun informal. Kesempatan formal seperti dalam kegiatan pelatihan, kerja tim secara terstruktur dan sistem berbasis teknologi yang memfasilitasi kegiatan berbagi pengetahuan. Sedangkan kesempatan yang bersifat informal ialah kesempatan yang terkait dengan hubungan personal dan jaringan sosial yang dapat memfasilitasi proses berbagi pengetahuan di dalam organisasi (Ipe dalam Sohail & Daud, 2009). Ditambahkan oleh Yusup (2012) bahwa berbagi pengetahuan tidak selalu dalam kegiatan formal di sebuah organisasi. Pada saat santai pun proses dan kegiatan bisa terjadi, seperti di kafe saat makan siang, serta saat pagi hari sebelum masuk kerja. 4) Budaya Lingkungan Kerja Selain peranan individu, lingkungan kerja juga dapat mempengaruhi berbagi pengetahuan. Budaya lingkungan kerja yaitu budaya dari sub unit maupun dari organisasi secara keseluruhan (De Long & Fahey dalam Ugwu dan Onyancha, 2019). Budaya organisasi dapat mempengaruhi berbagi pengetahuan, sebab apabila sebuah organisasi sudah memiliki budaya berbagi pengetahuan maka para karyawannya akan lebih leluasa dalam melakukannya. Hal tersebut dilakukan karena mereka melihatnya sebagai sesuatu yang alami, bukan sesuatu yang dipaksakan (McDermott & O’dell dalam Farooq, 2018). 5) Sikap staf Menurut Heng dalam Sohail dan Daud (2009) mengatakan bahwa sikap staf berkaitan dengan perilaku staf yang berpengalaman akan dengan senang hati membagikan pengetahuan yang dimiliki kepada staf yang lain. Meylasari dan Qamari (2017) menegaskan bahwa adanya kegiatan berbagi dalam organisasi hanya dapat terlaksana jika karyawan di dalamnya berkeinginan dan memiliki kesadaran untuk melakukan berbagi pengetahuan. Dalam penelitiannya De Vries et al. dalam Hooff et al. (2012) terdapat dua sikap staf yang positif terhadap berbagi pengetahuan yaitu kerelaan dan keinginan. C. Faktor Penghambat dalam Berbagi Pengetahuan Razmerita et al (2016) mengidentifikasi bahwa faktor yang dapat mempengaruhi perilaku berbagi pengetahuan, yaitu rasa takut (takut akan kritik, takut kehilangan pekerjaan, takut menyerahkan kekuasaan) dan kurangnya waktu dalam berbagi pengetahuan. Ia juga membagi faktor yang dapat menghambat berbagi pengetahuan menjadi tiga yaitu: 1) Faktor individu Menurut Wu & Lee dalam Potgieter & Radebe (2017) mengatakan bahwa rasa percaya antar individu merupakan yang paling penting untuk menentukan sukses atau tidaknya proses berbagi pengetahuan. Ketika antar karyawan atau individu saling percaya, maka berbagi pengetahuan dipandang sebagai sebuah investasi yang dapat menghasilkan keterbukaan antar individu dengan melibatkan pengetahuan satu sama lain. Selain itu kurangnya motivasi juga dapat memberi pengaruh pada proses berbagi pengetahuan. 2) Faktor Organisasi Potgieter & Radebe (2017) mengatakan bahwa budaya organisasi yang tidak kondusif untuk proses berbagi pengetahuan, apabila norma-norma dan nilainilai di dalam sebuah organisasi tidak mendukung kegiatan berbagi pengetahuan. 3) Faktor Teknologi Mengacu pada Potgieter & Radebe (2017) yang mengatakan bahwa hambatan yang paling mengganggu ketika berbagi pengetahuan di dalam dunia perpustakaan yaitu kurangnya atau bahkan tidak adanya teknologi informasi juga dapat menghambat proses berbagi pengetahuan.

Pada penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode penelitian studi kasus. Adapun untuk pemilihan informan menggunakan teknik purposive sampling. Kriteria informan untuk penelitian ini yaitu telah bekerja sebagai pustakawan fungsional di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia selama lebih dari 3 tahun, memiliki latar belakang ilmu perpustakaan atau pernah mengikuti diklat kepustakawanan, telah diangkat menjadi pegawai negeri sipil dan sudah mengalami perubahan pada kepemimpinan sebelumnya. Dari kriteria di atas, didapatkan lima informan dengan nama yang telah disamarkan, ditunjukkan pada tabel 1. TABEL 1. DATA INFORMAN Teknik pengumpulan data yang akan digunakan peneliti yaitu observasi partisipatif, wawancara mendalam dan analisis dokumen. Observasi Partisipatif dilakukan dengan cara mengamati proses kegiatan berbagi pengetahuan yang dilakukan antar pustakawan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Wawancara mendalam dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaanpertanyaan secara langsung, serta peneliti dan informan dapat mendalami pertanyaan serta jawaban yang diberikan. Wawancara yang dilakukan sebanyak satu hingga tiga kali pada setiap informan. Teknik pengumpulan data lainnya yaitu analisis dokumen terkait dengan kegiatan berbagi pengetahuan seperti notulensi rapat, laporan kegiatan, profil perpustakaan, rancangan kegiatan serta, percakapan di dalam media WhatsApp. Analisis data dilakukan dengan beberapa tahapan yang pertama yaitu triangulasi data, proses yang dilakukan untuk teknik pemeriksaan keabsahan data. Selanjutnya pembuatan catatan lapangan dengan mengumpulkan data yang ditemukan di lapangan seperti hasil rekaman wawancara dan hasil observasi. Kemudian koding (coding) dalam proses ini melibatkan pengambilan data teks atau gambar yang dikumpulkan selama pengumpulan data termasuk segmentasi kalimat atau gambar ke dalam kategori. Tahapan terakhir dalam analisis data yaitu interpretasi data yaitu memahami data secara menyeluruh dan mendalam, berdasarkan perspektif atau teori tertentu. Kemudian hasil temuan disajikan ke dalam bentuk laporan yang dilengkapi dengan pernyataan informan dari hasil wawancara maupun observasi di lapangan.

Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia secara struktural berada di bawah Sekretariat Kementerian yang bertanggung jawab secara langsung kepada presiden. Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia sudah berdiri sejak tahun 1954. Setelah beberapa kali mengalami perpindahan pada struktur organisasi, sejak tahun 2015 sesuai dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Republik Indonesia nomor 3 Tahun 2015 bagian perpustakaan menjadi berada di bawah Biro Tata Usaha. Di dalam organisasi setiap divisinya mempunyai cara masing-masing untuk mengomunikasikan pekerjaannya agar mencapai tujuan yang telah disepakati. Begitu juga dengan Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yang sudah melakukan kegiatan berbagi pengetahuan sejak dulu. Hal ini terlihat dari visi Perpustakaan yaitu agar terwujudnya perpustakaan yang andal dan akuntabel. Menurut KBBI kata ‘andal’ memiliki pengertian dapat dipercaya, adapun kata ‘akuntabel’ mendefinisikan sebagai sesuatu yang dapat dipertanggung jawabkan. Maksudnya yaitu agar perpustakaan dapat dijadikan sebagai tempat pertama bagi penggunanya untuk memenuhi kebutuhan informasi. Kaitan visi dengan berbagi pengetahuan yaitu untuk mendapatkan informasi yang tepat guna maka tidak terlepas dari pengelolanya yaitu sumber daya manusia (pustakawan). Oleh karena itu agar terciptanya pustakawan yang berwawasan luas dan dapat diandalkan tentu saja tidak dapat diperoleh melalui cara yang instan, melainkan perlu melalui berbagai cara seperti mengikuti kegiatan yang mengembangkan kemampuan diri. Dengan adanya berbagi pengetahuan para pustakawan dapat saling membagikan pengetahuan serta pengalaman yang dimiliki. Karena di dalam berbagi pengetahuan terjadi proses berbagi, diskusi, serta terciptanya pengetahuan baru bagi setiap individu yang melakukan berbagi pengetahuan. A. Berbagi Pengetahuan di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia Berbagi pengetahuan sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi. Hal ini dikarenakan pengetahuan yang dimiliki antara satu individu dengan individu lainnya mungkin berbeda. Sehingga tidak sedikit organisasi yang meluangkan waktu hingga menyediakan fasilitas kepada karyawannya demi kelancaran pelakasanaan berbagi pengetahuan. Sebab sudah banyak organisasi yang sadar akan manfaat yang di dapat dari berbagi pengetahuan. Begitu juga dengan para pustakawan di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yang juga sadar akan pentingnya berbagi pengetahuan. Meskipun demikian belum ada program atau wadah khusus yang dibuat secara terstruktur untuk memfasilitasi kegiatan berbagi pengetahuan. “Sarana untuk berbagi pengetahuan khusus kan belum ada ya. Biasanya berbagi pengetahuan yang dilakukan disini secara implisit aja dan itu terbagi jadi dua ada yang formal dan informal. Kalau formal seperti rapat rutin dengan atasan dan bimbingan teknis. Sedangkan untuk informalnya itu diskusi antar pustakawan pada saat jam kerja atau saat makan siang maupun sarapan. Biasanya emang akan lebih terbuka pada saat diskusi informal karena engga tegang dan santai aja emang karena ingin cerita. Selain itu juga kita sharing lewat grup WhatsApp.” (Wawancara Ratih, 20 Maret 2019) Dari pernyataan Ratih dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan berbagi pengetahuan di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dilakukan secara tersirat melalui dua sarana yaitu formal dan informal. 1) Praktik Berbagi Pengetahuan Formal Pada pelaksanaan berbagi pengetahuan secara formal dapat berupa rapat rutin dan bimbingan teknis (bimtek). Adapun pelaksanaannya diselenggarakan secara insidental atau disesuaikan dengan kebutuhan. Meskipun pada awal kepemimpinan Kepala Perpustakaan yang sekarang sempat menjadwalkan hari untuk penyelenggaraan rapat rutin, akan tetapi karena adanya kesibukan dan kegiatan lain jadi tidak dilanjutkan lagi. Sehingga penyelenggaraan rapat bersifat fleksibel yaitu menyesuaikan dengan situasi dan kondisi pada saat akan dilaksanakannya rapat. Karena rapat yang diadakan berdasarkan kegiatan dan kebutuhan tertentu. Hal ini menyebabkan bahasan rapat seputar kegiatan yang akan diselenggarakan seperti rapat persiapan, pembagian tugas, rapat progress apakah ada kendala yang ditemui dalam persiapannya, hingga rapat evaluasi. Oleh sebab itu semakin banyak kegiatan yang akan diselenggarakan maka semakin tinggi juga frekuensi dilakukannya rapat dan bimtek. Hal ini dilakukan agar pustakawan lebih banyak mempunyai wadah berdiskusi dan mengeluarkan pendapat untuk menghindari miskomunikasi. Meskipun kegiatan rapat bukan dikhususkan untuk berbagi pengetahuan, tidak jarang para pustakawan saling membagikan ide dan pendapatnya terkait bahasan rapat. Sementara itu untuk pelaksanaan bimtek biasanya mendatangkan pihak lain yang dianggap ahli untuk memberikan bimbingan tentang hal-hal yang berhubungan dengan teknologi. Seperti ketika pelaksanaan simulasi pengoperasian repository, para pustakawan mengundang beberapa orang dari bagian infotek untuk berdiskusi bersama membahas mengenai repository yang masih dalam perkembangan. 2) Praktik Berbagi Pengetahuan Informal Selain sarana berbagi pengetahuan secara formal, Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia juga melakukan berbagi pengetahuan secara informal. Terdapat perbedaan antara pelaksanaan berbagi pengetahuan secara formal dengan sarana berbagi pengetahuan informal. Di dalam sarana formal seperti rapat rutin pustakawan tidak bisa secara leluasa berpendapat, suasana yang dibangun terkesan kaku dan seperti ada batasan tersendiri. Sarana informal berbagi pengetahuan antar pustakawan di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yaitu diskusi antar pustakawan secara langsung dan melalui grup WhatsApp. Pada saat berbagi pengetahuan secara informal, pustakawan yang terlibat dapat mengekspresikan pendapatnya secara santai dengan bahasan topik yang beragam. Beberapa pustakawan menganggap bahwa pelaksanaan berbagi pengetahuan ketika pada saat informal lebih efektif daripada formal. Hal tersebut dikarenakan sifat dari diskusi tidak kaku dan ringan sehingga para pustakawan dapat secara bebas berekspresi ketika diskusi, serta penggunaan bahasa sehari-hari dalam diskusi membuat topik bahasan lebih mudah untuk dipahami. Alasan lain ialah karena pada saat diskusi tidak melibatkan atasan sehingga menghapus rasa sungkan karena adanya jarak ke jabatan yang lebih tinggi. Selain mendapatkan pengetahuan baru, manfaat lain yang di dapat dari berbagi pengetahuan secara informal yaitu sebagai sarana untuk mempererat hubungan antar pegawai atau yang biasa dikenal dengan team building. Kegiatan yang dapat mempererat hubungan antar pegawai juga dibenarkan oleh Ipe bahwa sarana informal digunakan untuk berinteraksi dengan orang lain, membantu seseorang mengembangkan rasa hormat dan persahabatan, halhal yang dapat mempengaruhi perilaku mereka dalam proses berbagi pengetahuan (Ipe dalam Sohail & Daud, 2009). Adanya keakraban dapat terbentuk karena sering terjadi interaksi tatap muka diantara pegawainya sehingga sangat memungkinkan untuk terbangunnya kepercayaan antar individu. Terlebih tema yang dibahas pada saat berbagi pengetahuan juga tidak selalu tentang pekerjaan, tetapi juga pengalaman, pendapat dan ide-ide. Hal ini juga didukung dari hasil temuan peneliti di lapangan. Pada saat itu terjadi diskusi antar pustakawan mengenai resep masakan. Oleh sebab itu, berbagi pengetahuan melalui sarana informal selain dapat mengembangkan pengetahuan yang dimiliki individu juga dapat digunakan sebagai rekreasi terlebih dengan cara penyampaian informasi yang lebih santai. Adapun untuk waktu dan tempat diselenggarakannya diskusi pustakawan tidak ada jadwal secara khusus. Akan tetapi biasanya dilakukan sebelum jam kantor di mulai yaitu pada saat pustakawan menikmati sarapannya di meja kerja masing-masing sambil membahas topik tertentu. Sarana berbagi pengetahuan informal lainnya selain diskusi tatap muka yaitu diskusi melalui grup WhatsApp (WA). Grup WA dipilih sebagai sarana berbagi pengetahuan tidak formal karena lebih efisien dan menghemat waktu. Adapun yang tergabung dalam grup WA yaitu Kepala Bagian Perpustakaan, Kepala Subbagian, pustakawan dan staf perpustakaan. informasi yang dibagikan di dalam grup WA beragam seperti acara seminar dan workshop dari perpustakaan instansi lain, kegiatan dan informasi terbaru yang berkaitan dengan perpustakaan maupun lembaga induk, hingga dijadikan sebagai instruksi Kepala Bagian kepada para staf. WA grup juga digunakan untuk koordinasi dan komunikasi sehari-hari. Adanya WA dapat mempermudah pustakawan untuk saling berkoordinasi, baik itu antar pustakawan maupun kepada atasan. Sehingga mereka dapat terus melaporkan dan mendapat informasi terbaru meskipun sedang dalam kegiatan yang lain. B. Faktor yang Mempengaruhi Berbagi Pengetahuan Berbagi pengetahuan yang dilakukan oleh pustakawan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai berikut. 1) Sifat Pengetahuan Di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia pengetahuan yang dibagi dalam proses berbagi pengetahuan bersifat tacit dan eksplisit. Jenis pengetahuan yang berbeda juga dapat mempengaruhi proses berbagi pengetahuan seperti jenis informasi yang dibagikan, cara membagikannya, pemilihan sumber informasi, hingga sarana dan media yang dipilih untuk berbagi pengetahuan. Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, pengetahuan tacit berupa pengalaman pustakawan pada saat diklat atau seminar. Menurut Davenport pengetahuan yang diperoleh melalui pengalaman termasuk ke dalam jenis pengetahuan tacit karena sifatnya sangat personal dan tidak bisa dirasakan orang lain (Davenport dalam Nurbaiti, 2013). Adapun sarana yang dipilih dalam berbagi pengetahuan tacit yaitu tatap muka. Sedangkan untuk pengetahuan eksplisit yang dibagikan biasanya berupa notulen rapat maupun undangan kegiatan perpustakaan dari instansi lain. Berbeda dengan pengetahuan tacit, pada pengetahuan eksplisit pustakawan lebih memilih untuk membagikan melalui grup WA. Hal ini dikarenakan pengetahuan eksplisit sudah dituangkan ke dalam bentuk kata-kata atau dokumen sehingga lebih mudah untuk dibagikan. Adanya grup WA dapat mempermudah proses berbagi pengetahuan bagi para pustakawan tanpa terhalang jarak dan waktu. Setelah diketahui bahwa jenis pengetahuan dapat mempengaruhi berbagi pengetahuan, adanya nilai yang terkandung pada pengetahuan juga dapat mempengaruhi berbagi pengetahuan. Pengetahuan akan bernilai tinggi jika dapat bermanfaat bagi organisasi seperti penemuan baru pada sebuah penelitian. Oleh karena itu, pengetahuan tersebut bernilai berharga dan dapat berdampak pada sifat posesif individu, sehingga ada keinginan untuk tidak membagikan pengetahuan yang mereka miliki dengan yang lain (Ipe dalam Sohail & Daud, 2009). Meskipun demikian di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia tidak dipengaruhi oleh nilai pengetahuan. Tidak ada perbedaan dalam menyampaikan pengetahuan yang memiliki nilai tinggi maupun tidak terutama pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan. 2) Motivasi untuk Berbagi Motivasi secara umum diartikan sebagai suatu kekuatan atau dorongan di dalam seseorang yang menyebabkan kegigihan dari usaha yang diarahkan pada tujuan maupun upaya sukarela. Begitu juga di dalam proses berbagi pengetahuan di perpustakaan, setiap pustakawan yang terlibat pasti memiliki motivasi yang kuat untuk melakukannya. Jika motivasi yang dimiliki pustakawan tidak cukup kuat, maka mereka tidak akan mau untuk membagikan pengetahuan yang mereka miliki. Motivasi terbagi menjadi dua yaitu motivasi yang datang dalam diri sendiri dan dorongan yang datang dari luar individu tersebut (Deci dan Ryan dalam Razmerita, 2016). Begitu juga dengan para pustakawan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yang dorongan berbagi pengetahuannya berasal dari intrinsik dan ekstrinsik. Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan, pustakawan melakukan berbagi pengetahuan didasari oleh keinginannya sendiri karena untuk memuaskan kesenangan dari dalam dirinya. Selain itu beberapa pustakawan juga pada dasarnya memang memiliki prinsip bahwa pengetahuan tidak akan berkembang jika tidak disebarkan kepada yang lainnya. Sehingga alasan tersebut menjadi salah satu dorongan bagi pustakawan untuk berbagi pengetahuan. Adapun motivasi berbagi pengetahuan dari luar individu dapat berupa pujian dan penghargaan yang didapat ketika melakukan berbagi pengetahuan karena merasa dihargai. Adanya apresiasi yang diberikan atasan kepada staf bagi Dila dapat mempengaruhinya dalam berbagi pengetahuan. Ia merasa lebih dihargai usahanya dalam berbagi pengetahuan serta pada saat ia mengemukakan ide dan pendapat. Karena penghargaan tidak selalu berbentuk uang dan harta, terkadang ucapan selamat, terima kasih dan pujian juga bisa menjadi sesuatu yang berharga bagi individu. Dengan begitu ia merasa senang dan nyaman, sehingga memungkinkan ia untuk berbagi pengetahuan lagi pada kesempatan yang lain. Selain itu faktor yang mendorong motivasi yaitu faktor monetary yang mana berkaitan dengan adanya harapan peningkatan kesejahteraan. Dapat diketahui bahwa pada saat pelaksanaan berbagi pengetahuan yang dilakukan oleh para pustakawan tidak ada hadiah, imbalan maupun penghargaan yang diberikan. Sebab tidak ada aturan khusus yang mengatur pelaksanaan berbagi pengetahuan. Sehingga para pustakawan tidak mendapat imbalan atau upah jika telah melakukan kegiatan berbagi pengetahuan. Akan tetapi di dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2015 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional pustakawan dan angka kredit juga dikatakan bahwa pemberian konsultasi kepada perorangan atau lembaga ada nilai angka kreditnya tersendiri, dengan syarat dilampirkan dengan hasil konsultasi dan surat permintaan konsultasi. Sebagai pustakawan fungsional mereka dapat meningkatkan angka kredit yang mana akan berpengaruh pada peningkatan jabatannya. Keikutsertaan pustakawan dalam kegiatan untuk meningkatkan keahliannya seperti seminar, lokakarya maupun konferensi di bidang kepustakawanan di apresiasi dengan angka kredit. Selain faktor monetary, kedekatan dengan penerima juga dapat menjadi salah satu faktor yang dapat mempengaruhi pelaksanaan berbagi pengetahuan. 3) Kesempatan untuk Berbagi Kesempatan untuk berbagi berkaitan dengan kesempatan yang diberikan oleh organisasi kepada karyawannya untuk melaksanakan berbagi pengetahuan, seperti diberikan waktu khusus, dilengkapi fasilitasnya, disediakan wadah tersendiri maupun mengikutsertakan karyawan dalam program pelatihan atau workshop. Kesempatan untuk berbagi biasanya dibedakan menjadi dua yaitu formal dan informal. Begitupun dengan Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia kesempatan berbaginya terdiri atas kesempatan formal dan informal. Adapun kesempatan untuk berbagi secara formal seperti rapat rutin, bimbingan teknis dan workshop. Meskipun bukan merupakan program yang dirancang khusus untuk berbagi pengetahuan tetapi pustakawan juga bisa saling berbagi pengetahuan dengan sesamanya pada kesempatan formal ini. Perpustakaan juga setiap tahunnya menyelenggarakan beberapa kegiatan workshop meskipun itu diperuntukkan bagi pengguna perpustakaan dan biasanya pelatihannya bukan berkaitan dengan kegiatan kepustakawanan seperti workshop merajut dan pembuatan kopi. Akan tetapi sebagai penyelenggara, pustakawan juga mendapatkan pengetahuan di luar dari pekerjaannya. Selain itu, organisasi juga memberikan kesempatan kepada para pustakawan secara bebas untuk mengembangkan keahliannya dengan mengikuti kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh instansi lain. Akan tetapi karena adanya keterbatasan anggaran sehingga menyebabkan tidak semua pustakawan dapat mengikuti satu kegiatan secara bersamaan. Biasanya dilakukan dengan cara bergilir agar semua pustakawan mendapat kesempatan dan menghindari rasa ketidakadilan pada pustakawan. Akan tetapi pada pelaksanaan diklat pustakawan tidak dapat memilih ingin hadir atau tidak karena biasanya sudah ditentukan oleh Kepala Bagian disesuaikan dengan tema diklatnya. Sedangkan untuk yang informal berupa diskusi antar pustakawan yang dilakukan pada saat makan siang atau sebelum jam kerja di mulai maupun melalui grup WA. Hal ini berkaitan dengan pendapat Yusup (2012) yang mengatakan bahwa berbagi pengetahuan dapat terjadi kapan saja tidak selalu dalam kegiatan formal. Adanya kegiatan diskusi antar pustakawan ini dapat mengakrabkan antar pustakawan karena pembawaannya yang tidak kaku seperti pada saat rapat. Karena pelaksanaannya di lakukan pada jam istirahat sehingga dapat berpengaruh pada suasana hati para pelakunya karena dalam diskusi mereka dapat bersantai dan menjauh sejenak dari penatnya pekerjaan. 4) Budaya lingkungan kerja Dalam berbagi pengetahuan selain individu, faktor organisasi juga memiliki peran penting dalam menentukan kesuksesan kegiatan berbagi pengetahuan. Hal itu berlaku pada pelaksanaan berbagi pengetahuan yang dilakukan oleh para pustakawan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. “Kalau untuk menerapkan berbagi pengetahuan seperti di Biro Infotek agak sulit ya. Karena Biro TU itu lebih ke pelayanan, dan lingkungan kerjanya beda aja tidak seperti Biro Infotek. Jadi kita sebagai bagian yang dibawahi ngikutin budaya dan kebiasaan yang ada aja.” (Wawancara Dila, 8 Maret 2019) Dari pernyataan Dila dapat diketahui bahwa secara historis perpustakaan pernah menjadikan berbagi pengetahuan yang terstruktur sebagai suatu kebiasaan ketika masih berada di bawah Biro Infotek. Kegiatan rutin tersebut biasa dikenal dengan rapat umum, dimana setiap bagian di bawah Biro Infotek berkumpul bersama dan secara bergantian membagikan pengetahuan, pengalaman, serta ide-ide yang dimiliki. Rapat umum dilakukan setiap minggu pada hari Rabu dan dihadiri oleh seluruh bagian yang berada di bawah Biro Infotek. Akan tetapi saat ini perpustakaan dibawahi oleh Biro TU, sehingga perpustakaan tidak lagi melaksanakan kegiatan berbagi pengetahuan melalui sarana formal secara rutin. Hal ini dikarenakan terdapat perbedaan tugas dan fungsi antara Biro Infotek dan Biro TU, perpustakaan yang merupakan bagian dari suatu Biro hanya mengikuti kebiasaan yang ada pada Biro tersebut. Hal ini didukung oleh pendapat McDermott & O’dell dalam Farooq (2018) bahwa budaya organisasi dapat mempengaruhi berbagi pengetahuan. Jika sebuah organisasi sudah memiliki budaya berbagi pengetahuan, para pegawainya akan membagikan ide dan pengetahuan yang mereka miliki secara leluasa. Sebab mereka melihatnya sebagai sesuatu yang alami, dan akan berbeda jika mereka tidak terbiasa dengan berbagi pengetahuan kemudian terpaksa untuk melakukannya. Oleh karena itu saat ini para pustakawan sedang mengembalikan kebiasaan berbagi pengetahuan melalui kegiatan sharing pustakawan yang recananya akan dilakukan secara rutin setiap minggunya. Kegiatan sharing pustakawan merupakan suatu kegiatan yang dikhususkan bagi para pustakawan untuk berbagi pengetahuan. Dengan dilakukannya kegiatan rutin ini harapkan nantinya akan menjadi suatu kebiasaan bukan lagi sesuatu yang dipaksakan. Adanya program berbagi pengetahuan tersendiri menjadikan pustakawan mempunyai ruang sendiri secara bebas untuk saling menceritakan pengalaman, pekerjaan, atau hal-hal yang bersifat sensitif dan tidak mungkin disampaikan di dalam rapat bersama atasan, karena adanya jarak antar jabatan. Meskipun kegiatan yang secara khusus dibuat untuk berbagi pengetahuan baru dilaksanakan beberapa kali dan masih dalam tahap penyesuaian, bukan berarti selama ini para pustakawan tidak melakukan berbagi pengetahuan. Para pustakawan tetap melakukannya melalui kegiatan-kegiatan secara tersirat, seperti pada saat rapat rutin, bimbingan teknis, serta diskusi informal antar pustakawan saat pagi hari sebelum mulai bekerja atau pada saat makan siang di dalam maupun di luar kantor. 5) Sikap Staf dalam Berbagi Pengetahuan Di dalam organisasi sikap staf antara satu dengan lainnya dapat menentukan proses berbagi pengetahuan. Terutama staf senior yang secara sukarela membimbing dan membagikan pengetahuan yang ia miliki kepada juniornya. Hal ini dikarenakan staf senior memiliki pengalaman yang lebih banyak dari staf lain, sehingga dapat dijadikan sebagai pedoman untuk mengembangkan keahlian dari staf lainnya. Begitu juga dengan sikap staf senior di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. “Gaada perbedaan sih siapa aja yang nanya pasti dijawab, selama informasi yang saya punya itu berguna buat yang lain terutama buat pekerjaan ya kenapa engga. Kadangkadang juga saya suka diskusi dan cerita pengalaman ke Caca yang baru empat tahun bergabung disini. Lagian kalau pengetahuan yang kita punya dibagikan, beban kerja kita jadi lebih ringan. Kerjaan jadi cepet selesai engga perlu kerja dua kali.” (Wawacara Fifi, 11 Maret 2019) Dari pernyataan Fifi dapat disimpulkan bahwa meskipun ia merupakan pustakawan yang paling lama bekerja di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia, ia tidak keberatan jika harus membagikan pengetahuan yang dimiliki kepada yang lain. Sudah seharusnya sebagai senior Fifi membagikan pengetahuan yang dimiliki kepada yang lain, dan Fifi sudah melakukan hal tersebut dengan harapan pengalaman dan pengetahuan yang ia miliki bisa bermanfaat bagi perpustakaan. Menurut Fifi sikap staf senior dalam berbagi pengetahuan kepada juniornya memang tidak ada jarak, hal itu dikarenakan pustakawan senior melibatkan juniornya jika berdiskusi. Hal tersebut dilakukan agar pustakawan junior akan terbiasa nantinya jika harus terlibat dalam rapat dan diskusi, serta dapat menghapus jarak antara junior dan senior. Pernyataan Fifi juga diperkuat oleh pernyataan Dila pada saat wawancara ia mengatakan bahwa para pustakawan tetap berbagi pengetahuan meskipun tidak ada hadiah maupun penghargaan yang diberikan oleh atasan dan organisasi. Selain kerelaan staf senior, menurut Meylasari dan Qamari (2017) berbagi pengetahuan juga hanya dapat terlaksana jika staf yang lain memiliki rasa keinginan dan kesadaran yang tertanam dalam dirinya untuk berbagi pengetahuan. Begitu juga dengan salah satu pustakawan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yang mengajak pustakawan lain untuk melakukan sharing pustakawan secara formal dan kemudian ditanggapi secara antusias oleh pustakawan lain. Seperti yang diketahui sebelumnya diskusi pustakawan biasa dilakukan secara spontan dan tidak terjadwal, dan kegiatan ini merupakan hal baru bagi para pustakawan Pengetahuan yang dibagikan biasanya hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Semua diperlakukan sama jika sudah terlibat dalam berbagi pengetahuan. Namun akan berbeda jika berkaitan dengan masalah pribadi, semua pustakawan saling menghargai dan menghormati sehingga untuk hal-hal yang berkaitan dengan urusan pribadi satu sama lain tahu batasan dan porsinya masing-masing. Biasanya yang mengetahui urusan pribadi hanya untuk orang yang terdekat saja, karena itu bukan sesuatu C. Hambatan dalam Berbagi Pengetahuan Hambatan itu sendiri diartikan sebagai sesuatu yang menyebabkan proses berbagi pengetahuan tidak berjalan dengan lancar dan maksimal. Dari tiga faktor yang dapat menghambat berbagi pengetahuan di dunia perpustakaan (individu, organisasi, dan teknologi) menurut Razmerita et al (2016) hambatan yang paling dominan dalam pelaksanaan berbagi pengetahuan di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia berada pada tingkat organisasi. Sebagai perpustakaan khusus yang berada di bawah naungan lembaga induk, perpustakaan beberapa kali mengalami perpindahan secara struktur organisasi. Hal ini tentu saja dapat merugikan perpustakaan, karena tidak jarang harus beradaptasi ulang dengan budaya kerja yang ada di suatu Biro. Terutama terkait dengan berbagi pengetahuan yang pernah menjadi agenda rutin pada saat Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia masih berada di bawah Biro Infotek. Ketika perpustakaan tidak lagi berada di bawah Biro Infotek kegiatan rutin berbagi pengetahuan juga tidak dilakukan lagi. Karena adanya perbedaan budaya antara Biro yang dulu dengan yang sekarang membawahi bagian perpustakaan. Meskipun masih berada dalam satu organisasi, bukan berarti setiap bironya memiliki budaya yang sama. Hal ini diperkuat oleh De Long & Fahey (2000) mengatakan bahwa budaya lingkungan kerja seperti budaya subunit serta budaya organisasi secara keseluruhan dapat mempengaruhi proses berbagi pengetahuan. Oleh karena itu adanya perbedaan budaya lingkungan kerja antar Biro, menyebabkan bagian di bawahnya seperti perpustakaan juga mengikuti budaya yang ada dan hal ini bisa menjadi kendala dalam proses berbagi pengetahuan. Budaya lingkungan kerja juga dapat menjadi hambatan karena mempengaruhi kinerja karyawan yang nantinya juga berdampak pada proses berbagi pengetahuan. Hal ini dibuktikan oleh salah satu pustakawan yang mengalami kesulitan dalam meningkatkan pangkatnya, sebab adanya tuntutan untuk selalu tersedia sebagai penanggung jawab keuangan. Sehingga ia jarang berada di Perpustakaan dan angka kredit yang harusnya bisa tercapai dalam waktu tertentu juga jadi terhambat. Seharusnya jika manajemen atas bisa memahami dan menjadikan berbagi pengetahuan sebagai budaya organisasi, maka akan berdampak positif terhadap perkembangan organisasi serta pada pegawainya. Sebab antar pustakawan maupun atasannya saling berbagi pengetahuan, yang mengakibatkan pekerjaan akan terselesaikan secara efektif dan efisien.

Berdasarkan hasil penelitian ini, berbagi pengetahuan pustakawan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dilaksanakan melalui dua sarana yaitu formal dan informal. Pada sarana formal pustakawan secara tidak langsung berbagi pengetahuan melalui rapat dan bimbingan teknis. Sedangkan untuk sarana informal berupa diskusi pustakawan dan melalui media WhatsApp. Pelaksanaan berbagi pengetahuan secara formal dilakukan secara insidental disesuaikan dengan kebutuhan. Sementara itu untuk berbagi pengetahuan secara informal frekuensi pelaksanaannya jauh lebih tinggi jika dibandingkan formal karena tidak membutuhkan sarana tempat dan tidak terhalang oleh jarak, dan dilakukannya ketika jam istirahat sehingga sifatnya lebih santai. Adapun beberapa faktor yang mempengaruhi berbagi pengetahuan di Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yaitu sifat pengetahuan, motivasi untuk berbagi, kesempatan untuk berbagi, budaya lingkungan kerja dan sikap staf. Diketahui dari kelima faktor yang memiliki pengaruh paling dominan pada pelaksanaan berbagi pengetahuan yaitu faktor sikap staf. Sebab, dengan tidak adanya aturan khusus dan wadah yang disediakan, praktik berbagi pengetahuan tidak mungkin masih berlangsung hingga saat ini jika tidak didasari oleh kerelaan dan kesadaran pustakawan dalam membagikan pengetahuan yang dimiliki kepada yang lainnya. Hal ini dikarenakan mereka tidak merasa berkewajiban dan memiliki tanggung jawab untuk membagikan pengetahuan yang dimilikinya. Kendala yang dihadapi pustakawan selama melakukan berbagi pengetahuan yaitu terdapat pada tingkat organisasi. Beberapa kali perubahan pada struktur organisasi menyebabkan bagian perpustakaan harus beradaptasi lagi dengan budaya lingkungan kerja, sesuai dengan biro yang menaungi. Sebab kegiatan berbagi pengetahuan belum menjadi budaya pada Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dan masih menjadi budaya pada unit tertentu, dalam hal ini perpustakaan dan Biro Infotek. Sehingga jika terjadi perpindahan secara struktur organisasi menyebabkan perpustakaan harus beradaptasi ulang dengan budaya lingkungan kerja, gaya kepemimpinan manajemen atas yang berbeda serta aturan-aturan yang harus dipatuhi. Akibatnya banyak kegiatan yang pada mulanya sudah dilakukan tapi tidak dilanjutkan lagi karena sudah tidak sesuai dengan budaya pada unit kerja dan adanya perbedaan prioritas serta pandangan dari manajemen atas. Berdasarkan hasil penelitian, terdapat dua saran yang dapat diberikan pada organisasi agar dapat memaksimalkan berbagi pengetahuan yang sudah dilaksanakan seperti diadakannya team building bagi para pustakawannya dan adanya dukungan dari manajemen atas dan organisasi berupa pembuatan program serta aturan tertulis terkait berbagi pengetahuan. Harapannya, dengan diadakannya team building dapat mempererat hubungan antar individu. Hal ini diperlukan agar terciptanya rasa percaya satu sama lain. Dengan terciptanya rasa percaya, maka seorang akan lebih terbuka dan terhapusnya jarak serta rasa takut yang timbul pada diri individu tersebut. Sehingga kegiatan berbagi pengetahuan dapat terus berlangsung dan menjadi kegiatan yang berkelanjutan. Selain individu, dukungan dari organisasi juga diperlukan sebagai dorongan eksternal agar individu lebih semangat dalam melakukannya. Terlebih jika dibuatkan program dan kebijakan yang mengatur terkait pelaksanaan berbagi pengetahuan pada tingkat organisasi, tentu pelaksanaan berbagi pengetahuan akan lebih terarah dan konsisten karena mengacu pada aturan yang jelas. Oleh karena itu diperlukan pembuatan aturan tertulis untuk dijadikan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan dan menerapkannya sebagai bagian dari pekerjaan. Sehingga, semua pustakawan merasa bertanggung jawab untuk berbagi pengetahuan karena itu merupakan bagian dari kewajibannya.