PENINGKATAN KOMPETENSI PENGELOLA ARSIP DENGAN KEAHLIAN DOKUMEN FORENSIK

Arsip, pengelola arsip, dan aktivitas hukum merupakan sebuah kesatuan entitas yang tak terpisahkan, baik itu untuk organisasi ataupun individu. Pada dasarnya arsip merupakan memori dari aktivitas manusia maupun organisasi, yang terdokumentasi dalam ingatan. Namun ingatan manusia tidak cukup untuk menampungnya sehingga perlu untuk didokumentasikan dalam bentuk apapun fisik maupun digital. Seperti penjelasan dari International Council on Archives (ICA) (2016) yang mengatakan bahwa arsip merupakan hasil produk dokumentasi dari aktivitas manusia yang dilestarikan serta dipertahankan untuk long-term value. Pada konteks organisasi, arsip memiliki peranan yang cukup strategis, tidak hanya untuk pemerintahan dalam penyelenggaraan negara, tetapi juga enterprise dalam menjalankan bisnisnya. Pada kegiatan organisasi, arsip memainkan peran untuk membantu kegaitan bisnis organisasi dalam membuat kebijakan, pemenuhan perundang-undangan, penyedia memori kolektif organisasi, serta menjalankan administrasi organisasi dan menjadi perlindungan dan alat bukti di pengadilan. Tanpa arsip tidak akan sebuah organisasi yang dapat menjalankan bisnisnya atau beroperasi dengan baik karena tidak adanya pendokumentasian aktivitas bisnis organisasi (Pratiwi, 2019). Selain itu perlu diketahui bawah hari-hari ini konteks kata arsip dalam organisasi enterprise masih bersinonim dengan dokumen. Segala sesuatu yang merupakan hasil dokumentasi aktivitas organisasi, umumnya disebut dengan dokumen. Secara keilmuan memang arsip dan dokumen memiliki framework yang berbeda namun dalam konteks medium, keduanya merupakan tempat atau medium dalam penyimpanan informasi. Selain itu dari organisasi pengertian dan pelafalan keduanya memiliki arti dan makna yang sama bagi SDM secara umum. Bila melihat arsip dari segi hukum maka, arsip sendiri memiliki nilai legal, yang merupakan salah satu nilai dari 7 (tujuh) nilai arsip menurut Milton Reitzfeld dalam Laksmi (2015). Selain itu di dalam standar ISO 15489-1: 2016, juga dikatakan bawah arsip sebagai bukti hukum dan juga menjadi asset bagi organisasi (Fachmi & Mayesti, 2022). Hal tersebut sejalan dengan pendapat dari Guru Besar Fakultas Hukum UGM Prof. Dr. Sudjito bin Atmoredjo yang mengatakan bahwa ‘pembuktian melalui dokumen arsip merupakan satu aspek yang memegang peranan sentral dalam suatu proses peradilan’ (Grehenson, 2018). Saat ini bila kita melihat data yang ada di tahun 2022, Kepolisian Republik Indonesia dalam sehari, rata-rata Polri setidaknya menindak 7 (tujuh) kasus terkait dengan pemalsuan surat dan dokumen setiap harinya (Pusiknas Bareskrim Polri, 2022). Ini menunjukan bahwa di Indonesia sendiri terkait dengan kasus otentikasi dokumen dalam hal ini kasus pemalsuan dokumen menjadi kasus yang banyak, sehingga dalam sebuah organisasi tentu penting memiliki seorang pengelola arsip yang dapat menjaga keotentikan, keakurasian, serta reliability dari arsip dan dokumen yang ada pada organisasi agar tetap dapat dipercaya. Lebih jauh lagi bila melihat dari bukit tindak kejahatan berupa bukti kebahasaan dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok yaitu, pertama tindak kejahatan verbal murni, kedua tindak kejahatan semi verbal, dan yang terakhir yaitu yang ketiga tindak kejahatan murni nonverbal (Nasution, 2020). Dari situ terkait dengan dokumen, kasus verbal murni merupakan tindakan kejahatan yang membutuhkan telaah dokumen. Dari penjelasan tersebut memperjelas posisi pengelola arsip yang memiliki peran stategis dalam organisasi, selain itu juga menjadikan pengelola arsip menjadi profesi yang rawan akan permasalahaan hukum. Hal tersebut terjadi karena pengelola arsip bersinggungan langsung dengan bukti hukum yaitu arsip dan dokumen. Seperti yang tertuang dalam UU no. 7 tahun 1971 pasal 11 bab V tentang ketentuan pidanan kearsipan yang menyoroti posisi rawan hukum profesi pengelola arsip. Sehingga menjadikan pengelola arsip harus berhati-hati dalam melakukan aktivitas dan kegiatan terkait dengan pengelolaan, perlindungan, dan keamanan arsip. Secara sederhana pengelola arsip adalah seseorang yang melakukan pengelolaan arsip pada sebuah organisasi. Sehingga pengelola arsip harus memiliki keterampilan serta pengetahuan dalam ngurus dan mengatur berbagai macam aktivitas bisnis organisasi yang berkaitan dengan arsip (Bukhori & Laksmi, 2019). Hal itu tentu sebagai bentuk dari service dan tugas pokok yang diberikan oleh pengelola arsip pada organisasi. Maka dengan permasalahan hukum yang telah dipaparkan tersebut, membuat pengelola arsip perlu untuk melakukan peningkatan kompetensi. Menurut ARMA (2017) ‘Competencies are defined as the knowledge, skills, characteristics, or traits that contribute to outstanding performance in a particular profession’. Artinya kompetensi merupakan pengetahuan, keterampilan, karakteristik, atau sifat yang berkontribusi pada kinerja profesi tertentu. Peningkatan kompetensi dapat dilakukan melalui pelatihan dan pendidikan di bidang manajemen arsip yang akan mengantar pada munculnya paradigma baru mengenai seseorang pengelola arsip (Laksmi et al., 2015). Pada hal terkait dengan kasus hukum yang marak terjadi saat ini yaitu pemalsuan dokumen. Maka salah satu keahlian yang perlu didalami adalah kompetensi dokumen forensik. Sehingga pengelola arsip dapat berkembang serta berkontribusi dalam organisasi dan juga berperan dalam penegakan hukum. Dokumen forensik itu sendiri adalah proses pemeriksaan dokumenter terhadap semua aspek pembuatan dokumen sampai dengan kegiatan pemusnahaan. Kegiatan ini bisa dilakukan dengan berbagai macam aspek seperti: tulisan tangan di atas kertas, dokumen elektronik, materai, dan lain-lain. Hal itu dilakukan juga pada dokumen-dokumen yang mencurigakan dan layak untuk diperiksa, untuk hal tersebut dokumen forensik dibutuhkan dan dilakukan untuk menjawab semua kecurigaan (Allen, 2015). Sudah selayaknya pengelola arsip dapat up-grade kemampuannya serta meningkatkan kompetensi profesi pengelola arsip dengan memiliki kemampuan dokumen forensik. Terdapat penelitian sebelumnya yang erat kaitannya dengan peningkatan kompetensi dan juga terkait dengan dokumen forensik seperti, pada penelitian Atmadja (2015) yang membahas tentang peranan bidang kearsipan dan dokumen dalam membantu mengungkap Tindakan pidana terkait dengan dokumen, penulis mengatakan bahwa peran ini sangat diperlukan dan diperlukan adanya penambahan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi ini. Selanjutnya pada penelitian Asmara (2015) yang mengatakan bawah arsip, pengelola arsip, dan kasus hukum kesatuan yang tidak terpisahkan. Umumnya pada kasus tersebut pengelola arsip akan diminta menjadi saksi Ahli, untuk itu pengelola arsip diminta untuk dapat meningkatkan kompetensi seperti Linguistik Forensik. Sehingga dalam meninjau keabsahan suatu dokumen dan arsip dapat ditinjau dari sudut pandang kearsipan dan bahasa. Kemudian yang terakhir adalah penelitian Budiantoro dkk. (2022) menuliskan bahwa profesi profesional terkait dengan permasalahan fraud memiliki pengaruh signifikan untuk mendeteksi dan menanggulangi kecurangan dalam sebuah organisasi yang erat berkaitan dengan arsip dan dokumen. Maka dari pembahasan tersebut, serta penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya. Memunculkan pertanyaan penelitian yaitu apakah urgensi dari peningkatan kompetensi pengelola arsip dengan keahlian dokumen forensik? Selain itu, penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan manfaat baik dalam ilmu kearsipan dan memberikan pemahaman serta manfaat peningkatan kompetensi bagi pengelola arsip.

Penelitian ini menggunakan metode studi kepustakaan, menurut Kraus dkk. (2022) studi kepustakaan adalah sebuah studi yang mensintesis dan menganalisis konteks dari literatur dengan cara mengidentifikasi, melakukan challenging, serta melakukan tinjauan pada literatur-literatur sebelumnya. Sehingga memungkinkan untuk peneliti meningkatkan pemahaman tentang topik penelitian sebelumnya pada bidangnya masing-masing, dan memberikan kemungkinan para peneliti untuk lebih mudah dalam mengidentifikasi kesenjangan penelitian serta potensi terkait perkembangan penelitian di masa depan. Pendapat lain mengatakan bawah studi pustaka merupakan tinjauan sistematis terhadap literatur yang diterbitkan mengenai pertanyaan penelitian dari peneliti dan akan melibatkan analisis yang kritis terkait dengan argumentasi dan posisi, namun tidak hanya mendeskripsikan literatur. Karena studi pustaka mengharuskan seseorang peneliti menempatkan posisi dalam konteks penelitian (University of Glasgow, 2023). Pada prosesnya peneliti perlu mencari tahu apa yang ada pada topik penelitian dengan melakukan serangkaian pencarian literatur. Data penelitian yang digunakan sebagai bahan referensi seperti kebijakan pemerintah, literatur terdahulu, buku, jurnal, juga sumber informasi yang berasal dari internet seperti website dan konten digital yang berisikan informasi terkait dengan topik penelitian. Untuk selanjutnya data-data yang diperoleh akan digunakan untuk mengembangkan pemikiran kritis serta aspek terkait dengan kehlian dokumen forensik dan peningkatan kompetensi pengelola arsip. Pada proses selanjutnya yaitu analisis data, metode deduktif digunakan sebagai metode atau cara untuk menganalisis dan berpikir dari hal yang umum sampai dengan yang khusus. Seperti yang dijelaskan oleh Hadi (2016) yang mengatakan bawah metode deduktif merupakan metode terkait dengan proses atau cara berpikir yang dimulai dari pengetahuan umum sampai dengan pengetahuan yang bersifat khusus.

Kegunaan arsip konvensional maupun digital dari segi hukum hari-hari ini menjadi topik yang menyita perhatian terus-menerus. Terlebih lagi berbagai macam tantangan seperti perlindungan data, pengelolaan sampai dengan kecurangan atau fraud pada perusahaan. Hal ini terkait pembuatan dan penyimpanan arsip diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak terkait dalam suatu hubungan hukum (Laksmi et al., 2015). Maka organisasi sudah selayaknya mengelola arsip dengan baik dan benar sehingga dapat mendukung dalam penyediaan arsip sebagai salah satu bagian dalam pemenuhan persyaratan dalam permasalahaan hukum. Untuk itu dibutuhkan pengelola arsip professional yang dapat memberikan kemudahan dalam temu kembali informasi serta kontrol dan pengelolaan arsip yang baik. Bila melihat Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pengelola arsip merupakan profesi seseorang di bidang kearsipan yang memiliki kemampuan dalam mengelola arsip, yang didapatkan dari pendidikan formal atau pelatihan dengan memiliki fungsi, tanggung jawab dan tugas dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan (Republik Indonesia, 2009). Pada pengertian lain pengelola arsip merupakan profesi yang mengelola arsip dalam bentuk manual maupun arsip elektronik dalam sebuah organiasi (Adam, 2007). Dari penjelasan tersebut tentu menjadi profesi yang penting dalam sebuah organisasi. Hal ini terjadi dikarenakan pengelola arsip melakukan kontrol yang sistematis terhadap semua kegiatan yang berkaitan dengan arsip, dari mulai penciptaan, pemprosesan, pendistribusian, pengelolaan, penyimapanan, penggunaan, hingga sampai proses akhir yaitu proses pemusnahaan (Read & Ginn, 2015). Hal tersebut selaras dengan pendapat dari Yunus (2010) yang mengatakan bawah pengelola arsip secara umum harus dapat mem-provide keahlian atau kompetensi dalam manajemen kearsipan itu sendiri, yang merupakan bidang pengetahuan terkait dengan: Pembuatan dan penggunaan arsip; Aktif dan inaktif dari sistem kearsipan; Proses penilaian, retensi, dan disposisi arsip; Identifikasi terkait arsip vital dan juga perlindungannya; Terkait dengan teknologi pengelolaan arsip. Read & Ginn (2015) juga mengatakan bawah peran pengelola catatan dalam permasalahaan hukum yang tentunya mempengaruhi iklim bisnis, menjadikan peran pengelola arsip melaksanakan pekerjaan atau tugas dan tanggung jawabnya menjadi lebih kompleks karena akan berkolaborasi dengan departemen teknologi informasi dan departemen legal dalam sebuah organisasi. Namun, walaupun sudah diketahui peran penting dari profesi pengelola arsip, tidak jarang pengelola arsip tidak dilibatkan dalam kegiatan yang terkait dengan aktivitas hukum. Seperti yang dikatan oleh Xie (2016) ‘While it is entirely possible that records managers indeed sit on organizations’ management, supervising all information-related activities, it is more likely in the situation here that the disconnection between the newly established activity and an organizational Records Manager (RM) is an unfortunate result of law makers’ overlooking/neglecting of the RM function.’ Dapat diartikan bawah meskipun pengelola arsip memungkinkan menempati posisi dalam manajemen organisasi, dengan melakukan kegiatan pengawasan terkait dengan informasi, namun pada kegiatan yang erat kaitannya dengan penentuan keputusan dalam organisasi pengelola arsip tidak terlibat dan mengabaikan fungsi dari pengelola arsip itu sendiri. Dokumen Forensik Bagi Pengelola Arsip Untuk menjalankan profesinya pengelola arsip harus menjadi profesi yang professional, maka guna menunjang profesionalisme pada profesi pengelola arsip dibutuhkan pengembangan kualitas yang baik. Para pengelola arsip sebagai gatekeeper penyimpanan data dan informasi menjadikan posisinya menjadi strategis. Sehingga peningkatan kompetensi harus terus dikembangkan ada beberapa hal yang perlu dikalukan dalam pengembangkan kompetensi seperti: a) membangun kepercayaan diri; b) membangun citra diri; c) mengembangkan potensi diri; dan d) mengembangkan organisasi profesi (Ardyawin & Ardyawin, 2017). Pada pembahasan ini pengembangan potensi diri dapat dilakukan, sehingga implikasinya adalah mendapatkan citra positif dan mendapatkan apresiasi dari masyarakat ketika profesi pengelola arsip dapat mengelola arsip secara baik. Kemudian pada gilirannya profesi pengelola arsip akan memiliki high value dan dilirik oleh masyarakat. Namun, tidak dapat dipungkiri beberapa orang memandang sebelah mata profesi pengelola arsip, maka perlu dilakukan peningkatan eksistensi profesi pengelola arsip dengan cara mengambangkan potensi diri dengan cara penguasaan logika dan perencanaan strategi serta siap berkompetensi (Setiawan dalam Wahyuni, 2019). Maka dalam jurnal the rise of the new age records management professional dikatan bahwa, ‘Continual change is a given in the current business environment and all are familiar with the impact and ramifications of management trends, such as re-engineering, downsizing, right-sizing, outsourcing, corporatization, the move to a greater customer focus, best practice and benchmarking, etc’ (Pember, 1998). Bila diartikan yaitu di masa depan konsep bisnis akan berubah dan berdampak pada manajemen. Seperti adanya perampingan karyawan, tuntutan kemampuan multitasking dan penghematan budget. Untuk itu dibutuhkan framework baru kompetensi bagi profesi pengelola arsip yang dapat mengikuti perkembangan dan permintaan pasar dan mampu beradaptasi dengan persyaratan profesi di masa depan, yaitu dengan melakukan peningkatan kompetensi. Secara definisi kompetensi dapat diartikan sebagai pengetahuan, keterampilan, karakteristik, atau sifat yang berkontribusi pada kinerja (Arma International, 2017). Pendapat lain juga mengatakan bahwa terkait dengan pembangunan framework baru kompetensi untuk pengelola arsip yaitu “our belief is that a robust and well-articulated framework must be nimble enough to adapt to future professional requirements” (Daniel et al., 2020). Bila diartikan mereka memiliki kepercayaan bawah framework yang kuat dan baik harus cukup gesit untuk dapat beradaptasi dengan persyaratan dan kriteria pengelola arsip yang profesional di masa depan. Sehingga terdapat 4 (empat) kompetensi yang harus dimiliki oleh pengelola arsip guna menjawab tantangan perkembangan zaman dan demi mempertahankan eksistensi profesi yaitu pengelola arsip harus memiliki: kemampuan atau keterampilan sosial yang baik, keterampilan dalam menggunakan dan mengelola teknologi, kemampuan soft skill, dan yang terakhir adalah kemampuan kognitif yang baik (Wahyuni, 2019). Selain itu selain pengelola arsip harus mampu memiliki kemampuan spesifik dalam pengelolaan kearsipan itu sendiri, pengelola arsip guna mengembangkan kompetensinya dapat juga memiliki keahlian di bidang atau subjek seperti hukum, privasi dan perlindungan data, IT dan sistem penyimpanan elektronik, dan prinsip bisnis secara umum (Yunus, 2010). Maka terkait dengan subjek yang erat kaitannya dengan bidang hukum, salah satu kemampuan yang penting seperti yang telah dijelaskan dalam pendahuluan yaitu kompetensi dokumen forensik. Merupakan salah satu kompetensi yang dibutuhkan oleh pengelola arsip karena melakukan kegiatan pemeriksaan dokumen dari segala aspek penciptaan dokumen, guna dapat menemukan kecurigaan dan kemudian menjawab kecurigaan tersebut. Sama seperti yang dikatakan oleh Allan (2016) bahwa ‘Forensic Documents is a document inspection of all aspects of making document production. it can be varied, like handwriting on paper, electronics, stamps, etc. Those documents whose material looks suspicious are being questioned. For this reason, forensic documents were carried out to answer these suspicions’. Keterampilan tersebut lebih dari sekedar keterampilan teknis, namun harus menjadi “Scientist” karena metodenya adalah metode sains terapan. Pemeriksaan harus cermat, akurat, dan sepenuhnya objektif. Tugasnya untuk menetapkan fakta-fakta dari persiapan dan sejarah dokumen melalui studi tentang detail pengidentifikasian dan perbandingan elemen-elemennya dengan spesimen yang diketahui (Bisesi, 2006). Lanjutnya, pemahaman akan apa yang dimaksud dengan dokumen yaitu tidak terbatas hanya pada medium berbahan kertas, namun baik secara elektronik maupun ditulis dengan tangan baik menggunakan pena ataupun pensil. Sehingga dapat disimpulkan bawah dokumen forensik merupakan investigasi terakit dengan dokumen baik yang berbentuk kertas, elektronik, cap, bahkan graffiti pada tembok yang bahannya menimbukan kecurigaan, diduga palsu, dan dapat menimbuklan kerugian. Ini tentu akan berdampak pada permasalahan hukum karena melibatkan penipuan, pemalsuan, peniruan identitas, pemerasan, ancaman, pembunuhan, atau sejumlah kejahatan dan pelanggaran lainnya. Masalah tersebut dapat berdampak pada kekayaan, properti, kepemilikan, atau reputasi seseorang. Dengan demikian, kebenaran tentang keutuhan dan keaslian dokumen menjadi sangat penting. Selain itu dikatakan juga bahwa pengelola arsip dituntut untuk berkembang dengan mengikuti perkembangan teknologi informasi sehingga dapat ikut berperan dalam tata kelola arsip berbasis teknologi. Tak hanya hal tersebut, lebih jauh lagi pengelola arsip juga diminta untuk dapat membantu dalam pencegahan dan pemberantasan tindak pidana pencucian uang dan pendanaan terorisme melalui analisis dan pemeriksaan (Hasan, 2021). Maka kompetensi dokumen forensik tentu menjadi hal yang perlu dimiliki oleh permintaan dan tuntutan dalam permasalahaan hukum. Kompetensi tersebut selaras dengan fungsi dan tugas pengelola arsip yang tertuang dalam UU No. 43 Pasal 1 ayat (10) tahun 2009 yaitu untuk menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Hal tersebut menjadi keuntungan tersendiri bagi organisasi, karena dengan pengelola arsip memiliki kompetensi tersebut dapat mencegah fraud dan terlibat dalam pembuktian hukum di pengadilan. Organisasi tidak perlu mengeluarkan budget ekstra untuk menggunaan jasa saksi ahli dalam persidangan dan pengelola arsip menjadi aset di organisasi tersebut. Karena record keeping merupakan bagian penting dari setiap penyelidikan forensik, tanpa terkecuali jenis maupun besar kecilnya paparan kasus hukum. Semua arsip harus dianggap sebagai bukti dan harus dapat dipertanggungjawabkan sepenuhnya dalam chain of custody (Hart & Budgen, 2008). Kepatuhan yang ketat terhadap prinsip-prinsip dasar ini yang akan memberikan kepastikan bawah bukti ketika disajikan akan tahan terhadap pengawasan inegritas dan transparansi. Keuntungan lain dari kompetensi ini yaitu dapat meningkatkan kepercayaan dan keamanan terhadap organisasi. Karena kompetensi ini mengembangkan model konseptual yang kuat dari penilaian, autentikasi arsip yang berakar pada yurisprudensi, dan juga praktik manajemen arsip di organisasi. Seperti yang dikatan oleh Prof. Duranti ‘Digital Forensics methods will not only benefit from, but be extraordinarily enriched by Digital Diplomatics, which has established very sophisticated methods for assessing record trustworthiness and developed a strong conceptual model of an authentic record rooted in jurisprudence, administrative history and theory, and on recordkeeping practices in bureaucratic organizations’ (Duranti & Endicott-Popovsky, 2010). Dalam penerapannya, dokumen forensik perlu memahami bahwa bukti-bukti yang dikumpulkan untuk dilakukan analisis forensik, pembuatan laporan dan dipresentasikan dalam persidangan adalah arsip. Karena itu penting manajemen untuk memahami dan mematuhi prinsip manajemen arsip terkait dengan keaslian dan pengelolaan secara efektif dan efisien. Hal tersebut sama dengan yang dikatakan oleh Xie bahwa ‘Management should subscribe to records management principles and practices to ensure their authenticity and preservability and to manage them effectively and efficiently’ (S. Xie, 2011).

Pengelola arsip sudah seharusnyamelakukan peningkatan kapabilitas dan skills yang dimiliki. Hal itu perlu, mengingat perkembangan zaman yang menyebabkan cara pengelolaan karyawan di kegiatan bisnis organisasi juga berubah. Selain itu posisi pengelola arsip dalam sebuah organisasi, memegang peranan sentral dalam organisasi terutama dalam masalah legal atau hukum. Ketika pengelola arsip melakukan peningkatan kompetensi yang memberkontribusi pada kinerja di organisasi. Maka peningkatan kesejahteran dan value dari pengelola arsip juga akan meningkat. Peningkatan kompetensi pengelola arsip tidak hanya dilakukan oleh individu, tetapi organisasi pengelola arsip dan lembaga pendidikan juga harus memberikan perhatian juga. Karena dibutuhkan framework baru kompetensi bagi profesi pengelola arsip yang dapat mengikuti perkembangan dan permintaan pasar serta mampu beradaptasi dengan persyaratan profesi di masa depan. Kompetensi dokumen forensik dapat memberikan bukti dan menjadikan pengelola arsip sebagai saksi ahli dalam proses peradilan. Selain itu memberikan dampak peningkatan kepercayaan dan kredibilitas organisasi karena tata kelola manajemen dokumen dalam oranisasi tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Kompetensi ini sangat erat kaitannya dan menjadi keuntungan tersendiri untuk pengelola arsip, dikarenakan kegiatan dokumen forensik merupakan kegiatan yang mengkaji dan melibatkan arsip itu sendiri.