THE NEW PARADIGM PELESTARIAN ARSIPSEBAGAI PROTECT NILAI HISTORIS: MAJELIS PUSTAKA DAN INFORMASI PP MUHAMMADIYAH

Pengarsipan merupakan suatu upaya yang dilakukan manusia baik secara individu maupun kelompok dalam menyimpan suatu informasi yang dianggap memiliki value (Simangunsong, 2018).Arsip dalam konteks historis merupakan suatu kegiatan yang sudah lama ada di ribuan tahun sebelum Masehi, hal tersebut dapat dilihat dari sejarah perpustakaan dimana kedua kegiatan tersebut memiliki kesamaan dalam usianya. Menyatakan dalam konteks historis bahwa semula materi arsip dan perpustakaan dilestarikan pada tempat yang sama, sejarah peradaban purba Sumeria, Babylonia, Mesir, Mesopotamia, Assyria, Yunani, Romawi pada mulanya tidak membedakan antara jenis dan sumber dokumentasi, malahan dalam kemudahan administrasi mereka sering menggabungkan arsip dengan perpustakaan. Arsip dalam artian lain bermakna sebagai bukti sejarah, warisan sejarah ini akan menggambarkan terhadap kemajuan pada masa tersebut yang kemudian akan menjadi landasan bagi setiap orang untuk mengembangkan ke hal yang lebih produktif. Selain itu, arsip juga memiliki makna sebagai dokumen atau arsip dinamis resmi atau arsip dinamis teratur dari pemerintah, institusi, dan organisasi swasta maupun publik, kelompok orang atau perorangan dengan tidak memandang tahun, bentuk, dan tampilan yang tidak lagi digunakan untuk melakukan kegiatan, namun disimpan baik sebagai bukti keaslian, struktur, fungsi, dan aktivitas (Basuki, 2017).Arsip pada organisasi kemasyarakatan juga merupakan bentuk kelembagaan resmi dan memiliki integritas terhadap informasi yang dimiliki. Dalam penulisan ini, organisasi yang dimaksudkan ialah Majelis Pustaka dan Informasi (MPI) Pimpinan Pusat (PP) Muhammadiyah, majelis tersebut merupakan suatu lembaga yang dinaungi oleh Organisasi Muhammadiyah sejak 18 Juni 1920 divisi dinamai Taman Perpustakaan, HoofdbestuurMuhammadiyah pertama kali diketuai oleh H. M. Mokhtar (MPI, 2020) dan pada masa sekarang majelis tersebut dikenal dengan Majelis Pustaka dan Informasi.Tulisan ini akan merekonstruksikan konteks historis terhadap pelestarian informasi kearsipan yang dimiliki oleh Muhammadiyah pada Majelis Pustaka dan Informasi, kemudian akan penulis inter-pretasikan terhadap fenomena media teknologi untuk melihat determinisme yang terjadi. Pada penelitian ini, peneliti merumuskan tiga problem untuk dapat mereduksikan terhadap pelestarian kearsipan dalam nilai historis dan informasi, yakni bagaimana pelestarian arsip terhadap nilai historis, bagaimana manajerial arsip dilestarikan, dan bagaimana memahami paradigma media kearsipan. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif berdasarkan interview, observation dan dokumentasi. Jenis pendekatan ini digunakan untuk mendapatkan suatu informasi holisticmendalam terhadap suatu fenomena historis pengarsipan. Teknik analisis data dengan model Miles and Huberman dimana aktivitas dalam menganalisis data kualitatif dilakukan secara inter-aktif dan berlangsung terus menerus sampai tuntas dan kejenuhan datanya. Analisis data meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesim-pulan (Sugiyono, 2016). Analisis ini digunakan untuk mendapatkan aksiologi yang mendalam terhadap pemahaman pada objek penelitian

Pelestarian Arsip Terhadap Nilai HistorisTabel 2. Bahagian Hoofd Bestuur MuhammadiyahBahagian Hoofdbestuur Muhammadiyah Ketua Bahagian Sekolahan H.M. Hisyam. Bahagian Tabligh H.M. Fakhrudin Bahagian Penolong Kesengsaraan Oemoem H.M. Sjoedja’ Bahagian Taman Pustaka H.M. Mokhtar Pada Tanggal 18 Juni 1920 berlangsung rapat anggota Muhammadiyah Istimewa dipimpin sendiri oleh K.H. Ahmad Dahlan. Rapat malam itu adalah pengesahan dan pelantikan pimpinan Bahagian dalam Hoofd Bestuur Muhammadiyah. Gambar 2. Bestuur Taman Pustaka 1922Dalam rapat tersebut, H.M.Mokhtar menyam-paikan dengan tegas bahwa “Hoofd Bestuur Muhammadiyah Bahagian Taman Pustaka akan bersungguh-sungguh berusaha menyiarkan agama Islam yang secara Muhammadiyah kepada umum,yaitu dengan selebaran gratis, atau dengan Majalah bulanan berkala, atau tengah bulanan baik yang dengan gratis maupun dengan berlengganan, dan dengan buku agama Islam baik yang gratis tanpa beli, maupun dijual yang sedapat mungkin dengan harga murah, majalah-majalah dan buku-buku selebaran yang diterbitkan oleh Taman Pustaka harus yang mengandung pelajaran dan pendidikan Islam, ditulis dengan tulisan dan bahasa yang dimengerti oleh yang dimaksud. Taman Pembacaan itu tidak hanya menyediakan buku-buku yang mengandung pelajaran Islam saja, tetapi juga disediakan buku-buku yang berfaedah dengan membawa ilmu pengetahuan yang berguna bagi kemajuan masyarakat bangsa dan negara yang tidak bertentangan kepada agama terutama agama Islam”. Bagian Taman Poestaka sejak tahun 1920 telah mendirikan majalah Suara Muhammadiyah, terbit 1.000 eksemplar tiap bulannya. Pada Muktamar 1929 telah diterbitkan 700.000 buah buku dan brosur (Sumber, Ensiklopedi Muhammadiyah, 2005;308-309). Seiring berjalannya waktu, Bahagian Taman Poestaka mengalami pasang surut, perubahan nama dan struktur. Muktamar 1 Abad Muham-madiyah yang baru saja berlalu meneguhkan kembali visi Muhammadiyah 2025 memperkuat Majelis Pustaka dan Informasi melalui strategi “membangun kemampuan dan keluasan jaringan kekuatan informasi serta pustaka Muhammadiyah sebagai organisasi Islam modern di tengah era kehidupan masyarakat informasi”. Dengan upaya garis besar program meliputi (1) Mengorganisasi dan memperluas kelengkapan perpustakaan dan fungsi-fungsi pustaka sebagai sumber pengem-bangan pengetahuan dan informasi bagi kemajuan persyarikatan (2) Meningkatkan kemampuan penguasaan teknologi informasi dan media publikasi sebagai instrumen bagi pengembangan peran-peran Persyarikatan dalam menjalankan misi di tengah kehidupan dan (3) Pengembangan kerjasama dalam pengelolaan pustaka dan publikasi secara lebih terorganisasi (MPI, 2020) Mendukung tercapainya visi Muhammadiyah dan memperkuat MPI, berbagai upaya kerjasama dilakukan oleh Muhammadiyah guna melestarikan nilai informasi yang terdapat pada arsip yang dimiliki. Pada 6 Desember 2016 Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melakukan upaya dalam menyelamatkan arsip dan berbagai dokumen penting milik organisasi Muhammadiyah, di mana oleh ANRI menganggap arsip sejak tahun 1922-2001 akan menjadi sumber atau referensi kajian dan penelitian bagi generasi mendatang, hal penting lainnya dinyatakan langsung oleh Kepala Deputi Konservasi Arsip Nasional RI bapak M. Taufik dimana ia menyatakan bahwa pengelolaan dokumen atau arsip yang akurat sangat penting untuk menghindari kekeliruan bahkan penyesatan informasi di masa mendatang, terutama tentang sepak terjang Muhammadiyah yang sudah berusia lebih dari 1 abad lamanya (Muhammadiyah, 2016). Pernyataan ini menunjukkan bahwa adanya perhatian pemerintah dalam ikut serta untuk melestarikan nilai informasi arsip yang dimiliki oleh Muhammadiyah. Pernyataan tersebut juga memberi angin segar bagi para masyarakat untuk bisa lebih mengenal Muhammadiyah melalui nilai informasi yang terdapat pada setiap arsip yang dimiliki. Oleh karena, pemanfaatan arsip tersebut bisa dimanfaatkan secara optimal dari kalangan peneliti, mahasiswa maupun segenap masyarakat. Hal ini tentunya selaras dengan adanya upaya pemerintah dalam melakukan perluasan dan keterbukaan informasi publik, sementara Muhammadiyah selalu terbuka terhadap arsip yang dimiliki, dalam artian semua masyarakat bisa secara bebas dengan aturan tertentu untuk mempelajari atau memanfaatkan arsip dalam upaya pendidikan dan sebagainya. Widiyastuti selaku wakil ketua MPI PP Muham-madiyah mendukung terhadap upaya pemerintah dalam melakukan pelestarian arsip milik Muham-madiyah, Muhammadiyah yang bergerak dalam semua ranah baik pendidikan, kesehatan, dan sosial perlu kiranya dan sangat wajib untuk menerbitkan arsipnya guna sebagai informasi pengetahuan bagi masyarakat luas. Sedangkan bagi internal Muhammadiyah, Widiyastuti menegaskan bahwa arsip penting bagi catatan sejarah perjalanan Muhammadiyah, dan selama ini Muhammadiyah cukup tertib dalam melakukan pendokumentasian hasil-hasil Muktamar, selain itu beberapa karya intelektual muda Muhammadiyah yang bisa menuliskan tentang Muhammadiyah juga telah diupayakan untuk di inventarisasikan (Widiyastuti, 2020). Sementara beberapa kendala dalam akuisisi ialah pada Pimpinan Wilayah Muhammadiyah (PWM) untuk penyerahan dokumen bersejarah Muhammadiyah di Daerah-daerah kepada MPI PP Muhammadiyah, selain itu MPI juga masih kekurangan arsiparis yang ahli dalam bidangnya.2.Manajemen dan Paradigama Baru Kearsipan Manajemen mencakup beberapa unsur seperti (1) Planning dalam hal ini Muhammadiyah telah menerapkan beberapa media dalam pelestarian arsip, seperti dalam arsip statis telah dilakukan upaya pencegahan dengan penjilidan arsip, duplikat, dan penggunaan media digital dalam menyimpan informasinya.Gambar 3. Duplikat arsip surat Muhammadiyah 1921 Selain itu, upaya lain yang dilakukan Muham-madiyah terhadap arsip statis sebagai sumber informasi dan sejarah ialah menjadikan arsip tersebut sebagai koleksi artefak yang berbentuk dokumen pada museum Muhammadiyah yang masih tahapan pengumpulan berbagai benda peninggalan yang berkaitan seperti hasil dokumentasi awal Muham-madiyah, surat keputusan Muhammadiyah, bukti dokumen pendirian Muhammadiyah di Sumatera, Jawa, Sulawesi, Papua dalam lingkup Nusantara dan termasuk pada Pimpinan Cabang Istimewa Muham-madiyah (PCIM) Mesir, Iran, Sudan, Belanda, Jerman Raya, Inggris Raya, Libya, Malaysia, dan lainnya, dalam tahapan ini Muhammadiyah memper-siapkan tim khusus dalam penelusuran, penyusan, penginputan terhadap arsip tersebut (Rizki, 2020), sehingga dengan itu bukti dokumen-dokumen yang dimiliki Muhammadiyah pada generasi pertama dapat menjadi bukti dan informasi dalam mengembangkan Muhammadiyah pada abad ke 21 yang lebih baik lagi. (2) Organizing dalam memper-tahankan arsip yang bersifat statis, Muhammadiyah telah berupaya membuat tim untuk mengelola dan mengolah atas semua dokumen-dokumen yang bersifat historis. Selain upaya tersebut, Muham-madiyah juga melakukan berbagai kerjasama dengan pemerintahan dalam hal ini ialah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk dapat bersama-sama menjaga dan melestarikan nilai kearsipan yang dimiliki Muhammadiyah. (3) Actuating mencakup kegiatan alih media salah satu bentuk penjagaan arsip yang bermuatan statis, tetapi tidak hanya itu arsip dinamis juga dialih mediakan dalam bentuk digital, hal ini dapat dilihat di website Muhammadiyah.or.id dimana berbagai arsip seperti hasil muktamar, dokumen hisab, kalender, sura- surat, dan sebagainya bisa diakses langsung.Gambar 4. Website Muhammadiyah dan beberapa dokumen arsip Pengelolaan jenis ini merupakan upaya baru Muhammadiyah dalam menjawab perubahan paradigma dalam kearsipan dan (4) Controlling merupakan kegiatan dari berbagai komponen manajemen kearsipan agar berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan dan terukur pada setiap kegiatan secara efektif dan efisien. Upaya yang dilakukan Muhammadiyah dalam melestarikan nilai informasi kearsipan baik bersifat statis dan arsip dinamis, merupakan bentuk dari perubahan paradigma. Perubahan tersebut juga membawa Muhammadiyah untuk lebih literat terhadap dokumen sejarah yang dimiliki, pelestarian tersebut menjadi protect arsip sehingga Muhammadiyah membangun museum sebagai bentuk pentingnya nilai informasi yang terdapat pada arsip organisasi untuk dikaji baik dalam perspektif sejarah, ataupun pengetahuan lainnya. Dari hal tersebut dapat digambarkan seperti berikut, dimana pelestarian merupakan protect terhadap arsip dan paradigma baru kearsipan sebagai penguat dari protect pelestarian kearsipan.Gambar 5. Unsur protect sebagai pelestarian nilai informasi dan dinamisGambar ini menunjukkan suatu alur pelestarian informasi dalam paradigma baru, dimana pelestarian memiliki fungsi protect dalam menjaga nilai informasi yang ada di arsip, nilai informasi tersebut berupa informasi statis dan dinamis. Upaya protect bisa langsung kepada digital koleksi arsip seperti pemanfaatan elektronik arsip (e-arsip) atau menggunakan web arsip, kegiatan ini merupakan perubahan dari pada tanggapan proaktif yang berkepentingan dengan upaya mencegah kerusakan dan membatasi kerusakan terhadap nilai informasi arsip. Dalam protect tidak terlepas dengan unsur manajemen yang meliputi planning, organizing, actuating, dan controlling. Dari kegiatan manajemen tersebut, maka muncul suatu pertimbangan kebijakan dalam upaya pelestarian nilai informasi yang termuat pada arsip, kebijakan ini menjadikan suatu proses pencapaian terhadap keamanan arsip terutama arsip yang bersifat statis dan memiliki nilai historis yang bermanfaat bagi generasi mendatang. Dalam kebijakan akan muncul upaya kerjasama antar lembaga untuk melestarikan arsip, baik pelestarian konvensional maupun pelestarian dalam bentuk digital, sehingga upaya tersebut dapat melestarikan arsip sebagai dokumen terekam yang terjaga, terlindungi, dan mudah untuk diakses kembali. Maka dalam tahapan ini protect terhadap nilai informasi yang terdapat pada arsip dapat dimanfaatkan dengan bijak dalam upaya menambah pengetahuan, penelitian, bukti sejarah, dan menjadi acuan informasi untuk perkembangan selanjutnya. Majelis Pustaka dan Informasi PP Muham-madiyah telah berupaya dalam melestarikan nilai kearsipan, seperti dalam tahapan manajemen, maka sudah terjalin kerjasama antara Muham-madiyah dan ANRI dalam akuisisi dan melestarikan nilai arsip statis. Sedangkan pada upaya digitalisasi sebagai paradigma baru dalam protect kearsipan masih dalam tahapan mengalih mediakan, adapun dalam konteks arsip dinamis Muhammadiyah telah melakukan digitalisasi kearsipan sehingga arsip yang bersifat dinamis bisa untuk diakses oleh masyarakat, seperti pada hasil Muktamar, Hasil Hisab (penentuan ramadhan, Idul Fitri dan Idul Adha), kalender, surat-surat yang dikeluarkan bersifat internal dan eksternal, dan sebagainya yang bisa diakses langsung pada website Muham-madiyah.or.id. Upaya tersebut dilakukan karena Muhammadiyah melihat bahwa pada abad ke 21 keterbukaan informasi harus didukung penuh oleh lembaga yang berperan penting terhadap data dan bukti dari setiap hasil kerja lembaga menjadi informasi yang berharga bagi masyarakat, oleh sebab itu Muhammadiyah dalam hal ini mereal-isasikan terhadap arsip dinamis untuk dapat diman-faatkan dengan bijak oleh masyarakat

Paradigma baru pelestarian suatu dokumen dikemas dalam bentuk digitalisasi yang memiliki fungsi protect dalam menjaga nilai informasi yang ada di arsip baik itu nilai statis maupun dinamis. Majelis Pustaka dan Informasi Pimpinan Pusat (MPI PP) Muhammadiyah juga mengupayakan penjagaan nilai suatu arsip yang telah diinte-grasikan kedalam bentuk e-arsip dan website yang disediakan menjadi suatu alat penelusuran yang handal “efektif, one click, dan relevan” dengan perangkat media digital yang digunakan oleh masyarakat atau mobility generation yang dicirikan dengan kebutuhan instan namun efektif dan cepat. Pengintegrasian mediasi pada pelestarian arsip juga merupakan upaya proaktif MPI PP Muhammadiyah dalam mencegah dan membatasi kerusakan pada dokumen arsip terlebih pada dokumen yang hampir berumur 100 tahun. Digitalisasi arsip sebagai paradigma baru dalam protect kearsipan masih dalam tahapan pengalihan media, adapun dalam konteks arsip dinamis Muhammadiyah telah melakukan digital-isasi kearsipan sehingga arsip yang bersifat dinamis bisa untuk diakses oleh masyarakat, seperti pada hasil Muktamar, Hasil Hisab (penentuan ramadhan, Idul Fitri dan Idul Adha), kalender, surat-surat yang dikeluarkan bersifat internal dan eksternal bisa diakses langsung pada website Muhammadiyah.or.id. Majelis Pustaka dan Informasi PP Muham-madiyah juga telah melakukan berbagai kerjasama dalam melestarikan nilai kearsipan, seperti dalam tahapan manajemen, maka sudah terjalin kerjasama antara Muhammadiyah dan ANRI dalam upaya melestarikan nilai arsip statis, dan Muhammadiyah telah membangun museum sebagai tempat dalam melestarikan arsip statisSementara kendala yang dihadapi ialah pada manajemen pelestarian pengarsipan yang belum sepenuhnya terkendali dengan baik, hal ini disebabkan masih kurangnya perhatian dari internal Muhammadiyah di wilayah-wilayah untuk mendokumentasikan arsipnya, sehingga memer-lukan waktu, kecakapan arsiparis, dan kesadaran menyeluruh dari segenap masyarakat terkhusus para pimpinan wilayah Muhammadiyah untuk saling bersinergi